Procedimiento General de Auditor a Interna

AUDITORÍA INTERNA
Vicerrectorado de Profesorado y
Ordenación Académica
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Revisión 04
Edición 01
PROCEDIMIENTO GENERAL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
INTERNA
Propuesto por:
Director Gabinete
Ordenación
Académica
Revisado por:
Unidad de Evaluación
Aprobado por:
Vicerrectora de
Profesorado y O.A.
Firma
Fecha 25/11/2010
Firma
Fecha 27/11/2010
Firma
Fecha 01/12/2010
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Título
Procedimiento General de Auditoría
Interna.doc
Procedimiento General de Auditoría Interna
Autor/es del documento
Persona
Función
Comisión de trabajo
Resumen de cambios
Versión
Fecha
Resumen de los cambios
Borrador
23/01/2008
Documento base
Primera versión
22/07/2009
Documento revisado
Segunda versión
30/11/2009
Se incluye a la IGS como responsable de la Auditoría
Interna
Tercera versión
01/02/2010
Se incluyen observaciones de la auditoría Interna. Se
suprime el formato de Informe de Auditoría interna
Cuarta versión
25/11/2010
Se añade definición de no conformidad mayor
Distribución del documento
Este documento ha sido distribuido a las siguientes personas:
Destinatarios
Dirección de correo
Vicerrectora de Profesorado y Ordenación A.
[email protected]
Directora de Secretariado y O. Académica
[email protected]
Miembros del Gabinete de O. Académica
[email protected]
Decanatos y Direcciones de centros
Lista de distribución de Centros
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Direcciones de Departamentos
Lista de distribución de Departamentos
Vicedecanos y Subdirectores de O. Académica
Lista de distribución
Coordinadores de Títulos de Grado
Lista de distribución
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ÍNDICE
1. OBJETO……………………………………………………………………………………………
4
2. ALCANCE………………………………………………………………………………………….
4
3. DESCRIPCIÓN………………………………………………………………………………….
4
3.1. DEFINICIONES……………………………………………………………………….
4
3.2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA………………………………………………
5
3.3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA…………………………………………………
5
3.4. CRITERIOS GENERALES…………………………………………………………
6
3.5. GENERAL…………………………………………………………………………………
6
3.6. CUALIFICACIÓN DE AUDITORES…………………………………………..
7
3.7. PREPARACIÓN………………………………………………………………………..
7
3.8. REALIZACIÓN…………………………………………………………………………
7
3.8.1. REUNIÓN INICIAL……………………………………………………….
8
3.8.2. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA……………………………….
8
3.8.3. REUNIÓN FINAL………………………………………………………….
9
3.9. INFORME………………………………………………………………………………..
9
3.10. SEGUIMIENTO………………………………………………………………………
10
3.11. REGISTROS………………………………………………………………………….
10
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1. OBJETO
Artículo I.
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1. OBJETO
Definir los criterios que establezca un sistema para la realización de auditorías internas, en
orden a verificar el cumplimiento del proceso de la Planificación Docente de la Universidad
de Cádiz, con su grado de implantación y, en su caso detectar las desviaciones que se
hayan producido en el mismo así como la eficacia del sistema.
Artículo II.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todas las auditorías internas del
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todas las auditorías internas del Sistema de Gestión
de Calidad realizadas sobre la planificación docente de la Universidad de Cádiz.
3. DESCRIPCION
Artículo III. SCRIP
3.1 DEFINICIONES
Sección 3.01 3.1 DEFINICIONES
1. Auditoría: Examen metódico e independiente que se realiza para determinar si
las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones
previamente establecidas y para comprobar que estas disposiciones se llevan
realmente a cabo y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos.
2. No Conformidad: Cualquier desviación o incumplimiento de las normas o
requisitos especificados dentro del Sistema de Gestión, sea puntual o sistemática.
Su hallazgo supone la apertura de un Informe de No Conformidad, FR-NC-01-01
3. No conformidad mayor: aquel incumplimiento de las normas o requisitos
especificados dentro del Sistema de Gestión que por su gravedad, importancia o
amplitud, impida el normal desarrollo del proceso o de algunas de sus fases. Su
hallazgo supone igualmente la apertura de un informe de no conformidad.
4. Observación: Suceso reseñable en el desarrollo de la auditoría, justificado por
una evidencia objetiva.
5. Acción correctiva: Solución propuesta para la corrección de una No
Conformidad. Se documentará a través del Informe de Acción correctiva y
preventiva, FR-NC-01-01.
6. Personal auditor: Personal formado para realizar auditorías.
7. Auditor Jefe: Auditor designado para dirigir una auditoría.
8. Personal/área auditada: Personal, área, al que se le aplica la auditoría.
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9. Informe de auditoría: Documento escrito elaborado por el auditor jefe que
resume los resultados de la misma.
