Manual SAP MM - Alcaldía de Medellín

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Manual de Contratación de Bienes y
Servicios
Imputados a Centros de Costo (K) y
Proyectos de Inversión (P)
Módulo MM
Compras
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
CONTENIDO
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
1.
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Objetivos:
Adquirir el conocimiento para el manejo de la herramienta SAP R/3 en la
contratación de Bienes y Servicios, y al mismo tiempo servir de consulta y guía
permanentes ante cualquier duda o inquietud sobre el proceso.
2.
Conceptos Generales

La compra de bienes y servicios podrá hacerla directamente cualquier grupo de
compras del Municipio de Medellín, de acuerdo con la delegación que para el
efecto tenga cada una de las Secretarías.

Sociedad: Es el nodo de más alta jerarquía dentro de la estructura contable,
para el caso de Municipio de Medellín sólo existe una sociedad y es FIMM.

Organización de compras: Identifica el origen o tipo de adquisición que se
realizará: Bienes (1000), Servicios (2000) y Obra Pública (3000).

División: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de
Medellín: 01 – Municipio de Medellín, 02 – Concejo de Medellín, 03 –
Personería de Medellín, 04 – Fondo local de Salud.

Datos maestros:



Maestro de Proveedores o acreedores
Maestro de Materiales
Maestro de Servicios

Grupo de Compras: Identifica a la Secretaría (Equipo de la empresa) que
tramita la solicitud de pedido o pedido.

Solicitante: Cualquier dependencia que pertenece a una Secretaría del
Municipio de Medellín que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio.

Condición de pago: Corresponde a las políticas establecidas por el Municipio
de Medellín a través del COMFIS. En este caso se tendrá establecido el pago
de la factura a los treinta (30) días y para los contratos de prestación de
servicios personales serán cinco (5) días, ambos casos después de recibida la
factura en la taquilla única del Municipio de Medellín

Cuenta de mayor: Numeración establecida por la Contaduría Nacional para
efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de
acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y
actualizados recursos financieros y que tiene poder de decisión sobre el
destino de los mismos, es decir, cada Secretaría.

Posición presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto,
corresponde a cada una de las partidas que componen los recursos financieros
de un centro gestor y que en el Municipio de Medellín está acorde con el Plan
General de Contabilidad Pública (PGCP).

Elemento PEP: Es el código del proyecto de inversión asignado por
Planeación Municipal.

Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.

Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del
bien o servicio:

Centro de costo (K): Si la compra del bien o servicio está destinada
contablemente a un área o unidad especifica, en el Municipio de Medellín
existen tres niveles identificados con un código: Alcaldía, Secretaría y
Subsecretaría.

Activo fijo (A): Si la compra del bien mueble es con presupuesto de
funcionamiento, y se encuentra en el rango entre el cincuenta por ciento
(50%) del smmlv y 2 veces el smmlv. El dato maestro solicitado por el
sistema corresponde al código “300000001”. Si el presupuesto es de
inversión y la compra es de bienes muebles, el dato maestro solicitado por
el sistema corresponde al código “300000001”. En caso de compra de
bienes inmuebles el código será “300000000”

Proyecto (P): Si la compra del bien mueble o inmueble va dirigida a un
proyecto. Debe estar creada previamente la estructura de proyectos en el
módulo de proyecto con todos los elementos.

Tipo de posición: Define cómo se controla el aprovisionamiento para una
posición de material, de servicio o de mantenimiento y pueden ser:, en blanco
para compra de materiales (bienes) o servicios y F para contratación de
mantenimiento.

