manual de la calidad

MANUAL DE LA CALIDAD
Departamento de Educación,
Cultura y Deporte
I.E.S. “Bajo Aragón”
4 - SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código MC - 4
Edición 05
Fecha 03/02/2009
Página 1 de 6
Índice del capítulo:
4.1.- REQUISITOS GENERALES ............................................................................................ 2
4.2.- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN.................................................................... 4
4.2.1.- GENERALIDADES: ................................................................................................... 4
4.2.2.- MANUAL DE LA CALIDAD .................................................................................... 4
4.2.3.- CONTROL DE LOS DOCUMENTOS: ...................................................................... 5
4.2.4.- CONTROL DE LOS REGISTROS ............................................................................. 6
- MODIFICACIONES RESPECTO DE LA EDICIÓN ANTERIOR: ...................................... 6
Este documento debe ser utilizado en soporte informático.
Las copias impresas no están controladas y pueden quedar obsoletas; por tanto, antes de usarlas debe verificarse su vigencia.
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4.1.- REQUISITOS GENERALES
El Instituto Bajo Aragón, establece, implementa, documenta, mantiene en el tiempo y
mejora continuamente su Sistema de Gestión de la Calidad según los requisitos especificados
en la norma ISO 9001 (edición en vigor).
Para lograr mayor eficacia en la gestión y en los resultados obtenidos se sigue un
enfoque basado en procesos. Éstos están clasificados como:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
-
Transmiten valores del Centro a los demás procesos,
fijando objetivos, prioridades, directrices, pautas,
Establecen la estructura de gestión.
NOTA: Esta clasificación no “gradúa”
la trascendencia de los procesos; sólo
los clasifica en uno u otro tipo.
PROCESOS CLAVE o de realización
-
Resultados que “ven”
nuestros “clientes”:
Alumnos, Padres,
Empresas, Sociedad, …
Aquellos mediante los que se realiza el trabajo esencial
para la misión del Centro.
Contribuyen directamente a satisfacer los requerimientos
que demandan los usuarios del servicio que prestamos.
PROCESOS DE SOPORTE /APOYO:
-
Se centran en dar soporte/apoyo a los “clientes
internos”, como profesores y personal del Centro.
Apoyan otros procesos claves o estratégicos.
Permiten que puedan realizarse los demás procesos
En consonancia con esta clasificación, el Centro identifica y gestiona los procesos
contemplados en el siguiente
MAPA GENERAL DE PROCESOS
Estratégicos
Clave
Apoyo
1.1.- POLÍTICA
Y
CALIDAD
1.2.- PLANIFICACIÓN
de la REALIZACIÓN
del SERVICIO
2.1.- ORGANIZACIÓN
del CENTRO
3.1.- GESTIÓN
ECONÓMICA
1.3.- GESTIÓN de
RECURSOS
HUMANOS
2.2.- ENSEÑANZA /
APRENDIZAJE
RESULTADOS
3.2.- SERVICIOS
AUXILIARES
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A su vez, cada proceso consta de los distintos subprocesos o partes cuya identificación
e interacción se observa en el siguiente MAPA DE PROCESOS DESARROLLADO:
Políticas y directrices
del Centro
Control
documentación
Constitución de
grupos y cursos
Solicitud de las
acciones formativas
Adjudicación
Adjudicación.
Inclusión en Gestifor
Control producto
no conforme
Seguimiento y medición
del Servicio y del Producto
Elaboración de
Horarios
Publicitación
Medición de la
satisfacción del cliente
Puesta a punto
Inscripción y
selección aspirantes
Acciones preventivas y
correctivas. MEJORA
Difusión y aplicación
Contratación Profesores,
Seguros, etc.
