Circular No - Superintendencia de Notariado y Registro

Circular No. 04
PARA:
Registradores Principales de II.PP. y Coordinadores de Grupo del Nivel
Central responsables de emitir informes contables.
DE:
Superintendente de Notariado y Registro
ASUNTO:
Procedimientos para el Cierre Contable de la Vigencia 2006
FECHA:
05 de Enero de 2007
Con el propósito de que los Estados Financieros de la Entidad con corte a 31 de diciembre de 2006
incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes,
derechos y obligaciones, de tal manera que reflejen razonablemente los saldos en cada una de las
cuentas del Balance, se hace necesario atender las siguientes instrucciones para el manejo de las
diferentes cuentas en cada dependencia que produzca información contable, para ser consolidada
en el Nivel Central.
Caja (1105).
Teniendo en cuenta el cierre de las cajas menores, la cuenta 110502 –Caja Menor-, no debe
presentar saldo alguno.
Bancos (1110).
Debe reflejar los fondos disponibles en las cuentas corrientes o de ahorro. El saldo expresado en el
balance debe corresponder a la sumatoria de los libros auxiliares que contienen el detalle de los
registros contables necesarios para el control de esta cuenta.
En el caso de los Círculos Registrales, el saldo en esta cuenta corresponderá a la sumatoria de los
saldos de las Seccionales más el de la Principal.
La elaboración correcta y detallada de las conciliaciones bancarias, es una herramienta para un
buen manejo y control de los saldos en bancos.
Cuentas por Cobrar (14).
Comprende las cuentas que representan los derechos a favor de la Entidad en desarrollo de las
actividades financieras, económicas y sociales y que, teniendo en cuenta su antigüedad y cuantía,
constituyen derechos ciertos (confirmados), con certeza de su reconocimiento y pago por parte de
los Deudores. Como resultado del grado de incobrabilidad de estas cuentas debe efectuarse la
respectiva provisión, la cual se ha estimado en 100% para cada una.
Propiedad, Planta y Equipo (16).
Esta cuenta refleja los bienes tangibles, clasificados en cada una de las cuentas y subcuentas de
este grupo de acuerdo con su naturaleza y observando los resultados del inventario físico que
adelantó cada Oficina de Registro, de acuerdo a lo instruido por el Grupo de Recursos Físicos.
Cabe recordar que en la cuenta 1635 –Bienes Muebles en Bodega-, deben figurar, únicamente, los
bienes devolutivos adquiridos nuevos. Mientras que, en la cuenta 1637 –Propiedad, Planta y
Equipo no explotados- se registran los bienes reintegrados al Almacén después de uso.
La depreciación de los bienes debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática de
su costo durante la vida útil estimada. No obstante, para los activos depreciables considerados de
menor cuantía1, adquiridos a partir del 1º de enero de 1999, podrán depreciarse totalmente, para
efectos contables, en el mismo año en que se adquieran, sin considerar la vida útil de los mismos.
Igualmente podrán depreciarse con estos criterios los saldos que figuren en el balance de los
activos adquiridos en años anteriores. Es de resaltar que la depreciación, en ningún caso, podrá
superar el costo del bien.
Para el caso de los Bienes Inmuebles, debe reflejarse en forma separada el valor del terreno del
correspondiente al edificio, basándose en los últimos avalúos realizados y utilizando la subcuenta
correspondiente a cada uno de estos conceptos, recordando que los terrenos no son depreciables.
A los activos totalmente depreciados o amortizados, que sean retirados del servicio, teniendo en
cuenta su obsolescencia o mal estado y, a los que sin estar totalmente depreciados sean
declarados como inservibles, deben excluirse del activo junto con su depreciación 2 y registrarse en
1
Con un valor de adquisición de $ 953.000 para el año 2005, en Procedimientos Relativos a las Normas
Técnicas de Activos. PGCP, Contaduría General de la Nación.
2
Para este registro deberá tenerse en cuenta el valor en libros, el cual corresponde al valor neto resultante de
conjugar el costo histórico, ajustes por inflación (calculados hasta el 31 de diciembre del año 2000 hasta tanto
las cuentas de Orden Deudoras 8315 –Activos totalmente Depreciados, y su contrapartida 891506
–Activos Totalmente Depreciados-, con un valor simbólico de $100 por elemento.
Esta situación se mantendrá hasta tanto se defina su destinación final, momento en el cual se
cancelan entre sí estas cuentas. Los bienes registrados en estas cuentas, corresponderán a los
relacionados al Grupo de Recursos Físicos para su inclusión en los remates y que, de acuerdo a
las instrucciones impartidas, deben ocupar un sitio físico específico dentro de las instalaciones de
cada Oficina de Registro.
