*DATOS
GENERALES DEL SISTEMA
¿Qué requisitos debo cumplir para registrarme como usuario de Admin 2.0 de
AdministrarX?
Admin 2.0 de AdministrarX es un sistema destinado a Empresas Pymes industriales, comerciales y de
servicios; Profesionales independientes; Negocios unipersonales; y micropymes, cuyos responsables cuenten
con acceso a Internet a través de cualquier equipo de escritorio, Laptop o Tablet que tenga conexión a la
web. Además, NO ES NECESARIO contar con conocimientos contables para poder manejar el programa y
acceder a todos sus beneficios.
¿Cuánto tiempo tarda en comenzar a funcionar el servicio?
Una vez que el usuario ingresa todos los datos requeridos para el alta del mismo, recibirá un mail de
confirmación en la dirección de correo electrónico que indique para que AdministrarX se contacte con él. A
partir de ese momento, podrá comenzar a utilizar todos los servicios que el sistema brinda.
¿Qué seguridad brinda el sistema sobre la privacidad de los datos que ingreso?
El servicio garantiza la privacidad de todos los datos, permitiendo sólo a los usuarios de la misma empresa
acceder a la información suministrada sobre esta. Ver http://www.administrarx.com.ar/seguridad.php
¿Cómo puedo darle la baja al servicio?
En caso de requerir la baja al servicio, el usuario deberá ponerse en contacto con AdministrarX a través de
los medios de comunicación disponibles. Ver http://www.administrarx.com.ar/contacto.php
¿Cuál es el costo del servicio?
El costo del servicio de Admin. 2.0 será de $180 mensuales finales. En caso de actualización de valores,
AdministrarX se pondrá en contacto con el usuario con 30 días de anticipación a la aplicación o se publicará
en la página, para informar sobre los cambios a aplicar. El servicio se debe abonar por adelantado, y su
vencimiento se estipula para los días 5 de cada mes, o el primer día hábil posterior al 5 en caso de domingos
o feriados, contando con un plazo de 20 días para regularizar su situación, y así evitar la suspensión del
servicio, lo que no le permitirá acceder normalmente a los datos de su empresa ingresados en el sistema
Admin 2.0 de AdministrarX.
Si el vencimiento del periodo de prueba se produce durante el mes, el usuario deberá realizar un pago
proporcional al valor correspondiente del servicio, dentro de los 4 días hábiles posteriores a dicho
vencimiento.
¿Cómo puedo abonarlo?
Usted podrá abonar el servicio……
¿El sistema cuenta con facturación?
Admin 2.0 de AdministrarX no emite facturas, sólo permite registrar los movimientos de compra, venta, pago y
cobro que se realizan, para que usted pueda tener un control fácil y seguro de la realidad económica de su
empresa o comercio
*CONFIGURACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
¿Cómo ingreso al Sistema los datos de mi empresa para que quede configurada
correctamente?
Para que su empresa sea registrada en forma correcta, deberá completar los datos requeridos en
Configuración y Seguridad/ Configuración General Empresa
Es importante que en este paso usted complete los datos generales, especialmente los indicados como
obligatorios, señalando además los Medios de cobro y pago que utiliza su empresa para operar
habitualmente. Del mismo modo deberá indicar los tipos de comprobantes con los que opera,
fundamentalmente para lograr un mejor funcionamiento del sistema. Tenga en cuenta que si alguno de estos
campos no se completan, el sistema podrá generar errores en las operaciones futuras que usted desee
realizar. Luego Completará los tipos de Gastos (recuerde que los gastos no son los productos que ud
comercializa), el Ejercicio que ud quiere volcar en el sistema (para lo cual se recomienda un ejercicio anual,
las operaciones que ud realice deberán indicarse en dicho ejercicio), las cuentas bancarias y las cajas que ud
usa, y por último los Grupos de Clientes o Grupos de Proveedores que ud necesite (este dato le brindara
información mas detallada)
¿Cuántas veces puedo obtener el backup de la información?
El sistema le permitirá realizar un backup cada vez que lo crea necesario, sin costo adicional, permitiéndole
obtener copias de todos los datos de su empresa ingresados en el sistema Admin 2.0 de AdministrarX. La
planilla cuenta con varias solapas donde refleja toda la información que corresponde a su empresa o
comercio.
¿Qué son los perfiles de seguridad?
Los perfiles de seguridad se configuran por parte del usuario principal de la empresa, con el fin de designar a
otros las opciones de acceso a la información que podrá tener sobre los datos de su empresa o comercio
ingresados al sistema Admin 2.0 de AdministrarX. Estos perfiles le permitirán ingresar usuarios que podrán
ver y/o modificar diferentes funciones dentro de la operatoria de su empresa. Una vez creados, usted deberá
ingresar a el o los usuarios que operarán en el sistema para su empresa, y le asignará el perfil de seguridad
que crea correspondiente y adecuado a las funciones que el mismo desempeñará.
