Instrucciones Business Case

MA ST E R E N I NG E NI E RÍ A D E SOF TW A R E
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CATALUNYA
PROYECTO FINAL DE MÁSTER – MRF FRAMEWORK
Plan de Gestión de las
Comunicaciones
Instrucciones
Version 0.1 ● 30 SEP 2008
Máster en Ingeniería de Software
Proyecto Final de Máster – MRF Framework
INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Versión 0.1 | 30-SEP -2008
Tabla de Contenidos
Introducción ............................................................................................................1
Uso del Plan de Gestión de las Comunicaciones ..................................................1
Sección 1
Grupos Primarios de Interés (GPIs)....................................................2
1.1
Roles y Responsabilidades de los GPIs .............................................2
1.2
Información de Contacto de los GPIs .................................................2
1.3
Requerimientos de Información del GPI .............................................2
Sección 2
Recolección, Reporte y Distribución de la Información del Proyecto .2
2.1
Recolección y Reporte de Información ...............................................3
2.2
Distribución, Almacenamiento y Disposición de la Información .........3
2.3
Grupos de distribución ........................................................................3
Sección 3
Glosario ...............................................................................................3
Sección 4
Control de Cambios ............................................................................4
Sección 5
Anexos ................................................................................................4
Basado en
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INSTRUCCIONES PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
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Introducción
La comunicación es uno de los principales componente para tener un proyecto exitoso. Sin una
comunicación efectiva, es posible que no haya intercambio de información vital entre los
miembros del equipo de proyecto y otros GPIs. La falta de comunicación entre los miembros del
equipo de proyecto y los GPIs puede afectar e impedir la ejecución de las actividades
calendarizadas. El éxito dependerá por tanto del desarrollo y ejecución de un plan de gestión de
la comunicación.
El plan de gestión de las comunicaciones es parte del MRF framework para establecer un
método consistente de planificación y gestión de la comunicación. El plan de gestión de las
comunicaciones identifica los GPIs del proyecto y la información que será intercambiada entre
los miembros del equipo de proyecto y los GPIs. Adicionalmente, documenta los métodos y
actividades necesarias para asegurar la recolección, generación, diseminación, almacenamiento
y disposición apropiada y oportuna de la información del proyecto.
Uso del Plan de Gestión de las Comunicaciones
Visión
Dentro del MRF framework, el plan de gestión de las comunicaciones es un artefacto clave en la
fase de planificación del proyecto. Este plan debe ser utilizado para identificar los requerimientos
y métodos para gestionar formalmente la comunicación del proyecto.
El plan de gestión de las comunicaciones se ejecuta a lo largo del ciclo de vida del proyecto para
facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de proyecto y los GPIs, y para contribuir
al éxito del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones debe desarrollarse en
coordinación con todos los miembros del equipo de proyecto y los GPIs, para quienes debe
permanecer accesible. Todos los calendarios, actividades planificadas, roles y responsabilidades
requeridos en este plan, deben integrarse al plan de gestión del proyecto.
Para tener mejores resultados, este plan debe:

Ser ajustado a la complejidad, duración y tamaño del proyecto;

Especificar un nivel apropiado de detalle para los documentos y reportes;

Ser actualizado cuando hayan cambios;

