TDRs SECRETARIA EJECUTIVA

Términos de Referencia
SECRETARIA EJECUTIVO BILINGÜE
1. Antecedentes
El Fondo Indígena (FI) se fundó oficialmente en 1993 en las Segunda Cumbre Iberoamericana de Jefes de
Estado y de Gobierno como un organismo internacional de derecho público, descentralizado. Su misión es
promover, orientar, facilitar y coordinar procesos de desarrollo con identidad de los Pueblos Indígenas de
América Latina y El Caribe, así como asistirlos a crear las condiciones para su desarrollo sostenible en el largo
plazo, consistente con sus valores y prioridades. El FI tiene como máximo órgano de gobierno a la Asamblea
General formada por representantes de los 22 países miembros y 18 delegados indígenas. El Consejo
Directivo es la máxima autoridad entre Asambleas. Está integrado por 12 miembros, elegidos por la
Asamblea General: 6 son representantes de los gobiernos y 6 son líderes y representantes de los pueblos
indígenas.
El trabajo de FI se concentra en tres áreas fundamentales (i) concertación entre pueblos indígenas,
gobiernos, y organizaciones de cooperación internacional; (ii) ejecución de proyectos; y (iii) administración
del Programa Emblemático de la Universidad Indígena Intercultural (UII).
En el marco de XI Asamblea Extraordinaria, realizada en la ciudad de Bogotá – Colombia, en diciembre del
2013, de acuerdo a Resolución Nº 3/2013, se aprueba la Estrategia de Sostenibilidad Financiera del Fondo
Indígena.
En el marco de la XLVIII Consejo Directivo, realizado en la ciudad de La Paz - Bolivia , en abril del 2014 , de
acuerdo a la Resolucion Nº 7/2014, se aprueba la readecuacion organica funcional del Fondo Indigena y da
inicio al nuevo proceso de seleccion de personal de la institucion.
2.
Objetivos de la consultoría
Responsable de administrar y custodiar la información institucional. Otorgar apoyo administrativo
necesario al Secretario Técnico y a los miembros del Fondo para el Desarrollo de Pueblos Indígenas de
América Latina y el Caribe.
Funciones
a. Asistencia ejecutiva al Despacho de la Secretaria Técnica del FI.
b. Recepcionar, Organizar, registrar y custodiar correspondencia interna y externa.
c. Atender llamadas que sean recibidas a través del teléfono, fax u otros medios, notificando al
destinatario la hora, fecha, nombre y mensaje de la persona que realizó la comunicación y a su
destinatario.
d. Encargada del manejo del correo electrónico institucional desde y hacia otros destinatarios que
tengan que ver con la Secretaria Técnica y sus dependencias.
e. Atender a las personas que lleguen a la oficina en asuntos de trabajo.
f. Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en el FI de conformidad
con los planes, programas y proyectos establecidos.
g. Redactar y preparar los oficios, resoluciones y textos en general en cumplimiento de los objetivos
institucionales para darles el respectivo tramite.
h. Elaborar, coordinar y dar seguimiento a la agenda del Secretario Técnico, autoridades del Fondo
Indígena y al de personal técnico de la institución.
i. Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y presentación de informes y temas
administrativos.
j. Velar por la custodia de la información y documentos que por razón de su empleo tenga bajo su
cuidado y mantener la reserva de la misma.
k. Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los
documentos que le sean encomendados, aplicando además, las normas generales de archivo.
l. Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el FI para
el ejercicio de las actividades.
m. Mantener el orden y presentación de la oficina a su cargo.
n. Elaborar las órdenes de pedido de los artículos de consumo necesarios del Despacho y verificar su
recibo.
o. Organizar de manera sistemática la información entrante y saliente
p. Llevar la base de datos actualizados de archivos de correspondencia en el sistema
q. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.
3. Perfil del Profesional
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Área de Formación
Titulo en Provisión Nacional de Secretaria Ejecutiva Bilingüe
Titulo de Técnico de Idiomas (preferentemente)
Cursos en Relaciones Publicas y Protocolo
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Experiencia Específica
6 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva de un Organismos Internacional, embajadas o
instituciones similares.
Manejo de Idioma Ingles indispensable (escrito – hablado )
Manejos de paquetes computacionales
Manejo de Internet
Manejo de paquetes informáticos
Experiencia de trabajo con grupos interdisciplinarios
Conocimientos sólidos atención al cliente.
Curso de Protocolo y/o Relaciones Públicas.
Manejo de relaciones con organizaciones indígenas locales, nacionales e internacionales
Manejo de mecanismos diplomáticos entre organismos internacionales y cuerpo diplomáticos
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Experiencia General
Al menos 8 años ejerciendo funciones de Secretaria Ejecutiva en general.
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Aptitudes personales
Capacidad de trabajo con equipos multidisciplinarios, capacidad de transmisión y comunicación, capacidad
de coordinación con cuerpo diplomático, organismos internacionales, organizaciones públicas y privadas,
dominio en el manejo de herramientas informáticas, buen manejo de relaciones interpersonales ,
capacidad de trabajo bajo presión, dedicación y profesionalismo, amplio sentido de discrecionalidad,
compromiso e integridad
4. Período de Contratación
Indefinido – Personal de Planta
5. Sede de Trabajo
La sede de la Secretaria Técnica, La Paz-Bolivia.
6. Propiedad Intelectual
El material producido bajo estos términos de referencia es de propiedad del FI, este derecho continuará
vigente aún concluida la relación contractual de las partes.
El uso de los mismos por parte de los consultores será posible únicamente con la autorización formal de
dicha entidad.
7. Confidencialidad y uso de información
El consultor deberá guardar confidencialidad sobre todo material que le sea entregado para el desempeño
de su trabajo y que sea de propiedad del FI. De igual forma no podrá dar a dicho material otro uso que no
sirva al cumplimiento de objetivos de la presente consultoría, salvo autorización explícita por la Secretaria
Técnica del Fondo Indígena.