Sistema organizacional de un hotel

CAPÍTULO III
SISTEMA
ORGANIZACIONAL
PROPUESTO
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CAPITULO III
SISTEMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO
1.- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE UN HOTEL
La actividad fundamental de una empresa hotelera es facilitar el servicio de
alojamiento y, en numerosas ocasiones, se añade a éste, el servicio de manutención.
Por lo tanto, se distingue en este trabajo, a una empresa hotelera que presta ambos
servicios, para lo cual se la separa en dos actividades: Servicio de Alojamiento y
Servicios de Restauración.
Servicio de Alojamiento: Está compuesto por los departamentos de Conserjería y
Regiduría de Pisos, con todas sus dependencias.
Servicio de Restauración: Está compuesto por los Departamento de Alimentación,
donde se incluirán Economato, Cocina, Restaurante.
Otros Departamento dentro de la Empresa: Compuesto por el área económicofinanciera, área de personal, Mantenimiento, Seguridad
1.1.-ORGANIGRAMA PROPUESTO
El hotel, como cualquier otra empresa, debe organizarse en base a unos criterios
ya establecidos desde el comienzo. Esta organización puede representarse
gráficamente por un organigrama que nos permite visualizar rápidamente toda la
estructura de la empresa y el funcionamiento de los distintos departamentos, así
como la delegación de funciones dentro de cada uno de ellos.
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Dicho organigrama puede a su vez derivarse en otros organigramas específicos
para cada función o departamento, y son absolutamente indispensables para la
dirección del hotel con el objeto de establecer pautas importantes en lo
relacionado a funciones jerárquicas y a la planificación del trabajo.
Los organigramas pueden ser estructurales, informativos o analíticos, generales o
parciales, funcionales y de personal. El primero de ellos, el estructural, define
toda la organización del establecimiento, determina los centros de responsabilidad
para las distintas actividades de la empresa, y el control de cada uno de estos
centros en relación con sus delegaciones.
Estos organigramas estructurales pueden ser bien de organización centralizada,
aplicada a establecimientos pequeños, donde la dirección concentra prácticamente
el control de todas las funciones, o bien, descentralizada, para establecimientos
más grandes donde la dirección supervisa a los distintos departamentos, pero cada
uno de ellos tiene autonomía propia para la toma de decisiones rutinarias.
Las otras clasificaciones de los organigramas son fácilmente comprensibles según
su denominación indica, y son, en cierto modo, complementarias del estructural.
Se presenta un ejemplo de organigrama estructural (organización centralizada).
Este organigrama corresponde a un hotel de pequeñas dimensiones en el que por
lo general la función del Gerente o Director, la realiza el mismo dueño de la
empresa. Como se ve en el mismo, el dueño o director centraliza todas las
funciones, delegando sólo algunas de ellas a un funcionario de él dependiente,
situación esta que se presenta en la mayoría de las Empresas Hoteleras de
Bermejo (Organigrama Cuadro Nº1).
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ORGANIGRAMA (Cuadro Nº1)
DIRECCIÓN
RECEPCIÓN
RESER
VAS
CONSERJERÍA
Y ADMIN.
CAJA
RECEPCIÓN
INTERVENCIÓN
Y PERSONAL
FACTURACIÓN
ALIMENTACIÓN
Y BEBIDAS
ECONOMATO
RESTAURANTE
Y BAR
BODEGA
Organ: Nº - 01
COCINA
MANTENI
MIENTO
LENCE
RIA
REGIDURÍA
DE PISOS
CAMARE
RAS
LAVAN
DERIA
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Se presenta ahora, la organización estructural de un hotel de nivel medio (organización
descentralizada).
Como se ve por este organigrama, la sociedad establece los lineamientos o pautas de
actuación delegando la función ejecutiva en un Gerente General que dispone a su vez,
para ayudarlo en sus funciones, de uno o más subgerentes, supervisando conjuntamente
los distintos departamentos del hotel. (Organigrama Cuadro Nº 2).
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ORGANIGRAMA (Cuadro Nº 2)
GERENTE
GENERAL
PERSONAL
MANTENIMIENTO
SEGURIDAD
ADMINISTRACIÓN
DPTO. DE
FINANZAS
COMPRAS
JEFE
CONTAB.
DPTO. DE
ALIMENTACIÓN
ACTIVO
FIJO
DPTO. DE
CONSERJERÍA
DPTO. DE
REGIDURÍA
DE PISOS
RECEPCIÓN
LENCERÍA
CONTADOR
INTERVENTOR
CAJEROS
AUX. ADMIN.
RESTAURANTE
CAJA
RECEPCIÓN
COCINA
ECONOMATO
SERVICIO DE
HABITACIONES
Organ: Nº 02
LAVANDERÍA
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Cuando se presenta un Organigrama Funcional, es cuando se indica las funciones a realizar
por cada departamento en particular; razón por la cual se detalla las actividades a
desarrollar en función al Organigrama Estructural.
1.2.- RELACION DE DEPARTAMENTOS, PROCESOS Y CARGOS
DEPARTA-
PROCESO
CARGO
MENTO
Conserjería.
Regiduría
Registro del Huéspedes. Ocupación de Habitaciones
Recepcionista – Botones
Control Reservas - Arras.
Gobernanta
Solicitud llamadas urbanas y larga distancia.
Jefe de Reservas.
Atención general al cliente. Correspondencia.
Operadora.
Mantenimiento Instalaciones.
Conserje y Botones.
de Limpieza General de Habitaciones.
Pisos.
Lavandería y Lencería.
Gobernanta o Ama de Llaves
Camareras,
Lavanderas.
Costureras
Alimentación.
Servicio de Comidas y Bebidas.
Maître. Sumiller
Camareros. Ayudantes.
Alimentos
y Compras de Alimentos y Bebidas.
Bebidas.
Director
de
Alimentos
y
Bebidas.
Control Producción y Facturación.
Jefes de Bar y Restaurante.
Celebración de Banquetes.
Jefes de Banquetes. Cocineros.
Maîtres. Camareros. Bar-mans.
Cocina.
Preparación de Alimentos.
Jefes de Partida. Cocineros.
Pasteleros. Ayudantes. Pinches.
Economato.
Recepción y Almacenamiento de Alimentos y Jefe de Economato.
Bebidas.
Finanzas.
Contabilidad. Caja. Facturación. Control.
Director de Administración.
Interventor. Jefe de cada
Departamento.
Departamento
Pagos y Cobros. Control de Créditos.
Jefe de Departamento.
Financiero.
Gestiones Bancarias.
Contabilidad.
Cuentas a Pagar y Cobrar. Pago de Nóminas
Jefe de Contabilidad. Auditor.
Control de Compras. Facturación.
Cajero.
Encargados de cada uno de los
Módulos
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Departamento
Contratación de Personal, Relaciones de Trabajo
Jefe de Personal. Encargado de
de Personal
Control de Horarios. Licencias y Vacaciones
Nóminas.
Confección de Nóminas.
Mantenimiento. Ordenes de Trabajo. Reparaciones. Revisiones
Jefe de Mantenimiento
Fontanero.
Carpintero. Electricista
Jardinero.
1.2.1 FUNDAMENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Del término “organización” podemos obtener dos definiciones diferentes, por una parte,
se la define como el conjunto de personal que intervienen de manera coordinada y
racional con objeto de alcanzar unos objetivos.
Por otra parte, se encuentra la
organización como función administrativa, que hace referencia a la identificación,
clasificación, y agrupamiento de tareas a realizar en la empresa, nombramiento de los
distintos responsables y asignación de sus correspondientes niveles de autoridad.
La Empresa Hotelera, como cualquier otro tipo de empresa, responde a esta premisa y
necesita un sistema ordenado bajo el que funcionar. La función de organización en una
empresa hotelera se centra en determinar cada una de las actividades afines y agruparlas
en unidades con cierto grado de independencia (departamentización) encabezadas por
un responsable con un nivel de autoridad determinado, así como definir las relaciones
entre dichos departamentos y su coordinación respondiendo en la mayor parte de
ocasiones a un diseño organizativo horizontal.
1.2.1.1 GERENTE GENERAL
La Dirección de la Empresa Hotelera es la de dirigir cada una de las actividades de
la empresa, controlando las actividades de los jefes departamentales con el objeto de
comprobar la correcta realización de sus tareas e introducir modificaciones si fueran
necesarias.
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Las técnicas que desarrolla el Gerente General de una empresa hotelera para realizar
las diferentes funciones están enmarcadas dentro de los cuatro elementos del
proceso administrativo: Planificación, Organización, Dirección y Control.
1.2.1.2. DEPARTAMENTO PERSONAL
El Departamento de Personal tiene atribuciones de establecer las contrataciones,
salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto este relacionado con la gestión
del personal, como pueden ser:
a. Turnos y días de descanso.
b.Formación y promoción.
c. Contratación de personal extra para las temporadas altas.
d.Ausencia y expedientes.
Los departamentos de Dirección de las empresas se han visto obligados a cambiar el
sistema tan burocrático que se empleaba antiguamente para gestionar las funciones
de personal, cuyas actividades se limitaban a las meramente administrativas, como
pueden ser la confección de nóminas, las altas y bajas, etc. Dicho sistema
evidentemente, no abarca de forma suficiente, la problemática social o los
problemas de tipo económico, como es el caso de los porcentajes del gasto de
personal sobre los ingresos o gastos totales, cuyas cifras resultan muy reveladoras.
En cuanto al aspecto social se refiere, el departamento de Personal es
imprescindible dentro de la estructura empresarial, ya que es el responsable de
realizar convenientemente aquellas diligencias que permitan establecer unas
relaciones positivas entre todo el personal de la empresa. Con ello no sólo se
consigue un entorno social equilibrado y permanente, sino que también se
perfeccionan los recursos humanos disponibles.
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Organización del Personal.- La organización del personal ha de estar condicionada
de forma tal que cuando surja un problema de producción, éste pueda ser
compensado mediante la deducción del personal previsto y de las exigencias de sus
puestos de trabajo.
Esta organización conlleva a los siguientes requisitos imprescindibles:
e. Un conocimiento de las actividades de la empresa.
f. Una previsión de los cambios que puedan darse en las actividades.
g. Un examen de las aptitudes y capacidades del personal con vistas a una
promoción en el futuro.
h. Un análisis comparativo entre el estado actual y los posibles
requerimientos a fin de emprender medidas que ayuden a solventar las
dificultades que se vayan presentando.
La política de personal ha de ser lo suficientemente dinámica como para poder tratar
de forma rigurosa todos los asuntos inherentes a las relaciones laborales. Para ello
ha de estar bien planificada y no actuar improvisadamente, ya que de lo contrario,
tanto las actividades como de los objetivos del departamento se verían perturbados.
Esta planificación requiere a su vez un conocimiento total de todas las conexiones
del hotel que pudieran atañar a
la ejecución del trabajo de sus respectivos
trabajadores.
Composición de la Planilla de Puestos de Trabajo.- Se puede decir que la planilla
es un inventario en el cual se determinan la cantidad y la calidad de los puestos de
trabajo necesarios para que la empresa desarrolle su actividad.
La planilla dependerá de las necesidades reales del hotel, las cuales pueden variar
por diversas razones:
- Un aumento o disminución de la actividad del hotel.
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- Alteraciones en sus sistemas operativos.
- La plurivalencia de funciones y la adquisición de conocimientos especiales.
- Las modificaciones en la organización empresarial del hotel.
- Las rectificaciones en la política de personal.
- La necesidad de reformar el ambiente de trabajo.
No obstante todo lo anterior, la planilla ha de confeccionarse en función de:
- La política oficial del hotel y la imagen que el establecimiento confiere.
- Los rasgos distintivos del hotel, como pueden ser su categoría, capacidad,
ubicación, instalaciones existentes, la oferta y la demanda, así como los
precios de sus servicios.
- Las particularidades y demandas de los puestos de trabajo.
- Los horarios de la jornada laboral, así como los periodos de vacaciones.
- Las condiciones de trabajo.
Tomando todos estos puntos en consideración y a partir de índices de actividad
anterior
o provisiones verosímiles, el Jefe o responsable del departamento de
personal y la Dirección del hotel deberán analizar y convenir con los distintos jefes
de departamento el esquema de la planilla de base. Resulta ventajoso simultanear la
confección de las planillas de cada departamento y la elaboración del presupuesto
anual, de forma que estas estén en convergencia con el periodo presupuestario.
Una planilla base se confecciona en función de las horas de actividad de cada
departamento. Por ejemplo, si el Restaurante Comedor tiene un horario diario al
público de 13:00 a 16:00 horas, y de 20:00 a 23:00 horas, o sea un total de seis
horas, habrá que añadir una hora correspondiente a la preapertura, y otra más para el
postcierre, lo cual da como resultado ocho horas de jornada laboral. No hay que
olvidar añadir las contrataciones eventuales que pudieran necesitar en las
temporadas altas.
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Inventario de Puestos de Trabajo.- La confección del inventario de puestos de
trabajo constituye una de las actividades más importantes del departamento
personal, teniendo en cuenta las características de cada puesto, la descripción de los
trabajos a desempeñar y los requisitos indispensables para poder llevarlos a cabo.
La forma de confeccionar este inventario dependerá de cada empresa, pues no existe
una relación tipificada de puestos de trabajo y requisitos.
A continuación exponemos los datos que
facilitan el conocimiento de un
determinado puesto de trabajo:
- Designación del puesto de trabajo.
- Departamento al que corresponde.
- Sección en la que se subdivide.
- Categoría Profesional.
- Tipo de actividades a desempeñar (sí estas son normales, periódica u
ocasionales).
Condiciones del entorno de trabajo.
- Personas con quienes se ha de relacionar el trabajador.
- Conocimientos técnicos que el puesto de trabajo requiere.
- Requisitos psicofísicos del puesto de trabajo requiere.
- Otros datos y requerimientos complementarios.
El Factor Humano y Social.- Cada empresa puede diferir de las otras en cuanto a
su inventario de puestos de trabajo, pero siempre se han de tener en consideración
las necesidades reales de la empresa y en base a estas, llevar a cabo negociaciones
que sean a la vez eficientes y elásticas, respetando al máximo los derechos del
trabajador.
Las necesidades de la empresa se pueden resumir en tres puntos:
- La calidad del personal y su utilización en determinados plazos.
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- La calificación del personal en base a las técnicas empleadas y a la
estructura de la empresa.
- Una remuneración del personal que sea compatible con la rentabilidad de la
empresa.
Pero si la empresa hotelera solo tuviera en cuenta sus propias necesidades, el
personal quedaría relegado simplemente a una función de suministro, es decir, como
si fuera una materia inerte cuyas cualidades son explotadas sin ningún otro
miramiento que el de ser aprovechadas en su totalidad.
Así pues, la empresa nunca ha de olvidar que los trabajadores son seres racionales
que llevan a cabo una acción para satisfacer una serie de necesidades básicas, y si
no logran esta satisfacción, difícilmente podrán ser retenidos por la empresa, o en el
mejor de los casos, su rendimiento no será óptimo. Aquí es cuando el departamento
de Personal entra en funcionamiento, debiendo estimular a los trabajadores
mediante la motivación que consiste en satisfacer las necesidades del personal al
máximo posible, al tiempo que existe una compatibilidad entre dichas necesidades y
las de la propia empresa.
Por lo tanto, si el Jefe del Departamento de Personal quiere obtener el máximo
potencial de sus trabajadores, deberá garantizar la suficiente motivación en el clima
laboral y en las actividades asignadas a cada trabajador; es decir, ofrecerles las
satisfacciones oportunas para conseguir de ellos una cooperación voluntaria y
consciente. Evidentemente, resulta complicado satisfacer todas las necesidades de
cada uno de los trabajadores, por lo tanto, para encontrar la conciliación más
conveniente entre las necesidades del trabajador y las necesidades de la empresa, la
persona que dirija este departamento debe estar dotado de una mente con un buen
grado de psicología, y una gran visión y preparación en las relaciones humanas, con
lo cual podrá captar de la forma más precisa el comportamiento a nivel individual y
a nivel colectivo del ser humano. Ello le permitirá combinar las necesidades de
estos últimos con las de la empresa, aprovechando al máximo las cualidades y
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capacidades individuales para situar a cada uno de ellos en el puesto de trabajo que
mejor le corresponda.
1.2.1.3. DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO
El departamento de Mantenimiento, es uno de los más esenciales dentro de las
operaciones de funcionamiento de la Empresa Hotelera, siendo de vital importancia
en sentido de tener que detectar anomalías dentro de las instalaciones, teniendo la
capacidad de dar solución para no entorpecer las actividades del Hotel.
En términos generales la implementación de un Departamento de Mantenimiento
dentro de la Empresa Hotelera, tiene el objetivo de conservación, protección,
resguardo, salvaguarda, seguridad, preservación y cuidado de las instalaciones del
Hotel.
1.2.1.4. DEPARTAMENTO SEGURIDAD
Para el cuidado de objetos de valor (dinero, joyas, etc.) del cliente que lo solicite,
los hoteles disponen normalmente de cajas de seguridad, no obstante, hay todavía
quien no las posee y utiliza para este servicio la caja general del hotel.
En este último caso, el sistema consiste en el empleo de un sobre que contiene un
impreso adjunto donde se han de refleja tanto los datos del cliente que solicita el
servicio, como las características de los valores a custodiar. En este sobre se
guardan los valores junto con una copia de dicho impreso, y el original es entregado
al cliente, pues este último ha de presentarlo cuando decida retirar los objetos que
ha confiado a la caja fuerte general del hotel.
El único inconveniente de este primer sistema es el del horario, pues el cliente sólo
puede depositar o recoger sus valores durante las horas en que Caja estén en turno
de servicio, y mediante el personal especializado a su cargo.
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En lo relativo a las cajas de seguridad, el servicio de custodia se realiza en cofres de
seguridad individuales. La ficha mediante la cual estos cofres son controlados ha
de reflejar los mismos datos que el impreso utilizado para la caja fuerte general, con
la diferencia de que el cliente ha de firmar en un libro de registro, tanto al inicio
como al término del servicio. La apertura de los cofres se activa con dos llaves que
han de ser introducidas en la cerradura simultáneamente. Una de las llaves es
entregada al cliente y la otra queda en manos del Cajero y/o del Recepcionista, por
lo que no existe el inconveniente de horario que conlleva el sistema anterior, ya que,
como se recuerda, el departamento de Caja de Recepción funciona durante las 24
horas del día.
La autorización de salida de equipajes se la da para que el cliente pueda retirar su
equipaje en el momento de su salida, pero el cajero sólo lo complementa una vez
que el cliente ha cancelado su factura. El departamento de Conserjería no podrá
entregar ningún equipaje si el cajero no le ha remitido previamente esta
autorización, y en caso de que lo entregará, asumirá la responsabilidad del pago de
la factura si ésta hubiese quedado impagada.
1.2.1.5. DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN
La función principal de este departamento es la de administrar y controlar la
empresa hotelera mediante la realización de las siguientes actividades:
- Asentamiento de movimientos en las distintas cuentas.
- Confección de presupuestos e inventarios.
- Valoraciones.
- Inversiones.
La importancia de este Departamento radica fundamentalmente en la coordinación
de los esfuerzos humanos, hace posible contar con mejores elementos de trabajo,
prevé posibles situaciones de riesgo para la empresa, este departamento deberá
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caracterizarse por la utilización de métodos y técnicas para la realización de tareas,
e interpretar las complejidades de la organización.
1.2.1.6. DEPARTAMENTO DE FINANZAS
El objetivo general es de analizar y comparar las situaciones previas y presentes a
fin de determinar las variaciones habidas, lo que le permitirá a la empresa tomar las
medidas oportunas para la obtención de una mayor rentabilidad.
El sistema de contabilidad que la empresa adopte se hace operativo en función de la
documentación que los diversos departamentos del hotel aportan, debiendo
suministrar toda la información contable, tanto a efectos legales y fiscales como a
efectos internos del hotel.
Mediante dicha información, la empresa podrá analizar si sus objetivos previstos se
están alcanzando, y en caso contrario, procederá a aplicar las correcciones y
controles sobre los departamentos que estime necesarios.
Departamento Compras.- Las compras que se realizan para suplir las necesidades
pueden ser o no amortizables. Las amortizables corresponden a los bienes de
equipo. Estos se adquieren antes de iniciar el proceso de producción, y no se
integran en el coste de explotación. A continuación exponemos los cuatro grupos
que componen estos bienes:
1.- Instalaciones Técnicas.
2.- Instalaciones de Servicio de Alimentación.
3.- Equipos de Recepción.
4.- Otras Instalaciones.
Jefe de Contabilidad.- La finalidad es la de proporcionar en forma oportuna la
información financiera a los ejecutivos para coadyuvar a conducir los planes,
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programas, proyectos y actividades del departamento en forma eficiente y efectiva.
Comprende el control de los documentos, registros, archivos de las transacciones y
el proceso de las operaciones, desde la entrega original de los registros hasta su
informe.
Contador.- En establecimientos hoteleros de poco volumen, este cargo equivale al
anterior, mientras que en hoteles grandes, el contador lleva generalmente el registro
de los Libros de Contabilidad.
