flujo_efectivo_empresas

Editada por el Centro de Información y Gestión Tecnológica. CIGET Pinar del Río
Vol. 14, No.4 octubre – diciembre, 2012
ARTÍCULO ORIGINAL
Sistema Automatizado para calcular los Flujos de Efectivo en las Empresas
Automated system to calculate the cash flow in the enterprises
Liana Padrón-Carmona1, Liliana Brito-Pérez2, Yaima Martínez-Caballero3
Universidad de Pinar del Río Hermanos Saíz Montes de Oca, Departamento de
Economía
Global.
Calle
Martí
270
final,
Pinar
del
Río,
Cuba.
Teléfono
del
Departamento: 779658
Master en Nuevas Tecnologías aplicadas a la Educación, Profesora Asistente
1
E-Mail: [email protected]
Licenciada en Economía, Profesora Instructora del Departamento de Economía Global.
2
Universidad de Pinar del Río.
E-Mail: [email protected]
Licenciada en Economía, Profesora Instructora E-Mail: [email protected]
3
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RESUMEN
Los Flujos de Efectivo constituyen actualmente una herramienta indispensable como
apoyo para la toma de decisiones en las empresas. La información relacionada con los
Flujos de Efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros
información para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo, así
como sus necesidades de liquidez.
Revista Avances Vol. 14 (4), oct-dic, 2012
No obstante a eso en la mayoría de las empresas durante una investigación realizada
sobre el nivel de empleo del cálculo de los Flujos de Efectivos como herramienta de
análisis se pudo comprobar que éstas necesitan de instrumentos que faciliten el cálculo
de los Flujos de Efectivo, pues sus operaciones son complejas y demasiado extensas
para aquellas entidades que manejan un volumen considerable de información y en los
casos en los que se calculan lo hacen de forma incompleta, no garantizando con ello un
análisis correcto al no realizar dicho cálculo por los tres niveles de actividades que se
requieren.
Para dar respuesta e esta situación se decidió desarrollar un Sistema Automatizado
(CaFlujEf) capaz de realizar el cálculo de los Flujos de Efectivo por niveles de
actividades en las empresas en el período deseado.
El Sistema se desarrolló con el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, utilizando como
entorno de desarrollo el brindado por MSAccess, gestor empleado también para
implementar la Base de Datos diseñada.
Palabras Clave: flujo de efectivo, empresa, software, toma de decisiones, liquidez,
operación, inversión, financiamiento, metodología.
ABSTRACT
The Flows of Cash constitute an indispensable tool at the moment as support for the
taking of decisions in the companies. The information related with the Flows of Cash is
useful because it gives to the users of the States Financiers information to evaluate the
capacity that has the entity to generate effective, as well as its necessities of liquidity.
Nevertheless to that in most of the companies could be proven that these need of tools
that facilitate the calculation of the Flows of Effective, because their operations are
complex and too extensive for those entities that manage a considerable volume of
information and in the cases in those that are calculated the they make in an
incomplete way, not guaranteeing with it a correct analysis when not carrying out this
calculation for the three levels of activities that are required.
To give answer and this situation decided to develop an Automated System (CaFlujEf)
able to carry out the calculation of the Flows of Effective for levels of activities in the
companies in the wanted period.
The System was developed with the Visual Basic for Applications language, using like
development environment the one toasted by MSAccess, agent also used to implement
the designed database.
Key words: cash flow, enterprise, software, decision making, liquidity, operating,
investing, financing, methodology
Revista Avances Vol. 14 (4), oct-dic, 2012
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INTRODUCCIÓN
Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para la
toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisión empresarial que no
requiera conocer cómo anda la situación financiera de la empresa, es decir si la misma
cuenta
con
dinero
líquido
para
hacerle
frente
a
determinada
obligación.
Constantemente las empresas están moviendo efectivo. Diariamente, la empresa cobra
y paga por lo que siempre está necesitando conocer su disponibilidad; ¿a cuánto
asciende la misma para hacer un pago?, ¿cuánto le va ha entrar por determinado
cobro?, ¿cuánto tiene que desembolsar mañana?, esas y muchas preguntas son el
quehacer diario y la constante preocupación en cualquiera de ellas.
