UPCH-SAC-202-6.PO-01 Procedimiento servicios bibliotecarios

DDDDD
Tipo de documento: Procedimiento Operativo
Código: UPCH-SAC-202-6.PO-01
Emisión: 02 de diciembre
2010
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
Revisión: 03
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Procedimiento
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
Servicios Bibliotecarios
Mtra. Irma Guadalupe Ramos Martínez
Emitió
Representante de la Dirección
Revisó
Rectoría
Aprobó
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
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1. PROPÓSITO
Mejorar continuamente los servicios que brinda la biblioteca e incrementar el acervo bibliográfico, siendo un
apoyo eficaz para las actividades académicas.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los usuarios de los servicios bibliotecarios .
3. POLITICAS DE OPERACIÓN
3.1
El Responsable del Departamento de Servicios Bibliotecarios debe asegurar la aplicación de las
Disposiciones generales para el uso de la biblioteca.
3.2
El Responsable del Departamento de Servicios Bibliotecarios proporciona al usuario el préstamo para
consulta de los materiales que integran la biblioteca.
3.3
El usuario del Departamento de Servicios Bibliotecarios debe proporcionar su credencial de
estudiante o identificación IFE o cualquier otra identificación oficial.
3.4
El personal docente que solicite préstamo a domicilio debe elaborar y presentar oficio dirigido al
Responsable del Departamento de Servicios Bibliotecarios.
3.5
El Responsable del Departamento de Servicios Bibliotecarios debe preparar la estadística de cantidad
de préstamos de libros UPCH-SAC-202-6.RG-02
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4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Área de Servicios Bibliotecarios
Usuario
INICIO
5.1 Asegura la aplicación de las Disposiciones generales para el uso de
la biblioteca.
5.2 Proporciona al usuario el formato de Control de uso de la biblioteca.
Control de uso de la biblioteca UPCH-SAC-202-6.RG-01
5.3 Solicita al usuario, para acceso a la biblioteca, su credencial de
estudiante o identificación IFE o cualquier otra identificación oficial.
5.4 Solicita al usuario, para préstamo a domicilio, su credencial de estudiante o identificación IFE o cualquier otra identificación oficial.
SIABUC
5.5 Solicita al personal docente, para préstamo a domicilio, oficio dirigido al Responsable del Departamento de Servicios
Bibliotecarios.
Cantidad de préstamo de libros UPCH-SAC-202-6.RG-02
5.6 Control de préstamo a domicilio a través del SIABUC
5.7 Estadística de profesores y alumnos usuarios
Información correspondiente del material bibliográfico
Material actualizado en Respaldo quincenal de la información electrónica
FIN
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Departamento de Servicios Bibliotecarios
Usuario
INICIO
6.1 Asegura la aplicación de las Disposiciones generales para el uso de
la biblioteca.
6.2. Recepción física y revisión del material.
6.3. Se lleva el registro de asignación de número de folio en libro.
6.4. Se da de alta en SIABUC la recepción del material y los datos
bibliográficos del mismo. (Catalogación y clasificación)
SIABUC
6.5 Impresión de etiquetas
6.6 Se procesa físicamente el libro: cinta magnética, etiqueta,
protección de etiqueta, sellos y hoja de fecha de devolución.
6.7 Se registra en la estadística mensual de biblioteca el número de
volúmenes procesados
FIN
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Área de Servicios Bibliotecarios
Usuario
Comité de Biblioteca
INICIO
7.1 Concentrado de bibliografía básica y programas de asignatura de los
programas de la UP Chiapas
7.2 Proporciona al usuario el formato de sugerencia de material por parte de los cuerpos académicos.
Solicitud de material para servicios bibliotecarios.
Del personal docente. UPCH-SAC-202-6.RG-04
7.3 Solicitud de llenado del registro: UPCH-SAC-202-6.RG-04
7.4 Solicita al Comité de Biblioteca aprobación y lineamientos para la adquisición del material
7.5 Ingreso de los datos del registro UPCHSAC-202-6.RG-04 al sistema automatizado
del material autorizado
SIABUC
7.6 Solicita cotizaciones a proveedores
7.7 Control de cotizaciones y pedidos
SIABUC
7.8 Recepción de material
7.9 Informa a solicitante y se publica en listado de nuevas adquisiciones
7.10 Pago de facturas y registro en estadística
mensual de biblioteca
FIN
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Área de Servicios
Bibliotecarios
Usuario
Dirección
Administrativa
INICIO
8.1 Detecta los retrasos en la devolución del material en préstamo
8.2 Proporciona al usuario el formato para su llenado y firma.
Penalización por incumplimiento en la entrega de préstamo
externo UPCH- UPCH-SAC-202-6.RG-05
8.3 Solicita realice el pago en la Dirección administrativa
8.4 Solicita la entrega del formato debidamente sellado para registrar pago en SIABUC
Penalización por incumplimiento en la entrega de
préstamo. Recibo de pago. UPCH-SAC-202-6.RG-05
SIABUC
8.5 Registro de pago en SIABUC
8.6 Reporte mensual de multas
SIABUC
8.7 Estadística mensual de biblioteca
FIN
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia
de etapas
Responsable
5.1
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
5.2
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
5.3
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
5.4
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
5.5
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Actividades
Asegura la aplicación de las Disposiciones generales para el uso de la
biblioteca.
