DFOE-PGA-77-2007 - Contraloría General de la República

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES Y AMBIENTALES
Al contestar refiérase
al oficio Nº
1407
22 de febrero, 2008
FOE-PGAA-61
Doctor
Luis Paulino Mora Mora
Presidente
PODER JUDICIAL
Estimado señor:
Asunto:
Remisión de la nota informe Nº DFOE-PGA-77/2007 sobre los resultados de
un estudio efectuado en el Poder Judicial, relativo a la gestión de ese Poder
de la República sobre los recursos financieros no contemplados en los
Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios de la República.
Esta Contraloría General de la República en el ejercicio de sus competencias, realizó
un análisis sobre la gestión financiera en ese Poder de la República. El estudio se efectuó
con el fin de obtener conocimiento de las fuentes y cuantía de los recursos financieros que
administra el Poder Judicial, y del marco jurídico que los regula1. Además, se evaluó si el
manejo de esos recursos se ajusta a prácticas administrativas que promuevan su pertinente
protección y conservación contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o
acto ilegal; así como la confiabilidad y oportunidad de la información.
Con el fin de alcanzar los objetivos del estudio se procedió a efectuar un análisis de la
Ley Orgánica del Poder Judicial, a fin de determinar los diferentes fondos y cuentas
establecidos en esa Ley. También se analizaron la Ley Orgánica del Ministerio Público y el
Código Notarial, con ese mismo propósito. Luego de la determinación de los respectivos
fondos y cuentas establecidos en las leyes antes mencionadas, se procedió a recopilar y
analizar tanto la reglamentación que regula su funcionamiento, como los estudios de auditoría
externa e interna efectuados recientemente sobre esos fondos y cuentas. Además, se solicitó
a la Administración la información que se estimó pertinente y que permitiera obtener un
conocimiento general de los procedimientos que regulan la administración de estos recursos,
con el fin de establecer si se cuenta con un control interno razonable, que permita la
protección adecuada de estos recursos y el uso de estos, con apego a la legislación que los
estableció.
1
El estudio comprendió el análisis de los recursos financieros no contemplados en el Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la
República del cual es parte el Poder Judicial.
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El alcance del estudio comprendió los siguientes fondos o cuentas: Fondo de
Pensiones y Jubilaciones del Poder Judicial, Depósitos Judiciales, Fondo de Garantía de los
Notarios Públicos, Fondo de Contingencias del Poder Judicial, Fondo de Socorro Mutuo para
los Funcionarios y Empleados en Propiedad y Jubilados del Poder Judicial, la cuenta “Para
Mejorar la Oficina y la creación de un Fondo para Satisfacer las Necesidades Urgentes de las
Víctimas de los Delitos”, y la cuenta bancaria especial para el depósito de los ingresos
originados en el cobro de honorarios por el ejercicio de la Defensa Pública.
El estudio abarcó el periodo del 1 de enero del 2007 al 30 de junio de ese mismo año,
ampliándose a otros periodos cuando se consideró pertinente y se realizó según lo estipulado
en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.
Seguidamente se detallan los asuntos determinados en el estudio que ameritan algún
tipo de acción por parte de la administración del Poder Judicial, los cuales fueron puestos en
conocimiento del Lic. Alfredo Jones León y la Licda. Alicia Bogarín Parra, Director Ejecutivo
del Poder Judicial y Directora de la Dirección Nacional de Notariado, respectivamente, en
reunión celebrada el 11 de febrero del 2008.
1.
RESULTADOS DEL ESTUDIO.
1.1. SOBRE EL FONDO DE CONTINGENCIAS DEL PODER JUDICIAL.
El artículo 250 de la Ley Orgánica del Poder Judicial2, autorizó a ese Poder de la
República, a constituir un fondo de contingencia, administrado mediante un fideicomiso3 en
un uno de los bancos comerciales del Estado, que no podrá exceder del uno por ciento de su
presupuesto ordinario de cada ejercicio fiscal. Además, esa norma señala que los recursos de
ese fondo serán utilizados para satisfacer necesidades urgentes o imprevistas, originadas en
fenómenos naturales, conmoción interna o calamidad pública, que afecten la administración
de justicia, sus instalaciones y servicios, situaciones en las cuales deberá mediar una
declaración oficial por parte del Poder Ejecutivo.