El término Flujos de Efectivo se refiere a las corrientes de efectivo que se producen,
motivado por los movimientos de entradas y salidas de dinero relacionados con un
determinado período de tiempo.
En síntesis, el propósito básico de un Estado de Flujos de Efectivo es el de proporcionar
información sobre los ingresos y pagos de efectivo de una entidad durante un período
contable, además de aportar datos sobre todas las actividades de inversión y de
financiamiento de la empresa en un período determinado.
En nuestro país se le exige a todas las entidades la presentación de un Estado de
Flujos de Efectivo, lo cual está respaldado por la Norma Cubana de Contabilidad No.2:
Estado de Flujo de Efectivo. Sin embargo en la mayoría de los casos este estado
financiero no se confecciona correctamente y se dejan de aprovechar las ventajas que
brinda la información que en él se recoge como apoyo para la toma de decisiones
empresariales, además durante el trabajo realizado con varias empresas sobre el tema
en cuestión se pudo comprobar que éstas necesitan de herramientas que faciliten el
cálculo de los Flujos de Efectivo, pues sus operaciones son complejas y demasiado
extensas para aquellas entidades que manejan un amplio volumen de información,
dándose el caso de muchas organizaciones en las que se utilizan documentos digitales
elaborados sobre la plataforma Microsoft Excel que carecían de una clasificación previa
de la información primaria que se requiere para dicho cálculo según la Metodología
propuesta. Ante esta problemática se propuso como solución el desarrollo de un
Sistema Automatizado (CaFlujEf) capaz de gestionar una Base de Datos que recoja la
información necesaria para llevar a cabo el Cálculo del Estado de Flujos de Efectivo en
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cualquier organización, además de cumplir este Sistema con los requerimientos de los
usuarios.
MATERIALES Y MÉTODOS
Para la realización de este trabajo se aplicó como Método Empírico la Encuesta y como
una de sus técnicas la Entrevista para aplicar el diagnóstico sobre la utilización por las
empresas del Estado de Flujos de Efectivo y en cuáles de ellas se empleaban
aplicaciones informáticas con estos fines.
Como Método Teórico se empleó Análisis y Síntesis donde la Metodología para el
cálculo del Estado de Flujos de Efectivo se descompuso en sus partes para ser
estudiada y automatizada.
Para almacenar los datos del sistema automatizado se utilizó el Microsoft Access como
Sistema Gestor de Base de Datos.
Para la implementación de la Interfaz de Usuario del software se empleó el Visual Basic
como Lenguaje de Programación, el cual viene integrado con las aplicaciones del
Office.
Como herramienta a emplear para el diseño del Sistema se utilizó una de las
Herramientas CASE (Ingeniería de Software Asistida por Ordenador) de Modelación
Visual: Power Designer.
Para el tratamiento de las imágenes se utilizó el Adobe Photoshop, herramienta esta
que por la variedad de funciones que posee permite acelerar el proceso de diseño,
mejorar la calidad de las imágenes y gestionar los archivos con rapidez.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El Estado de Flujos de Efectivo está incluido en los Estados Financieros Básicos que
deben
preparar las
institucionales
de
empresas para
cada
país.
Este
cumplir con
provee
la
normativa y
información
reglamentos
importante
para
los
administradores de las empresas y surge como respuesta a la necesidad de determinar
la salida de recursos en un momento determinado y poder realizar un análisis
proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras,
operacionales, administrativas y comerciales.
Según Ana M. Figueroa (2006) como Estado de Flujos de Efectivo se define, “un Estado
Financiero Básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de
operación, inversión y financiación. Es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y
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cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un
período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final”
Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen, necesitan
de información financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de
Flujos de Efectivo.
Plantea Alma Soto (2006), “Las ventajas que le proporciona a la empresa la confección
del Estado de Flujos de Efectivo se pueden resumir en que el mismo:
-Cuando se usa conjuntamente con el resto de los Estados Financieros suministra
información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la
empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad
para modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de
adaptarse a la evolución de las circunstancias y a las oportunidades que se puedan
presentar.