5.2 Proporciona al usuario el formato de Control de uso de la biblioteca,
con el UPCH-SAC-202-6.RG-01
Solicita al usuario, para acceso a la biblioteca, su credencial de estudiante
o identificación IFE o cualquier otra identificación oficial.
Solicita al usuario, para préstamo a domicilio, su credencial de estudiante o
identificación IFE o cualquier otra identificación oficial, a través del
SIABUC.
Solicita al personal docente, para préstamo a domicilio, oficio dirigido al
Responsable del Departamento de Servicios Bibliotecarios considerando
los siguientes puntos:
Período o tiempo de utilización del material.
Nota clara sobre su compromiso de preservar y devolver el material
Firma del solicitante
Firma del DPA
5.6
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
5.7
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Con base en los registros del SIABUC, se elabora el registro UPCH-SAC202-6.RG-02 al final de cada cuatrimestre, por uso de carrera, profesores y
materiales, con base en el SIABUC u hoja electrónica.
Estadística de profesores y alumnos usuarios
Procedimiento de Servicios bibliotecarios UPCH-SAC-202-6.PO-01
Información correspondiente del material bibliográfico
Material actualizado en Respaldo quincenal de la información electrónica
CATALOGACION Y CLASIFICACION DE ACERVO
Secuencia
de etapas
Responsable
6.1
Responsable del
Actividades
Asegura la aplicación de las Disposiciones generales para el uso de la
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
biblioteca.
Recepción física y revisión del material.
6.2
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
6.3
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
6.4
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
6.5
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
6.6
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
6.7
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Se lleva el registro de asignación de número de folio en libro .
Se da de alta en SIABUC la recepción del material y los datos
bibliográficos del mismo. (Catalogación y clasificación)
Información correspondiente del material bibliográfico
SIABUC
Impresión de etiquetas
Se procesa físicamente el libro: cinta magnética, etiqueta, protección de
etiqueta, sellos y hoja de fecha de devolución.
Se registra en la estadística mensual de biblioteca el número de
volúmenes procesados
Procedimiento de Servicios bibliotecarios UPCH-SAC-202-6.PO-01
Información correspondiente del material bibliográfico
Material actualizado en Respaldo quincenal de la información electrónica
ADQUISICION DE MATERIAL DE BIBLIOTECA
Secuencia
de etapas
Responsable
7.1
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
7.2
Responsable del
Departamento de
Servicios
Actividades
Concentrado de bibliografía básica y programas de asignatura de los
programas de la UP Chiapas.
Proporciona al usuario el registro de: solicitud de material para servicios
bibliotecarios del personal docente UPCH-SAC-202-6.RG-04
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
Bibliotecarios
7.3
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
7.4
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
7.5
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
7.6
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
7.7
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Solicita el llenado del registro de: solicitud de material para servicios
bibliotecarios del personal docente UPCH-SAC-202-6.RG-04
Solicita al Comité de Biblioteca aprobación y lineamientos para la
adquisición del material
Ingreso de los datos del el registro de: solicitud de material para servicios
bibliotecarios del personal docente UPCH-SAC-202-6.RG-04
SIABUC
Solicita cotizaciones a proveedores
Control de cotizaciones y pedidos
Información correspondiente del material bibliográfico
Material actualizado en Respaldo quincenal de la información electrónica
7.8
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
7.9
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Informa a solicitante.
Publicación en listado de nuevas adquisiciones
7.10
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Pago de facturas.
Registro en estadística mensual de biblioteca
Recepción de material
MULTA O EXTRAVIO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Secuencia
de etapas
Responsable
8.1
Responsable del
Departamento de
Servicios
Actividades
Asegura la aplicación de las Disposiciones generales para el uso de la
biblioteca.
Detecta los retrasos en la devolución del material en préstamo
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
Bibliotecarios
8.2
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
8.3
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
8.4
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Proporciona al usuario el formato para su llenado y firma
UPCH-SAC-202-6.RG-04.
Solicitud de material para servicios bibliotecarios. Del
personal docente.
