DISEÑO DE LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD1 METODOLOGIA DE TRABAJO: a. Insumos: Indicadores en tablas, gráficos y mapas suministrados por Direcciones y áreas según plan definido. Análisis de datos, comparación, valoración de frecuencias y elaboración de alternativas por núcleos temáticos. Síntesis de investigaciones, informes y documentos relativos a los núcleos temáticos. b. Los principales soportes de la sala son: el sistema de información georeferenciada, el sistema de vigilancia epidemiológica, sistemas de información de las direcciones y áreas misionales. Las salas situacionales temáticas locales. c. Definición y elaboración de los mapas, tablas y gráficos BASICOS para la gestión estratégica y disposición virtual y física permanente y con alimentación continua. Incluye la disposición de módulos, en donde el elemento ordenador es el ciclo vital, la información disponible se tendrá por localidad y esta con el mayor nivel de desagregación posible: Información demográfica desagregada por localidad. Información de subsistemas de vigilancia. Información de aseguramiento. Información de prestación de servicios y vigilancia de la oferta. Información de registros de procedimientos en salud. d. Organización virtual y espacial por núcleos temáticos: Para cada proceso y sesión de la Sala un equipo técnico interdirecciones garantiza que los insumos pertinentes estén disponibles de manera virtual y organizados para proyección en VB y en tableros de gráficas establecidas como soportes de evaluación y control. Tomado del documento “LA SALA SITUACIONAL CENTRAL DE LA SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD - Documento, revisión MAYO DE 2006”, preparado por Camilo Gonzalez Posso con base en el documento de proyecto y los aportes del grupo técnico conformado en la Secretaria Distrital de Salud. 1 SALA SITUACIONAL CENTRAL Y SALAS SITUACIONALES TEMÁTICAS Y LOCALES Planeación Estratégica 20 LOCALIDADES SALAS SITUACIONAL PAB Provisión Servicios SISTEMA DE INF. GEO RERNCIADO Base datos Inform. ASEGURAMIENTO SALA SITUACIONAL central ESTRATEGICA SALA SITUACIONAL ERA SISTEMAS DE INFORMACION SIST. DE VIG. EPIDEMIOLOGIC A SALA SITUACIONAL CRU Presupuesto ffds e. Preparación de sesiones. Las reuniones ordinarias se establecen en un cronograma semestral y un comité interdirecciones se responsabiliza de garantizar insumos y alimentar o adecuar la infraestructura básica. En el Comité Directivo se acuerdan responsabilidades y se hace seguimiento. El grupo técnico encargado de la preparación define la organización virtual y espacial necesaria y elabora documento para la sesión o sesiones del tema. Para sesiones extraordinarias se sigue un procedimiento similar. f. Sesiones de la SSSDS. Reuniones para evaluación de programas, proyectos, valoración de problemas, valoración de intervenciones y toma de decisiones. Las sesiones ordinarias tendrán cronograma de mediano plazo; las extraordinarias se definen por novedades o asuntos de coyuntura. De cada sesión se llevará acta y se hará control de compromisos. g. Información continúa. La sala situacional estratégica contribuye a la información pública en la web y en los informes, documentos, boletines y publicaciones de la SDS. NUCLEOS TEMÁTICOS: El referente principal de la Sala Situacional es el Plan de Desarrollo Bogotá sin Indiferencia y los análisis de situación, diagnósticos, programas, proyectos y metas allí establecidos para la garantía del derecho a la salud. La gestión del Plan desde la perspectiva del derecho a la salud y la salud pública demanda identificar núcleos temáticos que sintetizan las estrategias en cada coyuntura y en la ruta crítica de mediano plazo. Por ejemplo: - Análisis de la situación de salud y de las políticas y acciones por grupos etáreos. Evaluación trimestral del cumplimiento de objetivos y las metas del Plan. Evaluación y decisiones de ajuste en programas claves. Salas Situacionales temáticas permanentes en ERA – EDA, Salud Pública, APS, Urgencias y Aseguramiento. Monitoreo de ejecución presupuestal. ETAPAS PARA EL FUNCIONAMIETO DE LA SALA SITUACIONAL ESTRATÉGICA DE LA SDS ETAPA 1. Formulación de la Sala Situacional. A partir de las directrices del Secretario SDS se elabora el documento base que define objetivos, metodología, procedimientos, responsabilidades, interrelaciones y puesta en marcha y funcionamiento de la Sala. Esta formulación es realizada por un grupo técnico ad hoc integrado con funcionarios designados por las direcciones que están al frente