LLAVE MAESTRA Departamento para la Prosperidad Social

LLAVE MAESTRA
Departamento para la Prosperidad Social
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"LLAVE MAESTRA", DEMUESTRA QUE LAS TIC PUEDEN SER
VERDADERAS HABILITADORAS DE EJERCICIOS DE POLÍTICA
PÚBLICA, UNIENDO LOS CONCEPTOS DEL FORMULADOR E
IMPLEMENTADOR DE LA POLÍTICA CON LAS HERRAMIENTAS
TECNOLÓGICAS, GENERANDO CAMBIOS ORGANIZACIONALES
CON EJERCICIOS ANALÍTICOS Y PREDICTIVOS QUE
FINALMENTE CONTRIBUYEN EN TENER MEJOR
INFORMACIÓN PARA SER UTILIZADA EN LA TOMA DE
DECISIONES.
"Llave maestra", es una plataforma TIC, habilitadora de política
pública y de focalización de población, que beneficia a los
colombianos y colombianas más pobres y vulnerables.
2. Hipervínculo (URL)
https://www.youtube.com/watch?v=DlNRchbkGws&feature=yout
u.be
3. Fecha en que inició la implementación: 1/3/2014
4. Entidad(es) participantes(s) de la experiencia

Tema TIC para la gestión

Tipo de organización Entidad pública Nacional

Sector Inclusión Social y Reconciliación
1. Descripción
"Llave maestra", es la principal iniciativa de consolidación de
información de beneficiarios, del sector de la inclusión y la
reconciliación. La cual permite conocer el histórico de las
atenciones del sector por cada unos de sus beneficiarios y su
núcleo familiar, realizar análisis de información y proyectar
perspectivas de rutas de atención según las carencias de la
población pobre, en pobreza extrema y vulnerable en Colombia.
Han participado las 6 entidades que conforman el sector de
inclusión social así: Departamento Administrativo para la
Prosperidad Social, Agencia Nacional para la Superación de la
Pobreza Extrema, Unidad para la Reparación y Atención Integral a
las Victimas, Centro Nacional de Memoria Histórica, Instituto
Colombiano de bienestar Familiar, Unidad para la Consolidación
Territorial.
5. Población que se buscaba impactar
Población vulnerable, en situación de desplazamiento, víctimas del
conflicto, pobres y pobres extremos.
6. Problema u oportunidad que motivó la creación de la
etáreo, género, ubicación geográfica y otras variables; podemos
solución
conocer cuántos niños, niñas y adolescentes se beneficiaron de
encaminadas a la definición de políticas públicas, formulación de
entre otras.
rutas de atención, focalización de población y asignación de
8. Proceso que se llevó a cabo para el diseño y
Era difícil poder contestar preguntas de nivel estratégico y
recursos según priorización.
La información con la que se disponía, era muy dispersa, provenía
programas en su edad temprana y ahora lo hacen como adultos,
desarrollo de la solución
El proceso inicio con un ejercicio de arquitectura empresarial
de múltiples fuentes y con bajos niveles de calidad, no estaba
sectorial, en donde participaron diferentes interesados de los
estructurada, estandarizada y no era óptima para la toma de
niveles estratégicos, tácticos y operacionales; como resultado del
decisiones de alto nivel.
ejercicio de AE y dentro del mapa de ruta de proyectos para la
7. Cómo la solución dio respuesta a la problemática
planteada
Usando las TIC, creamos un espacio de información que consolida
las diferentes fuentes de datos del sector de la inclusión social,
mejorando su índice de calidad permitiendo de manera unificada
contar con una "vista" única del beneficiario, gestionando
eficientemente grandes volúmenes de información y mejorando el
proceso de toma de decisiones.
Hoy en día, con "llave maestra" logramos responder preguntas
como: ¿cuántos son los beneficiarios totales inscritos en el periodo
presidencial?, ¿cantidad de beneficiarios que pueden estar inscritos
simultáneamente varios programas?, su distribución por grupo
primera transición se definió la iniciativa "llave maestra" como
prioritaria, a partir de ello se identificaron los diferentes procesos
de gestión de información en las entidades del sector, paso
siguiente se realizaron análisis puntuales sobre las diferentes
fuentes de datos y se realizó una primera medición del índice de
calidad de la información.
Con los resultados obtenidos se diseño la herramienta tecnológica,
el esquema de interoperabilidad, la utilización del lenguaje GEL
XML y se definieron las diferentes áreas de análisis con sus
dimensiones para el componente de inteligencia de negocios,
finalmente se llevó a cabo la implementación.
Posteriormente se realizaron procesos de apropiación tecnológica

