Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 1 de 20 1. OBJETIVO Orientar en el correcto uso y diligenciamiento de los formatos aplicables en el desarrollo de las convocatorias. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica para los formatos utilizados en los programas de estímulos, apoyos y jurados. 3. DEFINICIONES Concurso: competencia entre participantes para conseguir un premio. Convocatoria: es un mecanismo de participación que busca destinar recursos técnicos, logísticos, financieros y humanos para apoyar proyectos en arte, cultura y patrimonio, así como premiar y becar el talento individual y colectivo. Formato: documento preestablecido, impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o un proceso. (Se puede usar el nombre de Plantilla) Instructivo: documento asociado a un procedimiento ó formato, que indica de forma detallada los pasos que se deben cumplir para realizar determinada actividad o diligenciar el formato. Programa de Estímulos: comprende el diseño, planeación y ejecución de un sistema de premios y becas a los actores del campo cuyas reglas se definen teniendo en cuenta las condiciones específicas de cada una de las prácticas artísticas. Programa de Apoyos: consiste en un conjunto de principios, criterios, procedimientos y herramientas técnicas para brindar apoyos financieros a proyectos presentados por personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro que cumplan con las condiciones previstas en la convocatoria. Programa de Jurados: es un mecanismo abierto, participativo, democrático e igualitario, que surge como una iniciativa para garantizar la transparencia y la equidad en la participación y selección de personas de reconocida trayectoria e idoneidad, para evaluar y garantizar la selección de las mejores propuestas del Programa Distrital de Estímulos y como un reconocimiento de su actividad. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Subsanación: mecanismo por el cual el proponente corrige la documentación que se establezca como subsanable con igualdad de condiciones y que no garantiza la mejora de la oferta. 4. RESPONSABLES El instructivo puede ser aprobado por el líder del proceso y revisado por los responsables operativos. Revisado por Aprobado por Manuel Ricardo Cortés M. Asistente de Música Académica Fecha: Álvaro Alonso Jaramillo Subdirector Sinfónico Fecha: Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 2 de 20 5. CONTENIDO 5.1 Relación de Formatos En el siguiente cuadro se encuentra la relación que tiene cada uno de los formatos o documentos con los programas de convocatorias, en donde se evidencia su aplicación. NOMBRE DEL FORMATO O DOCUMENTO PROGRAMA DE PROGRAMA PROGRAMA ESTÍMULOS DE APOYOS DE JURADOS Lista de Asistencia - Usuarios Planilla de Inscripción Comprobante de Inscripción Lista de Verificación Parcial Lista de Verificación Definitiva Formato de Evaluación Acta de Selección Resolución de Jurados para Designación Resolución de Ganadores Constancia de Notificación personal Planilla de Devolución Planilla de Destrucción X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 5.2 Contenido de los formatos A continuación se relaciona el contenido de cada uno de los formatos en los diferentes programas. Estímulos Apoyos Jurados PLANILLA DE INSCRIPCIÓN Generalidades La planilla de inscripción es un formato en donde se escriben los datos generales de los proponentes de los diferentes programas (Estímulos, Apoyos y Jurados). A través de este documento se realiza la identificación única de los participantes, ayudando a la trazabilidad en todo el proceso de la convocatoria. Condiciones Generales El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Excel. Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 3 de 20 Campos del Formato - MA-F-01 PLANILLA DE INSCRIPCIÓN Se escribe el nombre de la convocatoria según corresponda. Escribir la fecha en las casillas Se escribe el número de comprobante de inscripción según corresponda. Para generarlo se escribe las iniciales del concurso y el número consecutivo. - MA-F-02 PLANILLA DE INSCRIPCIÓN JURADOS Se escribe el nombre del concurso según texto de la convocatoria actual. Escribir la hora inicial de recepción de las propuestas Se escribe el número de planilla según consecutivo. Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 4 de 20 PLANILLA DE INSCRIPCIÓN Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO DESCRIPCIÓN Nº COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN Se escribe el número de comprobante de inscripción según corresponda. Para generarlo se escribe las iniciales del concurso y el número consecutivo. NOMBRE Y APELLIDO DEL REMITENTE NOMBRE Y APELLIDO DEL JURADO Se escribe el nombre y apellido del remitente de la propuesta o proyecto. Se escribe el nombre y apellido del jurado, según invitación generada. Según tipo de participante se marca X en cada casilla TIPO DE PARTICIPANTE (Persona Natural, Persona Jurídica, Agrupación o Colectivo). CORREO Se escribe el correo electrónico del remitente de la ELECTRÓNICO propuesta. NOMBRE DE QUIEN ENTREGA LA Se escribe el nombre y apellido de la persona quien PROPUESTA O entrega la propuesta o