PROCEDIMIENTO No. 2 - Ministerio de la Defensa

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
República de Colombia
PROCEDIMIENTO No. 2
PARAMETRIZACION
DE
SUBUNIDADES
Y
DEPENDENCIAS
DE
AFECTACION DE SALDOS
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Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-002
Vigente a partir de:
21 SEP 2009
OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Parametrización de Subunidades y Dependencias de Afectación de Saldos
para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa
cuando así lo requieran.
ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se
definen los parámetros que se deben establecer en el sistema para efectuar la gestión financiera en el mismo, para ello
se inicia con la creación de Subunidades y los Roles ó Procesos de una Entidad. Se continúa con la administración de
las Dependencias de Afectación de Saldos a través de las cuales se va a adelantar la gestión financiera. La definición
del consecutivo de números de comprobante y los puntos de control, de acuerdo con los lineamientos dispuestos por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Fecha de emisión:
Responsable del documento:
Ubicación:
Ruta: Suite Visión Empresarial >
Módulos > SGC > Documentos
Página
Web
Ruta:
www.mindefensa.gvo.co/Sobre
el
21 SEP 2009
Director Financiero
Ministerio/Dirección
de
Finanzas/Normatividad
Financiera/Procedimientos/Ministerio
de Defensa Nacional/Procedimientos
SIIF Nación II.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
VERSIÓN No.
01
FECHA DE
EMISIÓN
18 JUN 2009
02
21 SEP 2009
CAMBIOS REALIZADOS
Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento teniendo en cuenta la nueva
funcionalidad del Sistema SIIF Nación II dándose a conocer con la Circular No. 360MDSGDFGAD-13.3 del 18 de Junio de 2009.
Se actualizó con Circular No. 561-MDSGDFGAD-13.3 del 21 de Septiembre/09
complementándose el formato del Sistema de Gestión de Calidad incorporando la
aprobación del señor Viceministro para la Estrategia y la Planeación.
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Dirección Finanzas
Elaborado por:
PD. Nancy Elvira
Torres Pinzón
Cargo:
Profesional de
Defensa
Elaborado por:
PD. Harry Norberto
Palacios Amado
Cargo:
Profesional de Defensa
Gerencia Pública Activa
Revisado por:
PD. Martha Lucía
Ramírez G.
Cargo:
Coordinadora Grupo
Análisis y Difusión
Revisado por:
CR. Diego E. Becerra
Cornejo
Cargo:
Director Financiero
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Aprobado por:
Alejandro Arbeláez
Arango
Cargo:
Viceministro para la
Estrategia y
Planeación
Control interno herramienta de gestión
al servicio del gerente público
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Fecha: 07 SEP
2009
Firma:
PROCEDIMIENTO No. 2
PARAMETRIZACION
DE
SUBUNIDADES
Y
DEPENDENCIAS
DE
AFECTACION DE SALDOS
Fecha: 07 SEP 2009
Fecha: 14 SEP 2009
Firma:
Firma:
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Código: 33.2.GF- MDSGDF-M002-02
Vigente a partir de:
21 SEP 2009
Fecha: 21 SEP 2009
Fecha: 21 SEP 2009
Firma: No Aplica
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
PROCEDIMIENTO No. 2
1.
“PARAMETRIZACION DE SUBUNIDADES Y
DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS”
CREACION DE SUBUNIDADES
4
1.1
Creación de Personas Jurídicas que identifican a las
Subunidades cuando tienen Nit propio
4
1.2
Agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional
del Tercero Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora
cuando la Subunidad no tiene su propio Nit
10
1.3
Crear las Subunidades en el Catálogo Institucional
12
1.4
Cambio de Estado de “Provisional” a “Activo” a las
Subunidades creadas
14
1.5
Roles ó Procesos de una Entidad
15
2
CREACION DE DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE
SALDOS
17
2.1
Creación de Dependencias de Afectación de Saldos en una
Unidad Ejecutora o en una Subunidad
17
2.2
Modificar el Estado de una Dependencia de Afectación de
Saldos
20
2.3
Asumir una Dependencia de Afectación de Saldos creada
por la Unidad Ejecutora o por otra Subunidad
21
2.4
Dejar de Asumir Dependencias de Afectación de Saldos
23
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2.5
Crear relación entre Dependencias de Afectación de Gastos
y Bienes y Servicios
25
2.6
Definición Consecutivo de Números de Comprobante
26
3.
PUNTOS DE CONTROL
27
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PROCEDIMIENTO No. 2
“PARAMETRIZACION DE SUBUNIDADES Y DEPENDENCIAS DE
AFECTACION DE SALDOS”
1.
