Técnicas de la comunicación escrita

TÉCNICAS DE LA
COMUNICACIÓN ESCRITA
[Guía del Participante]
Técnico Nivel Operativo
Senati Virtu@l
2011
Técnicas de la Comunicación Escrita
TÉCNICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Guía del Participante
PRIMERA EDICIÓN
Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida
total ni parcialmente, sin previa autorización del SENATI.
© Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial SENATI
Panamericana Norte Km 15,200, Independencia – Lima – Perú.
Teléfono: (0051-1) 533-4503
E mail: [email protected]
Material auto instructivo, destinado a la capacitación del SENATI a nivel nacional.
Lima, Marzo 2011
Técnicas de la Comunicación Escrita
ESTRUCTURA DEL MÓDULO
TÉCNICAS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
ESTRUCTURA DEL MÓDULO
UNIDAD
TEMÁTICA N° 1:
“NORMAS BÁSICAS PARA LA REDACCIÓN,
ORTOGRAFÍA Y PUNTUACIÓN”
UNIDAD
TEMÁTICA N° 2:
“DOCUMENTOS
COMERCIALES”
ADMINISTRATIVOS
Y
Técnicas de la Comunicación Escrita
ÍNDICE GENERAL
Unidad II ....................................................................................................... 2
1.
OBJETIVO DE LA UNIDAD II ......................................................... 3
2.
CONTEXTUALIZACIÓN .................................................................. 3
3.
RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS .......................................... 3
3.1 ESTUDIO DE CASO: ................................................................... 3
4.
PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO ................................. 4
4.1.
LA REDACCIÓN: ..................................................................... 4
4.2.
CARTA COMERCIAL: EL FORMATO ..................................... 6
4.3. REDACCIÓN ADMINISTRATIVA ..............................................25
5.
RESUMEN ..........................................................................................36
6.
EJERCICIO DE APLICACIÓN PRÁCTICA O TAREA ................37
7.
AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD ...........................................37
8.
GLOSARIO ........................................................................................37
9.
FORO TEMATICO ............................................................................38
10.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...............................................38
Técnicas de la Comunicación Escrita
UNIDAD II:
LA COMUNICACIÓN ESCRITA Y
LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
Senati virtu@l
2
Técnicas de la Comunicación Escrita
LA COMUNICACIÓN ESCRITA Y LOS
DOCUMENTOS COMERCIALES
1. OBJETIVO DE LA UNIDAD II
Desarrollar habilidades básicas y específicas para la redacción de documentos
administrativos y comerciales.
2. CONTEXTUALIZACIÓN
Para enfrentar los retos que impone el mundo
de hoy, donde una comunicación a tiempo puede ser
la clave para concretar un negocio o sacar adelante un
proyecto, se hace necesario contar con formatos
ágiles que lleven a los usuarios a manejar grandes
volúmenes de información en cualquier momento.
Gracias a estas nuevas necesidades, la tendencia es
usar archivos electrónicos, para satisfacer una
consulta rápida y eficiente.
La carta comercial como elemento básico de
comunicación entre las personas y las organizaciones,
se emplea en la oficina tradicional como en la moderna, en archivos electrónicos o en
papel, y cumple dos objetivos fundamentales:
- Transmitir mensajes con eficiencia y eficacia.
- Crear, mantener y recobrar “buena voluntad”.
En los capítulos siguientes se presentaran las técnicas que se sugieren para la
redacción de los diferentes tipos de cartas.
3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIAS
3.1 ESTUDIO DE CASO:
El Análisis del caso de Estudio debe resolverlo en la plataforma.
Senati virtu@l
3
Técnicas de la Comunicación Escrita
4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
4.1.
LA REDACCIÓN:
CARACTERÍSTICAS
FUNDAMENTALES
MENSAJES ESCRITOS:
DE
LOS
4.1.1. CLARIDAD:
Esta característica implica comprensión fácil y
rápida, con una sola interpretación posible. Se
obtiene sobre la base de un ordenamiento metódico
de ideas y el uso correcto del lenguaje.
MENSAJES CONFUSOS
MENSAJES CLAROS
Hablar con el personal de oficina, además de
ser una buena rutina diaria, constituye por
parte de los supervisores una excelente
practica, que debería imitarse en algunos
casos.
Debe
recomendarse
a
los
supervisores que adopten la
práctica diaria de hablar con su
personal.
Nos complace informarle que su mercadería
del pedido 4369, dejara nuestras oficinas
para el traslado a sus bodegas. Además,
emitiremos los documentos correspondientes
con letra a 60 días, con un flete adicional por
el traslado local que será cargado a su
cuenta.
Nos complace anunciar la entrega
de su pedido 4369 en sus bodegas
para el 3 de octubre. Enviaremos,
además, factura por flete local
ascendente a $ 400 y una letra por
$6200 para su aceptación y
devolución.
4.1.2. BREVEDAD:
Un mensaje es breve cuando a pesar de haber usado el menor número de
palabras, es claro y completo. Donald Walton lo ilustra muy bien en uno
de sus subtítulos: “No use veinte palabras cuando cinco sean suficientes”
MENSAJE DIFUSO
MENSAJE BREVE
En relación con su informe del 15 de septiembre, en
el que se refiere a las irregularidades advertidas en
el departamento de Cómputo durante el año
calendario 2010, me complace anunciarle
el
traslado de este asunto a la Gerencia de Personal
para su solución.
Me complace anunciar el
traslado de su informe
431 del 15 de septiembre
a la Oficina de Recursos
Humanos para el trámite
correspondiente.
4.1.3. CORDIALIDAD:
Esta característica se relaciona con el tono amable y respetuoso que
siempre se debe usar para la comunicación comercial. Nada mejor que una
palabra amiga y atenta para transmitir una idea. El siguiente ejemplo
ilustra la comparación entre el tono desatento y el amistoso cordial.
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
DESATENTO
CORDIAL
En lo que a nosotros concierne, el
desperfecto descubierto en su máquina
tejedora “Wally” no es de nuestra
responsabilidad y su empresa debería
cambiarla o asumir su reparación por
encontrarse en periodo de garantía.
Luego de la inspección realizada a la
máquina tejedora “Wally” de su
fabricación, nos parece justo, por
encontrarse en periodo de garantía, que
su empresa asuma el gasto de
reposición o reparación. Tienen ustedes
la palabra.
4.1.4. CORRECCIÓN:
Errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que nos
proponemos ganar con la carta. Por eso, corrección significa:
abcdefghij-
Buena ortografía.
Uso adecuado de mayúsculas.
Empleo apropiado de signos de puntuación.
División correcta de palabras al final del renglón.
Escritura apropiada de los números.
Presentación del mensaje en bloques tabulados y atractivos.
Limpieza y carencia de borrones.
Presentación de párrafos bien balanceados.
Uso adecuado de sinónimos.
Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso correcto de
preposiciones.
4.1.5. POSITIVISMO:
Ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es comunicar con
empatía, pensando en el interés y circunstancias del interlocutor o lector. He
aquí algunos rasgos:
a)
b)
c)
d)
El lenguaje positivo evita el reproche como: olvidó, dejó, etc.
