Reglamento del Fondo de Bienestar Social

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Capitulo 1. Generalidades del Fondo de Bienestar Social.
ARTÍCULO 1: NATURALEZA DEL FONDO Y EL COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL
El Fondo de bienestar social, en adelante el Fondo, estará dirigido a colaborar
económicamente con las personas asociadas y sus familias en las necesidades que le
presenten por hechos derivados de caso fortuito fuerza mayor o en el desarrollo
actividades que fomenten la calidad de vida.
Créase el Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL a quién se le brindan las
facultades necesarias contenidas en este reglamento para la resolución de las solicitudes
de ayuda que sean de su competencia. Este Comité será el encargado de recibir las
solicitudes de los asociados con el fin de determinar la colaboración por ayuda directa o a
través de un crédito con recursos del Fondo.
Este comité reemplaza o bien sustituye al comité conocido como: COMITE DE
BIENESTAR SOCIAL
El Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL será integrado al menos por un miembro
de la Junta Directiva de ASDECEFA, un miembro de la Fiscalía (el titular o en su
ausencia, el Fiscal suplente) de ASDECEFA y tres asociados más de ASDECEFA,
nombrados por la Junta Directiva de ASDECEFA. Estos últimos tres integrantes deberán
tener al menos un año de antigüedad en la empresa, para poder conformar el Comité. El
representante de la Junta Directiva o el de la Fiscalía deberán necesariamente presidir
este equipo de trabajo, teniendo el presidente en ejercicio derecho a doble voto, en caso
de empate.
Todos los integrantes del Comité deben ser personas capaces de mantener absoluta
discreción de la información de la cual tengan conocimiento, en aras de salvaguardar el
buen nombre y dignidad de la persona que en algún momento y por alguna circunstancia
especial solicita ayuda del Fondo.
La vigencia de los miembros de este Comité será el tiempo que dura la junta directiva
vigente, pudiendo la Junta Directiva sustituir en parte o totalmente los miembros en el
momento en que lo estimen oportuno, por Acuerdo de mayoría. Es entendido que el
representante de la Fiscalía en este Comité no podrá ser removido por Acuerdo de Junta
Directiva, pues su nombramiento surge directamente de la Asamblea de Asociados de
ASDECEFA y por tanto su permanencia o remoción depende de lo que disponga
directamente dicho órgano facultativo. Cada vez que cambie la junta directiva, la nueva
junta validará y aprobará la continuación de los miembros vigentes o bien elección de
nuevos miembros.
En ningún momento el Comité podrá sesionar si no hay al menos tres miembros
presentes, y al menos uno de éste, es el Presidente del Comité.
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ARTÍCULO 2: BENEFICIARIOS.
Serán beneficiarios solo aquellos asociados a ASDECEFA que se encuentren activos y al
día en sus obligaciones con ésta., y que se vean afectados por alguno de los hechos o
situaciones consideradas en el artículo tercero
Se considera beneficiario todo socio desde el momento en que es asociado.
Únicamente socios pueden acceder a las coberturas a que refiere este Reglamento en su
artículo 3.
ARTÍCULO 3: HECHOS CUBIERTOS POR EL FONDO
Se tendrán como hechos susceptibles de ser cubiertos por el fondo:
1. Desastres naturales que afecten directamente la vivienda, ropa y los enseres básicos
del asociado y sus hijos, siempre y cuando éstos últimos habiten en la vivienda
afectada y sean menores de edad.
2. Incendio de la vivienda del afiliado, siempre que tales hechos no sean imputables al
mismo asociado. Implica la cobertura de daños a la vivienda como al menaje,
electrodomésticos, ropa, enseres, etc.
3. Ayuda en medicamentos del asociado para alguno de los miembros del núcleo
familiar, por una única vez. Para estos efectos se considerarán núcleo familiar los
familiares en primer grado de consanguinidad que vivan con el asociado o dependan
directamente de éste. Se financiarán medicamentos que cumplan con los siguientes
criterios:
3.1 Enfermedades terminales.
3.2 Medicamentos que no disponga la CCSS.
3.3 Que la persona no pueda acceder recursos a través de las líneas de crédito
regulares de ASDECEFA, conforme dictamen del Comité de Crédito de
ASDECEFA.
