INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE ACTOS

Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
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1. OBJETIVO
Orientar en el correcto uso y diligenciamiento de los formatos aplicables en el desarrollo de las
convocatorias.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Aplica para los formatos utilizados en los programas de estímulos, apoyos y jurados.
3. DEFINICIONES
Concurso: competencia entre participantes para conseguir un premio.
Convocatoria: es un mecanismo de participación que busca destinar recursos técnicos, logísticos,
financieros y humanos para apoyar proyectos en arte, cultura y patrimonio, así como premiar y becar el
talento individual y colectivo.
Formato: documento preestablecido, impreso o digital, donde se registra información relacionada con
una actividad o un proceso. (Se puede usar el nombre de Plantilla)
Instructivo: documento asociado a un procedimiento ó formato, que indica de forma detallada los pasos
que se deben cumplir para realizar determinada actividad o diligenciar el formato.
Programa de Estímulos: comprende el diseño, planeación y ejecución de un sistema de premios y
becas a los actores del campo cuyas reglas se definen teniendo en cuenta las condiciones específicas de
cada una de las prácticas artísticas.
Programa de Apoyos: consiste en un conjunto de principios, criterios, procedimientos y herramientas
técnicas para brindar apoyos financieros a proyectos presentados por personas jurídicas de derecho
privado sin ánimo de lucro que cumplan con las condiciones previstas en la convocatoria.
Programa de Jurados: es un mecanismo abierto, participativo, democrático e igualitario, que surge
como una iniciativa para garantizar la transparencia y la equidad en la participación y selección de
personas de reconocida trayectoria e idoneidad, para evaluar y garantizar la selección de las mejores
propuestas del Programa Distrital de Estímulos y como un reconocimiento de su actividad.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Subsanación: mecanismo por el cual el proponente corrige la documentación que se establezca como
subsanable con igualdad de condiciones y que no garantiza la mejora de la oferta.
4. RESPONSABLES
El instructivo puede ser aprobado por el líder del proceso y revisado por los responsables operativos.
Revisado por
Aprobado por
Manuel Ricardo Cortés M.
Asistente de Música Académica
Fecha:
Álvaro Alonso Jaramillo
Subdirector Sinfónico
Fecha:
Código: MA-I-01
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FORMATOS CONVOCATORIAS
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5. CONTENIDO
5.1 Relación de Formatos
En el siguiente cuadro se encuentra la relación que tiene cada uno de los formatos o documentos con los
programas de convocatorias, en donde se evidencia su aplicación.
NOMBRE DEL FORMATO O DOCUMENTO
PROGRAMA DE PROGRAMA PROGRAMA
ESTÍMULOS
DE APOYOS DE JURADOS
Lista de Asistencia - Usuarios
Planilla de Inscripción
Comprobante de Inscripción
Lista de Verificación Parcial
Lista de Verificación Definitiva
Formato de Evaluación
Acta de Selección
Resolución de Jurados para Designación
Resolución de Ganadores
Constancia de Notificación personal
Planilla de Devolución
Planilla de Destrucción
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5.2 Contenido de los formatos
A continuación se relaciona el contenido de cada uno de los formatos en los diferentes programas.
Estímulos
Apoyos
Jurados
PLANILLA DE INSCRIPCIÓN
Generalidades
La planilla de inscripción es un formato en donde se escriben los datos generales de los proponentes de
los diferentes programas (Estímulos, Apoyos y Jurados). A través de este documento se realiza la
identificación única de los participantes, ayudando a la trazabilidad en todo el proceso de la convocatoria.
Condiciones Generales
El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Excel.
Código: MA-I-01
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FORMATOS CONVOCATORIAS
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Campos del Formato
-
MA-F-01 PLANILLA DE INSCRIPCIÓN
Se escribe el nombre de la convocatoria según corresponda.
Escribir la fecha en las casillas
Se escribe el número de comprobante de inscripción
según corresponda. Para generarlo se escribe las
iniciales del concurso y el número consecutivo.