Grupo de artículos: Cada uno de los bienes o servicios tiene asociado su
correspondiente grupo de artículos con propiedades similares, los cuales
fueron tomados del Sistema de Información para la Contratación Estatal
(S.I.C.E.), discriminados así: 1000 – Bienes, 2000 – Servicios y 3000 – Obra
Pública.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Centro: De acuerdo con el sistema SAP R/3, en el Municipio de Medellín
corresponde a los conceptos que sirven para clasificar los gastos entre
funcionamiento y gastos de inversión, así:
CAM0 – Presupuesto de Funcionamiento
CAM1 – Presupuesto de Inversión
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
3.
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Flujograma
ETAPA PRECONTRACTUAL
Selección del procedimiento
de contratación
Solicitud Pedido
ME51N
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Solicitud de
pedido
ETAPA PRECONTRACTUAL
Logistico Grupo Intertdisciplinario / Liberar
(Liberación de SolP)
ME54N individual
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Solicitud de
pedido/liberación/Liberación individual
ZACU Acuerdos
ZAJU Solpe Ajuste Pptal.
ZBIM Compras Bien Inmueble
ZCBM Comodatos Muebles
ZCCS Contratación Directa
ZCDT Comodatos Inmuebles
ZCME Concurso de meritos
ZCNV Convenios
ZCOO Convenios Cooperación
ZCPU Convocatoria Pública
ZLIC Licitación Pública
ZPSP Prest.Srv Personales
Para incorporación de bienes y servicios se tiene los siguientes
códigos de liberación:
A3 – Secretaría responsable de enviar información al portal (ZCPU, ZLIC, ZCCS).
ETAPA PRECONTRACTUAL
Solicitud de cotizaciones o ingreso de oferentes
(Petición de Oferta)
ME41
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Petición Oferta
ETAPA PRECONTRACTUAL
Ingreso de ofertas o cotizaciones
(Oferta)
ME47
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta
ETAPA PRECONTRACTUAL
Comparación de precios
(Oferta)
ME49
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Pet.
Oferta/Oferta/Oferta
ETAPA CONTRACTUAL
Registro del contrato
(Contrato Marco)
ME31K
Ruta: Logística/Gestión materiales/Compras
Contrato Marco/Pedido Abierto
Solicitud e Ingreso de oferentes, para los siguientes procesos de
contratación: ZCDI - Contratación Directa, ZCNV – Convenios, ZCPU Convocatoria Pública, ZLIC – Licitación Pública, ZPSP - Prestación de
Servicios Personales (Prest.Srv.Personales).
Compara los precios de las ofertas con respecto al menor valor.
Se actualiza el documento generado para cada oferente y se
actualiza con el precio cotizado de acuerdo a la transacción descrita
anteriormente.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
ETAPA CONTRACTUAL
Registro presupuestal del contrato
Pedido 0 Compromiso presupuestal
ME21N
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Compras/Pedido
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Sin excepción todos los pedidos se hacen con referencia a un
tipo de documento.
ZAJU Pedido Ajuste Pptal
ZCOM Compras Materiales
ZANT Contratos Antiguos
ZCSP Convencoop.sin ppto
ZBIM Compras Bienes Inmuebles
ZFO Pedido marco
ZCBM Comodatos Muebles
ZOP Obras Públicas
ZCDT Comodatos Inmuebles
ZOPS Servicios Docentes
ZCME Concurso de Meritos
ZPSP
Prestación
de
Servicios
ZCNV Convenios
Personales
ZCO Consultorías
ZS Servicios Generales
Liberar Pedido
Ruta: Logística/Gestión de
materiales/Compras/Pedido/Liberación individual ME29N
o colectiva ME28
ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de mercancía
MIGO
Ruta: Logística/Gestión de materiales
ETAPA CONTRACTUAL
Entrada de Factura
MIRO
Ruta: Logística/Gestión de materiales/Verificación de
facturas logística/
Todos los pedidos sin excepción deben ser liberados, así:
B0: Contabilidad – proyectos de Inversión
B1: Secretario ordenador de gastos
B2: Unidad de Presupuesto – Analista Presupuestal
B4: Secretaría responsable del proceso: cuando cuente con
todos los soportes del contrato – Logístico Grupo
Interdisciplinario
Ingreso de facturas
Se contabiliza el material
Contabilización de de facturas
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
4.
Etapa Precontractual
4.1
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Transacción:
Ruta
menú:
vía
DIGITAR TRANSACCION CAJA DE COMANDOS
Transacción que permite crear el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
“CDP”. Al ingresar en ella, digitándola en la caja de comandos, el sistema le
presenta el siguiente cuadro informativo:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El usuario deberá llenar los campos obligatorios descritos a continuación:
funcionamiento y
: Abriendo el código de selección se debe escoger
cuando se trate de presupuesto de
.
Las fechas las propone el sistema con el día en que
se esta elaborando el documento.
En todos los casos deberá ser FIMM que le corresponde al
Municipio de Medellin.
El tipo de moneda deberá ser COP que corresponde a
“Colombian pesos” o pesos Colombianos.
Este campo no es
para utilizar una Disponibilidad ya existente
Disponibilidad, esto agiliza la elaboración del
imputación presupuestal permitiendo cambiar la
textos etc.), adaptándola a sus necesidades.
obligatorio, sin embargo sirve
como modelo de la nueva
documento ya que copia la
información relevante (Valor,
CDP FUNCIONAMIENTO
Cuando seleccionamos
siguiente cuadro informativo:
el sistema le presenta el
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
A continuación se procede a diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Descripción breve del objeto de la
Disponibilidad.
Digitar el valor de la Disponibilidad requerida, recuerde
que se deberá hacer una Disponibilidad por cada proceso de contracción que se
quiera realizar.
Campo que sirve para detallar aun más el objeto.
Digitar el código de la posición presupuestaria del rubro que
quiere ejecutar.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Seleccionar el código del Centro Gestor de la
Secretaria correspondiente, el Centro de costo de la Subsecretaria que esta
haciendo la afectación y el Fondo afectado. Al darle intro el sistema le muestra el
resumen de lo digitado así:
Debido a que el campo de texto es muy limitado y no se puede digitar en él el
objeto de la contratación, el Usuario deberá utilizar el Botón
que le permitirá
mediante un campo de texto digitar el texto del objeto de la contratación o pegarlo
de un archivo externo, Así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Una vez terminado el proceso de definición del objeto de la contratación, el
usuario deberá grabarlo mediante el Botón.
Si dentro de la misma disponibilidad se quiere ejecutar otro rubro de
funcionamiento, se tendrán que diligenciar los mismos campos obligatorios
cambiando el código del rubro presupuestal.
Una vez estén digitados todos los campos obligatorios se deberá verificar el
documento oprimiendo el botón
, si los datos son correctos y el rubro tiene
presupuesto disponible, el sistema le presentará un aviso de confirmación
en la parte inferior de la pantalla, lo que significa que
el documento esta listo para ser grabado, función que se ejecuta con el botón
.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El sistema le asigna al documento un número consecutivo presentándolo en la
parte inferior de la pantalla
Este es el numero de la disponibilidad
asignado y será el soporte presupuestal para dar inicio al proceso de contratación.
CDP INVERSION
Cuando seleccionamos
siguiente cuadro informativo
el sistema le presenta el
A continuación se procede a llenar los siguientes campos obligatorios:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Descripción
breve
del
objeto
de
la
Disponibilidad.
Digitar el valor de la Disponibilidad requerida, recuerde
que se deberá hacer una Disponibilidad por cada proceso de contracción que se
quiera realizar.
Campo que sirve para detallar aun más el objeto.
Tenga presente que los proyectos de inversión están identificados con un fondo,
centro gestor, posición presupuestal y elemento PEP (código del proyecto).
Digitar el código de la posición presupuestaria del proyecto que quiere
ejecutar.
Digitar el código del Centro Gestor del proyecto.
Digitar el código del Fondo del proyecto con el que se pagará.
Digitar el código asignado al proyecto.
Debido a que el campo de texto es muy limitado y no se puede digitar en él el
objeto de la contratación, el Usuario deberá utilizar el Botón
que le permitirá
mediante un campo de texto digitar el texto del objeto de la contratación o pegarlo
de un archivo externo, Así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Una vez terminado el proceso de definición del objeto de la contratación, el
usuario deberá grabarlo mediante el Botón
.
Una vez estén digitados todos los campos obligatorios se deberá verificar el
documento oprimiendo el botón
dinero disponible, el sistema
, si los datos son correctos y el rubro tiene
le presentará un aviso de confirmación
en la parte inferior de la pantalla, lo que significa que
el documento esta listo para ser grabado, función que se ejecuta con el botón
.
El sistema le asigna al documento un número consecutivo presentándolo en la
parte inferior de la pantalla
. Este es el
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
numero de la disponibilidad asignado y será el soporte presupuestal para dar inicio
al proceso de contratación.
4.2
Solicitud de Pedido de Bienes (Materiales)
Transacción: ME51N
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras; Solicitud de
Pedido  Crear
Al ingresar a la transacción el sistema le presenta el siguiente cuadro informativo:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Fila 1: Contiene el menú
que cambia de acuerdo con el tipo de operaciones que se va a realizar.
El despliegue de cada uno de los comandos que aparecen en esta fila, conlleva a
unas operaciones que pueden ser seleccionadas de acuerdo a la actividad que se
vaya a realizar, así:
Solicitud de pedido: permite realizar actividades, tales como:
Otra solicitud de pedido (shift + f5): permite ubicarse en una solicitud
anteriormente diligenciada y que puede servir como base o plantilla para una
nueva solicitud.
Crear (f6): permite crear una nueva solicitud.
Visualizar / modificar (f7): permite visualizar por todos los usuarios del sistema,
una solicitud de pedido diligenciada anteriormente, o ser modificada si se
encuentra autorizado.
Grabar (ctrl.+s): permite guardar los cambios realizados a la solicitud de pedido.
Verificar (ctrl.+shift+f3): le permite confirmar que la información diligenciada en
todos los campos que son obligatorios de la solicitud de pedido, esta completa.
Finalizar (shift + f5):
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
La fila 2:
Contiene botones que se activan o se desactivan dependiendo de la funcionalidad.
Aplicada.
Botón de confirmación, intro o enter.
Caja de comandos, es la ruta corta para acceder a otra
transacción sin pasar por el menú principal y la ruta descrita.
Botón para grabar el documento.
Botón de regreso a la función inmediatamente anterior.
Botón de finalizar, le permite una vez grabado el documento regresar al menú
principal.
Botón de cancelar, le permite salir de la transacción sin grabar el documento.
Botón de crear enlace, le permite crear la transacción
ejecutarla desde el escritorio del computador.
para
Botón de ayuda, le permite acceder al sistema de ayuda directa del programa.
Botón de ajuste a la configuración local.
Fila 3
definida
como la fila de dialogo, que le indica al usuario la transacción que esta ejecutando.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Fila 4
aparecen los siguientes botones de activación:
donde
Botón que le permite activar el resumen del documento,
cuando se oprime el sistema le despliega una ventana adicional al lado izquierdo
de la pantalla.
Esta funcionalidad le permite copiar posiciones de solicitudes de pedido, pedidos,
pedidos abiertos y en general documentos de compras ya creados con
anterioridad.
Botón de crear un nuevo documento, sirve para crear una solicitud de pedido
nueva.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Botón para consultar o traer otro documento de compras (solicitud de pedido o
pedido ya existente).
Botón de retener, sirve para guardar temporalmente un documento que no
se ha terminado de elaborar completamente.
Botón de verificar, se usa cuando el usuario quiere saber si la información
digitada esta acorde con lo requerido por el sistema.
Botón de ayuda, lo trae el sistema para que el usuario se informe con más
detalle del significado de un campo o transacción.
Botón de parametrización personal, permite fijar
temporalmente valores de los campos mas relevantes que se repetirán durante la
definición del documento, ejemplo imputación presupuestal, presupuesto de
funcionamiento CAMO, entre otros. Al activar la funcionalidad el sistema le
muestra el siguiente cuadro de dialogo:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Presenta dos pestañas:
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
.
La primera “parametrización básica” permite definir información fundamental que
aconsejamos no cambiar del estándar que trae el sistema. La segunda Valores
Propuesta.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Release: 4.7
Esta pestaña le permite definir con anterioridad información que va a repetir
durante la elaboración del documento, ejemplo posiciones con una misma fecha
de entrega, o con un mismo solicitante, o con igual tipo de imputación etc., basta
con llenar los campos que quiere fijar como iguales para el documento y
posteriormente lo termina con grabar
.
El sistema le copiara los datos fijados en todo el documento así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Clase de documento
Con la clase de documento seleccionamos el tipo de proceso de contratación a
seguir, los cuales son:






