REGLAMENTO INTERNO DE LA SECRETARIA PRO-TEMPORE REGLAMENTO INTERNO DE LA SECRETARIA PRO-TEMPORE DEL FORO DE MINISTROS DE CULTURA Y ENCARGADOS DE LAS POLITICAS CULTURALES DE AMERICA LATINA Y EL CARIBE Artículo 1: A fin de asegurar la continuidad de los trabajos y el seguimiento necesario para la ejecución de sus decisiones, el Foro de Ministros de Cultura y Encargados de las Políticas Culturales de América Latina y el Caribe, en adelante el “Foro”, contará con una Secretaría Pro Témpore que coordinará permanentemente, de manera flexible, plural y con sede rotatoria, el funcionamiento del mismo. Artículo 2: La sede, presidencia y coordinación de la Secretaría Pro Témpore corresponderá anualmente al siguiente Estado miembro electo para la realización de la siguiente Reunión Anual del Foro, actuando como Presidente de la misma el Ministro de Cultura o funcionario de jerarquía similar correspondiente del país sede, o su delegado. Además, la Secretaría Pro Tempore contará con dos Vicepresidencias ocupadas por el país sede del Foro precedente y el país que será sede del Foro subsiguiente. Artículo 3: La Secretaría Pro Témpore tendrá, entre sus funciones, las siguientes: 1. ejercer y dar cumplimiento a las funciones y mandatos que le encomiende la Reunión Anual del Foro y, cuando corresponda, poner en ejecución sus decisiones; 2. propiciar y realizar los estudios previos y adoptar las medidas necesarias para la identificación, dentro de los temas del Foro, de programas y proyectos de interés común para la región y proponerlos a la Reunión Anual. Cuando tales actividades tengan incidencia presupuestaria, su realización dependerá de la respectiva disponibilidad de fondos y financiamiento de lo cual informará a la Reunión Anual; 3. presentar ante la Reunión Anual programas y proyectos de interés regional, dentro de los temas del Foro y conforme a las prioridades establecidas, proponiendo la forma de llevarlos a la práctica, así como otras medidas, incluyendo reuniones de expertos y especialistas que puedan contribuir a la concreción de los objetivos del Foro; 4. elaborar y someter a la consideración de los Estados miembros, de acuerdo con el reglamento del Foro, el proyecto del Orden del Día Provisional de la Reunión Anual, así como preparar y distribuir oportunamente los documentos elaborados con tal fin; 5. formalizar la convocatoria de la Reunión Anual y de cualquier otra que fuera dispuesta por el Foro, de conformidad con su reglamento; 6. actuar como Secretaría General de todas las reuniones del Foro; 7. presentar a la Reunión Anual un informe de las actividades cumplidas por la Secretaría Pro Témpore desde la anterior Reunión Anual, y del estado de ejecución y seguimiento tanto de los mandatos que le fueron conferidos por el Foro en sus diferentes reuniones, como del Plan de Acción correspondiente al año concluido en lo que a los compromisos asumidos por los Estados miembros se refiere; 8. presentar a la Reunión Anual un estado de las fuentes de financiamiento gubernamentales y no gubernamentales, nacionales e internacionales, en función de los ofrecimientos realizados, las fuentes potenciales y las propuestas concretadas, aptos para el financiamiento de los programas y proyectos del Foro, de acuerdo con la experiencia adquirida en el respectivo año de funcionamiento de la Secretaría Pro Témpore; 9. proponer a la Reunión Anual, cuando fuere necesario, modificaciones o reformas del presente reglamento, con base en la experiencia adquirida anualmente, en los términos establecidos por el artículo 60 del reglamento del Foro; 10. evaluar y analizar el grado de factibilidad técnica, financiera e institucional de los programas y proyectos que presenten los Estados miembros para su eventual inclusión por la Reunión Anual en el Plan de Acción para el año siguiente y formular propuestas al respecto; 11. informar a la Reunión Anual sobre la programación aprobada, en función de: alas áreas estratégicas aprobadas; bel estado de ejecución de los proyectos y actividades correspondientes; y formular propuestas sobre su seguimiento futuro. 12. formalizar la Agenda Cultural de América Latina y el Caribe, con base en los resultados de la oferta cultural de los Estados miembros concretadas en cada Reunión Anual y difundirla en la región; 13. impulsar, coordinar y cuando correspondiere, evaluar, de acuerdo con los mandatos del Foro, los proyectos, programas y actividades que le fueran encomendados por la Reunión Anual; 14. promover, gestionar y obtener, suscribiendo la documentación de base correspondiente, ingresos y recursos financieros, técnicos o materiales, ante organismos u organizaciones nacionales e internacionales, gubernamentales o no gubernamentales, destinados a financiar programas, proyectos y actividades del Foro; 15. concertar convenios, en cumplimiento de mandatos del Foro, para la realización y financiamiento de estudios, programas y proyectos con organismos, organizaciones, universidades e instituciones nacionales e internacionales, gubernamentales o no gubernamentales; 16. mantener relaciones de cooperación, de consulta y de trabajo, de acuerdo a los mandatos del Foro, con otros organismos y organizaciones internacionales especializados y con universidades que tengan propósitos y objetivos afines a los del Foro, para contribuir al mejor cumplimiento de la cooperación cultural que el mismo persigue; 17. participar en conferencias y reuniones internacionales relacionadas con los temas y actividades del Foro, a fin de intensificar las relaciones de cooperación cultural en los técnicos, institucional y financiero con otros sistemas similares; 18. ejercer las demás funciones y atribuciones establecidas en el reglamento del Foro. Artículo 4: La Secretaría Pro Témpore representará al Foro de acuerdo con los mandatos de las Reuniones. Artículo 5: La Secretaría Pro Témpore estará conformada por: 1. 