-
MA-F-02 PLANILLA DE INSCRIPCIÓN JURADOS
Se escribe el nombre del concurso según texto de la convocatoria actual.
Escribir la hora inicial de recepción de las propuestas
Se escribe el número de planilla según consecutivo.
Código: MA-I-01
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PLANILLA DE INSCRIPCIÓN
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
DESCRIPCIÓN
Nº COMPROBANTE DE
INSCRIPCIÓN
Se escribe el número de comprobante de inscripción
según corresponda. Para generarlo se escribe las
iniciales del concurso y el número consecutivo.
NOMBRE Y APELLIDO
DEL REMITENTE
NOMBRE Y APELLIDO
DEL JURADO
Se escribe el nombre y apellido del remitente de la
propuesta o proyecto.
Se escribe el nombre y apellido del jurado, según
invitación generada.
Según tipo de participante se marca X en cada casilla
TIPO DE PARTICIPANTE (Persona Natural, Persona Jurídica, Agrupación o
Colectivo).
CORREO
Se escribe el correo electrónico del remitente de la
ELECTRÓNICO
propuesta.
NOMBRE DE QUIEN
ENTREGA LA
Se escribe el nombre y apellido de la persona quien
PROPUESTA O
entrega la propuesta o proyecto.
PROYECTO
NOMBRE DE QUIEN
Se escribe el nombre y apellido de la persona quien
ENTREGA LA HOJA DE
entrega la hoja de vida.
VIDA
DOCUMENTO DE
Se escribe el documento de identidad de quien entrega
IDENTIDAD
la propuesta o proyecto.
En este campo va la firma de la persona que entrega
FIRMA
la propuesta o proyecto.
NÚMERO DE
PROPUESTAS O
Se escribe el número total de propuestas o proyectos
PROYECTOS POR
por planilla.
PLANILLA
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PLANILLA DE INSCRIPCIÓN
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
NÚMERO DE
INVITACIONES POR
PLANILLA
HORA CIERRE DE
PLANILLA
OBSERVACIONES
FIRMA
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número total de invitaciones por planilla.
Se escribe la hora de finalización de recepción de
propuestas.
Se escribe las observaciones que se consideren
pertinentes.
En este campo se escribe el nombre del responsable
de convocatorias y el cargo.
COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN
Generalidades
El comprobante de inscripción es un formato que se entrega después de realizada la inscripción de los
participantes de la convocatoria, con el fin de que el participante inscrito verifique los listados a publicar
de subsanación, evaluación y/o audición. Y sirve como soporte de radicación.
El formato general de la hoja de impresión es en tamaño carta en archivo Excel.
Condiciones Generales
El comprobante solo se entrega a los participantes que depositan la propuesta en la urna ubicada en el
Área de Música Académica, en el caso de entrega por correo certificado el comprobante es la guía de la
empresa de envío con la fecha posterior al cierre de la convocatoria.
Se debe verificar que el número de comprobante de inscripción sea el mismo número de la planilla de
inscripción. Tanto la nomenclatura como el consecutivo.
Si al participante se le pierde el comprobante debe informar que anexe una carta al Área de Música
Académica, explicando el motivo y con los datos (Nombre de representante legal, número de cedula,
nombre de la agrupación, nombre de la propuesta y código de inscripción).
Se cuenta con el formato:
-
MA-F-03 COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN
Campos del Formato
Código: MA-I-01
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COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA DE
INSCRIPCIÓN
NOMBRE DEL
REMITENTE
CONVOCATORIA
CONCURSO
NOTA
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha de inscripción.
Se escribe el nombre de la persona que aparece como
remitente en el sobre de la propuesta o en su defecto
el nombre del participante.
Se escribe el nombre de la convocatoria según
corresponda.
Se escribe el nombre del concurso del que hace parte
de la convocatoria.
Se escribe la siguiente anotación teniendo en cuenta
que se debe cambiar la fecha de publicación.