ZACU – Acuerdos sin afectar presupuesto
ZCDI - Contratación Directa cuantía inferior al 10% de la menor cuantía
(100 SMMLV)
ZCNV - Convenios
ZCPU - Convocatoria Pública cuantías entre 100 y 1000 SMMLV
ZLIC - Licitación Pública cuantía superior a 1000 SMMLV
ZCCS - Licitación Concesión sin afectar presupuesto
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7






Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
ZOPS - Servicios Docentes exclusivos para la Secretaría de Educación
ZPSP - Prestación de Servicios Personales (Prest.Srv.Personales)
ZCDT - Comodato Bienes Inmuebles
ZCBM - Comodato Bienes Muebles
ZBIM - Compra de Bienes Inmuebles
ZCME - Concurso de Meritos
En cumplimiento a lo establecido por el Decreto 2170 de 2002, todos los procesos
de contratación que excedan el diez por ciento (10%) de la menor cuantía o sea
100 SMMLV y por política de la Administración Municipal los procesos inferiores a
esta cuantía, deberán ser publicados en el portal (página Web) del Municipio de
Medellín, por lo que cada Secretaría desde la selección de la solicitud de pedido
debe elegir las siguientes clases de documentos de acuerdo con su cuantía, así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7






Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
ZCDI - Contratación Directa cuantía inferior al 10% de la menor cuantía
(100 SMMLV)
ZCPU - Convocatoria Pública cuantías entre 100 y 1000 SMMLV
ZLIC - Licitación Pública cuantía superior a 1000 SMMLV
ZCCS - Licitación Concesión sin afectar presupuesto
ZPSP - Prestación de Servicios Personales (Prest.Srv.Personales)
ZCME - Concurso de Meritos
Una vez liberadas las solicitudes de pedido correspondiente, el proceso queda
publicado en la página web del Municipio de Medellin, para ser consultado por
toda la ciudadanía, a la vez que permite a los proponentes interesados en
participar en las contrataciones directas o convocatorias publicas, realizar su
inscripción por este medio.
Cabecera
En la pestaña
se puede ingresar la siguiente información:
Nota de cabecera: se detalla de manera clara y precisa el objeto a contratar en
letra tipo oraciones (mayúsculas y minúsculas), este es el texto que aparecerá en
la página web.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Resumen de posiciones
Se incluyen los siguientes campos:

Pos: Consecutivo de posición, asignado automáticamente por el sistema.
 Tipo de imputación (I):
A Activo fijo (Inversión y funcionamiento)
K Centro de costo (Funcionamiento)
P Proyecto (Inversión)

Tipo de posición (P):

Bienes (material):
Se despliega el matchcote
y se elige el
material, el cual debe ser previamente creado por la dependencia responsable
de la creación de los datos maestros de bienes y servicios.
Bienes:
Blanco o normal
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Es necesario aclarar que para el 2005 se hizo una reorganización del maestro de
materiales ajustándolo al plan de compras, implicando con ello la desactivación de
los códigos antiguos de los materiales, dando paso a un nuevo sistema de
codificación que a diferencia con los antiguos (cinco dígitos) consta de seis dígitos
comenzando con enumero”1” como se muestra a continuación:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Texto breve: Este espacio se deja en blanco, el sistema lo diligencia
automáticamente.
 Cantidad:
Digite la cantidad requerida.
 Unidad de medida: La unidad de medida es traída automáticamente del
dato maestro de materiales.
 Fecha de entrega: Fecha estimada en que se debe entregar el bien o material.
 Gpo. Artíc.: Cada uno de los bienes tiene asociado su correspondiente grupo
de artículos con propiedades similares (1000 – Bienes), tomados del Sistema
de Información para la Contratación Estatal (S.I.C.E.), el cual es seleccionado
directamente por el sistema.

Centro: En el Municipio de Medellín corresponde a cada una de los
programas o conceptos que sirven para clasificar el presupuesto entre
funcionamiento e inversión, así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
CAM0 - Funcionamiento
CAM1 - Inversión

Grupo de Compras: La Secretaría solicitante de la compra del bien o servicio.

Solicitante:
Equivale a la dependencia
solicitante de la compra del bien o servicio.

Número de necesidad:
Este campo es utilizado de acuerdo a la
necesidad de cada dependencia: Número de Acta Comité Asesor o Interno,
Número de orden de trabajo, inicial de la persona que realiza el documento,
entre otros.


adscrita
a
la
Secretaría
Presionar el botón ENTER y pase a detalle de posiciones.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
En el detalle de posición también podemos observar en la parte superior una serie
de botones que nos facilitan la busque o presentación de la información dentro de
la solicitud de pedido:
Nos permite visualizar información de una posición requerida.
Botones que nos permite ordenar en forma ascendente o descendente
una columna seleccionada previamente (marcando el titulo
).
Este botón permite la asignación de un filtro para optimizar la búsqueda de
algún elemento seleccionado previamente.
Estos botones nos permiten visualizar totales, subtotales, promedios,
mínimos y máximos de una columna previamente señalada,
Este botón le permite imprimir la información de todas las posiciones de una
solicitud de pedido.
Este botón le permite introducir en el detalle de posiciones diferentes
“vistas” a saber:
las principales son Excel y Lotus.
Este botón le permite exportar la información a varios formatos a saber:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Release: 4.7
El más usado es el de “hoja de calculo” que le permite exportar a una hoja de
Excel todas la columnas que componen la solicitud de pedido:
Al
seleccionarla
el
sistema
le
propone
el
siguiente
cuadro:
Posteriormente el sistema le copia todas las columnas en una tabla Excel así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El usuario podrá eliminar o ajustar las columnas que desee en el informe, al igual
que guardar en un archivo independiente que podrá servir para incluirlo en los
términos de referencia o en los pliegos de condiciones como anexo a las
especificaciones técnicas.
Detalle de posiciones
Se encuentra compuesta por una serie de pestañas, las cuales indican el detalle
de cada una de las posiciones descritas en el “Resumen de posición”, de las
cuales enunciaremos las más relevantes dentro del proceso de solicitud de
pedido, así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Pestaña de Valoración
En esta pestaña se encuentran los siguientes campos:

Precio valor: En este campo registre el precio unitario del material
incluyendo el IVA, de acuerdo con el estudio de precios del
mercado o con los precios que indique el SICE - Contraloría.
Siempre deben ir marcados los recuadros de entrada de mercancía y recepción de
factura.
Pestaña de Imputación
Esta información la obtiene la Solicitud de Pedido del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal - CDP elaborado en FM.

