Calendario Institucional 4_2009

Regulación
Artículo
Inciso
Actualización
Área Responsable
Última Actualización
Lineamientos Generales para la organización
y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la APF
Séptimo transitorio
Subdirección de Gestión Documental y Control
de Archivo
19 de enero de 2010
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 1
COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁREA
COORDINADORA DE ARCHIVOS
NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS
TÉCNICOS
Registro de coordinadores de archivos.
Fecha límite: 2 de abril de 2004
Establecimiento de criterios específicos para
procedimientos y organización de archivos.
Establecimiento de un programa de
capacitación y asesoría archivística.
Instrucciones
Indicar con "Sí" o "No" según corresponda.
Señalar el mes del año en que se realizó o
se programa realizar esta acción.
Indicar el número de servidores públicos
que se ha capacitado y los que se
programa capacitar.
Describir brevemente las aplicaciones que
se van a desarrollar en cada año.
Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la
información para el manejo y control de
archivos.
2004
2005
Indicar con "Sí" o "No" si se efectuó su
elaboración.
Elaboración del Catálogo de Disposición
documental.
Fecha límite: octubre de 2004
Indicar con "Sí" o "No" si se efectuó su
elaboración.
Diseño de formatos para inventarios de
archivos.
Indicar con "Sí" o "No" en cuanto a la
realización el diseño de formatos
Diseño e integración de la Guía Simple de
Archivos.
Fecha límite: 1 de enero de 2005
Indicar el porcentaje de avance.
2007
En cinco años Más de cinco años Actividad permanente
Sí
Agosto
35
30
Se está
redefiniendo el
cuadro de
clasificación.
Se está
redefiniendo el
catálogo de
disposición
documental.
Se redefinió el
formato. No se
han concluido
los inventarios.
Sí
Sí
Sí
50%
Sí
Desarrollo de la
aplicación para
la
administración
del archivo de
trámite y de
concentración.
Préstamo de
expedientes
Se cuenta con un
administrador de
archivo básico.
Elaboración del Cuadro de Clasificación de
Archivos.
Fecha límite: octubre de 2004
2006
50%
La Guía Simple
de Archivos se
está
actualizando.
Regulación
Artículo
Inciso
Actualización
Área Responsable
Última Actualización
Lineamientos Generales para la organización
y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la APF
Séptimo transitorio
Subdirección de Gestión Documental y Control
de Archivo
19 de enero de 2010
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 2
ARCHIVOS EN TRÁMITE
Instrucciones
Designación del responsable(s) del archivo de Indicar el porcentaje de unidades
trámite
administrativas en que se ha sido
designado el responsable
2004
2005
10%
90%
Incorporación de procedimientos de archivo de Indicar el mes del año en que se llevará a
trámite en manual de procedimientos.
cabo
Registro de correspondencia de entrada y
salida en formatos con elementos de
descripción obligatorios
Clasificación y descripción de expedientes de
archivo en carátulas
Elaboración de Inventario documental
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se implementará
esta acción.
Indicar el porcentaje en que se programa
efectuar esta acción.
Indicar el porcentaje en que se programa
efectuar esta acción.
Indicar el porcentaje de unidades
Establecimiento de recursos materiales y
administrativas en que se ha
espacios físicos adecuados para la
conservación de archivos (mobiliario, espacios implementado esta acción.
y medidas de seguridad).
Indicar el porcentaje de unidades
Establecimiento de mecanismos que
administrativas en que se ha
garanticen la integridad, autenticidad y
implementado esta acción.
disponibilidad de archivos en formato
electrónico.
2006
2007
En cinco años Más de cinco años Actividad permanente
Se registran
cambios.
Pendientes la
Sí
reasugnación
de
responsables.
Se consideran En proceso de
adecuaciones actualización.
100%
Se consideran
adecuaciones
100%
5%
15%
20%
20%
40%
5%
15%
20%
20%
40%
10%
40%
50%
100%
20%
20%
20%
40%
Regulación
Artículo
Inciso
Actualización
Área Responsable
Última Actualización
Lineamientos Generales para la organización
y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la APF
Séptimo transitorio
Subdirección de Gestión Documental y Control
de Archivo
19 de enero de 2010
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 3
ARCHIVOS EN CONCENTRACIÓN
Establecimiento de procedimientos para la
recepción de archivos semiactivos y control de
préstamo de expedientes.
Establecimiento de sistemas de control del
préstamo de expedientes.
Instrucciones
Señalar el mes del año en que se ralizó o
se programa realizar esta acción.
Indicar el porcentaje de unidades
administrativas en que se implementará
esta acción.
Elaboración de inventarios de los archvios que Señalar el porcentaje por año en que se
se localizan en el acervo de concentración
realizará esta acción.
Promoción y dictamen de disposición
documental.
Rescate y transferencias documentales al
archivo histórico.
Organización de archivos que están en
custodia.
Elaboración de instrumentos de descripción de
los archivos en custodia.
Instrumentación de mecanismos
automatizados para el control de archivos de
concentración.
Anotar el número de procesos efectuados
por año.
Anotar el número de procesos efectuados
por año.
Anotar el número de archivos descritos.
Establecimiento de recursos materiales y
espacios físicos adecuados para la
conservación de archivos (mobiliario, espacios
y medidas de seguridad).
Establecimiento de mecanismos que
garanticen la integridad, autencidad y
disponibilidad de archivos en formato
electrónico
Indicar el porcentaje por año en que se
implementará esta acción.
Anotar el número de archivos descritos.
2004
2005
2006
2007
Diciembre
100%
Se consideran En proceso de
adecuaciones actualización.
10%
10%
10%
10%
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Indicar cuándo se lleva a cabo.
Señalar en qué año se realizará esta
acción.
En cinco años Más de cinco años Actividad permanente
Se consideran En proceso de
adecuaciones actualización.
60%
Desarrollo de la
aplicación para
la
administración
del archivo de
trámite y de
concentración.
Préstamo de
expedientes
40%
20%
40%
Se consideran
adecuaciones
100%
Junio
N/D
N/D
Regulación
Artículo
Inciso
Actualización
Área Responsable
Última Actualización
Lineamientos Generales para la organización
y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la APF
Séptimo transitorio
Subdirección de Gestión Documental y Control
de Archivo
19 de enero de 2010
CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
SOCIEDAD HIPOTECARIA FEDERAL, S.N.C.
MÓDULO 4
ARCHIVOS HISTÓRICO
Recepción de archivos con valor histórico.
Instrucciones
Señalar los metros lineales recibidos
Organización de archivos históricos.
Señalar los porcentajes en que se
realizará esta acción.
Elaboración de instrumentos de consulta
Señalar los porcentajes en que se
realizará esta acción.
Establecimiento de sistema para el servicio de Señalar en qué año se programa llevar a
consulta del acervo documental
cabo esta acción.
Establecimiento de programas de conservación Señalar en qué año(s) se programa esta
acción.
Establecimiento de programas de difusión.
Señalar en qué año se programa esta
acción.
2004
2005
2006
10%
40%
10%
40%
10%
40%
2007
En cinco años Más de cinco años Actividad permanente
Se consideran
√
en la
Se consideran
en la
√
aplicación
informática
Se consideran
en la
√
aplicación
informática
Se consideran
en la
√
aplicación
informática
√
√