CREACION DE SUBUNIDADES
Cuando la Unidad Ejecutora cuente con Subunidades que a su vez tienen su
propio Nit, se debe efectuar la parametrización en el Sistema SIIF Nación,
actividad que se realiza por una sola vez para cada una, por parte de la Unidad
Ejecutora (nivel central 6 dígitos, Ejemplos: 15-01-01; 15-01-02;15-20-00).
Así mismo, en el evento en que se cree una nueva Subunidad con su Nit, se
deberá adelantar dicha gestión en el aplicativo.
Esta es la primera actividad que se debe realizar en el sistema, toda vez, que se
requiere identificar la Subunidad para poder adelantar la gestión presupuestal en
la misma.
1.1 Creación de Personas Jurídicas que identifican a las Subunidades
cuando tienen Nit propio
En el Sistema SIIF Nación II para crear una Subunidad que tiene propio Nit, el
perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad Ejecutora (nivel
central 6 dígitos) a través de la RUTA: ADM/Terceros y Cuentas/Persona Jurídica
UE y el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Sobre la anterior pantalla, dar clic en ““Adicionar” Tercero”, donde se obtiene el
siguiente pantallazo.
En la carpeta “Información Básica” diligenciar la siguiente información:
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“Naturaleza Jurídica”: Seleccionar “Persona Jurídica Nacional”.
“Tipo de documento de identidad”: Seleccionar “Nit”.
“Número de Documento”: Ingresar el Nit de la Subunidad y el dígito de
verificación. El sistema hace conexión con la DIAN y automáticamente trae el
nombre de la Subunidad en el campo “Razón Social”.
Los campos “Cámaras de Comercio” y “Número de matrícula mercantil” no son
requeridos para la creación de la Subunidad.
NOTA: Es de aclarar, que los campos que presentan asterisco al lado derecho es
obligatorio diligenciarlos.
Dar clic en la carpeta
campos:
“Información General”, la cual contiene los siguientes
Con fundamento en la anterior pantalla se diligenciarán los siguientes campos:
“Tipo de organización empresarial”: Seleccionar “Entidad Pública”.
“Tipo de capital”: Seleccionar “Público” o “Mixto” (Este último caso aplicará
cuando se cuente con capital tanto público como privado).
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“Entidad proceso liquidatorio”: Seleccionar “NO”.
“Porcentaje de participación de capital”: Sólo se diligencia para los casos en
que el tipo de capital es “Mixto” y se ingresan los porcentajes correspondientes a
“Público” y “Privado”.
“Dependencia organizacional”: Corresponde a la información de la Unidad
Ejecutora de la que depende la Subunidad a crear (nivel central Unidad de 6
dígitos), los campos son los siguientes:
“Tipo de dependencia organizacional”: Seleccionar “Unidad Ejecutora”.
“Tercero del que depende”: Se debe buscar el Nit de la Unidad Ejecutora (nivel
central Unidad de 6 dígitos) y el sistema trae la información correspondiente a la
“Descripción” de la Unidad Ejecutora.
“Tipo de entidad pública”: Seleccionar el tipo de entidad a la cual pertenece
como son: “Entidades ACN” (Corresponde a las Entidades de la Administración
Central Nacional), “Esta Público” (Corresponde a los Establecimientos Públicos
para el caso serán los del Sector Defensa).
“Orden de la Entidad Pública”: Seleccionar “Nacional”.
“Tipo de administración”: Seleccionar “Administración Central” para las
Unidades Ejecutoras y “Administración Descentralizada” para los Establecimientos
Públicos.
“Código de consolidación”: Se debe buscar el código de consolidación que
representa a la Entidad, con el fin de identificar las operaciones recíprocas que se
surten entre las diferentes instancias del Estado, haciendo clic en (…), el cual
presenta una pantalla en la que en el campo “Descripción” se ingresa el nombre
de la Entidad y el sistema trae el código de consolidación correspondiente, el cual
se selecciona para que el sistema presente la información.
“Código interno de la organización”: Este campo es informativo, pero debe
corresponder al mismo código con el cual se va a identificar la Subunidad que se
va a crear.
“Relación catálogo de bienes y servicios”: No aplica.
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Dar clic en la carpeta “Información Tributaria” la cual presenta los siguientes
campos:
Seleccionar la “Actividad económica CIIU” (Código Industrial Internacional
Uniforme, que corresponde a la clasificación uniforme de las actividades
económicas por procesos productivos) de la Subunidad, dar en el campo “Código”
clic en (...), para lo cual se presenta una pantalla en la que se describe la actividad
de la entidad y se da clic en “Buscar”, se selecciona el que corresponde y el
sistema trae la “Descripción”.