Cuenta de mayor:
Numeración establecida por la Contaduría General de la
Nación para efectuar los asientos contables de las compras de bienes o
servicios, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
En la solicitud de pedido no se afectan las cuentas contables, sin embargo el
sistema se prepara desde esta funcionalidad para efectuarlos.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

División: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de
Medellín: 01 – Municipio de Medellín, 02 – Concejo de Medellín, 03 –
Personería de Medellín, 04 – Fondo local de Salud.

Sociedad CO: Es el nodo de jerarquía dentro de la estructura contable de
costos, para el caso de Municipio de Medellín sólo existe una sociedad y es
COMM.

Centro de coste: Si la compra del bien o servicio está destinada
contablemente a un área o unidad especifica, en el Municipio de Medellín
existen tres niveles identificados con un código: Alcaldía, Secretaría y
Subsecretaría.
Para conocer los detalles de la imputación presupuestal, haga clic sobre el botón
y así podrá apreciar la siguiente pantalla.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.

PosPre: Posición Presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del
gasto asignado por la Secretaría de Hacienda y Planeación, corresponde a
cada una de las partidas que componen los recursos financieros de un centro
gestor y que en el Municipio de Medellín está acorde con el Plan General de
Contabilidad Pública (PGCP).

Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y
actualizados recursos financieros, es decir, cada Secretaría.

Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.