Sobre el Fondo en comentario, mediante oficio N° 10594-DE-2007 del 6 de diciembre
del 2007, se indicó a esta Contraloría que tenía recursos al 30 de setiembre del año 2007 por
un monto de ¢1.605,6 millones. Por su parte, el Presupuesto Ordinario del Poder Judicial para
el año 2008 es de ¢151.880,5 millones, por tanto el saldo máximo con que debería contar el
Fondo de Contingencia para este último año es de ¢1.518,8 millones. En virtud de lo anterior
se tiene que ese fondo para el año 2008 contaría con al menos ¢86,8 millones4, (¢1.605,6
millones menos ¢1.518,8, millones) en exceso sobre el monto máximo establecido en el
artículo 250 antes mencionado.
Ley N° 7333 del 5 de mayo de 1993 y su reforma.
El referido fondo es administrado actualmente por medio del Fideicomiso de Administración e Inversión N° 918 formalizado con el Banco
Nacional de Costa Rica.
4 A esta cifra se le deben adicionar los intereses netos (excluidas las comisiones correspondientes) generados por los recursos del Fondo
durante el cuarto trimestre del año 2007 y los que se generen durante todo el periodo correspondiente al año 2008.
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1.2. SOBRE EL FONDO DE GARANTÍA DE LOS NOTARIOS.
El Artículo 9 del Código Notarial5 establece lo siguiente:
“Créase el Fondo de garantía de los notarios públicos, el cual será administrado
por la Dirección Nacional de Notariado, mediante uno de los entes autorizados
para manejar fondos de capitalización. Se regirá por la Ley del Régimen Privado
de Pensiones Complementarias, No. 7523, de 7 de julio de 1995.
Este Fondo constituirá una garantía por los daños y perjuicios que los notarios,
en el ejercicio de su función, puedan ocasionar a terceros. Cubrirá daños y
perjuicios hasta por un máximo de doscientos salarios base, de acuerdo con la
definición del artículo 2 de la Ley No. 7337, de 5 de mayo de 1993, y conforme al
límite que establezca la Dirección Nacional de Notariado, según las posibilidades
económicas del Fondo.
Es obligación de todos los notarios cotizar para el Fondo de garantía. El monto
máximo anual de cotización será equivalente al salario base mensual definido en
el artículo 2 de la Ley No. 7337. Previo estudio actuarial, la Dirección
determinará dentro de ese máximo la cuota mensual de cotización6.
Cuando el notario cese en sus funciones, podrá retirar lo aportado al Fondo, de
conformidad con la Ley No. 7523.
Cuando un notario incurra en responsabilidad civil, no podrá volver a ejercer
hasta que cubra el monto pagado por la dirección.”
De acuerdo con información suministrada por la Dirección Nacional de Notariado a esta
Contraloría General, mediante oficio N° 1028-DNN-del 26 de noviembre del 2007, el Fondo
de Garantía de los Notarios Públicos disponía al 30 de junio del 2007 de ¢7.586,0 millones y
es manejado por la Operadora BN-Vital.
Por otra parte, el artículo 4, inciso g), de ese Código establece que están impedidos
para ser notarios públicos “quienes no estén al día en el pago de las cuotas del Fondo de
garantía de los notarios públicos, creado en esta ley”.
Además, los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, emitidos por
la Dirección Nacional de Notariado7, en sus artículos 230 y 257 establecen lo siguiente:
Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998.
La cotización mensual vigente por parte de los Notarios Públicos a este fondo es de ¢7.016,00, según lo establecido por la Dirección de
Nacional de Notariado mediante directriz N° 06-98 del 25 de noviembre de 1998.
7
Publicados en el Boletín Judicial N° 99 del jueves 24 de mayo del 2007.
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“Artículo 230. -Efectos de la morosidad. El pago de la cuota mensual deberá
realizarse anticipadamente, sin perjuicio de que voluntariamente se efectúe en
forma bimensual, trimestral, etc., todo de conformidad con lo establecido en
estos lineamientos. El FG no responderá por los eventuales efectos que se
deriven de los actos o contratos autorizados o expedidos en el período en que
un notario se encuentre en mora en sus cotizaciones para dicho Fondo. La
circunstancia de que posteriormente el notario proceda a cumplir con ese
requisito, no convalida la cobertura de esos eventuales efectos, ya que durante
el período en que omitió su obligación de cotización sus actuaciones no se
encontraban garantizadas.”
“Artículo 257.-Notario omiso en el pago. Si el notario activo estuviere omiso en
el pago de una o más cuotas obligatorias del Fondo, deberá abstenerse de
realizar actuaciones notariales - protocolarias o extraprotocolarias - a fin de no
emitir actuaciones desprovistas de garantía, que eventualmente puedan afectar
a los usuarios y la fe pública notarial. Asimismo, la DNN podrá iniciar proceso de
inhabilitación para lo cual será prevenido por escrito.”