Prefiere los posesivos: su, suyo, en lugar de “mi”, nuestro.
No toma los beneficios, los solicita.
Omite frases de estructura negativa y recurre a sus equivalentes
positivos: “No nos oponemos” por “aceptamos” o “no nos entiende”
por “permítanos explicárselo otra vez”.
LENGUAJE CON DOS SIGNOS
Senati virtu@l
(+)
Señor Martínez, no voy a poder asistir
hoy porque no me siento bien de salud.
(-)
Señor Martínez, permítame faltar al
trabajo esta mañana para así poder
atender mi salud en el hospital.
Ud. olvidó especificar el número de
piezas de vajilla que desea y lamentamos
no poder atender su pedido.
Apreciaremos que especifique el
número de piezas de vajilla en su
pedido Nro. 3765, para así poder
atenderlo de inmediato.
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4.1.6. NATURALIDAD Y SENCILLEZ:
El mensaje debe ser vivo y natural. La sencillez está en el lenguaje simple y
directo, sin términos rebuscados o ambiguos.
MENSAJE ARTIFICIAL
Muy señor mío y amigo.
Tengo el honor de dirigirme a usted.
Espero vuestra complacencia.
Su obsecuente servidor y amigo.
MENSAJE NATURAL
Estimado señor Martínez.
Un saludo cordial, señor Martínez.
Me complace comunicarle (informarle)
Esperamos su plena satisfacción.
Cordialmente,
Hasta otra ocasión.
4.1.7. CREATIVIDAD:
Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su personalidad y
estilo.
4.1.8. DISCRECIÓN:
Exprese siempre lo que pueda y deba en forma discreta y diplomática.
4.2.
CARTA COMERCIAL: EL FORMATO
El destinatario de una carta se impresiona favorablemente cuando
encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y atractiva. Luego, vendrá
la coherencia y buen sentido de las ideas. Así, se habrá dado la fórmula
ideal: armonía en el fondo y la forma.
4.2.1.
PARTES
DE
COMERCIAL
UNA
CARTA
1. Membrete: Conformado por:
Razón social de le empresa.
Domicilio o dilección.
Publicidad o lemas.
Logotipo.
2. Número consecutivo de la carta:
Regulado por el Código de
Comercio en algunos países; esta
parte es útil para identificación y
se le denomina número (referencia).
3. Lugar y fecha: Se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la
ciudad de origen. La RAE recomienda escribir la fecha en el
siguiente en el siguiente orden: día, luego el mes y finalmente el
año. El nombre del mes debe escribirse en minúsculo. Ejemplos:
Santa Fe de Bogotá, 6 de diciembre de 2010.
Lima, 11 de febrero de 2011.
4. Datos del Destinatario: Comprende las siguientes partes
Senati virtu@l
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a)
Tratamiento: Puede ser:
- Social: Señor, Señora, Señorita.
- Académico: Dr., Lic., Ing., Prof., Cap.
b)
Nombre: Se integra con otros nombres y apellidos.
c)
Cargo: Necesario incluirlo en la carta comercial.
d)
Nombre de la empresa: No va con mayúsculas fijas. Sólo se
usa así cuando se trata de una sigla. Cuando el cargo y la
razón social son ciertos, pueden ir en el mismo renglón.
e)
Dirección: Preferentemente la escritura de la dirección
exactamente como aparece en el documento original que se
contesta. Ejemplos:
Señor
ROGER LINARES MONTALVO
Jefe de Relaciones Públicas
Compañía de Teléfonos 2000
Calle 81 Nro. 3042.
San José.
Doctor
Aníbal Romero
Gerente
Estudio Jurídico Comercial
Las Begonias 360
Lima 27. Perú
Sr. Roberto Solano
Gerente de Compras
Industrias Paralelas Inc.
Apartado Postal 170
Ponce, Puerto Rico.
Señora
NORMA DE CÁCERES
Directora.
Colegio Nacional Santa María
Av. Insurgentes 4150
México D.F.
5. Asunto: El uso de esta parte no es muy práctico si se escriben cartas
de un párrafo. Sin embargo, muchas entidades lo conservan para
facilitar el manejo de los archivos y agilizar la labor de los ejecutivos.
Asunto: Oferta de fin de año.
Asunto: Embarque de su pedido 4399-07
6. Saludo o vocativo: En esta parte hay que diferenciar entre un mensaje
parecido de un saludo y otro precedido de un vocativo.
CON SALUDO
- Cordial saludo, señor Torres
- Un saludo cordial para usted
- Afectuosos saludo, señora Martínez
- Saludos cordiales
Estilo moderno
Senati virtu@l
CON VOCATIVO
- Estimado señor Torres:
- Distinguido doctor López:
- Apreciada señora Martínez:
- Señor embajador:
Estilo tradicional
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7. Cuerpo o texto de la carta: El número ideal de párrafos es tres, es decir,
introducción y desarrollo del tema.
8. Conclusión: Tener en cuenta el buen lenguaje, las relaciones humanas y
todos los factores de corrección.
9. Despedida: Consecuente con un saludo, debe haber una despedida. Las
palabras
“atentamente” o “cordialmente” no son precisamente
despedidas. Por eso, en armonía con un saludo al inicio debe haber una
despedida al final.
DESPEDIDA
CORTESÍA
Hasta otra ocasión.
Hasta pronto.
Agradeceré su respuesta
Cordialmente,
Atentamente,
Sinceramente,
Moderno
Tradicional
El corresponsal tiene siempre la opción de elegir el estilo que más se
acomode a su sentir y, sobre todo, al de su destinatario. Allí es donde la
empatía debe funcionar.
Nombre del remitente: Se emplea el mismo tipo de letra que se emplea
para escribir el nombre del destinatario. Encima del nombre, va la firma
del remitente.
Cargo: A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente
Anexo: Siempre es conveniente escribir información específica sobre lo
que se envía: catálogos, letras de cambio, contratos, etc.
Anexo: Un contrato.
Anexo: Dos catálogos.
Anexo: Un cheque del Banco de Comercio.
Copia: Los nombres y cargos de los funcionarios que recibieran copia del
documento:
Copia: Director de Relaciones Pública
Jefe del Departamento de Mercadeo.
Supervisor de ventas
Copia: Doctor José Pérez Galarreta, Gerente de Créditos
Doctora María Trelles Montes, Jefa de Cobranzas
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Ejemplo de carta comercial:
Lima, 2 de agosto de 2008.
Señores
Corresponsales de América
América Latina
Un saludo cordial para todos ustedes.
Una carta moderna y atractiva se caracteriza por la óptima distribución de sus elementos, márgenes
y espacios proporcionados, nitidez y corrección inigualables. La forma y fondo de una carta se han
actualizado para estar en armonía con la era de la información que estamos viviendo. Su estilo
simple y práctico debe ser coherente con el propósito comercial: transferir información con el
menor costo y en el menor tiempo.
Por eso, se recomienda a gerentes, secretarias y corresponsales en general al estilo bloque extremo,
la puntuación estándar, la carta de tres párrafos y un lenguaje amable e informal. Así, ingresará la
carta en el mundo innovador e impredecible del siglo XXI.