Para el caso de las Subunidades del Ministerio de Defensa, seleccionar
“ACTIVIDADES DE DEFENSA” que corresponde al código “7522”.
Para las Subunidades de los Establecimientos Públicos seleccionar la actividad
propia de la Entidad. Ejemplo: Para la Agencia Logística seleccionar el código
“7515” que corresponde a “ACTIVIDADES AUXILIARES DE SERVICIO PARA LA
ADMINISTRACION PUBLICA EN GENERAL”. Para el Club Militar seleccionar el
código “L” corresponde a
“ADMINISTRACION PUBLICA Y DEFENSA
SEGURIDAD SOCIAL DE AFILIACION OBLIGATORIA”.
“Entidad de vigilancia y control que supervisa”: No aplica.
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“Tipo de responsabilidades tributarias”: El sistema trae la información
automáticamente de la base de datos de la DIAN como es “Régimen tributario”, y
si es o no “Autorretenedor”. Dar clic en la carpeta “Ubicación”, con lo cual se
presentan los siguientes campos:
Ingresar los “Datos ubicación” correspondientes a la información de la Subunidad
como son: “Localización” seleccionar “Nacional”, “Página web”, “E-mail”,
“Contacto”, “Designación”, “E-mail contacto”, “Apartado aéreo”, “País”, “Región” y
“Ciudad”.
En cuanto a los datos correspondientes a “Direcciones” el sistema los trae
automáticamente de la base de datos de la DIAN, como son: “Tipo de dirección”,
“Dirección”. Teléfono”, “Fax”, “País”, “Región” y “Ciudad”. El sistema permite
complementar información, pero no eliminar la existente. Si se ingresa una nueva
“Dirección” dar clic en “Agregar” para vincularla.
En la carpeta de “Representante Legal” diligenciar los siguientes campos:
“Tipo de Representante Legal”: Seleccionar “Representante Legal personas
Jurídicas”.
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“Cargo”: Ingresar el cargo del Representante Legal de la Subunidad.
“Nombre o Razón Social”: Dar clic en (…) para consultar el Nombre o Razón
Social del Representante Legal de la Subunidad, el sistema presenta una pantalla
en la cual se selecciona en “Naturaleza Jurídica” “Persona Natural Nacional”, en
“Tipo de documento de identidad” “Cédula de Ciudadanía” e ingresar el “Número
del documento” dar clic en “Buscar”, si el sistema lo encuentra trae la información
se debe seleccionar, dar clic en “Aceptar” y clic en “Agregar” para que baje la
información.
Si no se encuentra la información del tercero, se debe crear como un tercero
ligero y para el efecto dar clic en “Adicionar Tercero” se debe seleccionar el
tercero que se desea crear, es decir, “Tercero natural” y dar clic en “Aceptar”.
Posteriormente, seleccionar: en “Naturaleza Jurídica” “Persona Natural Nacional”,
en “Tipo de documento de identidad” “Cédula de ciudadanía” e ingresar “Número
de documento de identificación”, “Primer apellido”, “Segundo apellido”, “Primer
nombre”, “Segundo nombre” y dar clic en “Guardar” y en “Aceptar”.
Una vez creado se consulta se selecciona la “Naturaleza Jurídica” y se digita el
“Número del documento” y dar clic en “Buscar” trayendo el sistema la información
se selecciona y se da clic en “Aceptar”. Posteriormente, el aplicativo trae la
información a la carpeta de “Representante Legal”, dar clic en “Agregar” para que
el aplicativo baje la información.
La información correspondiente a la carpeta “Dependencia Organizacional” para
este caso NO Aplica.
“Datos Administrativos”: Es opcional para esta transacción, se recomienda su
diligenciamiento con los documentos que soportan la creación del tercero.
Dar clic en “Guardar”. El sistema emite un mensaje que indica que se creó
correctamente la Persona Jurídica en el sistema con un Código Interno, dar clic en
“Aceptar”. El sistema automáticamente le asigna el estado “Activo”.
1.2 Agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero
Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no
tiene su propio Nit
En el Sector Defensa se presentan Subunidades que dependen del mismo Nit de
la Unidad Ejecutora (nivel central Unidad 6 dígitos) y a su vez esta Subunidad
tiene su tren administrativo y financiero, por Ejemplo: el caso de la Agencia de
Compras que depende del Nit de la Fuerza Aérea Colombiana así como, los
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Establecimientos de Sanidad Militar que dependen del Nit de la Dirección General
de Sanidad Militar.
Para agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero
Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no tiene su propio
Nit, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad Ejecutora
(nivel central 6 dígitos) a través de la RUTA: ADM/Terceros y Cuentas/Persona
Jurídica UE.