Que este documento de inscripción NO implica
aceptación. Consulte el listado de propuestas
aceptadas y propuestas que deben subsanar
documentación
en
la
página
Web
www.filarmonicabogota.gov.co y en las carteleras
informativas
de
la
OFB
el
_____
de
_______de______.
También podrá ver en la página los cronogramas de
cada uno de los concursos de la Convocatoria.
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL
Generalidades
Este formato sirve para verificar la información dada en el formulario de inscripción, los documentos que
acrediten la información, los ítems de la propuesta y las condiciones de participación.
El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Word.
Condiciones Generales
Dependiendo las condiciones de participación descritas en el texto de la convocatoria vigente se debe
ajustar los campos del formato.
Código: MA-I-01
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FORMATOS CONVOCATORIAS
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Las condiciones adicionales de participación se ajustan al formato dependiendo las características del
concurso.
En el campo de observaciones se escribe los documentos que no se encontraron en la propuesta y los
errores de diligenciamiento del formulario, ayudando a identificar los documentos a subsanar por parte
del participante.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-05 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN PARCIAL
Campos del Formato
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA
NOMBRE DEL
CONCURSANTE
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE
TIPO DE PARTICIPANTE
1. NOMBRE DEL
CONCURSO
A. Documentos
Generales
B. Propuesta
C. Condiciones
Adicionales de
Participación
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha en la cual se realiza la
verificación.
Se escribe el nombre de la persona que aparece
como remitente en el sobre de la propuesta o en su
defecto el nombre del participante.
Se escribe el nombre del representante legal de la
agrupación o artista.
Según tipo de participante, se marca X en cada
casilla (Persona Natural, Persona Jurídica,
Agrupación o Colectivo).
Se escribe el nombre del concurso del que hace
parte de la convocatoria.
Se escriben los documentos generales no
subsanables y subsanables, se marca con una X si
el participante cumple con este requisito.
Se escriben los documentos generales no
subsanables de la propuesta, se marca con una X si
el participante cumple con este requisito.
Se escriben las condiciones adicionales
participación según texto de la convocatoria.
de
Código: MA-I-01
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FORMATOS CONVOCATORIAS
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DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
DESCRIPCIÓN
2. OBSERVACIONES
Se escriben las observaciones que se consideren
necesarias.
Finalmente una vez revisada toda la documentación, se indica si el participante o agrupación debe
subsanar y se firma el documento por los representantes del comité de verificación.
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA
Generalidades
Este formato sirve para verificar que el participante haya cumplido con las observaciones dadas a
conocer en el listado de subsanación.
Condiciones Generales
Dependiendo las condiciones de participación descritas en el texto de la convocatoria vigente se debe
ajustar los campos del formato.
Las condiciones adicionales de participación se ajustan al formato dependiendo las características del
concurso.
En el campo de observación se coloca el motivo del porque no pasa a evaluación.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-06 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN DEFINITIVA
Campos del Formato
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
DESCRIPCIÓN
Código: MA-I-01
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FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 9 de 20
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA
NOMBRE DEL
CONCURSANTE
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL
TIPO DE PARTICIPANTE
1. NOMBRE DEL
CONCURSO
A. Documentos
Generales
B. Propuesta
2. OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha en la cual se realiza la
verificación.
Se escribe el nombre de la persona que aparece
como remitente en el sobre de la propuesta o en su
defecto el nombre del participante.
Se escribe el nombre del representante legal de la
agrupación o artista.
Según tipo de participante se marca X en cada
casilla (Persona Natural, Persona Jurídica,
Agrupación o Colectivo).
Se escribe el nombre del concurso del que hace
parte de la convocatoria.
Se escriben los documentos generales no
subsanables y subsanables, se marca con una X si
el participante cumple con este requisito.
Se escriben los documentos generales no
subsanables de la propuesta, se marca con una X si
el participante cumple con este requisito.
Se escriben las observaciones que se consideren
necesarias.
