JUZGADO DE PENSIONES ALIMENTARIAS DEL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
JUZGADO DE
PENSIONES ALIMENTARIAS
DEL
I CIRCUITO JUDICIAL
SAN JOSÉ
SAN JOSÉ, COSTA RICA
ENERO 2006
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
1
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura jerárquica del Poder Judicial se encuentra conformada por diferentes
niveles, los cuales se respetan dentro de las leyes que rigen esta organización
gubernamental. En lo que a materia de Pensiones Alimentarias se refiere, encontramos
el siguiente orden jerárquico:
Organigrama Nº 1
Estructura Jerárquica con respecto a
Juzgados de Pensiones Alimentarias del Poder Judicial
Sala de Casación
Tribunal Superior de Familia
Juzgado de Familia
Juzgado de Pensiones Alimentarias
Fuente: Diseño Ing. Inés Valverde Durán
Los juzgados presentan una división en materia jurisdiccional y administrativa. En la
parte jurisdiccional existe independencia judicial de los/las jueces/zas, ya que éstos/as
se encuentran sometidos/as a la Constitución Política y a las Leyes (artículo 154 de la
Constitución Política). La jerarquía vertical se establece para asegurar una doble
instancia a las partes y que lo resuelto por un juez/a pueda ser revisado por otro/a de
mayor categoría, por esa razón, el superior inmediato de los Juzgados de Pensiones
Alimentarias, es el Juzgado de Familia correspondiente; siguiendo en su orden
jerárquico el Tribunal Superior de Familia y posteriormente Salas de Casación.
Sobre la parte administrativa, en los juzgados donde existe más de un juez/a, uno/a de
ellos/as debe asumir la coordinación en cuanto a las decisiones administrativas
(nombramientos, directrices, régimen disciplinario, etc.); siguiendo los lineamientos que
establezcan tanto la Corte Plena, como el Consejo Superior. Todos los juzgados y
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
2
funcionarios/as judiciales están subordinados a estas dos dependencias en lo
administrativo (artículo 67 y siguientes de la Ley Orgánica del Poder Judicial);
existiendo departamentos (Departamento de Planificación, Inspección Judicial,
Contraloría de Servicios, Departamento de Personal, entre otros) que dependen
directamente del Consejo Superior y los cuales dan soporte a los juzgados. Otros
dirigen la aplicación del régimen disciplinario.
Es importante resaltar que en el año 1998, se constituye el Juzgado de Pensiones
Alimentarias del I Circuito Judicial de San José, como resultado de la fusión del
personal de las Alcaldías I y II de esta materia.
Con referencia al informe N° 367-PLA-2002 del Departamento de Planificación, con
fecha 12 de marzo del 2002, donde se clasifica la estructura de los despachos
judiciales en “cuatro escenarios”, se cita, que el Juzgado de Pensiones Alimentarias del
I Circuito Judicial de San José aplica su estructura jerárquica y funcional, dentro del
escenario número 3, el cual se define para los despachos judiciales donde se cuente
con dos o más Jueces/zas (uno/a de ellos/as Juez/Jueza Coordinador/a), un/a Juez/a
Tramitador/a y un/a “Auxiliar Judicial Coordinador/a” (Secretario); ver Figura 1.
De conformidad con lo anterior expuesto, se precisan tres niveles jerárquicos en la
organización:

Primer Nivel: Se ubica a los/las jueces/zas del despacho, los cuales se
encargan de administrar la justicia. Todos los/las jueces/zas realizan las
mismas labores judiciales, pero uno/a de estos/as profesionales tiene el
sobrecargo
como
Coordinador/a,
encargándose
del
componente
administrativo del Juzgado como la coordinación y representación de éste ante
entidades externas e internas, formulación de proyectos, organización y
supervisión del personal auxiliar, etcétera.
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
3

Segundo Nivel: Se ubica el asistente judicial (secretario), quien se encuentra
a un nivel intermedio, por las funciones administrativo-judiciales que
desempeña.

Tercer
Nivel:
Se
ubican
los/las
auxiliares
judiciales
y
demás
colaboradores/as, quienes se encuentran subordinados directamente al nivel
inmediato.
Figura 1. Escenario N° 3:
Relaciones Jerárquicas y Funcionales para las figuras de Juez Coordinador, Juez
Tramitador y “Asistente Judicial”
(antiguo Secretario).