Principal y Subalterna (1995).
Se continua realizando la conciliación mensual afectando la cuenta 323005 –Resultado del
Ejercicio – Principal y Subalterna-, lo que genera que el saldo en la misma sea permanentemente
cero (0).
Valorizaciones (1999)
Refleja la diferencia entre el valor determinado en el avalúo técnico y el contabilizado en libros,
afectando como contrapartida la cuenta 3240 –Superávit por Valorización-. Debe reflejarse por
separado el terreno de la edificación, utilizando para esto las subcuentas correspondientes, tanto
en el activo como en el patrimonio.
Cuentas por Pagar (24)
Comprende las cuentas que representan obligaciones ciertas a cargo de la Entidad, originadas en
desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales.
Para el caso de las cuentas correspondientes a retenciones de impuestos (2436 y 2437), el saldo
en las mismas debe corresponder únicamente a lo retenido en el mes objeto del informe.
Subcuentas Otros (XXXX90)
Los saldos en estas subcuentas no deben superar el 5% del total de la cuenta a la cual
corresponden. Su manejo ha sido ilustrado en la circular 191 del 28 de diciembre de 2006,
expedida por el Grupo de Contabilidad del Nivel Central.
Cierre Contable.
Registrada la totalidad de operaciones de la vigencia y generado el balance correspondiente al
mes de diciembre, se procede a efectuar el proceso de cierre del período contable, cancelando los
saldos de las cuentas de ingresos (4) y gastos (5) con la subcuenta 590501 –Cierre de ingresos,
gastos y costos-.
El saldo que arroja esta cuenta representa el resultado obtenido de las operaciones realizadas por
el ente público, el cual se cancela con la cuenta 323001 –Utilidad o Excedente del Ejercicio-,
registrando un crédito en caso de utilidad o excedente y débito en caso de pérdida o déficit.
Es de resaltar que en el mes de enero de 2007 se debe adelantar la reclasificación de los saldos
en las subcuentas de la cuenta 3230 –Resultado del Ejercicio-, a las correspondientes en la cuenta
3225 –Resultados de Ejercicios Anteriores-, así:
323001 Utilidad o Excedente del Ejercicio
323005 Principal y Subalterna
a
a
322501 Utilidad o Exced. Acumulados
322505 Principal y Subalterna
Para el caso de la subcuenta 323005 –Principal y Subalterna-, el valor a reclasificar corresponderá
únicamente al movimiento del año 2006.
Certificación.
Al igual que el año anterior, cada dependencia (Oficina de Registro y Grupo) generará la
certificación anual de contabilidad, de acuerdo al modelo adjunto, la cual deberá anexarse al
informe de cierre.
Cabe recordar que de acuerdo a lo ordenado por la Contaduría General de la Nación –CGN- y a lo
instruido en la Circular 123 de agosto de 2006, expedida por el Grupo de Contabilidad del Nivel
Central, las cuentas 1996, 1997 y 2996 no deben presentar saldo en ningún caso y que, el saldo de
la cuenta 3258 –Efecto del Saneamiento Contable- debe haberse reclasificado a la cuenta 320801
–Capital Fiscal-.
Igualmente se recuerda que la fecha límite para la recepción de la información correspondiente al
corte 31 de diciembre de 2006 es Enero 31 de 2007, tal y como se ha informado en las Circulares
No. 100 de Julio de 2006 y 192 de Diciembre de 2006, emitidas por la Secretaría General.
se disponga del bien que los originó), depreciación, amortización, provisiones, valorizaciones y
desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según sea el caso.
Atentamente,
LIDA BEATRIZ SALAZAR MORENO
Anexo: Modelo Certificación Anual de Contabilidad.
MEQ/NCT.
Grupo de Contabilidad SNR.
LOS SUSCRITOS FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE REGISTRO PRINCIPAL DE
_________________
CERTIFICAN:
Que la información contable del círculo conformado por ______ oficinas con corte de cuentas a
Diciembre 31 de 2006, ha sido tomada fielmente de los libros Diario, Mayor y Auxiliares, los cuales
se encuentran debidamente llevados e impresos, de acuerdo con las características exigidas en el
Plan General de Contabilidad Pública vigente.
____________________________
Funcionario Responsable de la Contabilidad (firma)
Nombre:____________________________
Cargo:_____________________________
Registrador Principal (Firma)