Finalmente una vez revisada toda la documentación, se indica si el participante o agrupación pasa a
evaluación y se firma el documento por los representantes del comité de verificación.
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL FINANCIERA
Generalidades
Este formato sirve para verificar que los documentos contables de la Entidad proponente se encuentren
en el proyecto.
Condiciones Generales
En las observaciones se coloca si falto algún documento de tipo financiero y contable, firma o si la fecha
de expedición no es la misma a la solicitada en la convocatoria para poder solicitar estos documentos en
el listado de subsanación.
Código: MA-I-01
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FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 10 de 20
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-07 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN PARCIAL FINANCIERA
Campos del Formato
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL FINANCIERA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA
NOMBRE DEL
PARTICIPANTE
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL
ÁREA
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha en la cual realiza la verificación.
Se escribe el nombre de la persona que aparece
como remitente en el sobre del proyecto, o en su
defecto el nombre del participante.
Se escribe el nombre del representante legal del
participante (Entidad).
Se marca X en la casilla que corresponda al Área
Misional.
1. NOMBRE DE LA
CONVOCATORIA
Se escribe el nombre de la convocatoria de la que
hace parte el Programa Distrital de Apoyos.
A. Documentos
Generales
Se escriben los documentos generales financieros
subsanables, se marca con una X si el participante
cumple con este requisito.
2. OBSERVACIONES
Se escriben las observaciones que se consideren
necesarias.
Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante debe subsanar y
se firma el documento por el responsable del Área Financiera.
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA FINANCIERA
Generalidades
Este formato sirve para verificar que el participante haya cumplido con las observaciones dadas a
conocer en el listado de subsanación.
Condiciones Generales
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 11 de 20
En las observaciones se coloca si la Entidad cumplió con los documentos solicitados, si no cumplió se
procede a colocar los documentos no subsanados y se notifica su no habilitación.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-08 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN DEFINITIVA FINANCIERA
Campos del Formato
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA FINANCIERA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA
NOMBRE DEL
PARTICIPANTE
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL
ÁREA
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha en la cual se realiza la
verificación.
Se escribe el nombre de la persona que aparece
como remitente en el sobre del proyecto, o en su
defecto el nombre del participante.
Se escribe el nombre del representante legal del
participante (Entidad).
Se marca X en la casilla que corresponda al Área
Misional.
1. NOMBRE DE LA
CONVOCATORIA
Se escribe el nombre de la convocatoria de la que
hace parte el Programa Distrital de Apoyos.
A. Documentos
Generales
Se escriben los documentos generales financieros,
se marca con una X si el participante cumple con
este requisito.
2. OBSERVACIONES
Se escriben las observaciones que se consideren
necesarias.
Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante pasa a
evaluación y se firma el documento por el responsable del Área Financiera.
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 12 de 20
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA
Generalidades
Este formato sirve para verificar que los documentos legales de la entidad proponente se encuentren en
el proyecto.
Condiciones Generales
En las observaciones se coloca si falto algún documento de tipo Legal, y si estos están firmados para
poder solicitar estos documentos en el listado de subsanación.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-09 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA
Campos del Formato
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA
NOMBRE DEL
PARTICIPANTE
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL
ÁREA
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha en la cual se realiza la
verificación.
Se escribe el nombre de la persona que aparece
como remitente en el sobre del proyecto, o en su
defecto el nombre del participante.
Se escribe el nombre del representante legal del
participante (Entidad).
Se marca X en la casilla que corresponda al Área
Misional.
Persona Jurídica sin ánimo de Se marca X en la casilla si la persona es jurídica sin
lucro
ánimo de lucro o no.
1. NOMBRE DE LA
CONVOCATORIA
Se escribe el nombre de la convocatoria de la que
hace parte el Programa Distrital de Apoyos.
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 13 de 20
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
A. Documentos
Generales
DESCRIPCIÓN
Se escriben los documentos generales jurídicos no
subsanables o subsanables, se marca con una X si
el participante cumple con este requisito.
