El Manual de Procedimientos de Archivos del Sr. Teddy Sánchez Gómez

El Manual de Procedimientos de Archivos del
Seguro Social de Salud (ESSALUD)
Resolución de Gerencia General N° 1438-GG-ESSALUD-2013
Sr. Teddy Sánchez Gómez
Especialista den Archivos
de la Oficina de Administración de la Información
de la Secretaría General de ESSALUD
Generalidades
Aprobación
• Resolución de Gerencia General N° 1438-GG-ESSALUD-2013
Objetivo
• Establecer y regular los procedimientos que se aplican en los
procesos técnicos archivísticos que se ejecutan en los archivos
del seguro social de salud.
Finalidad
• Aplicación y cumplimiento obligatorio en todos los Órganos que
conforman el Seguro Social de Salud (ESSALUD).
Procesos Archivísticos
Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J que aprueba las Normas
Generales del Sistema Nacional de Archivos
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SNA 02 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
SNA 03 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SNA 04 SELECCIÓN DOCUMENTAL
SNA 05 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
SNA 06 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
Resolución Jefatural N° 173-86-AGN/J
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Directiva N° 004-86-AGN-DGAI
Directiva N° 005-86-AGN-DGAI
Directiva N° 006-86-AGN-DGAI
Directiva N° 007-86-AGN-DGAI
Procesos Archivísticos
N°
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 073-85-AGN/J
(NORMAS GENERALES SNA)
PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y
PERIFÉRICOS
01
ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
02
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN
DE
DOCUMENTOS
DESCONCENTRADOS Y ARCHIVO CENTRAL
EN
LOS
ARCHIVOS
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS,
ARCHIVOS DESCONCENTRADOS Y ARCHIVO CENTRAL
03
SELECCIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN O ARCHIVO REGIONAL
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
04
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
05
SERVICIO ARCHIVÍSTICO
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
ATENCIÓN DE REQUERIMIENTO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
Organización de Documentos
N°
ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS PERIFÉRICOS ARCHIVOS DESCONCENTRADOS Y ARCHIVO CENTRAL
01
CLASIFICA LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO AL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
CLASIFICA LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO AL
PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
02
DEPURA LA DOCUMENTACIÓN INNECESARIA
DEPURA LA DOCUMENTACIÓN INNECESARIA
03
ORDENA LA DOCUMENTACIÓN MEDIANTE EL
SISTEMA MAS CONVENIENTE
ORDENA LA DOCUMENTACIÓN MEDIANTE EL SISTEMA
MAS CONVENIENTE
04
05
06
AGRUPA LA DOCUMENTACIÓN FORMANDO
COLOCA LA DOCUMENTACIÓN EN ARCHIVADOR
PAQUETES SUJETADO CON NUDO DESLIZANTE (NUDO
DE PALANCA
DEL ARCHIVERO)
INSTALA LA UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO EN
MOBILIARIO CORRESPONDIENTE
COLOCA LA DOCUMENTACIÓN EN CAJA ARCHIVERA
INSTALA LA UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO EN LA
ESTANTERÍA CORREPONDIENTE
Rótulo de Archivador de Palanca
1 UNIDAD ORGÁNICA
21 cm.
(Arial 20)
2 SERIE DOCUMENTAL
GERENCIA DE
PATRIMONIO Y
SERVICIOS
ÓRDENES DE
SERVICIO
(Arial 18)
3 RANGO
(Arial 16)
5
Correlativo
(Arial 40)
de archivador
de palanca
2.
001 - 040
3.
(Arial 16)
4 FECHAS EXTREMAS
1.
ENERO - FEBRERO
2010
1
4.
7 cm.
5.
Se registra el nombre o denominación
de la Gerencia, unidad o área
administrativa funcional que produce
la documentación.
Se registra la denominación de la
serie documental.
Se registra el tipo de ordenamiento
aplicado a la serie documental:
Numérico, alfabético o combinación
de ambos.
Se registra las fechas extremas de los
documentos.
Se registra el número secuencial de la
unidad de archivamiento.
Inventario de Documentos
Pág….. de ……págs.