proyecto. PROYECTO NOMBRE DE QUIEN Se escribe el nombre y apellido de la persona quien ENTREGA LA HOJA DE entrega la hoja de vida. VIDA DOCUMENTO DE Se escribe el documento de identidad de quien entrega IDENTIDAD la propuesta o proyecto. En este campo va la firma de la persona que entrega FIRMA la propuesta o proyecto. NÚMERO DE PROPUESTAS O Se escribe el número total de propuestas o proyectos PROYECTOS POR por planilla. PLANILLA Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 5 de 20 PLANILLA DE INSCRIPCIÓN Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO NÚMERO DE INVITACIONES POR PLANILLA HORA CIERRE DE PLANILLA OBSERVACIONES FIRMA DESCRIPCIÓN Se escribe el número total de invitaciones por planilla. Se escribe la hora de finalización de recepción de propuestas. Se escribe las observaciones que se consideren pertinentes. En este campo se escribe el nombre del responsable de convocatorias y el cargo. COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN Generalidades El comprobante de inscripción es un formato que se entrega después de realizada la inscripción de los participantes de la convocatoria, con el fin de que el participante inscrito verifique los listados a publicar de subsanación, evaluación y/o audición. Y sirve como soporte de radicación. El formato general de la hoja de impresión es en tamaño carta en archivo Excel. Condiciones Generales El comprobante solo se entrega a los participantes que depositan la propuesta en la urna ubicada en el Área de Música Académica, en el caso de entrega por correo certificado el comprobante es la guía de la empresa de envío con la fecha posterior al cierre de la convocatoria. Se debe verificar que el número de comprobante de inscripción sea el mismo número de la planilla de inscripción. Tanto la nomenclatura como el consecutivo. Si al participante se le pierde el comprobante debe informar que anexe una carta al Área de Música Académica, explicando el motivo y con los datos (Nombre de representante legal, número de cedula, nombre de la agrupación, nombre de la propuesta y código de inscripción). Se cuenta con el formato: - MA-F-03 COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN Campos del Formato Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 6 de 20 COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA DE INSCRIPCIÓN NOMBRE DEL REMITENTE CONVOCATORIA CONCURSO NOTA DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha de inscripción. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre de la propuesta o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre de la convocatoria según corresponda. Se escribe el nombre del concurso del que hace parte de la convocatoria. Se escribe la siguiente anotación teniendo en cuenta que se debe cambiar la fecha de publicación. Que este documento de inscripción NO implica aceptación. Consulte el listado de propuestas aceptadas y propuestas que deben subsanar documentación en la página Web www.filarmonicabogota.gov.co y en las carteleras informativas de la OFB el _____ de _______de______. También podrá ver en la página los cronogramas de cada uno de los concursos de la Convocatoria. DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL Generalidades Este formato sirve para verificar la información dada en el formulario de inscripción, los documentos que acrediten la información, los ítems de la propuesta y las condiciones de participación. El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Word. Condiciones Generales Dependiendo las condiciones de participación descritas en el texto de la convocatoria vigente se debe ajustar los campos del formato. Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 7 de 20 Las condiciones adicionales de participación se ajustan al formato dependiendo las características del concurso. En el campo de observaciones se escribe los documentos que no se encontraron en la propuesta y los errores de diligenciamiento del formulario, ayudando a identificar los documentos a subsanar por parte del participante. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-05 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN PARCIAL Campos del Formato DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA NOMBRE DEL CONCURSANTE NOMBRE DEL REPRESENTANTE TIPO DE PARTICIPANTE 1. NOMBRE DEL CONCURSO A. Documentos Generales B. Propuesta C. Condiciones Adicionales de Participación DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha en la cual se realiza la verificación. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre de la propuesta o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre del representante legal de la agrupación o artista. Según tipo de participante, se marca X en cada casilla (Persona Natural, Persona Jurídica, Agrupación o Colectivo). Se escribe el nombre del concurso del que hace parte de la convocatoria. Se escriben los documentos generales no subsanables y subsanables, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. Se escriben los documentos generales no subsanables de la propuesta, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. Se escriben las condiciones adicionales participación según texto de la convocatoria. de Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 8 de 20 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO DESCRIPCIÓN 2. OBSERVACIONES Se escriben las observaciones que se consideren necesarias. Finalmente una vez revisada toda la documentación, se indica si el participante o agrupación debe subsanar y se firma el documento por los representantes del comité de verificación. DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA Generalidades Este formato sirve para verificar que el participante haya cumplido con las observaciones dadas a conocer en el listado de subsanación. Condiciones Generales Dependiendo las condiciones de participación descritas en el texto de la convocatoria vigente se debe ajustar los campos del formato. Las condiciones adicionales de participación se ajustan al formato dependiendo las características del concurso. En el campo de observación se coloca el motivo del porque no pasa a evaluación. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-06 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN DEFINITIVA Campos del Formato DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO DESCRIPCIÓN Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 9 de 20 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA NOMBRE DEL CONCURSANTE NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL TIPO DE PARTICIPANTE 1. NOMBRE DEL CONCURSO A. Documentos Generales B. Propuesta 2. OBSERVACIONES DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha en la cual se realiza la verificación. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre de la propuesta o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre del representante legal de la agrupación o artista. Según tipo de participante se marca X en cada casilla (Persona Natural, Persona Jurídica, Agrupación o Colectivo). Se escribe el nombre del concurso del que hace parte de la convocatoria. Se escriben los documentos generales no subsanables y subsanables, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. Se escriben los documentos generales no subsanables de la propuesta, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. Se escriben las observaciones que se consideren necesarias. Finalmente una vez revisada toda la documentación, se indica si el participante o agrupación pasa a evaluación y se firma el documento por los representantes del comité de verificación. DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL FINANCIERA Generalidades Este formato sirve para verificar que los documentos contables de la Entidad proponente se encuentren en el proyecto. Condiciones Generales En las observaciones se coloca si falto algún documento de tipo financiero y contable, firma o si la fecha de expedición no es la misma a la solicitada en la convocatoria para poder solicitar estos documentos en el listado de subsanación. Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 10 de 20 Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-07 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN PARCIAL FINANCIERA Campos del Formato DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL FINANCIERA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA NOMBRE DEL PARTICIPANTE NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL ÁREA DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha en la cual realiza la verificación. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre del proyecto, o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre del representante legal del participante (Entidad). Se marca X en la casilla que corresponda al Área Misional. 1. NOMBRE DE LA CONVOCATORIA Se escribe el nombre de la convocatoria de la que hace parte el Programa Distrital de Apoyos. A. Documentos Generales Se escriben los documentos generales financieros subsanables, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. 2. OBSERVACIONES Se escriben las observaciones que se consideren necesarias. Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante debe subsanar y se firma el documento por el responsable del Área Financiera. DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA FINANCIERA Generalidades Este formato sirve para verificar que el participante haya cumplido con las observaciones dadas a conocer en el listado de subsanación. Condiciones Generales Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 11 de 20 En las observaciones se coloca si la Entidad cumplió con los documentos solicitados, si no cumplió se procede a colocar los documentos no subsanados y se notifica su no habilitación. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-08 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN DEFINITIVA FINANCIERA Campos del Formato DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA FINANCIERA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA NOMBRE DEL PARTICIPANTE NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL ÁREA DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha en la cual se realiza la verificación. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre del proyecto, o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre del representante legal del participante (Entidad). Se marca X en la casilla que corresponda al Área Misional. 