El sistema presenta una pantalla en la cual se debe consultar el tercero Unidad
Ejecutora diligenciando en la carpeta “Información básica” los campos que se
presentan como filtros de búsqueda, como son: “Naturaleza Jurídica” seleccionar
“Persona Jurídica Nacional” y “Número de documento” ingresar el número de
documento del Nit de la Unidad Ejecutora (Nivel Central), dar clic en “Buscar” y el
sistema trae la información de la Unidad Ejecutora, dar clic en la carpeta de
“Dependencia Organizacional”.
Para vincular una Subunidad dar clic en el botón “Agregar” y el sistema presenta la
siguiente pantalla:
En la carpeta “Información Básica” en el campo “Tipo de dependencia
organizacional” seleccionar “Subunidad”, en “Código de dependencia
organizacional” ingresar el código con el que se va a identificar la Subunidad.
Ejemplo: 000 para la primera Subunidad, 001 para la segunda y así
sucesivamente.
“Descripción”: Ingresar el nombre de la Subunidad.
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Los campos correspondientes a “Cámaras de Comercio” y “Número de
matrícula mercantil” el sistema no los habilita.
En la carpeta “Ubicación” ingresar la información de la Subunidad como son:
“Localización”, Página web”, “E-mail” “Contacto”, “Designación”, “E-mail contacto”,
“Apartado aéreo”, “País”, “Región” y “Ciudad”. En “Direcciones” diligenciar el “Tipo
de dirección”, “Dirección”. Teléfono”, “Fax” y seleccionar “País”, “Región” y
“Ciudad” y dar clic en “Agregar” para vincular la Dirección.
Dar clic en la carpeta “Representante Legal” seleccionar el “tipo de representante
legal”, “el cargo” y el nombre o razón social” dar clic en (…) para consultar el
Nombre o Razón Social del Representante Legal de la Subunidad, el sistema
presenta una pantalla en la cual se selecciona en “Naturaleza Jurídica” “Persona
natural nacional”, en “Tipo de documento de identidad” “Cédula de Ciudadanía” e
ingresar el “Número del documento” dar clic en “Buscar”, si el sistema lo encuentra
trae la información se debe seleccionar, dar clic en “Aceptar” y clic en “Agregar”
para que el aplicativo baje la información.
Si no se encuentra la información del tercero, se debe crear como un tercero ligero
y para el efecto dar clic en “Adicionar Tercero” se debe seleccionar el tercero que
se desea crear, es decir, “Tercero natural” y dar clic en “Aceptar”. Posteriormente,
seleccionar: en “Naturaleza Jurídica” “Persona Natural Nacional”, en “Tipo de
documento de identidad” “Cédula de ciudadanía” e ingresar “Número de
documento de identificación”, “Primer apellido”, “Segundo apellido”, “Primer
nombre”, “Segundo nombre” y dar clic en “Guardar” y en “Aceptar”.
Una vez creado se consulta, se selecciona la “Naturaleza Jurídica” y se digita el
“Número del documento” y dar clic en “Buscar” trayendo el sistema la información
se selecciona y se da clic en “Aceptar”. Posteriormente, el aplicativo trae la
información a la carpeta de “Representante Legal”, dar clic en “Agregar” para que
el aplicativo baje la información dar clic en “Aceptar”, dar clic en “Guardar” y en
“Aceptar”.
NOTA: Si una Unidad Ejecutora tiene Subunidades que dependen del mismo Nit
de ésta, la Unidad Ejecutora se debe crear también como Dependencia
Organizacional (Subunidad).
1.3 Crear las Subunidades en el Catálogo Institucional
Una vez creado el tercero como Persona Jurídica Nacional que identifica la
Subunidad cuando esta tiene Nit propio ó agregada la Subunidad como
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Dependencia Organizacional del Tercero Jurídico que identifica la Unidad
Ejecutora cuando la Subunidad no tiene su propio Nit, se crea la Subunidad en el
“Catálogo Institucional”, teniendo en cuenta para el efecto lo siguiente:
a) Si la Unidad Ejecutora tiene Subunidades, para la creación de las mismas, se
debe iniciar con la Subunidad 000 que se debe describir con la sigla que identifica
la entidad.
Ejemplo:
15-01-05 FUERZA AEREA COLOMBIANA
15-01-05 -000 COMANDO FUERZA AEREA COLOMBIANA
15-01-05 -001 AGENCIA DE COMPRAS ACOFA “FORT LAUDERDALE”
b) Si la entidad es única nacional sin Subunidades, debe crear como mínimo la
Subunidad 000 describiendo el nombre de la Entidad.
