CAPÍTULO III SISTEMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO 36 CAPITULO III SISTEMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO 1.- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE UN HOTEL La actividad fundamental de una empresa hotelera es facilitar el servicio de alojamiento y, en numerosas ocasiones, se añade a éste, el servicio de manutención. Por lo tanto, se distingue en este trabajo, a una empresa hotelera que presta ambos servicios, para lo cual se la separa en dos actividades: Servicio de Alojamiento y Servicios de Restauración. Servicio de Alojamiento: Está compuesto por los departamentos de Conserjería y Regiduría de Pisos, con todas sus dependencias. Servicio de Restauración: Está compuesto por los Departamento de Alimentación, donde se incluirán Economato, Cocina, Restaurante. Otros Departamento dentro de la Empresa: Compuesto por el área económicofinanciera, área de personal, Mantenimiento, Seguridad 1.1.-ORGANIGRAMA PROPUESTO El hotel, como cualquier otra empresa, debe organizarse en base a unos criterios ya establecidos desde el comienzo. Esta organización puede representarse gráficamente por un organigrama que nos permite visualizar rápidamente toda la estructura de la empresa y el funcionamiento de los distintos departamentos, así como la delegación de funciones dentro de cada uno de ellos. 37 Dicho organigrama puede a su vez derivarse en otros organigramas específicos para cada función o departamento, y son absolutamente indispensables para la dirección del hotel con el objeto de establecer pautas importantes en lo relacionado a funciones jerárquicas y a la planificación del trabajo. Los organigramas pueden ser estructurales, informativos o analíticos, generales o parciales, funcionales y de personal. El primero de ellos, el estructural, define toda la organización del establecimiento, determina los centros de responsabilidad para las distintas actividades de la empresa, y el control de cada uno de estos centros en relación con sus delegaciones. Estos organigramas estructurales pueden ser bien de organización centralizada, aplicada a establecimientos pequeños, donde la dirección concentra prácticamente el control de todas las funciones, o bien, descentralizada, para establecimientos más grandes donde la dirección supervisa a los distintos departamentos, pero cada uno de ellos tiene autonomía propia para la toma de decisiones rutinarias. Las otras clasificaciones de los organigramas son fácilmente comprensibles según su denominación indica, y son, en cierto modo, complementarias del estructural. Se presenta un ejemplo de organigrama estructural (organización centralizada). Este organigrama corresponde a un hotel de pequeñas dimensiones en el que por lo general la función del Gerente o Director, la realiza el mismo dueño de la empresa. Como se ve en el mismo, el dueño o director centraliza todas las funciones, delegando sólo algunas de ellas a un funcionario de él dependiente, situación esta que se presenta en la mayoría de las Empresas Hoteleras de Bermejo (Organigrama Cuadro Nº1). 38 ORGANIGRAMA (Cuadro Nº1) DIRECCIÓN RECEPCIÓN RESER VAS CONSERJERÍA Y ADMIN. CAJA RECEPCIÓN INTERVENCIÓN Y PERSONAL FACTURACIÓN ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS ECONOMATO RESTAURANTE Y BAR BODEGA Organ: Nº - 01 COCINA MANTENI MIENTO LENCE RIA REGIDURÍA DE PISOS CAMARE RAS LAVAN DERIA 39 Se presenta ahora, la organización estructural de un hotel de nivel medio (organización descentralizada). Como se ve por este organigrama, la sociedad establece los lineamientos o pautas de actuación delegando la función ejecutiva en un Gerente General que dispone a su vez, para ayudarlo en sus funciones, de uno o más subgerentes, supervisando conjuntamente los distintos departamentos del hotel. (Organigrama Cuadro Nº 2). 40 ORGANIGRAMA (Cuadro Nº 2) GERENTE GENERAL PERSONAL MANTENIMIENTO SEGURIDAD ADMINISTRACIÓN DPTO. DE FINANZAS COMPRAS JEFE CONTAB. DPTO. DE ALIMENTACIÓN ACTIVO FIJO DPTO. DE CONSERJERÍA DPTO. DE REGIDURÍA DE PISOS RECEPCIÓN LENCERÍA CONTADOR INTERVENTOR CAJEROS AUX. ADMIN. RESTAURANTE CAJA RECEPCIÓN COCINA ECONOMATO SERVICIO DE HABITACIONES Organ: Nº 02 LAVANDERÍA 41 Cuando se presenta un Organigrama Funcional, es cuando se indica las funciones a realizar por cada departamento en particular; razón por la cual se detalla las actividades a desarrollar en función al Organigrama Estructural. 1.2.- RELACION DE DEPARTAMENTOS, PROCESOS Y CARGOS DEPARTA- PROCESO CARGO MENTO Conserjería. Regiduría Registro del Huéspedes. Ocupación de Habitaciones Recepcionista – Botones Control Reservas - Arras. Gobernanta Solicitud llamadas urbanas y larga distancia. Jefe de Reservas. Atención general al cliente. Correspondencia. Operadora. Mantenimiento Instalaciones. Conserje y Botones. de Limpieza General de Habitaciones. Pisos. Lavandería y Lencería. Gobernanta o Ama de Llaves Camareras, Lavanderas. Costureras Alimentación. Servicio de Comidas y Bebidas. Maître. Sumiller Camareros. Ayudantes. Alimentos y Compras de Alimentos y Bebidas. Bebidas. Director de Alimentos y Bebidas. Control Producción y Facturación. Jefes de Bar y Restaurante. Celebración de Banquetes. Jefes de Banquetes. Cocineros. Maîtres. Camareros. Bar-mans. Cocina. Preparación de Alimentos. Jefes de Partida. Cocineros. Pasteleros. Ayudantes. Pinches. Economato. Recepción y Almacenamiento de Alimentos y Jefe de Economato. Bebidas. Finanzas. Contabilidad. Caja. Facturación. Control. Director de Administración. Interventor. Jefe de cada Departamento. Departamento Pagos y Cobros. Control de Créditos. Jefe de Departamento. Financiero. Gestiones Bancarias. Contabilidad. Cuentas a Pagar y Cobrar. Pago de Nóminas Jefe de Contabilidad. Auditor. Control de Compras. Facturación. Cajero. Encargados de cada uno de los Módulos 42 Departamento Contratación de Personal, Relaciones de Trabajo Jefe de Personal. Encargado de de Personal Control de Horarios. Licencias y Vacaciones Nóminas. Confección de Nóminas. Mantenimiento. Ordenes de Trabajo. Reparaciones. Revisiones Jefe de Mantenimiento Fontanero. Carpintero. Electricista Jardinero. 1.2.1 FUNDAMENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Del término “organización” podemos obtener dos definiciones diferentes, por una parte, se la define como el conjunto de personal que intervienen de manera coordinada y racional con objeto de alcanzar unos objetivos. Por otra parte, se encuentra la organización como función administrativa, que hace referencia a la identificación, clasificación, y agrupamiento de tareas a realizar en la empresa, nombramiento de los distintos responsables y asignación de sus correspondientes niveles de autoridad. La Empresa Hotelera, como cualquier otro tipo de empresa, responde a esta premisa y necesita un sistema ordenado bajo el que funcionar. La función de organización en una empresa hotelera se centra en determinar cada una de las actividades afines y agruparlas en unidades con cierto grado de independencia (departamentización) encabezadas por un responsable con un nivel de autoridad determinado, así como definir las relaciones entre dichos departamentos y su coordinación respondiendo en la mayor parte de ocasiones a un diseño organizativo horizontal. 1.2.1.1 GERENTE GENERAL La Dirección de la Empresa Hotelera es la de dirigir cada una de las actividades de la empresa, controlando las actividades de los jefes departamentales con el objeto de comprobar la correcta realización de sus tareas e introducir modificaciones si fueran necesarias. 43 Las técnicas que desarrolla el Gerente General de una empresa hotelera para realizar las diferentes funciones están enmarcadas dentro de los cuatro elementos del proceso administrativo: Planificación, Organización, Dirección y Control. 1.2.1.2. DEPARTAMENTO PERSONAL El Departamento de Personal tiene atribuciones de establecer las contrataciones, salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto este relacionado con la gestión del personal, como pueden ser: a. Turnos y días de descanso. b.Formación y promoción. c. Contratación de personal extra para las temporadas altas. d.Ausencia y expedientes. Los departamentos de Dirección de las empresas se han visto obligados a cambiar el sistema tan burocrático que se empleaba antiguamente para gestionar las funciones de personal, cuyas actividades se limitaban a las meramente administrativas, como pueden ser la confección de nóminas, las altas y bajas, etc. Dicho sistema evidentemente, no abarca de forma suficiente, la problemática social o los problemas de tipo económico, como es el caso de los porcentajes del gasto de personal sobre los ingresos o gastos totales, cuyas cifras resultan muy reveladoras. En cuanto al aspecto social se refiere, el departamento de Personal es imprescindible dentro de la estructura empresarial, ya que es el responsable de realizar convenientemente aquellas diligencias que permitan establecer unas relaciones positivas entre todo el personal de la empresa. Con ello no sólo se consigue un entorno social equilibrado y permanente, sino que también se perfeccionan los recursos humanos disponibles. 44 Organización del Personal.- La organización del personal ha de estar condicionada de forma tal que cuando surja un problema de producción, éste pueda ser compensado mediante la deducción del personal previsto y de las exigencias de sus puestos de trabajo. Esta organización conlleva a los siguientes requisitos imprescindibles: e. Un conocimiento de las actividades de la empresa. f. Una previsión de los cambios que puedan darse en las actividades. g. Un examen de las aptitudes y capacidades del personal con vistas a una promoción en el futuro. h. Un análisis comparativo entre el estado actual y los posibles requerimientos a fin de emprender medidas que ayuden a solventar las dificultades que se vayan presentando. La política de personal ha de ser lo suficientemente dinámica como para poder tratar de forma rigurosa todos los asuntos inherentes a las relaciones laborales. Para ello ha de estar bien planificada y no actuar improvisadamente, ya que de lo contrario, tanto las actividades como de los objetivos del departamento se verían perturbados. Esta planificación requiere a su vez un conocimiento total de todas las conexiones del hotel que pudieran atañar a la ejecución del trabajo de sus respectivos trabajadores. Composición de la Planilla de Puestos de Trabajo.- Se puede decir que la planilla es un inventario en el cual se determinan la cantidad y la calidad de los puestos de trabajo necesarios para que la empresa desarrolle su actividad. La planilla dependerá de las necesidades reales del hotel, las cuales pueden variar por diversas razones: - Un aumento o disminución de la actividad del hotel. 45 - Alteraciones en sus sistemas operativos. - La plurivalencia de funciones y la adquisición de conocimientos especiales. - Las modificaciones en la organización empresarial del hotel. - Las rectificaciones en la política de personal. - La necesidad de reformar el ambiente de trabajo. No obstante todo lo anterior, la planilla ha de confeccionarse en función de: - La política oficial del hotel y la imagen que el establecimiento confiere. - Los rasgos distintivos del hotel, como pueden ser su categoría, capacidad, ubicación, instalaciones existentes, la oferta y la demanda, así como los precios de sus servicios. - Las particularidades y demandas de los puestos de trabajo. - Los horarios de la jornada laboral, así como los periodos de vacaciones. - Las condiciones de trabajo. Tomando todos estos puntos en consideración y a partir de índices de actividad anterior o provisiones verosímiles, el Jefe o responsable del departamento de personal y la Dirección del hotel deberán analizar y convenir con los distintos jefes de departamento el esquema de la planilla de base. Resulta ventajoso simultanear la confección de las planillas de cada departamento y la elaboración del presupuesto anual, de forma que estas estén en convergencia con el periodo presupuestario. Una planilla base se confecciona en función de las horas de actividad de cada departamento. Por ejemplo, si el Restaurante Comedor tiene un horario diario al público de 13:00 a 16:00 horas, y de 20:00 a 23:00 horas, o sea un total de seis horas, habrá que añadir una hora correspondiente a la preapertura, y otra más para el postcierre, lo cual da como resultado ocho horas de jornada laboral. No hay que olvidar añadir las contrataciones eventuales que pudieran necesitar en las temporadas altas. 46 Inventario de Puestos de Trabajo.- La confección del inventario de puestos de trabajo constituye una de las actividades más importantes del departamento personal, teniendo en cuenta las características de cada puesto, la descripción de los trabajos a desempeñar y los requisitos indispensables para poder llevarlos a cabo. La forma de confeccionar este inventario dependerá de cada empresa, pues no existe una relación tipificada de puestos de trabajo y requisitos. A continuación exponemos los datos que facilitan el conocimiento de un determinado puesto de trabajo: - Designación del puesto de trabajo. - Departamento al que corresponde. - Sección en la que se subdivide. - Categoría Profesional. - Tipo de actividades a desempeñar (sí estas son normales, periódica u ocasionales). Condiciones del entorno de trabajo. - Personas con quienes se ha de relacionar el trabajador. - Conocimientos técnicos que el puesto de trabajo requiere. - Requisitos psicofísicos del puesto de trabajo requiere. - Otros datos y requerimientos complementarios. El Factor Humano y Social.