Roberto Wong Israel García Fulvio Hernández Ana Laura Pérez Consultoría en Comunicación Organizacional Matriz El presente trabajo es una descripción de los medios de comunicación interna del ITESM CEM y el grado de inteligencia comunicativa que presentan. Además, es una propuesta para evolucionar dichos medios de comunicación a grados de interacción más altos. Se analiza cada medio por categorías; a continuación se presenta un resumen. NIVELES DE INTELIGENCIA COMUNICATIVA Comunicación lineal Comunicación dinámica IMPRESOS Mantas Pizarrones Posters Folletos y trípticos Signo Azul Tecleos Para medios como el pizarrón se pueden utilizar buzones en donde el público pueda promover ideas, puntos de vista, etc. La función de los medios impresos como revistas, postres, folletos, trípticos y mantas genera la participación de los diferentes públicos con la intención de que estos medios se reinventen y evolucionen con la participación de los mismos. Llevar a Signo a una labor en la que su función no solamente sea la de informar, sino generar dialogo y a partir de este propuestas que ELECTRÓNICOS Wallpapers Pantallas digitales La ventaja de estos medios es que dada la tecnología, permite la interactividad hipertextual. Puede generar vínculos simples o bien generar estados de retroalimentación que redefinan a los medios. Correos electrónicos (DC e institucionales) Página web CEM Razón y Establecer mecanismos de enseñanza en la que no sólo exista retroalimentación sino, que virtualmente haya vínculos, OTROS Frecuencia CEM Para lograr que la estación de radio interna sea dinámica se podría lanzar un proyecto para que este medio sirva para promover campañas internas, o bien que establezca vínculos con los distintos sectores de la organización, no solo con alumnos. cambien el estado de las cosas Comunicación productiva Medio Público Mantas Alumnado (los mensajes de las mantas casi siempre van dirigido a ellos) y empleados (feria del empleado, etc.) Estado Actual Lineal, ya que únicamente brinda un mensaje unilateral1. Palabra Portal de alumnos Signo Azul (Informa) Blackboard Webtec comunidades mundiales y necesidades globales. Es productiva ya permite el mejoramiento en la calidad de los estudios de los alumnos a través de la retroalimentación que se obtenga. ECOA Objetivos (Alcanzar etapa dinámica) Pasar a la inteligencia dinámica con el fin de que el usuario recurra a las mantas por considerarlas como pieza clave para mantenerse informado de hechos que le atañen. El objetivo es beneficiar tanto a la institución (que sus mensajes sean atendidos) y a los públicos (que lo que lean les sea de interés y utilidad). Presupuesto Una manta cuesta dos mil pesos en mandarse a hacer, en promedio. Multiplicar este número por el número de mantas que se necesitan y se obtendrá el gasto necesario. Tentativamente establecemos un tope máximo de 20 mil pesos para este rubro. Calendario (6 meses) No se necesita planear un plan de seis meses. Mes 1: Hacer un balance de qué mensajes han sido transmitidos por manta. Descartar aquellos que no cumplan con las características que le permitan lograr el objetivo descrito. Mes 2: Lanzar 1 Bajo el esquema de que un destinatario envía un mensaje, sin importarle su audiencia. El esquema comunicativo más simple. Universidad Virtual El aprendizaje a nivel superior debe aspirar a la transformación del entorno, así el conocimiento se convierte en una acción concreta que mejora las condiciones de vida de la comunidad y el entorno. Oportunidades de mejora Con este medio debido a su propia naturaleza, se abre la posibilidad de comunicar un mismo mensaje a un público mucho mayor. Criterios de Eficiencia En el caso de mantas que anuncian eventos, se podría medir su efectividad a través del incremento del 30% en las asistencias a los eventos que estas exhiben. Esto con respecto a un estudio previo de registros anteriores. mantas que sus mensajes cumplan con el objetivo antes mencionado. Pizarrones Alumnado, segmentado según el pizarrón (deportes, asociaciones, programas internacionales, etc.) Lineal, ya que únicamente brinda un mensaje unilateral. Dada la naturaleza del medio, creemos que cumple bien con sus funciones. Los mensajes que emite son interesantes para sus públicos meta, pero requieren de su interés para que tengan éxito. Para mudar a la etapa dinámica, necesitamos que el destinatario recurra más a ellos. Ninguno. Mes 3: Dar seguimiento a la propuesta. Campaña de promoción de los pizarrones (tres meses). Mes 1: Wallpapers en pc que fomenten el uso de los pizarrones como medio para que se enteren los alumnos. Actualmente estos solo informan. Pueden llegar a convertirse en un medio creativo. Se puede generar