Les deseo la realización personal más gratificante y generosa en su comunicación escrita de los
años venideros.
Hasta siempre.
El autor
Anexo:
Copia:
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
4.2.2. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
A) CARTA DE CONSULTA:
En una encuesta realizada a personas de negocios sobre cuál era la carta
que escribía con mayor frecuencia, 85% contestó que era la consulta
comercial para solicitar informes.
El estudiante que desea inscribirse en un programa especial, el profesional
que busca instalar un nuevo servicio técnico en su oficina, el empresario
que quiere adquirir una nueva máquina o para su fábrica o el gerente que
desea tomar un plan de vacaciones; todos ellos se interesan por catálogos,
precios, condiciones de pago, posibilidad de obtener un producto o
servicio. Todos empiezan por escribir una consulta comercial.
Principios generales:
Las siguientes recomendaciones le ayudarán a redactar una consulta eficaz.
-
Explique a su lector porqué lo ha elegido como fuente.
Solicite con claridad la información que necesite. Sea breve.
Sea específico en los datos que solicita.
Pida información adicional, ayuda o consejo.
Dirija la solicitud a la persona indicada de la empresa o institución.
Agradezca (en futuro) la atención que su consulta pueda recibir.
Ejemplo:
Estimados señores:
Mi familia y yo poseemos un lote de tierra en la urbanización “El
Paraíso” y pensamos edificar nuestra soñada casa propia.
Cuando visité su empresa constructora recientemente, quedé
impresionado por los modelos de casa exhibidos en la maqueta central de
su oficina y me agradaría obtener información sobre el profesional que
realiza este trabajo.
Estaré muy reconocido por la ayuda que me pueda brindar en este
sentido.
Atentamente,
Ejemplo 2:
Estimado Señor Gómez:
El señor Pedro Araujo ha solicitado una inscripción en nuestro sistema de
Tarjeta Dorada y ha dado el nombre de su firma como referencia.
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Por tanto, apreciaremos si nos puede ofrecer referencias sobre la
honorabilidad del señor Araujo, su vinculación con el mundo del crédito,
su estatus laboral y el tiempo que ha trabajado para su empresa.
Adjuntamos un sobre timbrado y una hoja que le pedimos se sirva
completar y devolver por correo.
La información que usted nos remita será mantenida en absoluta
confidencialidad.
Atentamente,
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
B) CARTA DE PEDIDO
El objetivo básico de una carta de pedido es constituirse en testimonio
escrito de un compromiso aceptado por las dos partes en una
operación de compraventa. Aunque hoy en día gran cantidad de
negocios se realizan por fax, la carta original sigue teniendo el valor
comercial que se le dio desde que apareció en el comercio. Una carta
de pedido puede ser elaborada de tres maneras: Una carta de pedido
enviada por fax o por correo; un pedido por e-mail (correo
electrónico) o por fax, una orden de compra en formato impreso.
Los datos esenciales de una carta de pedido son:
a- Número de pedido, importante para su seguimiento y referencia.
b- Número de catálogo, porque facilita la identificación del artículo
escogido
c- Descripción de los artículos o servicios; cantidad, artículos,
referencias, marca, precio unitario, código, tamaño, color, material,
peso, acabado. Hay que especificar con toda claridad, para facilitar la
atención y puntualidad en su tramitación.
d- Forma de pago, contado o crédito.
e- Instrucciones de embarque, de no haber un método
preestablecido y acostumbrado de embarque, es preciso estipular la
condición específica: aéreo, (courier), férreo, marítimo, fluvial,
terrestre. Además, se debe mencionar específicamente el tipo de
embarque y embalaje utilizados.
Planeamiento de una carta de pedido:
Un posible planteamiento de la carta de pedido sería:
Solicitud despacho : descripción artículos: urgencia entrega:
envío cheque
Borrador:
Apreciados señores:
Sírvanse despachar por agencia Trilles los siguientes artículos
escogidos de su catálogo G-2008:
2 cámaras de video para PC Quick Cam………….. c/u US $350
3 cascos de realidad virtual ONIX-6……………….c/u US $170
2 impresoras EPSON, modelo Stylus color 400…...c/u US $ 120
Nos agradaría contar con estos artículos antes del 6 de agosto, fecha
en la cual serán entregados a sus respectivos compradores.
Adjuntamos nuestro cheque 469-469-12 por $1200, en pago por la
factura 312-08. Esperamos su conformidad.
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Cordialmente,
Carta de pedido 2:
Bosquejo:
Pedido en cuenta: descripción títulos: instrucciones consignación: envío cheque
Borrador:
Apreciados señores:
Nos complace ingresar nuestro pedido en cuenta por los siguientes
artículos de su editorial:
250 ejemplares de Valores Humanos y Actitudes Positivas
300 ejemplares de Técnicas de Comunicación Ejecutiva
200 ejemplares de Redacción Comercial Estructurada…
c/u S/60
c/u S/70
c/u S/55
Apreciaremos se sirva despachar los libros por encomienda postal
consignada a Librería Colón, Avenida Conquistadores 1062, San
Isidro, Lima, y asegurar el embarque por seguros Pacífico
Adjuntamos cheque 1497877, por S/42000, que salda el pedido 42008 del 20 de mayo último. Esperamos confirmación.
Atentamente,
Respuesta a la carta de pedido: Es un privilegio recibir un pedido y
otro igual poder atenderlo y darle respuesta. Por eso, debemos
procurar:
- Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad.
- Comunicar sobre la disponibilidad o carencia.
- Motivar nuevas ventas.
Ejemplo de respuesta a carta de pedido:
Un saludo cordial, señor Agreda:
Muchas gracias por su pedido 6270 del 16 de octubre.
Para despachar con prontitud y servir mejor a sus clientes,
apreciaremos se sirva confirmar si atenderemos su pedido con vino
Moscatel seco o semiseco. Su oportuna conformación nos permitirá
atenderlo con el servicio y calidad que usted siempre merece.
Hasta entonces
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Ejemplo 2.
Estimado señor Ramírez
Agradecemos su pedido 1418-08 de artículos de nuestro catálogo. Sin
embargo, la proximidad de las fiestas nacionales ha ocasionado una
anticipada demanda por nuestros paños de invierno.
Como no esperamos una remesa sino hasta el día 30 de julio, nos
agradaría sustituir su pedido con nuestro casimir Royal, que también
se fabrica en colores azul y gris. Nos gustaría tener su elección
definitiva con base en el muestrario que adjuntamos.
Esperamos sus gratas noticias.
C) CARTA DE REMESA
Una carta de remesa es aquella que acompaña el envío de dinero.
Dicho envío se puede hacer mediante cheque, giro bancario, una letra,
pagaré, una carta de crédito, consignación de fondos en cuenta
corriente, un endoso de factura y un traslado de cuenta.
Esta comunicación debe ser breve, exacta y específica, en relación con
los datos y la forma de aplicar el envío de dinero. Uno o dos párrafos
serán suficientes para este propósito.
Bosquejo:
Cheque honorarios: Gracias. Colaboración
Síntesis sustantivada:
Prepara un mensaje breve con base en la información del bosquejo.