Fecha de constitución de la
Entidad
Se escribe la fecha de constitución de la Entidad
participante.
Entidad domiciliada en Bogotá
Se marca X en la casilla si el domicilio de la Entidad
es en Bogotá o no.
2. OBSERVACIONES
Se escriben las observaciones que se consideren
necesarias.
Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante debe subsanar y
se firma el documento por el responsable del Área Jurídica.
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA JURÍDICA
Generalidades
Este formato sirve para verificar que el participante haya cumplido con las observaciones dadas a
conocer en el listado de subsanación.
Condiciones Generales
En las observaciones se coloca si la entidad cumplió con los documentos solicitados, si no cumplió se
procede a colocar los documentos no subsanados y se notifica su no habilitación.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-10 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN DEFINITIVA JURÍDICA
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 14 de 20
Campos del Formato
DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA JURÍDICA
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
N° DE INSCRIPCIÓN
FECHA
NOMBRE DEL
PARTICIPANTE
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL
ÁREA
DESCRIPCIÓN
Se escribe el número de inscripción asignado.
Se escribe la fecha en la cual se realiza la
verificación.
Se escribe el nombre de la persona que aparece
como remitente en el sobre del proyecto, o en su
defecto el nombre del participante.
Se escribe el nombre del representante legal del
participante (Entidad).
Se marca X en la casilla que corresponda al Área
Misional.
Persona Jurídica sin ánimo de Se marca X en la casilla si la persona es jurídica sin
lucro
ánimo de lucro o no.
1. NOMBRE DE LA
CONVOCATORIA
Se escribe el nombre de la convocatoria de la que
hace parte el Programa Distrital de Apoyos.
A. Documentos
Generales
Se escriben los documentos generales jurídicos no
subsanables o subsanables, se marca con una X si
el participante cumple con este requisito.
Fecha de constitución de la
Entidad
Se escribe la fecha de constitución de la Entidad
participante.
Entidad domiciliada en Bogotá
Se marca X en la casilla si el domicilio de la Entidad
es en Bogotá o no.
2. OBSERVACIONES
Se escriben las observaciones que se consideren
necesarias.
Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante pasa a
evaluación y se firma el documento por el responsable del Área Jurídica.
PLANILLA DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Generalidades
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 15 de 20
Este documento sirve para que los evaluadores misionales y estratégicos analicen los proyectos
inscritos.
Condiciones Generales
Los evaluadores darán su concepto técnico sobre la viabilidad y calidad de los mismos
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-11 DOCUMENTO DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
PLANILLA DE SUBSANACIÓN
Generalidades
Este documento sirve para registrar la subsanación de la documentación que realizan los participantes.
Condiciones Generales
El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Excel.
Se cuenta con los formatos:
-
FP-CO-F-12 PLANILLA DE SUBSANACIÓN
-
FP-CO-F-13 PLANILLA DE SUBSANACIÓN APOYOS
FORMATO DE EVALUACIÓN
Generalidades
Este documento sirve para evaluar las propuestas que pasan a audición dependiendo los criterios de
evaluación definidos en cada uno de los concursos.
Condiciones Generales
El formato es diligenciado por los responsables de las Áreas Misionales o por los Jurados según el
criterio establecido.
La evaluación que se realiza puede ser cualitativa y/o cuantitativa.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-12 FORMATO DE EVALUACIÓN
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 16 de 20
Campos del Formato
FORMATO DE EVALUACIÓN
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
FECHA
HORA
Nº PLANILLA
DESCRIPCIÓN
Se escribe la fecha en la cual se realiza la
evaluación.
Se escribe la hora de inicio y terminación de la
evaluación.
Se escribe el número de planilla por consecutivo
PRESELECCIÓN SELECCIÓN
Se marca X si es preselección o selección.
NOMBRE DE LA
CONVOCATORIA
Se escribe el nombre de la convocatoria según
corresponda.
NOMBRE DEL CONCURSO
Se escribe el nombre del concurso según texto de la
convocatoria actual.