Interventor.- Controla todas las operaciones contables de la empresa, como pueden
ser las cantidades y precios de facturación (no se olvide que la confección de Mano
Corriente la realiza el Tenedor de Cuenta Corriente de Clientes en Recepción), así
como las entradas y salidas de Almacén y Economato, por lo que interviene en
todos los departamentos.
Cajero.- En los hoteles de gran volumen, hay un cajero para cada departamento de
venta (de restaurante, cafetería, bar, sala de fiestas, etc.), Su trabajo se coordina con
el de sus respectivos Jefes de Departamento, debiendo entregar sus liquidaciones al
Departamento de Recepción. En lo que se refiere a categoría profesional, están a las
órdenes del Jefe de Contabilidad o del Interventor.
Caja Recepción.- En los hoteles de gran capacidad las funciones más esenciales de
este departamento consiste en la gestión de cobro de facturas y en el cambio de
divisas, así como el control de la caja fuerte general del hotel y de los cofres de
seguridad individuales. Sin embargo, en los hoteles de menor volumen asume la
función de caja general, en cuyo caso se encarga también de enviar las facturas a las
Agencias de Viajes, e incluso de efectuar los pagos a los distintos proveedores del
establecimiento, entre otras gestiones de pago y cobranza.
El departamento de Caja de Recepción permanece abierto las 24 horas del día.
Durante el turno de noche será el Recepcionista de noche quien lleve a cabo las
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actividades inherentes a este departamento. Al finalizar su turno, cada Recepcionista
o cajero ha de realizar una liquidación en la cual han de figurar absolutamente todas
las facturas cobradas en efectivo, debiendo cuadrar la producción con la lectura de
la hoja de mano corriente, independientemente de que ésta sea manuscrita o
mecanizada. Al llegar el siguiente Recepcionista para iniciar su turno, ambos
efectuarán el arqueo para que el nuevo turno pueda empezarse desde cero.
El original de la liquidación de Caja es enviado a Contabilidad, junto con el dinero
en efectivo y las copias de cada factura confeccionada en el transcurso del turno.
Auxiliares Administrativos.- Como la nomenclatura de su categoría profesional
indica, estas personas se encargan de realizar los trabajos administrativos del
departamento.
Activos Fijos.- Las funciones están destinadas a la salvaguarda por estar destinados
a la actividad hotelera, representando “activos en producción”, es decir, que se
encuentran prestando servicios.
1.2.1.7. DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN
A pesar de que la mayoría de sus actividades son de explotación, y
consecuentemente de gran importancia, no todos los hoteles disponen de este
departamento. En los hoteles pequeños y de poco volumen, sin embargo, supone
una gran ventaja a la empresa tener un solo departamento que se ocupe del control
de todo lo relacionado con alimentos y bebidas, obteniéndose así una centralización
y unidad de criterios.
Debido a que muchos clientes, y sobre todo los grupos enviados por mayoristas o
agencias de viaje, contratan además del alojamiento los servicios de alimentación en
forma de desayuno, media pensión o pensión completa, Recepción debe comunicar
diariamente al departamento de Alimentación y Bebidas la cantidad de clientes que
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utilizarán dichos servicios, especificando si se trata de la utilización de todos o parte
de ellos a fin de que se realicen las previsiones pertinentes en materia de compras.
Para lograr un resultado satisfactorio de los platos elaborados, es necesario que el
personal que los elabora trabaje en un ambiente cómodo y relajado. Para ello se han
de conjugar una serie de factores, a saber:
-Amplitud del lugar de trabajo que permita una mejor planificación de las
tareas del personal de cocina.
- Disposición de una planilla que sea adecuada y eficaz en el cumplimiento de
sus funciones.
- Adecuada dotación de maquinarias, utensilios y menaje, lo que redundará en
una mayor rapidez de trabajo, además de una menor cantidad de mano de
obra.
- Iluminación y ventilación apropiada del recinto de trabajo, el cual debe estar
situado de manera que permita una rápida y libre comunicación con el
restaurante y con el almacén de provisiones (economato).
Una buena organización de la cocina, redundará en una mayor rentabilidad de todo
el negocio.
Restaurante.- La Restauración abarca todos los establecimientos que ofrecen al
público un servicio de comidas y bebidas que se consumen en el propio local, todo
ello a cambio de un precio. Independientemente de su categoría, todos los
establecimientos deben tener sumo cuidado con la limpieza y la calidad de sus
servicios, especialmente en la elaboración de sus platos, que deberán ser preparados
con ingredientes perfectamente conservados.
Es en el restaurante del hotel donde se ofrece el menú del día, el cual suele constar
de tres servicios dados en horarios determinados, el desayuno, el almuerzo y la
cena, a fin de atender a aquellos clientes con media pensión o pensión completa, así
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como a toda la clientela que, sin tener una pensión determina, opte por este servicio
en vez del servicio a la carta.
La presentación de los platos también es un factor importante a tener en cuenta, así
como el trato al cliente, que ha de ser siempre cortés y amable, rápido y eficaz. El
aspecto de los camareros y del personal de cocina ha de tenerse muy en cuenta, con
uniformes limpios y planchados, la importancia de la limpieza, tanto del menaje y
mobiliario que se utiliza como del propio local. Se ha de supervisar asimismo el
perfecto funcionamiento y decoro de los servicios sanitarios.
Los establecimientos de restauración se dividen en dos tipos de servicio:
- Los servicios de hotelería, que proporcionan los establecimientos registrados
como negocio independiente o integrado a un hotel.
- Los servicios de comedores que ofrecen ciertas empresas.
La apertura del establecimiento, el titular del mismo solicitará del organismo
autónomo competente los permisos pertinentes, para lo cual ha de presentar planos
detallados del establecimiento especificado:
- El destino de cada dependencia.
- Superficies.
- Número de plazas del comedor.
- Nombre del establecimiento.
Es obligatoria la expedición de facturas en las que constarán los diversos servicios,
a excepción de las facturas del “menú de la casa”, en las que constará únicamente su
composición y precio total.
Cocina.- Este departamento debe coordinar con el área de Restaurante y Recepción,
con el fin de determinar la cantidad aproximada de clientes que pueden utilizar los
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servicios del comedor a fin de solicitar los géneros en cantidad suficiente para la
confección de los platos que se ofrecen.
De este hecho se infiere la gran importancia que tiene contar con un Departamento
de Cocina que satisfaga el gusto de los clientes que visitan el restaurante.
Servicio de Habitaciones.- Está directamente relacionado con el encargado de
Cocina, en virtud de la atención directa de alimentación (refrigerio) a los clientes en
las habitaciones, es decir, que sólo se ofrece los servicios mínimos, para lo cual se
preparan comidas frías.
Economato y Bodega.- El Jefe de Economato establece el programa de funciones
correspondientes a este departamento y se encarga de que sean llevadas a cabo.
Una de las funciones básicas de este departamento la realiza el Jefe de Compras,
quien debe tratar de adquirir los artículos con la máxima calidad posible por el
menor precio, a fin de ajustar los costes de las materias primas y obtener una mayor
rentabilidad.
1.2.1.8. DEPARTAMENTO CONSERJERÍA
El departamento de Conserjería es de una gran importancia en cuanto a la
organización del hotel se refiere, asumiendo unas funciones muy determinadas.
A parte de estas funciones se han de sumar otras actividades, pues este
departamento es el que ha de saber detectar el estado del cliente en el transcurso de
su alojamiento, al tiempo que proporciona una imagen positiva del establecimiento
mediante un personal simpático y cordial. También ha de informar a la empresa
sobre aquellas peticiones formuladas por clientes que no puedan concederse, y a su
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vez sugerir posibles soluciones o mejorar en todos los servicios ofrecidos por el
hotel.
Recepción.- El departamento de Recepción es el que más contacto tiene con el
cliente, por lo que es muy importante tenerlo bien organizado y dotado de personal
eficiente, no solamente desde el punto de vista de las tareas administrativas sino, y
muy fundamentalmente, desde el punto de vista de la relación humana en cuanto a
educación, cortesía, simpatía, etc, se refiere.
Si bien está muy relacionado con todos los demás departamentos de la empresa, lo
está principalmente con Caja y Conserjería.
La Recepción se compone de dos partes: Mostrador, y Oficina Administrativa del
mismo. Funciona las 24 horas del día para poder atender al cliente en todo
momento. Las horas de mayor trabajo son las comprendidas entre las 6 y las 16
horas, ya que en ellas se produce la mayor cantidad de salidas y entradas de nuevos
clientes. El turno de noche, por ser el que menos trabajo tiene con la clientela, se
encarga de ordenar toda la papelería producida durante el día
1.2.1.9. DEPARTAMENTO DE REGIDURÍA DE PISOS
Este departamento queda bajo la plena autoridad de la Gobernanta, que a su vez se
encarga de determinadas responsabilidades y a las funciones a las Subgobernantas o
gobernantas de 2da.
Las funciones a realizar se dividen por secciones, una de las cuales abarca la
limpieza, control y mantenimiento de las habitaciones, otra sección cubre la
limpieza de los despachos y oficinas, mientras que una tercera sección, se encarga
de la lavandería y la lencería.
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El Departamento de Regiduría de Pisos y el de Recepción han de estar
estrechamente coordinados en lo que se refiere a la ocupación de habitaciones, él
numero de personas alojadas en cada una de ellas y los bloqueos o desbloqueos que
se efectúa. Así pues, ambos departamentos suelen hacer de forma conjunta un
control diario de la situación de todas las habitaciones existentes en el hotel.
1.2.1.10. LAVANDERIA, LENCERÍA Y COSTURA
Esta área, aunque también depende de la Gobernanta General, está bajo la
responsabilidad directa de la encargada general de la lavandería- lencería, teniendo
una cierta independencia en razón de la labor cotidiana y en cierto monótona que se
desarrolla en él.
Como se desprende por lógica, su función estriba en el lavado, planchado y repaso
de aquellas prendas que lo necesiten.
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1.3. MANUAL DE FUNCIONES
UNIDAD FUNCIONAL: GERENTE GENERAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
GERENTE GENERAL
DEPENDIENTE
Ninguna
DEPENDENCIA
Departamento de Administración General
FUNCION GENERAL
Dirigir cada una de las actividades de la empresa, contando para ello con la colaboración de
otras personas a las cuales delega las distintas funciones a realizar dentro de la misma, al
tiempo que se hace responsable de los resultados que se obtengan.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Conocimiento del mercado turístico y su aplicación para un mejor rendimiento
de su empresa.
- Elección del personal calificado y conducción del mismo.
- Delegación de funciones a las personas capacitadas para realizarlas.
- Planificación del trabajo y elección de los procedimientos a seguir para obtener
los mejores resultados.
- Control de todos y cada uno de los departamentos en que se divide la empresa.
- Motivación del personal a su cargo para obtener del mismo el mayor y más
correcto rendimiento.
- Aportación de nuevas ideas y soluciones.
- Fijación de objetivos pendientes a la mejora y ampliación de los servicios
brindados por la empresa.
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UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE PERSONAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE PERSONAL
DEPENDIENTE
Dirección General
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Controlar el cumplimiento de las disposiciones legales en vigencia
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Es responsable de la buena integración de todo el personal del hotel.
- Ha de prestar servicios, aconsejar, proporcionar ideas, regularizar, todo ello sin ejecutar.
- Debe crear un ambiente de confianza entre los directivos y los subordinados.
- Ha de implantar un sistema regular de información fidedigna sobre los asuntos humanos
de la empresa.
- Se encarga de proponer políticas de personal apropiadas a Dirección.
- Colabora con todos los demás departamentos para perfeccionar la preparación del
personal, otorgando los cargos de responsabilidad a aquellas personas que estén mejor
preparadas.
- Promueve las buenas relaciones entre las representaciones de personal y la Dirección.
- Asesora y coopera en la valoración de puestos de trabajo y en la composición de salarios.
- Plantea nuevas condiciones colectivas laborales a Dirección, y las negocia con el
personal.
- Dirige las políticas establecidas de reclutamiento y selección de personal, contratación,
especificación de cada puesto de trabajo, formación, y comunicaciones, promoción, así
como la supervisión de productividad y las relaciones humanas.
60
- Perfecciona su propio sistema de organización mediante la implantación de medidas y
preceptos mas apropiados, a fin de aumentar el índice de rentabilidad de sus gestiones.
- Encargado de la actualización constante y correcta del File personal
- Elaboración de fichas de registro sobre vacaciones, licencias y compensaciones del
personal.
- Establecer las contrataciones, salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto esté
relacionado con la gestión del personal:
Turnos y días de descanso, Formación y
promoción, Contratación de personal extra para las temporadas altas, Ausencias y
expedientes.
61
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE MANTENIMIENTO
DEPENDIENTE
Dirección General
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
La función general es de conservación,, protección, resguardo, salvaguarda, seguridad,
preservación, cuidado, asistencia y vigilancia.
FUNCION ESPECIFICA
- Informar a la Dirección de todas las anomalías producidas en el hotel, solucionando las
que se producen por causas normales y consultando con el Director las que pudieran
requerir una reparación más complicada. Para estas funciones el Jefe de Mantenimiento
cuenta con el personal calificado y de los medios técnicos apropiados.
- Inspeccionar regularmente el estado de las instalaciones, ascensores, máquinas, motores,
calderas de calefacción, presión del agua, etc, y comunicar a Dirección las averías
producidas con el objeto de recabar la autorización de la misma para la correspondiente
reparación.
- Mantenimiento de todas las instalaciones del hotel, así como de su mobiliario, equipos,
etc.
- Encargado del montaje de las instalaciones y equipos especiales para banquetes o eventos
similares.
62
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE SEGURIDAD
DEPENDIENTE
Dirección General
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Su función es de promover la confianza, resguardo, protección y defensa de los intereses de
la Empresa Hotelera, empleados y en particular a los clientes, proporcionando solidez y
amparo de las operaciones funcionales.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Cuidado de los objetos de valor del cliente
- Resguardo de los cofres de seguridad
- Resguardo de las instalaciones del Hotel
- Verificación previa a la salida de los clientes de la conformidad de Caja y Conserjería.
63
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE ADMINISTRATIVO
DEPENDIENTE
Dirección General
DEPENDENCIA
Departamento de Finanzas, Departamento de Mano Corriente, Departamento de
Alimentación, Departamento de Consejería y Departamento de Regiduría de Pisos
FUNCION GENERAL
La función general es la “Toma de decisiones”, mediante el análisis de cada departamento.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Coordina y toma acciones necesarias para que todos los Departamentos estén siendo
ejecutados de acuerdo con el plan general de la empresa hotelera.
- Compara los resultados de las acciones contra los planificados y evalúa el grado de
desviación.
- Coordina con la Dirección sobre los cambios de planes y organización para ajustar el
funcionamiento general.
- Coordina, Autoriza y aprueba las operaciones económicas y financieras del Hotel.
- Elabora informes consolidados mensuales para la Dirección del Hotel.
- Aprueba informes de los diferentes departamentos a su cargo.
- Dirige todas las cuestiones relativas a cuantificaciones monetarias, y valoraciones de
costes y políticas empresariales.
- Elabora los presupuestos, controla los resultados que se obtienen y analiza las ventas de
los servicios del mes.
64
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE FINANCIERO
DEPENDIENTE
Dirección General y Administración
DEPENDENCIA
Sección de Compras, Contabilidad y Activo Fijo
FUNCION GENERAL
Garantizar que la situación económica-financiera del Hotel esté enmarcado dentro de las
normas legales vigentes, asegurar la integridad de los datos, presentación adecuada de
registros, presentación de la información económica confiable y garantizar la oportuna
presentación de la información para la pronta toma de decisiones.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Controlar que todas y cada una de las transacciones deben estar registradas
adecuadamente.
- Verificar que las transacciones estén de acuerdo a las normas y procedimientos del
sistema contable adoptado por la empresa hotelera
- Fijar políticas y parámetros para el registro de valuación de los activos fijos, como así
también de las adquisiciones.
- Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de los Estados Financieros.
- Presentación oportuna de la información financiera.
65
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADO DE COMPRAS
DEPENDIENTE
Jefe Financiero
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar, controlar las adquisiciones de mercaderías y otros de acuerdo a las
exigencias de las operaciones de la Empresa Hotelera.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Formular políticas para la adquisición de mercaderías, en función de las necesidades y
lineamientos del hotel.
- Controlar el procedimiento de adquisiciones.
- Verificar el respaldo de la documentación de las adquisiciones.
- Registro de los requerimientos de mercaderías y otros.
- Gestionar pagos oportunos a los proveedores.
66
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPENDIENTE
Jefe Financiero
DEPENDENCIA
Contador, Interventor, Cajeros, Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades financieras financieras-contables de
la empresa hotelera, de tal forma que todas las actividades de trabajo sean coordinadas en
base a los objetivos, políticas, procedimientos y programas de trabajo, de acuerdo a normas
establecidas.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Asignar, supervisar y evaluar las labores del personal a su cargo.
- Complementar los libros y documentos legales.
- Realizar la liquidación de impuestos y tasas.
- Distribuir entre el personal a su cargo las diversas actividades contables solicitadas por la
Dirección.
- Supervisa todos los trabajos que se realizan en el departamento.
- Controla los procedimientos administrativos y contables
- Controla la realización de los informes y balances dentro de las fechas programadas.
- Autoriza y aprueba los comprobantes de pago y firma cheques y otros documentos
contables.
- Elabora informes relativos a su departamento.
67
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
CONTADOR
DEPENDIENTE
Jefe de Contabilidad
DEPENDENCIA
Interventor, Cajeros, Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Controla y ejecuta las normas, procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados
contables relacionados con registros.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Ejecuta contablemente los documentos de origen
- Clasifica y ejecuta el sistema de contabilidad
- Mantiene adecuada información
- Permite control efectivo de recursos
- Proporciona datos financieros útiles para análisis y estadísticas
- Consolida las operaciones patrimoniales y presupuestarias mediante la clasificación y
registros comunes, permitiendo su presentación de forma comparativa.
- Elabora los Estados Financieros mensuales, para fines de la dirección administrativa.
- Presenta información razonable y equitativa
- Aplica las normas y procedimientos de control interno en el área contable
- Revisión periódica del plan y manual de cuentas de acuerdo a los requerimientos y
necesidades de la empresa hotelera.
- Implementa registros contables auxiliares que considere necesarios.
- Supervisa el estricto cumplimiento de las obligaciones impositivas.
68
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
INTERVENTOR
DEPENDIENTE
Contador
DEPENDENCIA
Cajeros, Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Controla todas las operaciones contables de la empresa, interviniendo en todos los
departamentos.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Control del libro de entradas y salidas de Recepción
- Control de la hoja de cierre
- Control de Caja General
- Control General de todos los registros administrativos y contables de la empresa.
69
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
CAJERO
DEPENDIENTE
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPENDENCIA
Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar, controlar las labores de venta de servicios y otros ingresos en efectivo
o su equivalente.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Efectivizar los pagos y cobros, pasando luego la información a Contabilidad para que se
realicen las anotaciones en sus correspondientes libros contables.
- Control de facturas pagadas en recepción, de caja fuerte, o cofres de seguridad y de
salidas de habitación.
- Conciliar los ingresos con Caja Recepción.
- Realizar los depósitos a las cuentas bancarias
- Elaboración de los resúmenes de ingresos diarios por servicios para su contabilización,
aprobación y depósito respectivo al banco.
- Realizar arqueos diarios y periódicos.
- Verifica la documentación y contratos de la venta de servicios, ingresos varios, compras y
otros egresos con el movimiento registrado del efectivo.
- Cancela los haberes mensuales al personal.
- Responsable del Fondo de Caja chica.
70
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADO CAJA RECEPCION
DEPENDIENTE
CAJERO
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Recepcionista nocturno de tesorería, coordinando y ejecutando las labores de venta de
servicios y otros ingresos en efectivo o su equivalente.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Cobro de facturas, así como el control de la Caja fuerte general del hotel.
- Encargado de la las actividades de caja inherentes a este departamento en horarios
nocturnos.
- Elaboración de liquidaciones y la entrega respectiva al Cajero.
- Elaboración de los Arqueos de Caja.
71
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPENDIENTE
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Colaboración directa en la organización y control del sistema de contabilidad y responsable
de los registros auxiliares y archivo de documentación contable.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Responsable de la ejecución de los libros auxiliares de control de cada cuenta.
- Elaboración de los comprobantes de diario.
- Preparación de los estados de cuenta.
- Registra libros de compras y ventas IVA
- Elaboración de conciliaciones bancarias
72
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADO DE ACTIVO FIJO
DEPENDIENTE
JEFE FINANCIERO
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar y controlar el registro y salvaguarda de los Activos Fijos de la
empresa hotelera.
FUNCIONES ESPECIFICAS
El encargado de Activos Fijos deberá elaborar:
- El Inventario Inicial o de Constitución, que como su nombre lo indica, es el inventario con
el cual se inician las operaciones, o en su defecto al inicio de cada gestión.
- El Inventario Provisional Mensual, que sirve para realizar los análisis de gestión
departamental.
- El Inventario Periódico o de Resultados, el cual se confecciona al final del ejercicio.
- El Inventario de Existencias Físicas, refiriéndose a las existencias en almacén.
- El Inventario de Activos, que consisten en una relación de activos valorados al precio en
que fueron adquiridos con amortización.
- Formulación de las políticas de registro, depreciación y salvaguarda de los activos.