Sobre la morosidad en el pago de las cuotas al Fondo en comentario, por parte de los
Notarios Públicos, la Dirección Nacional de Notariado en el ya citado oficio N° 1028-DNN del
26 de noviembre del 2007, indicó a esta Contraloría lo siguiente:
“…se puede informar que aproximadamente existe un cuarenta por ciento de
morosidad, razón por la cual dentro del Plan Operativo de este año, se definió
como meta realizar la revisión de todos los notarios activos, y aunque esta labor
aún no ha sido terminada, ha generado el inicio de trescientos treinta y ocho,
procesos de prevención de pago, esto por cuanto el Código Notarial, establece
este proceso en el artículo 143 inciso a). Igualmente, se ha abierto expedientes
judiciales por este motivo y ha generado el decreto de inhabilitación, por la
función contralora de doscientos cincuenta notarios públicos aproximadamente.
Debe tenerse en cuenta, que aunque corresponde a un deber del notario y que
se puede realizar por mera constatación la Sala Constitucional ha establecido
que debe cumplirse con el debido proceso. (Votos 8197-02; 7053-2004; 77462005; entre otros)”
En virtud de lo expuesto y no obstante los esfuerzos que la Dirección Nacional de
Notariado afirma haber realizado, se tiene que un importante porcentaje de los notarios
públicos (40%) al estar morosos en el pago de las cuotas al Fondo Garantía de los Notarios
Públicos, deberían de abstenerse de realizar actuaciones notariales -protocolarias o
extraprotocolarias- a fin de no emitir actuaciones desprovistas de garantía, y que además de
encontrarse fuera de la ley eventualmente podrían estar afectando a sus cliente, ya que ante
tal morosidad los usuarios no podrían resarcirse de los daños y perjuicios originados en caso
de una eventual mala praxis notarial por medio del Fondo de Garantía Notarial, por cuanto el
citado Fondo no responde por las actuaciones de un notario público que se efectúen durante
el período en el cual se encontraba moroso, aunque posteriormente pague las cuotas
pendientes, de conformidad con lo establecido en el artículo 230 del los Lineamientos para el
Ejercicio y Control del Servicio Notarial.
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1.3. SOBRE EL FONDO PARA SATISFACER LAS NECESIDADES URGENTES DE LAS VÍCTIMAS DE LOS
DELITOS Y MEJORAR LA OFICINA DE LA DEFENSA CIVIL DE LAS VÍCTIMAS.
La Ley Orgánica del Ministerio Público8, en el Capítulo VI, trata sobre “La Oficina de
Defensa Civil de las Víctimas”, y en los artículos 33, 34 y 35 señala lo siguiente:
“Artículo 33.- Funciones. La oficina de defensa civil de las víctimas estará
adscrita al Ministerio Público y a cargo de un abogado con categoría de fiscal
adjunto. Además de ejercer la acción civil resarcitoria, este abogado, velará en
general por el respeto de los derechos de las víctimas, derivados de delitos de
acción pública, para lo que podrá ejercer las actuaciones y gestiones que
resulten necesarias, inclusive fuera del proceso penal.”
“Artículo 34.- Asistencia legal. El Ministerio Público proveerá a la víctima que le
delegue el ejercicio de la acción civil resarcitoria, un profesional en derecho. Esta
función puede ser asumida, directamente, por un abogado de la oficina de
defensa civil a las víctimas, o por cualquiera de los representantes del Ministerio
Público en el territorio nacional, según la distribución de trabajo que apruebe el
Fiscal General. La autoridad que tramite la causa le advertirá al asistido que, si
se demuestra que tiene solvencia económica, deberá designar un abogado
particular, o bien pagar al Poder Judicial los servicios del abogado, según la
fijación que hará el juzgador.”
