RECOPILACION DE INFORMACION: METODOS NO INTRUSIVOS RECOPILACION DE INFORMACION: METODOS NO INTRUSIVOS. Tan sólo con su presencia en una organización, el analista de sistemas la cambia. Sin embargo, los métodos no intrusivos como el muestreo, la investigación y la observación del comportamiento y el entorno físico de un tomador de decisiones, son menos molestos que otras formas de obtener los requerimientos de información. MUESTREO El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho que el análisis revelará información útil de la población en general. Entre las múltiples ventajas del muestreo se encuentran: ➢ Reducción de costos Ya que es muy costoso para el analista, andar examinando documento por documento, más los sitios web. Con el muestro el analista puede ahorrase mucho trabajo, ya solo puede recopilar información de un lugar con todos los datos de la población. ➢ Aceleramiento de la recopilación de datos Ayuda a mejorar la efectividad si se puede obtener información más precisa ➢ Mayor eficacia en el estudio Hablar con menos empleados, hace que analista tenga tiempo de verificar que no haya perdido o incompletado los datos. ➢ Reducción de la desviación en el estudio. En este punto el analista entrevista al ejecutivo que esta mas involucrado con el sistema. DISEÑO DEL MUESTREO Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra: 1. Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos. El analista de sistemas necesita un plan realista sobre lo que se hará con los datos una vez que se hayan recopilado. 2. Determinar de qué población se van a tomar muestras. A continuación, el analista de sistemas debe determinar la población. 3. Escoger el tipo de muestra. El analista de sistemas puede utilizar uno de cuatro tipos principales de muestras. Los tipos de muestras más útiles para el analista de sistemas son: ➢ Las muestras de conveniencia ➢ Las muestras intencionales ➢ Las muestras aleatorias simples ➢ Las muestras aleatorias complejas. Las muestras aleatorias complejas incluyen: ➢ Muestreo sistemático ➢ Muestreo estratificado. 4. Decidir el tamaño de la muestra. Es importante recordar que en el muestreo es de mayor importancia el número absoluto que el porcentaje de la población. Con frecuencia, el tamaño de la muestra depende del costo involucrado o del tiempo requerido por él analista de sistemas, o incluso del tiempo que tengan las personas de la organización. Esta subsección proporciona al analista de sistemas algunos lineamientos para determinar el tamaño de la muestra requerido bajo condiciones ideales, por ejemplo, para determinar qué porcentaje de formularios contestados contiene errores, o en otro caso, qué proporción de personas entrevistar. Cómo determinar el tamaño de la muestra al entrevistar. No hay una fórmula mágica que le ayude al analista de sistemas a establecer el tamaño de la muestra para entrevistar. ENTREVISTA Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o serán afectadas por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos. Recabar datos mediante la entrevista. La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre es sistema los analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma. En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son importantes. La información cualitativa esta relacionada con opiniones, políticas y descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser mas útiles en la recabación de datos cuantitativos. Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma verbal. Como resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes del alto nivel, que pedirles que llenen cuestionarios. Determinación del tipo de entrevista. La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sección de preguntas y respuestas libres. La atmósfera abierta y de fácil flujo de esta modalidad proporciona una mayor oportunidad para conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde. Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos más específicos sobre la aplicación o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores. Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. El formato de respuestas para las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar. Todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas. La confiabilidad es solo una consideración en la selección del método de entrevista. Los analistas también deben dividir su tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar las respuestas. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, porque no se necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Sin embargo, analizar las respuestas después de las entrevistas lleva más tiempo que con las entrevistas estructuradas. De cualquier manera, el mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas. Dado que un numero de personas se seleccionara para la entrevista, los analistas deben tener cuidado de incluir aquellas personas que tienen información que no se podrá conseguir de otra forma. Durante las primeras etapas de un estudio de sistemas, cuando los analistas determinan La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así, los analistas que estudian ala administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los agentes más importantes. Realización de la entrevista. La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, un analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores probablemente no tendría éxito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, por ejemplo, si dijera, "hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir los errores que presentan aquí. O la introducción: "Estamos aquí para resolver su problema", es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo. A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse así mismos las siguientes interrogantes: ¿Qué es lo que me esta diciendo la persona? ¿Por qué me lo esta diciendo a mí? ¿Qué se esta olvidando? ¿Qué espera esta persona que haga yo? Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas tendrán mas conocimientos no solamente de la información adquirida sino también de su importancia. CUESTIONARIO Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para las entrevistas; sin embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras. Recabación de datos mediante cuestionarios Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos con relación al sistema. Por supuesto, no es posible observar las expresiones o relaciones de quienes responden a los cuestionarios. También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiables. Por otra parte, las características anteriores también son desventajas de los cuestionarios. Aunque su aplicación puede realizarse con un mayor numero de individuos, es muy rara una respuesta total. Puede necesitarse algún seguimiento de los cuestionarios para motivar al personal que responda; todas las respuestas se encontraran en una proporción entre el 25 o 35%, que es lo más común. Selección de formas para cuestionarios. El desarrollo y distribución de los cuestionarios es caro; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionario abierto y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas. Cuestionarios abiertos. Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, en un medio ambiente de ventas al a menudeo, podría recabar mas información provechosa de una pregunta abierta de este tipo: ¿Cómo podría simplificarse y mejorarse el proceso de verificación de crédito para los clientes? Cuestionarios cerrados. El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mejor método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma de opinión sobre los aspectos importantes. Etapas en el desarrollo de un cuestionario Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La primera consideración se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. ¿Qué datos quiere conocer el analista a través de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura mas útil para el estudio y la más sencilla de entender por parte de los interrogados. Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya. Selección de quienes recibirán el cuestionario Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la información que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un análisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es anónimo, y no será posible retirar sus respuestas de la muestra. La realización de esto también es desgastante y cara. RECOPILACIÓN Y ANALISIS DE DOCUMENTOS Recopilación de datos: Deberá dirigirse al registro de aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la unidad o tema que se investiga. Esto consiste en la recolección, síntesis, organización y comprensión de los datos que se requieren. Se conocen dos tipos de fuentes: 1.Primarias: que contienen información original no abreviada ni traducida. 2.Secundarias: obras de referencia que auxilian al proceso de investigación. Se conoce otra división que se conforma por las siguientes fuentes: -Documentales -De campo. FICHAS BIBLIOGRÁFICAS, DE TRABAJO Y HEMEROGRÁFICAS Las fuentes de recolección de datos son todos los registros de aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en el tema que se investiga. Concluida la parte preparatoria de la investigación se inicia la fase de recopilación de datos. Para recabar la información existente sobre el tema, el investigador se auxilia de instrumentos como las fichas de trabajo; hay diversos tipos de fichas de trabajo como: Fichas de trabajo para fuentes documentales, fichas de trabajo de una revista, fichas de trabajo de un periódico, para investigación de campo, para observación, fichas bibliográficas y hemerográficas. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE INFORMACIÓN La interpretación de los resultados de la indagación lleva inmediatamente a la solución. El análisis del instrumento de recolección de información de campo (encuesta), fue utilizando el análisis individual de preguntas que se realiza con base en los porcentajes que alcanzan las distintas respuestas de cada pregunta. Para llevar a cabo este tipo de análisis se diseño una forma donde se tabulan las respuestas en base a la cantidad de personas que contestaron cada respuesta y el porcentaje que representa del total de la muestra. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME El objetivo del informe es presentar a los lectores el proceso que se realizó para presentar una solución al problema planteado, para lo cual es necesario hacer la presentación del problema, los métodos empleados para su estudio, los resultados obtenidos, las conclusiones a las que se llegaron y las recomendaciones en base a estas. Con respecto a la estructura del informe, ésta es sencilla y sigue fielmente los pasos fundamentales del diseño de la investigación, ya que el informe debe ser la respuesta a lo planteado por el diseño de investigación. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS CUANTITATIVOS En todas las empresas existen muchos documentos cuantitativos disponibles para su interpretación, y entre ellos se incluyen informes usados para la toma de decisiones, informes de desempeño, registros y una variedad de formularios. Informes usados para la toma de decisiones.: Un analista de sistemas necesita obtener algunos de los documentos que se usan para dirigir un negocio. Informes de desempeño: La mayoría de estos informes reflejan el desempeño real versus el desempeño deseado. Registros: Los registros proporcionan actualizaciones periódicas de lo que ocurre en el negocio. Formularios de captura de datos: Antes de que empiece a cambiar los flujos de información en la organización, necesita entender el sistema actual. ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS CUALITATIVOS Los documentos cualitativos incluyen mensajes de correo electrónico, memorandos, carteles en los tableros de anuncios y en las áreas de trabajo, páginas Web, manuales de procedimientos y manuales de políticas. Carteles o pancartas en los tableros de anuncios o en las áreas de trabajo. Aunque los carteles podrían parecer circunstanciales en relación con lo que ocurre en la organización, sirven como reforzadores sutiles de valores para aquellos que los leen. Sitios Web corporativos: El analista también debe poner atención en los sitios Web que se usan en el comercio electrónico negocio a cliente. Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales de la organización, incluyendo los manuales de procedimientos de operación de las computadoras y los manuales en línea. Manuales de políticas: El último tipo de documento cualitativo que consideraremos es el manual de políticas. OBSERVACION Y TECNICA STROBE OBSERVACION ESTRUCTURADA DEL AMBIENTE (STROBE) Confirma o niega la narración La observación es sistemática: organizacional de entrevistas o cuestionarios. 1. Sigue una metodología estándar y una clasificación estándar para el análisis de los elementos organizacionales que influencian la toma de decisiones. 2. Permite que otros analistas apliquen el mismo marco de trabajo analítico a la misma organización. 3. Limita el análisis a la organización como existe durante la etapa de su ciclo actual de vida. Elemento STROBE son 7: 1. Ubicación de la oficina. La ubicación de la oficia de un tomador de decisiones particular con respecto a las demás oficinas. 2. Ubicación del escritorio del tomador de decisiones. Proporciona pistas sobre el ejercicio de poder por el tomador de decisiones. 3. Equipo de oficina fijo. Se conforma de archiveros, libreros, etc. 4. Propiedades. Todo el equipo pequeño que se usa para procesar información (calculadoras, pantallas de video, lápices, etc.). 5. Revistas y periódicos del negocio. Estas revelan si el tomador de decisiones busca información externa o se apoya más en información interna. 6. Iluminación y color de la oficina. Nos indica la manera en que el tomador de decisiones recopila información. 7. Vestimenta usada por los tomadores de decisiones. El analista de sistemas puede obtener una comprensión de la credibilidad exhibida por los gerentes de la organización observando la vestimenta que usan en el trabajo. Mediante el uso de STROBE el analista de sistemas puede obtener una mejor comprensión sobre la manera en que los gerentes recopilan, procesan, almacenan y usan información. 1..¿Defina el significado de muestreo? Es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. 2. ¿Mencione cuatro razones por las cuales el analista de sistemas necesitaría tomar muestras de datos o seleccionar personas representativas para entrevistar? Reducir costos. Acelerar la recopilación de datos. Mejorar la efectividad. Reducir la parcialidad. 3. ¿Cuáles son los cuatro pasos que se deben seguir para diseñar una buena muestra? Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos. Determinar de qué población se van a tomar muestras. Escoger el tipo de muestra. Decidir el tamaño de la muestra. 4. ¿Mencione los tres tipos de muestra aleatoria compleja? Muestreo sistémico. El muestreo por conglomerado. El muestreo estratégico. 5. ¿Defina el significado de la estratificación de muestras? Es el proceso de identificar las subpoblaciones, o estratos, y después seleccionar objetos o personas para el muestreo en estas subpoblaciones. Con frecuencia, este proceso es fundamental si el analista de sistemas desea recopilar eficazmente los datos. 6. ¿Qué efecto se produce en el tamaño de la muestra al usar un mayor nivel de confianza al tomar muestras del atributo? El efecto que se produce es establecer una mayor confianza o estimación del atributo o intervalo, es más aceptable; es decir que si gran tamaño de muestra mayor será el nivel de confianza. 7. ¿Cuál es la principal variable que determina a cuántas personas debe entrevistar a profundidad el analista de sistemas? La principal variable que determina a cuántas personas debe entrevistar a profundidad el analista de sistemas es el tiempo que dura una entrevista. Una verdadera entrevista a fondo y una entrevista de seguimiento toman mucho tiempo del entrevistador y el entrevistado. 8. ¿Qué información sobre el tomador de decisiones busca descubrir el analista a través de la observación? Al observar las actividades del tomador de decisiones, el analista busca darse una idea de lo que realmente se hace, no sólo de lo que se documenta o explica. 9. ¿Mencione cinco pasos para ayudar al analista a observar las actividades típicas del tomador de decisiones? Hablar. Tomar las muestras. Debe de analizar y corresponder a esa muestra. Debe decidir con esa muestra. 10. ¿Quién es el actor en la técnica conocida como guión del analista? L. Bracket 11. ¿En el guión del analista, qué información de los gerentes se registra en la columna derecha? Lee el informe de producción. Hace borradores de carta para informar a los proveedores las nuevas especificaciones de calidad establecida en la reunión. Regresa las correcciones y comentarios x correo electrónico. Lee x correo electrónico las cartas corregidas. Escribe nuevamente las cartas para reflejar los cambios. 12. ¿Tomando en cuenta que la idea del STROBE proviene del mundo del cine, ¿a cuál papel se asemeja el papel del analista de sistemas? El analista de sistemas puede asumir un papel similar al del crítico de cine para el análisis de los requerimientos de información. 13. ¿Mencione los siete elementos concretos del entorno físico del tomador de decisiones que el analista de sistemas puede observar mediante el STROBE. Ubicación en la oficina. Colocación del escritorio. Equipo fijo. Accesorio. Fuentes externas de información. Iluminación y color de la oficina. Vestimenta de los tomadores de decisiones.