-Brinda información a la empresa que le permite evaluar la capacidad que esta tiene
para generar efectivo y equivalentes al efectivo, permitiéndoles desarrollar modelos
para evaluar y comparar el valor presente de los flujos netos de efectivo de diferentes
empresas.
-Realza la comparabilidad de la información sobre el rendimiento de las operaciones de
diferentes empresas, puesto que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos
contables para las mismas transacciones y sucesos económicos.
-Es también útil para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los
flujos futuros, así como para examinar la relación entre rendimiento, flujos de efectivo
netos y el impacto de los cambios en los precios”.
El Sistema Empresarial Cubano no se aleja de esa realidad, ya que a partir del 1ro de
enero de 2006 se puso en vigor la Resolución No. 235-2005, la cual contiene la Norma
Cubana de Contabilidad No. 2 (NCC 2): Estado de Flujo de Efectivo, y plantea: “el
objetivo es exigir a todas las entidades información relacionada con los movimientos
históricos en el efectivo y los equivalentes a este a través de la presentación de un
Estado de Flujos de Efectivo, desglosado según su procedencia en actividades de
operación, de inversión y de financiamiento”. Esta Metodología estructurada en dichos
niveles de actividad posibilita el análisis por separado de los diferentes Flujos Netos de
Efectivos, favoreciendo el diagnóstico de las capacidades de la empresa para generar
Flujos positivos a partir de sus operaciones de negocio.
No obstante a eso durante el diagnóstico realizado a las diferentes empresas se pudo
constatar que en la mayoría de los casos este Estado Financiero no se confecciona
correctamente y se dejan de aprovechar las ventajas que brinda la información que en
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él se recoge como apoyo para la toma de decisiones empresariales. Esta situación
viene dada principalmente porque en muchas de las empresas el registro de las
operaciones contables no se hace totalmente de forma automatizada, hay casos en los
que se utilizan documentos digitales elaborados sobre la plataforma Microsoft Excel,
otros operan parte de la información manualmente, pero ninguno de estos métodos se
encuentran integrados como un sistema, ni recogida en una base de datos la
información que se necesita utilizar para emplearlos, provocándose con ello una mala
clasificación de la información primaria, molestias por el tiempo que se necesita para
realizar las operaciones, poca confiabilidad en los resultados obtenidos durante las
operaciones, errores en la aplicación e interpretación de los resultados, insuficiente
integridad de los datos, entre otros.
Otro de los problemas detectados fue que en la mayoría de las empresas no existía
semejanza en la Metodología de cálculo utilizada, en muchas de ellas se confeccionaba
el Estado de Flujos de Efectivo de una manera más sintetizada e incompleta partiendo
del saldo inicial, posteriormente relacionan de forma consecutiva todos los conceptos
por los cuales se originaron entradas y salidas de efectivo, para finalmente llegar a la
variación total y al saldo final del efectivo en libros, no garantizando con ello un
análisis completo al no realizar este cálculo por los tres niveles de actividades que se
requieren en la Metodología que exige la NCC No. 2, es decir:
•
Flujo de Efectivo por las Actividades Ordinarias o de Operación.
•
Flujo de Efectivo por las Actividades de Inversión.
•
Flujo de Efectivo por las Actividades de Financiación.
Ante dicha situación se propuso como solución desarrollar un Sistema Automatizado
capaz de calcular el Flujo de Efectivo por cada nivel de actividad, permitiendo además
realizar estudios comparativos de los resultados en períodos similares.
Antes de comenzar el diseño del software se hizo una búsqueda en las diferentes
organizaciones empresariales del país de sistemas afines que permitiesen adecuarlo a
nuestros intereses. Para ello fueron analizados los siguientes:
- “Sistema Automatizado para el Control de la Actividad Económica” (CONEC): Fue
desarrollado en
nuestro país con el objetivo de hacer más eficientes y rápidas las
actividades propias de un departamento económico o contable de cualquier empresa,
aunque es utilizado principalmente por las Organizaciones pertenecientes al Ministerio
de la Agricultura.
