Administre su energía, no su tiempo La ciencia de la “stamina” ha avanzado hasta el punto en que individuos, equipos y toda la organización puede, con algunas honradas intervenciones, aumentar significativamente su capacidad de lograr que las cosas se hagan. Síntesis del artículo Con indicaciones breves, el autor señala como conviene orientar la energía individual, de manera productiva hacia la vida considerada como un todo, abarcando equilibradamente tanto los aspectos personales como los laborales. De esta manera, su enfoque contribuye a: administrar mejor el tiempo, conseguir mayor efectividad en las reuniones, obtener ventajas competitivas organizacionales, alcanzar una productividad sustentable, conseguir beneficios mutuos, y aumentar las ganancias. Por Tony Schwartz El problema central de trabajar tiempo de más es que el tiempo es un recurso finito. La energía es una historia diferente. Definida en física como la capacidad para trabajar, la energía llega desde cuatro fuentes principales de los seres humanos: 1. El cuerpo. 2. Las emociones. 3. La mente, y 4. El espíritu. 430947839.doc 1 14/11/2015 Cuerpo Emociones ENERGÍA Mente Espíritu Steve Wanner, un alto ejecutivo de Ernst & Young que había pasado por un grave cuadro de stress laboral, pudo superar aquella situación habiendo establecido ritos y comportamientos que administraron mejor su energía y lograron transformar su vida. El se propuso acostarse todos los días mas temprano y dejó de tomar, hecho que según él le desorganizaba el sueño. Como consecuencia, cuando él se despertaba se sentía mas descansado y mas motivado para hacer ejercicio, cosa que él ahora hace casi todas las mañanas. Y en menos de dos meses, bajó seis kilos. Wanner aún permanece largas horas en el trabajo, pero se renueva regularmente a lo largo del día. El abandona su escritorio para almorzar y sale a caminar, dos veces por día. Cuando él llega a su casa, está mas relajado y mejor predispuesto para conectarse con su esposa y sus cuatro hijos. Conectar capacidad y desempeño en el Banco Wachovia La mayoría de las grandes organizaciones invierten en desarrollar habilidades de los empleados, mas conocimientos y competencia. Muy pocas ayudan a construir y sostener su capacidad, su energía, que es típicamente dada por supuesta. Como prueba piloto, en el Banco Wachovia implementaron “Programas de renovación de la energía” que hicieron levantar la productividad. Los empleados que participaron del programa durante el 2006, luego superaron ampliamente en su desempeño general a otros empleados que fueron designados como “grupo de control”, logrando ganancias destacables para el banco, tanto en los ingresos por depósitos como por préstamos. La efectividad de este programa fue tal que otras compañías también lo adoptaron, como ser: Sony, Deutsche Bank, Nokia, ING Direct, Ford y MasterCard, entre otras. El Cuerpo: Energía Física 430947839.doc 2 14/11/2015 Cuando Gary Faro, un vice-presidente del Banco Wachovia, comenzó el programa, él tenía un sobrepeso significativo, comía pobremente, carecía de una rutina de ejercicio regular, trabajaba largas horas y dormía típicamente no más de cinco o seis horas por noche. Ese no es un perfil inusual entre los líderes y gerentes que vemos. Durante el curso del programa, Faro comenzó con entrenamiento cardiovascular y de resistencia. El empezó a irse a la cama a un tiempo determinado y a dormir mas tiempo. Cambió sus hábitos alimentarios de dos grandes comidas por día (“Donde yo habitualmente me hartaba”, él dice) a comidas mas pequeñas y con snacks light cada tres horas. También incluyó una caminata de 20 minutos todas las tardes. Las Emociones: Calidad de Energía Cuando la gente es capaz de tener mas control de sus emociones, puede mejorar la calidad de su energía, sin hacer caso de las presiones externas que deben enfrentar. Desafortunadamente, cuando no recuperan de manera intermitente su energía, no están fisiológicamente preparados para sostener emociones altamente positivas por largos períodos. Confrontados con demandas implacables y desafíos inesperados, la gente tiende a introducirse en emociones negativas, del modo “lucha o vuela” (típico de las águilas), de manera frecuente varias veces por día. Así se tornan irritables e impacientes, o ansiosos e inseguros. Tales estados mentales drenan su energía y causan fricción en sus relaciones. Un simple ritual para