Ejemplo:
15-08-00 DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
15-08-00-000 DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
Para ello, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad
Ejecutora (nivel central 6 dígitos) a través de la RUTA: PRG / Catálogos /
Institucional / Desagregación y el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Dar clic en el botón “Crear Desagregación”, para desagregar en la estructura de
“Niveles” la Subunidad que depende de la Unidad Ejecutora.
El sistema trae los códigos correspondientes a la “Sección principal”, la “Sección
Presupuestal” y “la Unidad Ejecutora” y se diligencian los siguientes campos:
“Subunidad”: Se digita el código que corresponde a la misma.
“Sede”: Para el Sector Defensa NO Aplica.
“Descripción”: Digitar el nombre correspondiente a la Subunidad.
“Origen normativo”: Lo trae el sistema.
“Tiene NIT”: Seleccionar SI cuando la Subunidad tiene Nit propio. En caso que la
Subunidad no posea Nit propio se seleccionará NO.
“Tercero”: Dar clic en (…) para identificar el Tercero (Subunidad) creado como
Persona Jurídica. Dar clic en “Naturaleza Jurídica” seleccionando “Persona
Jurídica Nacional” y en el campo “Número de documento” se colocará el que
corresponde, posteriormente, se da clic en “Buscar”. El sistema trae la información
seleccionándose la que se requiere y se da clic en “Aceptar”. A continuación el
sistema trae el número de identificación del tercero Nit.
“Dependencia Organizacional”: Este campo se habilita únicamente si NO tiene
Nit propio, y para el efecto, se selecciona el nombre de la Dependencia
Organizacional que debe coincidir con el campo “Descripción”.
Posteriormente, dar clic en “Adicionar” y luego en “Guardar”.
Una vez se crea una Subunidad, el sistema la deja en Estado “Provisional”.
1.4 Cambio de Estado de “Provisional” a “Activo” a las Subunidades
creadas
Para poder asignarle presupuesto a una Subunidad su estado debe ser “Activo”,
para ello el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad
Ejecutora (nivel central 6 dígitos) por la RUTA: PRG/ Catálogos/ Institucional/
Desagregación.
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Se selecciona la Subunidad a la cual se va a cambiar el “Estado” dando clic al
más (+) ubicado al lado izquierdo de la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) y
se escoge la que se requiere.
El sistema despliega la información para esta Subunidad y en el campo “Estado”
se le cambia a “Activo”, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Posteriormente, se da clic en “Guardar” produciéndose de esta forma el cambio de
“Estado” de la Subunidad.
1.5 Roles ó Procesos de una Entidad
Por esta transacción se van a determinar las Posiciones del Catálogo InstitucionalPCI (Unidades ó Subunidades) que se van a identificar como Administradoras de
Bienes o de Tesorería.
Para determinar los roles o procesos de una Entidad el perfil “Entidad
Parametrizador Gestión Entidad” debe ingresar por la Unidad Ejecutora (nivel
central 6 dígitos) a través de la RUTA: ADM/ Parametrización/Roles/ Roles o
Procesos de una Entidad, donde el sistema muestra las Subunidades que
dependen de la Unidad o Subunidad de conexión.
Se selecciona el botón de “Adicionar” con lo cual el sistema habilita las
Subunidades que no tienen definido un rol específico y habilita los posibles roles a
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asignar “Administrador de Bienes” ó “Tesorería”, como se puede observar en la
siguiente pantalla:
Se debe seleccionar a la Subunidad o Unidad Ejecutora a la cual se le va a definir
el rol de “Administrador de Bienes”, lo que indica que ella en el sistema actuará
como un Almacén y por lo tanto, puede realizar la gestión propia de Almacén
(Entradas, Salidas, Traslados, Inventario Físico) y para este efecto, a dicha Unidad
o Subunidad se le debe vincular el “Método de Depreciación” (Línea recta para el
Ministerio de Defensa Nacional) para el cálculo de la depreciación de los bienes y
el “Método de Costeo” (Promedio) para el Método de valoración de inventarios (De
acuerdo con lo establecido en el “Manual de Procedimientos Administrativos y
Contables para el manejo de los Bienes en el Ministerio de Defensa Nacional” este
Método aplica para Elementos de Consumo e Inventarios, no para Propiedad
Planta y Equipo).
Se debe tener especial cuidado en la selección ya que ésos métodos aplicarán
para todos los bienes de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Esta parametrización
se debe definir por cada uno de los almacenes de las Unidades o Subunidades
Ejecutoras del Sector Defensa.
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NOTA: Es procedente aclarar, que el “Método de Costeo” se puede ajustar o
modificar en caso de requerirse, cuando se cree la hoja de vida del bien en el
macro proceso de Gestión de Bienes y Servicios.
