Arqueo de caja y sus procedimientos

V
Área Auditoría
V
Contenido
Arqueo de Caja y sus procedimientos
INFORME ESPECIAL
V-1
Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Luz Hirahce Flores
Título : Arqueo de Caja y sus procedimientos
Fuente : Actualidad Empresarial Nº 257 - Segunda
Quincena de Junio 2012
I. Introducción
El crecimiento económico de las empresas
exige a la gerencia la implementación de
procedimientos de control interno, que
permitan asegurar una administración
ordenada y eficiente del negocio, así
como detectar y/o prevenir el fraude y
error que inciden en los resultados del
negocio, mediante la implementación
de políticas, procesos y procedimientos
(controles) adoptados para salvaguardar los activos del negocio, así como la
oportuna preparación de información
financiera confiable.
En mérito a la NIA 400 Evaluación de
Riesgo y Control Interno, vamos a desarrollar los aspectos a considerar en un
procedimiento de arqueo de caja, procedimiento de auditoría muy utilizado en las
empresas en relación al cumplimiento de
los procesos establecidos por la empresa
referidos a la custodia de efectivo.
II. Aspectos generales
1. Definiciones
- Arqueo de caja: Es un procedimiento
que permite el análisis de las transacciones en relación al efectivo recibido
por la empresa durante un período de
tiempo determinado, con la finalidad
de comprobar la contabilización correcta del efectivo recibido.
- Valores negociables: Representa
al equivalente del efectivo, tales
como instrumentos, documentos o
título valor, que pueden convertirse
fácilmente en efectivo, ejemplo:
letras de cambio, factura comercial
negociable, etc.
N° 257
Segunda Quincena - Junio 2012
2. Políticas y procedimientos
2.1. De las políticas contables
La gerencia de la empresa deberá establecer las políticas contables referidas
a la custodia del efectivo, en la cual se
incluirán a las áreas pertinentes, tales
como Ventas, Cobranzas, Tesorería y
Contabilidad.
Se deberá identificar a los responsables de la custodia del efectivo y
equivalentes de efectivo, es decir, a
las jefaturas que tendrán a cargo el
resguardo del efectivo.
- Se establecerán las autorizaciones de
los egresos de efectivo por parte de los
responsables (incluye las formas, condiciones, importes máximos, aspectos
impositivos tributarios tales como
bancarización, régimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones,
entre otros).
- Plazos de custodia del efectivo y
procedimientos de trasferencias a un
medio más seguro (bóveda, cuentas
corrientes o de ahorros, etc.)
- Desarrollar un flujograma, identificando áreas, personas responsables,
hecho económico que genere la recepción de efectivo, en relación a las
actividades que desarrolle la empresa.
La gerencia deberá identificar plenamente el área o persona que llevará
a cabo la revisión de los controles
internos diseñados para la custodia del
efectivo, el mismo que hará las veces
de Auditor (Contraloría), el mismo
que practicará los arqueos de caja de
manera progresiva y permanente a las
áreas involucradas.
-
-
-
2.2. De los procedimientos de arqueos
de caja
Los procedimientos para la realización de
arqueos de caja son los siguientes:
-
Los arqueos son programados por
la jefatura asignada por la gerencia,
estos pueden desarrollarse ordinaria-
-
mente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo).
Los arqueos deben ser practicados
obligatoriamente en presencia de la
persona responsable de los fondos y/o
documentos materia de arqueo.
Una vez culminado el arqueo a las
cajas de la empresa, se deberá levantar un acta en el cual se consignará la
conformidad o disconformidad del
arqueo, debiendo ser suscrita por el
encargado de la caja y por la persona
que haya realizado el arqueo.
Las observaciones (irregularidades)
recabadas en los arqueos deberán
ser comunicadas por escrito a las
gerencias respectivas, con la finalidad
de adoptar medidas correctivas.
Informe Especial
Arqueo de Caja y sus procedimientos
2.3. Del ámbito de aplicación y elementos de arqueo
El ámbito de aplicación de los arqueos
implica a los fondos en caja central o
general (según la denominación que la
entidad haya adoptado), documentación
en custodia (valores negociables), documentos en garantía.
Los elementos de arqueo son:
-
-
Efectivo y equivalentes de efectivo
(cheques, depósitos, etc.)
Recibos de ingreso de caja
Recibos de egreso de caja
Valores negociables (letras, facturas
negociables)
Cheques en cartera
Cartas fianzas
Últimos depósitos efectuados a las
cuentas financieras de la empresa
Chequeras (identificando en el rango
del período a examinar el primer
cheque emitido y el último cheque
emitido)
Última transferencia bancaria realizada por la empresa.