“Artículo 35.- Cobro de honorarios y costas. Cuando corresponda el jefe de la
oficina de defensa civil de las víctimas o quien este designe, gestionará ante la
autoridad correspondiente la fijación y el cobro de los honorarios por los servicios
prestados. Constituirá título ejecutivo, la certificación que se expida sobre el
monto de los honorarios a cargo de la víctima. De oficio, la autoridad que conoce
del proceso, ordenará el embargo bienes del deudor, en cantidad suficiente para
garantizar el pago de los honorarios. El abogado a quien corresponda hacer las
diligencias de cobro, ejercerá todas las acciones judiciales o extrajudiciales para
hacerlo efectivo. La fijación de honorarios se hará en sentencia o en el momento
en que la víctima decida prescindir de los servicios de la oficina. Iguales reglas
se aplicarán, en lo que corresponda, para el cobro de costas por honorarios de
abogado de la parte actora civil, contra la parte vencida. Los ingresos
provenientes de lo dispuesto en esta norma, serán depositados en una
cuenta especial destinada al mejoramiento de la oficina y a la creación de
un fondo para satisfacer las necesidades urgentes de las víctimas de
delitos. La Corte Plena establecerá los mecanismos adecuados para
reglamentar y controlar el uso de tales recursos.”(El destacado no es del
original).
Ley N° 7442 del 25 de octubre de 1994, modificada totalmente por la Ley N° 7728 del 15 de diciembre de 1997, de Reorganización
Judicial.
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Sobre el particular se tiene que los ingresos provenientes de lo dispuesto en el artículo
35 antes transcrito, se administran por medio de la cuenta corriente especial N° 207434-6 del
Banco de Costa Rica, la cual mostraba al 31 de octubre del 2007 un saldo de ¢86,2 millones,
de acuerdo con información suministrada a esta Contraloría General, por la Oficina de
Defensa Civil de las Víctimas del Ministerio Público, mediante oficio N° 977-ODCV-07 del 29
de noviembre del 20079. Asimismo, sobre el reglamento que le corresponde establecer a la
Corte Plena, para regular y controlar el uso de los recursos en comentario, de conformidad
con lo establecido en el artículo 35 de cita, en ese oficio se indica, entre otros aspectos, lo
siguiente:
“Debo informar que en cuanto a la solicitud de copia de la reglamentación
emitida por la Corte Plena, para controlar el uso de los fondos originados en los
honorarios producto del ejercicio de la Defensa Civil de las Víctimas, no es
posible, enviar ninguna copia, por cuanto, sencillamente, el Proyecto de
reglamento de los Ingresos de la Oficina de Defensa Civil de las Víctimas,
según mi conocimiento, no ha sido aprobado a la fecha. Así las cosas,
desde el 18 de mayo del año 1999, la Fiscalía General de la República,
mediante oficio N° 103-99 FG envió para conocimiento de Corte Plena el
reglamento de la cuenta especial de la Oficina de Defensa Civil./… Debo
informar que en razón de que hasta la fecha no se me ha comunicado por parte
de Corte Plena, la aprobación del reglamento respectivo, el manejo y custodia de
los ingresos generados e ingresados a la cuenta especial de la Oficina de
Defensa Civil de la Víctima, le corresponde y los realiza el Departamento
Financiero Contable del Poder Judicial. El suscrito Fiscal Adjunto a la fecha, no
está legalmente ni reglamentariamente autorizado para ordenar giros o pagos de
ninguna clase contra esa cuenta especial…”. (El destacado no es del original).
De acuerdo con lo anterior, no obstante que la reforma de la Ley Orgánica del Ministerio
Público vigente, rige desde diciembre de 1997, y que han transcurrido más de 10 años desde
entonces, aún no se cuenta con un reglamento dictado por la Corte Plena que regule y
controle el uso de los recursos originados en los honorarios producto del ejercicio de la
Defensa Civil de las Víctimas, de conformidad con el mandato contenido en el artículo 35 de
la citada Ley. Tal situación no solo genera un incumplimiento a esa normativa, sino que
además inhibe el uso de tales recursos al no disponerse de reglamentación que regule su
utilización, lo que a su vez propicia una pérdida en su poder adquisitivo, por efectos
inflacionarios, todo lo cual va en perjuicio de los fines que persigue dicha Ley. Finalmente,
cabe señalar que el uso de estos recursos requiere en primer término su incorporación al
Presupuesto del Poder Judicial, siguiendo los trámites correspondientes.
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Suscrito por el Fiscal Adjunto, Oficina de Defensa Civil de las Víctimas, del Ministerio Público.