de sistemas de información y de salas situacionales. En esta etapa se realiza el alistamiento con actividades como el diagnostico de la información disponible en cada dirección, teniendo como elemento ordenador el ciclo vital, y el diseño de los módulos de información y de salidas. ETAPA 2. Sistema de información georeferenciado para la Sala Situacional Estratégica. En esta etapa se recorren diversas fases, tal como lo indica el documento de la Dirección de Planeación y Sistemas:2 Fase de inducción compilando los indicadores de Salud según las metas del Plan de Desarrollo y el Acuerdo 067 a nivel de localidades. Realización de los mapas temáticos. Fase de análisis y propuesta, definiendo los requerimientos de información georeferenciada para la sala y la propuesta de plataforma. Se debe definir la plataforma de desarrollo y los módulos del sistema. Establecer funciones. Fase de desarrollo que incluye el diseño del sistema, pruebas y capacitación de usuarios; se propone también la publicación de la información georeferenciada en la web. ETAPA 3. RED CON BANCOS DE DATOS PARA ANALISIS DE DETERMINANTES DE LA SALUD. 2 Ingenieros Alvaro Caro, Edilma , Luz Adriana Zuluaga, Sistema de Información Georeferenciado para la Sala Situacional de la SDS, marzo 2006. Se organizan cuadros, gráficos y mapas para el periodo 2003 – 2005 con indicadores poblacionales, vitales, socioeconómicos, nutricionales, ambientales y otros que se identifiquen para los núcleos temáticos programados en el 2006. Esta información actualizada y analizada se ubica en red a disposición de todas las dependencias. Se establecen vínculos de rápido acceso a otras bases. Estandarización de las siguientes variables en los sistemas de vigilancia: identificación, tipo de documento, localidad de residencia, dirección. Territorialización y Georeferenciación de eventos que permita evidenciar sus determinantes sociales. Variables para construcción de indicadores: territorio, ciclo vital, sexo, etnia, aseguramiento, grupo etáreo, nivel educativo, nivel socioeconómico, y otros. Construcción Indicadores intermedios que contribuyen al cumplimiento de las metas de plan de gobierno (mortalidad evitable, vacunación, estado nutricional, violencia intrafamiliar), incluyendo eventos de importancia en salud pública priorizados en cada localidad según sus particularidades. Incluir información de otros sectores para el análisis integral de los eventos, así como de otras áreas de la institución (participación social, atención al usuario, prestación de servicios) y de la comunidad misma, a través de la metodología de lecturas compartidas de necesidades, entre otras. Incluir para el análisis de los eventos la respuesta sociales (institucional intersectorial, sectorial y comunitarias). La presentación de los datos debe ser interactiva, permitiendo la comprensión de la comunidad y otros sectores. Etapa 4. Realización de ejercicios de sala situacional estratégica con soporte virtual. Etapa 5. Organización espacial y equipamiento de la Sala Situacional Estratégica. Etapa 6. Puesta en marcha de la Sala Situacional Estratégica 2006 según los siguientes núcleos temáticos: Sesiones de la Sala Situacional sobre salud materno – infantil Sesiones de la SSSDS sobre juventud Sesiones de la SSSDS sobre adulto y adulto mayor Sesiones sobre APS /Salud a su hogar. Sesiones sobre aseguramiento y relación con EPS, ESES e IPS. (Puede incluirse en el cronograma como una de las prioridades). f. Evaluación del Plan de desarrollo Bogota sin Indiferencia en cuanto al derecho a la salud y a las metas para el sector. a. b. c. d. e. La sala situacional no es una estructura paralela al funcionamiento de las instancias de la SDS, sino un instrumento para su mayor efectividad. INTEGRACION DE SALAS, SISTEMAS DE INFORMACION, DE VIGILANCIA Y CONTROL Y OBSERVATORIO Para el diseño y puesta en marcha de la Sala Situacional Central o Estratégica el punto de partida es la experiencia de la Sala Situacional ERA y de las Salas Situacionales de Salud Pública que se están poniendo organizando en las localidades. A. integración de salas situacionales. Identificación de indicadores, bases de datos y sistemas de información comunes para unificar captura, procesamiento y análisis en las actuales condiciones y en perspectiva de mejoramiento. Definición de interfases entre las salas, complementariedades y cooperación. Coordinación de actividades y cronogramas. B. Relación de salas temáticas y Sala Situacional Central o Estratégica (SSCESDS): Las