Solicita realice el pago en la Dirección administrativa
Solicita la entrega del formato debidamente sellado para registrar pago en
SIABUC
UPCH-SAC-202-6.RG-04.
Solicitud de material para servicios bibliotecarios. Del
personal docente
SIABUC
8.5
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
8.6
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
8.7
Responsable del
Departamento de
Servicios
Bibliotecarios
Registro de pago en SIABUC
Reporte mensual de multas
SIABUC
Estadística mensual de biblioteca
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)
Código
Proceso o documento
Sin código
Reglas para la creación y operación de Universidades Politécnicas
Sin código
Modelo Educativo de Universidades Politécnicas
UPCH-SAD300.MGO-01
Sin código
Manual general de organización de la Universidad Politécnica de Chiapas
Plan de Desarrollo Institucional
UPCH-SAC-202Plan de calidad del proceso de servicios bibliotecarios
6.PL-01
Sin código
Disposiciones generales para el uso de la biblioteca.
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Tipo de documento: Procedimiento Operativo
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Sin código
Reglamento para la Biblioteca de la Universidad Politécnica de Chiapas
7. CONTROL DE REGISTROS
Código
Registro
UPCH-SAC202-6.RG-01
Control de uso de la
biblioteca
UPCH-SAC202-6.RG-02
Cantidad de
préstamo de libros
UPCH-SAC202-6.RG-04
Solicitud de material
para servicios
bibliotecarios. Del
personal docente
UPCH-SAC202-6.RG-05
Recibo de pago.
Penalización por
incumplimiento en la
entrega de préstamo
externo
Tiempo de
conservación
Disposición de los
registros
Responsable de
almacenarlo
Lugar de
almacén
Un año
Archivo de
concentración
Responsable
del Depto. de
Servicios
Bibliotecarios
Departamento
de Servicios
Bibliotecarios
Un año
Archivo de
concentración
Responsable
del Depto. de
Servicios
Bibliotecarios
Departamento
de Servicios
Bibliotecarios
Un año
Archivo de
concentración
Responsable
del Depto. de
Servicios
Bibliotecarios
Departamento
de Servicios
Bibliotecarios
Un año
Archivo de
concentración
Responsable
del Depto. de
Servicios
Bibliotecarios
Departamento
de Servicios
Bibliotecarios
8. GLOSARIO
8.1 CUP: Coordinación de Universidades Politécnicas
8.2 DPA: Dirección de Programa Académico
8.3 SIABUC: Sistema de administración de bibliotecas de la Universidad de Colima.
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
Nivel de
revisión
01
02
Sección y/o
página
Descripción de la modificación y mejora
Fecha de modificación
Dice: 5.2 Proporciona al usuario el formato de Control de préstamo para consulta, para que registre
el uso del material utilizado. Se modifica por: Proporciona al usuario el formato de Control de uso
de la biblioteca
25 de agosto 2010
Se modifica el registro UPCH-SAC-202-6.RG-01
25 de agosto 2010
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Tipo de documento: Procedimiento Operativo
Código: UPCH-SAC-202-6.PO-01
Emisión: 02 diciembre 2010
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Revisión: 03
Página: 12 de 12
03
04
05
5.4 Dice Solicita al usuario, para préstamo a domicilio, su credencial de estudiante o
identificación IFE o cualquier otra identificación oficial, así como el formato requisitado de
Control de préstamo a domicilio. Se modifica: 5.4 Solicita al usuario, para préstamo a
domicilio, su credencial de estudiante o identificación IFE o cualquier otra identificación
oficial. Control de préstamo a domicilio UPCH-SAC-202-6.RG-03, se usa el SIABUC
5.6 Dice: Control de préstamo para consulta UPCH-SAC-202-6.RG-01: Se modifica: control
de préstamo a domicilio a través del SIABUC
5.6 Dice: Estadística de préstamo de libros para sala y domicilio UPCH-SAC-202-6.RG-02,
Queda: Cantidad de préstamo de libros UPCH-SAC-202-6.RG-02
25 de agosto 2010
25 de agosto 2010
25 de agosto 2010
Se ingresa un nuevo registro con este código UPCH-SAC-202-6.RG-04, llamado.
06
Solicitud de material para servicios bibliotecarios. Del personal
docente.
02 de Diciembre 2010
07
Se ingresa un nuevo registro UPCH-SAC-202-6.RG-05, Penalización por
incumplimiento en la entrega de préstamo.
02 de Diciembre 2010
08
Se agregan etapas al PO, referidas a la catalogación y clasificación de acervos
(6), adquisición de material bibliográfico (7) y penalización por incumplimiento en
la entrega de libros.
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