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CONCLUSIÓN.
a) El Fondo de Contingencias del Poder Judicial tenía recursos al 30 de setiembre del
2007, por un monto de ¢1.605,6 millones. Dicho Fondo encuentra fundamento en el artículo
250 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Esta norma establece además, que ese Fondo no
podrá exceder del uno por ciento de su presupuesto ordinario de cada ejercicio fiscal. Por otra
parte el presupuesto ordinario aprobado al Poder Judicial para el ejercicio fiscal
correspondiente al año 2008 es de ¢151.880,5 millones, por tanto el tope máximo de este
Fondo para el 2008 es de ¢1.518,8 millones. De lo anterior se tiene que al 1° de enero del
2008, el Fondo tendrá recursos en exceso a lo establecido legalmente, por al menos ¢86,8
millones. Esto por cuanto en ese dato no se contempla los rendimientos netos (rebajadas las
comisiones de administración del fideicomiso y cualquier otro rubro que corresponda)
obtenidos por los recursos del Fondo, durante el último trimestre del año 2007, y los que se
produzcan durante el año 2008.
b) De acuerdo con información suministrada por la Dirección Nacional de Notariado a
esta Contraloría, se estima que el cuarenta por ciento de los notarios públicos está moroso en
el pago de las cuotas al Fondo de Garantía de los Notarios, establecido en el artículo 9 del
Código Notarial. Esta Ley establece entre otros aspectos que para ejercer el Notariado, se
debe estar al día en el pago de las cuotas a ese Fondo. Ante esa morosidad, lo notarios
activos que se encuentren en esa condición, no solo están ejerciendo esa función pública al
margen de la Ley, sino que además los clientes no podrían resarcirse de los daños y
perjuicios originados ante una eventual mala praxis notarial, ya que el Fondo de Garantía
Notarial no responde, por las actuaciones de los notarios, durante el periodo en que se está
moroso, de conformidad con lo establecido en el artículo 230 de los Lineamientos para el
Ejercicio y Control del Servicio Notarial.
c) El artículo 35 de la Ley Orgánica del Ministerio Público establece que la Corte Plena
establecerá los mecanismos adecuados para reglamentar y controlar el uso de los recursos,
producto de los honorarios originados en el ejercicio de la Defensa Civil de las Víctimas. No
obstante lo anterior, luego de transcurridos más de diez años de emitida dicha norma, aún la
Corte Plena no ha emitido el reglamento establecido en la citada norma legal, lo cual no solo
genera un incumplimiento a esa normativa, sino que además afecta el cumplimiento de los
objetivos de la Defensa Civil de las Víctimas, ya que la ausencia de ese reglamento inhibe el
uso de tales esos recursos por cuanto se carece de la normativa pertinente para regular y
controlar su uso.
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DISPOSICIONES.
Con fundamento en los artículos 4 y 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República, No. 7428, y 12 de la Ley General de Control Interno, No. 8292, se emiten las
siguientes disposiciones:
3.1 A LA CORTE PLENA.
Aprobar y ordenar la publicación, en un plazo máximo de 4 meses, contados a partir de
la fecha de recibo de este documento, del reglamento correspondiente para regular y
controlar el uso de los recursos originados en los honorarios producto del ejercicio de la
defensa civil de las víctimas, de acuerdo con lo señado en el punto 1.3 de esta nota informe,
y así cumplir con lo dispuesto en el artículo 35 de la Ley Orgánica del Ministerio Público.
3.2 AL CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL.
Presentar a la Corte Plena para su aprobación, un presupuesto extraordinario para el
año 2008, con el propósito de que se ajuste el Fondo de Contingencias del Poder Judicial, a
la suma que corresponde, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 250 de la Ley
Orgánica del Poder Judicial, de conformidad con lo señalado en el punto 1.1 de esta nota
informe.
3.3 A LA DIRECTORA NACIONAL DE NOTARIADO.
Ordenar la elaboración de un plan de acción que permita determinar todos los notarios
activos, que se encuentran morosos en el pago de las cuotas al Fondo de Garantías de los
Notarios Públicos, y se proceda de conformidad con lo establecido en el Código Notarial y
en los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial. Del plan aquí indicado
se deberá remitir copia a esta Contraloría General, en el transcurso de los próximos tres
meses, contados a partir de la fecha de recibo de este documento, según lo indicado en el
punto 1.2 de esta nota informe.
Finalmente se le solicita que designe, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, al
funcionario que fungirá como enlace oficial con el Área de Seguimiento de Disposiciones de
esta Contraloría General, con autoridad para informar sobre el avance y cumplimiento de las
disposiciones contenidas en esta nota informe.
Atentamente,
Lic. José Luis Alvarado Vargas
GERENTE DE ÁREA
JLAV/AGB/WSO/ghj
Ci: Licda. Alicia Bogarín Parra, Directora, Dirección Nacional de Notariado.
Lic. Hugo Ramos Gutiérrez, Auditor Judicial
Archivo Central
Producto: 2008002596
Gestión:
2007003678-1
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