¿CÓMO ORGANIZAR Y DESCRIBIR DOCUMENTOS PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL? Teddy Sánchez Gómez Especialista en Archivos Oficina de Administración de la Información Secretaría General de ESSALUD PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 073-85-AGN/J, APRUEBA LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y DETALLA EN ELLA LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS: •SNA •SNA •SNA •SNA •SNA 02 03 04 05 06 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 1438-GG-ESSALUD-2013 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO INTIMAMENTE RELACIONADO CON LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, PUES NO EXISTE UNA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE CULMINE CON LA ELABORACIÓN DE UN AUXILIAR O INSTRUMENTO DESCRIPTIVO: EL INVENTARIO DE DOCUMENTOS. ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? LA SELECCIÓN DOCUMENTAL ES UN PROCESO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN IDENTIFICAR, ANALIZAR Y EVALUAR TODAS LAS SERIES DOCUMENTALES DE CADA ENTIDAD PARA PREDETERMINAR SUS PERIODOS DE RETENCIÓN, EN BASE A LOS CUALES SE FORMULARÁ EL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS. RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 073-85/AGN-J ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? ES UN PROCEDIMIENTO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN EL TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DE UN ARCHIVO A OTRO AL VENCIMIENTO DE LOS PERÍODOS DE RETENCIÓN. RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 173-86-AGN-J ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? SELECCIÓN DOCUMENTAL TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? ARCHIVO CENTRAL ARCHIVOS DE GESTIÓN ARCHIVOS PERIFÉRICOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 1438-GG-ESSALUD-2013 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS? TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DOCUMENTO QUE PROGRAMA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS E INCLUYE LAS INSTRUCCIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL MISMO. EL PRESENTE EJERCICIO EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS FUE REMITIDO A LOS DIFERENTES ÓRGANOS CENTRALES MEDIANTE LA CARTA CIRCULAR N°004-SG-ESSALUD2014 ÓRGANO CONSEJO DIRECTIVO PRESIDENCIA EJECUTIVA GERENCIA GENERAL SECRETARÍA GENERAL OFICINA DE DEFENSA NACIONAL OFICINA DE COORDINACIÓN TÉCNICA OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL OFICINA CENTRAL DE ASESORÍA JURÍDICA GERENCIA CENTRAL DE GESTIÓN DE LAS PERSONAS DEFENSORÍA DEL ASEGURADO GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES DE SALUD GERENCIA CENTRAL DE ASEGURAMIENTO GERENCIA CENTRAL DE PRESTACIONES ECONÓMICAS Y SOCIALES GERENCIA CENTRAL DE INFRAESTRUCTURA GERENCIA CENTRAL DE LOGÍSTICA GERENCIA CENTRAL DE FINANZAS OFICINA CENTRAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES OFICINA DE RELACIONES INSTITUCIONALES OFICINA CENTRAL DE PROMOCIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS DE INVERSIONES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO MES JULIO AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INVENTARIO – REGISTRO) Pág. …. de ……págs. 1.ÓRGANO: 2.UNIDAD ORGÁNICA: 3.ELABORADO POR: 4.NÚMERO CAJA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 5.NÚMERO DE PAQUETE 6.SERIE DOCUMENTAL 7.CORRELATIVO DEL 8.FECHAS EXTREMAS 9.CANTIDAD DOCUMENTO DEL AL DEL AL DE FOLIOS 10.UBICACIÓN TOPOGRÁFICA * ESTANTE CUERPO 11.OBSERVACIONES BALDA Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe la serie documental. Nombre o denominación de la unidad de organización que emite o recibe la serie documental. Nombre del personal encargado de elaborar el inventario. Registra el número de caja. Registra el número de paquete, tomo o fólder, comenzando desde el 01 y continuando de manera correlativa por serie documental y año. Registra el nombre de la serie documental. Registra la numeración extrema de los documentos. Registra la fecha extrema del documento. Registra la cantidad de folios contenida en paquete, fólder o tomo. Dicha foliación sea requerida en comprobantes de pago, expedientes judiciales, licitaciones públicas, entre otros. Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos (Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central). Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes, entre otros). TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INVENTARIO - REGISTRO) Página 1 de 4 ÓRGANO: OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA CENTRAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO ELABORADO POR: MIGUEL ÁNGEL VERGARA OCHOA NÚMERO DE CAJA NÚMERO DE PAQUETE 01 01 02 03 04 SERIE DOCUMENTAL CORRELATIVO DEL DOCUMENTO FECHAS EXTREMAS CANTIDAD DE FOLIOS UBICACIÓN TOPOGRÁFICA OBSERVACIONES DEL AL DEL AL CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 001 070 03/01/2011 12/01/2011 FALTAN CARTAS: 023, 028, 068 02 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 071 180 12/01/2011 24/01/2011 FALTAN CARTAS: 072, 094, 095 03 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 181 280 24/01/2011 08/02/2011 FALTA CARTA: 265 04 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 281 344 08/02/2011 15/02/2011 FALTAN CARTAS: 296, 342 05 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 345 439 15/02/2011 25/02/2011 06 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 440 539 28/02/2011 14/03/2011 FALTA CARTA: 459 07 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 540 630 14/03/2011 24/03/2011 FALTAN CARTAS: 590, 628 08 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 631 710 24/03/2011 04/04/2011 FALTA CARTA: 674 09 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 711 795 04/04/2011 18/04/2011 FALTAN CARTAS: 757, 758, 760, 793 10 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 796 870 18/04/2011 03/05/2011 11 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 871 960 03/05/2011 12/05/2011 12 CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS 961 1043 12/05/2011 23/05/2011 ESTANTE CUERPO BALDA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Nombre o denominación del sector al cual depende el Seguro Social de Salud (ESSALUD), como organismo público descentralizado. Nombre o denominación de la Entidad: Seguro Social de Salud (ESSALUD). Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe el documento. Nombre de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir. Datos de la emisión: 5.1. Año en el que se realiza la transferencia. 5.2. Número de transferencia que se realiza en el año al Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central, según corresponda. Señala las series documentales y sus fechas extremas. Registra la totalidad de metros lineales de la transferencia realizada y el total de unidades de archivamiento a transferir. Registra el lugar y la fecha de procedencia de la transferencia, firmada por el encargado del archivo de unidad orgánica o Jefe inmediato. Registra el lugar y la fecha de recepción de la transferencia, firmada por el responsable de transferencia de documentos en el Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central, según corresponda. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL RÓTULO DE PAQUETE EL PAQUETE SERÁ SUJETADO CON UN NUDO DESLIZABLE, UTILIZANDO PARA ELLO PABILO DE ALGODÓN N°20. EN CASO QUE LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTREN EMPASTADOS EN TOMOS NO SE CONSIDERARÁ ESTA ACCIÓN. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y PERIFÉRICOS AL ARCHIVO CENTRAL LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL SE REALIZARÁ EN CAJAS ARCHIVERAS, ADQUIRIDAS POR CADA UNIDAD ORGÁNICA, SEGÚN LAS MEDIDAS QUE SE INDICAN. INADECUADA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A LOS ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A LOS ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO ¡GRACIAS!