salas funcionan como una unidad en red conformando de manera virtual los elementos de una sala multitemática. Las salas temáticas permanentes son instrumentos de las direcciones para la gestión de políticas, planes, programas y acciones. Fortalecen el funcionamiento normal y los comités interdisciplinarios existentes. La relación entre salas situacionales temáticas permanentes y la SSCESDS se concreta en los núcleos temáticos estratégicos definidos en cada período y en la participación indicada en la metodología y etapas para el funcionamiento. e. Salas situacionales y Observatorio. El Observatorio se encuentra en fase de diseño y por ello es factible establecer objetivos y procedimientos que garanticen la complementariedad de los instrumentos. Debe tenerse en cuenta que el eje de las salas situaciones es la gestión para el cumplimiento de los planes, programas o proyectos según las políticas establecida en un determinado período, en tanto el observatorio apunta a evaluar desde la perspectiva de equidad esas políticas y su implementación para contribuir al ajuste o formulación de otras nuevas. El Observatorio desde su particularidad contribuye al diseño y funcionamiento de las salas y desde su especificidad la metodología de las salas sirve a los propósitos del Observatorio. El momento de diseño del Observatorio y de fase inicial de las salas situacionales en la Secretaria de Salud Distrital, permite acoplar estas iniciativas para que sean complementarias. SALA TEMÁTICAS OPERACIONALES En la Secretaria de Salud están en marcha varias salas temáticas operacionales que se entienden como soportes de la Sala Situacional Central Estratégica, parte del proceso y a la vez constituyen una modalidad específica de análisis situacional para temas claves de atención permanente. La unificación o coordinación de las salas es importante para la coherencia en la ejecución de políticas y programas y como requisito de eficacia y eficiencia en la captación, procesamiento, análisis de la información. Se requieren entonces procedimientos unificados en todos los componentes de los sistemas de información y en la construcción del sistema integrado de información que alimentan las salas. La sala situacional central debe tener una visión de ciudad - región, sin perder de vista las particularidades y dinámicas de las 20 localidades, esto significa que la Sala Situacional Central o Estratégica tendrá información de los resultados evidenciados en el desarrollo de las salas situacionales locales y esto permitirá una retroalimentación de doble vía. Es importante la elaboración de una Ficha Técnica de las Salas Situacionales y de su interrelación con la Sala Central, y de un Protocolo o Manual de Funciones que delimite responsabilidades y establezca las formas de integración. No se debe perder de vista que el funcionamiento de la Sala Situacional ERA en la SDS es un proceso avanzado que ha mostrado su utilidad para fortalecer la política pública de protección a la población infantil, de atención en una de las patologías críticas y de disminución de la mortalidad infantil. Esta experiencia es el punto de apoyo para otras salas temáticas que se están montando en la Secretaría y para la Sala Situacional Estratégica. ESTRUCTURA SALA SITUACIONAL Sala situacional ESE ESE ESE Sala situacional ESE ESE Sala situacional ESE ESE SALA SITUACIONAL SDS Sala situacional ESE Sala situacional ESE ESE ESE Sala situacional ESE Actores locales RED DE SALUD PUBLICA DISTRITAL El carácter operativo de las salas temáticas se ilustra en el documento del proyecto de sala situacional de Urgencias cuando establece como objetivo de esta sala “Definir la organización y los requerimientos para la implementación de la sala situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital, que permita orientar de manera integral, oportuna y con evidencia científica sólida, el proceso de toma de decisiones en el ejercicio de la rectoría y regulación del servicio de emergencias médicas del Distrito”.3 Los objetivos específicos son: 1) Definir la organización, operación, actores y fuentes de la sala situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital. 2) Determinar los requerimientos para la implementación y desarrollo de la sala situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital. El documento de presentación ubica esta sala operacional como un instrumento específico de la red de urgencias para lograr en especial los siguientes resultados: Fortalecimiento de los procesos de toma de decisiones