Así mismo, si la Unidad Ejecutora o Subunidad se vincula al proceso ó rol como
“Tesorería” indica que ella en el sistema actuará como una Tesorería con el fin de
pagar obligaciones tanto presupuestales como no presupuestales y en este caso
en los campos “Validar Cupo giro” y “Autorizadora de Cuentas” se le debe
seleccionar siempre NO.
Después de efectuar la selección anterior se da clic en el botón “Guardar”, con lo
cual el sistema genera un mensaje de creación del rol.
NOTA: Una vez creadas las Subunidades el Perfil “Registrador” debe solicitar al
Administrador SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público permisos para
registrar usuarios en estas Subunidades y en consecuencia, este perfil debe
agregar la Subunidad creada en el “Ambito Institucional” para que se pueda
adelantar la gestión en las mismas.
2.
CREACION DE DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS
2.1. Creación de Dependencias de Afectación de Saldos en una Unidad
Ejecutora o en una Subunidad
Las Dependencias de Afectación de Saldos se crean en la Unidad Ejecutora o
Subunidad para “Registrar Gestión” y/o “Acumular Saldos” por cada una de las
Funciones del Catálogo de tal forma, que cada vez que se ejecute una transacción
del sistema afecte dicho Catálogo.
Las “Funciones del Catálogo” en el Sistema SIIF Nación, son: Gastos (rubros
presupuestales), Ingresos, PAC, Contabilidad, Bienes y Servicios (CUBS) y Pagos
No Presupuestales.
Las Dependencias que se crean en la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos)
son “Contabilidad” la cual es creada por el Administrador del Sistema SIIF Nación
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en todas las Entidades como 000
“Contabilidad” para registrar la información de las cuentas de Presupuesto y de
Tesorería y la Dependencia de “Gastos” que se utilizará para efectuar traslados
presupuestales.
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En las Subunidades (9 dígitos), las Dependencias de Afectación que se deben
crear son: Gastos, Ingresos, PAC, Contabilidad, Bienes y Servicios y Pagos No
Presupuestales.
De acuerdo con las Funciones del Catálogo, para la creación de Dependencias en
una Unidad o Subunidad, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Sólo puede existir una Dependencia “Activa” vinculada a las funciones de
Catálogo: Contabilidad, PAC y Pagos no presupuestales.

Puede existir una o más Dependencias “Activas” vinculadas a las funciones
del Catálogo: Gastos, Ingresos y Bienes y Servicios.

Un Código de Dependencia para una función de Catálogo no se puede repetir
en toda la Unidad Ejecutora.
La afectación de las Dependencias en el sistema es la siguiente:
DEPENDENCIA DE AFECTACION DE GASTOS: Es una Unidad Ejecutora
(siempre y cuando no tenga Subunidades) o Subunidad. Esta Dependencia debe
vincularse con las Dependencias de Bienes y Servicios para registrar la ejecución
del gasto. A esta Dependencia se le debe asignar apropiaciones de gasto que con
cargo a ésta se van a gestionar. Va a agrupar los saldos de los rubros de gasto
que gestione la Unidad Ejecutora o la Subunidad, es decir, donde se vaya a crear.
DEPENDENCIA DE AFECTACION DE BIENES Y SERVICIOS: Al crear esta
Dependencia puede realizar solicitudes de bienes a un almacén, solicitudes de
adquisiciones y para solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Debe
vincularse con una Dependencia de Afectación Gasto para direccionar la
afectación de presupuesto que se derive de las solicitudes de adquisición
aprobadas.
DEPENDENCIA DE AFECTACION DE CONTABILIDAD: Agrupa los saldos que se
deriven de la contabilización de documentos que genere y/o recepcione la
Subunidad. El código que se cree debe ser el mismo de la Subunidad.
DEPENDENCIA DE AFECTACION DE INGRESOS: Esta Dependencia debe
vincularse con posiciones del catálogo de ingresos que se requieran realizar con
cargo a la Subunidad. Si en una Subunidad se quiere llevar control por concepto
de ingresos por áreas se tiene que establecer una codificación para cada una de
las áreas. Si la Subunidad quiere llevar control centralizado, es decir, no por áreas
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se debe crear la dependencia de afectación de ingresos con el código de la
Subunidad.
DEPENDENCIA DE PAC: Va a agrupar los saldos del cupo PAC por cada posición
del Catálogo de PAC. El código que se cree debe ser el mismo de la Subunidad.
DEPENDENCIA DE PAGOS NO PRESUPUESTALES: Se encarga de agrupar los
saldos de cada una de las posiciones del catálogo de pagos no presupuestales, es
decir, deducciones, acreedores varios, entre otros. El código que se cree debe ser
el mismo de la Subunidad.