- Cada empresa puede diferir de las otras en cuanto a su inventario de puestos de trabajo, pero siempre se han de tener en consideración las necesidades reales de la empresa y en base a estas, llevar a cabo negociaciones que sean a la vez eficientes y elásticas, respetando al máximo los derechos del trabajador. Las necesidades de la empresa se pueden resumir en tres puntos: - La calidad del personal y su utilización en determinados plazos. 47 - La calificación del personal en base a las técnicas empleadas y a la estructura de la empresa. - Una remuneración del personal que sea compatible con la rentabilidad de la empresa. Pero si la empresa hotelera solo tuviera en cuenta sus propias necesidades, el personal quedaría relegado simplemente a una función de suministro, es decir, como si fuera una materia inerte cuyas cualidades son explotadas sin ningún otro miramiento que el de ser aprovechadas en su totalidad. Así pues, la empresa nunca ha de olvidar que los trabajadores son seres racionales que llevan a cabo una acción para satisfacer una serie de necesidades básicas, y si no logran esta satisfacción, difícilmente podrán ser retenidos por la empresa, o en el mejor de los casos, su rendimiento no será óptimo. Aquí es cuando el departamento de Personal entra en funcionamiento, debiendo estimular a los trabajadores mediante la motivación que consiste en satisfacer las necesidades del personal al máximo posible, al tiempo que existe una compatibilidad entre dichas necesidades y las de la propia empresa. Por lo tanto, si el Jefe del Departamento de Personal quiere obtener el máximo potencial de sus trabajadores, deberá garantizar la suficiente motivación en el clima laboral y en las actividades asignadas a cada trabajador; es decir, ofrecerles las satisfacciones oportunas para conseguir de ellos una cooperación voluntaria y consciente. Evidentemente, resulta complicado satisfacer todas las necesidades de cada uno de los trabajadores, por lo tanto, para encontrar la conciliación más conveniente entre las necesidades del trabajador y las necesidades de la empresa, la persona que dirija este departamento debe estar dotado de una mente con un buen grado de psicología, y una gran visión y preparación en las relaciones humanas, con lo cual podrá captar de la forma más precisa el comportamiento a nivel individual y a nivel colectivo del ser humano. Ello le permitirá combinar las necesidades de estos últimos con las de la empresa, aprovechando al máximo las cualidades y 48 capacidades individuales para situar a cada uno de ellos en el puesto de trabajo que mejor le corresponda. 1.2.1.3. DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO El departamento de Mantenimiento, es uno de los más esenciales dentro de las operaciones de funcionamiento de la Empresa Hotelera, siendo de vital importancia en sentido de tener que detectar anomalías dentro de las instalaciones, teniendo la capacidad de dar solución para no entorpecer las actividades del Hotel. En términos generales la implementación de un Departamento de Mantenimiento dentro de la Empresa Hotelera, tiene el objetivo de conservación, protección, resguardo, salvaguarda, seguridad, preservación y cuidado de las instalaciones del Hotel. 1.2.1.4. DEPARTAMENTO SEGURIDAD Para el cuidado de objetos de valor (dinero, joyas, etc.) del cliente que lo solicite, los hoteles disponen normalmente de cajas de seguridad, no obstante, hay todavía quien no las posee y utiliza para este servicio la caja general del hotel. En este último caso, el sistema consiste en el empleo de un sobre que contiene un impreso adjunto donde se han de refleja tanto los datos del cliente que solicita el servicio, como las características de los valores a custodiar. En este sobre se guardan los valores junto con una copia de dicho impreso, y el original es entregado al cliente, pues este último ha de presentarlo cuando decida retirar los objetos que ha confiado a la caja fuerte general del hotel. El único inconveniente de este primer sistema es el del horario, pues el cliente sólo puede depositar o recoger sus valores durante las horas en que Caja estén en turno de servicio, y mediante el personal especializado a su cargo. 49 En lo relativo a las cajas de seguridad, el servicio de custodia se realiza en cofres de seguridad individuales. La ficha mediante la cual estos cofres son controlados ha de reflejar los mismos datos que el impreso utilizado para la caja fuerte general, con la diferencia de que el cliente ha de firmar en un libro de registro, tanto al inicio como al término del servicio. La apertura de los cofres se activa con dos llaves que han de ser introducidas en la cerradura simultáneamente. Una de las llaves es entregada al cliente y la otra queda en manos del Cajero y/o del Recepcionista, por lo que no existe el inconveniente de horario que conlleva el sistema anterior, ya que, como se recuerda, el departamento de Caja de Recepción funciona durante las 24 horas del día. La autorización de salida de equipajes se la da para que el cliente pueda retirar su equipaje en el momento de su salida, pero el cajero sólo lo complementa una vez que el cliente ha cancelado su factura. El departamento de Conserjería no podrá entregar ningún equipaje si el cajero no le ha remitido previamente esta autorización, y en caso de que lo entregará, asumirá la responsabilidad del pago de la factura si ésta hubiese quedado impagada. 1.2.1.5. DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN La función principal de este departamento es la de administrar y controlar la empresa hotelera mediante la realización de las siguientes actividades: - Asentamiento de movimientos en las distintas cuentas. - Confección de presupuestos e inventarios. - Valoraciones. - Inversiones. La importancia de este Departamento radica fundamentalmente en la coordinación de los esfuerzos humanos, hace posible contar con mejores elementos de trabajo, prevé posibles situaciones de riesgo para la empresa, este departamento deberá 50 caracterizarse por la utilización de métodos y técnicas para la realización de tareas, e interpretar las complejidades de la organización. 1.2.1.6. DEPARTAMENTO DE FINANZAS El objetivo general es de analizar y comparar las situaciones previas y presentes a fin de determinar las variaciones habidas, lo que le permitirá a la empresa tomar las medidas oportunas para la obtención de una mayor rentabilidad. El sistema de contabilidad que la empresa adopte se hace operativo en función de la documentación que los diversos departamentos del hotel aportan, debiendo suministrar toda la información contable, tanto a efectos legales y fiscales como a efectos internos del hotel. Mediante dicha información, la empresa podrá analizar si sus objetivos previstos se están alcanzando, y en caso contrario, procederá a aplicar las correcciones y controles sobre los departamentos que estime necesarios. Departamento Compras.- Las compras que se realizan para suplir las necesidades pueden ser o no amortizables. Las amortizables corresponden a los bienes de equipo. Estos se adquieren antes de iniciar el proceso de producción, y no se integran en el coste de explotación. A continuación exponemos los cuatro grupos que componen estos bienes: 1.- Instalaciones Técnicas. 2.- Instalaciones de Servicio de Alimentación. 3.- Equipos de Recepción. 4.- Otras Instalaciones. Jefe de Contabilidad.- La finalidad es la de proporcionar en forma oportuna la información financiera a los ejecutivos para coadyuvar a conducir los planes, 51 programas, proyectos y actividades del departamento en forma eficiente y efectiva. Comprende el control de los documentos, registros, archivos de las transacciones y el proceso de las operaciones, desde la entrega original de los registros hasta su informe. Contador.- En establecimientos hoteleros de poco volumen, este cargo equivale al anterior, mientras que en hoteles grandes, el contador lleva generalmente el registro de los Libros de Contabilidad. Interventor.- Controla todas las operaciones contables de la empresa, como pueden ser las cantidades y precios de facturación (no se olvide que la confección de Mano Corriente la realiza el Tenedor de Cuenta Corriente de Clientes en Recepción), así como las entradas y salidas de Almacén y Economato, por lo que interviene en todos los departamentos. Cajero.- En los hoteles de gran volumen, hay un cajero para cada departamento de venta (de restaurante, cafetería, bar, sala de fiestas, etc.), Su trabajo se coordina con el de sus respectivos Jefes de Departamento, debiendo entregar sus liquidaciones al Departamento de Recepción. En lo que se refiere a categoría profesional, están a las órdenes del Jefe de Contabilidad o del Interventor. Caja Recepción.- En los hoteles de gran capacidad las funciones más esenciales de este departamento consiste en la gestión de cobro de facturas y en el cambio de divisas, así como el control de la caja fuerte general del hotel y de los cofres de seguridad individuales. Sin embargo, en los hoteles de menor volumen asume la función de caja general, en cuyo caso se encarga también de enviar las facturas a las Agencias de Viajes, e incluso de efectuar los pagos a los distintos proveedores del establecimiento, entre otras gestiones de pago y cobranza. El departamento de Caja de Recepción permanece abierto las 24 horas del día. Durante el turno de noche será el Recepcionista de noche quien lleve a cabo las 52 actividades inherentes a este departamento. Al finalizar su turno, cada Recepcionista o cajero ha de realizar una liquidación en la cual han de figurar absolutamente todas las facturas cobradas en efectivo, debiendo cuadrar la producción con la lectura de la hoja de mano corriente, independientemente de que ésta sea manuscrita o mecanizada. Al llegar el siguiente Recepcionista para iniciar su turno, ambos efectuarán el arqueo para que el nuevo turno pueda empezarse desde cero. El original de la liquidación de Caja es enviado a Contabilidad, junto con el dinero en efectivo y las copias de cada factura confeccionada en el transcurso del turno. Auxiliares Administrativos.- Como la nomenclatura de su categoría profesional indica, estas personas se encargan de realizar los trabajos administrativos del departamento. Activos Fijos.- Las funciones están destinadas a la salvaguarda por estar destinados a la actividad hotelera, representando “activos en producción”, es decir, que se encuentran prestando servicios. 1.2.1.7. DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIÓN A pesar de que la mayoría de sus actividades son de explotación, y consecuentemente de gran importancia, no todos los hoteles disponen de este departamento. En los hoteles pequeños y de poco volumen, sin embargo, supone una gran ventaja a la empresa tener un solo departamento que se ocupe del control de todo lo relacionado con alimentos y bebidas, obteniéndose así una centralización y unidad de criterios. Debido a que muchos clientes, y sobre todo los grupos enviados por mayoristas o agencias de viaje, contratan además del alojamiento los servicios de alimentación en forma de desayuno, media pensión o pensión completa, Recepción debe comunicar diariamente al departamento de Alimentación y Bebidas la cantidad de clientes que 53 utilizarán dichos servicios, especificando si se trata de la utilización de todos o parte de ellos a fin de que se realicen las previsiones pertinentes en materia de compras. Para lograr un resultado satisfactorio de los platos elaborados, es necesario que el personal que los elabora trabaje en un ambiente cómodo y relajado. Para ello se han de conjugar una serie de factores, a saber: -Amplitud del lugar de trabajo que permita una mejor planificación de las tareas del personal de cocina. - Disposición de una planilla que sea adecuada y eficaz en el cumplimiento de sus funciones. - Adecuada dotación de maquinarias, utensilios y menaje, lo que redundará en una mayor rapidez de trabajo, además de una menor cantidad de mano de obra. - Iluminación y ventilación apropiada del recinto de trabajo, el cual debe estar situado de manera que permita una rápida y libre comunicación con el restaurante y con el almacén de provisiones (economato). Una buena organización de la cocina, redundará en una mayor rentabilidad de todo el negocio. Restaurante.- La Restauración abarca todos los establecimientos que ofrecen al público un servicio de comidas y bebidas que se consumen en el propio local, todo ello a cambio de un precio. Independientemente de su categoría, todos los establecimientos deben tener sumo cuidado con la limpieza y la calidad de sus servicios, especialmente en la elaboración de sus platos, que deberán ser preparados con ingredientes perfectamente conservados. Es en el restaurante del hotel donde se ofrece el menú del día, el cual suele constar de tres servicios dados en horarios determinados, el desayuno, el almuerzo y la cena, a fin de atender a aquellos clientes con media pensión o pensión completa, así 54 como a toda la clientela que, sin tener una pensión determina, opte por este servicio en vez del servicio a la carta. La presentación de los platos también es un factor importante a tener en cuenta, así como el trato al cliente, que ha de ser siempre cortés y amable, rápido y eficaz. El aspecto de los camareros y del personal de cocina ha de tenerse muy en cuenta, con uniformes limpios y planchados, la importancia de la limpieza, tanto del menaje y mobiliario que se utiliza como del propio local. Se ha de supervisar asimismo el perfecto funcionamiento y decoro de los servicios sanitarios. Los establecimientos de restauración se dividen en dos tipos de servicio: - Los servicios de hotelería, que proporcionan los establecimientos registrados como negocio independiente o integrado a un hotel. - Los servicios de comedores que ofrecen ciertas empresas. La apertura del establecimiento, el titular del mismo solicitará del organismo autónomo competente los permisos pertinentes, para lo cual ha de presentar planos detallados del establecimiento especificado: - El destino de cada dependencia. - Superficies. - Número de plazas del comedor. - Nombre del establecimiento. Es obligatoria la expedición de facturas en las que constarán los diversos servicios, a excepción de las facturas del “menú de la casa”, en las que constará únicamente su composición y precio total. Cocina.