Ser evaluado periódicamente en cuanto a efectividad y precisión.
Aplicabilidad
El plan de gestión de las comunicaciones debe ser desarrollado para cualquier proyecto
clasificado como grande.
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Gobierno y Alcance
El gerente de proyecto es responsable de asegurar que el plan de gestión de las comunicaciones
sea desarrollado en conjunto con el plan de gestión del proyecto. El gerente de proyecto
asegurará su integración en la planificación general.
Sección 1 Grupos Primarios de Interés (GPIs)
La sección de GPIs lista y describe cada GPI del proyecto y sus requerimientos de información.
La descripción incluye los roles y responsabilidades, así como la información de contacto.
1.1
Roles y Responsabilidades de los GPIs
Listar los GPIs y sus roles y responsabilidades asociadas. Los GPIs son afectados por las
acciones y actividades del proyecto, tienen influencia y poder sobre el proyecto, y un cierto
interés en que el proyecto tenga éxito. Los roles y responsabilidades son nombrados en términos
de las áreas específicas de interés y expectativas para el proyecto y sus comunicaciones. Esta
información de cada GPI es recolectada para proveérsela a los originadores de las
comunicaciones con los intereses y perspectivas de los GPIs. Esta perspectiva se provee para
promover un entendimiento de cómo las comunicaciones e interacciones en las que los GPIs
están involucrados, como individuos, afectan a otros GPIs y al proyecto en general.
1.2
Información de Contacto de los GPIs
Proveer la información de contacto para cada GPI.
1.3
Requerimientos de Información del GPI
Para cada GPI identificado, especificar la información requerida para mantenerlo informado y
permitirle cumplir plenamente su rol y responsabilidad en el proyecto. Por ejemplo, ciertos
gerentes necesitarán información de estado del proyecto de manera más continua. Los
miembros del comité directivo del proyecto necesitarán reportes de estado para dar consejos y
recomendaciones.
Además de los requerimientos de información, especificar la ventana de tiempo, frecuencia o
eventos disparadores para la distribución de información. La especificación puede ser cíclica u
ocasional (Ej: Defecto mayor en las pruebas, término de fase del proyecto).
Sección 2 Recolección, Reporte y Distribución de la
Información del Proyecto
Esta sección específica los métodos de comunicación para la producción de las comunicaciones
que satisfacerá los requerimientos de información de los GPIs. Analizar y clasificar los
requerimientos de información de los GPIs. Desarrollar una estrategia para desarrollar las
comunicaciones
que
satisfacerán
estos
requerimientos.
Las
comunicaciones
incluyen
documentos, tales como reportes de estado de proyecto y reportes de control de no
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conformidades. En esta sección, identificar la información que debe ser recolectada, resumida y
reportada para producir las comunicaciones requeridas.
2.1
Recolección y Reporte de Información
Listar la información que deberá ser recolectada, resumida y reportada para producir las
comunicaciones que satisfacerán los requerimientos de información de los GPIs. Para cada
requerimiento de información, especificar el proveedor de esa información, la ventana de tiempo
de recolección, la frecuencia, los eventos disparadores, métodos de recolección, métodos de
reporte o documentación, y el título del reporte o documento.
Utilizar las ventanas de tiempo, frecuencia o eventos disparadores para especificar cuando se
debe reportar la información. La especificación puede ser tanto cíclica como ocasional.
Los métodos de recolección son email, colocación de ficheros en una ruta de almacenamiento
compartida.
Incluir en los métodos de reporte o documentación cualquier compilación, resumen o formateo
de información que sea reportada.
2.2
Distribución, Almacenamiento y Disposición de la Información
Listar cada reporte o documento a ser producido y distribuido como una comunicación
gestionada para satisfacer los requerimientos de información de los GPIs. Para cada reporte o
documento, especificar la audiencia objetivo en términos de GPIs, los métodos principal y
secundario de notificación o distribución, la ventana de tiempo, frecuencia, o evento disparador, y
los medios de almacenamiento y disposición del reporte o documento.
Los ejemplos de métodos de notificación y/o distribución incluyen distribución manual, colocación
en una unidad de almacenamiento compartido, sitio web del intranet, email.
Utilizar la ventana de tiempo, frecuencia o evento disparador para especificar cuando se debe
distribuir la información. La especificación puede ser tanto cíclica como ocasional.
Los medios de almacenamiento y disposición incluyen la retención de información en ficheros
electrónicos o ficheros físicos para un periodo particular de tiempo, o publicación de información
en una página web del Intranet.
2.3
Grupos de distribución
Listar y describir los grupos de distribución que serán utilizados para distribuir la información del
proyecto.
Sección 3 Glosario
Definir todos los términos y acrónimos requeridos para interpretar el plan de gestión de la
comunicación apropiadamente.
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Sección 4 Control de Cambios
Identificar los cambios realizados al plan de gestión de las comunicaciones.
Sección 5 Anexos
Incluir cualquier anexo relevante.
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