¿Cómo ingreso nuevos usuarios a mi empresa?
Para ingresar un nuevo usuario deberá ingresar en Configuración General Empresa/Usuarios/Nuevo y allí
ingresar los datos de la persona que operará en el sistema Admin 2.0 de AdministrarX para su empresa. Una
vez que ha completado los datos personales, deberá tildar en la opción “Activo” y luego, tildar el perfil de
seguridad que le asignará al mismo. En caso de que deba suspender la actividad del usuario en la actividad
de su empresa, desde el listado de usuarios, deberá ingresar en la opción de modificación de datos del
usuario indicado, y allí tildar la opción “Bloqueado”.
Recuerde que si el usuario ha realizado operaciones en el sistema, usted no podrá eliminarlo del listado.
Las licencias cuentan con cantidad ilimitada de usuarios pero recuerde que hasta tres pueden ser
concurrentes (o sea usar el sistema al mismo tiempo).
¿Puedo ingresar a mi contador como usuario para que pueda acceder a los datos de mi
empresa?
Podrá ingresar a cualquier persona que considere necesario para operar con los datos de su empresa.
Recuerde que en la opción “Perfiles de seguridad” usted podrá crear los patrones opcionales para cada
usuario o grupo de usuarios, indicando qué función puede cumplir cada uno dentro del sistema y operando
para su empresa.
¿Cómo debo realizar el ingreso de clientes?
Existen varias formas de realizar el ingreso de clientes de su empresa o comercio al sistema Admin 2.0 de
AdministrarX. La primera es a partir de Configuración y Seguridad/ Clientes/ Nuevo, y allí ingresar todos los
datos del mismo, especialmente los requeridos como obligatorios por el sistema.
Otra manera es a través de Operaciones/Ingresos Modulo Ventas/ Nuevo/ Cliente +, desde donde ingresará
al Cliente en el momento en que le emite una factura por venta, completando los datos requeridos por el
sistema Admin 2.0 de AdministrarX.
Finalmente, la opción Configuración y Seguridad/ Importación Masiva, le permitirá ingresar los datos de los
Clientes en forma masiva a través de una planilla Excel, completando los datos que el sistema requiere.
¿Cómo debo realizar el ingreso de Proveedores?
Existen varias formas de realizar el ingreso de Proveedores de su empresa o comercio al sistema. La primera
es a partir de Configuración y Seguridad/ Proveedores/ Nuevo, y allí ingresar todos los datos del mismo,
especialmente los requeridos como obligatorios por el sistema Admin 2.0 de AdministrarX.
Otra manera es a través de Operaciones/Egresos Modulo Compras/ Nuevo/ Proveedor +, desde donde
ingresará al proveedor en el momento en que le emite una factura por compra, completando los datos
requeridos por el sistema.
Finalmente, la opción Configuración y Seguridad/ Importación Masiva, le permitirá ingresar los datos de los
Proveedores en forma masiva a través de una planilla Excel, completando los datos que el sistema requiere.
¿Cómo debo realizar el ingreso de Productos y Servicios?
Existen dos maneras de de realizar el ingreso de Productos y Servicios de su empresa o comercio al sistema.
La primera es a partir de Configuración y Seguridad/ Productos y Servicios/ Nuevo, y allí ingresar todos los
datos del mismo, especialmente los requeridos como obligatorios por el sistema.
Y la otra forma es a través de la opción Configuración y Seguridad/ Importación Masiva, que le permitirá
ingresar los datos de los Productos y Servicios en forma masiva a través de una planilla Excel, completando
los datos que el sistema requiere.
¿Qué significa que un producto sea Padre? ¿Cuándo debo tildar esta opción?
Se llama producto “Padre” a aquel que contiene a otros subproductos que están contenidos dentro del mismo
grupo. Sólo el producto final, comercializable, no es “Padre”. Ejemplo:
Telefonia
celular
(Padre)
Repuestos
Accesorios
Equipos
(Padre)
Marca 1
Marca 2
¿Cómo funciona la importación masiva de datos?
La importación masiva de datos le permite seleccionar un sector del sistema en el que usted desee ingresar
varios datos a la vez. El primer paso para concretar este tipo de ingreso de datos es seleccionar la opción que
corresponde a los datos que desee ingresar, y luego descargarla en su ordenador. Una vez que descargó la
planilla, deberá ingresar todos los datos que desee, respetando las consignas indicadas por el sistema. Luego
deberá guardar la planilla con los cambios implementados y cerrarla.
