La calidad en los centros de formación: criterios e

La calidad en los centros de formación: criterios e indicadores
internos y externos de evaluación y criterios e indicadores de
calidad propios de la organización, independientes del acto
docente en si mismo
Contribución del señor Luis López Algaba, Servicio Valenciano de Empleo y
Formación – SERVEF, España
Tras el IIº Encuentro de la Red TTnet-España realizado en el Espinar - Segovia, los días 12,
13 y 14 de marzo del presente año, compuesto por un equipo multidisciplinar de
profesionales relacionados con el mundo de la Formación Profesional provenientes de
distintos puntos de España, y conscientes de la importancia de la calidad en los procesos
formativos, se procedió a la composición de distintos grupos talleres con la finalidad de
realizar un documento o “producto final” que sirviera de marco de referencia / “ideas base”
sobre la “calidad de la gestión en los procesos formativos”. Surgió así el Taller nº2 “Los
directivos y los procesos de gestión” y de éste dos grupos de trabajo, uno centrado en
aspectos de “dentro del aula” y otro en aspectos de “fuera del aula”, de la organización.
Como fase previa a la realización del trabajo, se mantuvo un largo debate sobre la
terminología correcta a utilizar, especificando y llevando a cabo una puesta en común sobre
la precisión de los términos de “calidad”, “indicador”, “proceso” y “gestión”, todo ello nos
permitió unificar criterios de partida y concretar la metodología adecuada necesaria para la
elaboración del “producto final”.
Conscientes de la amplitud del tema, se optó por priorizar y actuar en dos grupos, siempre
con el objetivo de lograr un proceso enmarcado en una mejora continua de la “Excelencia y la
Calidad” en la gestión de la Formación.
Del debate llevado a cabo sobre la profundización en los términos a utilizar, surgieron dos
grupos de trabajo diferenciados pero con un único pilar; “La calidad en los procesos
formativos”, distinguiéndose por un lado aquellos que hacían referencia a “dentro del aula” ,
es decir, el acto docente en si mismo y aquellos que matizaban los procesos de gestión “fuera
del aula”, es decir, la gestión propia del centro formativo.
Aquí nos centraremos en el segundo grupo, formado con las expectativas y objetivos de
ahondar y profundizar en todos aquellos indicadores de calidad necesarios para la gestión de
un proceso formativo , surgió así el grupo denominado “Los directivos y los procesos de
gestión”. (Taller de trabajo nº2).
Como antecedentes al trabajo realizado, se presenta una pequeña síntesis del marco teórico
utilizado en la elaboración del documento. Nos centramos pues en la calidad propiamente
dicha : Todos los presentes, somos conscientes y conocedores de la importancia de promover
la gestión de calidad en todo proceso formativo.
Las líneas de actuación en las que se apoya el presente trabajo se enmarcan en el objetivo de
ayudar a conseguir la calidad en cualquier proceso formativo, facilitando a modo de
inventario, un conjunto de criterios e indicadores de calidad específicos de la gestión de la
formación. Ello se concreta de manera detallada a través de la secuencia de distintas fases,
cuáles son los procesos básicos en el mismo, que aquí hemos contemplado tres como marco
-
de referencia pero entendidos siempre como “marco”, como realidad abierta y cambiante
puesto que el proceso formativo no se puede separar taxativamente en fases cerradas, estamos
hablando pues de un proceso abierto.
Las fases de referencia que se han marcado son tres: a) Fase Previa, b) Fase de ejecución y c)
Fase final.
En cada una de ellas se enmarcan los procesos, criterios e indicadores cuantificables y
medibles de la calidad del proceso de gestión de la formación.
En la Fase Previa, dentro del proceso de la Planificación de la Formación, se desprenden
como criterios base la detección de necesidades de la formación, la determinación de los
objetivos, el planning de las acciones formativas, la determinación de los recursos y la
planificación adecuada de las Prácticas No Laborales. Este proceso junto con las Relaciones
Institucionales, se entienden como punto de partida fundamental previo al inicio de cualquier
proceso formativo de Enseñanza-Aprendizaje.
Como indicadores de esta fase resaltamos los siguientes;
- determinación del número de estudios realizados en la zona, es indiscutible la necesidad
de partir de un marco de referencia teórico que nos permita conocer de manera exhaustiva
cuáles son las características de la zona, número de potenciales beneficiarios de procesos
formativos, índice de inserción laboral de la zona, actividad laboral principal que allí se
desarrolla, etc...
Nos centramos también en los objetivos que pretendemos conseguir en el proceso formativo;
sería necesario analizar hasta qué punto éstos, siguen los vectores o ideas fuerza de la Unión
Europea, qué objetivos nos estamos planteando a corto y a medio plazo, para ello deberemos
saber con qué recursos contamos para la consecución de dichos fines u objetivos.