retroalimentación por medio de un buzón de sugerencias o preguntas. Se podrá ver en la afluencia que tengan los distintos eventos a los que se convoca. Sin embargo, dado que no todos los mensajes son convocatorias, resulta muy difícil medir la efectividad del medio. Se propone un observador no participante en horas pico para medir la cantidad de personas que se acercan a los pizarrones. La primera fase sería antes de iniciar la campaña, después justo cuando terminó. Evaluar la necesidad verdadera de los pósters en relación con otros medios. Se tienen los pizarrones, y van íntimamente relacionados. Sin criterio de eficiencia. Mes 2: Correo electrónico con el mismo fin. Pósters Alumnado Lineal, ya que únicamente brinda un mensaje unilateral. Creemos que este medio no necesariamente tiene que saltar a la fase dinámica. Como medio masivo, solamente le es interesante a aquel que se acerca al pizarrón, y depende de sus intereses. La idea es que el póster pueda Ninguno. No todos los pósters provienen de los recursos del campus. Aquellos que sí, habrá que pensar que su objetivo es comunicar, y lograr que la manera en que lo haga sea la más atractiva posible. Mes 3: Que los directores de carrera y los profesores fomenten el uso de pizarrones No se propone estrategia a seguir para cambiar los pósters. Simplemente estar atentos a su contenido para asegurar que cumplan su objetivo. Folletos y trípticos Tanto alumnos como empleados. Lineal, ya que únicamente brinda un mensaje unilateral. transmitir su cometido lo más sencillo y claro posible. Colocar este tipo de instrumentos en lugares estratégicos con el fin de que la información sea recibida realmente por el público meta. El presupuesto para materiales de folletos será de 10 mil pesos al año, para todas las áreas del campus. El objetivo es que la información con la que cuentan sea realmente de interés. Estos medios deberán contener la dirección de sitios Web en donde se pueda enriquecer la información contenida además de aclarar dudas y recibir sugerencias. Congruente con la estrategia que se ha venido generando en los medios anteriores. Este medio permite sintetizar la información a manera atractiva del publico lector. Mes 1: Analizar el contenido de los folletos que se han venido realizando. La oportunidad radica aquí en interesar al lector de manera que acuda por sí mismo al número telefónico, a la dirección electrónica o a cualquier otro medio para buscar o complementar su información y de ser así estaría haciendo más eficiente a un segundo medio. Mes 2: Ajustar contenidos de dichos mensajes para que correspondan al interés de la comunicación dinámica. Mes 3: Lanzar nuevos folletos, a la par que se investiga cuáles son los principales puntos de distribución en los que se asegura el impacto en el público meta. Tecleos Profesores y personal administrativo del Campus. Tecleos es una revista interna la cual se encuentra en el nivel dinámico de Lograr que Tecleos sea un medio que ofrezca información oportuna y útil a los empleados, de manera que puedan Ninguno Mes 4: Darle seguimiento al proyecto. La estrategia consistirá en dar mensajes al receptor que permitan alcanzar 1) Saber las verdaderas inquietudes del lector o lectores al que se desea llegar. El sistema actual de folletos y trípticos cuenta con un número limitado de repartición. El agotamiento de éstos, así como la disminución del grado de error (por ejemplo, si el folleto es de cómo usar webtec, y al entregar el folleto se observa que menos gente acude a pedir asesoría, se esta comprobando que sí funciona para disminuir el grado de error) son variables a tomar en cuenta para saber su efectividad. Sondeo de cómo ha sido recibida la nueva propuesta editorial a nivel cuantitativo. De manera cualitativa, comunicación2. Fundamentamos este juicio en base a que la revista establece un canal de comunicación en el que desea generar en sus receptores una serie de objetivos, como pueden ser: fomentar la cultura organizacional, apoyar en el desempeño de funciones, generar pertenencia a la institución, etc. Por la información a la que hemos estado expuestos en este medio, podemos decir que la revista cumple con la característica que menciona Nosnik con respecto a la comunicación dinámica: distribuye información acertada para el destinatario. desarrollarse cada vez más en la ejecución de sus funciones y esto impacte de manera positiva en los resultados del Campus. el objetivo antes descrito, como mensajes de cultura o bien, mensajes que permitan a cada una de las áreas de la institución (planta física, administrativo, académicos, etc.) desempeñar mejor sus funciones. 