NOTA: Existe en el Sistema SIIF Nación otra dependencia de afectación
correspondiente a “Proyectos Especiales”, la cual en el Sector Defensa no se
utiliza, considerando que la misma aplica para Entidades que deben llevar
contabilidad separada por proyectos o rubros especiales y que son básicamente
financiados por la Banca Multilateral como por ejemplo: Proyectos de INVIAS.
Para crear la Dependencia de Afectación el perfil “Parametrizador Gestión
Entidad” ingresa a través de la RUTA: ADM / Parametrización /Roles
/Dependencias de Afectación de Saldos, el sistema presenta la siguiente
pantalla:
Dar clic en el botón “Adicionar”. El sistema despliega la siguiente pantalla:
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Los campos a diligenciar son:
Función Catálogo: Seleccionar una de las Funciones del Catálogo para la
Dependencia a crear como son: Bienes y Servicios, Contabilidad, Gastos,
Ingresos, PAC o Pagos no Presupuestales, según corresponda.
Código: Ingresar el código de la Dependencia de acuerdo con la codificación que
establezca la Unidad Ejecutora. Es de aclarar, que la Dependencia Contable, de
Pagos no Presupuestales y de PAC deben conservar la misma codificación de la
Subunidad.
Descripción: Ingresar el nombre de la Dependencia de Afectación.
Dar clic en “Guardar”, el sistema despliega una ventana informativa indicando que
la Dependencia de Afectación se creó correctamente, le asigna un número
consecutivo y la deja en estado “Activo”.
2.2. Modificar el Estado de una Dependencia de Afectación de Saldos
A través de esta transacción se puede modificar el estado de una Dependencia en
una Unidad Ejecutora o Subunidad de estado “Activo” a “Inactivo” o de “Inactivo” a
“Activo”. Igualmente, se puede modificar la descripción de la Dependencia.
Cuando la Dependencia se encuentra en estado “Activo” queda disponible para
ser vinculada en el registro y/o acumulación de saldos de la función del catálogo al
que pertenece.
Esta modificación la hace el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresando
por la RUTA: ADM / Parametrización /Roles /Dependencias de Afectación de
Saldos, el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Se presentan las Dependencias de Afectación que ha definido la Unidad
Subunidad, dar clic en “Editar” ubicado bajo el título “Acciones” sobre
Dependencia a modificar, dar clic en el botón de selección de “Estado” y
sistema despliega los estados disponibles “Activo” o “Inactivo”, para cambiar
estado seleccionar el requerido y dar clic sobre la acción “Modificar”.
o
la
el
el
Si se va a cambiar la “Descripción” de la Dependencia, dar clic sobre este campo
e ingresar el nombre de la Dependencia, dar clic sobre la acción “Modificar”. El
sistema asume el nuevo Estado y Descripción.
Para actualizar las modificaciones, dar clic en “Guardar”. El sistema emite un
mensaje indicando que la Dependencia seleccionada fue modificada.
2.3 Asumir una Dependencia de Afectación de Saldos creada por la
Unidad Ejecutora o por otra Subunidad
Esta transacción permite “Asumir” o “Vincular” en la Unidad o Subunidad una o
varias Dependencias de Afectación activas creadas por la Unidad Ejecutora o por
otra Subunidad de la respectiva Unidad Ejecutora.
Para asumir las Dependencias, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa
por la RUTA: ADM / Parametrización /Roles /Dependencias de Afectación de
Saldos, el sistema presenta la siguiente pantalla:
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Dar clic en “Asumir”. El sistema despliega las funciones del Catálogo que están
vinculadas con las Dependencias que han sido creadas y que pueden ser
asumidas. Seleccionar una función del catálogo.
El sistema presenta todas las Dependencias de Afectación de Saldos activas
creadas por las Subunidades, para ésta función del catálogo susceptibles de ser
asumidas, tal como se presenta en la siguiente pantalla:
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Para cada Dependencia de Afectación de Saldos, el sistema presenta la siguiente
información: Nombre de la Unidad Ejecutora o de la Subunidad que creó la
Dependencia, el Código y la Descripción de la Dependencia.
Dar clic en el botón de chequeo “Selección” sobre la dependencia a asumir y
luego clic en “Guardar”. El sistema emite un mensaje informativo indicando que la
dependencia seleccionada quedó “Asumida” por la Unidad Ejecutora o por la
Subunidad por la cual ingresó al sistema.