3.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
Sección 3.02 3.2 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
La auditoría tiene por objeto asegurar, en base a comprobaciones muéstrales (por lo que si
no se encuentra ninguna desviación, no significa que no exista o que no sea mejorable),
que la Planificación Docente de la Universidad de Cádiz, los métodos implantados, los
equipos y controles que se llevan a cabo, son tales que el funcionamiento del mismo se
desarrolla de acuerdo con el sistema establecido.
Son objetivos a cubrir en una auditoría:
1. Determinar la conformidad o no conformidad del Sistema de Gestión con lo
establecido en la documentación del mismo, (Manual de Calidad del Proceso de
la Planificación Docente).
2. Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su Sistema de Gestión
3. Verificar que se siguen los procedimientos establecidos a todos los niveles del
Sistema de Gestión.
4. Verificar que todo el personal cumple satisfactoriamente con sus obligaciones y
responsabilidades a todos los niveles, en lo que se refiere al Sistema de Gestión
establecido.
5. Identificar No Conformidades u Oportunidades de Mejora y/o elementos
potencialmente originadores de problemas.
6. Verificar la resolución de No Conformidades u Oportunidades de Mejora.
7. Cumplir con los requisitos reglamentarios y/o de la Dirección.
8.
ALCANCE DE LA
Sección
3.03 AUDITORIA
3.3 ALCANCE
DE LA AUDITORÍA
El alcance de una auditoría pueden ser todos los aspectos (Documentos, registros, etc.)
contemplados en el Sistema de Gestión. Se realizará con carácter anual. Puede ser motivo
para la realización de auditorías extraordinarias el que se dé alguno de los siguientes
casos:
1. Cambios importantes que afectan al Sistema ya sea gestión, organización,
política de la UCA, medios técnicos, etc.
2. Cuando exista sospecha o se tenga certeza de que no se cumplen los requisitos
de calidad establecidos.
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3. A consecuencia de la evaluación de resultados de auditorías precedentes.
4. Verificación de la implantación de acciones correctivas.
5. Después de la reclamación de un cliente sobre la competencia técnica,
cumplimiento de especificaciones, etc.
6. Cuando se tengan dudas sobre los resultados obtenidos en la medición con los
indicadores establecidos.
Sección 3.04 3.4 CRITERIOS GENERALES
3.4 CRITERIOS GENERALES
En la realización de una auditoría interna existen una serie de criterios generales de una
gran importancia para conseguir maximizar su resultado:
1. Deberá existir un programa de auditoría, así como un procedimiento escrito cómo
se debe proceder en una auditoría.
2. Se emitirán un informe por escrito de resultados.
3. Se facilitará el acceso de los auditores a todas las áreas y niveles (personal,
documentos, registros, etc.) sometidos a requerimientos de calidad, prevención y
medioambiente.
4. Se identificarán los responsables de la realización de la auditoría y de las áreas o
actividades a auditar.
5. Se informará por escrito a los auditados sobre el objeto, alcance y planificación de
la auditoría y se requerirá su colaboración.
6. Se dotará al grupo auditor de los recursos para conseguir los objetivos propuestos
con el alcance deseado.
7. Se efectuará un seguimiento de la implantación de las acciones correctivas
pendientes de cierre.
8. Proporcionar suficientes evidencias objetivas para demostrar las conclusiones
obtenidas, después de la realización de la auditoría.
Sección 3.05 3.5 GENERAL
3.5 GENERAL
Generalmente, para llevar a cabo una auditoría del Sistema de Gestión es necesario
considerar los siguientes aspectos:
1. Preparación.
2. Realización.
3. Informe.
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4. Seguimiento.
5. Registros.
Sección
3.06 3.6 CUALIFICA
3.6 CUALIFICACIÓN
DE
AUDITORES
Sección 3.07 CIÓN DE AUDITORES
La cualificación para ser auditor es la siguiente:
1. Tener como mínimo dos años de experiencia en la Universidad.
2. Tener formación en la Norma 9001:2008 y en Auditoría Interna.
3.7
PREPARACIÓN
3.7
PREPARACIÓN
La Dirección del servicio y la Inspección General de Servicios de la Universidad
acordarán el programa de auditoría. Este “Programa de Auditoria”, debe completar
entre otros los siguientes puntos:
1. Auditor Jefe y resto de personal auditor (Equipo Auditor).
2. Definir el alcance de la auditoría (Áreas y aspectos del sistema a auditar).
3. Fechas previstas y lugar de realización de la auditoría.
4. Otros requisitos necesarios.
El equipo auditor estará compuesto por personal suficientemente formado acerca del
Sistema de Gestión que se va a auditar, y que no tendrá responsabilidades directas en los
aspectos del sistema a ser auditados.
Para la preparación de la auditoría se llevarán a cabo además las siguientes actividades:
1. Recopilación y estudio de la documentación aplicable (incluidas conclusiones de
auditorías anteriores, No Conformidades u Oportunidades de Mejora pendientes,
etc. si existen).