2) Lograr que los mensajes contribuyan a la productividad del sistema. recabar testimonios de cómo han impactado los nuevos mensajes para trabajar mejor o no. Mes 1: Añadir sección de cultura institucional al medio. Mes 2: Eliminar secciones que no cumplan con el objetivo antes descrito. Mes 3: Hablar sobre el cambio que ha sufrido el medio en este tiempo, y sentar objetivos claros para el destinatario de manera que esté enterado del objetivo de la transformación. Establecer una página web o “En el dinamismo, la responsabilidad es de cada parte: generar una capacidad tal de producir e influir con la información a la contraparte (el emisor al receptor; el receptor al emisor) que cada parte logre crear un efecto en el otro que le genere la máxima satisfacción a quien acertó en su estrategia, y al otro que lo beneficie el mínimo necesario para seguir motivado a comunicarse con el primero”. (Nosnik, 2002) 2 correo electrónico para retroalimentación. Mes 4: Abrir convocatoria para que el destinatario pueda acceder al papel de emisor. El objetivo de esto es que el usuario finalmente cuenta con una visión más apegada a la práctica real de su profesión, por lo que puede aportar ideas que sean benéficas para el conjunto organizacional. Mes 5: Establecer un sondeo de cómo ha sido recibida la nueva propuesta editorial. Signo azul Alumnos del ITESM CEM. Comunicación dinámica, ya que tiene ya cautivo a su público, pero no repercute en todo el sistema. Necesita de nuevas estrategias El objetivo es que el medio impacte positivamente a todo el sistema. Para esto se generan diferentes alternativas. ¿Cómo se puede mejorar al alumnado? Entre Ninguno. Mes 6: Reforzar el carácter de la revista para apoyar el logro de resultados, a través de testimonios de usuarios del medio. Responde a la misma estrategia que Tecleos. Mes 1: Analizar la información que se maneja hasta ahora. Cambiar a Lograr editar un periódico que incluya secciones más específicas que cumplan con los intereses de públicos diversos. Aumento de tiraje. Aumento de espacios publicitarios. Asistencia a los eventos propuestos. Quorom que tenga la invitación a convertirse en para que sus mensajes y su dinámica permitan a la comunidad estudiantil establecer una reverberancia que impacte de manera positiva en la organización. mejores alumnos, mejor aspecto de la institución. Sentar objetivos cómo que ean los mejores en su rama plantea la necesidad de pluralizar el medio prácticamente a cada carrera. Es necesario brindar elementos comunes para que en conjunto se beneficie el todo. una visión más crítica y completa de los fenómenos abordados. Mes 2: Realizar una campaña en donde se invite a la comunidad a ser colaboradores de este medio, con el fin de que haya mayor pluralidad de ideas. Mes 3-5: Realizar eventos organizados por Signo Azul en donde se invite al diálogo tanto con autoridades del campus así como invitados externos, tales como figuras públicas, escritores, políticos, académicos, con el fin de que Signo se convierta en un medio más crítico e incluyente de la comunidad del Tecnológico, en donde verdaderamente se logre un espacio de reflexión y de propuestas y se aleje así de su carácter sobrio e institucional. colaborador. Wallpapers Alumnos Lineal, solamente brindan un mensaje unilateral. El medio es muy sencillo, brinda un mensaje y el receptor lo decodifica. Simplemente hay que buscar que para convertirse en comunicación dinámica los mensajes sean atractivos para la población estudiantil. Ninguno. Mes 6: Las fases anteriores fueron utilizadas para generar credibilidad en el medio. Se necesita ahora de empezar a redefinir el perfil del alumno promedio a través de información que lo reinvente en cierta medida. Información académica de calidad es necesaria. La estrategia se basa en buscar que los mensajes correspondan al nivel de inteligencia dinámico. Fuera de esto, solamente hay que buscar que el contenido de los mensajes vaya acorde a lo que se necesita comunicar, y que sea éste el mejor medio para hacerlo. El problema muchas veces recae en la excesiva difusión que se le da a Dar mayor oportunidad a la comunidad estudiantil para que publicite los eventos organizados por asociaciones estudiantiles y/o eventos organizados por alumnos para la comunidad. Una propuesta es que un wallpaper no se encuentre en todas las computadoras, sino que haya rotación entre ellas de manera que no genere hastío visual. El número de computadoras en el campus se redujo considerablemente a partir de la introducción del uso de laptops. Poco más del 50% de las computadoras del CCI fueron retiradas. Sin embargo, se pueden obtener estadísticas del uso de la pc para establecer una media de usuarios que acceden a las computadoras. A partir de ahí, este número se relacionaría con el impacto que los mensajes tienen, como por ejemplo, al anunciar una obra de Razón y palabra Alumnos, aunque también tiene un fuerte público externo. Actualmente se encuentra en Fase dinámica, ya que brinda una experiencia de intercambio de conocimiento real en la que el usuario obtiene información valiosa y el expositor da a conocer su trabajo. Convertir la inteligencia comunicativa del sitio en productiva al vincular el conocimiento que tiene con: 1. Toda la comunidad del campus. 