2. 3. 4. los países sedes de las dos reuniones anteriores; el país sede de la próxima Reunión Anual; y el país sede a la subsiguiente Reunión Anual. un país miembro de la “Caribbean Community (CARICOM)” Cualquier otro Estado miembro que manifieste su interés de incorporarse a la Secretaría Pro-Témpore podrá hacerlo libremente, expresando su voluntad en tal sentido en la Reunión Anual pertinente, sin menoscabo de la eficiencia y dinamismo que el mecanismo requiere. Artículo 6: Los miembros de la Secretaría Pro Témpore se reunirán en conjunto en la sede de la misma, por lo menos dos veces en el año. La primera, dentro de los 3 meses posteriores a cada Reunión Anual. La segunda, 1 mes antes de la fecha de apertura de la siguiente Reunión Anual. Sin perjuicio de ello, mantendrán entre sí una periódica comunicación e intercambio de información. Los países, organismos o instituciones que sean responsables de la ejecución de determinados proyectos específicos del Plan de Acción, deberán designar un órgano de enlace con la Secretaría Pro Témpore para tales efectos. Artículo 7: Durante un día y con un intervalo de uno respecto a la fecha de apertura de la Reunión Anual, la Secretaría Pro Témpore realizará una reunión preparatoria de la misma ampliada a la totalidad de las delegaciones de los Estados miembros, representadas por sus funcionarios superiores debidamente acreditados, para debatir cuestiones y arribar a proyectos de decisiones sobre los diferentes puntos del Orden del Día con el fin de que sean considerados por la Reunión Anual. Artículo 8: La Secretaría Pro Tempore para la celebración de sus reuniones y la correspondiente toma de decisiones deberá contar con la presencia de la mayoría simple de sus miembros. Artículo 9: El Presidente de la Secretaría Pro-Témpore o su delegado participará como representante del Foro en las reuniones de aquellos organismos u organizaciones internacionales en los que se promuevan los objetivos del mismo, para contribuir al mejor cumplimiento de los programas y otras iniciativas del Foro. Artículo 10: Los informes de los Estados miembros sobre las acciones referidas al Plan de Acción serán remitidos por aquellos a la Secretaría Pro Témpore con 90 días de anticipación a la fecha de apertura de la Reunión Anual, a fin de que la misma los incluya en el informe de gestión que presentará al Foro. Artículo 11: Los proyectos que los Estados miembros deseen poner a la consideración de la siguiente Reunión Anual, deberán ser presentados por escrito a la Secretaría Pro Témpore por lo menos 45 días antes de la fecha de apertura de aquella, la cual los comunicará a los Estados miembros, con el objeto de propiciar la cooperación y de coordinar las decisiones a adoptar por la misma. Artículo 12: La Secretaría Pro Témpore elaborará el proyecto de Plan de Acción para el año siguiente que será puesto a consideración de la Reunión Anual. Artículo 13: El gobierno del país sede de la Secretaría Pro Témpore se hará cargo de los gastos locales de organización de las reuniones de la misma en su territorio, corriendo a cargo de los demás gobiernos de los Estados que la integren los gastos y emolumentos correspondientes al traslado de ida y vuelta y viáticos respectivos de sus representantes en dicho organismo. Artículo 14: El Presidente de cada Reunión Anual del Foro a la fecha de clausura de la misma, entregará formalmente la Secretaría Pro Témpore al representante respectivo del próximo país sede del Foro. Artículo 15: La Secretaría Pro Témpore aprobará sus propias normas internas de funcionamiento, de acuerdo a lo establecido en el presente reglamento y por aplicación analógica de las disposiciones que correspondan del reglamento del Foro. Artículo 16: El presente reglamento será aprobado en sesión plenaria de la Reunión Anual del Foro en los términos del artículo 38 del reglamento del Foro. Artículo 17: Toda modificación al presente reglamento será adoptada en sesión plenaria de la Reunión Anual del Foro por los dos tercios de sus Estados miembros presentes y votantes. Las propuestas de modificación deberán ser presentadas antes de los 30 días de la fecha de apertura de la Reunión Anual y deberán contar con un informe al respecto de la Secretaría Pro Témpore. ANEXO La Secretaría Pro Tempore cuenta con el apoyo de una Secretaría Técnica, con sede en la Oficinal Regional de Cultura para América Latina y el Caribe de la UNESCO. Dicho puesto fue creado por la UNESCO a petición del Foro de Ministros de Cultura y Encargados de Políticas Culturales de América Latina y el Caribe. La Secretaría Técnica apoyará a la Secretaría Pro Tempore en: 1- organización de sus reuniones, 2- gestión y seguimiento del Plan de Acción y de los acuerdos adoptados por el Foro, 3- apoyo en la búsqueda de financiamiento 4- coordinación con los estados miembros encargados de los proyectos aprobados, y elaboración de informes sobre su evolución, 5- elaboración y puesta al día de las bases de datos de los países miembros del Foro, 6- distribución de información entre los países miembros, sobre las reuniones de la Secretaría Pro Tempore y del Foro, 7- apoyo al acopio de información para la redacción de los informes de la Secretaría Pro Tempore, sobre las actividades cumplidas y estado de las fuentes de financiamiento desde la celebración de la reunión anterior del Foro. 8- presentación de informes sobre otras cuestiones solicitadas por la Secretaría Pro Tempore, La Secretaría Técnica, para el buen desempeño de sus funciones, recibirá de la Secretaría Pro Tempore las orientaciones e informaciones necesarias. La Secretaría Técnica participará en las reuniones de la Secretaría Pro Tempore y del Foro con voz, pero sin voto.