Tiene disponibles las siguientes opciones: muestra el Balance de Comprobación de
Saldos; presenta el Mayor y Sub-Mayor por cuentas; registro de ventas y cobros;
registro de compras y pagos; control de los subsistemas de activos fijos tangibles,
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costo, útiles y herramientas, consumos y auditoría interna; cálculo de los Estados
Financieros y registro de operaciones contables.
Muy similares a este Sistema se pueden mencionar otros que solo difieren en algunas
funciones propias de la actividad del sector u organización para el que fueron creados,
entre ellos se encuentran:
-“Sistema Integral Económico Administrativo” (RODAS): Es un producto nacional y su
uso está extendido en la Cadena de Tiendas TRD.
-“Sistema de Contabilidad para el Ministerio de la Pesca” (SISCOMIP): Como su
nombre lo indica es utilizado por las empresas y unidades empresariales de base
pertenecientes al Ministerio de la Pesca. Fue desarrollado por productores nacionales.
-“Sistema Automatizado para la Banca Internacional de Comercio” (SABIC): Es un
producto nacional y es utilizado en un gran número de entidades bancarias de crédito y
comercio.
-“Sistema Integral del Banco Popular de Ahorro” (SIBPA): Es un producto nacional y
está dirigido a las sucursales del B.P.A. del país.
-“Sistema de la Contabilidad ACCOUNTMATE”: Fue creado en nuestro país y está en
uso principalmente en las unidades correspondientes a la Corporación CIMEX.
-“Sistema de Gestión Contable” (SISCONT): Este es un sistema de producción nacional
y es utilizado generalmente por las Organizaciones Básicas Eléctricas de diferentes
territorios del país.
-“Sistema para la Contabilidad EXACT”: Es un producto Holandés y lo utiliza la Fábrica
de Refrescos “Los Portales”.
-“Sistema de Contabilidad SICEMA”: Es de producción nacional y lo utilizan numerosas
organizaciones pertenecientes a la industria alimentaria.
-“Sistema de Contabilidad ATENAS”: Este Sistema es utilizado por empresas de
diferentes tipos y fue desarrollado en nuestro país.
También
son
empleados
por
algunas
organizaciones
otros
Sistemas
dirigidos
específicamente a las actividades del control de los inventarios y de los medios básicos
y de rotación. Entre ellos se pueden mencionar los siguientes:
-“Sistema Automatizado para el Control de Medios Básicos y de Rotación” (MROT): Fue
creado en nuestro país y dirigido al control de las operaciones en los almacenes
comerciales o de insumos. Es utilizado fundamentalmente por organizaciones del
sector de la agricultura.
Entre sus principales funciones se encuentran: control de recepciones y salidas;
confección de facturas y vales; registro de devoluciones de compras y de ventas;
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devolución de vales; transferencias de entradas y salidas; ajustes por sobrantes o
faltantes y ajustes de precios.
Muy similares a este se encuentran también:
-“Sistema Automatizado para el Control de los Inventarios” (GOLDEN 2000 Role): Es
de producción nacional y es utilizado por la Cadena de Tiendas TRD.
-“Sistema IGolden Integral”: Este producto fue desarrollado por productores nacionales
para el control de los medios básicos y es utilizado principalmente por la Cadena de
Tiendas TRD.
-“Sistema
Integrado
SILVER”:
Fue
desarrollado
en
nuestro
país
y
lo
utiliza
principalmente la Corporación CIMEX.
-“Management of Manufacturing Operations” (MOMO): Es un producto francés y es
utilizado por la Fábrica de Refrescos “Los Portales”.
Ninguno de los Sistemas mencionados calcula los Flujos de Efectivo de la empresa, ya
que están dirigidos a otras actividades específicas del área contable. Luego al querer
hacer uso de alguno de ellos habría que incorporarle un módulo que responda al
cálculo de los Flujos de Efectivo, necesitándose comprarlo y pagar adicionalmente la
incorporación del mismo, gasto imposible de asumir por muchas empresas.