2. Los directivos y el equipo de comunicación interna, que hagan uso de la teoría y la lleven a la práctica. 3. Con la comunidad empresarial, que sea un recurso que puedan emplear para sus estrategias. Ninguno, simplemente Relaciones Públicas y una campaña interna de comunicación. algunas cosas, mientras que otras se quedan desconocidas. Mes 1: Campaña de comunicación interna para que el sitio repercuta en comunidades ajenas a comunicación. Mes 2: Ampliar rango de contenidos a otras áreas de las ciencias sociales. Mes 3: Vincular este conocimiento a la práctica en la organización. Mes 4: Establecer acciones en conjunto con la iniciativa privada, de manera que la teoría tenga una contraparte práctica. teatro. Difundir más este sitio con el fin de que sea conocido por más alumnos del campus. Procurar dentro de la página establecer vínculos entre los lectores con el fin de que se empiecen a generar ideas y sean cada vez más los escritores que publiquen sus artículos en este medio Al dirigirse a públicos externos posee la inigualable oportunidad de ver como es que se percibe la cultura ITESM CEM por parte del exterior. “Percepción es realidad”. Un contador en la página que permita saber el flujo diario de visitantes. Buscar además una manera de recaudar información sobre qué tipo de lectores acuden a este medio de información digital. Poseen la capacidad de Investigaciones que demuestren el Mes 5: Incorporar campos de conocimiento de las ciencias exactas. Pantallas digitales Alumnos Lineal, solamente brindan un Su fin es publicitario, por lo que es difícil que Ver el costo beneficio que representa esto, Mes 6: Medir el resultado del proyecto. Mes 1: Incluir mensajes de interés Internet e Intranet Plataforma Educativa, y Alumnos, personal administrativo, profesores y externos. Alumnos mensaje unilateral. Contiene mucha publicidad. pueda brincar a un nivel dinámico de comunicación, pero puede incluir en la publicidad de éste a las publicaciones internas como Razón y palabra o Signo para su mayor difusión. pues se puede perder entada de recursos a la organización. Este medio se encuentra actualmente en fase dinámica ya que brinda información valiosa a la que el usuario accede voluntariamente. Existe un intercambio continuo de información a través de este medio. Podría convertirse en un medio productivo si se le brinda la oportunidad de que todos los públicos internos tengan acceso a él, por ejemplo planta física o mantenimientos. De esta manera cada uno tendría la oportunidad de mejorar y tener mayores herramientas para su trabajo. De los demás públicos, una vez que todos estén incluidos solamente restaría enfocar los servicios que se prestan hacia un servicio cada vez más dinámico y eficiente que disminuya al mínimo el error de la organización, y que por ende permita aprovechar mejor los tiempos de la empresa. Para cambiar a la fase productiva es necesario La instalación de kioskos con terminales para los públicos que no tienen un equipo involucraría una inversión de 70 mil pesos como mínimo. Este medio se encuentra en la interno en las pantallas. Mes 3: Medir la relación costobeneficio de dicha acción, si el balance es negativo cesar, si es positivo (mismo esquema que pizarrones) continuar. Mes 1: Desarrollar en el sitio del campus apartados enfocados a los públicos que no se les ha tomado aún en cuenta. convertirse en un medio íntimamente interactivo por medio de pantallas que permitan una interacción directa con distintos links. Pudiese incluso enviar un correo de manera veloz, oportuna e inmediata a un director o profesor. Añadir a los públicos que no se ha tomado en cuenta. incremento del consumo estudiantil en productos que se anuncien en estas pantallas. Sí se cuentan con diversas áreas de El mismo que se ha empleado hasta hoy. Uso de cada computadora en los kioskos. Medir cómo se ha mejorado su desempeño o servicio desde que se les instaló. Evaluación de 360 grados. Mes 2-3: Instalar los kioscos destinados exclusivamente a estos públicos. Mes 4: Capacitarlos en el uso de dicha herramientas. Ninguno. Mes 5: Fomentar su uso para la ejecución de tareas relacionadas con su trabajo además de funcionar como medio de