3.4 Que el salario liquido del asociado no permita la compra del medicamento.
3.5 Contar con el criterio del médico de la unidad de salud.
4. En el caso de que el paciente de la enfermedad terminal sea el asociado, la Junta
Directiva podrá autorizar el adelanto hasta por un 50% del monto que se establece en
el párrafo uno del artículo 9 de este Reglamento.
5. Robo, siempre y cuando se haya sufrido en la vivienda que habita el asociado y tales
hechos no sean imputables al mismo asociado o sean de dudosa comprobación.
Únicamente se cubrirá ayudas o créditos para enseres y utensilios básicos y la
reparación de estos, reparaciones de la vivienda, así mismo se valorará la ayuda para
la sustitución de ropa o la prevención de nuevos hechos ilícitos en la vivienda. Para
estos efectos se deberá presentar la denuncia de robo respectiva ante la autoridad
competente.
6. Alimentación: Que consiste en una canasta básica mensual conteniendo los alimentos
y otros menesteres necesarios durante el período que el comité considere oportuno
mismo que no podrá superar los tres meses.
7. Salud: Se realizarán previa referencia médica. Quedan excluidas erogaciones para
estética.
8. Endeudamiento derivado de casos fortuitos, debidamente comprobados, que no hayan
sido producidos por situaciones de vicio.
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9. Otros programas o proyectos que permitan el mejoramiento de la calidad de vida de
los asociados y sus familiares, siempre y cuando estos vayan dirigidos a beneficiar al
menos al 75% de los asociados. Para el financiamiento de estos proyectos se podrá
utilizar anualmente hasta un 50% de la diferencia anual que presente el FONDO DE
BIENESTAR SOCIAL entre el saldo contable a diciembre de un año con respecto al
saldo contable del mes de diciembre del año anterior.
10. Educación: Programas de mejora enlazados con los reglamentos y lineamientos del
área de Gestión de Capital Humano.
ARTÍCULO 4: PLAZO PARA REALIZAR LA SOLICITUD.
El asociado tendrá derecho a solicitar la ayuda dentro de un plazo máximo de quince días
naturales a partir del momento en que se originen las causas del hecho, previa
confirmación del suceso por parte del órgano que autorice la ayuda. Para estos efectos
deberá remitir su solicitud conforme el artículo 5.
ARTÍCULO 5: DE LA TRAMITACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS AYUDAS
Para proceder a gestionar una ayuda del Fondo, el interesado deberá presentar ante la
administración de ASDECEFA o con alguno de los miembros del Comité del FONDO DE
BIENESTAR SOCIAL lo siguiente:
1. Documento firmado en donde consten los motivos por los cuales necesita la ayuda.
2. Certificaciones del órgano público correspondiente que comprueben el hecho o
mecanismo a satisfacción del comité.
3. Cualquier otra documentación que a solicitud del Comité del FONDO DE BIENESTAR
SOCIAL o de la Junta Directiva de ASDECEFA deba presentar.
4. Detalle completo de los ingresos totales que presente el núcleo familiar acompañado
por las constancias o documentos que sean necesarios, incluyendo declaraciones
juradas, certificaciones médicas, entre otras de interés.
5. Detalle completo de los gastos que tenga mensualmente el núcleo familiar
acompañado por los comprobantes o documentos que sean necesarios, incluyendo
declaraciones juradas.
Los miembros del Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL podrán actuar de oficio
en aquellos casos que sean de su conocimiento.
La Administración de ASDECEFA será la encargada de aportar los datos internos
complementarios necesarios para la toma de una decisión. Esta documentación incluye
al menos:
a. La situación crediticia del asociado tanto con ASDECEFA como con cualquier
otro ente financiero en dónde el interesado mantenga compromisos,
b. El nivel de salario neto del solicitante.
c. En caso necesario se procederá a realizar una entrevista, por parte del Comité
o, si éste lo dispone así, por parte de algún representante regional de la
empresa.
