La estructura organizacional y el desarrollo de proyectos TI

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LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y EL DESARROLLO DE
PROYECTOS TI
Los dioses de la religión del consumo están aún desperdigados
en un olimpo confuso. Hay tantos dioses como productos
anunciados, todos compitiendo por ofrecer la salvación. Sigue
habiendo lógica racional, amor humano y otras instancias
resistiendo la avlancha de emotividad bruta. Pero pronto todos
estos dioses menores quedarán unidos bajo el monoteísmo
supremo. La bestia anunciada en el Apocalipsis ¿será el Dios
Huachaca?.
Pablo Hunneuss, “La Cultura Huachaca o el Aporte de la
Televisión”
Existen numerosas formas de estructurar una organización, con miras a lograr
los objetivos específicos de la misma o bien apoyar la consecución de los objetivos
estratégicos de una organización mayor.
Sea cual sea la estructura organizacional de una organización (jerárquica,
matricial, etc.), ésta siempre condicionará la forma en que ha de enfrentarse el desarrollo
de un proyecto, desde su primera etapa (generación de la idea) hasta su definitiva puesta
en marcha.
I.1. LAS ESTRUCTURAS Y EL MANEJO DE LAS RELACIONES
Dos son las estructuras organizacionales más difundidas y utilizadas en las
organizaciones chilenas. Estas son la matricial y la jerárquica. En las siguientes líneas
El ciclo de vida de los proyectos TI: una visión empírica
Marco Antonio Rossel
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las repasaremos en forma breve, ya que el estudio de las mismas escapa al propósito de
este trabajo.
I.1.1. Organización Matricial
Esta estructura presupone que los recursos que posee la organización son
puestos a disposición para las labores que se han de ejecutar, generando múltiples
dependencias jerárquicas. Estas múltiples dependencias son administradas sobre la base
de porciones de tiempo dedicadas a cada tema en proceso.
El recurso humano deja así de ser un especialista exclusivo en un tema
(situación que se repite con frecuencia en las organizaciones jerárquicas), pasando a ser
un aporte en variados ámbitos del negocio.
Sin embargo, la múltiple dependencia dentro de una estructura organizacional
esencialmente matricial provoca trastornos principalmente de competencia entre los
encargados de temas, los cuales compiten permanentemente por los recursos, basándose
en el argumento de las prioridades.
Indudablemente en estas discusiones los mas perjudicados suelen ser los niveles
más bajos de una jerarquía, ya que suelen ser presionados en forma directa por
ejecutivos de alto rango.
I.1.1.1. Comportamiento recomendable en la estructura matricial
Dentro de una estructura de este tipo, en donde el factor predominante es la
dinámica de trabajo, es fundamental mantener una postura de claridad en las actividades
en desarrollo.
Siempre que alguien solicita algo que está fuera del trabajo actualmente en
desarrollo, es necesario presentar inmediatamente no solo las prioridades predefinidas,
sino también cuanta carga del trabajo diario representa cada una de ellas. De esta manera
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se podrá, ya sea rechazar el requerimiento hasta que un nivel adecuado pueda resolver
(un jefe de departamento, por ejemplo) o bien aceptar el requerimiento dándole un plazo
adecuado para su prosecución, de tal forma de no crear falsas expectativas ni generar
una carga excesiva de trabajo.
I.1.2. Organización Jerárquica
Esta es sin lugar a dudas la forma organizacional mas ampliamente difundida,
al menos en nuestro país.
En este esquema, la organización se dibuja en forma piramidal, con un claro
ordenamiento de la autoridad por niveles jerárquicos.
Teóricamente, en este esquema queda absolutamente claro para cada individuo
de quién ha de recibir las instrucciones y prioridades.
Sin embargo en este esquema surge con una fuerza impensada para un
principiante un concepto propio de los grupos humanos organizados, las comunicaciones
informales.
Este tipo de comunicación puede ser un símil con la figura legal de tráfico de
influencias cuando se trata de niveles superiores contactando niveles inferiores de la
jerarquía, aunque obviamente en este caso se trata de una comunicación perfectamente
aceptada dentro de las organizaciones, mas aún, en muchas ocasiones la informalidad es
indispensable para dar dinámica al trabajo.
El problema se presenta, al igual que en la organización matricial, para los
niveles inferiores de la jerarquía. En esta ocasión no se trata simplemente de un
problema de rechazar un requerimiento que llega por un conducto regular, sino mas bien
de manejar una comunicación informal con una persona jerárquicamente superior en
forma adecuada.
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I.1.2.1. Comportamiento recomendable en la estructura jerárquica
Evidentemente que las recomendaciones hechas para una organización matricial
siguen siendo plenamente válidas en una estructura de cualquier tipo. Esto es conocer a
cabalidad el trabajo en desarrollo y los compromisos futuros así como la carga de trabajo
en uso.
Sin embargo, en el caso de una comunicación informal se agrega un
componente nuevo, que surge precisamente de la informalidad de la situación.
En este caso la petición llega en una forma inestructurada, apelando más bien a
la persona que es capaz de resolver la tarea más que a las prioridades involucradas.
En este caso el argumento clave es el uso recíproco de la informalidad. Si una
petición viene por un canal informal, es entonces susceptible de ser respondida por el
mismo canal, pudiendo obviamente esta respuesta ser negativa. La respuesta debe ir
acompañada de un irrenunciable apego a la verdad. La verdad sobre lo que se puede o
no lograr, sobre lo que se está autorizado a hacer, etc.
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.No es aceptable, ni por supuesto recomendable, que por razones de imagen se
falte a la verdad al aceptar alguna asignación de manera inconsulta. En este caso, es el
superior jerárquico quien se deberá hacer cargo del incremento en la carga de trabajo
generada por la liviana aceptación de una nueva actividad
Organigrama ejemplo
Gerente de
Informática
Subgerente de
Procesamiento
Subgerente de
Sistemas
Subgerente de
Control de Calidad
Jefe de
Proyectos
Operador
Senior
Operador
Senior
Analista de
Sistemas
Operador
Junior
Operador
Junior
Analista de
Calidad
Analista de
Calidad
Ilustración 1: Diagrama de estructura organizacional jerárquica (ejemplo de Smartdraw).
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