continuo aprendizaje. Ninguna estrategia. correos electrónicos Frecuencia CEM Internos fase dinámica. que la comunicación que se brinda en este espacio impacte a toda la organización. Sin embargo, dadas sus características, es imposible que esto ocurre pues la información es muy personalizada y responde a intereses muy concretos. Se propone que la estructura de la comunicación en estos medios se mantenga así. Pertenece al esquema de la comunicación lineal ya que los mensajes transmitidos son solamente caprichos de los locutores y productores. Aumentar horas para la transmisión de este medio que involucre la participación de más públicos además de establecer vínculos de los contenidos con la academia, de manera que enriquezca a su público y no brinde solamente entretenimiento. Desconocido. Mes 1: Ampliar el horario de transmisión, e involucrar más públicos en el equipo de creación. Mes 2: Tematizar contenidos, con el fin de que algunos de ellos escapen al simple entretenimiento. Mes 3: Fomentar una campaña de escucha ante el público meta oportunidad, como el hecho de tener actualizada la información. En el caso de los recursos como Blackboard y Web Tec, se deberá verificar en primer lugar que cada profesor revise y actualice los cursos de la plataforma. Además, plantear la necesidad de vincular distintas comunidades mundiales a través de internet para tener mejor aprendizaje puede ser un excelente medio en el que la comunicación se enriquezca. 1) Este medio posee una enorme cantidad de posibilidades que ayudarían a convertirlo en un medio interactivo en el que ideas y diferentes posturas pueden ser llevadas a lo publico (internamente ablando). 2) Otra posibilidad es el hecho de que su cobertura podría ampliarse a un nivel en el que se Evaluar si la radio del campus es respetada y valorada a través de una investigación cualitativa. Observar el impacto que tiene en la agenda que se habla entre los distintos públicos, de ahí se puede observar el grado de penetración que ha adquirido. (alumnos y ahora empleados). Mes 4: Abrir la radiodifusión a la zona conurbana, no solo a la organización. Mes 5: Establecer espacios de diálogo y discusión en temas que interesan a todos, como política o sociedad. Universidad Virtual. Internos Fase productiva, ya que la enseñanza se convierte en una acción comunicativa concreta que permite el mejoramiento de las condiciones sociales y el entorno. Herramientas de reforzamiento. Se espera perpetuar el medio y hacerlo más inteligente cada vez más. El mismo que se ha llevado a cabo. ECOA Alumnos Fase productiva, el canal comunicativo permite el intercambio de ideas entre dos Herramientas de reforzamiento. Se espera perpetuar el medio y hacerlo más inteligente cada vez más. El mismo que se ha llevado a cabo. Mes 6: Evaluar los resultados obtenidos. Continuar con la estrategia, habrá que hacer un análisis FODA del medio para buscar áreas de oportunidad. Continuar con la estrategia, habrá que hacer un análisis FODA del medio para buscar áreas de incluyera a un publico externo. Incrementar la potencia de transmisión para que pueda ser escuchado fuera del campus. Difundir la página de Frecuencia CEM para dar a conocer tanto su contenido como sus horarios. La universidad Virtual presenta una oportunidad de ampliar la frontera de enseñaza que posee el Campus a un sin fin de barreras. La importancia radica en que se logre un nivel de educación de manera equiparable a un alumno inscrito de manera ordinaria. Hacer una campaña para que se aumente el grado de participación en la encuesta. Impacto que tienen los resultados de los alumnos. Grado de participación de la comunidad total en la encuesta. actores y da paso a una mejora en el sistema. oportunidad. Consideraciones finales El presente trabajo es un esbozo de lo que un análisis detallado podría mostrar. Es interesante el hecho de que nosotros, como usuarios, tenemos una visión fragmentada de la situación. Sin embargo, lo cierto es que los medios de comunicación pueden evolucionar hacia estadios más altos de inteligencia comunicativa. Las estrategias aquí presentadas se pueden ampliar ante una investigación formal sobre el asunto, pero requiere de un gran equipo de investigadores que puedan dedicar tiempo para fragmentar las categorías y desmenuzarlas en un estudio a conciencia. Por lo tanto, la presente matriz espera ampliarse con la visión que otros equipos tengan sobre el tema. Referencias: Nosnik, Abraham; “De fuentes egoístas a comunidades de inteligencia comunicativa: Exploraciones sobre el universo conceptual de la comunicación humana”; FebreroMarzo 2002; Consultada en http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n25/anosnik.html