- Elaboración de los formularios de Bienes en Custodia para el personal del hotel
- Clasificación correcta de los bienes para la presentación en la posición financiera.
- Controlar que los bienes del Activo Fijo estén registrados en los Estados Financieros en
conformidad a los principios de contabilidad.
73
- Levantamiento periódico del inventario de activos fijos.
- Elaboración de las tarjetas de control físico valorado.
74
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE ALIMENTACION
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ADMINISTRATIVO
DEPENDENCIA
Restaurante, Cocina y Economato
FUNCION GENERAL
Sincronizar el servicio de forma eficiente y efectiva con los departamentos a su cargo.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Verificación del menú semanal
- Elaboración de las Normas General para un buen servicio.
- Contratación de proveedores y del control de las provisiones.
- Valoración de los productos, control del stockaje, índices de rotación, perdidas y mermas.
- Conseguir niveles de compras que repercutan en bonificaciones.
- Conseguir mejores precios sin detrimento de la calidad.
75
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE RESTAURANTE
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ALIMENTACION
DEPENDENCIA
Camareros (en caso de existir)
FUNCION GENERAL
Ofrecer una mayor planificación y desarrollo del trabajo en cocina.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Otorgar vistosidad y categoría al establecimiento.
- Proporcionar servicios de comidas y bebidas durante el periodo en que el restaurante
permanece abierto.
- Elaboración del menú semanal.
- Elaboración de planillas de consumo en el Restaurante.
- Elaboración de partes diarias y mensuales del consumo.
- Conciliación sobre el consumo diario con el área de Cocina.
- Coordinación entre los diferentes departamentos.
76
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE COCINA
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ALIMENTACION
DEPENDENCIA
Servicio de Habitaciones
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar y controlar el expendio de alimentos para el área del Restaurante.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Deberá controlar las provisiones necesarias para el consumo de las diferentes partidas,
supervisando la calidad y peso de las mismas.
- Vigilar las exigencias solicitando la reposición de los géneros consumidos, así como
comunicar los que pudieran estar en mal estado, los cuales debe dar de baja mediante un
vale que debe ser aprobado por la Dirección.
- El servicio de habitaciones funciona las 24 horas, teniendo tres turnos de trabajo; de
mañana, de la tarde y de noche. El turno de mañana se encarga del servicio de desayunos
e inicia el de los almuerzos, mientras que el turno de la tarde termina el servicio de
almuerzos y atiende todos los servicios de la tarde, así como el servicio de cenas. En
cuanto al turno de noche, sólo ofrece los servicios mínimos de guardia, para lo cual el
cuarto frío deja un stock de comidas frías cuya cantidad dependerá de la clientela
existente.
- Coordinar a efecto de que se disponga de los alimentos y elementos necesarios para el
servicio a los clientes, vajilla, cristalería, mantelería, etc.)
77
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADO SERVICIO HABITACIONES
DEPENDIENTE
JEFE DE COCINA
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Servicio exclusivo a los clientes en habitaciones.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Servicio de comidas y bebidas a las habitaciones de los clientes.
- Ofrecer la atención las 24 horas con turnos alternos.
- El servicio nocturno se limitará a comidas rápidas y frías, así como algunas bebidas.
- En caso de contar el hotel con el servicio de mini bar, el encargado deberá registrar y
reemplazar los alimentos consumidos por el cliente previo reporte al encargado de cocina.
78
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE ECONOMATO
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ALIMENTACION
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Establecer el programa de funciones correspondientes y su cumplimiento.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- El conocimiento del estado de necesidades.
- La realización y control de las compras.
- El almacenaje y la conservación de las mismas.
- La salida y la distribución de las compras.
- Realizar eficazmente la recepción, verificación y almacenaje de los alimentos.
- Atención continuada en el control de los alimentos y artículos depositados.
- Suministrar los géneros que cada departamento necesita, y que, previamente, han sido
pedidos a proveedores.
- Clasificar los alimentos en conformidad a los códigos alimentarios: Alimentos
perecederos, alimentos imperecederos, consumibles, materiales de uso.
79
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
JEFE DE CONSERJERIA
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ADMINISTRACION
DEPENDENCIA
Recepción
FUNCION GENERAL
Coordinación y control de todos los servicios brindados al cliente y de las instalaciones de
uso exclusivo.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Comunicación a la Dirección del movimiento de clientes realizado durante las 24 horas
del día.
- Deberá prestar los servicios directos al cliente de: Puerta principal, equipajes de los
clientes, llaves de las habitaciones, ascensores, información, correspondencia,
intercomunicación, mensajes, despertador, prensa, vigilancia nocturna, encargos, tanto en
el interior como fuera del hotel, Ventas varias, Reservas de actividades varias
(espectáculos, excursiones, etc.), Suministro de material deportivo o recreativo.
80
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADO DE RECEPCION
DEPENDIENTE
JEFE DE CONSERJERIA
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Relaciones Humanas
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Atender las reservas que se vayan produciendo
- Formalizar el hospedaje
- recibir y atender a los clientes durante toda su estancia, incluyendo la salida de los
mismos.
- Cerciorarse de la correcta identidad de los clientes.
- Asignar habitaciones.
- Informar a los clientes de todas las actividades que puedan realizar dentro o fuera del
hotel.
- Proceder al cobro de las facturas de los clientes, de acuerdo a los servicios prestados.
- Confección de las tarjetas de registros.
- Registro en el Libro de Recepción de los clientes.
81
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE REGIDURIA DE PISOS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
GOBERNANTA
DEPENDIENTE
JEFE DE ADMINISTRACION
DEPENDENCIA
Lencería y Lavandería
FUNCION GENERAL
Control y supervisión de todas las actividades que competen a su cargo y comunicación a la
Dirección.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Organiza el trabajo de limpieza del hotel, en todas sus dependencias.
- Organiza el lavado y planchado de ropa.
- Tiene a su cargo el almacén de lencería y limpieza.
- Cuida de la decoración de habitaciones, zonas comunes, corredores, etc. En cuanto a
floristería y complementos se refiere.
- Efectúa el bloqueo de habitaciones.
- Se hace cargo de la ropa del personal que trabaja en el hotel.
- Supervisa la limpieza y preparación de las habitaciones.
- Controla la ocupación de las habitaciones por los clientes.
- Controla el personal a su cargo.
- Coordina actividades con Recepción y Conserjería.
- Realización de inventarios de ropa de cama.
- Solicita reposiciones de los elementos gastados dentro de las habitaciones.
- Comunicación de roturas y faltantes producidos.
- Elaboración de las partes diarias.
82
- Control de habitaciones, si están libres, ocupadas, bloqueadas, etc.
- Control de cantidad de personas registradas en cada habitación.
- Mantenimiento de limpieza y conservación de las habitaciones.
83
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE REGIDURIA DE PISOS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADA DE LAVANDERIA Y LENCERIA
DEPENDIENTE
GOBERNANTA
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Control y ejecución todo lo relacionado con la limpieza de la ropa de cama.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Entrega y recoge la ropa de los clientes y envía los cargos a Conserjería.
- Limpieza general (lavado, planchado) de la ropa de cama y uniformes del personal.
- Revisión de los elementos que se encuentran en los salones.
84
1.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Expresa las características del proceso contable de manera pormenorizada mediante flujo
gramas, proceso narrativo y formularios.
Flujogramas
Su objetivo es dar a conocer a las personas involucradas en las tareas.
Proceso Narrativo
Es la descripción descriptiva de un proceso de manera literal.
Formularios tipo
Son formularios a utilizar en los diferentes procedimientos que revelan la información.
85
FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE CLIENTES
Inicio
Registro Hotelero
Form. RC - 001
Verificación de Datos
del Cliente
¿Existe
Conformidad?
Archivo de
Documentos
Fin
Fluj: Nº - 01
86
ACTIVIDAD: RECEPCION DE CLIENTES
INTRODUCCION:
Es el proceso que registra todos los datos del cliente que contrata el alojamiento, los
servicios del hotel, donde están reflejadas las obligaciones por ambas partes. Su misión se
centra en la reserva de plazas y servicios, trámites de entrada y salida de los huéspedes,
control de consumos, gestión de cobros y coordinación de actividades con el resto de los
departamentos.
EXPLICACIÓN
- Se inicia con la llegada del cliente, entregando la tarjeta de registro para que éste rellene
los datos correspondientes a sus señas de identidad, debidamente firmado.
- Se elabora el formulario No. RC-001.
- El formulario es debidamente firmado por el recepcionista, previo el llenado de todos los
datos por parte del hotel.
- Si existe conformidad, se procede a firmarse.
OBJETIVO
- Registrar correctamente el ingreso del cliente
ALCANCE
- Sirve para el análisis de estadísticas sobre el ingreso de clientes
- Presentación a la administración pública, por requerimiento de las autoridades policiales,
para su verificación de las personas alojadas.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Conserjería
87
FORMULARIOS
Tarjeta de Registro Hotelero. Form. RC-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe dpto. de Conserjería, Encargado de Recepción
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepción
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
Las tarjetas originadas por este proceso se archiva en el Dpto. de Conserjería.
88
RC - 001
Nº ...........................
TARJETA DE REGISTRO HOTELERO
PARA USO EXCLUSIVO DEL ESTABLECIMIENTO
FOR HOTEL USE ONLY
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO
Hotel:
Cliente:
HABITACIÓN Nº
Teléfono:
OCUPANTES
TARIFA AUTORIZADA
ADULTOS
FECHA DE LLEGADA
MES
CODIGO
TOTAL IMPUESTO DE
TURISMO
NIÑOS
FECHA DE SALIDA
MES
AÑO
CON EQUIPAJE
EFECTIVO
TARJETA
SIN EQUIPAJE
CHEQUE
DE CREDITO
AÑO
DIA
FACTURA Nº
DIAS
PERMANENCIA
NOMBRE EMPRESA
CON RESERVA
SIN RESERVA
OBSERVACIONES:
Es el impreso que contiene todos los datos del cliente que contrata el alojamiento,
TARJETA DE REGISTRO.los servicios del hotel y donde están reflejadas las obligaciones por ambas partes. Además sirve para
confeccionar, a partir de los datos que constan en el mismo, la mayor parte del resto de impresos que
confecciona el Departamento de Recepción.
Form: Nº - 001
89
FLUJOGRAMA DE LIBRO DE RECEPCIÓN
Inicio
Registro de Libro
de Recepción
Form. RC - 002
Verificación de
Habitaciones
Vendidas y Libres
¿Existe
Conformidad?
Firma y
Archivo de
Documentos
Fin
Fluj: Nº 02
90
ACTIVIDAD: LIBRO DE RECEPCION
INTRODUCCION:
Es denominado de “entradas y salidas”, sirve para confeccionar, a partir de los datos que en
él figuran, las estadísticas de ocupación, de duración de estancia, de nacionalidad.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la incorporación del cliente del hotel.
- Está dividido en dos partes; a la izquierda, las entradas, a la derecha, las salidas,
acumulándose la producción de habitaciones.
- Se registra en el Libro No. RC-002.
- Al final se deberá cerrar el día administrativo.
- Si existe conformidad, se procede a firmarse.
- Se elaborará un balance diario del movimiento producido, tomando siempre como
referencia, el resultado de la noche anterior, al cual se le sumarán las llegadas producidas,
restándose las salidas; el resultado que se obtiene indicará la producción diaria de
habitaciones vendidas, que pasará al saldo del día siguiente.
OBJETIVO
- Conocer la producción de habitaciones vendidas.
ALCANCE
- Sirve para el análisis de estadísticas sobre la producción de habitaciones.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Conserjería
91
FORMULARIOS
Libro de Recepción. Form. RC-002
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe departamento de Conserjería, Encargado de Recepción
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepción
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
El Libro está a disposición de la administración y gerencia del Hotel en Recepción
92
LIBRO DE
RECEPCION
RC - 002
ENTRADAS
LIBRO DE RECEPCION
Hab. Nombre
Arrastre Anterior
Día
A N C Bs.
Hab.
.................................
Bs.
Pensión
Día ......................................
Hab.
Nombre
Arrastre Anterior
Form. Nº 002
SALIDAS
A
N
C
Bs.
Hab.
Bs.
Pensión
93
FLUJOGRAMA DE REGISTRO DE CLIENTES
Inicio
Registro de
Clientes
Form. RC - 003
Verificación de
Datos del Cliente
¿Existe
Conformidad?
Archivo de
Documentos
Form. RC – 003
Fin
Fluj: Nº - 03
94
ACTIVIDAD: REGISTRO DE CLIENTES
INTRODUCCION:
Es un impreso similar a las tarjetas de registro, con mucha mayor cantidad de datos del
cliente.
EXPLICACION
- Sirve al hotel para seleccionar sus clientes asiduos y permite el envío de ofertas y otras
promociones a los mismos, como así mismo constituye un historial individual de cada
cliente.
- Este impreso no sustituye a la tarjeta de registro, ya que sólo se trata de un medio de
almacenamiento de datos.
- Se registra en el Form. No. RC-003.
- Se registrarán los datos correspondientes al cliente y en la otra los relacionados con cada
una de las estancias del mismo.
OBJETIVO
- Brindar atención a clientes asiduos.
ALCANCE
- Sirve para conocer las exigencias de clientes asiduos.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Conserjería
FORMULARIOS
Kardex Form. RC-003
95
FIRMAS AUTORIZADAS
Encargado de Recepción
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepción
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en Recepción.
96
KARDEX
RC – 003
Apellidos:
Nombre:
Dirección:
Nacionalidad:
D.N.I./ Pasaporte Nº:
LLEGADA
Día
Estado Civil:
Fecha de Nacimiento:
Expedito:
Profesión:
SALIDA Habitación PRECIO
Nº
Forma
OBSERVACIONES
Mes Año Día Mes
Habit. Pensión Pers. de Pago
Kardex.-
Es un impreso similar a la tarjeta de registro, con mucha mayor cantidad de datos
del cliente. Sirve al hotel para seleccionar sus clientes asiduos y permite el envío de ofertas u
otras promociones a los mismos.
Form: Nº - 003
97
FLUJOGRAMA DE PENSIÓN ALIMENTICIA
Inicio
Pedidos de Clientes
Form. PA – 003
Form. PA – 001
Form. PA - 002
Preparación y
Entrega
del Pedido
¿Existe
Conformidad?
Registra y Archiva
Documentos
Form. PA – 003
Form. PA – 001
Form. PA - 002
Fin
Fluj: Nº - 04
98
ACTIVIDAD: PENSION ALIMENTICIA
INTRODUCCION:
Es un impreso en el cual se detalla la relación de clientes que contratan servicios de
alimentación.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con el pedido del cliente para que se otorgue el servicio.
- Este impreso tiene varias copias, enviándose la primera al Restaurante, quien informa a
las diferentes secciones de servicio el tipo de menú solicitado (cocina).
- Las otras copias se remiten a cuentas corrientes de clientes, facturación y cocina,
quedando el original en el mostrador de Recepción.
- Se registra en el Form. PA – 001, Form. PA – 002, Form. PA – 003.
OBJETIVO
- Brindar atención alimenticia registrada para su previsión.
ALCANCE
- Sirve para conocer las necesidades alimenticias de los clientes.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Restaurante y cocina
FORMULARIOS
Pensión Alimenticia Form. PA – 001, Form. PA – 002, Form. PA – 003
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Restaurante
99
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepción
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada por el Encargado de Cocina y Restaurante.
100
PENSION ALIMENTICIA
Nº
Hab.
A
N
C
NOMBRES
Día
................... de........................
PA - 001
de 2.0..............................
Alm.
SERVICIOS
Com.
Carta
SALIDAS
Personas
NACIONALIDAD
Desay.
Picnic
OBSERVACIONES
Pensión Alimenticia.Es un impreso en el cual se detalla la relación de clientes que contratan servicios de alimentación (media pensión o
pensión completa).
Generalmente se hace una lista con todos los clientes registrados en el hotel que utilicen estos servicios.
Form: N º - 004
101
PA - 002
REQUISICIÓN DE ALIMENTOS
DEPARTAMENTO
CANT.
FECHA
ARTICULO Y DESCRIPCIÓN
PESO
SOLICITUD POR
LLENADO POR
AUTORIZADO POR
RECIBIDO POR
Form: Nº - 005
PRECIO
UNITARIO
CANT.
TOTAL
102
PA - 003
REQUISICION DE BEBIDAS
NOMBRE DEL BAR
Nº
DEP.
NOMBRE
SOLICITADO POR
Nº
FECHA
EN
EXIST. SOL.
UTILIZADO
COSTO COSTO
L.
BOT. 1/2 B. UNIT. TOTAL
LLENADO POR
AUTORIZADO POR
Form: N º - 006
RECIBI
DO POR
103
FLUJOGRAMA DE ORDEN DE REPARACIÓN DE AVERÍAS
Inicio
Registro de
Averías
Form. M – 001.
Verificación de
Averías
¿Existe
Conformidad?
Registra y Archiva
Documentos
Form. M – 001.
Fin
Fluj: Nº - 05
104
ACTIVIDAD: ORDEN DE REPARACION DE AVERIAS
INTRODUCCION:
Es un impreso que da conocimiento al departamento de Mantenimiento de las diferentes
averías que se producen en las habitaciones, dependencias comunes del hotel, maquinarias
o instalaciones.
EXPLICACION
- El impreso se realiza en original y dos copias.
- Son formularios llenados por cualquier departamento de servicios del hotel, utilizados
generalmente por Recepción y Regiduría de Pisos.
- Las otras copias se remiten al Dpto. de Mantenimiento para la reparación pertinente.
- Se ejecuta las reparaciones por el Dpto. de Mantenimiento, con las observaciones y el
trabajo desarrollado.
- Se registra en el Form. No. M-001.
OBJETIVO
- Mantenimiento constante de las instalaciones del hotel.
ALCANCE
- Sirve para conocer los daños por uso en el mobiliario e instalación del hotel.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Mantenimiento
FORMULARIOS
Orden de Reparación Form. M-001.
105
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Mantenimiento
OPERATIVA
Es elaborado por diferentes secciones de servicio del hotel.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en Mantenimiento y en cada sección que solicita la
reparación.
106
M - 001
ORDEN DE REPARACIÓN O PARTE DE AVERÍAS
Del depto de ...................................... a Servicio Técnico
Habitación Nº .................................. Fecha avería .........................................
Dependencias ................................. Localización ..........................................
Clase de reparación a realizar .........................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Fecha de reparación ......................................
Empieza hora ................................................
Termina hora .................................................
Total horas ....................................................
-------------------
------------
Jefe de Departamento
El operario
Fluj: Nº - 007
----------------------Vº Bº El Jefe de Servicio Técnico
107
FLUJOGRAMA DE CAJA RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN
Inicio
Facturación
Elaboración de
Comprobantes
Form. CC – 001
Form. CC - 002
1 Copia: CAJA
Form. CC – 001
Form. CC - 002
Original
Contabilidad
¿Existe
partida
doble?
SÍ
Firma el Comprobante
Realizar la
Mayorización
Fin
Fluj: Nº - 06
NO
108
ACTIVIDAD: CAJA RECEPCION Y LIQUIDACION
INTRODUCCION:
Es un proceso que se mantiene las 24 horas del día, con el objeto de dar mayor fluidez y
operabilidad en el servicio al cliente.
EXPLICACION
- El impreso es una hoja de liquidación para el envío a contabilidad.
- Son formularios llenados por el Dpto. de Recepción y por el Cajero.
- Se inicia con la elaboración de la factura correspondiente que genera el ingreso de
efectivo en caja.
- Se procede a realizar el arqueo de caja.
- El Recepcionista o Cajero debe realizar una liquidación en la cual debe figurar
absolutamente todas las facturas cobradas en efectivo, debiendo cuadrar la producción
con la lectura de la Liquidación de Caja.
- Al llegar el siguiente Recepcionista para iniciar su turno, ambos efectuarán el arqueo para
cerrar la producción.
- El original de la liquidación de Caja es enviado a Contabilidad, junto con el dinero en
efectivo y las copias de cada factura confeccionada en el transcurso del turno.
- Se registra en el Form. CC-002 Liquidación de Caja del día
- Se registra en el Form. CC-001.Caja
OBJETIVO
- Registrar el ingreso de efectivo al día del Hotel.
ALCANCE
- Sirve para los ingresos del Hotel.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
109
UNIDADES
Dpto. de Recepción y Caja
FORMULARIOS
Caja Form. CC-001 y Form. CC – 002.
Caja Liquidación Orden de Reparación Form. CC-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Cajero y Recepción
OPERATIVA
Es elaborado por el Cajero y en el encargado de Recepción.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en Caja y Contabilidad.
111
CC - 001
CAJA
FECHA:....… de............... de 2.0...........
COBROS
Nº
Nº
CLIENTE
CONCEPTO DESCUENTOS
FACT. HAB.
DEDUCCIONES
IMPORTE
NETO
PAGOS
CONCEPTO
IMPORTE
NETO
TOTAL.........
COBROS- TOTAL.........
PAGOS - TOTAL..........
SALDO........................
TOTAL.............
( Ver liquidación al dorso)
Form. Nº 008
112
CC - 002
LIQUIDACIÓN DE CAJA DEL DIA........... DE .............
DE 2.0………….
DE 19 .........