Borrador:
Estimado señor Pastor:
Me agrada adjuntar nuestro cheque 460947 por $400 que
corresponden al valor de las cuotas sociales de mi esposa y mías
durante los meses de mayo y junio de 2008.
Lamentamos la demora de estos pagos pero es el caso de que un viaje
fuera del país nos ha ocasionado algunos retrasos.
Esperamos contar con su comprensión.
Borrador mejorado:
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Un saludo cordial, señor Pastor:
Gustoso adjunto nuestro cheque 460947 por $400 que corresponde a
las cuotas sociales de mi esposa y las mías durante mayo y junio de
2008.
Lamentamos el retraso involuntario de nuestros pagos y agradecemos
su comprensión.
Hasta otra ocasión.
Respuesta a la carta de remesa:
Ya hemos comentado antes sobre la buena costumbre comercial de
agradecer una carta. Recibir una carta con un cheque a su orden es
mayor razón para hacerlo.
Borrador:
Estimado señor Trelles.
Apreciamos el envío de su cheque 460947 por la suma de $400,
correspondiente al pago de sus cuotas y a las de su esposa de los
meses de mayo y junio de 2008.
Hemos procedido a descargar sus respectivas cuentas con nuestro
club y esperamos verlos por nuestra sede social muy pronto.
Borrador 2.
Estimado señor Reyes:
Fue muy grato recibir copia de carta de crédito 7298 por $6500 que
el Banco de México otorga a su empresa para cubrir nuestro
embarque 6392-08.
De acuerdo con sus instrucciones, el despacho será consignado a J.J.
Albornoz, Av. Los Claveles750, Maracaibo, Venezuela.
Cordialmente,
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
D) CARTA DE CRÉDITO
El crédito es el privilegio otorgado a una empresa o persona para que
adquiera un producto o servicio hoy y lo pague después.
Factores de crédito:
Las concesiones que se otorgan a favor de personas o empresas, se
deciden con base en solvencia o reputación crediticia. Esta decisión se
apoya en tres factores básicos que determinan la aprobación o
negación de este privilegio comercial.
- Solvencia moral.
- Capacidad de trabajo.
- Capital o respaldo económico.
Clases de cartas de crédito:
1. Solicitud de crédito o pedido en cuenta:
Gestión inicial para pedir crédito o comprar mercancías o
servicios a crédito.
2. Solicitud de referencias:
Un gerente de crédito no otorga una solicitud de crédito “a
ciegas” pues eso acarrearía el colapso de su empresa. Para
conocer y evaluar bien a su posible cliente, le solicita
referencias.
3. Presentación de referencias:
El solicitante de un crédito debe presentar oportunamente las
referencias exigidas, si es que no las anexó en su solicitud
original.
4. Verificación de referencias:
En el proceso de evaluación del prestigio y conducta crediticia
del cliente, es necesario escribir a las empresas que el cliente ha
proporcionado. En la carta, se ofrece el deseo cordial de
corresponder de igual manera en ocasiones similares. Después
de todo: “hoy por mí, mañana por ti”.
5. Ofrecimiento de referencias acerca del cliente:
Todas las empresas tienen la obligación comercial de colaborar
con la verificación de la conducta crediticia de un cliente. Esta
información tiene carácter confidencial. En muchos países
existen oficinas especializadas que, por el pago de una comisión,
otorgan información crediticia sobre empresas o personas
naturales.
6. Otorgamiento o negativa del crédito:
En el primer caso, se da la bienvenida al nuevo miembro del
“clan crédito”, con la que se gana su buena voluntad; pero, en el
Senati virtu@l
16
Técnicas de la Comunicación Escrita
segundo, sólo el buen tacto hará posible conservar un espacio
para una relación de amistad.
Bosquejo:
Proyecto
importante:
garantía referencias: agradecimiento
solicitud
crédito:
Borrador:
Estimado señor Peralta:
Estoy programando la construcción de una estación de servicio
múltiple
para el automóvil en la esquina de las avenidas Arosemena y
República de Panamá, en un sector muy conveniente de la ciudad de
Lima.
Como este proyecto demanda una inversión considerable, acudo a
ustedes para solicitar un préstamo bancario por $140,000 que será
amortizado en 40 meses.
Ofrezco garantía comercial por US$50,000 y la hipoteca de una casa
de mi propiedad ubicada en la IVA Matellini 614, Chorrillos,
avaluada en $130,000.
Mis relaciones comerciales de crédito han sido orientadas
especialmente al préstamo bancario, con los bancos Continental y de
Crédito, instituciones que pueden ofrecer referencias sobre mi
empresa por un periodo de trece años, desde 1995.
Agradeceré su decisión favorable.
Ejemplo 2:
Estimado señor Larrea:
Nos complace presentar nuestro pedido en cuenta por los siguientes
artículos de su catálogo 470-V-08:
- 100 pantalones Jean Levis
- 100 faldas Jean Levis
- 100 chalecos Jean Levis
Tallas 30 y 32
Tallas 28 y 30
Tallas 28 y 30
Con la proximidad de las fiesta de fin de año se ha incrementado la
demanda; por tanto, apreciaremos atienda nuestro pedido lo antes
posible.
Enviaremos, en dos días por fax, el último depósito bancario en su
cuenta del Banco Continental CL-42367785 por el saldo pendiente
sobre nuestro pedido 369-08. Le solicito se sirva confirmar este pago.
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Esperamos siempre sus mejores noticias.
Carta de presentación de referencias de crédito:
Bosquejo:
Satisfacción
cumplimiento:
nombres
firmas, estado financiero: ofrecimiento adicional
de
Síntesis sustantivada: A partir de las ideas planteadas en el bosquejo,
redacte un borrador de la carta.
Borrador:
Estimado señor Larrea:
De acuerdo con la solicitud del 15 de julio, nos complace presentar a
su consideración las referencias de crédito relacionadas con la
apertura de una cuenta con su empresa.
Le adjuntamos una copia de nuestro último estado financiero y nos
complace relacionar los nombres de tres empresas con las que hemos
realizado operaciones de compraventa a crédito en los últimos cinco
años.
- Milne y Cìa, Av. El Polo 340, Tel. 496-3486.
- Richard O. Custer, Av Bolivar 1620, Tel. 562-9536.
- Moreno Hnos., Av. Guatemala 432, Tel. 392-4065.
Nos gustaría ampliar esta información, si lo consideran conveniente.
Atentamente,
Carta para ofrecer referencias:
Bosquejo:
Agrado
respuesta:
hábitos crediticios: recomendación
información
empresa:
Síntesis sustantivada:
Prepare un mensaje breve con base en el mensaje anterior.
Borrador:
Estimado señor Bonilla:
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Con mucho gusto informamos a usted sobre la firma Consorcio
Pacífico Limitada.
Esta organización nació al trabajo empresarial en 1985, para
explotar una línea de importación de filtros para aceite y gasolina.
Posteriormente, ha incursionado en la venta de baterías para
automóvil y camino. Todo tipo de baterías.