Revisión y validación
Altas y revisión de
condiciones de inicio
Auditoría interna
Cupo de
Profesorado
Designación de cargos
de coordinación docente
1.2.1.- FP del
Sistema Educativo
Revisión del Sistema
Designación de órganos de
participación y gobierno
Toma de conciencia
y Formación
Control de Personal
Mejora del ambiente
de trabajo
1.2.2.- FP para
el EMPLEO
1.3.- GESTIÓN de
RECURSOS HUMANOS
1.1.- POLÍTICA
Y CALIDAD
1.2.- PLANIFICACIÓN de la
REALIZACIÓN del SERVICIO
Diseño de PP. CC. y
Progamaciones
Acogida de
profesores y personal
Actividad docente
Acogida de alumnos
y Padres
Evaluación y
calificación
2.1.- ENSEÑAZA
APRENDIZAJE
2.2.- ORGANIZACIÓN
Del Centro
Reuniones de
órganos colegiados
Acción tutorial y
comunicación
Utilización de
espacios y recursos
Actividades
extraescolares
Comunicación interna
Convivencia y
disciplina
Supervisión, control y
resolución
RESULTADOS
3.1.- GESTIÓN ECONÓMICA
3.2.- PRESTACIÓN de
SERVICIOS AUXILIARES
Elaboración de
presupuestos
Admisión y Matrícula
Realización de las
compras
Conformidad
Servicios
administrativos
Limpieza
Limpieza
Pago de la compra o
servicio
Control y vigilancia y
similares
Evaluación de
proveedores
Reprografía y
atención telefónica
Inventario y
justificación de cuentas
Mantenimiento y
reparación
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El soporte documental para la gestión de los procesos se complementa con las
FICHAS DE PROCESO, que son el documento que identifica las entradas, actuaciones
principales y salidas de cada parte o subproceso, sin olvidar la referencia a los aspectos
críticos del servicio, los indicadores de control del mismo, etc. Los servicios de reparación y
/o similares que ocasionalmente hay que subcontratar externamente están sujetos a lo
establecido en el Proceso de Gestión Económica ( ficha del proceso 3.1) en lo que respecta a
la conformidad del servicio, evaluación del proveedor, etc.
4.2.- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.1.- GENERALIDADES:
La Dirección del Centro establece y revisa cada curso la Política de la Calidad y los
Objetivos de la Calidad, que quedan registrados en el documento de revisión por la Dirección
y son trasladados al Sistema y afectados directos por el responsable de la Calidad.
Partiendo del principio, importante, de que la documentación no es un fin en sí misma,
sino un instrumento de preservación, eficacia y mejora del Sistema; están documentados
aquellos procesos (o partes de los mismos) para los que tal instrumento se entiende necesario,
incluidos - lógicamente-, los prescritos en los requisitos de la Norma ISO 9001 (edición en
vigor).
La Documentación del Sistema mantiene la estructura jerárquica, por otra parte
normal, que se observa en la pirámide de la figura.
En un primer nivel tenemos el Manual de la
Calidad, documento fundamental en que el Centro
explica “qué” se hace para ofrecer un servicio que
Manual de
satisfaga las necesidades de nuestros clientes dando
la Calidad
cumplimiento a cada uno de los apartados de la norma
ISO 9001 (edición en vigor).
En un segundo nivel tenemos los Procesos y
PROCESOS
los Procedimientos documentados, que nos
PROCEDIMIENTOS
informan respecto del “cuándo; cómo; quién; etc” de
determinados procesos y operaciones.
INSTRUCCIONES
En un tercer nivel jerárquico, y no siempre
dependiendo de un procedimiento concreto, nos
FORMATOS y REGISTROS
encontramos las Instrucciones, que nos suministran
detalles sobre tareas o actuaciones más concretas.
Finalmente, los formatos y registros nos facilitan la homogeneidad en múltiples
cuestiones y, además, nos proporcionan evidencia de su realización.
La documentación del Sistema es dinámica al objeto de adaptarse a las necesidades del
Centro a medida que surgen o se detecta que puedan surgir, estando sujeta por tanto a
continuas modificaciones, siempre recogidas en la edición en vigor, o a la creación de nuevos
documentos debidamente identificados una vez integrados en el soporte documental.
4.2.2.- MANUAL DE LA CALIDAD
El presente Manual de la Calidad cumple, salvo error involuntario, los requisitos de la
norma de Sistemas de Gestión de Calidad UNE-EN ISO 9001 (edición en vigor). Ha sido
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elaborado por el representante de la Dirección; revisado por el responsable de Calidad; y
aprobado por la Dirección según lo establecido en el procedimiento P-4.2-A de Control de la
documentación.