1.ÓRGANO:
2.UNIDAD ORGÁNICA:
3.DOCUMENTO DE TRANSFERENCIA:
4.ELABORADO POR:
5.NÚMERO DE CAJA
N° CAJA
TRANSFER.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
N° CAJA
RESULTANTE
6.N° DE
PAQ./TOMO
7.SERIE DOCUMENTAL
8.N° CORRELATIVO
DEL DOCUMENTO
DEL
AL
9.FECHAS EXTREMAS
DEL
AL
10.N°
FOLIOS
11.UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA
ESTANTE CUERPO
12.OBSERVACIONES
BALDA
Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe la serie documental.
Nombre o denominación de la unidad de organización que emite o recibe la serie documental.
Registra el documento con el cual se realizó la transferencia.
Nombre del personal encargado de elaborar el inventario.
Registra el número de caja.
Registra el número de paquete, tomo o fólder, comenzando desde el 01 y continuando de manera correlativa por serie documental y año.
Registra el nombre de la serie documental.
Registra la numeración extrema de los documentos.
Registra la fecha extrema del documento.
Registra la cantidad de folios contenida en paquete, fólder o tomo. Dicha foliación sea requerida en comprobantes de pago, expedientes
judiciales, licitaciones públicas, entre otros.
Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos (Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central).
Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes, entre
otros).
Caja Archivera y Rótulo
Doblez
20 cm
4.5 cm
26 cm
CAJA N°
ÓRGANO:
GERENCIA CENTRAL DE
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
UNIDAD ORGÁNICA:
GERENCIA DE INGENIERÍA CLÍNICA
SERIE DOCUMENTAL:
CORRESPONDENCIA / CARTAS EMITIDAS
CORRELATIVO:
DEL N° 001 - AL N° 320
FECHAS EXTREMAS:
ENERO - DICIEMBRE
2010
DOC. DE REMISIÓN:
CARTA N°
34 cm
20 cm
CAJA N°
ÓRGANO:
14.5
cm
UNIDAD ORGÁNICA:
SERIE DOCUMENTAL:
CORRELATIVO N°:
FECHAS EXTREMAS:
DOC. DE REMISIÓN:
14 cm
La transferencia de documentos al
Archivo
Central
o
Archivo
Desconcentrado,
según
corresponda, se realizará con
cajas archiveras, que serán
adquiridas por cada unidad
orgánica, según las medidas que
se indican.
2. Las
unidades orgánicas que
posean documentación de tamaño
distinto al A4 deberán modificar
las dimensiones de las cajas
archiveras
considerando
el
tamaño
del
documento
a
conservar en las mismas, en
coordinación con la Oficina de
Administración de la Información.
1.
Descripción Documental
La descripción documental es un
procedimiento archivístico
inherente con la organización de
documentos, puesto que toda
organización de documentos
culmina con la elaboración de un
auxiliar o instrumento descriptivo:
El inventario de documentos.
Transferencia de Documentos
La transferencia de documentos es un
procedimiento archivístico que consiste en el
traslado de documentos de un archivo a otro
al vencimiento de su periodo de retención.
Transferencia de
documentos a los Archivos
Periféricos, Archivos
Desconcentrados y
Archivo Central
Transferencia de
documentos al Archivo
General de la Nación o
Archivos Regionales
Inventario de Transferencia de Documentos
(Inventario – Registro)
Pág. …. de ……págs.
1.ÓRGANO:
2.UNIDAD ORGÁNICA:
3.ELABORADO POR:
4.NÚMERO
CAJA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
5.NÚMERO
DE
PAQUETE
6.SERIE DOCUMENTAL
7.CORRELATIVO DEL
8.FECHAS EXTREMAS
9.CANTIDAD
DOCUMENTO
DEL
AL
DEL
AL
DE FOLIOS
10.UBICACIÓN
TOPOGRÁFICA *
ESTANTE CUERPO
11.OBSERVACIONES
BALDA
Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe la serie documental.
Nombre o denominación de la unidad de organización que emite o recibe la serie documental.
Nombre del personal encargado de elaborar el inventario.
Registra el número de caja.
Registra el número de paquete, tomo o fólder, comenzando desde el 01 y continuando de manera correlativa por serie documental y año.
Registra el nombre de la serie documental.
Registra la numeración extrema de los documentos.
Registra la fecha extrema del documento.
Registra la cantidad de folios contenida en paquete, fólder o tomo. Dicha foliación sea requerida en comprobantes de pago, expedientes
judiciales, licitaciones públicas, entre otros.
Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos (Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo Central).
Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales, fotocopias, deteriorado, documentos faltantes,
entre otros).
Inventario de documentos para su
transferencia
Pág. 1 de ……pags.
1.
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
2.
INFORMACIÓN GENERAL
3.
1. SECTOR
:
2. ENTIDAD
:
3. ÓRGANO
:
4. UNIDAD ORGÁNICA
:
4.
5. DATOS DE LA REMISIÓN
5.1 AÑO
:
5.2 REMISIÓN N°
:
5.
6. DESCRIPCIÓN GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE:
6.
7.
7. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A TRANSFERIRSE:
8. LUGAR Y FECHA:
8.
9. LUGAR Y FECHA:
9.
…………………………………………
(Firma y Sello)
ARCHIVO REMITENTE
…………………………………………
(Firma y Sello)
ARCHIVO RECEPTOR
Nombre o denominación del sector al que depende el
Seguro Social de Salud (ESSALUD) como organismo
público descentralizado.
Nombre o denominación de la Entidad: Seguro Social de
Salud (ESSALUD).
Nombre o denominación del órgano al que depende la
unidad orgánica que emite o recibe el documento.
Nombre de la unidad orgánica cuya documentación va a
transferir.
Datos de la emisión:
5.1. Año en el que se realiza la transferencia.
5.2. Número de transferencia que se realiza en el año al
Archivo Periférico, Archivo Desconcentrado o Archivo
Central, según corresponda.
Señala las series documentales y sus fechas extremas.
Registra la totalidad de metros lineales de la
transferencia realizada y el total de unidades de
archivamiento a transferir.
Registra el lugar y la fecha de procedencia de la
transferencia, firmada por el encargado del archivo de
unidad orgánica o Jefe inmediato.
Registra el lugar y la fecha de recepción de la
transferencia, firmada por el responsable de
transferencia de documentos en el Archivo Periférico,
Archivo Desconcentrado o Archivo Central, según
corresponda.
Eliminación de Documentos
La eliminación de documentos es un procedimiento
archivístico que consiste en la destrucción de los
documentos autorizados expresamente por el
Archivo General de la Nación.
Por Disposición Transitoria:
Directiva N° 006/86-AGNDGAI “Normas para la
eliminación de documentos en
los archivos administrativos
del Sector Público Nacional”
De acuerdo a los plazos de
retención establecidos en el
programa de control de
documentos
Inventario de Eliminación de Documentos
Pág…... de ……pags.
1.ÓRGANO:
2.UNIDAD ORGÁNICA:
3. Nº de
SACO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4. DESCRIPCIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES
5. FECHAS EXTREMAS
DEL
6. OBSERVACIONES
AL
Nombre o denominación del órgano al que depende la unidad orgánica que emite o recibe la serie
documental.
Nombre o denominación de la unidad de organización que emite o recibe la serie documental.
Indica el número correlativo de las unidades de archivamiento de la documentación a eliminarse.
Señala detalladamente la serie o las series documentales que conforman cada unidad de archivamiento.
Indica la fecha más antigua y la más reciente de cada una de las series documentales a eliminarse.
Anota la información complementaria que sea necesaria para mejor comprensión de la documentación
innecesaria.
Inventario de documentos para su
eliminación
Nombre o denominación del sector al que
depende el Seguro Social de Salud (ESSALUD)
como Organismo Público Descentralizado.
2. Nombre o denominación de la Entidad: Seguro
Social de Salud (ESSALUD).
3. Nombre o denominación del órgano que emite o
recibe el documento.
4. Nombre
de la unidad orgánica cuya
documentación va a eliminar.
5. Nombre y apellidos del Jefe del Órgano de
Administración de Archivos.
6. Dirección del órgano de administración de
archivos.
7. Teléfono
del órgano de administración de
archivos.
8. Dejar en blanco para ser usado por el Archivo
General de la Nación.
9. Señalar sucintamente las series documentales y
sus fechas extremas.
10. Anotar el número total en metros lineales de los
documentos a eliminarse.
11. Lugar, fecha y firma del Jefe del Órgano de
Administración de Archivos que remite el
inventario.
1.
Pág. 1 de ……págs.
INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACIÓN
INFORMACIÓN GENERAL
1. Sector :
8. Autorización de eliminación de documentos del Archivo General de la
Nación
2. Entidad :
3. Órgano :
8.1 Resolución Jefatural
4. Unidad Orgánica :
5. Jefe del Órgano de Administración de Archivos :
8.2 Sesión de Comité Técnico de Archivos
6. Dirección
7. Teléfono
9. Descripción general de documentos a eliminarse:
10. Metros lineales a eliminarse:
11
LUGAR Y FECHA:
_____________________________________________
Jefe del Órgano de Administración de Archivos
Conservación de Documentos
La conservación de documentos es un proceso archivístico
que consiste en mantener la integridad física del soporte y
del texto de los documentos implementando medidas de
preservación y conservación.
Directiva N° 007/86-AGN-DGAI
“Normas para la conservación de documentos en los
archivos administrativos del Sector Público Nacional”
Conservación de Documentos
Local de archivos





El local estará ubicado distante de los lugares que
puedan ocasionar un siniestro, y de lugares
excesivamente húmedos.
Preferir el uso de locales construidos con material noble,
evitándose el revestimiento de muros y paredes Con
materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.).
El local de archivo debe tener básicamente dos
ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y
administrativo.
Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán
conservarse en perfecto estado.
El mobiliario archivístico (estantes, archivadores
verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente
de metal
El control de los
factores externos
Conservación de Documentos






Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la
documentación.
Fumigar el local por lo menos 2 veces al año.
Ventilar o airear por medios naturales o mecánicos
sobre la base de la utilización racional de puertas y
ventanas con el empleo de máquinas (ventiladores, aire
acondicionado, extractores de aire, etc.).
Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz
natural o artificial sobre los documentos.
Prevenir la acción de la contaminación ambiental.
Evitar la oscuridad completa en los depósitos.
Conservación de Documentos

El manejo de los
documentos






No usar cintas adhesivas.
Servir mediante copia los documentos originales
más consultados.
Proteger los documentos con cajas de cartón
desacidificado, fólderes o cualquier otro elemento
similar.
Evitar cualquier tipo de restauración empírica.
No usar producto químico alguno (insecticida,
bactericida, fungicida, etc.) directamente sobre los
documentos.
Restringir el servicio de los documentos en
proceso de deterioro.
Los documentos deteriorados por agentes
biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.)
deberán separarse de la documentación en buen
estado.
Conservación de Documentos
Medidas de seguridad







Prohibir el ingreso de personas extrañas en los
depósitos.
No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas
de trabajo o en cualquier otro lugar donde existen
documentos.
Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al
término de la jornada laboral y revisarlos
periódicamente.
Disponer de extintores de polvo químico seco, con
carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido
suficientemente por el personal de archivo.
No mantener en el archivo materiales inflamables
(gasolina, petróleo. cera, etc.).
Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la
sustracción indebida de los documentos.
Servicio Archivístico
El servicio archivístico es un proceso
archivístico que consiste en poner a
disposición de los usuarios la documentación
de cada entidad con fines de información.
Préstamo y consulta
de documentos
Atención de
requerimientos de
documentos
digitalizados
Formulario de Servicio Archivístico
REQUERIM IENTO DE SERVICIO ARCHIVÍSTICO
MODALIDAD DE SERVICIO REQUERIDO (Marcar con una X)
Préstamo
Consulta
FORMA DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN (Para el caso de documentos digitalizados)
CD/DVD
Correo Electrónico
USB
DATOS DEL SOLICITANTE
T IPO DE USUARIO:
Usuario externo
Usuario interno
Nombres y Apellidos ___________________________________________________________DNI N°______________________________________
Unidad Orgánica _________________________________________________________________________________________________________
Cargo ___________________________________________________________________________________________________:______________
DATOS DEL DOCUMENTO SOLICITADO
(Periodo m áxim o de préstam o 15 días hábiles)
Para ser llenada por el Archivo Central
Descripción del documento
Fecha del doc.
ENTREGA DEL DOCUMENTO
Fecha:
Hora:
N° de folios
Ubic. en
caja N°
Observaciones
DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
Fecha:
Hora:
____________________________
Firma del Solicitante
____________________________
Firma del Solicitante
____________________________
Sello y Firma - Archivo Central
____________________________
Sello y Firma - Archivo Central
Muchas Gracias