GUIA PARA PROYECTOS PARA UTILIZAR MAERA
(Managing Atlas External Reporting Access)
¿Qué es MAERA?
Es un programa de consulta que extrae los reportes de los proyectos,
generados en el sistema contable Atlas.
¿Cómo se accesa?
Por internet en http://maera.rblac.undp.org. Se ha creado una cuenta de
acceso a cada uno de los administradores de los proyectos, con nombre
de usuario y contraseña. Solo se prevé una cuenta por proyecto a fin de
mantener el control y eficiencia del programa
¿Qué reportes pueden consultar?
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Disponibilidad presupuestaria
Disponibilidad financiera
Saldo de adelantos (anticipos de fondos trimestrales)
Gastos por mes
Transacciones por proveedor e
Información de proveedor
¿Qué contiene cada uno de los reportes?
Disponibilidad presupuestaria.- Número de proyecto, título, presupuesto
de acuerdo a la última revisión presupuestal aprobada en el año en curso,
gastos a la fecha en que se solicite, costos de administración, saldo de
adelantos para los proyectos que trabajan bajo esa modalidad,
disponibilidad, compromisos (encumbrance) y disponibilidad con
compromisos
Si se da click en número de proyecto, podrán ver el detalle del
presupuesto, por actividad, cuenta y fondo.
Si se da click en desembolsos y compromisos, se podrá ver el
detalle de cada movimiento (fecha, proveedor, concepto, número de
voucher, importe en pesos y dólares y tipo de movimiento.
Si desea ver un voucher se da click en el número de voucher donde
se desplegará toda la información (número de cuenta contable a la que se
cargó el gasto, número de referencia e indicará si se pagó con cheque o
transferencia bancaria).
Disponibilidad financiera.- Muestra el remanente de efectivo al 31 de
diciembre del año anterior, depósitos efectuados en el año en curso,
gastos, costos de administración cobrados a la fecha, saldo de adelanto
de fondos, en su caso, disponible en efectivo sin compromisos,
compromisos y disponible con compromisos.
Si se da click en el número de proyecto le dará la opción de ver el
detalle de cada uno de los conceptos mencionados en el párrafo anterior,
dando click en el concepto que usted desee consultar, así como el estado
del pago (cobrado, firmado, depositado, en proceso, etc.)
Saldo de adelantos.- Muestra el remanente en chequera del proyecto al 31
de diciembre del año anterior, por fondo, anticipos de fondos otorgados
durante el año en curso, gastos efectuados con los anticipos de fondos,
pérdida y/o ganancia de los remanentes trimestrales, así como saldo de
adelantos revaluado.
Si se da click en número de proyecto tendrá la opción de ver el
detalle de cada uno de los conceptos mencionados en el párrafo anterior.
Transacciones por proveedor.- Usted podrá dar el nombre de la persona
y/o empresa que desea buscar el MAERA le proporcionará el número de
proveedor, así como el detalle, total y concepto de gastos efectuados, de
acuerdo al rango de fechas solicitado.
Información de Proveedor.- Usted podrá escribir el nombre del proveedor
deseado y le proporcionará toda la información referente al proveedor,
como es: domicilio, teléfono, número de cuenta/s bancarias.
Ventajas de utilizar MAERA
1) Información actualizada como: presupuesto, efectivo disponible y
estado en que se encuentran los pagos.
2) Facilidad para monitorear presupuesto y efectivo para evitar posibles
sobregiros.
3) Detectar oportunamente posibles errores y solicitar la modificación
correspondiente
4) Verificar todos los datos del proyecto, con la periodicidad que el
proyecto requiera
5) No tiene costo y se puede accesar de cualquier lugar que tenga
internet
6) Confidencialidad en sus reportes ya que solo proporciona información
de su proyecto.
7) Permite imprimir los reportes y/o pasarlos a Excel para trabajarlos y
presentar algún informe en especial que les sea solicitado por el
donante.
8) Todos los reportes se pueden consultar por actividades y fuente de
fondos.
9) Podrán validar mensualmente los gastos del proyecto, los cuales
deberán ser enviados debidamente firmados a la oficina del PNUD,
durante los primeros 10 días hábiles de cada mes.
10)Cuando se genere el CDR anual, ustedes tendrán los gastos cotejados,
por lo que su verificación y certificación será más ágil
La información se actualiza diariamente por las mañanas, por lo que los
reportes obtenidos, contemplan las operaciones efectuadas hasta el día
anterior
En caso de requerir asistencia para utilizar esta herramienta favor de
contactar a [email protected]
Elaborada por mgl
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Guía usuario MAERA