INGRESOS DE HOSPEDAJE
Ingresos de P/M
Ingresos de M/A
Ingresos de EJ/A
Subtotal
INGRESOS DE RESTAURANTE
Ingresos de P/M
Ingresos de M/A
Ingresos de EJ/A
Total Ingresos
PAGOS
.......................
.......................
.......................
......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
Total Pagos
BALANCE
Total Ingresos
Total Pagos
Total
EFECTIVO
........................
........................
........................
........................
Cheques y Talones
Divisas
Metálico
Total Efectivo
DIVISAS
.......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
Total Divisas
VºBº
El Administrador
El Recepcionista
Caja.Los hoteles privados emiten una hoja de liquidación original y una copia, mientras que aquellos que pertenecen a una cadena o
pool hacen una copia extra, tanto de las facturas como de la liquidación, y la envían a su central.
Form. Nº - 009
32
FLUJOGRAMA DE SERVICIO DE TELÉFONOS Y FAX
Inicio
Solicitud de
servicio del
cliente
Elaboración del servicio
SÍ
¿Realización
del servicio?
SI
NO
Notificación
Cliente
NO
Facturación
Form. RC - 006
Recepción
Fin
Fluj: Nº - 07
33
ACTIVIDAD: SERVICIO DE TELÉFONOS
INTRODUCCION:
El servicio de teléfonos es fundamental causando impresión óptima al cliente.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la solicitud del servicio del cliente.
- Son formularios que reflejan el uso del servicio por el cliente.
- El Recepcionista llenará el formulario respectivo, especificando la cantidad e
importe de las llamadas que tienen que ser cargadas al cliente.
- El formulario deberá llevar la firma del encargado de Recepción.
- Si no se tiene ninguna observación por parte del cliente deberá pasar a Caja para el
registro respectivo.
- En caso de no existir observaciones se procederá al archivo del formulario.
- Se registra en el Form. RC-006 Ficha de Teléfonos y Fax
OBJETIVO
- El servicio al cliente
ALCANCE
- Es un servicio adicional al cliente.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Recepción y Caja
FORMULARIOS
Ficha de Teléfonos y Fax RC-006
34
FIRMAS AUTORIZADAS
Cajero y Recepción
OPERATIVA
Es elaborado por el encargado de Recepción.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en Recepción.
35
RC - 006
FICHA DE TELÉFONOS Y FAX
Día..............
*****
H
RESUMEN DE SERVICIOS TELÉFONOS
HAB. VALE POBLACIÓN Nº TEL/FAX
Nº
Nº
Teléfonos:
Mes............
Año 2.0........
PASOS IMPORTE
CON CARGO A
Bs.
CASA CRED. CONT.
Bs.
Bs.
Bs.
Recepción:
Control:
Ficha de Teléfonos y Fax.- En este impreso se han de registrar todas las notas
de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario.
Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha, y en forma de columna,
el número de habitación, el número de nota de cargo o vale, la población de destino,
Form: Nº - 010
36
FLUJOGRAMA DE SERVICIO DE LAVANDERÍA
Inicio
Recolección
de prendas
Elaboración del servicio
¿Realización del
servicio?
NO
SÍ
Observación
SÍ
Facturación
Form. RP - 001
Regiduría de pisos
Fin
Fluj: Nº - 08
NO
37
ACTIVIDAD: SERVICIO DE LAVANDERÍA
INTRODUCCION:
El servicio de lavandería se incluye dentro de los servicios que se ofrece al cliente,
tanto por la limpieza de la ropa de cama constante y del servicio de lavado de ropa del
cliente, en caso de solicitud.
EXPLICACION
- El proceso se inicia cuando se recoge la ropa de las habitaciones y ha sido
depositada en bolsas para ser llevada a lavandería.
- Se procede al recuento de la ropa de cama y la Gobernanta entregará una prenda
limpia por cada sucia entregada (toallas, sabanas, etc.)
- Se procede al llenado del formulario por parte de la Gobernanta, con la respectiva
firma de conformidad de entrega y recepción por parte de Lavandería y Gobernanta.
- En caso de no existir observaciones se procederá al archivo del formulario.
- Se registra en el Form. RP-001 Vales de Entregas a Lavandería
OBJETIVO
- Proceso de limpieza.
ALCANCE
- Es un servicio fundamental para la categoría del hotel
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Regiduría de Pisos y Lavandería.
38
FORMULARIOS
Vales de Entrega a Lavandería RP-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Gobernanta y Lavandería
OPERATIVA
Es elaborado por la Gobernanta.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Regiduría de Pisos
RP - 001
VALES DE ENTREGAS A LAVANDERÍA
39
VALE DE ENTREGAS A LAVANDERÍA
Piso..............
F= Falta
S= Sobra
ENTREGADO
Sábanas bajeras....................
Sábanas encimeras..............
Sábanas bajeras m. .............
Sábanas encimeras m. ..........
Sábanas cuna ....................
Fundas ................................
Fundas m. ...........................
Fundas cuna ......................
Colchas ................................
Colchas m. ...........................
Colchas cuna ....................
Cubre cama .........................
Cubre cama m. ....................
Cubre alfombras ..................
Alfombras baño ..................
Toallas baño ........................
Toallas crepé .......................
Toallas rusas ......................
Toallas bidet .......................
Bayeta zapatos ..................
Bayetas limpieza ..................
Paños limpieza ....................
.............................................
............................................
............... De ...................................................... De 2.00 .............................
Vales de Entregas a Lavandería.-Una vez se haya bajado de las plantas la ropa
del DIA , en primer lugar se pasa a su clasificación (sabanas por un lado, fundas
por otro, toallas, etc.), observando si alguna de estas prendas tuviese manchas o
tipos de suciedad que requieran un tratamiento especial, separándose entonces para
otro proceder.La ropa ha de ser pasada antes de proceder a su lavado, salvo en el
caso de que la maquina que se vaya a utilizar tenga un sistema que indique el peso.
Form: Nº - 011
40
FLUJOGRAMA DE CONTROL DE ALMACÉN DE LAVANDERÍA
Inicio
Reporta las
necesidades de las
diferentes
secciones
diferentesseccione
Elaboración
de losdel
vales
sservicio
cliente
¿Realización
del servicio?
SI
Registro
Form. RP – 002
Reporte al Jefe
De Regiduría de
Pisos
Fin
Fluj: Nº - 09
NO
41
ACTIVIDAD: CONTROL DE ALMACEN DE LAVANDERIA
INTRODUCCION:
El almacén de lavandería estará a cargo de la Gobernanta, ya que los productos de
limpieza, útiles y reservas que han de disponerse a diario los deberá entregar a
cambio de los vales.
EXPLICACION
- El proceso se inicia cuando la Gobernanta verifica las necesidades de las diferentes
secciones de ropa de cama.
- Se entregará semanalmente en cantidad suficiente para garantizar la no carencia de
estos materiales, como así mismo todos los accesorios utilizados para el lavado y
limpieza.
- La Gobernanta irá controlando la entrega semanal y los artículos se guardarán en al
almacenillo que cada departamento debe tener.
- Se procederá al llenado de los vales respectivos en el momento de la entrega.
- Se registra en el Form. RP-002 Control de almacén de Lavandería.
OBJETIVO
- Control del inventario de accesorios y ropa de cama.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control del departamento.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
42
UNIDADES
Dpto. de Regiduría de Pisos y Lavandería.
FORMULARIOS
Control de Almacén de Lavandería RP-002
FIRMAS AUTORIZADAS
Gobernanta
OPERATIVA
Es elaborado por la Gobernanta.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Regiduría de Pisos
43
RP- 002
*****
H
Bermejo - Bolivia
CONTROL DE ALMACEN DE LAVANDERIA
Código o Artículo :
Proveedor :
Máximo :
Dirección :
Mínimo :
Tº y Fax :
C.I.F. :
DIA ENTRADA
SALIDA
PRECIO
CANTIDAD CANTIDAD UNITARIO
PRECIO
MEDIO
EXISTENCIA
TOTAL
TOTAL
Bs.
OBSERVACIONES
Control de Almacen de Lavanderia.-El almacén de lavandería estará a cargo de la Gobernata General, pues los
productos de limpieza, útiles y reservas que han de disponerse a diario, los deberá entregar a cambio de los
vales que cada cual aporte. Aquí se encuentran no sólo los productos que con anterioridad se han enumerado,
sino que además deberán estar los que se utilzan en las máquinas lavavajillas, propios de esta maquinaria.
Normalmente se entregan semanalmente en cantidad suficiente para garantizar la no carencia, pero de forma
Form: Nº - 012
44
FLUJOGRAMA DE ORDEN DE PARTE DE BAJA
Inicio
Registro de Parte
de Baja
Form. RP 003
Parte de Baja
¿Existe
Conformidad?
Registra y Archiva
Documentos
Form.RP – 003
.
Fin
Fluj: Nº - 10
45
ACTIVIDAD: PARTE DE BAJA
INTRODUCCION:
Debido al uso de accesorios y utilería, estos empiezan a deteriorarse por el uso
prolongado.
EXPLICACION
- El proceso se inicia cuando la Gobernanta verifica el deterioro de los accesorios o es
comunicado por alguna sección del Hotel.
- Estas prendas o accesorios se irán separando y una vez contadas por tipo y clase, se
podrán dar de baja.
- Una vez verificado el mal estado, se procederá al llenado del formulario respectivo,
con las firmas de la Gobernanta y del encargado de sección.
- Se comunicará al Dpto. Administrativo para la previsión y reposición de estos
materiales.
- Se registra en el Form. RP-003 Parte de Baja.
OBJETIVO
- Control y reposición del accesorio.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control del departamento.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Regiduría de Pisos.
46
FORMULARIOS
Parte de Baja Form. RP-003
FIRMAS AUTORIZADAS
Gobernanta
OPERATIVA
Es elaborado por la Gobernanta.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Regiduría de Pisos
47
RP- 003
PARTE DE BAJA
PARTE DE BAJA
Depto ........................................... A ........................................................
MOTIVO DE BAJA
Form: Nº - 013
48
FLUJOGRAMA DE VALE DE RESTAURANTE
Inicio
Form. A-001
Jefe de
Cocina
Depto. Alimentación
Precio de Venta
Form. A - 002
NO
Existe
conformidad?
SÍ
Firma del Cliente
Cajero
Contabilidad
Fin
Fluj: Nº - 11
49
ACTIVIDAD: VALE DE RESTAURANTE
INTRODUCCION:
Este proceso sirve para el registro de ingresos por venta de servicios de alimentación.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la confección del Form. A-001 Comanda de alimentos y
bebidas.
- Esta ficha es derivada al Jefe de Cocina.
- Los costos de los alimentos son valorados por el Jefe de Cocina mediante la ficha de
costes; reflejándose todos los ingredientes con las respectivas cantidades.
- Esta ficha se envía al Departamento de Alimentación, la cual se encargará de valorar
a fin de obtener el precio de venta.
- Se elabora el Form. A-002 Vale de Restaurante o Factura.
- Una vez elaborado el Formulario firma el cliente para dar su conformidad,
independientemente de que pague al final de la consumición o cargue el importe en
su cuenta.
- Estos formularios pasan al Cajero para que una vez terminado el día, se registren
todos los vales o facturas que hayan sido cobrados en efectivo o cargados en la
cuenta del cliente, realizando una liquidación diaria.
OBJETIVO
- Control de los ingresos por servicios de alimentación.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control de finanzas.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
50
UNIDADES
Dpto. de Alimentación y Cajero.
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. A-001 Comanda de Alimentos y Bebidas y Form A-002
Vale de Restaurante o Factura.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Cocina, Restaurante y Cajero-recepción
OPERATIVA
Es elaborado por la Jefe de Cocina y Encargado de Caja.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Contabilidad y por el encargado de
Cocina.
51
*****
H
Bermejo- Bolivia
A-001
COMANDA
MESA
................... CUBIERTOS ....................
Fluj: Nº - 014
HABIT. Nº
...................
52
A-002
VALE DE RESTAURANTE O FACTURA
RESTAURANTE
Nº Orden ........................
*****
H
Bermejo - Bolivia
Nº Mesa ........................
Nº Habitación .................
Sr. D. ........................................................................................
Fecha ............................
Unidades
Observaciones :
ARTÍCULOS
PRECIO
TOTAL
TOTALES
Firma del Cliente:
-----------------------------------
Vale de Restaurante o Factura.Este es el impreso que, una vez confeccionado por el
facturista, firma el cliente para dar su conformidad, independientemente de que pague al final
de la consumición o cargue el importe en su cuenta.
Form: Nº - 015
53
FLUJOGRAMA DE ECONOMATO
Inicio
Elaboración de
Form. E - 001
¿Existen los
insumos
necesarios?
NO
Form E - 002
Jefe de Compras
Form. E - 003
Fin
Fluj: Nº - 12
SÍ
54
ACTIVIDAD: DEPARTAMENTO DE ECONOMATO
INTRODUCCION:
En este proceso se registra el movimiento de mercaderías.
EXPLICACION
- Las actividades de este departamento se inician con la confección del Form. E-001
Ficha de Mercadería.
- Esta ficha es utilizada para controlar los productos que hay en existencia.
- Deberá reflejar en forma detallada las entradas y salidas de los productos.
- Se controlará el máximo y mínimo, a efectos de mantener un producto siempre en
existencia.
- Se elabora el Form. E-002 Vale de Suministros Varios, para que los distintos
departamentos del hotel puedan retirar géneros del Economato.
- El formulario deberá remitirse al Jefe de Compras a fin de poder determinar el
índice de rotación de los productos.
- Se elaborará el Inventario Diario Form. E-003 con el objeto de controlar el consumo
de productos alimenticios y bebidas.
OBJETIVO
- Control de los productos alimenticios.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control del servicio de alimentación.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Economato.
55
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. E-001 Ficha de Mercadería y Form. E-002 Vale de
Suministros Varios, Form. E-003 Inventario Diario.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Economato
OPERATIVA
Es elaborado por la Jefe de Economato.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Economato, Contabilidad y por el
encargado de Cocina.
56
*****
H
Bermejo - Bolivia
FICHA DE MERCADERÍA
E - 001
Nº................
Artículo
................................................
Tipo
Observaciones ....................................................................
Fecha
ENTRADAS
Cantidad Precio Coste
Importe
Cantidad
Form: Nº - 016
............. Unidad
Proveedor
SALIDAS
Precio Coste
...................
.....................................................
Importe
Cantidad
EXISTENCIAS
Precio Medio
57
E-002
*****
H
Bermejo - Bolivia
VALE DE SUMINISTROS DE
Pedido de
Cantidad
..................
a
Día
Artículo
Firma
Form: Nº - 017
...................
....................
Bs.
..................
58
INVENTARIO DIARIO DE ECONOMATO
*****
H
E-003
MES.............................
Bermejo - Bolivia
CÓDIGO
ARTÍCULOS
EXISTENCIAS VALORES
ANTERIORES VARIOS Florencia Zacarías Pisos Coche Personal Remesa
Form: Nº - 018
EXISTENCIAS
ACTUALES
59
FLUJOGRAMA DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Autorización de
Gerencia
Publicación Requerimiento
de Personal
Recepción de
Currículum Vitae
No se realiza
el contrato si
el postulante
no venció la
evaluación
Form. CT - 001
Reclutamiento, Selección
y Entrevista
NO
EvaluaciónExamen
SÍ
Form. CT - 002
Firma del Contrato
Form. CT - 003
Asignación de
Funciones
Revisión de
Contrato
SÍ File Personal
Registro
Archivo
Dctos.
Fin
Fluj: Nº 13
NO
60
ACTIVIDAD: CONTRATACION DE PERSONAL
INTRODUCCION:
En este proceso es utilizado para la contratación de personal.
EXPLICACION
- Las actividades de este departamento se inician por el requerimiento de personal de
las diferentes secciones.
- Aprobación por el Director General del Hotel.
- Recepción de la documentación de los postulantes al cargo.
- Selección y entrevista a los postulantes. Form. CT - 001
- Firma del contrato con el postulante, en caso de ser positiva su postulación.
- Asignación de sus funciones de acuerdo al manual de funciones.
OBJETIVO
- Contratación de personal.
ALCANCE
- Organización total de la contratación del personal.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Jefe de Personal.
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. CT - 001 Reclutamiento y entrevista. Form. CT - 002
Contrato de Trabajo.
61
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General y Jefe de Personal
OPERATIVA
Se confecciona de acuerdo a las necesidades de personal, evaluación y contratación,
en conformidad a lo establecido.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Personal.
62
*****
H
CT - 001
Nº...............
Bermejo - Bolivia
ENTREVISTA AL PERSONAL POSTULANTE
DATOS PERSONALES
Nombre Completo
Fecha de Nacimiento
Estado Civil
Ocupación
Teléfono
ESTUDIOS
Primarios
Secundarios
Superiores
Otros Cursos
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
INSTITUCIONES DONDE TRABAJO
CARGOS DESEMPEÑADOS
1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.6.6.7.7.8.8.PRETENSIÓN SALARIAL
..................................................................................................
..................................................................................................
MOTIVOS DE LA SOLICITUD DEL PUESTO
..................................................................................................
..................................................................................................
OTROS DE LA ENTREVISTA
..................................................................................................
..................................................................................................
..................................................................................................
Positiva
...................
Negativa
.................
RESPONSABLES DE LA ENTREVISTA
-----------------------------------------JEFE ADM O TÉCNICO
---------------------------------------ENCARGADO DE ÁREA
Form: Nº - 019
63
CT - 002
MEMORANDUM
*****
H
Bermejo - Bolivia
----------------------------
Bermejo.
...................
de
DE:
A:
REF:
.................... de 2.00
.................
Presente
.....................
.....................
.....................
.....................
.....................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.............................................................................................................
...........................................................................................
....................................................................
..............................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.............................................................................................................
...........................................................................................
....................................................................
..............................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.............................................................................................................
...........................................................................................
....................................................................
..............................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.............................................................................................................
...........................................................................................
....................................................................
..............................................
Form: Nº -020
64
FLUJOGRAMA DE CONTROL DE PERSONAL
Asignación de
Funciones
Control de Personal
Prestaciones
Capacitación
Evaluación de
Funciones
CPT-001
SÍ
Permanencia o
Promoción
Archivo
Dctos.
Fin
Fluj: Nº 14
NO
Form. CTP-002
Elaboración de
Finiquito y pago
65
ACTIVIDAD: CONTROL DE PERSONAL
INTRODUCCION:
En este proceso es utilizado para el control de personal.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la asignación de funciones y archivo del file personal.
- Capacitación del personal en las funciones asignadas.
- Cancelación de sus haberes mensuales de acuerdo a contrato.
- Evaluación de sus funciones dentro del tiempo estimado en el contrato. Form. CP003
- Elaboración del Finiquito o la ampliación de contrato de acuerdo a la evaluación
realizada.
OBJETIVO
- Control del rendimiento del personal.
ALCANCE
- Evaluación y control de todo el personal del Hotel.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Jefe de Personal
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. CP-003 Evaluación y Control de Personal.
66
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General y Jefe de Personal
OPERATIVA
Se confecciona de acuerdo al desempeño de sus funciones en conformidad con el
Manual de Funciones.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el File personal.
67
*****
CTP -001
H
Bermejo - Bolivia
Nº
EVALUACIÓN AL PERSONAL
DATOS PERSONALES
Nombre Completo ............................................................
Fecha de Nacimiento.............................................................
Estado Civil
...........................................................
Ocupación
............................................................
Teléfono
............................................................
Sección donde trabaja..........................................................
Cargo que Ocupa
.........................................................
EVALUACIÓN DEL CURSO O EXPERIENCIA DE TRABAJO
TEMA ....................................................................................................
PREGUNTAS:
1 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
2 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
3 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
4 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
5 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
6 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
7 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
EVALUACIÓN:
Positiva
..................... Negativa
.....................
RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN
.........................................................
JEFE ADM O TÉCNICO
..............................
GERENTE
Form: Nº - 021
........................................................
ENCARGADO DE ÁREA
68
*****
H
CTP - 002
Bermejo - Bolivia
CALIFICACIONES DE MERITOS
Nº
Nombres y Apellidos
Prof.
Título
Prov. Nal
Experiencia En
El Área Similares Otras
Actuali.
Total sumatoria 100%
Título 40,Experiencia en el área 30, similares 10, Otras 10, actualización 5, otros cursos 5.
Form: Nº - 022
69
*****
HOTEL
Bermejo- Bolivia
CTP-003
LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES
Nombre:
........................................ Ficha:
.................
Sección:
........................................ Ocupación:
.................
Fecha de Ingreso:
........................................ Fecha de Retiro .................
Motivo de Retiro:
........................................
Sueldo Indemnizable ........................................
Mes
...................
Mes
......................
Mes
........
Importe
...................
Importe .......................
Importe ........
Promedio Indemnizable
............ (dividido entre tres)
Desahucio (tres meses) retiro forzoso ...........
Indemnización por tiempo de servicios ............