El Sistema propuesto cumple con una serie de Requisitos Funcionales, entre los que se
pueden mencionar: Autentificar usuario, registrar empresa, seleccionar del Clasificador
Nacional las cuentas con las que trabajará la empresa, actualizar las cuentas propias
de la empresa, actualizar los valores del clasificador de cuentas de la empresa, calcular
los flujos de efectivo de la empresa, comprobar cuadre del cálculo de los flujos de
efectivo, revisar el registro histórico de los flujos de efectivo calculados en la empresa,
mostrar metodología del cálculo de los flujos de efectivo.
La utilización del software que se propone propiciará a las empresas varios beneficios
entre los cuales se encuentran:
- Apoya de forma directa la toma de decisiones en la empresa, incidiendo de forma positiva
en el logro de soluciones viables.
- Ofrece apoyo para la planificación a corto, mediano y largo plazo de la entidad.
- Eleva la confiabilidad de los resultados obtenidos en el cálculo.
- Elimina los costos a las empresas de tener que recurrir a consultores externos.
- Permite un mejor aprovechamiento de las tecnologías informáticas puestas a disposición de
las diferentes empresas.
-
Propicia un ahorro de tiempo y de insumos en la confección del Estado de Flujos de
Efectivo.
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- La información con la que se necesita trabajar se encuentra en el software organizada y
clasificada, además de brindar la posibilidad de actualizarla y consultarla con rapidez.
- Contribuye a elevar la preparación de los diferentes usuarios del software.
-
Generaliza la metodología utilizada estructurada en tres niveles de actividades, que
son:
Actividades
de
Operación,
Actividades
de
Inversión
y
Actividades
de
Financiamiento, posibilitando la misma el análisis por separado de los diferentes flujos
netos de efectivo
A continuación se muestran las tres interfaces de usuarios del software a través de las
cuales
se
pueden
calcular
los
flujos
de
efectivo
en
operación,
inversión
financiamiento según la metodología propuesta:
Figura #1: Interfaz Flujo de Efectivo en Operaciones de la Empresa (FO).
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y
Figura #2: Interfaz Flujo de Efectivo en Inversiones de la Empresa (FIE).
Figura #3: Interfaz Flujo de Efectivo en Financiamiento de la Empresa (FF).
CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo se desarrolló una aplicación que facilita a los
diferentes usuarios el cálculo de los flujos de efectivo, así como el manejo y
clasificación de la información primaria. Se diseñó una Base de Datos que permite
recoger el estado de las cuentas de la empresa por niveles de actividad y se creó una
Ayuda en Línea y un Manual de Usuarios que facilita el uso del Sistema desarrollado.
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Para obtener un mejor resultado con la utilización del software como herramienta de
apoyo en las empresas los directivos y usuarios del mismo deben comprender
primeramente la finalidad del Estado de Flujos de Efectivo, la cual es presentar de
forma comprensible información sobre el manejo del efectivo, es decir, su obtención y
utilización por parte de la entidad durante un período contable.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Ana M. Figueroa (2006). Figueroa, Ana Magdalena. Estado de Flujos de Efectivo.
Universidad de Don Bosco. San Salvador. Dic. 2006, pp. 2.
Alma Soto (2006). Soto, Alma. Norma Internacional de Contabilidad No. 7: Estados de
Flujos de Efectivo. Dic. 2006, pp. 2.
Norma Cubana de Contabilidad No. 2 (NCC 2). Norma Cubana de Contabilidad No. 2:
Estado de Flujos de Efectivo. Resolución. Resolución No. 235-2005. pp. 2.
BIBLIOGRAFÍA
1- Colectivo de Autores. Curso de Análisis e Interpretación de los Estados Financieros.
Edición preparada para el Segundo Programa de Preparación Económica para Cuadros
por integrantes del Comité Académico Nacional. pp. 35-43, 64-74.
2- Colectivo de Autores. Estudio de la Contabilidad General. Editorial Félix Varela. La
Habana, 2006. pp. 21-25, 33-47.
Aceptado: 26 de noviembre de 2011
Aprobado: 5 de diciembre de 2012
MsC. Liana Padrón-Carmona. Profesora Asistente del Departamento de Economía
Global de la Universidad de Pinar del Río, Cuba E-Mail: [email protected]
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