En la Fase de Ejecución, tomamos como punto de referencia el proceso de la Gestión de
Recursos Humanos y la Comunicación Interna, entendiendo los canales de comunicación
bilateral y la consiguiente retroalimentación de los mismos, como clave fundamental en el
proceso.
Es fundamental conocer y profundizar las expectativas, inquietudes y percepciones que
poseen todos los agentes implicados en el proceso formativo, por ello se toman como
indicadores de referencia en la calidad del mismo, los siguientes:
- la existencia o no de un canal de comunicación claro y eficaz, el número de propuestas de
personal llevadas a término, la implicación o no del personal en la mejora del proceso
formativo...
La Formación Interna del Personal en los procedimientos de trabajo es otro de los criterios
analizados en el grupo de trabajo, se parte de la idea de la necesidad de innovación y reciclaje
para la mejora de la calidad de los procesos formativos, para ello, y enraizado en el criterio
anterior de comunicación, es necesario diseñar la formación teniendo en cuenta los perfiles de
los destinatarios de la misma y la delimitación exhaustiva tanto de los objetivos que se
pretenden conseguir como de las actuaciones que se van a llevar a término para tal fin.
Se trata pues de unificar, compartir y/o sistematizar procesos que permitan la mejora continúa
de la calidad de la formación.
-
Como fase Final se trabajaron dos procesos necesarios para el cierre de cualquier acción
formativa: La gestión económica y la Evaluación de Resultados, necesaria para retomar
posibles soluciones/alternativas/mejoras en acciones futuras. A partir de la secuencia de
determinados criterios de calidad, se han concretado diferentes indicadores tales como:
- la existencia o no de planificación presupuestaria, porcentaje de ejecución de la misma,
adecuación o no de gastos al presupuesto establecido, existencia o no de instrumentos de
control de gastos, etc.
Respecto a la Evaluación de Resultados del Proceso Formativo se ha trabajo sobre los
siguientes indicadores:
- porcentaje de cumplimiento de las actividades previstas; en consecuencia se deberían
analizar, en el caso, los motivos por los que se ha producido la desviación respecto al objetivo
inicial, la existencia de instrumentos para llevar a cabo el control del proceso, porcentaje de
alumnos que han finalizado de manera exitosa el proceso formativo, etc.
Con todo lo expuesto en el presente documento, se ha pretendido realizar una aproximación,
materializada en forma de “inventario”, de aquellos indicadores de calidad, que desde el
grupo de trabajo nº2 de la Red TTnet-España (surgido en el II Encuentro) se han considerado
más significativos dentro del proceso de gestión de la calidad de la formación.
Se pretende que este documento sirva de dinamizador para futuros trabajos en la materia y
para poder aunar esfuerzos en busca de una enseñanza de calidad en continua mejora
persiguiendo una cultura de trabajo de “auténtica calidad en los procesos formativos.”
octubre 2002
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“Aproximación- Inventario” de criterios e indicadores internos y externos de evaluación.
Criterios e indicadores de Calidad propios de la Organización, independientes del acto docente en si mismo.
FASES
PROCESO
S
PLANIFICACIÓN
FASE PREVIA
RELACIONES
INSTITUCIONALES
FASE DE
EJECUCIÓN
FASE FINAL
GESTIÓN DE RRHH
Y COMUNICACIÓN
INTERNA
GESTIÓN
ECONÓMICA
EVALUACIÓN DE
RESULTADOS
Criterios
Indicadores
Detección de necesidades de formación.
Objetivos
Planning de actividades
Determinación de recursos
Prácticas No Laborales
(estudios,encuestas..) (5)
(limitaciones ...) (3)
(cronograma) (4)
(previsión) (4)
(sectores económicos) (3)
Convenios
Congresos, seminarios, foros
(asesoramiento relaciones) (6)
(implicación, productos realizados) (4)
Canal de comunicación
Comunicación bilateral: propuestas personal
Efectividad de la comunicación
Formación interna
Trabajos externos
Metodología
Gestión alumnos
Información y orientación
(claro y eficaz, existencia de consenso)(2)
(quejas, propuestas...) (8)
(acceso a Internet, gestiones...) (3)
(horas, aprovechamiento )(10)
( nº de personas que participan) (1)
(existencia de metodología específica)(1)
(documentación,visitas, control...)(5)
(adecuada, actualizada,individualizada)10)
Ejecución presupuestaria
Gastos producidos
Instrumentos de control
(%de ejecución,planificación) (3)
(adecuación,desviación) (2)
(existencia o no de instrumentos) (1)
Acciones del proceso
Resultados obtenidos
 formación
 inserción laboral
 mejoras
(consecución de los objetivos...)13)
(%hombres y mujeres, aprobados...)(5)
(abandonos, insertados...)(12)
(listado de mejoras y propuestas)(1)