contrarrestar las emociones negativas es lo que nosotros denominamos “comprar tiempo”. Una forma de hacerlo es con respiración abdominal profunda. Exhalar lentamente durante 5 o 6 segundos induce a la relajación y recuperación de energía, e interrumpe la respuesta de “pelear o volar”. Otro ritual poderoso que suministra emociones positivas es expresar apreciación a otros, una práctica que parece ser beneficiosa tanto para el emisor como para el receptor. Este ritual puede tomar la forma de una nota manuscrita, un correo electrónico, una llamada telefónica, o una conversación. Y cuanto mas detallado y específico, mayor el impacto. Finalmente, la gente puede cultivar emociones positivas aprendiendo a cambiar las historias que ellos mismos relatan sobre los eventos de sus vidas. Frecuentemente, la gente en conflicto auto-protagonizan el rol de víctima, culpando a otros o a circunstancias externas de sus problemas. Estar enterado de la diferencia entre los hechos de una situación dada y la forma en que interpretamos esos hechos puede ser en sí mismo poderoso. Esto ha sido una revelación para varias de las personas con las cuales trabajamos, al descubrir que ellos tienen una elección sobre cómo ver un evento dado y reconocer cuán poderosamente la historia que ellos relatan influencia las emociones que ellos sienten. Les enseñamos a contar la historia de la manera mas esperanzadora posible y que la historia lo motive personalmente en cualquier situación dada, sin denegar o minimizar los hechos. La manera mas efectiva en que las personas pueden cambiar una historia es verla a traves de cualquiera de los tres nuevos lentes, que son todas alternativas para salir de la 430947839.doc 3 14/11/2015 “perspectiva de víctima”. Se trata de ejercicios sobre enfocar determinada circuntancia con un “tipo de lente” diferente. Con el “lente revertido”, por ejemplo, la gente se pregunta: “Qué es lo que diría otra persona en este conflicto y qué modo adoptaría?”. Con el “lente largo”, ellos preguntarían: “Cómo será vista esta situación por la mayoría en 6 meses?”. Con el “lente ancho”, ellos preguntarían: “A pesar de la salida de este tema… Cómo puedo yo crecer y aprender de ello?”. Cada uno de estos lentes puede ayudar intencionalmente a la gente a cultivar mas emociones positivas. La Mente: Foco de Energía Muchos ejecutivos ven a las “multitareas” como una necesidad inevitable para enfrentar todas las demandas que el presente entorno les exige, pero esto en realidad atenta contra la verdadera productividad. Las distracciones son costosas: un intervalo temporario de atención entre una tarea y otra –por ejemplo, parar para responder un e-mail o una llamada telefonica- aumenta la cantidad de tiempo necesaria para finalizar la tarea inicial algo asì como en un 25%, fenómeno que es conocido como el “tiempo de conectarse” (perdida general de tiempo originada por las interrupciones entre una tarea y otra). Es bastante mas productivo focalizarse totalmente de 90 a 120 minutos, luego tomar un break corto, y entonces focalizarse nuevamente en la proxima actividad. Nos referimos a estos periodos laborales como “ultra-impulsos”. Nosotros comenzamos con un ejercicio que los fuerza a enfrentar el impacto de las distracciones diarias. Ellos intentan completar una tarea compleja y son regularmente interrumpidos, una experiencia con la que -ellos mismos dicen- terminan sintiendose de forma parecidao a su vida cotidiana. Dan Cluna, un vicepresidente del Wachovia, diseño dos rituales para focalizar mejor su atención. El primero es dejar su escritorio y entrar en una sala de conferencia, lejos de telefonos y mails, cuando el tiene una tarea que requiere concentración. Y el ahora termina sus informes en una tercera parte del tiempo que antes. Cluna construyo su segundo ritual alrededor de las reuniones que mantenia en las sucursales con los especialistas financieros que reportaban a el. Antes, el debia atender su telefono cuando sonaba durante esas reuniones. Como consecuencia, las reuniones programadas para una hora a menudo se estiraban a dos horas, y el raramente le brindaba a cualquiera su atención completa. Ahora Cluna permite que su telefono derive llamadas al correo de voz, de manera tal que el puede focalizarse completamente con la persona que esta enfrente suyo. El ahora responde los mensajes acumulados en su correo de voz cuando el esta en los breaks de la