Año .........
mes
Aguinaldo de Navidad
Año .........
mes
Vacación
Año .........
mes
Archivo Nro:
Total Sueldo
......... días
......... días
......... días
......... total
......... total
......... total
TOTAL INDEMNIZACIONES
Descuentos
IMPORTE LIQUIDO A PAGARSE
SON:
Bolivianos
Observaciones
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Declaro y reconozco
Yo..................................
quién suscribe la presente liquidación de
beneficios sociales, que los importes que se registran líneas arriba los encuentro en completo
acuerdo de conformidad a ley Importe que aclaro haber recibido en su totalidad. Así mismo,
los sueldos y salarios se me cancelaron en su oportunidad incluidos las horas extras, bonos,
incrementos, reajustes y en fin ,estoy cancelado por todo concepto legal, por los servicios
prestados en.......................................
hasta el...........................
En comprobante otorgo este finiquito en cinco ejemplares con sello y firma de autoridad
competente para el efecto.
Bermejo,
................
de.............
de
...................................
Form: Nº - 023
.................
...................
2
0 ..............
70
FLUJOGRAMA DE COMPRAS
Inicio del Proceso
Form. C-001
Solicitud de Compra
NO
Decisión de Compra
SÍ
Form. C-002
Cotizaciones
Calificación y
Aprobación
NO
SÍ
Form. C-003
Pedido de Material al
adjudicatario
Archivo
Compra al
contado
SÍ
Recepción del material
Proceso de ingreso de
materiales y mercaderías
Elaborar Libro de
Compras I.V.A.
Fin
Fluj: Nº 15
NO
Firma de
Documento de pago
71
ACTIVIDAD: COMPRAS
INTRODUCCION:
Este proceso es utilizado para la compra de materiales y mercadería.
EXPLICACION
- Se elabora el requerimiento de compra Form. C-001
- La Gobernanta, Jefe de Economato verifica la existencia de la mercadería e informa
para la toma de decisión de adquirir lo solicitado.
- Autorizada la compra se elabora las cotizaciones Form. C-002
- Se elabora el Cuadro comparativo de las Cotizaciones Form. C-003
- Se efectúa el pedido a la casa comercial para la venta del producto Form. C-004
- Se relaciona la compra con el departamento de economato y almacenes para el
proceso de recepción.
- Registro de la operación en los libros y comprobantes respectivos.
OBJETIVO
- Adquisición de materiales y otros para el servicio del Hotel.
ALCANCE
- Compra de materiales y otros.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Contabilidad, Economato y Gobernanta.
72
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. C-001 Requerimiento de Compra.
Form. C-002
Cotizaciones. Form. C-003 Cuadro comparativo de cotizaciones. Form. C-004 Pedido
del producto.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Administrativo, Almacenes, Gobernanta y Economato.
OPERATIVA
Se confecciona el pedido de compras de acuerdo a las necesidades, la recepción de
materiales, registro en almacenes de conformidad a la factura del proveedor.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. de Financiero.
73
C-001
HOTEL
Bermejo - Bolivia
Nº .......................
SOLICITUD DE COMPRA
Señor (es) ...................................................................................................
Rogamos efectuar la adquisición de los siguientes materiales y/o equipos, de
acuerdo a los datos requeridos al pie de la presente
Items
Cantidad
Solicitud por:
Bermejo,
Recibido por:
Unidad
Código
ARTICULO
Destino
............................
Autorizado por:
...................
..............
............
.................
de
............... fecha
de 2.00
......................................................
Form: Nº - 024
74
HOTEL
Bermejo - Bolivia
C-002
Nº.............................
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Señor (es) .............................................................................
Rogamos cotizarnos los siguientes materiales y/o equipos, de acuerdo a los datos requeridos
al pie de la presente y devolver este formulario con el portador
Items
Cantidad
Tiempo de Entrega
Unidad
Código
ARTICULO
Precio
Uit.
Precio
Total
.....................................................................
Bermejo,
.............. de
Contador
...................
de 2000 ...........
Firma y sello del vendedor
Form: Nº - 025
75
C-003
HOTEL
Bermejo - Bolivia
Nº ......................
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
Bermejo, .................... de fecha
PEDIDO DE COTIZACIÓN Nº
Item
Cant.
Unid.
........................................
Fecha de Aprobación
...................
de fecha
ARTICULO
.......................................
Depto. Suministros
Form: Nº - 026
................. de 2.000
OBSERVACIONES
......................................
......................................
...............
COTIZACIONES PRESENTADAS
1
2
3
..................................
Supdte. Adquisiciones
....................................
Interventor Contraloría
4
76
HOTEL
Bermejo - Bolivia
C-004
Nº.....................................
ORDEN DE COMPRA
Bermejo,
................ de
.................
de 2.000
Señor (es) ...................................................................................................
De acuerdo a nuestra cotización Nº.................. agradecemos proveernos
el material y/o equipo que detallamos a continuación
Items
Cantidad Unidad
Con destino a
Observaciones
ARTICULO
Precio
Unit.
Precio
Total
................ Depto de Origen
............................
....................................................................................
Jefe Adm. Y Financiero
Form: Nº - 027
Gerente General
77
FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE B.C.S.S.
Inicio
Revisión correlativa
De comprobantes de
Diario
Form. BCSS-001
Elaboración de
Mayores
¿Calidad y
mayorizacion de
Comptes?
SÍ
Form. BCSS-001
Elaboración de
Mayores
NO
¿Esta bien
Elaborado el
BCSS?
SÍ
Conectamos con el Proceso
de elaboración de EEFF
Fin
Fluj: Nº 16
NO
78
ACTIVIDAD: COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS
INTRODUCCION:
Este proceso sirve para la elaboración del Balance de Sumas y Saldos.
EXPLICACION
- Se inicia con la revisión de los comprobantes de Diario, para verificar la correcta
elaboración de los mismos.
- Se elaboran Libros Mayores
- Se efectúa el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
- Revisión del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
- Conexión posterior para la elaboración de los Estados Financieros.
OBJETIVO
- Mayorización de todos los comprobantes de diario para la elaboración de Balance
de Comprobación de Sumas y Saldos.
ALCANCE
- Elaboración del Balance de Sumas y Saldos.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas
FORMULARIOS
- Libros de Contabilidad.
79
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.
OPERATIVA
Proceso basado en la confección de Libros Mayores de acuerdo a los Comprobantes
de Diario, para la elaboración final del Balance de Sumas y Saldos.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero.
80
*****
B.C.S.S. - 001
H
Bermejo - Bolivia
Nº........................
BALANCE DE COMPROBACION DE
SUMAS Y SALDOS AL
(Prácticado al
-----------------------------------)
Sección......................................................................................................
Folio
CUENTA
SUMAS
DEBE
HABER
Mayor
------------------------------------
SALDOS
DEBE
HABER
--------------------------------------- ------------------------------------
Contador
Jefe Adm. Y Finan. Gerente General
Form: Nº - 028
81
FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE E.E.F.F.
Inicio
Compte. Diario
Mayores
Conexión con Proceso de
Elaboración de B.C.S.S.
Form. EF - 001
Elaboración de
Asientos de Ajuste
NO
¿Está bien los
asientos de ajuste?
NO
SÍ
Cruzar saldos
ajustados y reg. Aux.
Form.
SÍ EF - 002
Elaboración de los
Estados Financieros
Firmas y Aprobación
Form. EF - 003
Elaboración de los
Asientos de cierre
preparatorio y Final
Fin
Fluj: Nº 17
Elaboración Hoja
de Trabajo
82
ACTIVIDAD: ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
INTRODUCCION:
En este proceso sirve para la elaboración de los Estados Financieros.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la conexión con el Balance de Sumas y Saldos.
- Elaboración de ajustes de acuerdo a Normas y Principios de Contabilidad.
- Elaboración de la Hoja de Trabajo.
- Elaboración de los Estados Financieros para su aprobación en la Dirección General
- Elaboración de los asientos de cierre preparatorio y cierre final.
OBJETIVO
- El registro de la elaboración de los Estados Financieros.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboración de los Estados Financieros.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas, Contador.
FORMULARIOS
- Libros de Contabilidad.
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General, Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.
83
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero.
84
*****
H
Bermejo - Bolivia
COMPROBANTE DE TRASPASO
Bermejo,
Código
DETALLE
.................... de
Folio
Parcial
................
DEBE
SON:...............................
........................Bolivianos
SUMAS IGUALES
Bs.
.....................
.......................................
Contador
Jefe Adm. Y Fin.
.....................................
Form: Nº - 029
Gerente General
HABER
2
85
FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE
EGRESOS
Inicio
Dctos. de respaldo
Recepción de
documentación
respaldatoria
Elaboración
comprobante de
egreso
2 copia: Proc. datos
1 copia: Caja
Form. CC – 001
Original: Contabilidad
NO
Está bien
elaborado?
SÍ
Firma del comprobante
Conectamos al proceso
de mayorización
Fin
Fluj: Nº - 018
86
ACTIVIDAD: ELABORACION COMPROBANTES DE EGRESO
INTRODUCCION:
En este proceso sirve para la elaboración de los Comprobantes de Egreso.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la recepción de Facturas o recibos.
- Elaboración del Comprobante de Egreso Form. CE-001
- Se procede a la firma y al archivo respectivo.
- Se conecta con el proceso de mayorización.
OBJETIVO
- Registro de egresos del Hotel.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboración del Comprobante de Egreso.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas, Contador y Caja.
FORMULARIOS
- Comprobante de Egreso Form. CE-001.
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General, Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.
87
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero.
88
*****
H
Bermejo - Bolivia
CE-003
COMPROBANTE DE EGRESO
Bermejo,
.................... de
Señor: (es).
...............................................................................
Código
DETALLE
................
2
Folio
Parcial
....................
DEBE
SON:...............................
.................. Bolivianos
TOTAL
Importe cancelado en efectivo...............
Banco......... Cheque Nº......................
El día...................de............................de 2.0.........
.................. .....................................
....................................
...................
Cajero
Jefe Adm. Y Fin.
Gerente General
Interesado
C.I................
Form: Nº - 030
89
FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE DIARIO
Inicio
Dctos. de respaldo
Recepción de
documentación
respaldatoria
Elaboración
comprobante de
diario
2 copia: Proc. datos
1 copia: Caja
Form. CD – 001
Original: Contabilidad
NO
Está bien
elaborado?
SÍ
Firma del comprobante
Conectamos al proceso
de mayorización
Fin
Fluj: Nº 19
90
ACTIVIDAD: ELABORACION COMPROBANTES DE DIARIO
INTRODUCCION:
Este proceso sirve para la elaboración de los Comprobantes de diario.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la recepción de documentos de respaldo.
- Elaboración del Comprobante de Diario Form. CD-001 adjuntando los documentos
de respaldo.
- Se procede a la firma y archivo.
- Conexión con la Mayorización.
OBJETIVO
- Registrar el registro correcto del comprobante de diario.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboración del Comprobante de Diario.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas
FORMULARIOS
- Comprobante de Diario Form. CD-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.
91
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero.
92
*****
Hotel
Bermejo -Bolivia
CD - 001
COMPROBANTE DE DIARIO
Bermejo.........................de.......................de. 20.......
Código
Son:
...................
Contador
DETALLE
Folio
PARCIAL
DEBE
HABER
........................................................................................................
.....................
.................................
.....................
Jefe Adm. Y Finan
Gerente General
Interesado
Form: Nº - 031
93
FLUJOGRAMA DE REGISTRO DE DEPÓSITOS EN LIBRO DE BANCOS
Inicio
Papeleta de
depósito
¿Conformidad
de depósito?
SÍ
Form. LB - 001
Registro en Libreta
de Bancos
Conectamos con el
Proceso de
elaboración de
compte. de diario
Fin
Fluj: Nº - 20
NO
94
ACTIVIDAD: REGISTRO DEPOSITOS EN LIBROS BANCOS
INTRODUCCION:
Este proceso sirve para la elaboración de la Libreta Bancaria.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la recepción de la papeleta de Depósito.
- Registro en Libreta Bancaria o Libro de Banco.
- Archivo de la papeleta de depósito.
OBJETIVO
- El registro del depósito en el Libro Banco.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboración de la Libreta Bancaria.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas
FORMULARIOS
- Libros de Banco.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Financiero, Contador.
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.
95
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero.
96
1.5. PLAN DE CUENTAS
PLAN DE CUENTAS
El Plan de Cuentas se presenta a continuación:
1
1.1.
1.1.1
1.1.1.1
1.1.1.1.1
1.1.1.1.2
1.1.1.1.3
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
CAJA
Fondo Fijo – Tesorería
Caja Moneda Nacional
Caja Moneda Extranjera
1.1.1.2 BANCOS
1.1.1.2.1 Banco - Moneda Nacional
1.1.1.2.2 Banco – Moneda Extranjera
1.1.2.
CREDITOS O EXIGIBLES
1.1.2.1.
Cuentas por Cobrar
1.1.2.1.1. Previsión p/ctas.incobrables
1.1.2.2.
Cuentas Huéspedes
1.1.2.3.
Cuenta Corriente Clientes
1.1.2.5.
Crédito Fiscal
1.1.2.6.
Cuentas por Cobrar Empleados
1.1.2.6.1. Anticipos a Rendir
1.1.2.6.2. Préstamos
1.1.2.6.3. Cargos Personales
1.1.2.6.3.1 Cuenta Propietario A
1.1.2.7.
Anticipo y Depósitos
1.1.2.7.1. Depósitos en Garantía
1.1.2.7.2. Reclamos a Cobrar (Seguros)
1.1.3.
1.1.3.1.
1.1.3.1.1.
1.1.3.1.2.
1.1.3.1.3.
1.1.3.1.4.
1.1.3.1.5.
BIENES DE CAMBIO
Inventario de Mercaderías
Alimentos
Bebidas
Tabacos
Materiales de Operación
Combustibles, Lubricantes y pinturas
97
1.1.4.
1.1.4.1.
1.1.4.2.
1.1.4.3.
BIENES MOVILIARIOS
Loza y Cristalería
Ropa Blanca
Accesorios
1.2.
1.2.1.
1.2.1.1.
1.2.1.2.
1.2.1.3.
1.2.1.4.
1.2.1.5.
1.2.1.6.
ACTIVO NO CORRIENTE
BIENES DE USO
Terrenos
Edificios y Construcciones
Maquinaria e Instalaciones
Muebles y Equipamiento
Accesorios y Herramientas.
Depreciación Acumulada Bienes de Uso
1.2.2.
1.2.2.1.
DIFERIDOS
Gastos Pagados por Adelantado
1.2.3.
1.2.3.1.
INVERSIONES
Acciones Cotabe Ltda.
2.
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
2.1.2.1.
2.1.2.2.
2.1.3.
2.1.3.1.
2.1.3.2.
2.1.3.3.
2.1.4.
2.1.4.1.
2.1.4.2.
2.1.5.
2.1.5.1
2.1.5.2.
2.1.5.3.
2.1.6.
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar
Proveedores
Proveedores Locales
Proveedores del Exterior
Aportes y Retenciones por Pagar
Administración Fondo Pensiones AFPs
Impuestos RC-IVA dependientes
IVA
Impuestos por Pagar
Impuesto a las Transacciones
Impuesto sobre Utilidades
Obligaciones por Sueldos y Salarios
Sueldos y Salarios a Pagar
Aguinaldos por Pagar
Finiquitos por Pagar
Débito Fiscal IVA
2.2.
2.2.1.
2.2.1.1.
PASIVO NO CORRIENTE
Obligaciones por pagar
Prestamos Documentarios
2.3.
2.3.1.
PREVISIONES
Previsiones para Indemnizaciones
98
2.3.2.
2.3.3.
Previsiones Aguinaldo Navidad
Previsiones Primas
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
PATROMONIO O CAPITAL CONTABLE
Capital Social
Ajuste Global al Patrimonio
Utilidad o Pérdida Acumulada
Utilidad o Pérdida de la Gestión
CUENTAS DE RESULTADO
4.
EGRESOS
4.1.
4.1.1.
4.1.1.1.
4.1.1.2.
4.1.1.3.
4.1.1.4.
4.1.1.5.
4.1.1.6.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
4.1.5.
4.1.6.
GASTOS DE ADMINISTRACION
Gastos de Personal
Sueldos y Salarios
Horas Extras
Cargas Sociales
Indemnizaciones y Desahucios
Comida Empleados
Gastos Diversos empleados
Mantenimiento y Reparaciones
Servicios Básicos
Otros de Oficina
Impuestos y Gravámenes
Otros Gastos
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.5.1.
4.2.5.2.
GASTOS COMERCIALES
Gastos Regiduría Pisos
Gastos Economato
Gastos Restaurante
Gastos Mantenimiento
Otros Gastos Comerciales
Descuentos en Servicios
Comisiones de Agencias
5.
5.1.
5.1.1.
5.1.1.1.
5.1.1.2.
5.1.2.
5.1.2.1.
5.1.2.1.1.
5.1.2.1.2.
INGRESOS
INGRESOS DE EXPLOTACION
Ingresos habitaciones permanentes
Habitaciones Regulares
Habitaciones Grupos
Ingresos Restaurante
Alimentos Restaurante
Alimentos Restaurante 1
Alimentos Bar
99
5.1.2.1.3.
5.1.2.1.4.
5.1.2.1.5.
5.1.2.2.
5.1.2.2.1.
5.1.2.2.2.
5.1.2.2.3.
5.1.2.2.4.
5.1.2.2.5.
5.1.3.
5.1.3.1.
5.1.3.2.
5.1.4.
5.1.4.1.
5.1.4.2.
Alimentos Servicio de Piezas
Alimentos Banquetes
Alimentos Varios
Bebidas Restaurante
Bebidas Restaurante 1
Bebidas Bar
Bebidas Servicio de Piezas
Bebidas Banquetes
Bebidas Varias
Ingresos Lavandería
Lavandería Huéspedes
Lavandería en Seco huéspedes
Otros Ingresos x Servicios
Teléfonos
Teléx
5.2.
5.2.1.
INGRESOS EXTRAORDINARIOS
Otros Ingresos
1.6. - MANUAL DE CUENTAS.
El Manual de Cuentas no es más que la relación de las cuentas que utilizará una
determinada Empresa en sus registros contables para procesar la información y
formular sus Estados Financieros, estos están agrupados conforme a un esquema de
clasificación estructuralmente adaptado a la naturaleza y necesidades de una
determinada organización.
Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos para su estructuración:
i. Naturaleza de la Organización o Empresa.
j. Tamaño de la Empresa.
k. Ubicación y Distribución Geográfica.
l. Normas y Principios Contables.
100
a) Objetivos
- Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementación de un catálogo de cuenta similar.
- Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras
financieras.
- Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una
empresa hotelera.
- Estructurar el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de servicios.
- Servir de instrumento en la salvaguarda de los derechos y bienes de la empresa
hotelera.
- Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política administrativa
prescrita.
b) Elementos
- El numérico
- El descriptivo
c) Sistema de Codificación
Las cuentas en él catálogo deben estar numeradas; la numeración se basa en el
sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de
cuentas tanto del Balance General como del Estado de Resultado.
d) Las cuentas principales de un Hotel:
ACTIVO
PASIVO
Caja General
Capital
Mercaderías
Créditos
101
Enseres
Acreedores
Inmuebles
Maquinaria
Mobiliario
Deudores
e) Cuentas de Rendimiento
A fin de facilitar el entendimiento de la contabilidad de un hotel, estableceremos tres
grupos de cuentas de rendimiento:
- Aquellas que recogen todos los elementos de uso o inmovilizados (Activo
Inmovilizado y sus Amortizaciones).
- Las cuentas de elementos de consumo (mercaderías de almacén o de consumo
directo).
- Las cuentas que conforman las prestaciones o ventas de los servicios
Cuentas de Movimiento (Almacén). - Estas cuentas están constituidas por las
compras de mercaderías. En ellas se recogen las entradas de las mercaderías que
suministran los proveedores a Economato, así como las salidas y sus respectivas
distribuciones a los distintos departamentos del hotel.
En el apartado de DEBE de estas cuentas han de figurar las compras realizadas a
proveedores y la entrada de artículos a precio de coste.
Mientras que en él HABER se anotan las salidas de los artículos solicitados por los
diversos departamentos. Para dar salida a cualquier artículo, es imprescindible que el
departamento solicitante presente un vale mediante el cual se harán los cargos,
valorándose todos los artículos a precio de coste.
102
A nivel de administración, los documentos que se utilizan para el control y la
coordinación Inter.-departamental son los siguientes:
- Los albarantes de los distintos proveedores.
- Los dos registros de entradas y salidas.
- Los vales de extracción de los distintos departamentos o secciones.
- Los partes diarios de consumo detallado las salidas de los distintos
departamentos.
- El libro de consumos.
Se pueden calcular los movimientos realizados por un departamento o sección en un
determinado momento mediante los datos que figuran en el Diario de Producción y en
las cuentas de consumo del Libro de consumos de Almacén. Así pues, sí Mano
Corriente refleja una producción de Cafetería de 1.300 Bs., y su consumo según Libro
de Consumos de Almacén es de 500 Bs., el saldo diferencial o Beneficio Bruto será
la diferencia entre uno y otro concepto, es decir 800.Bs. A fin de conocer el
rendimiento bruto de la Cafetería se establece la siguiente formula:
Beneficio Bruto = 75% rendimiento bruto
Producción
Cuentas de Explotación.- Las Cuentas de Explotación constituyen los movimientos
reales producidos por la empresa, reflejándose por un lado las compras, gastos de
personal, etc., y por otro lado las ventas.