2. Definir las tareas del equipo auditor, en su caso.
3. Requisitos de confidencialidad (si aplica).
4. Preparar el protocolo de auditoría si es necesario
Sección 3.08 3EALIZACIÓN
3.8. REALIZACIÓN
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La realización de la auditoría consiste en verificar, mediante el examen y estimación de
pruebas objetivas, que se observan y cumplen de forma eficaz los requisitos del Sistema
de Gestión.
(a) 3.8.1
rEUNIÓN
3.8.1
Reunión
InicialINICIAL
Encuentro entre el equipo auditor y el auditado para aclarar, si fuese necesario, los
distintos temas relacionados con la auditoría, por ejemplo los siguientes:
1. Presentación del equipo auditor y los auditados.
2. Explicación del programa y comentarios a la agenda.
3. Aclaración de puntos dudosos sobre la auditoría.
4. Definición de la forma de actuación.
5. Establecimiento de los canales de comunicación.
6. Definición de la fecha y hora de reunión final.
7. Confirmación de la disponibilidad de los medios que precise el equipo auditor.
Los detalles específicos del programa de auditorías no deben comunicarse al auditado
hasta el desarrollo de la misma, si su divulgación prematura puede comprometer la
observación de evidencias objetivas.
(b) 3.8.2
rEALIZACIÓN
DE LA AUDIT
3.8.2
Realización
de la auditoría
Durante la recogida de evidencias se tendrán en cuenta especialmente los siguientes
puntos:
1. Obtener evidencias objetivas por medio de informes, examen de documentos,
observación de actividades, etc.
2. Informar sobre las No Conformidades u Oportunidades de Mejora que requieran
acción correctiva inmediata.
3. Tomar nota de todas las No Conformidades u Oportunidades de Mejora, con
claridad y precisión a fin de que en las conclusiones puedan presentarse con
exactitud y suficiente detalle.
4. Verificar No Conformidades u Oportunidades de Mejora abiertas en auditorías
anteriores.
5. Anotar las otras observaciones que se consideren significativas.
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3.8.3 Reunión Final
NAL
Al término de la etapa de realización, se efectuará una reunión final con el fin de comunicar
las conclusiones a los auditados y establecer, si procede, las acciones correctivas. Entre
otros temas a tratar serán:
1. Temas pendientes de completar en función de las comprobaciones realizadas.
2. Revisar y aclarar todas las No Conformidades u Oportunidades de Mejora y
observaciones detectadas.
3. Acordar si es posible, las acciones correctivas (a propuesta del responsable del
área o Servicio auditado) y los plazos para su implantación. Las No
Conformidades u Oportunidades de Mejora y acciones correctivas se
documentarán en los correspondientes Informes de No Conformidad FR-NC-0101.
4. En su caso, comunicación de conclusiones y discusión de las mismas.
5. Recordatorio de los pasos finales de la auditoría (informe, temas pendientes,
seguimiento acciones correctivas, etc.).
6. Comentarios finales.
Sección
3.09 3.9 informe
3.9 INFORME
Una vez terminada la actuación auditora, se debe generar un documento con los
resultados de la auditoría, a fin de comunicar las conclusiones.
Su elaboración es responsabilidad del Auditor Jefe, quien estará asistido por el equipo
auditor.
El plazo de emisión del informe será definido por el Auditor Jefe, no siendo superior a 15
días, en la medida de lo posible.
El informe, irá fechado y firmado por el Auditor Jefe y auditores y reflejará fielmente el
contenido y espíritu de la auditoría. El contenido mínimo del informe será:
1. Identificación del documento
2. Área, Servicio, etc. auditados y personas entrevistadas
3. Equipo auditor
4. Fecha (s) de realización de la auditoría
5. Alcance de la auditoría (aspectos del Sistema de Gestión auditados)
6. Documentación aplicable
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7. Comprobaciones realizadas (incluyendo, si aplica, referencia a las No
Conformidades u Oportunidades de Mejora y observaciones detectadas)
8. Conclusiones (si aplica, fecha de ejecución, etc.)
3.10
seguimiento
3.10
SEGUIMIENTO
El director del servicio auditado adoptará las acciones correctivas acordadas dándoles
prioridad, en su caso, en función de su importancia e incidencia en la calidad de las
actividades que realiza, y de los medios necesarios para su resolución.
Una copia de las acciones correctivas adoptadas para corregir la No Conformidad
detectada, será enviada a la Unidad de Evaluación y Calidad de la UCA por fax o correo
electrónico.
El responsable de la Unidad, o persona designada en su caso, realizará un seguimiento de
las mismas hasta comprobar que la acción implantada ha eliminado o minimizado la causa
y han supuesto un elemento real de mejora continua.
El cierre de cada No Conformidad se documentará en el correspondiente Informe de No
Conformidad.
Sección 3.10 3.11 REGISTROS
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