El Manuel de la Calidad, de carácter público y emblemático para el Centro, está a
disposición de toda la comunidad educativa de la casa e interesados externos en la dirección
electrónica www.iesbajoaragon.com, que permite acceder a la página Web del Instituto
ubicada en servidor propio.
Para evitar confusiones y simplificar su consulta, la estructura del documento es la
misma que la de la norma de Calidad de referencia; extendiéndose en detalles o
explicitándose cada capítulo en mayor o menor medida en función de que el propio soporte
documental del Sistema incluya, a su vez, un mayor o menor desarrollo de inferior rango
jerárquico, particularmente Procedimientos o Instrucciones.
4.2.3.- CONTROL DE LOS DOCUMENTOS:
La documentación interna que integra el Sistema Gestión de la Calidad en el Centro
está sujeta a un riguroso control que incluye tanto su elaboración y aprobación como la propia
distribución, actualización de versiones (ediciones) y retirada de las obsoletas; disponibilidad,
e identificación de los cambios.
La documentación externa, básicamente normativa legal necesaria, también está sujeta
a control en los aspectos de actualización y disponibilidad.
En el objetivo del Centro de reducir el abuso del papel, que no su uso razonable, juega
un papel determinante la distribución informática de la documentación e información como se
describe en el apartado 5.5.3 sobre comunicación interna de este Manual de la Calidad.
La distribución informática, pública o con restricciones, apoyada por un uso mínimo
de copias controladas en papel al objeto de registro de firmas, conjuga perfectamente los
requisitos de la Norma. El sistema de control y distribución así implantado es, además, ágil y
eficaz.
Además del caso, ya citado, del Manual de la Calidad, en la
dirección informática www.iesbajoaragon.com y a través del menú
“Calidad” también se facilita acceso sin restricciones a la
documentación interna del Centro que se ha considerado debe tener
carácter público, principalmente los Proyectos Curriculares de los
Ciclos y las Programaciones de los módulos, sin olvidar la Política
de la Calidad.
En la misma Web, a través del
menú “Gestión Interna”, los usuarios
(profesores y personal) acceden, previa identificación y contraseña,
al soporte documental interno no público del Sistema
(procedimientos, instrucciones, formatos, y otros)
Los detalles sobre el CONTROL DE LOS DOCUMENTOS se describen en el
procedimiento del mismo título, codificado como P-4.2-A, que forma parte de la
documentación del Sistema.
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Las copias impresas no están controladas y pueden quedar obsoletas; por tanto, antes de usarlas debe verificarse su vigencia.
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4.2.4.- CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros nos proporcionan evidencia de la realización del servicio, actividad o
proceso y, generalmente, de las condiciones de tales. El Centro mantiene registros
Académicos; Docentes; de Servicio; y de la Calidad.
Entre los Académicos podemos citar, por ejemplo, los expedientes de los alumnos y
las actas de evaluación final ordinaria o extraordinaria.
Entre los Docentes son fundamentales las Memorias de los Departamentos y la
Memoria final del Curso.
Entre los de Servicio más importantes están los partes mensuales de faltas del
profesorado, los de faltas de los alumnos, los registros de actos administrativos, etc.
Los registros de Calidad comprenden los informes de Auditoría, Los de acciones
correctivas o preventivas, etc.
Los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de todos los registros están descritos en el
procedimiento de CONTROL DE LOS REGISTROS, codificado como “P-4.2-B”, que
forma parte de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.
- MODIFICACIONES RESPECTO DE LA EDICIÓN ANTERIOR:
-
-
Punto 4.1. En el Mapa de procesos desarrollado (página 3) se sustituye mapa
anterior por el actual, que contiene mejoras en el proceso de “política y calidad” e
incluye nuevo subproceso de “formación para el empleo” en el proceso de
“planificación de la realización del servicio”.
En todos los apartados del capítulo que la mencionan se sustituye ISO 9001:2008
por ISO 9001 (edición en vigor).
En 4.2.3 se sustituye texto e imagen derecha de la WEB (gestión interna) y se
modifica ligeramente el último párrafo.
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