Para llevar estas cuentas se utiliza el Libro de Proveedores, donde se contabilizan
tanto las compras al contado como las compras al crédito. Los cargos se hacen
mediante la factura o albarán de los distintos proveedores. A diferencia del Diario de
producción, en el cual se reflejan los ingresos, abonos y rendimientos brutos, el Libro
103
de Proveedores proporciona el valor de input
y el valor output de la gestión
empresarial.
El DEBE del Libro de Cuenta de Proveedores refleja el importe que se ha de cargar
en las Cuentas de Explotación de los distintos departamentos, así como en la Cuenta
de Gastos Generales. En él HABER figura el importe de las facturas de los distintos
proveedores.
Cuentas de Gastos Generales.- Esta cuenta se obtiene mediante datos de la Cuenta
de Explotación o de Proveedores, y de la Cuenta de Caja General.
En ella también se incluyen los gastos que no se pueden imputar a un determinado
departamento, como puede ser la publicidad del establecimiento o el suministro de
impresos.
Los gastos generales pueden ser:
- Directos, es decir, que afectan a un departamento, sección o servicio.
- Indirectos.
- Constantes, abarcando aquellos gastos vinculados directamente a los
clientes, así como los que se producen en concepto de la apertura del
establecimiento, independientemente de su nivel de ocupación.
Gastos Directos.- Estos incluyen, entre otros, los siguientes:
- Alimentos, bebidas y productos de conservación.
- Mobiliario, vajilla, lencería, etc.
- Salarios y cargas sociales del personal vinculado a determinadas
ramas de explotación, así como sus viajes y desplazamientos.
- Impuestos sobre el volumen del negocio.
104
- Alumbrado de habitaciones, cocina, restaurante, bar, etc.
- Gas y Agua.
- Conservación y reparaciones externas.
Gastos Indirectos.- Comprenden los siguientes:
- Publicidad y suministro de impresos.
- Todos los gastos de gestión y financieros.
- Combustibles.
- Salarios y cargas sociales del personal no vinculado a las ramas de
explotación (Administración, Recepción, etc.), así como sus viajes y
desplazamientos.
- Parte de electricidad.
- Gastos de establecimiento y construcciones.
- Parte de conservación y reparaciones.
A continuación se prepara el siguiente manual de Cuentas:
1.
ACTIVO
1. 1
ACTIVO CORRIENTE
1.1.1.
DISPONIBLE
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.2 BANCOS
Concepto.- Su saldo es deudor, y representa la disponibilidad del efectivo en moneda
de curso legal (Bs.) en poder del ente. Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por entrada de efectivo o en cheque por ingresos o cobros realizados.
105
SE ACREDITA por salida de los mismos ya sean por pagos, depósitos efectuados en
las entidades financieras (Bancos) o según sea la naturaleza de la operación que
provoque él
ingreso o salida.
SE AJUSTA por actualización de Caja o Cuentas Bancarias en Moneda Extranjera
de acuerdo a disposiciones en vigencia.
CONTROL INTERNO: El movimiento de éstas cuentas se concilian por lo menos
una vez cada mes con el extracto bancario y libreta bancaria, y el respectivo Arqueo
de Caja.
1.1.2
CREDITOS O EXIGIBLE.
1.1.2.1. CUENTAS POR COBRAR
1.1.2.2. CUENTAS HUESPEDES
1.1.2.3. CUENTA CORRIENTE CLIENTES
Concepto.- Agrupa los valores a cobrar por parte de la empresa, tales como: Cuentas
por Cobrar a Clientes, Cuentas Corrientes Empleados, otras cuentas por Cobrar no
Comerciales, representando los servicios prestados provenientes por la atención al
cliente por Alojamiento y Alimentación, y otros servicios exclusivos de la empresa
hotelera.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por todos los servicios al crédito de productos a clientes con solo
compromiso verbal de pago, de acuerdo a las facturas, por las notas de débitos, por
ajustes en caso de las ventas con cláusulas mantenimiento de valor o en moneda
extranjera, etc.
106
SE ACREDITA por todo pago parcial o total de las deudas, por notas de crédito, por
descuentos, bonificaciones concedidas a clientes, etc.
SE AJUSTA cuando los importes adeudados se consideran irrecuperables, por lo
tanto se dan de baja.
Las subcuentas sirven para el control subdiario de los clientes en forma individual, en
caso de existir.
1.1.2.4 PREVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES.
Concepto.- Es una cuenta complementaria del activo, su saldo por la naturaleza de la
misma es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a
cobrar a clientes ya sean respaldados o no con documentos.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA cuando se calcula el respectivo importe del quebranto de acuerdo a
disposiciones en vigencia.
SE DEBITA por los valores declarados totalmente perdidos.
1.1.2.5 CREDITO FISCAL.
Concepto.- Su saldo es deudor y representa el saldo a favor del contribuyente por
concepto del IVA. (Impuesto al Valor Agregado).
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por la alícuota del IVA. que en la actualidad “es del 13% calculados
sobre el valor total de las notas fiscales por toda compra de bienes y servicios.
107
SE ACREDITA por la compensación con débito fiscal al momento de efectuar la
liquidación mensual del impuesto al valor agregado.
1.1.2.6
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
1.1.2.6.1
ANTICIPOS A RENDIR
1.1.2.6.2
PRESTAMOS
1.1.2.6.3
CARGOS PERSONALES
Concepto.- Su saldo es deudor y representa el monto total adeudado por el personal
por concepto anticipos, fondos pendientes de rendición y otros cargos que pudieran
ser realizados por la empresa; se utiliza esta cuenta cuando el descuento se realiza a
más de un mes.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por el préstamo otorgado, anticipos, fondos entregados con cargo a
rendición y por cargos que realiza la empresa.
SE ACREDITA por descuentos efectuados mediante planillas de haberes o por los
pagos directos realizados en forma parcial o total por el personal.
La subcuenta sirve para el control individual.
1.1.3
BIENES DE CAMBIO
1.1.3.1.
INVENTARIO DE MERCADERIA
1.1.3.1.1
ALIMIENTOS
1.1.3.1.2
BEBIDAS
108
Concepto.- Agrupa a los Inventarios que son bienes tangibles que se tienen a la venta
en curso ordinario del Hotel, para ser consumidos en la producción de bienes y
servicios para su venta.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por todo ingreso físico de los productos terminados a los almacenes.
SE ACREDITA por las salidas de los artículos vendidos.
SE AJUSTA por la pérdida o descomposición de los artículos.
1.1.4.
INVENTARIOS
1.1.4.1. LOZA Y CRISTALERIA
1.1.4.2. ROPA BLANCA
1.1.4.3. ACCESORIOS
Concepto.- Agrupa a los Inventarios que son bienes tangibles que se tienen para uso
exclusivo de la atención del cliente en las instalaciones del Hotel.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por todo ingreso físico de los artículos.
SE ACREDITA por las perdidas, roturas o deterioro de los artículos.
1.1.5.
INVERSIONES.
1.1.5.1.
ACCIONES
1.1.5.1.1. COTABE
109
Concepto.- Agrupa la cuenta que representan acciones telefónicas con derecho de
propiedad, registradas inicialmente al valor de costo para luego ser ajustadas.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por el valor pagado por la participación, acciones, ajustes, etc.
SE ACREDITA por venta de los mismos.
SE AJUSTA por actualizaciones de acuerdo a disposiciones en vigencia debitando o
acreditando según corresponda.
1.2.
ACTIVO NO CORRIENTE
1.2.1.
BIENES DE USO
1.2.1.1. TERRENOS
1.2.1.2. EDIFICIOS
1.2.1.3. MAQUINARIA E INSTALACIONES
1.2.1.4. MUEBLES Y EQUIPAMIENTO
1.2.1.5. ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS
Concepto.- Son aquellos bienes tangibles de propiedad del Hotel que se utilizan en el
desarrollo de las actividades del Hotel, que tengan una vida útil estimada superior a
un año sujetos a depreciación (Excepto Terrenos) y que no estén destinados a la
venta.
El movimiento de las cuentas de bienes de uso es como sigue:
SE DEBITAN por adquisiciones o ampliaciones, llámese compra u otra forma de
adquirir el bien.
110
SE ACREDITAN por enajenación, baja, depreciación, de acuerdo a disposiciones e
vigencia debitando a la cuenta principal.
SE AJUSTAN por actualizaciones de acuerdo a disposiciones en vigencia debitando
a la cuenta principal.
1.2.2
DIFERIDOS
1.2.2.1. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO
Concepto.- Su saldo es deudor y representan las inversiones hechas por concepto de
servicios pagados por anticipado y artículos o materiales consumibles tales como:
Seguros, alquileres pagados por adelantado, material de publicidad, papelería o
material de escritorio, etc.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por el valor pagado del servicio.
SE ACREDITA por la aplicación al gasto a medida que va expirando, venciendo el
tiempo o por el consumo, etc.
2.
PASIVO
2.1.
PASIVO CORRIENTE
2.1.1. CUENTAS POR PAGAR
2.1.2. PROVEEDORES
2.1.3. APORTES Y RETENCIONES POR PAGAR
2.1.4. IMPUESTOS POR PAGAR
2.1.5. SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR
111
Concepto.- Es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa ha contraído en
la realización de sus operaciones en la prestación de servicios, pudiendo corresponder
a empleados y terceras personas, las cuales deberán ser canceladas en plazo menor a
un año.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por toda compra a crédito, sueldos al personal, obligaciones en
cumplimiento a las leyes impositiva, aportes patronales y retenciones realizados y
otras obligaciones que contrae la empresa por servicios.
SE DEBITA por todo pago parcial o total de la deuda.
La subcuenta indica a un proveedor determinado.
Su movimiento es el siguiente:
2.1.6 DEBITO FISCAL IVA.
Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el saldo a favor del fisco por IVA.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por la alícuota del 3% sobre el valor total de las facturas emitidas
en el mes o en forma diaria por venta de bienes y servicios.
SE DEBITA por la compensación con el crédito fiscal y/o pago.
2.2.
PASIVO NO CORRIENTE
2.2.1. OBLIGACIONES POR PAGAR
112
Concepto.- Corresponde a obligaciones con los acreedores pagaderos a más de un
año con el respaldo de documentos, obligación que es contraída por las operaciones
económicas del Hotel.
SE ACREDITA por las obligaciones contraídas, por ajustes
SE DEBITA por las cancelaciones parciales o totales.
SE AJUSTA por traspaso al pasivo corriente a medida que vaya venciendo las
obligaciones.
2.2.
PREVISIONES
2.2.1. PREVISION PARA INDEMINIZACIONES
Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el importe acumulado por el cálculo
estimado de beneficios sociales.
Su movimiento es el siguiente:
SE CREDITA por el cálculo mensual estimado para la cancelación de
indemnizaciones.
SE DEBITA por los pagos efectuados al personal por retiro.
2.2.2. DEPRECIACION ACUMULADA
Concepto.- Son cuentas complementarias de los activos fijos, siendo su saldo
acreedor. Corresponde a la distribución de la alícuota parte del desgaste en el tiempo
de los activos por su utilización.
Su movimiento es el siguiente:
113
SE ACREDITA por las depreciaciones del periodo y actualizaciones de acuerdo a
las disposiciones nacionales, con cargo a cuentas de depreciación de activos fijos,
pudiendo ser de costo o de gasto.
SE DEBITA por la baja de los activos por motivo de venta u otro concepto.
SE AJUSTA por actualización de la depreciación de acuerdo a disposiciones en
vigencia.
3.
PATRIMONIO O CAPITAL CONTABLE
3.1.
CAPITAL SOCIAL
Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el capital social estructurado y aportado
por el propietario o varios socios de la Empresa Hotelera.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por el capital inicial
SE DEBITA por reducción del mismo.
3.2 AJUSTE GLOBAL AL PATRIMONIO
Concepto.- Representa las actualizaciones del patrimonio en cada periodo en función
de la variación de la cotización del dólar con relación a la moneda nacional.
SE ACREDITA por los resultados de las gestiones
SE DEBITA por capitación o distribución de los mismos.
114
3.3 UTILIDAD O PERDIDAS ACUMULADAS
Concepto.- Utilidad no distribuida ni aplicada a otra cuenta, o perdidas no absorbidas
por la utilidad, ni aplicadas al capital
SE ACREDITA por los resultados de las gestiones anteriores en caso de utilidades,
en caso de perdidas la absorción se aplica a capitalización.
SE DEBITA por la capitalización o distribución de los mismos.
3.4. UTILIDAD O PERDIDA DE LA GESTION
Concepto.- Es el importe resultado del periodo después del pago de impuestos
SE DEBITA por la pérdida del periodo y pase a utilidades no distribuidas.
SE ACREDITA por la utilidad resultante del periodo.
CUENTAS DE RESULTADO
4.
EGRESOS
4.1.
GASTOS COMERCIALES
4.1.1.
GASTOS REGIDURIA PISOS
4.1.2.
GASTOS ECONOMATO
4.1.3.
GASTOS RESTAURANTE
4.1.4.
GASTOS MANTENIMIENTO
Concepto.- Son gastos en los que incurre el hotel para desarrollar su labor comercial
de venta de servicios. En general todos aquellos que sean necesarios para poner los
115
productos vendidos a disposición del consumidor. Representan los gastos erogados
destinados a las a operaciones comerciales utilizadas por el cliente.
SE DEBITA por los gastos ocasionados por pérdida o deterioro incurridos en los
servicios prestados al cliente durante su alojamiento, teniendo incidencia en la cuenta
Inventarios.
SE AJUSTA por cierre de gestión.
4.2.
GASTOS DE ADMINISTRACION
4.2.1.
GASTOS DE PERSONAL
4.2.2.
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
4.2.3.
SERVICIOS BASICOS
4.2.4.
GASTOS DE OFICINA
4.2.5.
IMPUESTOS Y GRAVAMENES
4.2.6.
OTROS GASTOS
Concepto.- Son gastos generados por la gestión del Hotel que se incurren para el
funcionamiento de operaciones que debe afrontar como consecuencia de la prestación
de servicios que generan la puesta en marcha
SE DEBITA por el importe erogado de acuerdo al concepto.
SE AJUSTA por cierre de gestión
5.
INGRESOS
5.1.
INGRESOS DE EXPLOTACION
5.1.1. INGRESOS HABITACIONES PERMANENTES
5.1.2. INGRESOS RESTAURANTE
5.1.3. INGRESOS LAVANDERIA
116
5.1.4. OTROS INGRESOS POR SERVICIOS
Concepto.- Corresponde al volumen de ingresos obtenidos por el Hotel como
resultado de la venta de servicios.
SE ACREDITA por la facturación de la prestación de servicios diversos al cliente.
SE AJUSTA por cierre de las cuentas de un periodo contable
5.2
INGRESOS EXTRAORDINARIOS
5.2.1. OTROS INGRESOS
Concepto.- Son considerados como ingresos excepcional, cuando provengan de
hechos que sean fuera de las actividades ordinarias y típicas de la empresa hotelera y
que no ocurren con una determina frecuencia.
SE ACREDITA por los ingresos extraordinarios no contemplados en otras partidas.
SE AJUSTA por el cierre de gestión.
1.7. REGLAMENTO DE PERSONAL
ANTECEDENTES
Con la finalidad de normar el funcionamiento de la Empresa Hotelera en Bermejo, se
presenta el Reglamento Interno del Personal, que se regirá las relaciones de trabajo
entre trabajadores Administrativos y de Servicios.
117
La Empresa Hotelera en la actualidad no cuenta con un Reglamento Interno de
Personal, ésta situación da lugar a que no se cumplan con los procedimientos
administrativos legales.
Por lo tanto, es importante contar con un conjunto de normas escritas contenidas en
un reglamento, para institucionalizar las relaciones de los hoteles con sus
trabajadores.
El presente Reglamento Interno de Personal incluye los aspectos sobresalientes de la
Ley General de Trabajo, disposiciones para el buen manejo del Personal y las
relaciones de trabajo basadas en la Ley General del Trabajo.
La propuesta de este reglamento es que existen normas escritas que sirvan para
facilitar las relaciones y comunicaciones con el personal y contribuir a un buen
manejo administrativo de los hoteles en Bermejo.
DE SU APLICACIÓN
La finalidad que persigue el presente reglamento es el de establecer los derechos y
obligaciones de los trabajadores que presten sus servicios en los hoteles en Bermejo.
ESTRUCTURA ORGANICA
La estructura jerárquica estará integrada de la siguientes manera: Por Gerencia
General, Departamento de Personal, Departamento de Mantenimiento, Departamento
de Seguridad, Departamento de Administración, Departamento de Finanzas,
Departamento de Alimentación, Departamento de Conserjería, Departamento de
Regiduría de Pisos clasificados de la siguiente forma:
- Personal Ejecutivo.
118
- Personal Operativo.
- Personal de Servicios Generales.
DE SU CONSTITUCIÓN
Para fines del cumplimiento de los objetivos trazados por la Empresa Hotelera se
deberá dar cumplimiento con las normas internas para lo cual se fijará las siguientes
determinaciones:
- Todo los trabajadores del hotel estarán en la obligación de cumplir el presente
reglamento, debiendo considerarse en todo contrato de trabajo que se efectúe, quede
como echo conocido de todas las disposiciones contenidas en el presente reglamento,
no pudiendo alegar su desconocimiento bajo ningún pretexto.
- La Empresa Hotelera deberá asumir como norma en las relaciones obrero- patronal
la Ley General de Trabajo y sus decretos reglamentarios, el código de seguridad
social y otros afines a estas disposiciones. En los que la Unidad se remitirá en los
casos no especificados en el presente reglamento.
- El manual de funciones y la descripción de cargos consignará la descripción que
detalle, todas las actividades de trabajo y los requisitos para el desempeño de cada
cargo, estos documentos deberán ser constantemente revisados y actualizados por el
Administrador del hotel.
- Para fines de contratación de personal se deberá tomar en cuenta el MANUAL y
DESCRIPCIÓN de funciones.
DE SU FUNCIONAMIENTO
Los Trabajadores de la Empresa Hotelera para considerarse como tales deberán ser
asegurados con Memorándum del Hotelel que lo contrate por escrito, debiendo estar
119
respaldado por la Inspección Departamental de Trabajo, en el cual debe indicarse el
cargo a desempeñar y la remuneración que se dará al empleado.
DE LAS OBLIGACIONES Y DERECHOS
Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo deberán tener los siguientes
derechos:
-
Tener una justa remuneración de acuerdo a sus condiciones y formación o
puesto que ocupe.
-
Estabilidad de trabajo en la Empresa Hotelera salvo que exista conclusión por
procesos administrativos.
-
Vacaciones anuales según antigüedad.
-
Tener derecho a seguro médico.
-
Tener derecho a aguinaldo y otros beneficios establecidos por ley.
-
Tener derecho a viáticos en caso de que fueran enviados fuera de su base de
trabajo.
-
Tener derecho al bono de antigüedad.
-
Derecho a gozar de permisos o licencias por enfermedad, matrimonio,
fallecimiento de algún pariente y otros motivos debidamente justificados.
-
En el caso de las mujeres gozar de estabilidad en su trabajo durante el período
de gestación hasta un año después del parto.
Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo, sin perjuicio de los deberes
que impongan las leyes, decretos y resoluciones específicas están obligados a:
-
Trabajar con eficiencia, dedicación y responsabilidad.
-
Ejecutar las resoluciones, disposiciones y órdenes superiores escritas o
verbales.
-
Tener conocimiento del reglamento y disposiciones del Hotel.
120
-
Cumplir con el horario de trabajo, horas extras con cargo a compensación, de
acuerdo d órdenes de servicio.
-
Realizar con responsabilidad las órdenes, instrucciones de los superiores.
-
Representar por escrito cuando existan instrucciones atentatorias a la ley o
contravengan los procedimientos del Hotel específico.
-
Respetar a sus superiores evitando causar perjuicios morales o materiales al
Hotel.
-
Tener absoluta reserva de todas las actividades, evitando perjuicios morales o
materiales del Hotel.
-
Mantener el respeto en relación a las instrucciones escritas de los superiores,
compañeros de trabajo y subordinados.
-
Cumplir las actividades planificadas, de acuerdo a las instrucciones recibidas
por los superiores.
-
Proteger las maquinarias, equipo y herramientas que les sean entregados por
el Hotel.
DE LA JORNADA DE TRABAJO
ARTICULO 46º.- La jornada efectiva de trabajo no excederá de 8 horas por día y de
48 horas por semana. La jornada de trabajo nocturno no excederá de 7 horas,
entendiéndose por trabajo nocturno el que sé práctica entre horas 20:00 pm y 6:00
am. de la mañana. Se exceptúa de esta disposición, el trabajo de las empresas
periodísticas, que están sometidas a reglamentación especial. La jornada de mujeres
no excederá de 40 horas semanales diurnas.
Se exceptúa a los empleados u obreros que ocupen puestos de dirección, vigilancia o
confianza, o que trabajen discontinuamente, o que realicen labores que por su
naturaleza no puedan someterse a jornadas de trabajo. En estos casos tendrán una
hora de descanso dentro del día, y no podrán trabajar más de 12 horas diarias.
(Decreto Reglamentario, Artículo 35º y 36º.
121
En –Otras Disposiciones Complementarias:
DS 11477 de 17.05.74, Sobre Planillas Saláriales.
DS 13214 de 24.12.74, Sobre formulario de Resumen Mensual.