del Centro Regulador de Urgencias y de la Dirección de Desarrollo de Servicios. Mejoramiento de las funciones de rectoría, coordinación y regulación del Centro Regulador de Urgencias, del servicio de emergencias médicas, prevención y atención de emergencias y desastres. Generación, orientación y evaluación de intervenciones y políticas en salud. Mejoramiento de los servicios y reducción de la morbimortalidad por patologías relacionadas con atención por urgencias. FUNCIONAMIENTO DE LA SALA SITUACIONAL ESTRATÉGICA SDS En términos generales, la Sala Situacional Estratégica o central, lo mismo que las salas temáticas operativas dependen de la apropiación que se haga en el conjunto de la SDS de este instrumento como parte de las actividades regulares. Cada una de las salas situacionales temáticas cuenta con su equipo de apoyo, lo que facilita la cooperación. EL SECRETARIO Y EL COMITÉ DIRECTIVO: Da el lineamiento de funcionamiento de la sala situacional definiendo: ubicación de la sala, participantes, objetivos específicos. Construcción y seguimiento de plan de acción Establece, según el Plan de Desarrollo y las políticas del sector, las necesidades de información. Toma decisiones sobre la programación de la Sala Situacional SDS EQUIPOS PARA NUCLEOS TEMÁTICOS: (BASADOS EN LOS COMITES, REFERENTES O GRUPOS EXISTENTES): 3 Anteproyecto de Sala Situacional de la Red de Urgencias del Distrito Capital, Miguel Gonzalez MD, SDS, 2006. Reciben los datos de los diferentes Direcciones y subsistemas de información existentes y de otras instituciones (datos cualitativos, cuantitativos). Procesan información (recolección, tabulación, diagramación, georeferenciación). Actualizan gráficos de tendencia según la información objeto de monitoreo. Elaboran tableros de control, tablas o gráficos de monitoreo. Se inicia el proceso de análisis de datos. Se valora la frecuencia de la enfermedad o información de gestión. Se confirma el registro del dato y de la localidad. Se comparan los datos con períodos precedentes y equivalentes de otros años. Se grafican y mapean los datos respectivos por Localidad, Territorio Social, Barrio. Se analizan posibles causas y factores de riesgo. Se valoran medidas de intervención y alternativas de solución. Apoya la divulgación de la sala situacional. Apoya y da soporte técnico según las necesidades que surjan. Actualiza e incorpora información de acuerdo a las temáticas definidas en el plan de acción. ADMINISTRACION DE LA SALA SITUACIONAL Como se trata de un espacio de uso permanente por parte de diversos grupos, al servicio de los comités de vigilancia, salas situacionales operacionales o temáticas, comité directivo, requiere que se mantenga actualizada la información y se dispongan los insumos virtuales y de carteleras según los núcleos temáticos definidos. Para esa administración se necesita: Un profesional especializado. Un técnico en georeferencia y procesamiento de información. Estos técnicos pueden ser coordinados por el Despacho a través de un asesor o por un profesional designado para esta actividad. (Dirección de Planeación y Sistemas o Dirección de Salud Pública). INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO Se han identificado los siguientes requerimientos: • • • Espacio físico permanente dependiente del despacho del Secretario de la SDS. Sala para juntas y reunión de comités ínter direcciones e interinstitucionales con equipamiento de proyección de imágenes, tableros, pantallas y computadores. Se ha propuesto ubicar la sala situacional en el CRU, adecuando el área donde se encuentra hoy la sala situacional de ERA, mediante la construcción de un piso 7. Se estima un área mínima total de 150 metros cuadrados. (VER PLANO) En el nuevo piso debe área de baños y el mezanine actual como oficina cerrada para administración y servidor. • • Conexión en red – intranet – con sistemas de información y salas temáticas. Seis puntos de red: 1. para operación y proyección por sesión. 2. Para adecuación de presentaciones. 3. Servidor y 4 a 6. Actualizaciones continuas y puestos de trabajo. Amoblamiento mínimo: • • • • • • • • • • Escritorios. (6 Puestos de trabajo) Mesa de reuniones. (Modular para 16 personas). Asientos adicionales (24) Servidor(1) y Equipos de cómputo. Tres (3). Impresora, Fotocopiadora Internet inalámbrico. Videobeam.(2) . Tableros de acrílico.(2) Mapas del distrito y de localidad. (Sistema de exposición) Tableros de corcho.(Tres de 2 mts x 3 mts cada uno) DVD.(uno). VHS. (uno). Televisor. Monitores (4)