Su gerente es el señor Pedro Ugarte, joven emprendedor y dinámico,
con visión para los negocios
y seriedad para honrar sus
compromisos. Su cuenta con nuestra empresa ha alcanzado un
máximo de $350,000, monto que siempre ha cancelado puntualmente.
Recomendamos a la firma en referencia como sujeto de crédito de
toda nuestra confianza.
Cordialmente,
Carta para otorgar crédito
Bosquejo:
Bienvenida cliente: deseos éxito: explicación políticas
Síntesis sustantivada:
Redacte un breve texto tomando como referencia la información
anterior.
Borrador:
Estimado señor Ibáñez:
Con mucho agrado damos la bienvenida a su empresa dentro de la
familia de clientes privilegiados; igualmente, es un placer anunciar el
envío de su pedido por la agencia FAST según guías 944-08-R.
Con el objeto de familiarizarlo con nuestro stock de mercaderías, le
enviaremos un muestrario de nuestras telas para cada temporada, así
como catálogos y sus respectivas listas de precios. De esta manera
podrá usted fácilmente programar sus pedidos.
Los términos aceptados de factura a 60 días le permitirán un margen
de tiempo prudencial, para hacer sus remesas mediante depósito en
nuestra cuenta BP-01- 417269 del Banco Continental de esa plaza o
giro a nuestra orden.
Esperamos haber iniciado una provechosa amistad comercial con su
empresa.
Cordialmente,
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Carta para negar crédito
Bosquejo:
Gracias pedido y referencias: Explicación postergación: sugerencia contado:
ofrecimiento
cooperación
Síntesis
sustantivada:
Prepare una nota breve con base en las ideas del bosquejo.
Borrador:
Estimado señor Méndez:
Apreciamos su pedido 4590 y las referencias de crédito que nos hay
proporcionado.
Hemos concluido el análisis de la información que nos proporcionó y
en líneas generales es satisfactoria; sin embargo, nuestro Comité de
Crédito ha decidido postergar la extensión de un crédito a su favor
por las dificultades que ha tenido en los últimos meses.
Como su solicitud se encuentra en trámite, nos gustaría contarlo ya
como cliente.
Por tanto, estamos dispuestos a concederle, en sus compras de
contado, descuentos hasta del 25% sobre todos sus pedidos que
presente en el resto del año.
Tendremos gusto en cooperar para que obtenga, en el menor tiempo
posible, términos especiales que se conceden a los clientes que
disfrutan de nuestro crédito.
Cordialmente,
Senati virtu@l
20
Técnicas de la Comunicación Escrita
E) CARTA DE COBRANZA
En la redacción comercial, la
cobranza es un capítulo de
comunicación escrita cuyo objetivo
principal es obtener el pago de una
cuenta vencida. Sin embargo, desde
un punto de vista empresarial, la
carta de cobranza tiene un doble
objetivo:
- Cobrar una cuenta vencida.
- Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o
deudor.
Programa sistemático de cobranza:
Un cliente reacciona favorablemente a la cobranza cuando nota que
está tratando con una empresa ordenada y metódica, que la cuenta que
tiene pendiente de pago es de mucha importancia para ella y que el
sistema de comunicaciones respetuosos y de calidad.
Un programa bien estructurado de cobranza consiste en una serie de
mensajes que se envían al cliente con plazos programados para darle
tiempo a reaccionar y a tomar una decisión. Por lo general, se permite
que transcurran cinco días entre el vencimiento y la primera carta, 20
días después para la segunda notificación y 30 días en las futuras
comunicaciones.
El siguiente es un cronograma sistemático de cobranza eficaz:
Día de
vencimiento
1
2
3
4
5
Primera carta
Segunda carta
Tercera carta
Cuarta
carta
enero
enero
febrero
marzo
6
7
8
9
10
26
27
28
29
30
16
17
18
19
20
16
17
18
19
20
Ejemplo:
Si la fecha de vencimiento de una obligación ocurre el 5 de enero, la
primera notificación se debe enviar el 10 de enero; la segunda, el 30
de enero; la tercera, el 20 de febrero, y la cuarta el 20 de marzo.
Senati virtu@l
21
Técnicas de la Comunicación Escrita
Tono adecuado:
El tono que se emplea en una carta es también factor decisivo para su
éxito. Si se considera importante conservar la buena voluntad del
cliente, se le debe ofrecer siempre un trato amable y cordial, no
obstante la firmeza de actitud para reclamar su derecho económico.
Etapas del proceso de cobranza
1. Notificación amistosa:
Después de cinco días de vencida una factura, el cliente recibirá
una nota recordatorio de su deber. El supuesto es que el cliente ha
pasado por alto el vencimiento de su cuenta y que habrá de reaccionar
positivamente.
2. Segunda notificación:
Esta es una carta con algún grado de presión. Se supone que
nuevamente ha descuidado el vencimiento de su deuda y que
reaccionará de manera favorable al leer la solicitud se pago.
3 Aclaración:
Es una carta cuyo objetivo es “romper el hielo” de modo que se
pueda lograr el pago de su cuenta vencida o la explicación del cliente.
Se establece el supuesto de que el cliente tiene dificultades
económicas, por eso debemos aproximarnos a él con amistad y
confianza. “Nos agradaría conocer sus dificultades para ofrecer
nuestra cooperación” o “sírvase comunicarnos el problema que le
impide efectuar el pago”, son frases que han demostrado eficacia en el
logro de la meta fijada, que es obtener la cancelación.
4. Ultimátum:
Aunque la carta de cobranza busca conservar la amistad y buena
voluntad en la medida de lo posible, el silencio reiterado de un cliente
debe manejarse con un mensaje de fuerza y convicción por defender
un derecho económico y de algún modo romper el silencio. Por tanto,
el tono debe ser respetuoso, pero imperativo.
Formatos de cartas de cobranza:
a- Notificación amistosa
Estimado señor Romero:
Lo saludamos cordialmente y
recordamos que tiene usted una
cuenta pendiente de pago
Atentamente,
Un saludo cordial, señor Castillo:
Nos agradaría contar con su
puntualidad de costumbre para el
envío de cheque por su saldo
vencido.
Hasta
entonces
b- Segunda notificación:
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
Estimado señor Robles:
Un saludo cordial, señor Robles:
No hemos recibido su cheque
para cancelar sus cuotas de
enero y febrero, con la
puntualidad a la que nos tiene
acostumbrados.
Por tanto, mucho apreciaremos
se sirva cooperar para de este
modo mantener su saldo al día
y el prestigio de su cuenta.
Nos habría gustado recibir sus
cuotas de enero y febrero con la
puntualidad de costumbre.
Por tanto, apreciaremos se sirva
cooperar en este sentido para
mantener su bien ganado prestigio
comercial.
Hasta
entonces,
Atentamente,
c- Aclaración:
Estimado señor Romero:
En dos ocasiones nos hemos
dirigido a usted para solicitar
su pago a nuestra factura
4986, y aún no hemos
obtenido respuesta.
Como suponemos que su
demora
se
deba
inconvenientes económicos
que afronta, nos gustaría que
nos los haga saber, a fin de
buscar una solución que
favorezca a ambas partes.
Siempre a sus órdenes.