DS 13592 de 20.05.76, Obligación de Prestación Trimestralmente.
R.M. 459 de 21.06.76, Normas para la Prestación de las Planillas.
DS 21060 de 29.08.85, Artículos 70 y 71 Prohibición de declarar suspensiones de
trabajo fuera de lo establecido por autoridades locales o nacionales.
DS 24935 de 30.12.1997, Programa de Vivienda.
R.M. 176 de 02.05.2000, Amnistía por no inscripción al Ministerio de Trabajo.
R.M. 177 de 02.05.2000, Sanciones por Infracciones Sociales).
ARTICULO 47º.-Jornada efectiva de Trabajo es el tiempo durante el cual el
trabajador está a disposición del patrono. La jornada de trabajo podrá elevarse en caso
de fuerza mayor y en la medida disponible.
(Ver en Otras Disposiciones Complementarias:
DS 25340 de 31.03.1999 Jornada de Trabajo en horario continuo.
R.M. 063 de 09.07.1999 Sobre Libro de Asistencia.
DS 25488 de 13.08.1999 Viáticos por más de 15 días.
R.M. 463 de 03.11.1999 Formularios y Valores.
DS 25720 de 31.03.00 Inicio del horario continuo).
DE LOS ATRASOS
Se considerará atraso en el ingreso de trabajo después de la hora dispuesta por los
horarios de la mañana y tarde. Los atrasos diarios serán sumados al final de cada mes
122
y estarán sujetos a sanciones mediante multas descontando del total ganado de
acuerdo a la siguiente escala:
-
De 31 a 40 minutos en un mes, medio día de Haber.
-
De 41 a 60 minutos en un mes, un día de Haber.
-
De 61 a 90 minutos en un mes, dos días de Haber.
-
De 91 minutos en adelante, tres días de Haber.
DE LAS FALTAS E INASISTENCIA
Cuando existe la imposibilidad de asistir a la fuente de trabajo, deberá hacerse
conocer a Jefatura, Administración ó a los encargados de las secciones del Hotel, las
causas ó motivos de la inasistencia, cuando se considera injustificada su ausencia en
el trabajo, estará sujeto a las siguientes sanciones:
-
Medio día de falta, un día de haber.
-
Un día de falta, dos días de haber.
Cuando exista inasistencia por enfermedad deberá ser justificada en la prestación de
la baja médica del seguro que corresponda; cuando se justifique la inasistencia a la
fuente de trabajo será considerada como licencia con cargo a vacación anual, siempre
que tenga vacaciones pendientes.
DEL ABANDONO DE TRABAJO
El abandono de trabajo es cuando existe alejamiento del lugar de trabajo ó a sus
actividades normales. Al existir estos actos de indisciplina será sancionado de la
siguiente forma:
-
La primera vez, con severa llamada de atención.
-
La segunda vez, con multa de medio día de haber.
123
-
La tercera vez, con multa de un día de haber o poner a disposición del Gerente
del Hotel.
Corresponde al Gerente y Jefes inmediatos la supervisión y control de los
trabajadores que están bajo dependencia, a fin de lograr un adecuado rendimiento
para cumplir con los objetivos trazados en el Hotel.
DE LAS VACACIONES
Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo tendrán derecho a vacación
anual de acuerdo a sus años de servicio, conforme a la escala por D.S. 21060, que
establece lo siguiente:
-
De 1 año de trabajo
15 días hábiles.
-
De 5 años de trabajo
20 días hábiles.
-
De 10 años delante de trabajo
30 días hábiles.
En caso de que la vacación sea rechazada o exista conclusión de contrato de trabajo,
deberá ser compensada económicamente según el artículo 33 del reglamentario de la
Ley General de Trabajo.
En los casos que el trabajador no tenga derecho a vacación, la licencia solicitada se
concederá sin goce de haberes.
RESCISION DE CONTRATO O RETIRO
La Empresa Hotelera deberá aplicar la Ley General de Trabajo y otras disposiciones
en caso de retiro del personal.
-El retiro voluntario sin goce de beneficios sociales, es cuando el trabajador renuncia
al cargo después de haber cumplido los 5 años de servicio continuo.
124
El retiro voluntario con goce de beneficios sociales, es cuando el trabajador
voluntariamente se retire al cumplir los 5 años o más desde el momento de su
contratación. (D.S. Nº 11478 del 16 de Mayo de 1974), cuando el trabajador haya
incurrido en una de las cláusulas que se establece en el artículo Nº 16 de la Ley
General de Trabajo y artículo 9 del decreto reglamentario, pudiendo ser las
siguientes:
a) Perjuicio material causado con intención en los instrumentos de trabajo.
b) Revelación de secretos industriales.
c) Omisiones o imprudencias que afecten a la seguridad o higiene industrial.
d) Inasistencia injustificada de más de seis días continuos.
e) El Incumplimiento total o parcial del convenio.
f) Retiro voluntario del trabajador.
g) Robo o hurto por el trabajador.
-
El retiro intempestivo o forzoso con goce de beneficios sociales, se dará
cuando el trabajador no haya sido retirado por una de las causales
mencionadas anteriormente, artículo Nº 16 de la Ley General de Trabajo.
-
Cuando el trabajador se retira voluntariamente después de haber cumplido los
5 años de servicio prestados al Hotel.
-
Cuando el retiro es intempestivo o forzoso con goce de beneficios sociales
deberá cancelarse lo siguiente:
-
AGUINALDO
-
VACACIÓN PENDIENTE
DEL SALARIO DEL TRABAJADOR
ARTICULO 52º.- Remuneración o salario es el que percibe el empleado u obrero en
pago de su trabajo. No podrá convenirse salario inferior al mínimo, cuya fijación,
125
según los ramos de trabajo y las zonas del país, se hará por el Ministerio de Trabajo.
El salario es proporcional al trabajo, no pudiendo hacerse diferencias por sexo o
nacionalidad.
(Ver en Otras Disposiciones Complementarias el DS 21060 de 29.08.85 Artículo 65,
Prohibiciones de pago en especie).
ARTICULO 53º.- Los períodos de tiempo para pago de salario, no podrán exceder
de 15 días, para obreros y de 30 para empleados y domésticos. Los pagos se
verificarán precisamente en moneda de curso legal, en día de trabajo y en el lugar de
la faena, quedando prohibido hacerlo en lugares de recreo, venta de mercaderías o
expendio de bebidas alcohólicas, salvo tratándose de trabajadores del establecimiento
en que se haga el pago.
DECRETO LEY Nº 11477
De 17 de –Mayo de 1974
(Parcial)
REF: DE LA OBLIGACIÓN DE LAS EMPRESAS DE
PRESENTAR PLANILLAS MENSUALES
ARTÍCUL Nº11.- El incumplimiento en la entrega de planillas en el plazo máximo
de 30 días de vencida la mensualidad correspondiente, será sancionada con multas
calculadas sobre el monto total de sueldos y salarios de la última planilla presentada
de acuerdo a la siguiente escala:
De seis meses o más de atraso
40%
De cinco meses
30%
De cuatro meses
20%
De tres meses
15%
De dos meses
10%
De un mes
5%
126
a) El incumplimiento en la entrega de las planillas a que se refiere el artículo 8º del
presente decreto, dentro del plazo de treinta días será sancionado con los mismos
porcentajes de multas sobre el monto total de las planillas correspondientes.
b) Las fracciones del mes se calcularán proporcionalmente en función de los
porcentajes correspondientes a los períodos de incumplimiento.
ESCALA DE INDICES POR DIA PARA EL COBRO DE
MULTAS POR LA PRESENTACIÓN DE PLANILLAS ATRASADAS
AL MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL
Según Decreto Ley Nº 11477
1 Día
0.016670
61 días
0.101687
121 días
0.203333
2 Días 0.003334
62 días
0.103754
122 días
0.206666
3 Días 0.005001
63 días
0.105021
123 días
0.209999
4 Días 0.0066684 64 días
0.106688
124 días
0.213332
5 Días 0.008335
65 días
0.108355
125 días
0.216665
6 Días 0.010002
66 días
0.110022
126 días
0.219998
7 Días 0.011669
67 días
0.111689
127 días
0.223331
8 Días 0.013336
68 días
0.113356
128 días
0.226664
9 Días 0.015003
69 días
0.115023
129 días
0.229997
10 Días 0.016670
70 días
0.116690
130 días
0.233330
11 Días 0.018337
71 días
0.118357
131 días
0.236663
12 Días 0.020004
72 días
0.120024
132 días
0.239996
13 Días 0.021671
73 días
0.121691
133 días
0.243329
14 Días 0.023338
74 días
0.123358
134 días
0.246662
15 Días 0.025005
75 días
0.125025
135 días
0.249995
16 Días 0.026672
76 días
0.126692
136 días
0.253328
127
17 Días 0.028339
77 días
0.128353
137 días
0.256661
18 Días 0.030006
78 días
0.130026
138 días
0.259994
19 Días 0.031673
79 días
0.131693
139 días
0.263327
20 Días 0.033340
80 días
0.133360
140 días
0.266660
21 Días 0.035007
81 días
0.135027
141 días
0.269993
22 Días 0.036674
82 días
0.136694
142 días
0.273326
23 Días 0.038341
83 días
0.138361
143 días
0.276659
24 Días 0.040008
84 días
0.140026
144 días
0.279992
25 Días 0.041675
85 días
0.141695
145 días
0.283325
26 Días 0.043342
86 días
0.143362
146 días
0.286658
27 Días 0.045009
87 días
0.145029
147 días
0.289991
28 Días 0.046676
88 días
0.146696
148 días
0.293324
29 Días 0.048343
89 días
0.148363
149 días
0.296657
30 Días 0.050000
90 días
0.150000
150 días
0.300000
31 Días 0.051677
91 días
0.151697
151 días
0.303333
32 Días 0.053344
92 días
0.153364
152 días
0.306666
33 Días 0.055911
93 días
0.155031
153 días
0.309999
34 Días 0.056678
94 días
0.156608
154 días
0.313331
35 Días 0.058345
95 días
0.158365
155 días
0.316665
36 Días 0.060012
96 días
0.160032
156 días
0.319998
37 Días 0.061679
97 días
0.161699
157 días
0.323331
38 Días 0.063346
98 días
0.163366
158 días
0.326664
39 Días 0.065013
99 días
0.165033
159 días
0.329997
40 Días 0.066680
100días
0.166700
160 días
0.333330
41 Días 0.068347
101días
0.168367
161 días
0.336663
42 Días 0.070014
102días
0.170034
162 días
0.339996
43 Días 0.071681
103días
0.171701
163 días
0.343329
44 Días 0.073348
104días
0.173367
164 días
0.346662
45 Días 0.075015
105días
0.175035
165 días
0.349995
46 Días 0.076682
106días
0.176702
166 días
0.353328
128
47 Días 0.078349
107días
0.178369
167 días
0.356661
48 Días 0.080016
108días
0.180036
168 días
0.359994
49 Días 0.081683
109días
0.181703
169 días
0.363327
50 Días 0.083350
110días
0.183370
170 días
0.366660
51 Días 0.085017
111días
0.185037
171 días
0.369993
52 Días 0.086684
112días
0.186704
172 días
0.373326
53 Días 0.088351
113días
0.188371
173 días
0.376659
54 Días 0.090018
114días
0.190038
174 días
0.379992
55 Días 0.091685
115días
0.191705
175 días
0.383325
56 Días 0.093352
116días
0.193372
176 días
0.386658
57 Días 0.095019
117días
0.195039
177 días
0.389991
58 Días 0.096686
118días
0.196706
178 días
0.393324
59 Días 0.098353
119días
0.198373
179 días
0.396657
60 Días 0.100000
120días
0.200000
180 días
0.400000
De acuerdo a lo establecido por Ley se dará bonificación al salario. El bono de
antigüedad que será cancelado conjuntamente con el salario que será de acuerdo a lo
dispuesto por la Ley 21060, o una tabla aprobada por el Hotel.
DEL SEGURO SOCIAL
TITULO VIII
DEL SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO
CAPITULO UNICO
ARTICULO 97º.- Se instituirá para la protección del trabajador, en los casos de
riesgo profesional, el Seguro Social Obligatorio, a cargo del patrono. Abarca también,
los casos de incapacidad, incluso aquellos que no deriven del trabajo, en cuyo caso
sus cargas sobre el Estado, los patronos y los asegurados.
129
ARTICULO 98º.- La institución aseguradora responderá del pago total de las
indemnizaciones, rentas y pensiones quedando, entonces, relevado el patrono de sus
obligaciones por el riesgo respectivo.
DE LOS SUBSIDIOS
DECRETO SUPREMO Nº 21637
De 25 de Junio de 1987
REF.: ASIGNACIONES FAMILIARES
( Transcripción Parcial)
ARTICULO 25º.- A partir de la vigencia del presente Decreto, se reconocerán las
siguientes prestaciones del Régimen de Asignaciones Familiares que serán pagadas, a
su cargo y costo, directamente por los empleadores de los sectores público y privado.
a) Subsidio PRENATAL, consistente en la entrega a la madre gestante asegurada o
beneficiaria, de un pago mensual, en dinero o especie, equivalente a un salario
mínimo nacional durante los últimos cinco meses de embarazo, independientemente
del subsidio de incapacidad temporal por maternidad.
b) Subsidio de NATALIDAD, por nacimiento de cada hijo un pago único a la madre,
equivalente a un salario mínimo nacional.
c) Subsidio de LACTANCIA, consistente en la entrega a la madre de productos
lácteos u potros equivalente a un salario mínimo nacional, por cada hijo, durante sus
primeros 12 meses de vida.
d) Subsidio de SEPELIO, por fallecimiento de un hijo calificado como beneficiario
menor de 19 años; un pago único a la madre, equivalente a un salario mínimo
nacional.
130
Las Cajas de Seguridad serán las encargadas de velar por el fiel cumplimiento de
estas prestaciones.
DE LOS PASAJES Y VIÁTICOS.-
RESOLUCIÓN MINISTERIAL Nº 057
De 12 de Noviembre de 1993
REF.: MODIFICA LA ESCALA DE “VIÁTICOS” PARA FUNCIONARIOS
PUBLICOS
VISTOS Y CONSIDERANDO:
Que, el D.S. 19380 de 10.01.93, establece el nivel jerárquico de categoría escalas de
viáticos para los funcionarios del sector público.
Que, el Artículo 10 del Decreto Supremo supracitado faculta al Ministerio de
Finanzas, hoy Ministerio de Hacienda y Desarrollo Económico, habiendo efectuado
un riguroso análisis técnico presupuestario, considera necesario modificar los niveles
de viáticos fijados por Resolución Ministerial 373/93 de 28 de Abril de 1993, sin
afectar los techos financieros de las entidades públicas aprobadas por Ley Nº 1454 de
15 de Febrero de 1993.
POR LO TANTO:
El Ministerio de Hacienda y Desarrollo Económico, en uso de sus atribuciones;
RESUELVE:
131
ARTICULO 1º.- Dejar sin efecto los niveles de viáticos del sector público fijados
por R.M. 373/93 del 28.04.93.
ARTICULO 2º.- Autoriza a partir de la fecha, los niveles de viáticos diarios para
viajes al exterior o interior de la República y zonas rurales, que deben ser aplicados
estrictamente por todas las entidades del sector público de conformidad al siguiente
detalle:
A: EXTERIOR DE LA REPUBLICA (EN DOLARES AMERICANOS)
Primera Categoría
$us. 250.00
Segunda Categoría
$us. 200.00
Tercera Categoría
$us. 160.00
Cuarta Categoría
$us. 100.00
B: INTERIOR DE LA REPUBLICA (EN BOLIVIANOS)
AREA URBANA
AREA RURAL
Primera Categoría
Bs. 300.00
Bs. -.-
Segunda Categoría
Bs. 250.00
Bs. 100.00
Tercera Categoría
Bs. 200.00
Bs. 80.00
Cuarta Categoría
Bs. 160.00
Bs. 65.00
Quinta Categoría
Bs. 140.00
Bs. 55.00
ARTICULO 3º.- Los niveles de viáticos fijados por la presente Resolución
Ministerial deberán ser cubiertos por cada una de las entidades del sector público con
cargo a sus presupuestos aprobados por la Ley 1454 de 15 de Febrero de 1993.
132
ARTICULO 4º .- Al efectuarse el correspondiente desembolso de los viáticos, las
unidades respectivas procederán al respectivo descuento del Complementario al IVA,
según lo establece el inciso d) del Artículo 19º de la Ley de Reforma Tributaria 843.
(Artículo derogado por la R.M. 063.95)
RESOLUCIÓN MINISTERIAL Nº 063
De 22 de Mayo de 1995
REF.: PLAZO PARA DESCARGO DE LOS VIÁTICOS DEL SECTOR PUBLICO
VISTOS Y CONSIDERANDO:
Que, el Artículo 19 inc. d) de la Ley 843 dispone que constituyen ingresos entre
otros, los importes percibidos por concepto de viáticos y gastos de representación por
parte de los funcionarios que prestan sus servicios en instituciones públicas ingresos
adicionales que se encuentran gravados con el Régimen Complementario del
Impuesto al Valor Agregado.
Que, para el descargo de los importes percibidos por concepto de viáticos y gastos de
representación, los funcionarios comisionados, a parte del informe inherente a las
labores encomendadas, se encuentran obligados a la presentación de las
correspondientes notas fiscales para que el Impuesto al Valor Agregado contenido en
dichas facturas, sea deducido del Régimen Complementario del Impuesto al Valor
Agregado del monto percibido por este concepto, y los funcionarios que no cumplan
con esta presentación de descargo, deberán necesaria e ineludiblemente pagar el
correspondiente impuesto.
Que, la Resolución Ministerial Nº 57/93 de 12 de Noviembre de 1993 en su artículo
4º establece que al efectuarse el desembolso de los viáticos, las unidades respectivas
133
procederán al correspondiente descuento del Complementario al IVA, disposición
que no se adecua al espíritu de la Ley 843, por lo que se hace necesario enmendar la
misma.
RESUELVE:
ARTICULO Nº 1.- Los funcionarios de Instituciones Públicas, que perciben ingresos
por concepto de viáticos o gastos de representación por la realización de labores
inherentes a sus instituciones, al retorno de su comisión tienen la obligación para
efectos tributarios de presentar en el plazo de cinco días improrrogables las notas
fiscales, que respalden los gastos efectuados durante la estadía de la comisión, a
objeto de que el Impuesto al Valor Agregado contenido en dichas facturas, sea
deducido del Régimen Complementario al Impuesto al Valor Agregado.
Los funcionarios que no cumplan con esta obligación, en el término de los cinco días
señalados deberán cancelar el Régimen Complementario del Impuesto al Valor
Agregado en el monto que corresponda de acuerdo con el ingreso percibido, a cuyo
efecto de les retendrá por planilla del sueldo del mes siguiente, sin lugar a deducción
alguna en facturas por el dependiente en el formulario (Formulario Nº 87).
ARTICULO Nº 2.- Se deroga el Artículo Nº 4 de la Resolución Ministerial Nº 57/93
de 12 de Noviembre de 1993.
REGIMEN DISCIPLINARIO
Los trabajadores de la Empresa Hotelera de Bermejo, cualquiera sea su cargo estará
prohibido realizar los siguientes actos:
-
Abandonar el trabajo en horario de oficina, salvo por una causa justificada y
permiso del Jefe inmediato superior.
134
-
Utilizar materiales, suministros, papelería, maquinaria o equipo de oficina
para uso particular, o destinar en otros asuntos.
-
Prestar servicios o asesorar a personas naturales o jurídicas que hagan
gestiones o tengan problemas de orden legal u otros con el Hotel.
-
Recibir gratificaciones en dinero de terceros por servicios prestados por el
Hotel.
-
Dar mal trato o usar lenguaje inadecuado con los compañeros de trabajo.
-
Concurrir al trabajo en estado de embriaguez.
-
Proporcionar información escrita o verbal a terceras personas ajenas al hotel.,
sin autorización del Ejecutivo.
-
Cometer dentro de las instalaciones de trabajo actos obscenos o reñidos de la
moral y las buenas costumbres.
-
Contratar personal subalterno en forma verbal o escrita sin tomar en cuenta
los procedimientos adecuados, o autorización del Gerente.
De incurrir en uno de los actos mencionados en líneas arriba estarán sujetos a las
siguientes sanciones:
-
Amonestación verbal o escrita.
-
Suspensión de su cargo o multa de uno a tres días.
-
Suspensión temporal o definitiva de su trabajo de acuerdo a las faltas sin
justificación.
1.8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
El presente Manual propuesto tendrá los siguientes objetivos:
-
Definir los procedimientos para la adquisición de todo tipo de bienes tangibles
y la contratación de servicios.
135
-
Brindar la información procedimentar necesaria para la adquisición de bienes
y contratación de servicios.
-
Normar los procedimientos que se deben realizar para adquisición de bienes y
contratación de servicios, seleccionando al mejor proveedor o proponente y
estableciendo las características requeridas para un mejor y ágil proceso.
-
Asegurar que los tramites administrativos de adquisiciones y contratación de
servicios se lleven a cabo en forma eficaz, cumplan los controles necesarios y
logren una adecuada coordinación entre las áreas y unidades funcionales
involucradas.