1. NOMBRE DE LA CONVOCATORIA Se escribe el nombre de la convocatoria de la que hace parte el Programa Distrital de Apoyos. A. Documentos Generales Se escriben los documentos generales financieros, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. 2. OBSERVACIONES Se escriben las observaciones que se consideren necesarias. Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante pasa a evaluación y se firma el documento por el responsable del Área Financiera. Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 12 de 20 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA Generalidades Este formato sirve para verificar que los documentos legales de la entidad proponente se encuentren en el proyecto. Condiciones Generales En las observaciones se coloca si falto algún documento de tipo Legal, y si estos están firmados para poder solicitar estos documentos en el listado de subsanación. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-09 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA Campos del Formato DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA NOMBRE DEL PARTICIPANTE NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL ÁREA DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha en la cual se realiza la verificación. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre del proyecto, o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre del representante legal del participante (Entidad). Se marca X en la casilla que corresponda al Área Misional. Persona Jurídica sin ánimo de Se marca X en la casilla si la persona es jurídica sin lucro ánimo de lucro o no. 1. NOMBRE DE LA CONVOCATORIA Se escribe el nombre de la convocatoria de la que hace parte el Programa Distrital de Apoyos. Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 13 de 20 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN PARCIAL JURÍDICA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO A. Documentos Generales DESCRIPCIÓN Se escriben los documentos generales jurídicos no subsanables o subsanables, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. Fecha de constitución de la Entidad Se escribe la fecha de constitución de la Entidad participante. Entidad domiciliada en Bogotá Se marca X en la casilla si el domicilio de la Entidad es en Bogotá o no. 2. OBSERVACIONES Se escriben las observaciones que se consideren necesarias. Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante debe subsanar y se firma el documento por el responsable del Área Jurídica. DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA JURÍDICA Generalidades Este formato sirve para verificar que el participante haya cumplido con las observaciones dadas a conocer en el listado de subsanación. Condiciones Generales En las observaciones se coloca si la entidad cumplió con los documentos solicitados, si no cumplió se procede a colocar los documentos no subsanados y se notifica su no habilitación. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-10 DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN – HABILITACIÓN DEFINITIVA JURÍDICA Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 14 de 20 Campos del Formato DOCUMENTO DE VERIFICACIÓN HABILITACIÓN DEFINITIVA JURÍDICA Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO N° DE INSCRIPCIÓN FECHA NOMBRE DEL PARTICIPANTE NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL ÁREA DESCRIPCIÓN Se escribe el número de inscripción asignado. Se escribe la fecha en la cual se realiza la verificación. Se escribe el nombre de la persona que aparece como remitente en el sobre del proyecto, o en su defecto el nombre del participante. Se escribe el nombre del representante legal del participante (Entidad). Se marca X en la casilla que corresponda al Área Misional. Persona Jurídica sin ánimo de Se marca X en la casilla si la persona es jurídica sin lucro ánimo de lucro o no. 1. NOMBRE DE LA CONVOCATORIA Se escribe el nombre de la convocatoria de la que hace parte el Programa Distrital de Apoyos. A. Documentos Generales Se escriben los documentos generales jurídicos no subsanables o subsanables, se marca con una X si el participante cumple con este requisito. Fecha de constitución de la Entidad Se escribe la fecha de constitución de la Entidad participante. Entidad domiciliada en Bogotá Se marca X en la casilla si el domicilio de la Entidad es en Bogotá o no. 2. OBSERVACIONES Se escriben las observaciones que se consideren necesarias. Finalmente una vez revisada toda la documentación financiera, se indica si el participante pasa a evaluación y se firma el documento por el responsable del Área Jurídica. PLANILLA DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO Generalidades Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 15 de 20 Este documento sirve para que los evaluadores misionales y estratégicos analicen los proyectos inscritos. Condiciones Generales Los evaluadores darán su concepto técnico sobre la viabilidad y calidad de los mismos Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-11 DOCUMENTO DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO PLANILLA DE SUBSANACIÓN Generalidades Este documento sirve para registrar la subsanación de la documentación que realizan los participantes. Condiciones Generales El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Excel. Se cuenta con los formatos: - FP-CO-F-12 PLANILLA DE SUBSANACIÓN - FP-CO-F-13 PLANILLA DE SUBSANACIÓN APOYOS FORMATO DE EVALUACIÓN Generalidades Este documento sirve para evaluar las propuestas que pasan a audición dependiendo los criterios de evaluación definidos en cada uno de los concursos. Condiciones Generales El formato es diligenciado por los responsables de las Áreas Misionales o por los Jurados según el criterio establecido. La evaluación que se realiza puede ser cualitativa y/o cuantitativa. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-12 FORMATO DE EVALUACIÓN Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 16 de 20 Campos del Formato FORMATO DE EVALUACIÓN Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO FECHA HORA Nº PLANILLA DESCRIPCIÓN Se escribe la fecha en la cual se realiza la evaluación. Se escribe la hora de inicio y terminación de la evaluación. Se escribe el número de planilla por consecutivo PRESELECCIÓN SELECCIÓN Se marca X si es preselección o selección. NOMBRE DE LA CONVOCATORIA Se escribe el nombre de la convocatoria según corresponda. NOMBRE DEL CONCURSO Se escribe el nombre del concurso según texto de la convocatoria actual. NOMBRE DEL ÁREA Se escribe el nombre del Área que realiza la evaluación. NOMBRE DEL JURADO DESCRIPCIÓN DEL CONCURSO MODALIDAD CATEGORÍA Nº INSCRIPCIÓN NOMBRE DEL GRUPO O CONCURSANTE Se escribe el nombre del jurado calificador. Se realiza una breve descripción del concurso. Se escribe la modalidad según corresponda, si no aplica colocar la palabra NA. Se escribe la categoría según corresponda, si no aplica colocar la palabra NA. Se escribe el Nº de inscripción según información suministrada por el Área de Convocatorias. Se escribe el nombre del grupo o concursante. Se escriben los criterios de evaluación acorde con el CRITERIOS DE EVALUACIÓN texto de la convocatoria y criterios que establezca el jurado. Se califica cada criterio según el puntaje que se CALIFICACIÓN BASE halla establecido. PUNTAJE TOTAL Se realiza la suma por cada fila para obtener el Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 17 de 20 FORMATO DE EVALUACIÓN Estímulos Apoyos Jurados APLICACIÓN CAMPO OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES NOMBRE Y FIRMA DEL JURADO DESCRIPCIÓN puntaje total Se escriben las observaciones según el criterio del jurado. Se escribe el nombre y se firma por parte del jurado. ACTA DE SELECCIÓN Generalidades Es el documento mediante el cual los jurados dan su evaluación y el resultado de la selección. Condiciones Generales Se realiza el acta de selección para los programas (Estímulos, Apoyos y Jurados). RESOLUCIÓN DE JURADOS PARA DESIGNACIÓN Generalidades Es el acto administrativo mediante el cual el comité de selección nombrado por la OFB da a los jurados designados la potestad de evaluar el concurso correspondiente. Condiciones Generales Se debe tener en cuenta el instructivo: GD-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE ACTOS ADMINISTRATIVOS, para elaborar la resolución. RESOLUCIÓN DE GANADORES Generalidades Es el acto administrativo mediante el cual se dan los ganadores de los concursos teniendo en cuenta la selección dada por los jurados designados para tal efecto. Condiciones Generales Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 18 de 20 Se debe tener en cuenta el instructivo: GD-I-01 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE ACTOS ADMINISTRATIVOS, para elaborar la resolución. CARTA DE CITACIÓN Generalidades Es el documento mediante el cual se le informa al concursante que fue seleccionado como ganador y se le solicitan los documentos para trámite de pago. Condiciones Generales NA Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 19 de 20 CONSTANCIA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL Generalidades Es el documento mediante el cual se notifica de la resolución y se entrega copia de la misma a los ganadores. Condiciones Generales NA PLANILLA DE DEVOLUCIÓN Generalidades Es el documento mediante el cual se hace la devolución de las propuestas no seleccionadas, después de haber sido publicada la resolución de ganadores en la página web de la OFB. Condiciones Generales El formato general de la hoja de impresión es en tamaño oficio en archivo Excel. Se cuenta con el formato: - FP-CO-F-13 PLANILLA DE DEVOLUCIÓN Campos del Formato Se adjunta planilla PLANILLA DE DESTRUCCIÓN Generalidades Mediante este documento se soporta la destrucción del material que no fue reclamado para preservar los derechos del autor y evitar su copia o reproducción. Condiciones Se debe tener las normas de reciclaje de acuerdo con los lineamientos del PIGA. Campos del formato Se adjunta planilla Código: MA-I-01 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO FORMATOS CONVOCATORIAS Versión: 1 Pág. 20 de 20 6. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 0 Diciembre 2010 Documento Original. 1 9. ANEXOS Todos los formatos de los procedimientos de CONVOCATORIAS