Saludos
Romero:
cordiales
señor
Lo invitamos a dialogar
nuevamente sobre el pago de
nuestra factura 4986, del 15
de junio.
Creemos que su crédito
comercial es el mejor capital
con que cuenta y que debiera
conservarlo. Por eso, le
pedimos que nos haga conocer
las dificultades que han
motivado la interrupción de
sus pagos.
De
ser
necesario,
estudiaremos la necesidad de
fraccionar sus deudas o de
otorgarle
alguna
otra
concesión dentro de un límite
comercial justo.
Mientras tanto, apreciaremos
el envío de su cheque o de
alguna explicación hasta el 15
de agosto
Hasta entonces,
d- Ultimátum:
Estimado Señor Gómez:
Pese a nuestros reiterado avisos amistosos, nuestra factura 4986 del
15 de febrero aún se encuentra pendiente de pago.
Senati virtu@l
23
Técnicas de la Comunicación Escrita
Como quiera que la demora en su pago haya excedido cualquier
término prudencial y justo, creemos importante recordarle que está
poniendo en serio riesgo su prestigio crediticio.
No obstante este hecho, aún estamos dispuestos a cooperar y le
solicitamos se sirva enviarnos su cheque a más tardar hasta el 15 de
abril. De no hacerlo, nos veremos obligados a transferir su cuenta a
nuestro Departamento Legal.
Nos gustaría contar con su cooperación, señor Gómez, para evitar
tener que acudir a tan desagradable procedimientos en la protección
de su propio crédito.
Senati virtu@l
24
Técnicas de la Comunicación Escrita
4.3. REDACCIÓN ADMINISTRATIVA
4.3.1. EL INFORME
Los directores y gerentes deben
tomar decisiones para la marcha de
sus empresas con base en la
información ascendente que reciben
de sus subgerentes y supervisores. A
mayor grado de eficacia de esta
información, mejor calidad de sus
decisiones.
En este capítulo se promueve la idea
básica de que hay que capacitar a
todos los empleados de una empresa
para que redacten mensajes breves; de este modo, los gerentes y directores no
estarán abrumados con tanto informe para leer. Por ser más frecuentes y prácticos,
se tratarán en este capítulo los informes de una página. Mientas en el nivel de
supervisión el informe puede tener un amplio detalle, los subgerentes deben
elaborar informes semidetallados. Finalmente, en la dirección, los informes de una
página son los más indicados. Especialmente en la era de la oficina sin papeles, la
correspondencia debe ser breve pero eficaz.
A) PARTES ESENCIALES.
Por muchos años ha existido un solo esquema o padrón de informe; pero la
informática, entendida como el procesamiento de información para la
comunicación, se ha encargado de aligerar y modernizar su elaboración.
1-
2.
Encabezamiento:
Hay muchos formatos para presentar informes de la mejor manera.
Veamos los dos más frecuentes:
a.
Título
Para: Destinatario.
De: Autor.
Fecha: o periodo.
b-
Informe 018-08
Para: Destinatario.
Asunto: Tema o título.
Periodo: o fecha.
Introducción:
Se puede iniciar el documento con el problema. Antecedentes. El
término motivación es positivo, porque encierra un deseo fuerte para
que el informe sea leído. Si el informe es de una página, elimine el
título.
Senati virtu@l
25
Técnicas de la Comunicación Escrita
3.
Análisis:
Este término puede ser sustituido por hechos, resultados, situación
actual. En todo caso, es preferible usar términos específicos, como
ventas, producción, cobranzas, programa, ventajas, etc.
4.
Conclusiones:
El término es bueno pero no inmejorable. En informes de una página
se puede sustituir por resumen o síntesis.
5.
Recomendaciones:
Sólo es de aplicación en informes detallados y semidetallados y
cuando el autor del informe tiene la autoridad para recomendar.
6.
Despedida:
Escribir “Atentamente” al concluir un informe es demasiada
formalidad. Actualmente se sugieren expresiones más sinceras y
originales. “Por la grandeza de la empresa”, “Hacia la calidad
total,” “Ahorro es progreso”, “Por su mejor decisión”
B) TIPOS DE INFORME
Informe
semicolumnario:
COMPUTARIZADA
INFORMACION
LEGAL
INFORME PARA: Señor Mario Gordillo Fuentes, Director General.
FECHA: 15-05-08.
1.
Programas en el mercado:
Una encuesta a una muestra aleatoria de 50 empresas de la ciudad
capital ha revelado la existencia de tres productos de calidad
aceptable: LEGADATA, LEGISCOM y CONSULEX.
2.
Análisis comparativo:
2.1.
Preferencia empresarial
Pregunta
¿Qué programa de información
legal usa su empresa?
Senati virtu@l
LEGADATA
LEGISCOM
CONSULEX
5
14
31
26
Técnicas de la Comunicación Escrita
2.2.
Características:
Contenido
LEGADATA
Legislación laboral
Legislación comercial
Legislación civil
Legislación tributaria
Legislación comercio exterior
2.3.
CONSULEX
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fuente legal, precios, adaptabilidad
Producto
LEGADATA
LEGISCOM
CONSULEX
3.
LEGISCOM
Fuente Legal
Diario oficial
Diario oficial
Diario oficial
Precios
$ 4500 (venta)
$3900 (venta)
$ 3900 (venta)
Adaptable
XT-AT
Ps-at
Pc- pa- at
Resumen y recomendación: El programa CONSULEX es la mejor
opción en el mercado por su contenido, preferencia empresarial,
precio, garantía de actualización y adaptabilidad.
Por su mejor decisión:
Gregorio Torres Blas.
Auditor.
Senati virtu@l
27
Técnicas de la Comunicación Escrita
4.3.2. MEMORANDO
Una
función
importante
de
la
administración es la dirección o gerencia.
Para desarrollar esta función, es muy
importante coordinar actividades con todos
los cuadros directivos o subalternos de una
organización. Para coordinar, nada más
eficaz que la comunicación a través del
memorando o memorando. El “memo”
como se le llama familiarmente, es un
mensaje empresarial interno que se origina
en la oficina de un ejecutivo de variado
nivel jerárquico. Predomina el memorando
que envía un jefe a sus sub alternos para
coordinar distintas actividades, programas,
campañas, viajes, paladar instrucciones,
informes, comunicar decisiones; anunciar
cambios e innovaciones den el trabajo, etc.
Ejemplo:
Lima, 02 de febrero de 2008.
Para: Sr. Mario Vélez, Subgerente.
De: Gerente de Ventas.
Asunto: Programa “Huracán”.
De acuerdo con el programa de ventas “Huracán” diseñado por la
gerencia para los productos higiénicos, le comunico a usted que el martes
12 del presente, iniciaremos la capacitación de los 65 vendedores que han
sido contratados.
Para tal efecto, le agradeceré coordinar con todos los integrantes de la
fuerza de ventas para su presentación en el Departamento de Capacitación
a las 8.00 horas del día citado, para inaugurar el programa de
capacitación.
Espero contar con su colaboración decidida y entusiasta.
Arturo Salas La Fuente.
Gerente de Ventas.
Ejemplo:
MEMORANDO 045-08
Lima, 12 de marzo de 2008.