Documentación de entregas a rendir,
viáticos, etc.
Actualidad Empresarial
V-1
V
-
Informe Especial
Vales provisionales entregados
Comprobantes de pago cancelados
Paso
Labor a realizar
6
Se emitirá el Acta (original y 2 copias) debidamente suscrita
tanto por el responsable del arqueo como por el sujeto del
arqueo en señal de conformidad, debiendo ser distribuidas3 a
las áreas competentes de la siguiente manera:
III.Descripción de la labor de arqueo de caja
Los pasos a realizar en la labor de arqueo de caja:1
Original : Área de Contraloría
Copia 1 : Sujeto del Arqueo
Copia 2 : Órgano de Control Institucional
(Gerencia General)
Paso
Labor a realizar
1
El responsable del arqueo1 deberá elaborar el acta de toma
de arqueo, en presencia del sujeto del arqueo y del jefe inmediato de este, de considerarlo necesario, según la estructura
organizacional de la empresa.
7
Contraloría analizará el acta en relación a las matrices de
control (políticas, procedimientos, etc.) y determinará si existen
diferencias.
2
Para el corte documentario solicitará la última documentación
girada y visará cada uno de ellos luego de su verificación.
8
De existir diferencia, procederá a solicitar por escrito al sujeto
del arqueo el descargo de las diferencias detectadas.
3
El sujeto del arqueo2 procederá, en presencia del responsable
del arqueo, a verificar la documentación y los últimos movimientos realizados.
4
El responsable del arqueo procederá al conteo y confirmación del saldo, debiendo visar cada documento verificado y
conciliado.
5
El responsable del arqueo efectuará el cierre del Acta de arqueo
realizado, debiendo anotar cualquier diferencia detectada, así
como cualquier observación relacionada al incumplimiento de
las normativas de la empresa.
En el caso de no existir diferencias, termina el procedimiento
de arqueo.
9
El sujeto del arqueo procederá a efectuar el descargo por
escrito, distribuyéndolos a las áreas competentes (Contraloría,
Gerencia de Administración y Finanzas y al Órgano de Control
Institucional)
10
Contraloría emitirá un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre los arqueos practicados, a fin de
que se tome las medidas correctivas que correspondan.
11
Fin del procedimiento.
2
1 Es el trabajador que realizará el arqueo.
2 Es el trabajador responsable de la custodia de la caja.
3 La distribución señalada en el cuadro puede variar de acuerdo al organigrama de cada entidad.
IV. Formatos de actas de toma de arqueo de caja
Anexo 1:
Anexo 2:
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN
ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO
Fecha:
Hora:
…………………
…………………
A:
Cargo:
Establecimiento:
Sr(a) ……………………………………………………
………………………………………
………………………………………
Fecha:
Hora:
…………………
…………………
A:
Sr(a) ……………………………………………………………………
Se Practicó:
Arqueo de Caja Chica - Efectivo
Arqueos Practicados:
Efectivo:
Arqueo de Caja Chica - Efectivo
Arqueo de Caja Chica - Comprobantes y Vales
Arqueo de Especies Valoradas
Billetes
Cant.
Resultado
Fondo Arqueable
S/.
Fondo Arqueado
S/.
Efectivo
S/. ……………
Vales y Comprobantes
S/. ……………
Saldos
Monedas
Cant.
S/.
Denominación en Nuevos Soles
De S/.200 Nuevos Soles
De S/.100 Nuevos Soles
De S/.50 Nuevos Soles
De S/.20 Nuevos Soles
De S/.10 Nuevos Soles
Total
Denominación en Nuevos Soles
De S/.5 Nuevos Soles
De S/.2 Nuevos Soles
De S/.1 Nuevos Soles
De S/.0.50 Céntimos de Nuevo Sol
De S/.0.20 Céntimos de Nuevo Sol
De S/.0.10 Céntimos de Nuevo Sol
De S/.0.05 Céntimos de Nuevo Sol
Total
Total
Conforme
Conforme
………………………………
Responsable del Arqueo
………………………………………
Responsable del Fondo Asignado
……………………………
Supervisor del Arqueo
V-2
Instituto Pacífico
S/.
S/.
S/.
Conforme
Conforme
………………………………
Responsable del Arqueo
………………………………………
Responsable del Fondo Asignado
……………………………
Supervisor del Arqueo
N° 257
Segunda Quincena - Junio 2012