- Este departamento debe coordinar con el área de Restaurante y Recepción, con el fin de determinar la cantidad aproximada de clientes que pueden utilizar los 55 servicios del comedor a fin de solicitar los géneros en cantidad suficiente para la confección de los platos que se ofrecen. De este hecho se infiere la gran importancia que tiene contar con un Departamento de Cocina que satisfaga el gusto de los clientes que visitan el restaurante. Servicio de Habitaciones.- Está directamente relacionado con el encargado de Cocina, en virtud de la atención directa de alimentación (refrigerio) a los clientes en las habitaciones, es decir, que sólo se ofrece los servicios mínimos, para lo cual se preparan comidas frías. Economato y Bodega.- El Jefe de Economato establece el programa de funciones correspondientes a este departamento y se encarga de que sean llevadas a cabo. Una de las funciones básicas de este departamento la realiza el Jefe de Compras, quien debe tratar de adquirir los artículos con la máxima calidad posible por el menor precio, a fin de ajustar los costes de las materias primas y obtener una mayor rentabilidad. 1.2.1.8. DEPARTAMENTO CONSERJERÍA El departamento de Conserjería es de una gran importancia en cuanto a la organización del hotel se refiere, asumiendo unas funciones muy determinadas. A parte de estas funciones se han de sumar otras actividades, pues este departamento es el que ha de saber detectar el estado del cliente en el transcurso de su alojamiento, al tiempo que proporciona una imagen positiva del establecimiento mediante un personal simpático y cordial. También ha de informar a la empresa sobre aquellas peticiones formuladas por clientes que no puedan concederse, y a su 56 vez sugerir posibles soluciones o mejorar en todos los servicios ofrecidos por el hotel. Recepción.- El departamento de Recepción es el que más contacto tiene con el cliente, por lo que es muy importante tenerlo bien organizado y dotado de personal eficiente, no solamente desde el punto de vista de las tareas administrativas sino, y muy fundamentalmente, desde el punto de vista de la relación humana en cuanto a educación, cortesía, simpatía, etc, se refiere. Si bien está muy relacionado con todos los demás departamentos de la empresa, lo está principalmente con Caja y Conserjería. La Recepción se compone de dos partes: Mostrador, y Oficina Administrativa del mismo. Funciona las 24 horas del día para poder atender al cliente en todo momento. Las horas de mayor trabajo son las comprendidas entre las 6 y las 16 horas, ya que en ellas se produce la mayor cantidad de salidas y entradas de nuevos clientes. El turno de noche, por ser el que menos trabajo tiene con la clientela, se encarga de ordenar toda la papelería producida durante el día 1.2.1.9. DEPARTAMENTO DE REGIDURÍA DE PISOS Este departamento queda bajo la plena autoridad de la Gobernanta, que a su vez se encarga de determinadas responsabilidades y a las funciones a las Subgobernantas o gobernantas de 2da. Las funciones a realizar se dividen por secciones, una de las cuales abarca la limpieza, control y mantenimiento de las habitaciones, otra sección cubre la limpieza de los despachos y oficinas, mientras que una tercera sección, se encarga de la lavandería y la lencería. 57 El Departamento de Regiduría de Pisos y el de Recepción han de estar estrechamente coordinados en lo que se refiere a la ocupación de habitaciones, él numero de personas alojadas en cada una de ellas y los bloqueos o desbloqueos que se efectúa. Así pues, ambos departamentos suelen hacer de forma conjunta un control diario de la situación de todas las habitaciones existentes en el hotel. 1.2.1.10. LAVANDERIA, LENCERÍA Y COSTURA Esta área, aunque también depende de la Gobernanta General, está bajo la responsabilidad directa de la encargada general de la lavandería- lencería, teniendo una cierta independencia en razón de la labor cotidiana y en cierto monótona que se desarrolla en él. Como se desprende por lógica, su función estriba en el lavado, planchado y repaso de aquellas prendas que lo necesiten. 58 1.3. MANUAL DE FUNCIONES UNIDAD FUNCIONAL: GERENTE GENERAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENTE GENERAL DEPENDIENTE Ninguna DEPENDENCIA Departamento de Administración General FUNCION GENERAL Dirigir cada una de las actividades de la empresa, contando para ello con la colaboración de otras personas a las cuales delega las distintas funciones a realizar dentro de la misma, al tiempo que se hace responsable de los resultados que se obtengan. FUNCIONES ESPECIFICAS - Conocimiento del mercado turístico y su aplicación para un mejor rendimiento de su empresa. - Elección del personal calificado y conducción del mismo. - Delegación de funciones a las personas capacitadas para realizarlas. - Planificación del trabajo y elección de los procedimientos a seguir para obtener los mejores resultados. - Control de todos y cada uno de los departamentos en que se divide la empresa. - Motivación del personal a su cargo para obtener del mismo el mayor y más correcto rendimiento. - Aportación de nuevas ideas y soluciones. - Fijación de objetivos pendientes a la mejora y ampliación de los servicios brindados por la empresa. 59 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE PERSONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE PERSONAL DEPENDIENTE Dirección General DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL Controlar el cumplimiento de las disposiciones legales en vigencia FUNCIONES ESPECIFICAS - Es responsable de la buena integración de todo el personal del hotel. - Ha de prestar servicios, aconsejar, proporcionar ideas, regularizar, todo ello sin ejecutar. - Debe crear un ambiente de confianza entre los directivos y los subordinados. - Ha de implantar un sistema regular de información fidedigna sobre los asuntos humanos de la empresa. - Se encarga de proponer políticas de personal apropiadas a Dirección. - Colabora con todos los demás departamentos para perfeccionar la preparación del personal, otorgando los cargos de responsabilidad a aquellas personas que estén mejor preparadas. - Promueve las buenas relaciones entre las representaciones de personal y la Dirección. - Asesora y coopera en la valoración de puestos de trabajo y en la composición de salarios. - Plantea nuevas condiciones colectivas laborales a Dirección, y las negocia con el personal. - Dirige las políticas establecidas de reclutamiento y selección de personal, contratación, especificación de cada puesto de trabajo, formación, y comunicaciones, promoción, así como la supervisión de productividad y las relaciones humanas. 60 - Perfecciona su propio sistema de organización mediante la implantación de medidas y preceptos mas apropiados, a fin de aumentar el índice de rentabilidad de sus gestiones. - Encargado de la actualización constante y correcta del File personal - Elaboración de fichas de registro sobre vacaciones, licencias y compensaciones del personal. - Establecer las contrataciones, salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto esté relacionado con la gestión del personal: Turnos y días de descanso, Formación y promoción, Contratación de personal extra para las temporadas altas, Ausencias y expedientes. 61 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE MANTENIMIENTO DEPENDIENTE Dirección General DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL La función general es de conservación,, protección, resguardo, salvaguarda, seguridad, preservación, cuidado, asistencia y vigilancia. FUNCION ESPECIFICA - Informar a la Dirección de todas las anomalías producidas en el hotel, solucionando las que se producen por causas normales y consultando con el Director las que pudieran requerir una reparación más complicada. Para estas funciones el Jefe de Mantenimiento cuenta con el personal calificado y de los medios técnicos apropiados. - Inspeccionar regularmente el estado de las instalaciones, ascensores, máquinas, motores, calderas de calefacción, presión del agua, etc, y comunicar a Dirección las averías producidas con el objeto de recabar la autorización de la misma para la correspondiente reparación. - Mantenimiento de todas las instalaciones del hotel, así como de su mobiliario, equipos, etc. - Encargado del montaje de las instalaciones y equipos especiales para banquetes o eventos similares. 62 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE SEGURIDAD DEPENDIENTE Dirección General DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL Su función es de promover la confianza, resguardo, protección y defensa de los intereses de la Empresa Hotelera, empleados y en particular a los clientes, proporcionando solidez y amparo de las operaciones funcionales. FUNCIONES ESPECIFICAS - Cuidado de los objetos de valor del cliente - Resguardo de los cofres de seguridad - Resguardo de las instalaciones del Hotel - Verificación previa a la salida de los clientes de la conformidad de Caja y Conserjería. 63 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE ADMINISTRATIVO DEPENDIENTE Dirección General DEPENDENCIA Departamento de Finanzas, Departamento de Mano Corriente, Departamento de Alimentación, Departamento de Consejería y Departamento de Regiduría de Pisos FUNCION GENERAL La función general es la “Toma de decisiones”, mediante el análisis de cada departamento. FUNCIONES ESPECIFICAS - Coordina y toma acciones necesarias para que todos los Departamentos estén siendo ejecutados de acuerdo con el plan general de la empresa hotelera. - Compara los resultados de las acciones contra los planificados y evalúa el grado de desviación. - Coordina con la Dirección sobre los cambios de planes y organización para ajustar el funcionamiento general. - Coordina, Autoriza y aprueba las operaciones económicas y financieras del Hotel. - Elabora informes consolidados mensuales para la Dirección del Hotel. - Aprueba informes de los diferentes departamentos a su cargo. - Dirige todas las cuestiones relativas a cuantificaciones monetarias, y valoraciones de costes y políticas empresariales. - Elabora los presupuestos, controla los resultados que se obtienen y analiza las ventas de los servicios del mes. 64 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE FINANCIERO DEPENDIENTE Dirección General y Administración DEPENDENCIA Sección de Compras, Contabilidad y Activo Fijo FUNCION GENERAL Garantizar que la situación económica-financiera del Hotel esté enmarcado dentro de las normas legales vigentes, asegurar la integridad de los datos, presentación adecuada de registros, presentación de la información económica confiable y garantizar la oportuna presentación de la información para la pronta toma de decisiones. FUNCIONES ESPECIFICAS - Controlar que todas y cada una de las transacciones deben estar registradas adecuadamente. - Verificar que las transacciones estén de acuerdo a las normas y procedimientos del sistema contable adoptado por la empresa hotelera - Fijar políticas y parámetros para el registro de valuación de los activos fijos, como así también de las adquisiciones. - Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de los Estados Financieros. - Presentación oportuna de la información financiera. 65 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: ENCARGADO DE COMPRAS DEPENDIENTE Jefe Financiero DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL Planificar, coordinar, controlar las adquisiciones de mercaderías y otros de acuerdo a las exigencias de las operaciones de la Empresa Hotelera. FUNCIONES ESPECIFICAS - Formular políticas para la adquisición de mercaderías, en función de las necesidades y lineamientos del hotel. - Controlar el procedimiento de adquisiciones. - Verificar el respaldo de la documentación de las adquisiciones. - Registro de los requerimientos de mercaderías y otros. - Gestionar pagos oportunos a los proveedores. 66 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE CONTABILIDAD DEPENDIENTE Jefe Financiero DEPENDENCIA Contador, Interventor, Cajeros, Auxiliar Administrativo FUNCION GENERAL Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades financieras financieras-contables de la empresa hotelera, de tal forma que todas las actividades de trabajo sean coordinadas en base a los objetivos, políticas, procedimientos y programas de trabajo, de acuerdo a normas establecidas. FUNCIONES ESPECIFICAS - Asignar, supervisar y evaluar las labores del personal a su cargo. - Complementar los libros y documentos legales. - Realizar la liquidación de impuestos y tasas. - Distribuir entre el personal a su cargo las diversas actividades contables solicitadas por la Dirección. - Supervisa todos los trabajos que se realizan en el departamento. - Controla los procedimientos administrativos y contables - Controla la realización de los informes y balances dentro de las fechas programadas. - Autoriza y aprueba los comprobantes de pago y firma cheques y otros documentos contables. - Elabora informes relativos a su departamento. 