Documento presupuestal: Se refiere al número del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal (CDP) elaborado previamente y del cual se
dispone de toda la información en esta pestaña.
Pestaña de Status
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Muestra el estado en que se encuentra el proceso desde la selección del
proponente hasta su pago automático y las autorizaciones hechas por la
Secretaría ordenadora del gasto y la Secretaría de Hacienda.
Esta información aparecerá en el portal, de la siguiente manera:
N - No tratado = Etapa Preparatoria (Elaboración de pliegos o términos de
referencia)
A - Petición de oferta creada = Proceso de selección (Publicación de pliegos,
audiencias recepción de ofertas, adjudicación)
B - Pedido creado = Etapa contractual (Elaboración y perfeccionamiento del
contrato, seguimiento y liquidación).
En esta etapa se incluyen los siguientes status:
K – Pedido abierto creado.
L – Plan de entregas creado.
S - Hoja de entrada servicios creada.
Pestaña de Estrategia de Liberación
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
De acuerdo con la estrategia de liberación indicada se procede a autorizar (liberar)
la solicitud de pedido, para continuar con la petición de oferta o el pedido, de la
siguiente manera:
A3 – Secretaría *Adquisiciones = Esta función es realizada por el Logístico
responsable de los procesos de contratación en cada Secretaría, se efectúa
cuando el documento tiene anexos tales como: la justificación, acta del
comité asesor o interno y el prepliego cuando se trata de convocatorias y
licitaciones públicas, éstos últimos al ser liberados aparecen publicados en el
Portal del Municipio de Medellín, para ser conocidos por los diferentes
interesadas en los procesos de contratación (Decreto 2170 de 2002).
Presionando el botón
se pueden observar los códigos que permiten liberar el
documento en forma definitiva.
Una vez el documento se ha liberado, la estrategia de liberación se presenta así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Para realizar esta transacción también se puede ingresar a través de:
Barra Menú:
Logística/Gestión Materiales/Compras/SolPed/liberar/colectiva o
individual.
Línea de comando:
ME54N o ME55.
Una solicitud de pedido que se encuentra completamente diligenciada, con todos
los campos debe aparecer de la siguiente manera:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Terminar con
(Enter) y
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
(Grabar) la solicitud de pedido.
En la parte inferior de la pantalla aparecerá un número de 10 dígitos, este será el
número que debe aparecer siempre en los avisos de prensa, prepliegos, pliegos
de condiciones, términos de referencia, invitaciones a cotizar y todos los
documentos que se generen del proceso, utilizando la siguiente nomenclatura:
Reemplace los ceros por él “/” así: 50000020 ---->5/20 – contratación directa
60000020---->6/20 – convocatoria pública
70000020 ---->7/20 – licitación pública
3000020 ---->3/20 – servicios personales
45000020 ---->45/20 – convenios
Así mismo, es importante tener en cuenta que el número de la solicitud de pedido
siempre será el número del proceso de contratación, ya sea contratación directa,
convocatoria pública o licitación pública.
4.3 Solicitud de Pedido de Bienes (Servicios)
Para el año 2005 se introduce una modificación en el tema de los Servicios que
consiste en la inclusión del maestro de Servicios en el de materiales, obteniendo
algunos beneficios como el de simplificar el manejo del IVA y la programación del
PAC en los Pedidos. En consecuencia todos los pedidos se crearán como
Materiales. La Codificación de los Servicios en el maestro de Materiales empiezan
con el numero”2” y constan de seis dígitos.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
En consecuencia la creación de una Solicitud de Pedido es exactamente igual a la
de Materiales y se deberá seguir el mismo procedimiento descrito en el numeral
4.2 Creación de Solicitud de pedido de materiales.
4.4 Creación de Documentos anexos a la Solicitud de Pedido
Con el propósito de brindarle mayor información y claridad al proceso de
contratación, se hace necesario anexar en el sistema, los soportes tales como: la
necesidad, justificación, acta de recomendación Comité Interno y/o Asesor,
prepliego, evaluación de las propuestas y en general cualquier información que
sirva para documentar el proceso.
En la Solicitud de Pedido el sistema tiene una funcionalidad que esta ubicada en
la fila tres “Servicios para objeto” del cuadro de dialogo y se identifica así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Esta funcionalidad le permite insertarle al documento cualquier tipo de archivo
adjunto (versiones de Office Word, Excel o Power Point) que contenga información
relacionada con el proceso.
Para proceder a vincular los documentos en el sistema, se deberán convertir a
formato PDF, para darle seguridad a la información.Una vez convertido el
documento, se procede a seleccionar el botón
, el sistema le propone un
menú donde aparece la opción de Crear un archivo como documento adjunto así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Al seleccionar “Crear anexo” el sistema lo lleva al menú de sus archivos y le
permite encontrar la información que desea insertar al documento, también a
través del CD o disquete externo.
Una vez encontrado y seleccionado el archivo el usuario deberá seleccionar el
botón
para adjuntar el archivo a la Solicitud de Pedido.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Para visualizar los documentos adjuntos a una Solicitud de Pedido se debe
seleccionar el botón
y el sistema le propone el menú del que deberá elegir
la opción
, donde le muestra todos los archivos que
están vinculados al documento. Solo basta con dar un doble click al documento
que se quiere visualizar y automáticamente podrá acceder a él.
El Usuario podrá adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transacción ZMM_LIC, etapa precontractual, para que
ésta pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratación.doc
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
4.5 Modificación a la Solicitud de Pedido
Transacción: ME52N
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras; Solicitud de
Pedido  Modificar
Al acceder a la transacción el sistema lo ubicará en la última Solicitud de Pedido
tratada por el usuario, se debe modificar y tener precaución para no seleccionar un
documento diferente.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
En la fila tres se indica al usuario la actividad que está realizando, en este caso,
modificar Solicitud de Pedido
.
El siguiente paso es posicionarse en el documento que quiere modificar, en el
caso de que el número no coincida con el que el sistema tiene propuesto, para
cambiar de documento se deberá seleccionar el botón
e inmediatamente el
sistema le muestra un cuadro donde le propone que digite el número del
documento que se va a modificar
Una vez digitado se debe finalizar con
o simplemente dar un “intro” y
el sistema lo llevará al documento seleccionado, el sistema le permitirá modificar
los campos que no se encuentran “sombreados”, una vez realizada las
modificaciones seleccione el botón de grabar
cambios realizados.
4.6
y el sistema le guardará los
Liberación de la Solicitud de Pedido
Transacción: ME54N individual, ME55 colectiva
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras; Solicitud de
Pedido  Liberar  Individual o colectiva
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Las estrategias de liberación de las solicitudes de pedido cambiaron para el 2005
debido a que la elaboración del Certificado de Disponibilidad de Presupuestal se
realiza a través del Módulo de Presupuesto – FM; por lo tanto, la solicitud de
pedido deja de ser un documento presupuestal y se convierte en uno logístico. Por
esta razón, únicamente se tiene una estrategia de liberación bajo la
responsabilidad del Logístico asignado a cada Grupo Interdisciplinario
denominada “Compras * Secretarías”.
Liberación Individual ME54N
Transacción: ME54N
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras; Solicitud de
Pedido  Liberar  Individual
Esta funcionalidad se ejecuta directamente en el documento en la “pestaña de
estrategia de liberación”, al acceder a la transacción el sistema lo lleva al último
documento tratado por el usuario. Recuerde tener la precaución de posicionarse
en el documento que desea liberar y hacerlo posición por posición.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botón
ubicado en la pestaña de Estrategias de
Liberación. El sistema le presenta esta pantalla
indicándole que la liberación fue realizada satisfactoriamente y puede grabar el
documento
.
Si la solicitud no ha sido actualizada en el modulo de contrataciones, el sistema
emitirá
un
aviso
de
rechazo
así:
, lo que significa que no
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
puede liberar el documento hasta que el responsable del proceso actualice este
modulo.
Liberación Colectiva ME55
Transacción: ME55 colectiva
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras; Solicitud de
Pedido  Liberar  Colectiva
Esta opción de liberación le permite al usuario autorizado visualizar todos los
documentos que están pendientes por liberar. Al acceder a la transacción el
sistema le muestra el siguiente cuadro:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Este cuadro le permite visualizar los documentos pendientes por liberar.
Lo
primero
es
definir
el
código
de
liberación
a
efectuar
, es decir, A3 – “Compras * Secretarías”.
Una vez seleccionado el código de liberación, se procede a definir el grupo de
compras respectivo
dependencia donde se encuentre.
de
acuerdo
a
la
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Definidas
las
dos
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
variables
se debe activar el botón
y
ejecutar.
El sistema le mostrará los documentos que están pendientes por liberar según el
Grupo de Compras seleccionado, así:
Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un click al número del
documento y el sistema lo llevará inmediatamente a él
.
Una vez realizado el proceso de verificación, la liberación se hace de la siguiente
manera: posicione el cursor en el número del documento a liberar, haga click
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
derecho al mouse y el sistema le desplegará un menú del que deberá escoger la
opción
Al dar un click en la opción indicada el sistema le confirma la liberación de la
siguiente manera:
Lo que significa que la liberación se realizó satisfactoriamente.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Peticiones de Oferta
Transacción: ME41
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Peticiones
de oferta  peticiones de oferta  Crear
Las peticiones de oferta son las mismas invitaciones que se hacen a los
proveedores a cotizar un grupo de materiales o servicios definidos en una Solicitud
de Pedido. Para acceder a este paso del proceso, las Solicitudes de Pedido deben
estar liberadas totalmente por las personas responsables. Toda Petición de Oferta
se debe crear con referencia a una o varias Solicitudes de Pedido liberadas.
Al acceder a la transacción el sistema le presenta una ventana con unos campos
obligatorios que deben ser llenados completamente:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
, la clase siempre será AN, recomendado por el
estándar.
, el sistema propone la fecha del día en que se este
creando.
, fecha máxima que tiene el proveedor para realizar
la oferta.
, campo que el sistema completa automáticamente
cuando se crea, asignando un número consecutivo.
, se deberá elegir la organización de compras, según el
caso:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Posteriormente se deberá hacer referencia a la Solicitud de Pedido del proceso de
contratación que se quiere cotizar, haciendo Click en el botón
.
El sistema le propone que le digite el número de la Solicitud de Pedido tomada
como referencia, o simplemente le da opciones de búsqueda.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Al digitar el número y terminar con
Solicitud de Pedido:
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
el sistema le trae las posiciones de la
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Las posiciones que se desean cotizar deberán ser marcadas una por una
haciendo Clic en el inicio de la fila correspondiente:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Después de estar marcadas se oprime el botón de tomar
significando
con ello que esas posiciones las adoptará la petición de oferta que se este
creando.
El sistema verifica las posiciones seleccionadas en lo relacionado con las fechas
(fecha de entrega Vs. Fecha de plazo de oferta), siendo siempre la fecha de
entrega mayor o igual que el plazo de la oferta pero nunca menor, de ser así el
sistema no le permitirá continuar y le mostrará un aviso como el siguiente, para
que le cambie la fecha de entrega:
El usuario puede ajustar la fecha de entrega de todas las posiciones con el fin de
poder continuar con el proceso de creación.
Una vez verificadas las fechas el sistema le presenta la Petición de Oferta de la
siguiente manera:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Observamos que las Peticiones de Oferta contienen la información heredada de la
solicitud de Pedido en cuanto a Materiales y cantidades para cotizadas.
Después de este procedimiento lo que falta para completar la Petición de Oferta
es definir los proveedores que se invitarán a participar, para ello se deberá oprimir
el botón
ubicado en la fila cuatro del documento.
Esta función le permitirá al Usuario seleccionar los proveedores digitando el
número del NIT en el campo
cuadro:
que aparece en el siguiente
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Una vez digitado y confirmado con un “intro” el sistema le trae la información del
Proveedor de la base de datos con el fin de verificar el nombre y sus datos básicos
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Release: 4.7
Después de verificar se puede grabar el documento oprimiendo el botón
. Una
vez grabado el sistema le informa el número de petición de oferta en la fila de
confirmación
ubicada
en
parte
superior
del
documento
.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Se procede de igual manera con todos los proveedores que desea invitar teniendo
en cuenta que debe anotar los números asignados por el sistema.
Actualizar las ofertas
Transacción: ME47
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Peticiones
de oferta  Oferta  Actualizar
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Una vez que los proveedores entreguen las cotizaciones en la fecha y hora fijada,
se deberán actualizar los precios en las ofertas creadas en el sistema, mediante la
transacción ME47. Al ejecutarla el sistema le pedirá inmediatamente que digite el
número de la oferta que quiere actualizar, por eso es necesario que el Usuario
tenga precaución y anote los números al grabar las ofertas.
Al digitar el numero el sistema le trae la oferta dejando visible el campo de precio
para que el usuario los digite. Tenga en cuenta que los precios digitados deberán
ser sin IVA ya que el sistema lo liquida internamente.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Cuadro con los precios digitados
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Posteriormente se finaliza con
grabar. Tenga en cuenta que el documento una
vez grabado no se puede modificar por ningún motivo, razón por la cual antes de
grabar se debe revisar que los precios estén bien digitados.
El sistema le confirmara esta actualización con el siguiente aviso informativo:
. Realice el mismo procedimiento
con cada oferta presentada.
Solicite al Administrador del Sistema MM que corra el programa ZLIC para que el
sistema le asigne un número igual a las ofertas realizadas con la misma Solicitud
de Pedido, con el fin de que el sistema las pueda comparar.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Este número puede ser consultado por el usuario con la transacción ME48 de
visualización de oferta. Digita un de los números de las ofertas actualizadas y
finaliza con “intro”
Seleccione el botón
.
cabecera y observe el numero asignado por el sistema
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Este número será importante para el proceso de comparación de ofertas.
Comparación de ofertas
Transacción: ME49
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Peticiones
de oferta  Oferta  Comparación precios
El sistema le permite crear un cuadro comparativo de precios que servirá como
soporte para facilitar la toma de decisiones. Al activar la transacción ME49 el
sistema le presenta el siguiente cuadro:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El usuario solo deberá llenar los siguientes campos:
es el numero obtenido en el paso anterior.
La oferta de valor medio le permite al sistema calcular y
presentar la media aritmética de los valores cotizados por posición y la oferta de
valor mínimo le permite al sistema señalar el menor valor ofrecido por los
proveedores por cada posición.
Le permite al sistema calcular los impuestos e
incluirlos dentro del análisis.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El sistema presenta el siguiente cuadro comparativo:
El sistema califica las ofertas asignándole a los proveedores números de menor a
mayor según la ocurrencia siendo el número
la mejor oferta por presentar el
menor valor y van aumentando de uno en uno según la cantidad de proponentes
invitados (
,
etc.)
El sistema también califica la mejor oferta total asignando la misa escala a los
proveedores invitados.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Para el ejemplo descrito la oferta anima total es de $21.994.oo si se adjudica por
ítem y de $22.446.oo si se adjudica por el menor valor total.
4.8 Pedidos
Los Pedidos y los Registros Presupuestales (Compromisos) son documentos
simultáneos, que reflejan en lenguaje del sistema en SAP R/3 las condiciones
contractuales de los procesos de contratación generados en el Municipio de
Medellín.
Los Pedidos se deben crear siempre se pueden crear con referencia a una
Solicitud de Pedido liberada o a una solicitud de pedido y un contrato marco. Se
pueden crear Pedidos de Materiales y de servicios.
Creación de Pedidos
Transacción: ME21N
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Pedido 
Crear  Proveedor/centro suministrador conocido
Creación de Pedido de Materiales y Servicios
Al acceder a la transacción ME21N el sistema le presenta el siguiente cuadro que
tiene en su interior una serie de campos que deben ser llenados como a
continuación explicamos:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
La fila cuatro presenta una serie de botones que representa diferentes
funcionalidades:
El botón de
le permite al usuario abrir una ventana de ayuda
en la parte izquierda de la pantalla donde se ubicaran los documentos que
servirán de referencia para la creación y modificación de los Pedidos. Al activar
este botón el sistema le presenta el siguiente cuadro:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Al activar el botón
El botón
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
el sistema automáticamente crea un documento nuevo.
sirve para posicionarse en un Pedido conocido.
El botón
le permite al usuario guardar parcialmente un Pedido sin que aun
no se haya terminado de definir.
El botón
le permite al usuario verificar el estado del proceso de creación. El
sistema le informa mediante mensajes preventivos como va el proceso de
creación y lo que le hace falta para terminarlo satisfactoriamente.
Los botones
procesos de impresión física de los Pedidos.
están relacionados con
los
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
El botón
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
le sirve de “Ayuda” al usuario en diferentes temas.
El botón
de Pedido.
ampliamente explicado en el capítulo de Solicitudes
Un Pedido esta compuesto por cuatro partes a saber:

Información general ubicada en el encabezado del Pedido:
El botón
es la canastilla de compras, que sirve de deposito de los documentos
o posiciones que son arrastrados del con el Mouse desde la ventana que se crea
cuando se activa el botón
.
En el campo
el sistema propone un menú de opciones en
donde el usuario debe escoger el tipo de Pedido que quiere crear según el bien o
servicio que se esta contratando. El menú que se despliega oprimiendo el botón
es el siguiente, teniendo en cuenta que los parametrizados para el Municipio de
Medellín son los que inician con la letra “Z”:
En el campo
proveedor asignado.
se digitará el NIT del
El campo fecha de creación del documento
el sistema siempre
propondrá como fecha la del día en que se este creando el Pedido.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
La cabecera del Pedido
que tiene en su interior varias pestañas
en donde se deben consignar datos que el sistema va solicitando a través
de la creación:
Para el 2005 en la pestaña de “datos adicionales” el sistema esta solicitando la
definición de las fechas inicio y fin del contrato, para que sean tenidas en cuenta
para la liquidación del as pólizas de garantía. Por lo tanto el usuario deberá llenar
estos campos con las fechas de ocurrencia.

El resumen de posiciones
que tiene en su interior
información abreviada o resumida de todas la posiciones que componen un
Pedido:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7

Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El detalle de posición
que tiene en su interior pestañas que
contienen información especifica de una posición determinada:
Para crear un Pedido de materiales se deben realizar el siguiente proceso:
Ejecutar la transacción
Empezar a llenar los campos obligatorios de arriba hacia abajo iniciando con
seleccionando del menú la opción
El sistema inmediatamente le solicita
cabecera del Pedido, que al abrirlo
del cual se debe escoger
servicios.
.
campo ubicado en la
le presenta el menú
para materiales y
para
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
A continuación se debe activar el botón
para abrir la
ventana que permitirá seleccionar el documento referencia del que se heredará el
Pedido (Solicitud de Pedido o contrato marco).
Dicha ventana contiene unos botones que facilitan la búsqueda de los
documentos
. El botón
llamado variante de
selección despliega un menú que le permite escoger el tipo de documento
Referencia,
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Al seleccionar la opción “Solicitudes de Pedidos” el sistema le presenta un cuadro
donde le indica que debe registrar el número de Solicitud de Pedido que tiene
como referencia, recuerde que el usuario lo debe conocer:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Al seleccionar la opción “Peticiones de Oferta” el sistema le presenta un cuadro
donde le indica que debe registrar el número de Petición de Oferta que tiene como
referencia, recuerde que el usuario lo debe conocer:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
En cualquiera de las dos opciones el usuario una vez digitado el número deberá
terminar con el botón
que le indica al sistema que debe ejecutar la selección.
Inmediatamente el sistema le presenta el documento en la ventana de
.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El botón
copiar le permita al usuario transportar el documento seleccionado
al Pedido que esta creando, copiando la información del documento referencia al
nuevo Pedido. Esta función también la puede realizar marcando el documento y
arrastrándolo con el Mouse (Clic sostenido) soltándolo en la canasta de compras.
El botón
le permite “refrescar”, traer o cambiar el documento seleccionado.
El botón
le permite buscar un número específico de documento en la ventana
de resumen de documento activo.
Los botones
y
le permiten cambiar la disposición o presentación de la
información en la ventana.
Cuando el Usuario selecciona una Petición de Oferta como documento referencia,
la información del pedido se puede catalogar como completa, es decir toda la
información que el sistema necesita en el pedido la hereda de la petición de
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Oferta: precios, materiales, proveedor, grupo de compras, etc. Solo es necesario
copiar el objeto del contrato en la pestaña de “textos” ubicada en la cabecera,
como sigue:
Verifique que la fecha de entrega
ubicada en el resumen de posición sea
la que el proveedor estimó para el suministro de los materiales.
Al oprimir el botón de
verificación el sistema le indicara que el documento esta
listo para ser grabado
e inmediatamente le emite un mensaje de confirmación
donde le muestra el numero que le fue asignado.
Cuando el Usuario selecciona una Solicitud de Pedido como documento
referencia, el sistema le pide que complete la información del Pedido en lo
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
relacionado el Proveedor y los precios de los materiales y servicios (recuerde que
debe invertir, es decir en la cantidad el valor sin IVA y en el precio $1), además de
copiar el objeto del contrato en la pestaña de “textos” ubicada en la cabecera,
como sigue:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Cuando se está elaborando un pedido de Servicios, a partir del 2005 el sistema le
obliga a digitar el campo de indicador de IVA ubicado en la pestaña de “Factura”
en el detalle de posición.
El indicador de IVA se selecciona de las siguientes alternativas:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Verifique que la fecha de entrega
ubicada en el resumen de posición sea
la que el proveedor estimó para el suministro de los materiales.
Se digitan los precios y se define el proveedor y al oprimir el botón de
verificación el sistema le indicara que el documento esta listo para ser grabado
e inmediatamente le emite un mensaje de confirmación donde le muestra el
numero que le fue asignado.
4.9 Creación de Documentos anexos al Pedido
Con el fin de proporcionar una información más clara y completa del proceso de
contratación, se hace necesario introducir en el sistema información adicional que
explique claramente todo los elementos que le dieron origen al contrato, acta de
adjudicación, el Contrato, estudios de adjudicación etc.
En el Pedido el sistema tiene una funcionalidad que esta ubicada en la fila tres
“Servicios para objeto” del cuadro de dialogo y se identifica así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Esta funcionalidad le permite insertarle al documento cualquier tipo de archivo
adjunto (versiones de Office Word, Excel o Power Point) que contenga información
relacionada con el proceso.
Al oprimir el botón el sistema le propone un menú donde aparece la opción de
Crear un archivo como documento adjunto así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Al seleccionar “Crear anexo” el sistema lo leva a un cuadro donde le permite
encontrar el archivo que quiere insertar al documento, bien sea del disco duro del
equipo o de un CD o Diskette externo.
Una vez encontrado y seleccionado el archivo el usuario deberá oprimir el botón
para adjuntar el archivo a la Solicitud de Pedido.
Para visualizar los documentos adjuntos a una Solicitud de Pedido se debe oprimir
el botón
y el sistema le propone el menú del que deberá escoger la opción
y el sistema le presentará un cuadro donde le
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
muestra todos los archivos que están vinculados al documento. Solo basta con
dar un doble Clic al archivo que quiere visualizar y el sistema lo lleva
inmediatamente a él.
El Usuario podrá adjuntar tantos archivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso.
Una vez este terminada la solicitud de pedido se debe diligenciar el modulo de
procesos de contratacion, transacción ZMM_LIC, etapa contractual, para que ésta
pueda ser liberada. Manual de Procesos de Contratación.doc
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
4.10 Modificación de Pedido
Transacción: ME22N
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Pedido 
Modificar
Al acceder a la transacción el sistema lo ubicará en el último Pedido tratado por el
usuario, luego se debe tener especial precaución para no modificar un documento
errado.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Se puede observar que la fila tres indica que el usuario esta en la transacción de
modificar Pedido.
El siguiente paso es posicionarse en el documento que quiere modificar, en el
caso de que el número no coincida con el que el sistema tiene propuesto. Para
cambiar de documento se deberá oprimir el botón
e inmediatamente el
sistema le muestra un cuadro donde le propone que digite el numero del
documento que se va a modificar
Una vez digitado se debe finalizar con
o simplemente dar un “intro” y
el sistema lo llevará al documento seleccionado. Una vez allí, el sistema solo le
permitirá modificar los campos que no se encuentran “sombreados”. Para terminar
las modificaciones simplemente se debe digitar el botón de grabar
le guardará los cambios realizados.
y el sistema
4.11 Contrato Marco para Uniones Temporales
Para crear el Contrato Marco relacionado con Uniones Temporales es necesario
antes de todo, inscribir en el maestro de Proveedores a la Unión Temporal. El
Usuario responsable de esta inscripción le asignará un código consecutivo creado
especialmente para este tipo de Proveedores y además deberá digitar la
información básica de los Miembros de la Unión en la función de interlocución.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Transacción: ME31K
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Contrato
Marco  Pedido Abierto  Crear
Al acceder a esta transacción el sistema le presenta el siguiente cuadro:
El Usuario deberá llenar los siguientes campos obligatorios:
Digitar el código asignado a la Unión Temporal.
Seleccionar ZMYS del menú siguiente:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Estos campos se toman de la Solicitud de Pedido.
Una vez diligenciados estos campos de debe seleccionar la Solicitud de Pedido
que servirá como referencia para elaborar este contrato marco. Par elle se deberá
activar el botón
ubicado en la fila cuatro:
Al activar este botón el sistema le presenta un cuadro donde se debe digitar el
número de la Solicitud de Pedido que servirá como referencia:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Al ingresar esta información el sistema le crea un cuadro donde se crean los datos
de cabecera del contrato marco:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El Usuario deberá llenar los siguientes campos:
Digitar la fecha de vencimiento del contrato.
El valor del contrato, incluidos los impuestos.
Al llenar estos campos obligatorios el sistema lo lleva a la Solicitud de Pedido para
que el Usuario seleccione la(s) posición(es) así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Release: 4.7
La
marcación
se
realiza
haciendo
un
Clic
al
inicio
de
la
y posteriormente la toma con el botón
ubicado en la fila cuatro.
El sistema muestra la información resumida en el documento siguiente:
posición
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Finaliza con el botón de grabar
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
y el sistema le asigna un número consecutivo.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
4.12
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Liberación de Pedido
Transacción: ME29N individual, ME28 colectiva
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Compras  Pedido 
Liberar  Individual o colectiva
Las liberaciones las deben realizar los responsables asignados en el proceso,
para los Pedidos de Funcionamiento son el Secretario de Despacho respectivo El
Analista Presupuestal y el Grupo de compras; Para los Pedidos de Inversión son
la Unidad de Contaduría, El Secretario de Despacho, el Analista Presupuestal y el
Grupo de Compras conservando el orden asignado. Estos permisos están
controlados por autorizaciones previamente asignadas, lo que significa que solo
los responsables podrán ejecutar esas transacciones.
Liberación Individual ME29N
Esta funcionalidad se hace directamente en el documento en la “pestaña de
estrategia de liberación” ubicada en la cabecera del documento. Al acceder a la
transacción el sistema lo lleva directamente al último documento tratado por el
Usuario. Recuerde tener la precaución de posicionarse en el documento que
desea liberar.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Release: 4.7
El Usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento
procede a activar el botón
ubicado en la pestaña de Estrategias de
Liberación. El sistema le presenta
que le indica que
la primera liberación fue realizada satisfactoriamente, y que el documento puede
ser liberado por la siguiente instancia. Los Usuarios responsables de la demás
instancias deberán repetir este procedimiento para que el documento quede listo
para el siguiente paso del proceso.
Si
dice
el
sistema
le
emite
un
aviso
de
rechazo
que
, significa que no puede
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
liberar el documento hasta que el Funcionario responsable del proceso actualice
los datos de la contratación en el modulo de procesos de contratación.
Liberación Colectiva ME28
Esta opción de liberación le permite al usuario autorizado visualizar todos los
documentos que están pendientes por liberar. Al acceder a la transacción el
sistema le muestra el siguiente cuadro de dialogo:
Este cuadro le permitirá tamizar los documentos pendientes por liberar según el
perfil definido, es decir cada Secretario de Despacho liberará los documentos
inherentes a su Secretaría, definida por un código llamado “grupo de compras”.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Release: 4.7
Lo
primero
es
definir
el
efectuar
orden de prelación así:
código
de
liberación
a
. El sistema los tiene clasificados en
Una vez seleccionado el código de liberación, se procede a definir el grupo de
compras respectivo
corresponde de un listado propuesto por el sistema:
Definidas
las
dos
seleccionando el que le
variables
se deberá activar el botón
y
ejecutar. El
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
sistema le mostrará los documentos que están pendientes por liberar según el
perfil descrito así:
Para revisar el documento que desea liberar basta con dar un Clic al número del
documento y el sistema lo llevará inmediatamente al él
.
Una vez realizado el proceso de verificación, la liberación se hace de la siguiente
manera: posicione el cursor en el número del documento a liberar, haga Clic
derecho al Mouse y el sistema le desplegará un menú del que deberá escoger la
opción
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Al dar un Clic en la opción indicada el sistema le confirma la liberación de la
siguiente manera:
Lo que significa que la liberación se realizó satisfactoriamente. El usuario podrá
continuar liberando los demás documentos que tenga pendientes y una vez que
termine es necesario que termine el proceso con el botón
grabar para que el
sistema guarde los documentos grabados, a lo que le presentará el siguiente
cuadro
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Los demás usuarios responsables de liberar el documento realizaran este
procedimiento escogiendo el código de liberación asignado.
4.13
Entrada de Mercancía para bienes y servicios
Transacción: MIGO
Ruta
menú:
vía Logística  Gestión de materiales  Gestión de Stocks 
Movimiento de Mercancías  MIGO.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Esta funcionalidad le permite al Usuario hacer la entrada de mercancía parcial o
total del contrato, una vez estén liberadas todas las instancias del Pedido. Esta
relacionada con los recibos a entera satisfacción que generan los interventores de
los contratos. En este momento del proceso se inicia la Contabilización de los
materiales o servicios.
Al ingresar con la transacción
presenta el siguiente cuadro:
El campo
el sistema le
le ofrece al Usuario un menú del que solo se tienen
parametrizadas cuatro alternativas:
y
.
,
,
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Para hacer la entrada de las mercancías al sistema el usuario deberá escoger la
alternativa
. El sistema directamente le solicita que digite en el
campo correspondiente el numero del Pedido correspondiente
.
Al digitar el número del Pedido el sistema le trae los materiales que hacen parte
del Contrato.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
En el campo
el Usuario deberá hacer referencia expresa
de la factura que acompaña la respectiva entrega. No se deben recibir mercancías
que no estén debidamente facturadas.
Posteriormente se le debe definir al sistema las entradas respectivas: si se
recibieron todas las unidades del material basta con hacer un Clic al
campo
. Si la entrega es parcial, además del Clic en el campo
se
deberán
digitar
las
unidades
recibidas
en
el
campo
respectivo
, para ingresar la descripción de los materiales o
servicios que se reciben se hace clic en el botón
, se abre la
siguiente pantalla y el campo texto se digita el nombre del material o servicio,
también se puede copiar de la pantalla anterior txt breve mat.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Una vez digitada la información el Usuario verificara esta operación activando el
botón
, el sistema le emitirá un mensaje de confirmación y a continuación
se deberá grabar el documento
. En el momento de grabar el sistema le
asignará un número consecutivo y le imprimirá automáticamente el documento en
la impresora que se tenga como predeterminada en su equipo de cómputo.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Este documento llamado
deberá ser firmado por el Interventor del contrato y posteriormente se entregará
junto con la factura en la taquilla única de recepción de facturas en la Unidad de
Contaduría de la Secretaría de Hacienda.
Anulación de la Entrada de Mercancía
Para anular el documento de entrada de mercancías o recibo a satisfacción se
deberá activar la transacción
menú la opción
y escoger en el
. El sistema le solicitará que digite en el campo
correspondiente
el numero de documento que desea anular. Al digitarlo
el sistema le traerá el documento, indicando que únicamente se puede confirmar
la anulación de toda la cantidad recibida por posición
.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
La anulación solo se hace efectiva cuando el Usuario le da un Clic al campo
e
inmediatamente aparece un “Chulito”
, repitiendo este mismo procedimiento en
todas las posiciones del documento para que sea anulado totalmente.
Posteriormente se finaliza con grabar
y el sistema le emite un mensaje donde
le asigna un número al documento anulado.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
En el evento que el sistema no le imprima automáticamente el recibo a
satisfacción, se debe realizar el siguiente procedimiento:
Transacción: MB02
Ruta
menú:
vía
Digitar en la caja de comandos
El sistema le pide que digite el número del documento de contabilidad
correspondiente
cuadro:
, al hacerlo le presenta el siguiente
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
El paso siguiente es hacer un doble Clic en cualquier parte de los textos negros
,
mostrando
la
pantalla:
Debido a que la impresión de documentos en SAP son mensajes, se debe activar
el botón
e inmediatamente se presenta el siguiente cuadro:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Si el documento ya se ha impreso con anterioridad aparece la línea:
, que significa
que el mensaje de impresión ya esta creado, si desea imprimirlo nuevamente
deberá marcar la línea y activar el botón de repetir mensaje:
Al hacerlo el sistema le crea una nueva fila así:
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
estatus del mensaje de
a
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
, para cambiar el
hay que definir la impresora que realizara la
función activando el botón
cuadro:
el sistema le presenta el siguiente
El usuario deberá llenar los siguientes campos:
Con la palabra “IMPR” que para el
sistema es la sigla de “impresora default” que significa que la operación la
ejecutará en la impresora predeterminada de su computador.
Activar el flan de dar salida inmediatamente
En el menú de portada SAP seleccionar
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Quedando el cuadro así:
Posteriormente se devuelve con la flecha verde
,
seleccionando
y se activa el botón de
del
la opción “4”.
menú
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Quedando el cuadro así:
Posteriormente se devuelve con la flecha verde
y se finaliza la operación
con . El sistema imprime el documento llamado “Recibo a satisfacción” que
deberá ser firmado por el interventor y junto con la factura del proveedor
entregado en la taquilla única de recepción de facturas en la Unidad de
Contaduría.
Si el documento no se ha impreso nunca el usuario deberá crear el mensaje de la
siguiente manera:
Definir la clase de mensaje en la columna indicada
, abriendo el código de
selección el sistema le presenta un menú del que se selecciona la alternativa
.
Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratación de Bienes y Servicios
Release: 4.7
Elaborado por: Lideres MM Subsecretaria de
Logistica Organizacional.
Definida la clase de mensaje el usuario deberá llenar el campo de idioma con las
iniciales “ES” que significan español.
Posteriormente deberá definir los
descrito anteriormente.
y los
proceso