Relaciones Jerárquicas
Juez
Coordinador
Relaciones Funcionales
Jefe del despacho (jurisdiccional, administrativo).
Distribuye el trabajo a jueces decisores, y supervisa
directamente su labor. Jueces decisores canalizan al
Juez Coordinador cualquier inquietud relacionada con
el accionar del despacho.
Juez Tramitador
Asume
con
independencia
funcional
y
responsabilidad propia, la tramitación de los asuntos,
así como lo relacionado con el personal de apoyo
(administrativo,
jurisdiccional).
Resuelve
las
inquietudes que le indique el Juez Coordinador, y le
comunica a este último los resultados obtenidos.
“Asistente Judicial”
(Secretario)
Apoya la labor jurisdiccional y administrativa del
Juez Tramitador. Ello no lo exime de separarse por
completo de su labor sustantiva (proveer expedientes,
principalmente).
Personal de apoyo
(Notificadores, Aux. Jud.,
Aux. Serv. Grales.,
otros)
Ejecuta las
Tramitador.
indicaciones
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
emanadas
del
Juez
4
El Juzgado o despacho, también se rige por un orden jerárquico interno, establecido. El
organigrama 2, se presenta el orden que actualmente tiene el juzgado, con la
respectiva cantidad de colaboradores en cada nivel y una breve descripción de las
labores que ejecutan en el juzgado.
Organigrama 2
Estructura Jerárquica del Juzgado de Pensiones Alimentarias
del I Circuito Judicial de San José
Juez Coordinador-Tramitador (1)
Juez Decisorios
(2)
Asistente Judicial
(1)
Auxiliares Judiciales
(8)
Auxiliar de Servicios
Generales 2
(1)
Auxiliar
Supernumerario
(0)
Notificador
(1)
Meritorios
(0)
Fuente: Diseño propio Ing. Inés Valverde - 7 de diciembre, 2005
Seguidamente, se presenta la estructura del personal actual que conforma el juzgado
en cantidad de personas y con una breve descripción del puesto, separando el
personal profesional del personal auxiliar.
CUADRO N°1
CANTIDAD DE PERSONAL PROFESIONAL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Personal Profesional
1 Jueza
Descripción de Puesto
Se encarga de revisar y firmar el proveído,
resolver recursos, decretar apremios, fijar
montos de pensiones (provisional y definitiva),
revisar los pronunciamientos del superior en
casos apelados, recibir pruebas testimoniales y
confesionales, entre otros.
Se encargan de dictar las sentencias para cada
expedientes, revisar los pronunciamientos del
2 Jueces (Juez/a)
superior en casos apelados, recibir pruebas
testimoniales y confesionales, entre otros.
Fuente: Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
5
CUADRO N°1.1
CANTIDAD DE PERSONAL AUXILIAR Y DESCRIPCIÓN DE PUESTO
Personal Auxiliar
Descripción de Puesto
Se encarga de asistir al Juez Coordinador en las funciones
1 Auxiliar Judicial 2 ejerciendo como
Asistente Judicial 1.
administrativas,
trimestrales
de
fijos,
realizar
evacuar
informes
mensuales
y
consultas,
supervisar
el
personal, asistir a allanamientos cuando se requerie, entre
otros.
Cinco se encargan de las labores de trámite y proveído de
expedientes, encargándose de dar seguimiento a todo el
7 Auxiliares Judiciales 1. Cinco como proceso desde su inicio hasta su final. El Tesorero se
Tramitadores-Proveedores, otro como
encarga de estudios, órdenes de apremio, certificaciones,
Tesorero y otro como Auxiliar de
giros, depósitos, entre otros. Y el Auxiliar de Servicios
Servicios Generales.
Generales se encarga del aseo, correo, fotocopias, envío y
1 Auxiliar Judicial 3B, ejerciendo
como Manifestadora.
recepción de fax, entre otros.
Se encarga de las labores de manifestación, atención de
consulta, búsqueda de expedientes, entre otros.
Confeccionar listados de expedientes a notificar, traer al
despacho los listados de notificaciones tramitados el día
1 Notificador
anterior, agregar las resoluciones notificadas a los
expedientes respectivos, distribuir expedientes entre los
AUJ, compartir funciones con los Juzgados de Niñez y
1 Auxiliar de Servicios Generales 2,
ejerciendo como Manifestadora.
Adolescencia y Violencia Doméstica.