67 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: CONTADOR DEPENDIENTE Jefe de Contabilidad DEPENDENCIA Interventor, Cajeros, Auxiliar Administrativo FUNCION GENERAL Controla y ejecuta las normas, procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados contables relacionados con registros. FUNCIONES ESPECIFICAS - Ejecuta contablemente los documentos de origen - Clasifica y ejecuta el sistema de contabilidad - Mantiene adecuada información - Permite control efectivo de recursos - Proporciona datos financieros útiles para análisis y estadísticas - Consolida las operaciones patrimoniales y presupuestarias mediante la clasificación y registros comunes, permitiendo su presentación de forma comparativa. - Elabora los Estados Financieros mensuales, para fines de la dirección administrativa. - Presenta información razonable y equitativa - Aplica las normas y procedimientos de control interno en el área contable - Revisión periódica del plan y manual de cuentas de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la empresa hotelera. - Implementa registros contables auxiliares que considere necesarios. - Supervisa el estricto cumplimiento de las obligaciones impositivas. 68 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: INTERVENTOR DEPENDIENTE Contador DEPENDENCIA Cajeros, Auxiliar Administrativo FUNCION GENERAL Controla todas las operaciones contables de la empresa, interviniendo en todos los departamentos. FUNCIONES ESPECIFICAS - Control del libro de entradas y salidas de Recepción - Control de la hoja de cierre - Control de Caja General - Control General de todos los registros administrativos y contables de la empresa. 69 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: CAJERO DEPENDIENTE JEFE DE CONTABILIDAD DEPENDENCIA Auxiliar Administrativo FUNCION GENERAL Planificar, coordinar, controlar las labores de venta de servicios y otros ingresos en efectivo o su equivalente. FUNCIONES ESPECIFICAS - Efectivizar los pagos y cobros, pasando luego la información a Contabilidad para que se realicen las anotaciones en sus correspondientes libros contables. - Control de facturas pagadas en recepción, de caja fuerte, o cofres de seguridad y de salidas de habitación. - Conciliar los ingresos con Caja Recepción. - Realizar los depósitos a las cuentas bancarias - Elaboración de los resúmenes de ingresos diarios por servicios para su contabilización, aprobación y depósito respectivo al banco. - Realizar arqueos diarios y periódicos. - Verifica la documentación y contratos de la venta de servicios, ingresos varios, compras y otros egresos con el movimiento registrado del efectivo. - Cancela los haberes mensuales al personal. - Responsable del Fondo de Caja chica. 70 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: ENCARGADO CAJA RECEPCION DEPENDIENTE CAJERO DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL Recepcionista nocturno de tesorería, coordinando y ejecutando las labores de venta de servicios y otros ingresos en efectivo o su equivalente. FUNCIONES ESPECIFICAS - Cobro de facturas, así como el control de la Caja fuerte general del hotel. - Encargado de la las actividades de caja inherentes a este departamento en horarios nocturnos. - Elaboración de liquidaciones y la entrega respectiva al Cajero. - Elaboración de los Arqueos de Caja. 71 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPENDIENTE JEFE DE CONTABILIDAD DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL Colaboración directa en la organización y control del sistema de contabilidad y responsable de los registros auxiliares y archivo de documentación contable. FUNCIONES ESPECIFICAS - Responsable de la ejecución de los libros auxiliares de control de cada cuenta. - Elaboración de los comprobantes de diario. - Preparación de los estados de cuenta. - Registra libros de compras y ventas IVA - Elaboración de conciliaciones bancarias 72 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO: ENCARGADO DE ACTIVO FIJO DEPENDIENTE JEFE FINANCIERO DEPENDENCIA Ninguna FUNCION GENERAL Planificar, coordinar y controlar el registro y salvaguarda de los Activos Fijos de la empresa hotelera. FUNCIONES ESPECIFICAS El encargado de Activos Fijos deberá elaborar: - El Inventario Inicial o de Constitución, que como su nombre lo indica, es el inventario con el cual se inician las operaciones, o en su defecto al inicio de cada gestión. - El Inventario Provisional Mensual, que sirve para realizar los análisis de gestión departamental. - El Inventario Periódico o de Resultados, el cual se confecciona al final del ejercicio. - El Inventario de Existencias Físicas, refiriéndose a las existencias en almacén. - El Inventario de Activos, que consisten en una relación de activos valorados al precio en que fueron adquiridos con amortización. - Formulación de las políticas de registro, depreciación y salvaguarda de los activos. - Elaboración de los formularios de Bienes en Custodia para el personal del hotel - Clasificación correcta de los bienes para la presentación en la posición financiera. - Controlar que los bienes del Activo Fijo estén registrados en los Estados Financieros en conformidad a los principios de contabilidad. 73 - Levantamiento periódico del inventario de activos fijos. - Elaboración de las tarjetas de control físico valorado. 74 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE ALIMENTACION DEPENDIENTE JEFE DPTO. ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA Restaurante, Cocina y Economato FUNCION GENERAL Sincronizar el servicio de forma eficiente y efectiva con los departamentos a su cargo. FUNCIONES ESPECIFICAS - Verificación del menú semanal - Elaboración de las Normas General para un buen servicio. - Contratación de proveedores y del control de las provisiones. - Valoración de los productos, control del stockaje, índices de rotación, perdidas y mermas. - Conseguir niveles de compras que repercutan en bonificaciones. - Conseguir mejores precios sin detrimento de la calidad. 75 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE RESTAURANTE DEPENDIENTE JEFE DPTO. ALIMENTACION DEPENDENCIA Camareros (en caso de existir) FUNCION GENERAL Ofrecer una mayor planificación y desarrollo del trabajo en cocina. FUNCIONES ESPECIFICAS - Otorgar vistosidad y categoría al establecimiento. - Proporcionar servicios de comidas y bebidas durante el periodo en que el restaurante permanece abierto. - Elaboración del menú semanal. - Elaboración de planillas de consumo en el Restaurante. - Elaboración de partes diarias y mensuales del consumo. - Conciliación sobre el consumo diario con el área de Cocina. - Coordinación entre los diferentes departamentos. 76 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE COCINA DEPENDIENTE JEFE DPTO. ALIMENTACION DEPENDENCIA Servicio de Habitaciones FUNCION GENERAL Planificar, coordinar y controlar el expendio de alimentos para el área del Restaurante. FUNCIONES ESPECIFICAS - Deberá controlar las provisiones necesarias para el consumo de las diferentes partidas, supervisando la calidad y peso de las mismas. - Vigilar las exigencias solicitando la reposición de los géneros consumidos, así como comunicar los que pudieran estar en mal estado, los cuales debe dar de baja mediante un vale que debe ser aprobado por la Dirección. - El servicio de habitaciones funciona las 24 horas, teniendo tres turnos de trabajo; de mañana, de la tarde y de noche. El turno de mañana se encarga del servicio de desayunos e inicia el de los almuerzos, mientras que el turno de la tarde termina el servicio de almuerzos y atiende todos los servicios de la tarde, así como el servicio de cenas. En cuanto al turno de noche, sólo ofrece los servicios mínimos de guardia, para lo cual el cuarto frío deja un stock de comidas frías cuya cantidad dependerá de la clientela existente. - Coordinar a efecto de que se disponga de los alimentos y elementos necesarios para el servicio a los clientes, vajilla, cristalería, mantelería, etc.) 77 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION DENOMINACIÓN DEL CARGO: ENCARGADO SERVICIO HABITACIONES DEPENDIENTE JEFE DE COCINA DEPENDENCIA Ninguno FUNCION GENERAL Servicio exclusivo a los clientes en habitaciones. FUNCIONES ESPECIFICAS - Servicio de comidas y bebidas a las habitaciones de los clientes. - Ofrecer la atención las 24 horas con turnos alternos. - El servicio nocturno se limitará a comidas rápidas y frías, así como algunas bebidas. - En caso de contar el hotel con el servicio de mini bar, el encargado deberá registrar y reemplazar los alimentos consumidos por el cliente previo reporte al encargado de cocina. 78 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE ECONOMATO DEPENDIENTE JEFE DPTO. ALIMENTACION DEPENDENCIA Ninguno FUNCION GENERAL Establecer el programa de funciones correspondientes y su cumplimiento. FUNCIONES ESPECIFICAS - El conocimiento del estado de necesidades. - La realización y control de las compras. - El almacenaje y la conservación de las mismas. - La salida y la distribución de las compras. - Realizar eficazmente la recepción, verificación y almacenaje de los alimentos. - Atención continuada en el control de los alimentos y artículos depositados. - Suministrar los géneros que cada departamento necesita, y que, previamente, han sido pedidos a proveedores. - Clasificar los alimentos en conformidad a los códigos alimentarios: Alimentos perecederos, alimentos imperecederos, consumibles, materiales de uso. 79 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA DENOMINACIÓN DEL CARGO: JEFE DE CONSERJERIA DEPENDIENTE JEFE DPTO. ADMINISTRACION DEPENDENCIA Recepción FUNCION GENERAL Coordinación y control de todos los servicios brindados al cliente y de las instalaciones de uso exclusivo. FUNCIONES ESPECIFICAS - Comunicación a la Dirección del movimiento de clientes realizado durante las 24 horas del día. - Deberá prestar los servicios directos al cliente de: Puerta principal, equipajes de los clientes, llaves de las habitaciones, ascensores, información, correspondencia, intercomunicación, mensajes, despertador, prensa, vigilancia nocturna, encargos, tanto en el interior como fuera del hotel, Ventas varias, Reservas de actividades varias (espectáculos, excursiones, etc.), Suministro de material deportivo o recreativo. 80 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA DENOMINACIÓN DEL CARGO: ENCARGADO DE RECEPCION DEPENDIENTE JEFE DE CONSERJERIA DEPENDENCIA Ninguno FUNCION GENERAL Relaciones Humanas FUNCIONES ESPECIFICAS - Atender las reservas que se vayan produciendo - Formalizar el hospedaje - recibir y atender a los clientes durante toda su estancia, incluyendo la salida de los mismos. - Cerciorarse de la correcta identidad de los clientes. - Asignar habitaciones. - Informar a los clientes de todas las actividades que puedan realizar dentro o fuera del hotel. - Proceder al cobro de las facturas de los clientes, de acuerdo a los servicios prestados. - Confección de las tarjetas de registros. - Registro en el Libro de Recepción de los clientes. 81 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE REGIDURIA DE PISOS DENOMINACIÓN DEL CARGO: GOBERNANTA DEPENDIENTE JEFE DE ADMINISTRACION DEPENDENCIA Lencería y Lavandería FUNCION GENERAL Control y supervisión de todas las actividades que competen a su cargo y comunicación a la Dirección. FUNCIONES ESPECIFICAS - Organiza el trabajo de limpieza del hotel, en todas sus dependencias. - Organiza el lavado y planchado de ropa. - Tiene a su cargo el almacén de lencería y limpieza. - Cuida de la decoración de habitaciones, zonas comunes, corredores, etc. En cuanto a floristería y complementos se refiere. - Efectúa el bloqueo de habitaciones. - Se hace cargo de la ropa del personal que trabaja en el hotel. - Supervisa la limpieza y preparación de las habitaciones. - Controla la ocupación de las habitaciones por los clientes. - Controla el personal a su cargo. - Coordina actividades con Recepción y Conserjería. - Realización de inventarios de ropa de cama. - Solicita reposiciones de los elementos gastados dentro de las habitaciones. - Comunicación de roturas y faltantes producidos. - Elaboración de las partes diarias. 82 - Control de habitaciones, si están libres, ocupadas, bloqueadas, etc. - Control de cantidad de personas registradas en cada habitación. - Mantenimiento de limpieza y conservación de las habitaciones. 83 UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE REGIDURIA DE PISOS DENOMINACIÓN DEL CARGO: ENCARGADA DE LAVANDERIA Y LENCERIA DEPENDIENTE GOBERNANTA DEPENDENCIA Ninguno FUNCION GENERAL Control y ejecución todo lo relacionado con la limpieza de la ropa de cama. FUNCIONES ESPECIFICAS - Entrega y recoge la ropa de los clientes y envía los cargos a Conserjería. - Limpieza general (lavado, planchado) de la ropa de cama y uniformes del personal. - Revisión de los elementos que se encuentran en los salones. 84 1.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Expresa las características del proceso contable de manera pormenorizada mediante flujo gramas, proceso narrativo y formularios. Flujogramas Su objetivo es dar a conocer a las personas involucradas en las tareas. Proceso Narrativo Es la descripción descriptiva de un proceso de manera literal. Formularios tipo Son formularios a utilizar en los diferentes procedimientos que revelan la información. 