NOMBRE DEL ÁREA
Se escribe el nombre del Área que realiza la
evaluación.
NOMBRE DEL JURADO
DESCRIPCIÓN DEL
CONCURSO
MODALIDAD
CATEGORÍA
Nº INSCRIPCIÓN
NOMBRE DEL GRUPO O
CONCURSANTE
Se escribe el nombre del jurado calificador.
Se realiza una breve descripción del concurso.
Se escribe la modalidad según corresponda, si no
aplica colocar la palabra NA.
Se escribe la categoría según corresponda, si no
aplica colocar la palabra NA.
Se escribe el Nº de inscripción según información
suministrada por el Área de Convocatorias.
Se escribe el nombre del grupo o concursante.
Se escriben los criterios de evaluación acorde con el
CRITERIOS DE EVALUACIÓN texto de la convocatoria y criterios que establezca el
jurado.
Se califica cada criterio según el puntaje que se
CALIFICACIÓN BASE
halla establecido.
PUNTAJE TOTAL
Se realiza la suma por cada fila para obtener el
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 17 de 20
FORMATO DE EVALUACIÓN
Estímulos
Apoyos
Jurados
APLICACIÓN
CAMPO
OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES
NOMBRE Y FIRMA DEL
JURADO
DESCRIPCIÓN
puntaje total
Se escriben las observaciones según el criterio del
jurado.
Se escribe el nombre y se firma por parte del jurado.
ACTA DE SELECCIÓN
Generalidades
Es el documento mediante el cual los jurados dan su evaluación y el resultado de la selección.
Condiciones Generales
Se realiza el acta de selección para los programas (Estímulos, Apoyos y Jurados).
RESOLUCIÓN DE JURADOS PARA DESIGNACIÓN
Generalidades
Es el acto administrativo mediante el cual el comité de selección nombrado por la OFB da a los jurados
designados la potestad de evaluar el concurso correspondiente.
Condiciones Generales
Se debe tener en cuenta el instructivo: GD-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION Y CONTROL
DE ACTOS ADMINISTRATIVOS, para elaborar la resolución.
RESOLUCIÓN DE GANADORES
Generalidades
Es el acto administrativo mediante el cual se dan los ganadores de los concursos teniendo en cuenta la
selección dada por los jurados designados para tal efecto.
Condiciones Generales
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 18 de 20
Se debe tener en cuenta el instructivo: GD-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION Y CONTROL
DE ACTOS ADMINISTRATIVOS, para elaborar la resolución.
CARTA DE CITACIÓN
Generalidades
Es el documento mediante el cual se le informa al concursante que fue seleccionado como ganador y se
le solicitan los documentos para trámite de pago.
Condiciones Generales
NA
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 19 de 20
CONSTANCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL
Generalidades
Es el documento mediante el cual se notifica de la resolución y se entrega copia de la misma a los
ganadores.
Condiciones Generales
NA
PLANILLA DE DEVOLUCIÓN
Generalidades
Es el documento mediante el cual se hace la devolución de las propuestas no seleccionadas, después de
haber sido publicada la resolución de ganadores en la página web de la OFB.
Condiciones Generales
El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Excel.
Se cuenta con el formato:
-
FP-CO-F-13 PLANILLA DE DEVOLUCIÓN
Campos del Formato
Se adjunta planilla
PLANILLA DE DESTRUCCIÓN
Generalidades
Mediante este documento se soporta la destrucción del material que no fue reclamado para preservar los
derechos del autor y evitar su copia o reproducción.
Condiciones
Se debe tener las normas de reciclaje de acuerdo con los lineamientos del PIGA.
Campos del formato
Se adjunta planilla
Código: MA-I-01
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATOS CONVOCATORIAS
Versión: 1
Pág. 20 de 20
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha Aprobación
Naturaleza del Cambio
0
Diciembre 2010
Documento Original.
1
9. ANEXOS
Todos los formatos de los procedimientos de CONVOCATORIAS