Para: Directores de Programas Sectoriales de Educación.
De: Director Regional de Educación.
Senati virtu@l
28
Técnicas de la Comunicación Escrita
Asunto: Educación Ecologista.
Con el objeto de enseñar, difundir y ejemplarizar el amor por la naturaleza,
el Ministerio de Educación ha publicado cinco cuadernillos con
información ecológica para la niñez.
Estos cuadernillos serán entregados en cantidad suficiente para todos los
planteles de la región en fecha próxima, para dar inicio a una entusiasta e
intensa campaña desde la escuela, para conservar la naturaleza.
Agradeceré se sirvan comunicar a sus profesores la importancia que tiene
la participación de cada uno de ellos en el éxito del programa.
Cordialmente,
José Jaramillo Gálvez.
Director Regional de Educación.
Senati virtu@l
29
Técnicas de la Comunicación Escrita
4.3.3. SOLICITUD DE TRABAJO
Muchos autores se han referido a la
solicitud de empleo como la más
difícil carta de ventas. No les falta
razón. Tener un cuadro definido de
sus capacidades es una cosa; otra
muy distinta es demostrar que esas
destrezas son las requeridas para
determinado puesto de trabajo. La
solicitud de empleo como carta de
ventas representa los conocimientos,
experiencia, habilidades que una persona tiene y ofrece en calidad de
servicios a una empresa o institución. Bosquejo: un buen bosquejo de una
carta de solicitud de empleo podría ser:
Interés vacante: descripción estudios: referencia experiencia: referencias
carácter: solicitud entrevista
4.3.4. LA CARTA DE PRESENTACIÓN
Ejemplo 1:
Cordial saludo, señor Morales.
He sido informado de que se ha presentado una vacante en el Departamento Contable de su
empresa y me gustaría concursar para el cargo.
Creo haber elegido con acierto la carrera de contador, y trabajar para una empresa seria y
progresista me daría la ocasión de alcanzar mis aspiraciones y a la vez ofrecer un servicio
profesional eficiente y honrado.
Por ello, he considerado apropiado adjuntar mi hoja de vida en la que detallo información
sobre mis estudios, experiencia laboral y algunas referencias de carácter profesional.
Agradeceré si me concede la oportunidad de una entrevista personal con usted.
Muchas gracias por su atención.
E
j
Ejemplo 2:
Cordial saludo:
Estoy muy interesada en su aviso que solicita los servicios de una asistente ejecutiva con
experiencia en comercio internacional.
Tengo 24 años, realicé mis estudios en el colegio Velen de esta ciudad; estudié Secretariado
Ejecutivo Bilingüe en el Centro de Capacitación Secretarial Nariño y Gerencia Comercial en
el Instituto De Comercio Internacional de Bogotá.
He desempeñado el cargo de Secretaria Ejecutiva en la Cía. de Seguros Tequendama durante
15 meses y Asistente de Gerencia en el Hotel Hilton por espacio de un año.
He solicitado autorización para presentar las siguientes referencias:
- Sr. Ángel Echeverri, Gerente Compañía de Seguros Tequendama. Teléfono 6924596
- Señor Pedro Echegaray, Gerente Hotel Hilton Ltda. Tel 792 4280.
Mucho agradeceré la atención que brinden a la presente.
Senati virtu@l
30
Técnicas de la Comunicación Escrita
4.3.5. CURRÍCULUM VITAE
En nuestro país, como muchos en el
mundo, hay una escasez muy grande
de trabajo. Esta es una situación
preocupante.
Si usted tiene un trabajo, sabe que es
un bien muy preciado el que tiene
entre sus manos. En cambio, si no lo
tiene, ¿Qué espera para salir a
buscarlo?
¿Qué hacer para conseguir un
empleo?
Sabemos que en el mercado laboral la oferta supera largamente la demanda.
Este desequilibrio hace que la competencia sea ardua, sin embargo, un buen
punto de partida consiste en saber qué es lo que buscan las empresas.
A) INFORMACIÓN NECESARIA
El Currículum Vitae es su carta
de presentación y en nuestra
sociedad cumple un fin
específico:
Obtener
una
entrevista de trabajo.
La información debe ser breve,
oportuna y clara, sin que esté
reñida con el buen gusto. El
orden y la limpieza son dos
factores
primordiales,
al
remitirlo a un empleador el
documento debe transmitir la
imagen profesional que interesa
al lector de manera que sea una buena opción dedicar parte de su tiempo
en entrevistarlo.
Senati virtu@l
31
Técnicas de la Comunicación Escrita
Datos personales:
Nombre
Dirección
Número telefónico
Estado civil
Educación:
Señale su nivel de estudio, los grados de mayor relevancia van primero.
Especialidad, fechas de inicio y culminación de cada caso, nombre de la institución.
Experiencia laboral:
Orden cronológico inverso.
Se puede incluir toda la experiencia, voluntariado, remuneradas vinculada o no a la
profesión.
Mencione sector de actividad de la organización y área en la que laboró. La
descripción de su experiencia debe aparecer en función a logros o habilidades
específicas adquiridas.
Otras habilidades:
Conocimiento de software o programas que estudió.
Idiomas – nivel al que llegó.
Habilidades que puedan resultar relevantes.
Actividades extracurriculares:
Estas actividades permiten descubrir algunas actitudes valores o hábitos valorados
por el empleador.
Referencias Laborales:
Es recomendable presentar tres referencias a más.
Preferentemente de empleadores, otra opción son referencias académicas
Recuerde mencionar las aptitudes y virtudes personales que crea
apropiadas para el puesto al que postula. Su habilidad creativa, la
facilidad para trabajar en equipo y bajo presión son referencias que
pueden abrirle muchas puertas.
Recomendaciones finales:
o No mienta. Diga la verdad sin sobrevalorarse, ni subestimarse.
o La falta de ortografía en un currículum no es simple error, sino una
falla capital
o Procure una presentación original para distinguir su currículum.
o Nunca mencione sus puntos débiles o deficiencias.
o Envíe una fotografía actualizada, a colores y de buena calidad.
o Inicie las oración con verbos de acción: gerencié, organicé, etc.
o Recuerde: “Debe vender imagen”.
Senati virtu@l
32
Técnicas de la Comunicación Escrita
B) VESTIDO PARA UNA ENTREVISTA PERSONAL
Escoja su ropa de acuerdo al cargo que postula. No exagere con los
atuendos. Se recomienda que vista un sastre de dos piezas de color neutral,
sobrio, sin escotes profundos, el largo de la falda debajo de la rodilla, tacos
ejecutivos (jamás aguja), cabello recogido, maquillaje ejecutivo, poco
perfume, los accesorios discretos y no bullicioso, medias nylon. Fíjese que
todo su atuendo indique orden, pulcritud, limpieza y, sobre todo eficiencia.
Busque sobriedad y comodidad en su vestimenta, son dos cualidades que
sumarán puntos a favor de su evaluación. No tenga duda que lo primero
que evaluarán en usted será su apariencia y
gusto para vestir profesionalmente.
El objetivo de la entrevista, es analizar el
perfil del candidato, su capacidad
profesional, temperamento y habilidades
sociales con las que cuenta así como puntos
fuertes y débiles ante los demás candidatos.