Es de aclarar, que a pesar de “Asumir” la Dependencia, el estado de la
Dependencia sólo lo define la Unidad o Subunidad que la creó. Para cambiar el
Estado a una Dependencia de Afectación de Saldos se debe consultar el Numeral
“2.2 Modificar el Estado de una Dependencia de Afectación de Saldos” del
presente procedimiento.
2.4 Dejar de Asumir Dependencias de Afectación de Saldos
Esta funcionalidad permite “Dejar de asumir” o “Desvincular” Dependencias de
Afectación en la Unidad Ejecutora o en la Subunidad.
Para “Dejar de asumir” una Dependencia el perfil “Parametrizador Gestión
Entidad” ingresa al sistema por la RUTA: ADM / Parametrización /Roles
/Dependencias de Afectación de Saldos y se presenta la siguiente pantalla:
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El sistema muestra las Dependencias creadas por la Unidad Ejecutora o
Subunidad, dar clic en “Dejar de Asumir” el sistema despliega la siguiente pantalla:
El sistema despliega las Funciones del Catálogo, dar clic en el botón de chequeo
“Selección” sobre la función del catálogo que tiene vinculada la Dependencia que
se requiere “Dejar de asumir” y dar clic en “Mostrar”.
El sistema presenta en la parte inferior las Dependencias de Afectación de Saldos
de la función del catálogo seleccionada que han sido asumidas por la Unidad o
Subunidad por la cual se ingresó al sistema.
Dar clic en Selección para identificar la Dependencia que se requiere “Dejar de
asumir” y dar clic en “Guardar”.
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2.5 Crear relación de Dependencias de Afectación de Gastos y Bienes y
Servicios
Cada Subunidad debe ingresar y crear la relación entre “Dependencias de Gasto”
con “Dependencias de Bienes y Servicios”. Sin esta parametrización no podrá
crear las Solicitudes de Bienes y Servicios y por ende, la cadena presupuestal.
Para efectuar la relación el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa al
sistema por la RUTA: EPG / Parametrización / Relaciones / Dependencia de
Afectación de Gastos y Bienes y Servicios, el sistema despliega la siguiente
pantalla:
Dar clic en el botón de búsqueda (...) de “Dependencias de Bienes y Servicios”, se
presenta la siguiente pantalla:
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Dar clic en “Buscar”, el sistema despliega las Dependencias de Afectación de
Bienes y Servicios que no están vinculadas a una Dependencia de Afectación de
Gastos. Seleccionar la Dependencia de Afectación de Bienes que se requiere
vincular a la de Gastos, dar clic en “Aceptar”.
Dar clic en (+) para ver el detalle de la relación. Se despliega la relación definida.
El sistema controla que una Dependencia de Afectación de Bienes y Servicios sólo
pueda estar vinculada con una Dependencia de Afectación de Gastos.
Dar clic en “Guardar”.
2.6 Definición Consecutivo de Números de Comprobante
Una vez creadas las Subunidades y determinadas las Dependencias, se realiza la
parametrización para que el sistema defina la numeración para los comprobantes
contables que se registren. Esta actividad se define por una única vez.
Para efectuar la parametrización el perfil “Parametrizador Gestión Entidad”
ingresa al sistema por la RUTA: CNT / Parametrización / Consecutivo
Comprobantes Contables / Crear, el sistema despliega una pantalla en la cual se
da clic en “Buscar y presenta la siguiente información:
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“Descripción del ámbito”: Ingresar el nombre de la Unidad Ejecutora.
“Catálogos Contables”: Buscar y seleccionar el Catálogo Contable definido por
la Contaduría General de la Nación: “108 – CATALOGO DE CUENTAS
CONTABLES”.
El sistema presenta las Dependencias de Afectación Contable de cada Subunidad
de la Unidad Ejecutora.
Seleccionar todas las Dependencias de Afectación y dar clic en “Vincular” y luego
dar clic en “Guardar”.
3. PUNTOS DE CONTROL
-
Para la creación de Subunidades se debe tener en cuenta si éstas tienen su
propio Nit o si carecen de éste con el fin de determinar la acción a seguir de
acuerdo con los lineamientos indicados para cada caso.
-
Solamente se puede crear una Dependencia de Afectación Contable, de Pac
y de Pagos No Presupuestales por cada Subunidad con el mismo de la
Subunidad Ejecutora.
-
Si una Unidad Ejecutora tiene Subunidades que dependen del mismo Nit de
ésta, la Unidad Ejecutora se debe crear también como Dependencia
Organizacional (Subunidad).
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Creada una Dependencia de Afectación de Gasto, de Bienes y Servicios y de
Ingresos no puede ser eliminada en caso que se disponga que ya no se va a
seguir adelantando gestión en la misma. Para el efecto, se debe cambiar su
“Estado” dejándola “Inactiva”.
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