Se encarga de las labores de manifestación, atención de
consulta, búsqueda de expedientes, entre otros.
Fuente: Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José
La estructura del Poder Judicial es totalmente piramidal, sin embargo, el juzgado
presenta internamente una estructura plana de tipo funcional, ya que se encuentra
conformado por una serie de “áreas informales” que se han especializado en tareas
específicas, como por ejemplo, el área de manifestación en la atención al público. Con
la especialización se busca producir resultados como:
1. Aumentar la repetición del trabajo, facilitar su normalización y permitir resultados
más uniformes y eficientes.
2. Centrar la atención de el/la trabajador/a, facilitando el aprendizaje.
3. Permitir que se ajusten los/las servidores/as a las tareas.
Sin embargo, es importante resaltar la diferencia entre una descripción de puesto y una
especificación de puesto, ya que ésta estriba en la perspectiva que se adopte. La
descripción define qué es el puesto, sus responsabilidades y obligaciones. La
especificación describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y la empleada; y
las habilidades y competencias que debe poseer la persona que desempeña el puesto.
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
6
No es frecuente separar enteramente la descripción de la especificación, resulta más
práctico combinar ambos aspectos1; llevándolos a la especialización de puestos que
es lo que se busca.
La Ley Orgánica del Poder Judicial, en su artículo 3 expone: “Si los despachos
jurisdiccionales se organizaren en un circuito judicial, los/las juece/zas nombrarán entre
ellos/as al coordinador/a general.” Más adelante también expone: “El coordinador/a
distribuirá la carga de trabajo, aplicando los criterios que hayan fijado los jueces y las
juezas con anterioridad y buscando siempre la mayor equidad.” Estos lineamientos son
muy generales, por lo que en este caso particular, el juzgado conforma una estructura
acorde a sus necesidades. Cabe reiterar, que la organización interna corresponde a un
sistema de especialización de puestos, como anteriormente se mencionó, buscando
una rotación de labores y apelando a una gama más amplia de habilidades del
personal, enriqueciendo así el puesto de trabajo y la visión actual del Poder Judicial.
En la actual estructura no se observan problemas, ya que los pocos niveles que la
conforman se encuentran acorde con la cantidad de personal que tiene el despacho, no
requiriendo más niveles en lo que a jerarquía se refiere. En igual forma, la comunicación,
no se ve afectada por la estructura, ya que permite una relación cercana y buen flujo de
información.
Los puestos dentro de la organización se encuentran claramente definidos; sin embargo,
se presentan conflictos de tipo disfuncional2, ya que al no tenerse definiciones claras de
las responsabilidades que se deben cumplir por cada colaborador/a, en el puesto que
ocupa momentáneamente por cortos o largos períodos de tiempo durante su jornada
laboral, se generan alteraciones en el proceso voluntaria o involuntariamente, debido al
papel polifuncional3 que deben cumplir. Ejemplificando: en audiencia de café, el/la Auxiliar
Judicial en turno debe cubrir el puesto de el/la Manifestador/a. Puede ocurrir que un
1
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/andipu.htm
2
http://www.rae.es/ Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, Disfuncional: Desarreglo en el
funcionamiento de algo o en la función que le corresponde.
3 El empleado de hoy debe ser polifuncional, ser capaz de realizar distintas tareas de un proceso, adaptable al cambio,
y mostrar potencialidad para aprender permanentemente y servir a la empresa en posiciones de mayor responsabilidad
y complejidad. (www.cemla.org/pdf/rh-Emilio-es.PDF)
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
7
documento se traspapele, incluyéndose en un expediente erróneo por cualquier
eventualidad ocurrida en el momento que atendió el/la Auxiliar Judicial, y el/la
Manifestador/a no se de cuenta de lo ocurrido.
Algunas ventajas y desventajas que presenta una estructura organizacional plana, son
las siguientes:
CUADRO Nº 2 - VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE
UNA ESTRUCTURA PLANA
Ventajas
Desventajas
Se dedica muy poco tiempo a la
la planeación,
planeación, la
la
Es sencilla y clara.
investigación y el control.
Es difícil capacitar al personal
personal en
en todos
todos los
los
Se logra una disciplina laboral.
laboral.
aspectos.
Los jefes siempre están saturados
saturados de
de trabajo,
trabajo,
Se facilita la rapidez de acción.
acción.
sobre todo de detalles.