Nuevamente en el sistema, deberá presionar la opción “Seleccionar archivo”, y allí elegir de su ordenador la
planilla modificada, para finalmente presionar la opción “Procesar”
El sistema le indicará si los datos fueron ingresados con éxito. Caso contrario, deberá revisar la planilla para
verificar que todos los datos hayan sido ingresados correctamente, para asegurarse de que el sistema pueda
incorporarlos.
(Pantalla de importación masiva)
(Planilla de importación masiva correspondiente a Productos y Servicios)
*OPERACIONES
¿Puedo comenzar a registrar mis operaciones inmediatamente luego de la registración
en el sistema?
Una vez que reciba un mail de confirmación del ingreso al sistema en la dirección de correo que indicó al
registrarse, usted podrá comenzar a utilizar el sistema Administrar X en forma inmediata, gozando así de
todos los servicios que le ofrecemos sin necesidad de realizar más trámites o abonar montos adicionales.
¿Qué debo hacer si el sistema me informa sobre errores a la hora de registrar una venta?
El sistema puede informar errores en los casos en que no se hayan ingresado correctamente los datos del
producto o servicio a vender. Es por ello que le recomendamos revisar en la opción Productos y Servicios de
la solapa Configuración y Seguridad, toda la información que usted suministró al momento de ingresar los
datos del Producto o Servicio que está intentando registrar en la venta.
¿Cómo registro un pago recibido sobre la venta realizada?
Para ingresar los pagos correspondientes a una venta realizada, usted deberá ingresar en la opción $ del
documento correspondiente y allí podrá ingresar los pagos recibidos sobre el mismo. El sistema le permitirá
agregar todos los datos necesarios en los casos en que los pagos no se efectúen en efectivo, seleccionando
el modo de pago correspondiente e ingresando a la opción +.
En el listado de documentos de venta emitidos, la columna de saldo cambiará de color, indicando con rojo las
facturas que le adeudan; con amarillo, aquellas sobre las que se han efectuado pagos parciales; y con verde
las que están saldadas.
¿Qué debo hacer si el sistema me informa sobre errores a la hora de registrar una
compra?
El sistema puede informar errores en los casos en que no se hayan ingresado correctamente los datos del
producto o gasto a comprar. Es por ello que le recomendamos revisar la solapa Configuración y Seguridad,
toda la información que usted suministró al momento de ingresar los datos del Producto o gasto que está
intentando registrar en la compra.
¿Cómo registro un pago efectuado sobre la compra registrada?
Para ingresar los pagos correspondientes a una compra realizada, usted deberá ingresar en la opción $ del
documento correspondiente y allí podrá ingresar los pagos efectuados sobre el mismo. El sistema le permitirá
agregar todos los datos necesarios en los casos en que los pagos no se efectúen en efectivo, seleccionando
el modo de pago correspondiente e ingresando a la opción +.
En el listado de documentos de compras, la columna de saldo cambiará de color, indicando con rojo las
facturas que le adeudan; con amarillo, aquellas sobre las que se han efectuado pagos parciales; y con verde
las que están saldadas.
¿Puedo registrar productos que representan pérdidas de stock por motivos ajenos a las
ventas?
La opción Movimientos de stock en la solapa Operaciones, le permite ingresar los movimientos de stock que
se producen por eventos fortuitos como roturas, fallas pérdidas, y otros, generando así una información
correcta y confiable de la cantidad de unidades de cada producto que usted tiene a disposición de sus
clientes. Simplemente deberá seleccionar la opción Nuevo, y allí ingresar los detalles que el sistema requiere
para registrar dichos movimientos.
*TABLERO DE CONTROL
¿Puedo modificar los datos directamente desde el tablero de control?
El tablero de control es un resumen gráfico, que le permitirá conocer todos los movimientos de su empresa o
comercio a simple vista; pero no permite ingresar ningún tipo de modificación a los datos ingresados.
Presenta una serie de gráficos que le permiten analizar la evolución de su empresa o comercio, y un listado
de carpetas que muestran cuánto dinero está manejando usted, y dónde está ubicado cada monto.
*ESTADO DE RESULTADO
¿Puedo modificar los datos desde la solapa Estado de resultado?
El Estado de Resultado es un resumen detallado de la situación económica de su empresa o comercio, como
reflejo de las operaciones y movimientos que usted ha ingresado en el sistema Administrar X. Aquí no podrá
incorporar nuevos datos al sistema, sino que podrá obtener un detalle minucioso de los números reales y
actuales de su empresa o comercio.
(Pantalla Estado de resultado)
(Pantalla Situación patrimonial)
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