reuniones o en sus “tiempos muertos” pero especialmente cuando las reuniones finalizan. Tambien se impuso controlar sus e-mails solamente dos veces por dia, a las 11 y a las 16 hs. Ademas ha motivado a su grupo para que se tomen breaks periodicos a lo largo del dia y que coman mas regularmente. Ellos terminaron la etapa de mayor trabajo y ocupación antes de lo previsto y de manera mas redituable que otros equipos que no habian seguido 430947839.doc 4 14/11/2015 el “Programa de renovación de energia”. “LOGRAMOS HACER LA MISMA CANTIDAD DE TRABAJO EN MENOS TIEMPO”, dice Henke: “FUE HECHO POR EL GANAR/GANAR”. Otra tecnica es identificar cada noche el desafio mas importante para el proximo dia y hacerlo tu primera prioridad cuando arribes a tu trabajo en la mañana. El ahora trata de concentrar la primera hora de cada dia en el tema mas importante. El encuentra que el a menudo emerge a las 10 AM sintiendose como si el ya tuvo un dia productivo. El Espiritu Humano: Energia del sentido y del proposito Reconocer sentido, significado y proposito son fuentes potenciales de energia. Solamente cuando los participantes han experimentado el valor de los rituales que ellos establecen hacer en las otras dimensiones, ellos comienzan a ver que estar atentos a sus propias necesidades mas profundas, influencia dramáticamente su efectividad y satisfacción en el trabajo. Es la oportunidad de preguntarse a si mismo una serie de cuestiones sobre lo que realmente le importaba a el, momento que suele ser energizante e iluminador. Un importante ejecutivo de Ernst & Young decia: “Cuando mis hijos me llaman y me preguntan: PUEDES VENIR AL CONCIERTO DE MI BANDA? Yo quiero decirles: “SI, ESTARE ALLI Y EN LA PRIMERA FILA”. No quiero ser el padre que entra y se sienta atrás y esta atendiendo su Blackberry y tiene que salir para atender llamadas telefonicas. Para acceder a la energia del espiritu humano, la gente necesita clarificar prioridades y establecer rituales de acompañamiento en tres categorías: hacer lo que ellos hacer mejor y disfrutar mas en el trabajo; distribuir tiempo y energia concientemente a las areas de sus vidas -trabajo, familia, salud, servicio a otros- que ellos consideran mas importante; y vivir sus valores principales en sus conductas y comportamientos diarios. Participar en un esfuerzo creativo puede ser una actividad enriquecedora; tambien dedicar tiempo y energia en lo que es importante para usted. A menudo existe una division entre lo que la gente dice que es importante y lo que ellos realmente hacen. Los rituales pueden ayudar a cerrar esta brecha. Practicar los valores principales de uno mismo en su comportamiento cotidiano, es un desafio para muchos tambien. La mayoria de la gente esta viviendo como en una etapa de furia donde ellos raramente paran para preguntarse a si mismos para que estan donde estan y quien quieren ser. Como consecuencia, ellos dejan que demandas externas dicten sus acciones… Generosidad, consideración y establecer rituales pueden ayudar a superar la brecha entre los valores a los que usted aspira y como usted habitualmente se comporta. La renovación personal para empleados conducira a un mejor y mas sustentable desempeño. No obstante, según Jack Welch, ex CEO de General Electric, el equilibrio entre el trabajo y la familia depende principalmente de cada empleado; es decir, cada empleado debe “saber gerenciar” tambien su vida. Todas las empresas que aplicaron el “Programa de renovación de la energia” lograron mejoras significativas; algunas fueron mas alla y construyeron “Habitaciones de 430947839.doc 5 14/11/2015 renovación” donde el personal puede regularmente ir a relajarse y recargar energia, mientras que otras invertian en gimnasios o reconocian el valor a quienes se asociaban para hacer actividad fisica. Y en otros casos, los lideres mismos asistian a las clases con grupos de empleados, transmitiendo señales positivas al personal. Nosotros visualizamos un nuevo y explicito contrato que beneficia a todas las partes: las organizaciones invierten en su personal a traves de todas las dimensiones de sus vidas para ayudarlos a construir y sostener su valor. Los individuos responden llevando toda su energia multidimensional y con todo su corazon a trabajar todos los dias. El resultado es un crecimiento de valor, para ambas partes.- Fuente: Harvard Business Review, Oct´07, Pág. 63.- 430947839.doc 6 14/11/2015