Si su hoja de vida ha sido escogida entre
muchas y le ha brindado la posibilidad de
entrevistarse con los seleccionadores, el
currículum ya hizo su parte, ahora le toca a
usted. No deje que los nervios lo traicionen,
por ello tiene tanta importancia lo que diga.
Los gestos, el tono y la forma, a menudo,
tienen más importancia que el propio mensaje.
Antes de acudir a la entrevista de trabajo prepárese, tenga por seguro que
su entrevistador lo hará.
Infórmese sobre la empresa a la que postula: a qué se dedica, cuál es su
mercado, la antigüedad que tiene, son requisitos fundamentales.
La puntualidad es la educación de los reyes, y su evaluación comenzó
cuando cruzó la puerta de la empresa. Si tiene que esperar en una antesala,
Senati virtu@l
33
Técnicas de la Comunicación Escrita
hágalo con tranquilidad, sin demostrar ansiedad o nerviosismo. Evaluarán
todo lo que usted haga, su desenvolvimiento físico y oral.
Cuando lo hagan pasar no se le ocurra besar a su entrevistador. Estire su
brazo para saludarlo(a) con la mano y espere que lo invite a sentarse.
Muestre cortesía y postura correcta en todo momento.
Cuando se enfrenta a sus
evaluadores no se intimide ante la
actitud fría y distante que puedan
mostrar recuerde que son personas
normales que adoptan esa postura
por motivos profesionales o por la
naturaleza de sus funciones. No
demuestre que está desempleado y
desesperado por el puesto. Que se
le sienta confiado y seguro.
Cuando responda a las preguntas hágalo con voz clara y firme, y por
ningún motivo tutee al entrevistador ni le acepte invitación alguna, esas
confianzas son perjudiciales. Despídase amablemente. No llame
constantemente para saber la respuesta.
C) UN MODELO DE CURRICULUM VITAE
Preste mucha atención al siguiente formato y trate de practicarlo con sus
datos personales y profesionales.
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
APELLIDOS Y NOMBRES
Dirección
Teléfono
Correo
1. Datos personales
DNI
Estado Civil
Fecha de Nacimiento
:
:
:
2. Perfil:
__________________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. Formación Profesional
INSTITUCIÓN
ESTUDIOS
FECHA
CARGO
FECHA
DOCUMENTO
FECHA
DOCUMENTO
FECHA
APELLIDOS Y
NOMBRES
TELÉFONO Y CORREO
ELECTRÓNICO
4. Experiencia Profesional
INSTITUCIÓN
5. Cursos y Talleres
INSTITUCIÓN
6. Reconocimientos.
INSTITUCIÓN
7. Referencias profesionales
INSTITUCIÓN Y
CARGO
8. Actividades Extracurriculares.
Disponibilidad Inmediata.
Senati virtu@l
35
Técnicas de la Comunicación Escrita
5. RESUMEN
Esta Unidad ha tratado importantes temas para la formación técnica. El manejo
adecuado de los mismos permitirá al estudiante un mejor desempeño académico y
futuro profesional.
En el Estudio de Caso “No te pude Esperar” analizamos lo que le sucedía a Eliel
respecto al proceso escritural y de hábitos de estudio. Felizmente un buen amigo lo
pudo orientar en el momento apropiado y pudo superar su desmotivación por el estudio
en general.
Posteriormente resaltamos la importancia de que los Mensajes escritos reúnan ciertas
características fundamentales (claridad, brevedad, cordialidad, corrección, positivismo,
naturalidad y sencillez, creatividad y discreción).
Seguidamente señalamos las ventajas de la Carta Comercial, los tipos y sus utilidades,
enfatizando en ejemplos para que Uds. puedan profundizar en los aprendizajes.
En cuanto a Redacción Administrativa, apreciamos documentos cómo el Informe, el
Memorando, la Solicitud, la Carta de Presentación y el Currículum Vital. El manejo
óptimo de este último grupo de documentos nos permitirá tener mayor eficiencia en
nuestra labor técnica y profesional.
Senati virtu@l
36
Técnicas de la Comunicación Escrita
6. EJERCICIO DE APLICACIÓN PRÁCTICA O TAREA
La Tarea deberá enviarse por la plataforma.
7. AUTOEVALUACIÓN DE LA UNIDAD
La auto-evaluación debe resolverlo en la plataforma.
8.
GLOSARIO
Asertiva. Comunicarse con asertividad permite la transmitir nuestras necesidades
o deseos de forma madura y racional sin provocar el rechazo.
Currículum Vitae: es una recopilación de todos los datos académicos y
experiencia de una persona a lo largo de su vida (como bien indica el término
latino vitae) independientemente del puesto de trabajo al cual se opta en el
proceso de selección. La estructura suele ser datos personales, académicos,
experiencia, idiomas, informática y otros datos, todo ello en orden cronológico de
adquisición.
Encabezado: Lo que va al inicio o en la parte superior de una lista o escrito.
Firma: Nombre y apellido de una persona que esta pone con rúbrica al pie de un
escrito. Sello, estilo característico de algo o alguien.
Memorándum: Palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”.
Documento formal donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas
en cuenta en los asuntos más importantes
Redacción: Del término latino redactĭo y hace referencia a la acción y efecto de
redactar, poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad.
Senati virtu@l
37
Técnicas de la Comunicación Escrita
9. FORO TEMATICO
Se desarrollará en la PLATAFORMA
10.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Alliende, F., Condemarín, M., Chadwick, M. y Milicia, N. (1988).
Comprensión de Lectura 3: Fichas para el Desarrollo de la Comprensión de
la Lectura, destinadas a adolescentes. Santiago: Andrés Bello.
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Calderón, S. (2007). Estrategia de Plan Lector: Teoría y práctica. Lima:
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Castelló, M. (1995). Estrategias para escribir pensando. Cuadernos de
Pedagogía, 237, 23 – 28.
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De Zubiría, M. (1996). Teoría de las seis lecturas. Bogotá: Fundación
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Domecq, H. (2006). Aptitud Verbal: Preguntas y soluciones para el examen
de ingreso a la universidad. Lima: Q.W. Editores S.A.C.
7.
Gatti, C. y Huyese, J. (2005). Técnicas de lectura y redacción: Lenguaje
científico y académico. Lima: Universidad del Pacífico.
8.
Gonzales, W. (2005). Habilidades básicas de Comprensión Lectora. Lima:
Creati
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Estrategias de aprendizaje. Madrid: Síntesis.
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11. Lecuona, M.P. (1999). Pensar para escribir: Un programa de enseñanza
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lectora: Didáctica de la lectura. Lima: San Marcos.
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Antroposófica.
17. Steiner, R. (1924). Los enigmas del alma. Traducción inédita.
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estudiar y aprender. Lima: Libro Amigo.
Senati virtu@l
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Técnicas de la Comunicación Escrita
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Discourse Processes, 2, 113 -126.
20. Vigotski, L.S. (1986). Thought and language: Newly revisedand edited by
Alex Kozulin. Cambridge, MA: The MIT Press.
Senati virtu@l
39