Previo a decidir, el comité deberá preparar un análisis con las resoluciones que considere
oportunas. Para tal efecto deberá preparar un formulario conteniendo la información
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necesaria para una mejor resolución, donde conste el monto y tipo de la ayuda aprobada,
y el nombre y las firmas de las personas que aprobaron dicha ayuda.
Sin menosprecio de lo dispuesto en el Artículo 7 de este Reglamento, por la naturaleza
de las coberturas que atiende este Fondo, el Comité del FONDO DE BIENESTAR
SOCIAL procurará resolver lo antes posible cualquier solicitud de ayuda que reciba. Sin
embargo, el Comité dispondrá de un plazo máximo de quince días naturales para
pronunciarse, una vez que ha sido recibida toda la documentación necesaria para poder
tomar una decisión.
El Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL deberá rendir un informe mensual a los
miembros de la Junta Directiva de ASDECEFA sobre lo actuado.
ARTÍCULO 6: PAGO DE AYUDAS PARA MEDICAMENTOS.
Para efectos del financiamiento en medicamentos la Junta Directiva deberá valorar la
naturaleza de la enfermedad o dolencia para lo cual tendrá presente:
a. Medicamentos para enfermedades terminales.
b. Medicamentos que no disponga la Caja Costarricense de Seguro Social.
c. Que la persona no pueda acceder recursos a través de las líneas de crédito
regulares de ASDECEFA.
d. Que el salario líquido del asociado no permita la compra del medicamento.
e. Contar con el criterio por escrito del médico de la Unidad de Salud o del
especialista correspondiente.
En el caso de que el asociado sufra de una enfermedad terminal independientemente de
su condición financiera no se tomará en cuenta los items c y d.
ARTÍCULO 7: VERIFICACIÓN DE HECHOS.
El órgano encargado de la aprobación deberá verificar la realidad de los hechos en que
se basa la persona asociada para realizar su petitoria, luego resolverá la solicitud de
ayuda, tomando en consideración el hecho ocurrido y el grado de necesidad de la
persona asociada. El órgano competente de aprobación se reserva el derecho de solicitar
mayor información, documentos y otras pruebas que estime pertinentes para mejor
resolver. En el caso de certificaciones de instituciones públicas estas tendrán validez de
un mes luego de emitidas.
En caso de dolo o intento de dolo por parte de la persona asociada, se procederá a
notificar directamente a la Gerencia de Gestión de Capital Humano de la empresa el caso
y dentro de ASDECEFA, esta persona quedará excluida de cualquier ayuda futura
derivada o provista por este Fondo. Es entendido que si la persona asociada ya recibió la
ayuda se procederá a gestionar el cobro del monto otorgado.
ARTÍCULO 8: REVOCATORIA Y APELACIÓN.
La resolución que se tome tendrá recurso de revocatoria ante el mismo órgano resolutivo
dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación del comité.
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En el caso de las resoluciones que apruebe el Comité del FONDO DE BIENESTAR
SOCIAL el petente podrá presentar un recurso de apelación ante la Junta Directiva dentro
de los cinco días hábiles siguientes a la notificación de la resolución. La resolución de la
Junta Directiva tendrá carácter definitivo.
ARTÍCULO 9: DEL MONTO DE LAS AYUDAS.
El Comité podrá autorizar una ayuda máxima de quinientos mil colones por asociado, por
evento, sujeto a la disponibilidad de estos recursos en el Fondo. Montos superiores a
esta cifra deberán ser aprobados por la Junta Directiva de ASDECEFA, respetando las
directrices de ASAMBLEA de Asociados. En ningún caso la ayuda provista por el Fondo
excederá los 5 salarios brutos más altos recibidos por el asociado en los últimos doce
meses.