La organización descansa en personas
personas yy al
al
No hay conflicto de autoridad
autoridad ni
ni
perderse una de éstas se producen
producen trastornos
trastornos
fuga de responsabilidad.
administrativos.
Fuente: http://www.contactopyme.gob.mx/guiasempresariales/guias.asp?s=10&g=1&sg=1
Analizando la estructura desde la perspectiva de las personas que requieren del
servicio del juzgado, el resultado final se ve afectado. No por la estructura, ya que ésta
se identifica con el proceso de pensiones alimentarias (ver Diagrama de Bloques 1),
sino por los factores internos y externos que se presentan en el transcurso del proceso.
El diagrama de bloques interpreta que el proceso va acorde con la estructura, ya que
inicia en un nivel inferior, pasa a un nivel superior; pasa nuevamente a un nivel inferior
y vuelve a pasar a un nivel superior; teniendo el mismo comportamiento en todas las
etapas del proceso.
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
8
DIAGRAMA DE BLOQUES 1
Estructura Jerárquica VERSUS Proceso de Pensiones
Juzgado de Pensiones Alimentarias I Circuito Judicial de San José
Manifestador
Auxiliar Judicial
Juez Tramitador
Auxiliar Judicial
Juez Decisor
Notificador
Interposición
de la demanda
Traslado
De
demanda
Pensión
Provisional
Audiencia
Sentencia
Notificación
Fuente: Diseño propio Ing. Inés Valverde - 9 de diciembre, 2005
La interacción de los puestos de trabajo en la estructura organizacional del juzgado, es
de alta frecuencia, ya que en el transcurso de todo el proceso se presenta una
correlación entre los puestos. Ejemplificando, desde el momento de la interposición de
la demanda, se crea un expediente que será el representante físico de las partes en el
juzgado, siendo éste el que tendrá relación con los diferentes puestos de trabajo en
todo el proceso.
Las figuras de el/la Juez/a Coordinador/a y la Asistente Judicial, se valoran como
importantes y funcionales dentro de la estructura organizacional. Toda entidad necesita
un líder, el cual se hace necesario para marcar la línea de mando y ejercer la
autoridad. La figura de la Jueza Coordinadora (actualmente mujer) cumple con las
funciones jurisdiccionales y administrativas estipuladas en el documento 155-DO-2003Anexo B del Departamento de Planificación, apoyadas en los artículos 3 y 101 de la
Ley Orgánica del Poder Judicial4, a pesar de que sus funciones encomendadas no
están estrictamente definidas a nivel administrativo y requieren de responsabilidad y
tiempo para su efectiva ejecución. La carencia de conocimiento en materia de
administración y recursos humanos, hace que las figuras (Jueza CooordinadoraAsistente Judicial) no integren en su totalidad el rol asignado. La Jueza Coordinadora,
Licda. Elizabeth Picado, opina sobre esto: “La capacitación en cuanto al manejo del
personal es nula. En ningún documento del Poder Judicial se estipula como debe
4
Departamento de Planificación – Sección Desarrollo Organizacional. 155-DO-2003_Anexo B, del 13 de noviembre
2003. Páginas 62-67, Escenario 2. Información suministrada por el Departamento de Planificación.
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
9
tratarse el recurso humano y es en la figura del Asistente Judicial donde se delega
mucha de esa responsabilidad, ya que las funciones de coordinación y jurisdiccionales
no permiten que haya un completo control e interacción sobre el mismo.”
En cuanto a la figura del Asistente Judicial, ésta juega un papel muy importante dentro
de la estructura, ya que es la persona que supervisa la labor del personal de apoyo y
por su independencia, hace que pueda ejecutar aquellas acciones encaminadas al
mejoramiento continuo del despacho judicial, con la obligación de ponerlas en
conocimiento de su superior inmediato a fin de obtener su aprobación.5 No se presenta
duplicidad de funciones en este particular, ya que ambos puestos (Jueza
Coordinadora-Asistente Judicial) tiene una clara visión de su papel dentro del juzgado,
al igual que el personal y jueces/juezas de apoyo.