Modalidad de Compras.Son las compras que se realizan en forma rutinaria, ágil y funcional, de acuerdo a
procedimiento o especifico de cada Empresa Hotelera.
Unidades Funcionales Participantes:
Unidad Solicitante.
Departamento de Economato.
Compras.
Departamento de Administración.
Departamento de Contabilidad.
Contador.
Autoriza el inicio del Proceso de Adquisición y Contratación:
Jefe del Departamento Administración o el Gerente General.
Verifica y Adjudica:
Jefe del Departamento Administrativo.
136
Formulario y Documentos Requeridos:
Solicitud de Compra o Contratación de Servicios. FORM C-001 (Original y 2
Copias).
Formulario de Cotizaciones: FORM C-002
Cuadro Comparativo de Cotizaciones: FORM C-003.
Orden de Compra o Contratación: FORM C-004.
Orden de Recepción.
Acta o Recepción de Servicios.
Vales o Entregas de Mercadería.
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Unidad Solicitante.En el formulario Solicitante de Compra o Contratación de Servicios (Original y 2
Copias), detalla cantidad y especificaciones del bien o servicio solicitado, el mismo
deber ser autorizado por autoridad superior de la Unidad.
Departamento de Economato.La Unidad Solicitante consulta la existencia del bien que requiere en el Departamento
de Economato. Si existe entrega el bien y sigue el procedimiento correspondiente. Si
no existe, el responsable debe sellar “Sin existencia en Economato”.
Unidad Solicitante.Recoge de Almacenes el Formulario Solicitud de Compra o Contratación de
Servicios, con el sello “Sin existencia en Economato” y lleva éste a Contabilidad.
137
En caso de Contratación de Servicios, el proceso de contratación se inicia en este
paso.
Departamento de Contabilidad.Verifica la existencia de la partida presupuestaria, especifica disponibilidad de
recursos para la adquisición del bien o servicio solicitado. Registra en el Formulario
Solicitud de Compra o Contratación de Servicios, los datos del responsable de esta
Unidad (Nombre, Firma y Fecha) significará la existencia de partida y de los recursos
para dar curso a la solicitud de compra del bien o la contratación de un servicio.
Unidad Solicitante.Recoge de Contabilidad el Formulario de Solicitud de Compra o Contratación de
Servicios, certificado de que si hay presupuesto. Cumplido los requisitos anteriores
lleva ante el Departamento de Administración. Si no existe presupuesto archiva la
solicitud.
Contador.Si lo considera conveniente el monto, firmará el formulario autorizando el inicio del
proceso de adquisición o contratación.
Verificará que la solicitud esté contemplada en el Programa de Contrataciones. Si lo
está, instruye el llenado de los formularios de cotizaciones. Adjuntando si es
necesario especificaciones técnicas o requisitos que debe cumplir el bien y/o servicio.
En lo referente a obras, servicios y consultorías, debe proporcionarse toda la
información que posibilite la propuesta. Remite la 2da. Copia de la Solicitud de
Compra o Contratación de Servicios autorizada a la Unidad Solicitante. El resto de
legajo a adquisiciones.
138
ComprasUna vez llenado el Formulario de Cotizaciones, se hará llegar a por lo menos tres
posibles proveedores. Recepcionando o reuniendo al menos, tres propuestas, elaborar
el Cuadro Comparativo de Cotizaciones conteniendo una recomendación sobre la
propuesta más conveniente. El Cuadro Comparativo de Cotizaciones, las cotizaciones
y el formulario Solicitud de Compra o Contratación de Servicios son enviados al
Departamento Administrativo.
Departamento de Administración.Califica y adjudica a algún proveedor, mediante Nota de Adjudicación (Original y 2
Copias) y autoriza la elaboración del Formulario Orden de Compra o Contratación. Si
decide no adjudicar, devolverá a Compras el legajo para su revisión y corrección, o
de lo contrario se da por finalizado el proceso. Si decide adjudicar, elabora el
Formulario Orden de Compra o Contratación (Original y 3 Copias). Remite legajo
completo al Contador.
Contador.El responsable de esta Unidad comunica la decisión al proveedor del bien o servicio,
remitiendo el original de la Orden de Compra o Contratación, procede a la
adquisición. Entrega copia del Formulario Orden de Compra o Contratación a
Economato.
Departamento Economato.Recibe 3ra. Copia autorizada de la Orden de Compra o Contratación Recepciona el
producto y emite Nota de Recepción (Original y 3 Copias), entrega el bien a la
Unidad Solicitante. Remite el Formulario de la Nota de Recepción a adquisiciones,
archiva las 3ras, copias de la Orden de Compra o Contratación y de la Nota de
Recepción. En caso de contratación de servicios a la Unidad beneficiada emitirá una
Acta de-Recepción de Servicios.
139
Compras.Entrega legajo a Administración y archiva la 2da. Copia de la Nota de Recepción.
Departamento de Administración.-.
Recibe legajo completo.
1.- Solicitud de Compra y Contratación de Servicios (Original y 1ra. Copia).
2.- Las 3 cotizaciones y Cuadro Comparativo .
3.- Orden de Compra o Contratación (1ra. y 2da. Copia).
4.-.Nota de Recepción o Acta de Recepción de Servicios (Original y 1ra. Copia).
5.- Nota Fiscal Factura.
Archiva:
1 Solicitud de Compra y Contratación de Servicios (1ra. Copia.)
2.- Las 3 cotizaciones y Cuadro Comparativo.
3.- Orden de Compra o Contratación (2da. Copia).
4.- Nota de Recepción o Acta de Recepción de Servicios (1ra. Copia). La demás
documentación remite al Departamento Financiero.
Departamento Financiero.Recibe legajo
1.- Solicitud de Compra y Contratación de Servicios (Original).
2.- Orden de Compra y Contratación (1ra. Copia).
3.- Nota de Recepción o Acta de Recepción de Servicios (Original).
4.- Nota Fiscal Factura. Procede al pago del proveedor.
140
1.9. CONTROL INTERNO
El control interno es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la
finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera, promover la eficiencia de las operaciones. Todo sistema de
control interno debe contener las características: Organización, de manera tal que se
pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la
empresa, Autorización y registro operacional, de manera que sea de la atribución del
departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de
mantener el control, Eficiencia, para evitar que en determinado tipo de operaciones
intervengan cuando menos tres personas para evitar fraude.
El Control Interno se clasifica en: Control interno administrativo que son métodos,
medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de
las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por
la gerencia, y el Control Interno Contable son los métodos, medidas y procedimientos
que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad
de los datos de contabilidad.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depósito en un banco comercial; las medidas de control interno de efectivo están
orientadas a reducir los errores y pérdidas.
Entre las medidas de control están:
- Uso de formularios, ya sea de ingreso a caja o desembolso, a objeto de dar fe de la
recepción y entrega de fondos.
141
- Es necesario efectuar cortes de Caja a objeto de verificar con alguna frecuencia la
existencia real del efectivo, como el manejo correcto por el encargado.
- Los formularios deben estar numerados.
- Es muy importante separar la función del manejo material de los fondos de la
función del registro de ingreso y egreso de Caja.
- La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operaciones, para esto
fue creada la caja chica.
- A objeto de lograr un mayor control interno de Caja deben depositarse diariamente
en cuenta corriente bancaria respaldados con papeletas de depósitos y estas deben
igualar con los ingresos del día en Caja.
- Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
CONTROL INTERNO DE CUENTA POR COBRAR
Para la obtención de un control adecuado se debe tener en cuenta diferentes
conceptos, como ser:
- Autorización de la otorgación de créditos.
- Control de los servicios prestados al cliente.
- Comprobación de facturas y notas de contabilidad.
- Identificación de cuentas atrasadas.
- Conciliación periódica de Cuentas a Cobrar.
CONTROL DE BIENES DE CAMBIO
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la
venta, es decir que son mercancías que posee el Hotel en almacén valorada al costo
de adquisición, para la venta o actividades productivas.
142
- Deberá existir un continuo control de entradas, salidas y saldos de cada uno de los
rubros de las existencias en mercaderías, tanto en cantidad física como valorado.
- De acuerdo a los datos, tabular la información estadística para determinar las
cantidades mínimas, máximas y punto de pedido de compra de mercaderías.
- Coordinar la acción de control físico o inspección de las mercaderías almacenados,
se debe efectuar por lo menos una vez por año.
- El control de existencias en unidades físicas se debe llevar en la bodega o almacén
por medio de tarjetas o fichas de control.
- El departamento de contabilidad manejará el control físico y valorados de las
mercaderías en forma independiente del control físico que se mantiene en
almacenes y cruzar
información.
- Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente
permanente, que se emplean en el Hotel para sus operaciones sin la intención de
venderlos.
- Poseer una relación detallada y actualizada.
- Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
- Realizar verificaciones periódicas de los mismos.
- Establecer responsabilidad al personal que utiliza los activos fijos.
- Proteger los activos con una póliza de seguro.
- Realizar entregas de los activos únicamente con requisiciones autorizadas.
CONTROL DEL PASIVO CORRIENTE
Son obligaciones a cargo de la empresa por bienes o servicios recibidos.
143
- Revisión periódica de su antigüedad.
- Revisión y autorización para su registro.
- Registro oportuno y exacto de todas las operaciones pendientes de pago.
- Autorización previa al pago.
CONTROL INTERNO DE PATRIMONIO
- Toda operación que signifique modificación del patrimonio debe analizar y
autorizar el Gerente General.
CONTROL INTERNO DE VENTA DE SERVICIOS
El control interno de las ventas de servicios comprende procedimientos y métodos
con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa; Representan los ingresos
provenientes de las operaciones normales del Hotel.
- Cuando se realiza una venta de servicios, debe elaborársele una factura al cliente.
- Los formularios que se utilizan para un buen control de las ventas son: facturas,
notas de comandas, recibos de ingreso a caja.
- Toda venta de servicios deben estar acompañadas del comprobante correspondiente.
- Por los servicios de alimentación y otros, la mercadería deberá ser revisada por la
persona encargada.
- Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
- Todo ingreso debe registrarse en el día.
- Revisión de las cuentas relativas a servicios prestados y facturación
144
CONTROL INTERNO DE EGRESOS
Representan erogaciones realizadas con motivo de las operaciones en la prestación de
servicios al Cliente; dentro del control a ejecutarse:
- Elaboración de presupuestos a efectos de ejecutar la ejecución presupuestaria.
- Autorizados por el personal ejecutivo responsable.
- Los comprobantes de egreso deberán contar con una numeración cronológica,
acompañado con la documentación sustentatoria suficiente.
- La clasificación de cuentas deberá estar debidamente respaldada en el Plan de
Cuentas para su registro contable en libros.
- Archivo de documentación debidamente ordenada en forma cronológica.
1.10. SISTEMA DE CONTABILIDAD
Comprende las actividades de procesamiento, registro, clasificación, resumen,
evaluación, informe e interpretación de los resultados de operaciones y transacciones,
permitiendo establecer la situación financiera, los resultados de sus operaciones y los
constantes cambios en su patrimonio.
1.10.1. OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE
- Permite la entrega oportuna de la información financiera necesaria en forma
concisa y clara para la adopción de decisiones del órgano superior de la
entidad.
- Obtiene información útil, adecuada, y confiable para fines de consolidación.
- Consigue el control contable de todos los recursos financieros y materiales.
- Obtiene la elaboración periódica de un conjunto de E.E.F.F., que representa
los resultados de las operaciones, situación financiera, cambios de la misma,
así como los cambios en el Patrimonio.
145
- Permite la elaboración de los E.E.F.F. mensuales, para fines de la dirección
administrativa.
- Facilita la identificación de los centros de costo del presupuesto controlando
los costos fijos y variables.
- Consolida las operaciones patrimoniales y presupuestarias mediante la
clasificación y registros comunes, permitiendo su representación de forma
comparativa.
- Determina las desviaciones significativas de los planes y programas
financieros, las causas y responsabilidades correspondiente.
- Permite efectuar la evaluación del presupuesto.
- Permite que la información financiera sea consolidada a distintos niveles del
sistema de la empresa.
1.10.2. FINES DEL SISTEMA CONTABLE
-
Cumplir disposiciones legales.
-
Clasificar la contabilidad para presupuestos y E.E.F.F.
-
Sistema de contabilidad identifica el objetivo final.
-
Mantiene adecuada información.
-
Permite control efectivo de recursos.
-
Plan de cuentas facilita la formulación de los E.E.F.F.
-
Información financiera que permite establecer precisión y evaluación de
resultados.
-
Proporciona datos financieros útiles para análisis y estadística.
1.10.3. CARATERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE
-
Información oportuna, coherente y eficaz.
-
Para los usuarios la información es verificable.
146
-
Presenta información razonable y equitativa.
-
Expresa en términos cuantitativos y monetarios.
-
Fondo común, unidad caja – flujo fondos.
-
Adquisiciones deben ingresar en almacenes.
-
Fortalecer control interno.
-
No debe desconocerse el valor del patrimonio.
1.10.4. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA CONTABLE
- Documento origen.
- Plan de cuentas.
- Registros Contables.
- Estados Financieros.
1.10.5. PROCESOS CONTABLES
Los procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e
instructivos que se utilizan para el registro de las operaciones y transacciones que
debe realizar una determinada empresa en sus libros de contabilidad claramente
definidos.
147
ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE:
Documentación fuente
de las Transacciones
Comerciales
Incluyendo
los Ajustes
se elabora:
Se
registra
en:
Hoja de Trabajo
Para la formulación
de Estados
Financieros
L. Diario y/o Comprobantes
de Contabilidad
De la Hoja
de Trabajo
se obtiene:
Se
postea
al:
Libro Mayor General y
Auxiliar
Se
prepara
él:
Estado de
Resultados
Balance
General
Reg. Asientos de
Cierre preparatorio
Reg.
Asientos de
Cierre Final
Balance de
Comprobación de
Sumas y Saldos
L. Diario y/o
Comprobantes de
Contabilidad
Se registra
Asientos de
Ajuste
Se
poste
al:
Libro Mayor
General y
Auxiliar
148
El Libro Caja.- Es un documento muy importante, ya que a partir de él se obtienen
la mayoría de los flujos y movimientos de las diversas cuentas de la empresa. Como
hemos dicho anteriormente, será el Cajero General quien controle los Ingresos y
Egresos (entradas y salidas) de dinero mediante el Libro de Caja, lo que a su vez
permite conocer la disponibilidad en metálico de la empresa, así como el fondo de las
diversas cajas que se mantienen en la Caja General (Administración) y en las
entidades financiera se utilizan para realizar la Contabilidad Financiera son de
carácter obligatorio conforme establece el Código de Comercio, exceptuando el Libro
Mayor, la doctrina contable hace constar que este libro es imprescindible. Así pues,
para poder realizar el Resumen y Fin de Ejercicio, el departamento de Administración
y Contabilidad ha de llevar los libros siguientes:
-
El Diario General.
-
El Libro Mayor General.
-
Los Inventarios y Balances.
El Diario General.- En él se centralizan todos los totales periódicos de los demás
libros auxiliares. Una vez se hayan saldado éstos últimos a fin de mes, se anotará en
el Diario General un asiento mensual por cada registro auxiliar, así como los diversos
asientos relativos a operaciones ocasionales.
Veamos a continuación algunos de los asientos que centraliza el Diario General.
-
Clientes a diversos departamentos.
-
Diversos departamentos a Economato.
-
Economato a Proveedores.
-
Caja General a clientes.
-
Gastos Generales a salarios.
-
Facturación a Restaurante.
149
El Libro Mayor.- Consiste en la ordenación cronológica del Diario y en la
clasificación de las cuentas, siendo pues un libro de carácter puramente analítico, no
se puede prescindir del Libro Mayor desde el punto de vista contable, pues su
clasificación sistemática por cuentas permite conocer la situación de cada cuenta
individual, y mediante el resultado de las respectivas cuentas se obtienen los
balances. Por ello la contabilidad considera que aún no siendo obligatorio a efectos
legales, este libro es necesario, aunque su estructura puede adaptarse libre y
convenientemente al sistema de contabilidad que cada empresa adopte.
Los Balances de Comprobación y Saldos.- Están constituidos por la relación
ordenada de los resultados totales de débitos, créditos y saldos de las diversas cuentas
del Libro Mayor.
El Balance General.- Una vez obtenido el Balance General tras la regularización de
las cuentas de gastos e ingresos, se cerrará el ejercicio, debiendo constar claramente
los sistemas de valoración y contabilidad utilizados, así como las alteraciones que se
hayan podido efectuar a lo largo del ejercicio.
Para realizar el movimiento de distribución entre sus diversos departamentos y
secciones, el hotel se sirve de un elemento de pago y cambio que se conoce como el
Vale, el cual permitirá una función distributiva perfectamente coordinada y
controlada, proporcionando así mismo a Contabilidad la información sobre los
diversos cambios ínter departamentales de productos o servicios para que puedan ser
traducidos a cargos y abonos en sus respectivas cuentas. En un establecimiento
hotelero se utilizan dos tipos de vale:
-
El Vale de Pedido.
-
El Vale de Comanda.
150
El Vale de Pedido.- Este vale sirve para que un departamento solicite a otro los
artículos que necesita, y que normalmente son proporcionados por Economato. El
vale ha de reflejar la fecha de pedido, el artículo y su código, la cantidad, el precio
unitario, el total parcial y el total, la firma del Jefe del departamento solicitante, el
visto bueno de Administración, e incluso a veces, el visto bueno de Dirección.
El Departamento de Administración complementa los precios, y el resto de datos los
proporciona el Jefe del departamento solicitante.
De este documento se emite un original y al menos dos copias, original y al menos
dos copias, enviándose el original y la primera copia a Economato, el cual guardará
una copia como justificante de la salida de géneros y posteriormente enviará el
original a Administración para que pueda valorar los géneros solicitados y cargarlos
al departamento solicitante. Este último se quedará con la segunda copia a fin de
poder verificar el correcto suministro de su pedido.
El Vale de Comanda.- Los departamentos de servicio anotan las solicitudes de los
clientes en vales de comandas, los cuales se utilizan posteriormente para confeccionar
las facturas, siendo particularmente obligatorios cuando son dos los departamentos
que prestan el servicio, por ejemplo Cocina elabora un plato y el Servicio de
Habitaciones sólo a cambio del vale de comanda.
El vale comanda también sirve para conocer detalladamente las ventas realizadas por
un determinado departamento.
Según sea su finalidad, los vales se clasifican en dos grupos:
-
Aquellos vales confeccionados únicamente en concepto de distribución, por lo
que solo atañen a los resultados parciales de un departamento.
151
-
Los vales de servicio correspondientes a la facturación, y que en consecuencia
afectan directamente a los ingresos
Teniendo en cuenta que todo servicio que solicite el cliente ha de complementarse
mediante vales, éstos vales de servicio o “comanda” deberán llevar un control doble.
Así pues, los departamentos no podrán complementar sus vales sin la previa
autorización y sello de control del encargado de Facturación, el cual se quedará con
una copia del vale a fin de que pueda ser contabilizada como nota de Adeudo y
Justificante de Cargo de la factura del cliente.
La Ocupación del Hotel.- Podemos definir la ocupación de un hotel como el
número de clientes que en él se alojan.
Este dato nos viene dado por el Libro de Recepción y por la planilla de control de
habitaciones que confecciona la Gobernanta.
No obstante, la relación total de clientes alojados por día, mes y nacionalidad ha de
figurar en la Hoja de Estadísticas de Nacionalidades de Clientes. Esta relación
permitirá a la empresa establecer ratios de ventas y costes en base a los siguientes
datos:
-
Número total de clientes alojados.
-
Características de los clientes.
-
Desayunos vendidos.
-
Servicios a la carta vendidos.
-
Pensiones vendidas.
-
Asistentes a banquetes.
-
Grupos de clientes.
-
Clientes con gratuidad de grupos.
152
-
Clientes con cupo de agencia.
-
Clientes invitados, etc.
Mediante estos ratios de ventas y costes, se podrá realizar un análisis más amplio y
profundo de la producción y de los costes a fin de incrementar la rentabilidad de la
empresa.
En cuanto a los cálculos posteriores correspondientes a costes y rentabilidad, se
establece lo siguiente:
-
El coste unidad – ocupación es inversamente proporcional a los gastos
constantes.
-
Los gastos directos son afectados de forma relativa.
-
Los gastos proporcionales son afectados directamente.
La estadística es pues la que permite calcular el coste de la unidad – ocupación en
relación con la ocupación teórica y real.
Las Amortizaciones.- La amortización de un determinado inmovilizado se produce
por la disminución de su valor debido a una pérdida de utilidad y a su depreciación
por el tiempo.
Las amortizaciones que representan pérdidas han de ser cargadas en sus respectivas
cuentas, y las depreciaciones se han de cargar a la cuenta de Pérdidas y Ganancias en
el Balance de Fin de Ejercicio. Esta última cuenta se liquida igual que una cuenta de
explotación.
A continuación se han de sumar las amortizaciones actuales a las de años previos en
la cuenta de Amortización Acumulada, la cual refleja en el Pasivo una disminución
del valor adquisitivo que se refleja en el Activo.
153
Generalmente, las empresas utilizan una fórmula para establecer la amortización
anual dentro de los límites máximos y mínimos Esta fórmula es la siguiente:
Amortización Anual = Coste Compra – Valor Residual
Años de Vida