La anterior restricción no aplica para aquellos montos que sean el resultado de las
donaciones económicas de los asociados, producto de promover una campaña de ayuda
entre éstos, ya que en esos casos, se deberá entregar la totalidad de lo recaudado al
asociado afectado. Para promover este tipo de ayuda entre los asociados, y a efectos de
que no utilizar la buena voluntad de los asociados en casos que no ameriten ayuda
adicional, debe existir aprobación por mayoría simple del Comité del FONDO DE
BIENESTAR SOCIAL o en su ausencia de la Junta Directiva de ASDECEFA, para
proceder conforme.
El Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL procurará hasta donde sea posible,
facilitarle al asociado afectado la ayuda económica necesaria para que éste pueda seguir
trabajando en la empresa sin comprometer negativamente su desempeño y estabilidad
laboral. El Comité deberá mantener la equidad en los montos y tipos de ayuda
brindados, y se abstendrá en todo momento de implementar medidas populistas o
paliativas de corto plazo que no resuelven el problema de fondo del asociado.
Cuando hubiere más de un asociado con derecho a los beneficios indicados en este
Reglamento y que fueran generados por un mismo hecho, no podrá concederse la ayuda
en forma individualizada, sino de manera proporcional, según número de beneficiarios y
disponibilidad de recursos en el Fondo.
ARTÍCULO 10: FINANCIAMIENTO DEL FONDO DE BIENESTAR SOCIAL.
El Fondo se financiará con los siguientes recursos:
1. Monto específico que sobre los excedentes acuerde la Asamblea General.
2. Aportes extraordinarios que voluntariamente realicen los asociados o la empresa.
3. El 20% de las utilidades netas derivadas de la administración de una farmacia en las
instalaciones de Corporación Cefa en Costa Rica (punto de ventas conocido
internamente como Farmacia ASDECEFA).
4. Rifas u otras actividades especiales que se realicen por parte de ASDECEFA para tal
efecto.
La Administración de ASDECEFA deberá llevar los registros contables necesarios para un
adecuado control y seguimiento de estos recursos.
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Capitulo 2. De los créditos a Asociados con recursos del FONDO
DE BIENESTAR SOCIAL.
Artículo 11: AUTORIZACION DE CREDITOS.
El Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL y la Junta Directiva de ASDECEFA
podrán autorizar préstamos solidarios con recursos del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL
que se administra. Será requisito para su aprobación que el comité de crédito conozca el
trámite y presente la recomendación pertinente para proceder conforme.
Los préstamos se otorgarán siempre que la necesidad del asociado se enmarque en los
principios del Fondo de Bienestar Social, por lo tanto estos préstamos estarán reservados
para situaciones especiales y urgentes, sobre todo para aquellos casos de necesidad
extrema en los que no aplica una ayuda social como donativo.
No se podrá autorizar una nueva operación de crédito con recursos del Fondo de
Bienestar Social si el asociado no ha cancelado de previo sus anteriores compromisos
con éste.
Artículo 12: DE LAS SOLICITUDES DE CREDITOS.
El asociado interesado deberá presentar la solicitud de manera formal con los
documentos que respalden su petitoria. Los préstamos se entregarán al beneficiario
siempre que los recursos sean destinados a sufragar gastos o erogaciones que no
pueden atenderse a través de las líneas de crédito regulares con que cuenta ASDECEFA.
Para tal efecto la administración deberá presentar un informe a la Junta Directiva para
verificar la situación financiera y económica del asociado y garantizar que este no puede
accesar las líneas de crédito regulares que posee ASDECEFA.
Para todos los casos la autorización la dará la Junta Directiva por lo cual deberá tomarse
el acuerdo pertinente.
Artículo 13: DEL PRESUPUESTO GENERAL PARA PRESTAMOS.
Para atender los créditos regulados en este articulado se autoriza la utilización hasta por
un 45% del monto total de recursos con que cuente el FONDO DE BIENESTAR SOCIAL.
Artículo 14: DEL MONTO MAXIMO DE LOS CREDITOS.
El monto máximo a prestar por esta línea está condicionado por lo establecido en el
Artículo 9 de este Reglamento o los ¢2.000.000 (dos millones de colones), la cifra que sea
menor entre ambas alternativas.