de la plataforma y se contemplaron criterios de gestión del cambio
organizacional.
9. Quiénes y cuántos han sido los beneficiarios directos
o indirectos de esta iniciativa
Directamente cerca de 100 funcionarios de niveles estratégicos y
tácticos. Indirectamente, el universo de la población beneficiaria,
millones de registros.

manera podemos focalizar mejor las intervenciones y la asignación
de recursos que los beneficiaran.
10. Logros o mejoras más relevantes que se han
obtenido con esta solución

Mejora del índice de calidad de la información pasando de
un 48% a un 65% · Identificación y recopilación del
inventario de activos de información y unidades de
información y su valoración respecto a confidencialidad,
completitud y oportunidad.

Implementación del modelo de interoperabilidad, utilizando
el lenguaje común GEL XML. · Identificación de 20 millones
de beneficiarios únicos, incorporados a programas o
estrategias del sector de la inclusión social.
Consolidación y modelado de información de más de 22
fuentes distintas de datos.

Reducción de un 40% en los tiempos de actualización y
reporte de información.

Priorización de atenciones a población y definición de
reglas de entrada y salida de programas sociales y de
cerca de 20 millones, de quienes tenemos mejor información,
conocemos su condición, sus avances o retrocesos y de esta
Cargue y estructuración de información de más de 34
transferencias monetarias condicionadas.

Generación de procesos internos basados en inteligencia
de negocios y analítica de información que por ejemplo han
permitido determinar: que 2'176.519 personas desplazas
están vinculadas al programa Más Familias en Acción.
1'172.555 personas se han inscrito como niños(as) y luego
se han beneficiado como adultos. Del total de personas que
se han atendido o son beneficiarios, 8.5 Millones son
mujeres, equivalente al 44%. Tenemos beneficiarios
vinculados en varios programas, por ejemplo, En 8
programas: 2.046 beneficiarios, en 5 programas: 200.553
beneficiarios, en 3 programas: 2'435.465 beneficiarios.
Todo lo anterior ha permitido: gestionar altos volúmenes de
información, analizar en el tiempo, segmentar la población, y
diseñar nuevos esquemas de atención.
11. Principales obstáculos enfrentados y qué se
aprendió al superarlos
Diferencias de conceptos técnicos y políticos sobre el análisis de
información. Complejidades para articular, estandarizar y
concentrar altos volúmenes de información. Medición del índice de
calidad de la información. Incorporación de reglas para la
conformación de núcleos familiares.
Aceptación del cambio en los procesos de gestión de información y
reporte de la misma. Los anteriores se superaron con el apoyo y la
ruta definido, en la actualidad se encuentra en su fase No3, lo cual
demuestra su continuidad y avances.
Por su segmentación en fases, ha asegurado la disponibilidad de
recursos presupuestales. llave maestra ha jalonado cambios
institucionales en los procesos de generación y reporte de
información, estos ya han sido apropiados por la entidad y hacen
parte de su cultura orgaizacional. Por ser un proyecto que demanda
alta disponibilidad de recursos tecnológicos, la entidad ha
dispuesto de lo necesario para soportar su operación y crecimiento.
generación de consenso de las altas direcciones, trabajo en equipo,
presentación de victorias tempranas y agilidad en los desarrollos
tecnológicos.
12. Condiciones que hacen posible que esta solución se
siga implementando en el futuro
13. La experiencia ha sido utilizada por otras entidades
para hacer sus propios desarrollos o ha servido de
inspiración a otros
A la fecha el DPS ha sido consultado como referente por el
Llave maestra ha sido institucionalizada y adoptada como fuente
ministerio de agricultura y el ICBF. Entidades que se encuentran en
oficial de información del sector. El proyecto ha sido definido en el
la implementación de proyectos similares y bajo el concepto de
tiempo para implementarse en 6 fases y cuenta con un mapa de
gestión de datos maestros.