En lo que a poder de decisión se refiere, su grado depende de la relación interpersonal
y de confianza que se tengan ambas figuras. En el caso específico del Juzgado de
Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José, el Sr. Hernán Fallas, ejerce
el cargo de Asistente Judicial 1 en el despacho, pero su puesto de contratación es de
Auxiliar Judicial 2. El Sr. Fallas presenta poder de decisión en asuntos de menor
cuantía; quedando permisos de varios días, vacaciones y otros, a cargo directamente
de la Jueza Coordinadora. El personal por indicación previa, tiene entendido que los
permisos de menos de una audiencia (una hora) deben solicitarlos al Asistente Judicial
y que en los de mayor magnitud, deben dirigirse a la Jueza Coordinadora, siempre y
cuando esté accesible. Caso contrario, lo comentan al Asistente Judicial para que este
informe a su superior inmediato en el momento indicado.
Es importante resaltar que la finalidad de la estructura organizacional es establecer un
sistema de papeles que han de desarrollar los funcionarios de la institución, para
trabajar juntos, de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.
Por lo tanto, se requiere de una clara definición de los deberes, derechos y actividades
de cada persona; fijar el área de autoridad y saber cómo y dónde obtener la
5
Departamento de Planificación – Sección Desarrollo Organizacional. 155-DO-2003_Anexo B, del 13 de noviembre
2003. Páginas 67-70, Escenario 2. Información suministrada por el Departamento de Planificación.
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
10
información necesaria para cada acción. Actualmente el despacho, presenta una
carencia a nivel de formalización, entendiéndose ésta, como el grado de
estandarización de las actividades y la existencia de normas, procedimientos escritos y
controles, que faciliten su operación y la capacitación del personal (manual de
operaciones, manual de procedimientos, manual de funciones, manual de políticas,
manual técnico, entre otros).
La estructura organizacional actual es flexible y le permite una adaptación a las
necesidades futuras que puedan presentarse, pero es importante aclarar que cuando la
estructura se encuentra conformada por pocos niveles, siempre hay exceso de trabajo;
situación que cambia con el crecimiento, ya que al existir más personal, con frecuencia
se pierde tiempo en tareas sin ninguna importancia o que tienen que ver muy poco con
los objetivos de la institución.
Sobre los antecedentes de cómo se creó esta estructura organizacional actual del
juzgado, se hace mención a la historia:
“Entre 1885 y 1920 creció el número de juzgados. En el primer año habían 8 los cuales
en algunas ocasiones combinaban la materia civil y penal. En 1910 eran 14 juzgados
en los cuales ya existían subdivisiones en cuanto a la materia que trataban. Para este
año ya existían en el país 44 alcaldías. Diez años más tarde habían en Costa Rica 15
juzgados y 40 alcaldías.” 6
“Alcaldías: También se dividen según los asuntos que deban resolver. Pueden ser
civiles, de faltas y contravenciones, de pensiones alimenticias y otras. En las alcaldías,
la administración de Justicia esta a cargo del alcalde, asistido por su personal de
apoyo. El alcalde es un funcionario que se encarga de asuntos de bajo costo
económico y una tramitación sencilla, como por ejemplo, las pensiones alimenticias. El
requisito para ser alcalde es ser abogado y estar incorporado al colegio profesional.”7
6
7
http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/espa-gil.htm
http://www.costaricaweb.com/general/nuestrademocracia.htm
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
11
Por lo citado anteriormente, se deduce que la estructura actual ha sido producto de la
necesidad, ya que el crecimiento demográfico de nuestro país y las exigencias que
presentan los/las usuarios/as en materia de alimentos, ha generado la separación de la
materia de pensiones alimentarias, de algunos Juzgados Contravencionales y de
Menor Cuantía8, creando juzgados especializados en materia de pensiones
alimentarias. Se detallan los juzgados especializados en materia de pensiones
alimentarias que actualmente existen en el país:
1. Juzgado de Pensiones Alimentarias de Cartago.
2. Juzgado de Pensiones Alimentarias de Desamparados.
3. Juzgado de Pensiones Alimentarias de Heredia.
4. Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de Alajuela.
5. Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de la Zona Atlántica.
6. Juzgado de Pensiones Alimentarias del I Circuito Judicial de San José.
7. Juzgado de Pensiones Alimentarias del II Circuito Judicial de San José.
8
Actualmente en el país, existen 76 Juzgados Contravencionales y de Menor Cuantía, según la estructura del Poder
Judicial. http://www.poder-judicial.go.cr/planificacion/informes/estructura%20programatica%20pj.htm
Programa de Modernización de la Administración de Justicia
Licitación por Registro # 65-05
12