Artículo 15: DEL PLAZO DE LOS CREDITOS.
El plazo máximo para el otorgamiento de los créditos será de 36 (treinta y seis) meses.
La Junta Directiva determinará el plazo del crédito en cuestión pero no podrá exceder el
plazo máximo señalado.
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Artículo 16: DE LA TASA DE INTERES.
La tasa de interés de los préstamos será definida por la Junta Directiva, pero no podrá
superar en estos casos el costo financiero que esté vigente para los créditos de vivienda
de ASDECEFA. Esta tasa de interés, por la naturaleza solidaria que conlleva el crédito
podrá ser cero en aquellos caso que el plazo del préstamo no supere los 24 (veinticuatro)
meses.
Artículo 17: DE LOS REQUISITOS PARA EL OTORGAMIENTO DE CREDITOS.
La mensualidad del crédito se deberá rebajar del salario del asociado y este deberá
ostentar la condición de asociado durante el último año siempre que de manera
ininterrumpida haya realizado sus contribuciones al fondo de bienestar. El asociado
deberá presentar todos los documentos probatorios para el trámite de la solicitud.
Artículo 18: DE LA POLIZA DE SALDOS DEUDORES.
En todos los casos ASDECEFA deberá cobrar una póliza de saldos deudores sobre el
monto prestado con la finalidad de salvaguardar los intereses del Fondo de Bienestar
Social. El costo de esta póliza estará a cargo del asociado y se incluirá en la mensualidad.
Es entendido que mientras la póliza no esté en vigencia por parte de ASDECEFA, no
procederá el cobro.
Artículo 19: DE LAS EROGACIONES.
Las erogaciones que se realicen con cargo a la cartera de créditos del Fondo de bienestar
deberán realizarse a favor del Proveedor del bien o servicio. El asociado se compromete a
presentar las facturas pertinentes en un plazo que no supere el mes natural después de
recibido el préstamo. De incumplirse esta condición automáticamente la tasa de interés se
equipará a la tasa de los créditos personales.
Artículo 20: DEL ESTUDIO DE SOLICITUDES.
Cada caso se estudiará de manera individual y la Junta Directiva determinará las
mensualidades a cancelar por parte del asociado siempre que cumplan con los
lineamientos generales que se establecen en este reglamento
El comité de créditos de ASDECEFA analizará y valorará las solicitudes de crédito
presentadas bajo este reglamento para lo cual este órgano queda facultado a convocar a
las personas que considere necesarios para mejor resolver.
Capitulo 3. Disposiciones Finales.
Articulo 21: DESVIACIÓN DE FONDOS.
Queda prohibida la utilización de los recursos del fondo para otros fines a los aquí
establecidos, excepto aquellos que apruebe la Junta Directiva para beneficio directo en la
administración de los recursos del fondo.
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Articulo 22: EMERGENCIAS NACIONALES.
En caso de presentarse una emergencia nacional o se declare estado de emergencia en
cualquier región del país por parte del gobierno de Costa Rica, este reglamento quedará
suspendido y se aplicará lo que decida la asamblea general de asociados.
Articulo 23: VIGENCIA DEL REGLAMENTO.
Este reglamento entra en vigencia a partir del veintitrés de enero del dos mil seis. Podrá
ser reformado parcial o totalmente por la Asamblea de Accionistas en el momento que
ésta lo estime necesario.
La Junta Directiva de ASDECEFA podrá modificar este documento, siempre que se
respeten los lineamientos de la Asamblea de Accionistas, en cuanto a monto y origen de
las ayudas y la conformación del Comité de Bienestar Social, y se comunique a los
asociados el cambio con una antelación de quince días naturales a su entrada en
vigencia.
Cuando se produzca un cambio en este Reglamento y esté en proceso la resolución de
una solicitud de ayuda por parte del Comité del FONDO DE BIENESTAR SOCIAL, éste
deberá actuar conforme el mayor beneficio de asociado, de forma que el cambio en la
norma será retroactivo solo si resulta en beneficio del petente.