85 FLUJOGRAMA DE RECEPCIÓN DE CLIENTES Inicio Registro Hotelero Form. RC - 001 Verificación de Datos del Cliente ¿Existe Conformidad? Archivo de Documentos Fin Fluj: Nº - 01 86 ACTIVIDAD: RECEPCION DE CLIENTES INTRODUCCION: Es el proceso que registra todos los datos del cliente que contrata el alojamiento, los servicios del hotel, donde están reflejadas las obligaciones por ambas partes. Su misión se centra en la reserva de plazas y servicios, trámites de entrada y salida de los huéspedes, control de consumos, gestión de cobros y coordinación de actividades con el resto de los departamentos. EXPLICACIÓN - Se inicia con la llegada del cliente, entregando la tarjeta de registro para que éste rellene los datos correspondientes a sus señas de identidad, debidamente firmado. - Se elabora el formulario No. RC-001. - El formulario es debidamente firmado por el recepcionista, previo el llenado de todos los datos por parte del hotel. - Si existe conformidad, se procede a firmarse. OBJETIVO - Registrar correctamente el ingreso del cliente ALCANCE - Sirve para el análisis de estadísticas sobre el ingreso de clientes - Presentación a la administración pública, por requerimiento de las autoridades policiales, para su verificación de las personas alojadas. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Conserjería 87 FORMULARIOS Tarjeta de Registro Hotelero. Form. RC-001 FIRMAS AUTORIZADAS Jefe dpto. de Conserjería, Encargado de Recepción OPERATIVA Es elaborado por el Encargado de Recepción ARCHIVO DE DOCUMENTACION Las tarjetas originadas por este proceso se archiva en el Dpto. de Conserjería. 88 RC - 001 Nº ........................... TARJETA DE REGISTRO HOTELERO PARA USO EXCLUSIVO DEL ESTABLECIMIENTO FOR HOTEL USE ONLY NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO Hotel: Cliente: HABITACIÓN Nº Teléfono: OCUPANTES TARIFA AUTORIZADA ADULTOS FECHA DE LLEGADA MES CODIGO TOTAL IMPUESTO DE TURISMO NIÑOS FECHA DE SALIDA MES AÑO CON EQUIPAJE EFECTIVO TARJETA SIN EQUIPAJE CHEQUE DE CREDITO AÑO DIA FACTURA Nº DIAS PERMANENCIA NOMBRE EMPRESA CON RESERVA SIN RESERVA OBSERVACIONES: Es el impreso que contiene todos los datos del cliente que contrata el alojamiento, TARJETA DE REGISTRO.los servicios del hotel y donde están reflejadas las obligaciones por ambas partes. Además sirve para confeccionar, a partir de los datos que constan en el mismo, la mayor parte del resto de impresos que confecciona el Departamento de Recepción. Form: Nº - 001 89 FLUJOGRAMA DE LIBRO DE RECEPCIÓN Inicio Registro de Libro de Recepción Form. RC - 002 Verificación de Habitaciones Vendidas y Libres ¿Existe Conformidad? Firma y Archivo de Documentos Fin Fluj: Nº 02 90 ACTIVIDAD: LIBRO DE RECEPCION INTRODUCCION: Es denominado de “entradas y salidas”, sirve para confeccionar, a partir de los datos que en él figuran, las estadísticas de ocupación, de duración de estancia, de nacionalidad. EXPLICACION - El proceso se inicia con la incorporación del cliente del hotel. - Está dividido en dos partes; a la izquierda, las entradas, a la derecha, las salidas, acumulándose la producción de habitaciones. - Se registra en el Libro No. RC-002. - Al final se deberá cerrar el día administrativo. - Si existe conformidad, se procede a firmarse. - Se elaborará un balance diario del movimiento producido, tomando siempre como referencia, el resultado de la noche anterior, al cual se le sumarán las llegadas producidas, restándose las salidas; el resultado que se obtiene indicará la producción diaria de habitaciones vendidas, que pasará al saldo del día siguiente. OBJETIVO - Conocer la producción de habitaciones vendidas. ALCANCE - Sirve para el análisis de estadísticas sobre la producción de habitaciones. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Conserjería 91 FORMULARIOS Libro de Recepción. Form. RC-002 FIRMAS AUTORIZADAS Jefe departamento de Conserjería, Encargado de Recepción OPERATIVA Es elaborado por el Encargado de Recepción ARCHIVO DE DOCUMENTACION El Libro está a disposición de la administración y gerencia del Hotel en Recepción 92 LIBRO DE RECEPCION RC - 002 ENTRADAS LIBRO DE RECEPCION Hab. Nombre Arrastre Anterior Día A N C Bs. Hab. ................................. Bs. Pensión Día ...................................... Hab. Nombre Arrastre Anterior Form. Nº 002 SALIDAS A N C Bs. Hab. Bs. Pensión 93 FLUJOGRAMA DE REGISTRO DE CLIENTES Inicio Registro de Clientes Form. RC - 003 Verificación de Datos del Cliente ¿Existe Conformidad? Archivo de Documentos Form. RC – 003 Fin Fluj: Nº - 03 94 ACTIVIDAD: REGISTRO DE CLIENTES INTRODUCCION: Es un impreso similar a las tarjetas de registro, con mucha mayor cantidad de datos del cliente. EXPLICACION - Sirve al hotel para seleccionar sus clientes asiduos y permite el envío de ofertas y otras promociones a los mismos, como así mismo constituye un historial individual de cada cliente. - Este impreso no sustituye a la tarjeta de registro, ya que sólo se trata de un medio de almacenamiento de datos. - Se registra en el Form. No. RC-003. - Se registrarán los datos correspondientes al cliente y en la otra los relacionados con cada una de las estancias del mismo. OBJETIVO - Brindar atención a clientes asiduos. ALCANCE - Sirve para conocer las exigencias de clientes asiduos. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Conserjería FORMULARIOS Kardex Form. RC-003 95 FIRMAS AUTORIZADAS Encargado de Recepción OPERATIVA Es elaborado por el Encargado de Recepción ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en Recepción. 96 KARDEX RC – 003 Apellidos: Nombre: Dirección: Nacionalidad: D.N.I./ Pasaporte Nº: LLEGADA Día Estado Civil: Fecha de Nacimiento: Expedito: Profesión: SALIDA Habitación PRECIO Nº Forma OBSERVACIONES Mes Año Día Mes Habit. Pensión Pers. de Pago Kardex.- Es un impreso similar a la tarjeta de registro, con mucha mayor cantidad de datos del cliente. Sirve al hotel para seleccionar sus clientes asiduos y permite el envío de ofertas u otras promociones a los mismos. Form: Nº - 003 97 FLUJOGRAMA DE PENSIÓN ALIMENTICIA Inicio Pedidos de Clientes Form. PA – 003 Form. PA – 001 Form. PA - 002 Preparación y Entrega del Pedido ¿Existe Conformidad? Registra y Archiva Documentos Form. PA – 003 Form. PA – 001 Form. PA - 002 Fin Fluj: Nº - 04 98 ACTIVIDAD: PENSION ALIMENTICIA INTRODUCCION: Es un impreso en el cual se detalla la relación de clientes que contratan servicios de alimentación. EXPLICACION - El proceso se inicia con el pedido del cliente para que se otorgue el servicio. - Este impreso tiene varias copias, enviándose la primera al Restaurante, quien informa a las diferentes secciones de servicio el tipo de menú solicitado (cocina). - Las otras copias se remiten a cuentas corrientes de clientes, facturación y cocina, quedando el original en el mostrador de Recepción. - Se registra en el Form. PA – 001, Form. PA – 002, Form. PA – 003. OBJETIVO - Brindar atención alimenticia registrada para su previsión. ALCANCE - Sirve para conocer las necesidades alimenticias de los clientes. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Restaurante y cocina FORMULARIOS Pensión Alimenticia Form. PA – 001, Form. PA – 002, Form. PA – 003 FIRMAS AUTORIZADAS Jefe de Restaurante 99 OPERATIVA Es elaborado por el Encargado de Recepción ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada por el Encargado de Cocina y Restaurante. 100 PENSION ALIMENTICIA Nº Hab. A N C NOMBRES Día ................... de........................ PA - 001 de 2.0.............................. Alm. SERVICIOS Com. Carta SALIDAS Personas NACIONALIDAD Desay. Picnic OBSERVACIONES Pensión Alimenticia.Es un impreso en el cual se detalla la relación de clientes que contratan servicios de alimentación (media pensión o pensión completa). Generalmente se hace una lista con todos los clientes registrados en el hotel que utilicen estos servicios. Form: N º - 004 101 PA - 002 REQUISICIÓN DE ALIMENTOS DEPARTAMENTO CANT. FECHA ARTICULO Y DESCRIPCIÓN PESO SOLICITUD POR LLENADO POR AUTORIZADO POR RECIBIDO POR Form: Nº - 005 PRECIO UNITARIO CANT. TOTAL 102 PA - 003 REQUISICION DE BEBIDAS NOMBRE DEL BAR Nº DEP. NOMBRE SOLICITADO POR Nº FECHA EN EXIST. SOL. UTILIZADO COSTO COSTO L. BOT. 1/2 B. UNIT. TOTAL LLENADO POR AUTORIZADO POR Form: N º - 006 RECIBI DO POR 103 FLUJOGRAMA DE ORDEN DE REPARACIÓN DE AVERÍAS Inicio Registro de Averías Form. M – 001. Verificación de Averías ¿Existe Conformidad? Registra y Archiva Documentos Form. M – 001. Fin Fluj: Nº - 05 104 ACTIVIDAD: ORDEN DE REPARACION DE AVERIAS INTRODUCCION: Es un impreso que da conocimiento al departamento de Mantenimiento de las diferentes averías que se producen en las habitaciones, dependencias comunes del hotel, maquinarias o instalaciones. EXPLICACION - El impreso se realiza en original y dos copias. - Son formularios llenados por cualquier departamento de servicios del hotel, utilizados generalmente por Recepción y Regiduría de Pisos. - Las otras copias se remiten al Dpto. de Mantenimiento para la reparación pertinente. - Se ejecuta las reparaciones por el Dpto. de Mantenimiento, con las observaciones y el trabajo desarrollado. - Se registra en el Form. No. M-001. OBJETIVO - Mantenimiento constante de las instalaciones del hotel. ALCANCE - Sirve para conocer los daños por uso en el mobiliario e instalación del hotel. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Mantenimiento FORMULARIOS Orden de Reparación Form. M-001. 105 FIRMAS AUTORIZADAS Jefe de Mantenimiento OPERATIVA Es elaborado por diferentes secciones de servicio del hotel. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en Mantenimiento y en cada sección que solicita la reparación. 106 M - 001 ORDEN DE REPARACIÓN O PARTE DE AVERÍAS Del depto de ...................................... a Servicio Técnico Habitación Nº .................................. Fecha avería ......................................... Dependencias ................................. Localización .......................................... Clase de reparación a realizar ......................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... Fecha de reparación ...................................... Empieza hora ................................................ Termina hora ................................................. Total horas .................................................... ------------------- ------------ Jefe de Departamento El operario Fluj: Nº - 007 ----------------------Vº Bº El Jefe de Servicio Técnico 107 FLUJOGRAMA DE CAJA RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN Inicio Facturación Elaboración de Comprobantes Form. CC – 001 Form. CC - 002 1 Copia: CAJA Form. CC – 001 Form. CC - 002 Original Contabilidad ¿Existe partida doble? SÍ Firma el Comprobante Realizar la Mayorización Fin Fluj: Nº - 06 NO 108 ACTIVIDAD: CAJA RECEPCION Y LIQUIDACION INTRODUCCION: Es un proceso que se mantiene las 24 horas del día, con el objeto de dar mayor fluidez y operabilidad en el servicio al cliente. EXPLICACION - El impreso es una hoja de liquidación para el envío a contabilidad. - Son formularios llenados por el Dpto. de Recepción y por el Cajero. - Se inicia con la elaboración de la factura correspondiente que genera el ingreso de efectivo en caja. - Se procede a realizar el arqueo de caja. - El Recepcionista o Cajero debe realizar una liquidación en la cual debe figurar absolutamente todas las facturas cobradas en efectivo, debiendo cuadrar la producción con la lectura de la Liquidación de Caja. - Al llegar el siguiente Recepcionista para iniciar su turno, ambos efectuarán el arqueo para cerrar la producción. - El original de la liquidación de Caja es enviado a Contabilidad, junto con el dinero en efectivo y las copias de cada factura confeccionada en el transcurso del turno. - Se registra en el Form. CC-002 Liquidación de Caja del día - Se registra en el Form. CC-001.Caja OBJETIVO - Registrar el ingreso de efectivo al día del Hotel. ALCANCE - Sirve para los ingresos del Hotel. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel 109 UNIDADES Dpto. de Recepción y Caja FORMULARIOS Caja Form. CC-001 y Form. CC – 002. Caja Liquidación Orden de Reparación Form. CC-001 FIRMAS AUTORIZADAS Cajero y Recepción OPERATIVA Es elaborado por el Cajero y en el encargado de Recepción. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en Caja y Contabilidad. 111 CC - 001 CAJA FECHA:....… de............... de 2.0........... COBROS Nº Nº CLIENTE CONCEPTO DESCUENTOS FACT. HAB. DEDUCCIONES IMPORTE NETO PAGOS CONCEPTO IMPORTE NETO TOTAL......... COBROS- TOTAL......... PAGOS - TOTAL.......... SALDO........................ TOTAL............. ( Ver liquidación al dorso) Form. Nº 008 112 CC - 002 LIQUIDACIÓN DE CAJA DEL DIA........... DE ............. DE 2.0…………. DE 19 ......... INGRESOS DE HOSPEDAJE Ingresos de P/M Ingresos de M/A Ingresos de EJ/A Subtotal INGRESOS DE RESTAURANTE Ingresos de P/M Ingresos de M/A Ingresos de EJ/A Total Ingresos PAGOS ....................... ....................... ....................... ...................... ....................... ....................... ....................... ....................... ....................... ....................... ....................... ....................... Total Pagos BALANCE Total Ingresos Total Pagos Total EFECTIVO ........................ ........................ ........................ ........................ Cheques y Talones Divisas Metálico Total Efectivo DIVISAS ....................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... Total Divisas VºBº El Administrador El Recepcionista Caja.Los hoteles privados emiten una hoja de liquidación original y una copia, mientras que aquellos que pertenecen a una cadena o pool hacen una copia extra, tanto de las facturas como de la liquidación, y la envían a su central. Form. Nº - 009 32 FLUJOGRAMA DE SERVICIO DE TELÉFONOS Y FAX Inicio Solicitud de servicio del cliente Elaboración del servicio SÍ ¿Realización del servicio? SI NO Notificación Cliente NO Facturación Form. RC - 006 Recepción Fin Fluj: Nº - 07 33 ACTIVIDAD: SERVICIO DE TELÉFONOS INTRODUCCION: El servicio de teléfonos es fundamental causando impresión óptima al cliente. EXPLICACION - El proceso se inicia con la solicitud del servicio del cliente. - Son formularios que reflejan el uso del servicio por el cliente. - El Recepcionista llenará el formulario respectivo, especificando la cantidad e importe de las llamadas que tienen que ser cargadas al cliente. - El formulario deberá llevar la firma del encargado de Recepción. - Si no se tiene ninguna observación por parte del cliente deberá pasar a Caja para el registro respectivo. - En caso de no existir observaciones se procederá al archivo del formulario. - Se registra en el Form. RC-006 Ficha de Teléfonos y Fax OBJETIVO - El servicio al cliente ALCANCE - Es un servicio adicional al cliente. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Recepción y Caja FORMULARIOS Ficha de Teléfonos y Fax RC-006 34 FIRMAS AUTORIZADAS Cajero y Recepción OPERATIVA Es elaborado por el encargado de Recepción. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en Recepción. 35 RC - 006 FICHA DE TELÉFONOS Y FAX Día.............. ***** H RESUMEN DE SERVICIOS TELÉFONOS HAB. VALE POBLACIÓN Nº TEL/FAX Nº Nº Teléfonos: Mes............ Año 2.0........ PASOS IMPORTE CON CARGO A Bs. CASA CRED. CONT. Bs. Bs. Bs. Recepción: Control: Ficha de Teléfonos y Fax.- En este impreso se han de registrar todas las notas de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha, y en forma de columna, el número de habitación, el número de nota de cargo o vale, la población de destino, Form: Nº - 010 36 FLUJOGRAMA DE SERVICIO DE LAVANDERÍA Inicio Recolección de prendas Elaboración del servicio ¿Realización del servicio? NO SÍ Observación SÍ Facturación Form. RP - 001 Regiduría de pisos Fin Fluj: Nº - 08 NO 37 ACTIVIDAD: SERVICIO DE LAVANDERÍA INTRODUCCION: El servicio de lavandería se incluye dentro de los servicios que se ofrece al cliente, tanto por la limpieza de la ropa de cama constante y del servicio de lavado de ropa del cliente, en caso de solicitud. EXPLICACION - El proceso se inicia cuando se recoge la ropa de las habitaciones y ha sido depositada en bolsas para ser llevada a lavandería. - Se procede al recuento de la ropa de cama y la Gobernanta entregará una prenda limpia por cada sucia entregada (toallas, sabanas, etc.) - Se procede al llenado del formulario por parte de la Gobernanta, con la respectiva firma de conformidad de entrega y recepción por parte de Lavandería y Gobernanta. - En caso de no existir observaciones se procederá al archivo del formulario. - Se registra en el Form. RP-001 Vales de Entregas a Lavandería OBJETIVO - Proceso de limpieza. ALCANCE - Es un servicio fundamental para la categoría del hotel DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Regiduría de Pisos y Lavandería. 38 FORMULARIOS Vales de Entrega a Lavandería RP-001 FIRMAS AUTORIZADAS Gobernanta y Lavandería OPERATIVA Es elaborado por la Gobernanta. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Regiduría de Pisos RP - 001 VALES DE ENTREGAS A LAVANDERÍA 39 VALE DE ENTREGAS A LAVANDERÍA Piso.............. F= Falta S= Sobra ENTREGADO Sábanas bajeras.................... Sábanas encimeras.............. Sábanas bajeras m. ............. Sábanas encimeras m. .......... Sábanas cuna .................... Fundas ................................ Fundas m. ........................... Fundas cuna ...................... Colchas ................................ Colchas m. ........................... Colchas cuna .................... Cubre cama ......................... Cubre cama m. .................... Cubre alfombras .................. Alfombras baño .................. Toallas baño ........................ Toallas crepé ....................... Toallas rusas ...................... Toallas bidet ....................... Bayeta zapatos .................. Bayetas limpieza .................. Paños limpieza .................... ............................................. ............................................ ............... De ...................................................... De 2.00 ............................. Vales de Entregas a Lavandería.-Una vez se haya bajado de las plantas la ropa del DIA , en primer lugar se pasa a su clasificación (sabanas por un lado, fundas por otro, toallas, etc.), observando si alguna de estas prendas tuviese manchas o tipos de suciedad que requieran un tratamiento especial, separándose entonces para otro proceder.La ropa ha de ser pasada antes de proceder a su lavado, salvo en el caso de que la maquina que se vaya a utilizar tenga un sistema que indique el peso. Form: Nº - 011 40 FLUJOGRAMA DE CONTROL DE ALMACÉN DE LAVANDERÍA Inicio Reporta las necesidades de las diferentes secciones diferentesseccione Elaboración de losdel vales sservicio cliente ¿Realización del servicio? SI Registro Form. RP – 002 Reporte al Jefe De Regiduría de Pisos Fin Fluj: Nº - 09 NO 41 ACTIVIDAD: CONTROL DE ALMACEN DE LAVANDERIA INTRODUCCION: El almacén de lavandería estará a cargo de la Gobernanta, ya que los productos de limpieza, útiles y reservas que han de disponerse a diario los deberá entregar a cambio de los vales. EXPLICACION - El proceso se inicia cuando la Gobernanta verifica las necesidades de las diferentes secciones de ropa de cama. - Se entregará semanalmente en cantidad suficiente para garantizar la no carencia de estos materiales, como así mismo todos los accesorios utilizados para el lavado y limpieza. - La Gobernanta irá controlando la entrega semanal y los artículos se guardarán en al almacenillo que cada departamento debe tener. - Se procederá al llenado de los vales respectivos en el momento de la entrega. - Se registra en el Form. RP-002 Control de almacén de Lavandería. OBJETIVO - Control del inventario de accesorios y ropa de cama. ALCANCE - Es un servicio estrictamente de control del departamento. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel 42 UNIDADES Dpto. de Regiduría de Pisos y Lavandería. FORMULARIOS Control de Almacén de Lavandería RP-002 FIRMAS AUTORIZADAS Gobernanta OPERATIVA Es elaborado por la Gobernanta. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Regiduría de Pisos 43 RP- 002 ***** H Bermejo - Bolivia CONTROL DE ALMACEN DE LAVANDERIA Código o Artículo : Proveedor : Máximo : Dirección : Mínimo : Tº y Fax : C.I.F. : DIA ENTRADA SALIDA PRECIO CANTIDAD CANTIDAD UNITARIO PRECIO MEDIO EXISTENCIA TOTAL TOTAL Bs. OBSERVACIONES Control de Almacen de Lavanderia.-El almacén de lavandería estará a cargo de la Gobernata General, pues los productos de limpieza, útiles y reservas que han de disponerse a diario, los deberá entregar a cambio de los vales que cada cual aporte. Aquí se encuentran no sólo los productos que con anterioridad se han enumerado, sino que además deberán estar los que se utilzan en las máquinas lavavajillas, propios de esta maquinaria. Normalmente se entregan semanalmente en cantidad suficiente para garantizar la no carencia, pero de forma Form: Nº - 012 44 FLUJOGRAMA DE ORDEN DE PARTE DE BAJA Inicio Registro de Parte de Baja Form. RP 003 Parte de Baja ¿Existe Conformidad? Registra y Archiva Documentos Form.RP – 003 . Fin Fluj: Nº - 10 45 ACTIVIDAD: PARTE DE BAJA INTRODUCCION: Debido al uso de accesorios y utilería, estos empiezan a deteriorarse por el uso prolongado. EXPLICACION - El proceso se inicia cuando la Gobernanta verifica el deterioro de los accesorios o es comunicado por alguna sección del Hotel. - Estas prendas o accesorios se irán separando y una vez contadas por tipo y clase, se podrán dar de baja. - Una vez verificado el mal estado, se procederá al llenado del formulario respectivo, con las firmas de la Gobernanta y del encargado de sección. - Se comunicará al Dpto. Administrativo para la previsión y reposición de estos materiales. - Se registra en el Form. RP-003 Parte de Baja. OBJETIVO - Control y reposición del accesorio. ALCANCE - Es un servicio estrictamente de control del departamento. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Regiduría de Pisos. 46 FORMULARIOS Parte de Baja Form. RP-003 FIRMAS AUTORIZADAS Gobernanta OPERATIVA Es elaborado por la Gobernanta. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Regiduría de Pisos 47 RP- 003 PARTE DE BAJA PARTE DE BAJA Depto ........................................... A ........................................................ MOTIVO DE BAJA Form: Nº - 013 48 FLUJOGRAMA DE VALE DE RESTAURANTE Inicio Form. A-001 Jefe de Cocina Depto. Alimentación Precio de Venta Form. A - 002 NO Existe conformidad? SÍ Firma del Cliente Cajero Contabilidad Fin Fluj: Nº - 11 49 ACTIVIDAD: VALE DE RESTAURANTE INTRODUCCION: Este proceso sirve para el registro de ingresos por venta de servicios de alimentación. EXPLICACION - El proceso se inicia con la confección del Form. A-001 Comanda de alimentos y bebidas. - Esta ficha es derivada al Jefe de Cocina. - Los costos de los alimentos son valorados por el Jefe de Cocina mediante la ficha de costes; reflejándose todos los ingredientes con las respectivas cantidades. - Esta ficha se envía al Departamento de Alimentación, la cual se encargará de valorar a fin de obtener el precio de venta. - Se elabora el Form. A-002 Vale de Restaurante o Factura. - Una vez elaborado el Formulario firma el cliente para dar su conformidad, independientemente de que pague al final de la consumición o cargue el importe en su cuenta. - Estos formularios pasan al Cajero para que una vez terminado el día, se registren todos los vales o facturas que hayan sido cobrados en efectivo o cargados en la cuenta del cliente, realizando una liquidación diaria. OBJETIVO - Control de los ingresos por servicios de alimentación. ALCANCE - Es un servicio estrictamente de control de finanzas. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel 50 UNIDADES Dpto. de Alimentación y Cajero. FORMULARIOS - Se registra en el Form. A-001 Comanda de Alimentos y Bebidas y Form A-002 Vale de Restaurante o Factura. FIRMAS AUTORIZADAS Jefe de Cocina, Restaurante y Cajero-recepción OPERATIVA Es elaborado por la Jefe de Cocina y Encargado de Caja. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Contabilidad y por el encargado de Cocina. 51 ***** H Bermejo- Bolivia A-001 COMANDA MESA ................... CUBIERTOS .................... Fluj: Nº - 014 HABIT. Nº ................... 52 A-002 VALE DE RESTAURANTE O FACTURA RESTAURANTE Nº Orden ........................ ***** H Bermejo - Bolivia Nº Mesa ........................ Nº Habitación ................. Sr. D. ........................................................................................ Fecha ............................ Unidades Observaciones : ARTÍCULOS PRECIO TOTAL TOTALES Firma del Cliente: ----------------------------------- Vale de Restaurante o Factura.Este es el impreso que, una vez confeccionado por el facturista, firma el cliente para dar su conformidad, independientemente de que pague al final de la consumición o cargue el importe en su cuenta. Form: Nº - 015 53 FLUJOGRAMA DE ECONOMATO Inicio Elaboración de Form. E - 001 ¿Existen los insumos necesarios? NO Form E - 002 Jefe de Compras Form. E - 003 Fin Fluj: Nº - 12 SÍ 54 ACTIVIDAD: DEPARTAMENTO DE ECONOMATO INTRODUCCION: En este proceso se registra el movimiento de mercaderías. EXPLICACION - Las actividades de este departamento se inician con la confección del Form. E-001 Ficha de Mercadería. - Esta ficha es utilizada para controlar los productos que hay en existencia. - Deberá reflejar en forma detallada las entradas y salidas de los productos. - Se controlará el máximo y mínimo, a efectos de mantener un producto siempre en existencia. - Se elabora el Form. E-002 Vale de Suministros Varios, para que los distintos departamentos del hotel puedan retirar géneros del Economato. - El formulario deberá remitirse al Jefe de Compras a fin de poder determinar el índice de rotación de los productos. - Se elaborará el Inventario Diario Form. E-003 con el objeto de controlar el consumo de productos alimenticios y bebidas. OBJETIVO - Control de los productos alimenticios. ALCANCE - Es un servicio estrictamente de control del servicio de alimentación. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Economato. 55 FORMULARIOS - Se registra en el Form. E-001 Ficha de Mercadería y Form. E-002 Vale de Suministros Varios, Form. E-003 Inventario Diario. FIRMAS AUTORIZADAS Jefe de Economato OPERATIVA Es elaborado por la Jefe de Economato. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Economato, Contabilidad y por el encargado de Cocina. 56 ***** H Bermejo - Bolivia FICHA DE MERCADERÍA E - 001 Nº................ Artículo ................................................ Tipo Observaciones .................................................................... Fecha ENTRADAS Cantidad Precio Coste Importe Cantidad Form: Nº - 016 ............. Unidad Proveedor SALIDAS Precio Coste ................... ..................................................... Importe Cantidad EXISTENCIAS Precio Medio 57 E-002 ***** H Bermejo - Bolivia VALE DE SUMINISTROS DE Pedido de Cantidad .................. a Día Artículo Firma Form: Nº - 017 ................... .................... Bs. .................. 58 INVENTARIO DIARIO DE ECONOMATO ***** H E-003 MES............................. Bermejo - Bolivia CÓDIGO ARTÍCULOS EXISTENCIAS VALORES ANTERIORES VARIOS Florencia Zacarías Pisos Coche Personal Remesa Form: Nº - 018 EXISTENCIAS ACTUALES 59 FLUJOGRAMA DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Autorización de Gerencia Publicación Requerimiento de Personal Recepción de Currículum Vitae No se realiza el contrato si el postulante no venció la evaluación Form. CT - 001 Reclutamiento, Selección y Entrevista NO EvaluaciónExamen SÍ Form. CT - 002 Firma del Contrato Form. CT - 003 Asignación de Funciones Revisión de Contrato SÍ File Personal Registro Archivo Dctos. Fin Fluj: Nº 13 NO 60 ACTIVIDAD: CONTRATACION DE PERSONAL INTRODUCCION: En este proceso es utilizado para la contratación de personal. EXPLICACION - Las actividades de este departamento se inician por el requerimiento de personal de las diferentes secciones. - Aprobación por el Director General del Hotel. - Recepción de la documentación de los postulantes al cargo. - Selección y entrevista a los postulantes. Form. CT - 001 - Firma del contrato con el postulante, en caso de ser positiva su postulación. - Asignación de sus funciones de acuerdo al manual de funciones. OBJETIVO - Contratación de personal. ALCANCE - Organización total de la contratación del personal. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Jefe de Personal. FORMULARIOS - Se registra en el Form. CT - 001 Reclutamiento y entrevista. Form. CT - 002 Contrato de Trabajo. 61 FIRMAS AUTORIZADAS Director General y Jefe de Personal OPERATIVA Se confecciona de acuerdo a las necesidades de personal, evaluación y contratación, en conformidad a lo establecido. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Personal. 62 ***** H CT - 001 Nº............... Bermejo - Bolivia ENTREVISTA AL PERSONAL POSTULANTE DATOS PERSONALES Nombre Completo Fecha de Nacimiento Estado Civil Ocupación Teléfono ESTUDIOS Primarios Secundarios Superiores Otros Cursos ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... ........................................................... INSTITUCIONES DONDE TRABAJO CARGOS DESEMPEÑADOS 1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.6.6.7.7.8.8.PRETENSIÓN SALARIAL .................................................................................................. .................................................................................................. MOTIVOS DE LA SOLICITUD DEL PUESTO .................................................................................................. .................................................................................................. OTROS DE LA ENTREVISTA .................................................................................................. .................................................................................................. .................................................................................................. Positiva ................... Negativa ................. RESPONSABLES DE LA ENTREVISTA -----------------------------------------JEFE ADM O TÉCNICO ---------------------------------------ENCARGADO DE ÁREA Form: Nº - 019 63 CT - 002 MEMORANDUM ***** H Bermejo - Bolivia ---------------------------- Bermejo. ................... de DE: A: REF: .................... de 2.00 ................. Presente ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ............................................................................................................. ........................................................................................... .................................................................... .............................................. .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ............................................................................................................. ........................................................................................... .................................................................... .............................................. .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ............................................................................................................. ........................................................................................... .................................................................... .............................................. .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................... ............................................................................................................. ........................................................................................... .................................................................... .............................................. Form: Nº -020 64 FLUJOGRAMA DE CONTROL DE PERSONAL Asignación de Funciones Control de Personal Prestaciones Capacitación Evaluación de Funciones CPT-001 SÍ Permanencia o Promoción Archivo Dctos. Fin Fluj: Nº 14 NO Form. CTP-002 Elaboración de Finiquito y pago 65 ACTIVIDAD: CONTROL DE PERSONAL INTRODUCCION: En este proceso es utilizado para el control de personal. EXPLICACION - El proceso se inicia con la asignación de funciones y archivo del file personal. - Capacitación del personal en las funciones asignadas. - Cancelación de sus haberes mensuales de acuerdo a contrato. - Evaluación de sus funciones dentro del tiempo estimado en el contrato. Form. CP003 - Elaboración del Finiquito o la ampliación de contrato de acuerdo a la evaluación realizada. OBJETIVO - Control del rendimiento del personal. ALCANCE - Evaluación y control de todo el personal del Hotel. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Jefe de Personal FORMULARIOS - Se registra en el Form. CP-003 Evaluación y Control de Personal. 66 FIRMAS AUTORIZADAS Director General y Jefe de Personal OPERATIVA Se confecciona de acuerdo al desempeño de sus funciones en conformidad con el Manual de Funciones. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el File personal. 67 ***** CTP -001 H Bermejo - Bolivia Nº EVALUACIÓN AL PERSONAL DATOS PERSONALES Nombre Completo ............................................................ Fecha de Nacimiento............................................................. Estado Civil ........................................................... Ocupación ............................................................ Teléfono ............................................................ Sección donde trabaja.......................................................... Cargo que Ocupa ......................................................... EVALUACIÓN DEL CURSO O EXPERIENCIA DE TRABAJO TEMA .................................................................................................... PREGUNTAS: 1 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... 2 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... 3 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... 4 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... 5 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... 6 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... 7 ..................................................................................................... R ..................................................................................................... EVALUACIÓN: Positiva ..................... Negativa ..................... RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN ......................................................... JEFE ADM O TÉCNICO .............................. GERENTE Form: Nº - 021 ........................................................ ENCARGADO DE ÁREA 68 ***** H CTP - 002 Bermejo - Bolivia CALIFICACIONES DE MERITOS Nº Nombres y Apellidos Prof. Título Prov. Nal Experiencia En El Área Similares Otras Actuali. Total sumatoria 100% Título 40,Experiencia en el área 30, similares 10, Otras 10, actualización 5, otros cursos 5. Form: Nº - 022 69 ***** HOTEL Bermejo- Bolivia CTP-003 LIQUIDACIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES Nombre: ........................................ Ficha: ................. Sección: ........................................ Ocupación: ................. Fecha de Ingreso: ........................................ Fecha de Retiro ................. Motivo de Retiro: ........................................ Sueldo Indemnizable ........................................ Mes ................... Mes ...................... Mes ........ Importe ................... Importe ....................... Importe ........ Promedio Indemnizable ............ (dividido entre tres) Desahucio (tres meses) retiro forzoso ........... Indemnización por tiempo de servicios ............ Año ......... mes Aguinaldo de Navidad Año ......... mes Vacación Año ......... mes Archivo Nro: Total Sueldo ......... días ......... días ......... días ......... total ......... total ......... total TOTAL INDEMNIZACIONES Descuentos IMPORTE LIQUIDO A PAGARSE SON: Bolivianos Observaciones ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Declaro y reconozco Yo.................................. quién suscribe la presente liquidación de beneficios sociales, que los importes que se registran líneas arriba los encuentro en completo acuerdo de conformidad a ley Importe que aclaro haber recibido en su totalidad. Así mismo, los sueldos y salarios se me cancelaron en su oportunidad incluidos las horas extras, bonos, incrementos, reajustes y en fin ,estoy cancelado por todo concepto legal, por los servicios prestados en....................................... hasta el........................... En comprobante otorgo este finiquito en cinco ejemplares con sello y firma de autoridad competente para el efecto. Bermejo, ................ de............. de ................................... Form: Nº - 023 ................. ................... 2 0 .............. 70 FLUJOGRAMA DE COMPRAS Inicio del Proceso Form. C-001 Solicitud de Compra NO Decisión de Compra SÍ Form. C-002 Cotizaciones Calificación y Aprobación NO SÍ Form. C-003 Pedido de Material al adjudicatario Archivo Compra al contado SÍ Recepción del material Proceso de ingreso de materiales y mercaderías Elaborar Libro de Compras I.V.A. Fin Fluj: Nº 15 NO Firma de Documento de pago 71 ACTIVIDAD: COMPRAS INTRODUCCION: Este proceso es utilizado para la compra de materiales y mercadería. EXPLICACION - Se elabora el requerimiento de compra Form. C-001 - La Gobernanta, Jefe de Economato verifica la existencia de la mercadería e informa para la toma de decisión de adquirir lo solicitado. - Autorizada la compra se elabora las cotizaciones Form. C-002 - Se elabora el Cuadro comparativo de las Cotizaciones Form. C-003 - Se efectúa el pedido a la casa comercial para la venta del producto Form. C-004 - Se relaciona la compra con el departamento de economato y almacenes para el proceso de recepción. - Registro de la operación en los libros y comprobantes respectivos. OBJETIVO - Adquisición de materiales y otros para el servicio del Hotel. ALCANCE - Compra de materiales y otros. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Contabilidad, Economato y Gobernanta. 72 FORMULARIOS - Se registra en el Form. C-001 Requerimiento de Compra. Form. C-002 Cotizaciones. Form. C-003 Cuadro comparativo de cotizaciones. Form. C-004 Pedido del producto. FIRMAS AUTORIZADAS Jefe Administrativo, Almacenes, Gobernanta y Economato. OPERATIVA Se confecciona el pedido de compras de acuerdo a las necesidades, la recepción de materiales, registro en almacenes de conformidad a la factura del proveedor. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. de Financiero. 73 C-001 HOTEL Bermejo - Bolivia Nº ....................... SOLICITUD DE COMPRA Señor (es) ................................................................................................... Rogamos efectuar la adquisición de los siguientes materiales y/o equipos, de acuerdo a los datos requeridos al pie de la presente Items Cantidad Solicitud por: Bermejo, Recibido por: Unidad Código ARTICULO Destino ............................ Autorizado por: ................... .............. ............ ................. de ............... fecha de 2.00 ...................................................... Form: Nº - 024 74 HOTEL Bermejo - Bolivia C-002 Nº............................. SOLICITUD DE COTIZACIÓN Señor (es) ............................................................................. Rogamos cotizarnos los siguientes materiales y/o equipos, de acuerdo a los datos requeridos al pie de la presente y devolver este formulario con el portador Items Cantidad Tiempo de Entrega Unidad Código ARTICULO Precio Uit. Precio Total ..................................................................... Bermejo, .............. de Contador ................... de 2000 ........... Firma y sello del vendedor Form: Nº - 025 75 C-003 HOTEL Bermejo - Bolivia Nº ...................... CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES Bermejo, .................... de fecha PEDIDO DE COTIZACIÓN Nº Item Cant. Unid. ........................................ Fecha de Aprobación ................... de fecha ARTICULO ....................................... Depto. Suministros Form: Nº - 026 ................. de 2.000 OBSERVACIONES ...................................... ...................................... ............... COTIZACIONES PRESENTADAS 1 2 3 .................................. Supdte. Adquisiciones .................................... Interventor Contraloría 4 76 HOTEL Bermejo - Bolivia C-004 Nº..................................... ORDEN DE COMPRA Bermejo, ................ de ................. de 2.000 Señor (es) ................................................................................................... De acuerdo a nuestra cotización Nº.................. agradecemos proveernos el material y/o equipo que detallamos a continuación Items Cantidad Unidad Con destino a Observaciones ARTICULO Precio Unit. Precio Total ................ Depto de Origen ............................ .................................................................................... Jefe Adm. Y Financiero Form: Nº - 027 Gerente General 77 FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE B.C.S.S. Inicio Revisión correlativa De comprobantes de Diario Form. BCSS-001 Elaboración de Mayores ¿Calidad y mayorizacion de Comptes? SÍ Form. BCSS-001 Elaboración de Mayores NO ¿Esta bien Elaborado el BCSS? SÍ Conectamos con el Proceso de elaboración de EEFF Fin Fluj: Nº 16 NO 78 ACTIVIDAD: COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS INTRODUCCION: Este proceso sirve para la elaboración del Balance de Sumas y Saldos. EXPLICACION - Se inicia con la revisión de los comprobantes de Diario, para verificar la correcta elaboración de los mismos. - Se elaboran Libros Mayores - Se efectúa el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. - Revisión del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. - Conexión posterior para la elaboración de los Estados Financieros. OBJETIVO - Mayorización de todos los comprobantes de diario para la elaboración de Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. ALCANCE - Elaboración del Balance de Sumas y Saldos. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Finanzas FORMULARIOS - Libros de Contabilidad. 79 FIRMAS AUTORIZADAS Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador. OPERATIVA Proceso basado en la confección de Libros Mayores de acuerdo a los Comprobantes de Diario, para la elaboración final del Balance de Sumas y Saldos. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero. 80 ***** B.C.S.S. - 001 H Bermejo - Bolivia Nº........................ BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS AL (Prácticado al -----------------------------------) Sección...................................................................................................... Folio CUENTA SUMAS DEBE HABER Mayor ------------------------------------ SALDOS DEBE HABER --------------------------------------- ------------------------------------ Contador Jefe Adm. Y Finan. Gerente General Form: Nº - 028 81 FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE E.E.F.F. Inicio Compte. Diario Mayores Conexión con Proceso de Elaboración de B.C.S.S. Form. EF - 001 Elaboración de Asientos de Ajuste NO ¿Está bien los asientos de ajuste? NO SÍ Cruzar saldos ajustados y reg. Aux. Form. SÍ EF - 002 Elaboración de los Estados Financieros Firmas y Aprobación Form. EF - 003 Elaboración de los Asientos de cierre preparatorio y Final Fin Fluj: Nº 17 Elaboración Hoja de Trabajo 82 ACTIVIDAD: ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS INTRODUCCION: En este proceso sirve para la elaboración de los Estados Financieros. EXPLICACION - El proceso se inicia con la conexión con el Balance de Sumas y Saldos. - Elaboración de ajustes de acuerdo a Normas y Principios de Contabilidad. - Elaboración de la Hoja de Trabajo. - Elaboración de los Estados Financieros para su aprobación en la Dirección General - Elaboración de los asientos de cierre preparatorio y cierre final. OBJETIVO - El registro de la elaboración de los Estados Financieros. ALCANCE - Sirve estrictamente para la elaboración de los Estados Financieros. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Finanzas, Contador. FORMULARIOS - Libros de Contabilidad. FIRMAS AUTORIZADAS Director General, Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador. 83 OPERATIVA Proceso elaborado en Contabilidad. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero. 84 ***** H Bermejo - Bolivia COMPROBANTE DE TRASPASO Bermejo, Código DETALLE .................... de Folio Parcial ................ DEBE SON:............................... ........................Bolivianos SUMAS IGUALES Bs. ..................... ....................................... Contador Jefe Adm. Y Fin. ..................................... Form: Nº - 029 Gerente General HABER 2 85 FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE EGRESOS Inicio Dctos. de respaldo Recepción de documentación respaldatoria Elaboración comprobante de egreso 2 copia: Proc. datos 1 copia: Caja Form. CC – 001 Original: Contabilidad NO Está bien elaborado? SÍ Firma del comprobante Conectamos al proceso de mayorización Fin Fluj: Nº - 018 86 ACTIVIDAD: ELABORACION COMPROBANTES DE EGRESO INTRODUCCION: En este proceso sirve para la elaboración de los Comprobantes de Egreso. EXPLICACION - El proceso se inicia con la recepción de Facturas o recibos. - Elaboración del Comprobante de Egreso Form. CE-001 - Se procede a la firma y al archivo respectivo. - Se conecta con el proceso de mayorización. OBJETIVO - Registro de egresos del Hotel. ALCANCE - Sirve estrictamente para la elaboración del Comprobante de Egreso. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Finanzas, Contador y Caja. FORMULARIOS - Comprobante de Egreso Form. CE-001. FIRMAS AUTORIZADAS Director General, Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador. 87 OPERATIVA Proceso elaborado en Contabilidad. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero. 88 ***** H Bermejo - Bolivia CE-003 COMPROBANTE DE EGRESO Bermejo, .................... de Señor: (es). ............................................................................... Código DETALLE ................ 2 Folio Parcial .................... DEBE SON:............................... .................. Bolivianos TOTAL Importe cancelado en efectivo............... Banco......... Cheque Nº...................... El día...................de............................de 2.0......... .................. ..................................... .................................... ................... Cajero Jefe Adm. Y Fin. Gerente General Interesado C.I................ Form: Nº - 030 89 FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE DIARIO Inicio Dctos. de respaldo Recepción de documentación respaldatoria Elaboración comprobante de diario 2 copia: Proc. datos 1 copia: Caja Form. CD – 001 Original: Contabilidad NO Está bien elaborado? SÍ Firma del comprobante Conectamos al proceso de mayorización Fin Fluj: Nº 19 90 ACTIVIDAD: ELABORACION COMPROBANTES DE DIARIO INTRODUCCION: Este proceso sirve para la elaboración de los Comprobantes de diario. EXPLICACION - El proceso se inicia con la recepción de documentos de respaldo. - Elaboración del Comprobante de Diario Form. CD-001 adjuntando los documentos de respaldo. - Se procede a la firma y archivo. - Conexión con la Mayorización. OBJETIVO - Registrar el registro correcto del comprobante de diario. ALCANCE - Sirve estrictamente para la elaboración del Comprobante de Diario. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Finanzas FORMULARIOS - Comprobante de Diario Form. CD-001 FIRMAS AUTORIZADAS Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador. 91 OPERATIVA Proceso elaborado en Contabilidad. ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero. 92 ***** Hotel Bermejo -Bolivia CD - 001 COMPROBANTE DE DIARIO Bermejo.........................de.......................de. 20....... Código Son: ................... Contador DETALLE Folio PARCIAL DEBE HABER ........................................................................................................ ..................... ................................. ..................... Jefe Adm. Y Finan Gerente General Interesado Form: Nº - 031 93 FLUJOGRAMA DE REGISTRO DE DEPÓSITOS EN LIBRO DE BANCOS Inicio Papeleta de depósito ¿Conformidad de depósito? SÍ Form. LB - 001 Registro en Libreta de Bancos Conectamos con el Proceso de elaboración de compte. de diario Fin Fluj: Nº - 20 NO 94 ACTIVIDAD: REGISTRO DEPOSITOS EN LIBROS BANCOS INTRODUCCION: Este proceso sirve para la elaboración de la Libreta Bancaria. EXPLICACION - El proceso se inicia con la recepción de la papeleta de Depósito. - Registro en Libreta Bancaria o Libro de Banco. - Archivo de la papeleta de depósito. OBJETIVO - El registro del depósito en el Libro Banco. ALCANCE - Sirve estrictamente para la elaboración de la Libreta Bancaria. DISPOSICIONES Se refiere a las normas a las cuales está sujeta la administración del hotel UNIDADES Dpto. de Finanzas FORMULARIOS - Libros de Banco. FIRMAS AUTORIZADAS Jefe Financiero, Contador. OPERATIVA Proceso elaborado en Contabilidad. 95 ARCHIVO DE DOCUMENTACION La documentación es acumulada en el Dpto. Financiero. 96 1.5. PLAN DE CUENTAS PLAN DE CUENTAS El Plan de Cuentas se presenta a continuación: 1 1.1. 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.1.1 1.1.1.1.2 1.1.1.1.3 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE CAJA Fondo Fijo – Tesorería Caja Moneda Nacional Caja Moneda Extranjera 1.1.1.2 BANCOS 1.1.1.2.1 Banco - Moneda Nacional 1.1.1.2.2 Banco – Moneda Extranjera 1.1.2. CREDITOS O EXIGIBLES 1.1.2.1. Cuentas por Cobrar 1.1.2.1.1. Previsión p/ctas.incobrables 1.1.2.2. Cuentas Huéspedes 1.1.2.3. Cuenta Corriente Clientes 1.1.2.5. Crédito Fiscal 1.1.2.6. Cuentas por Cobrar Empleados 1.1.2.6.1. Anticipos a Rendir 1.1.2.6.2. Préstamos 1.1.2.6.3. Cargos Personales 1.1.2.6.3.1 Cuenta Propietario A 1.1.2.7. Anticipo y Depósitos 1.1.2.7.1. Depósitos en Garantía 1.1.2.7.2. Reclamos a Cobrar (Seguros) 1.1.3. 1.1.3.1. 1.1.3.1.1. 1.1.3.1.2. 1.1.3.1.3. 1.1.3.1.4. 1.1.3.1.5. BIENES DE CAMBIO Inventario de Mercaderías Alimentos Bebidas Tabacos Materiales de Operación Combustibles, Lubricantes y pinturas 97 1.1.4. 1.1.4.1. 1.1.4.2. 1.1.4.3. BIENES MOVILIARIOS Loza y Cristalería Ropa Blanca Accesorios 1.2. 1.2.1. 1.2.1.1. 1.2.1.2. 1.2.1.3. 1.2.1.4. 1.2.1.5. 1.2.1.6. ACTIVO NO CORRIENTE BIENES DE USO Terrenos Edificios y Construcciones Maquinaria e Instalaciones Muebles y Equipamiento Accesorios y Herramientas. Depreciación Acumulada Bienes de Uso 1.2.2. 1.2.2.1. DIFERIDOS Gastos Pagados por Adelantado 1.2.3. 1.2.3.1. INVERSIONES Acciones Cotabe Ltda. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.2.1. 2.1.2.2. 2.1.3. 2.1.3.1. 2.1.3.2. 2.1.3.3. 2.1.4. 2.1.4.1. 2.1.4.2. 2.1.5. 2.1.5.1 2.1.5.2. 2.1.5.3. 2.1.6. PASIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Proveedores Proveedores Locales Proveedores del Exterior Aportes y Retenciones por Pagar Administración Fondo Pensiones AFPs Impuestos RC-IVA dependientes IVA Impuestos por Pagar Impuesto a las Transacciones Impuesto sobre Utilidades Obligaciones por Sueldos y Salarios Sueldos y Salarios a Pagar Aguinaldos por Pagar Finiquitos por Pagar Débito Fiscal IVA 2.2. 2.2.1. 2.2.1.1. PASIVO NO CORRIENTE Obligaciones por pagar Prestamos Documentarios 2.3. 2.3.1. PREVISIONES Previsiones para Indemnizaciones 98 2.3.2. 2.3.3. Previsiones Aguinaldo Navidad Previsiones Primas 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. PATROMONIO O CAPITAL CONTABLE Capital Social Ajuste Global al Patrimonio Utilidad o Pérdida Acumulada Utilidad o Pérdida de la Gestión CUENTAS DE RESULTADO 4. EGRESOS 4.1. 4.1.1. 4.1.1.1. 4.1.1.2. 4.1.1.3. 4.1.1.4. 4.1.1.5. 4.1.1.6. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.1.5. 4.1.6. GASTOS DE ADMINISTRACION Gastos de Personal Sueldos y Salarios Horas Extras Cargas Sociales Indemnizaciones y Desahucios Comida Empleados Gastos Diversos empleados Mantenimiento y Reparaciones Servicios Básicos Otros de Oficina Impuestos y Gravámenes Otros Gastos 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. 4.2.5.1. 4.2.5.2. GASTOS COMERCIALES Gastos Regiduría Pisos Gastos Economato Gastos Restaurante Gastos Mantenimiento Otros Gastos Comerciales Descuentos en Servicios Comisiones de Agencias 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.1.1. 5.1.1.2. 5.1.2. 5.1.2.1. 5.1.2.1.1. 5.1.2.1.2. INGRESOS INGRESOS DE EXPLOTACION Ingresos habitaciones permanentes Habitaciones Regulares Habitaciones Grupos Ingresos Restaurante Alimentos Restaurante Alimentos Restaurante 1 Alimentos Bar 99 5.1.2.1.3. 5.1.2.1.4. 5.1.2.1.5. 5.1.2.2. 5.1.2.2.1. 5.1.2.2.2. 5.1.2.2.3. 5.1.2.2.4. 5.1.2.2.5. 5.1.3. 5.1.3.1. 5.1.3.2. 5.1.4. 5.1.4.1. 5.1.4.2. Alimentos Servicio de Piezas Alimentos Banquetes Alimentos Varios Bebidas Restaurante Bebidas Restaurante 1 Bebidas Bar Bebidas Servicio de Piezas Bebidas Banquetes Bebidas Varias Ingresos Lavandería Lavandería Huéspedes Lavandería en Seco huéspedes Otros Ingresos x Servicios Teléfonos Teléx 5.2. 5.2.1. INGRESOS EXTRAORDINARIOS Otros Ingresos 1.6. - MANUAL DE CUENTAS. El Manual de Cuentas no es más que la relación de las cuentas que utilizará una determinada Empresa en sus registros contables para procesar la información y formular sus Estados Financieros, estos están agrupados conforme a un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a la naturaleza y necesidades de una determinada organización. Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos para su estructuración: i. Naturaleza de la Organización o Empresa. j. Tamaño de la Empresa. k. Ubicación y Distribución Geográfica. l. Normas y Principios Contables. 100 a) Objetivos - Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar. - Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras. - Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa hotelera. - Estructurar el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de servicios. - Servir de instrumento en la salvaguarda de los derechos y bienes de la empresa hotelera. - Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política administrativa prescrita. b) Elementos - El numérico - El descriptivo c) Sistema de Codificación Las cuentas en él catálogo deben estar numeradas; la numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del Estado de Resultado. d) Las cuentas principales de un Hotel: ACTIVO PASIVO Caja General Capital Mercaderías Créditos 101 Enseres Acreedores Inmuebles Maquinaria Mobiliario Deudores e) Cuentas de Rendimiento A fin de facilitar el entendimiento de la contabilidad de un hotel, estableceremos tres grupos de cuentas de rendimiento: - Aquellas que recogen todos los elementos de uso o inmovilizados (Activo Inmovilizado y sus Amortizaciones). - Las cuentas de elementos de consumo (mercaderías de almacén o de consumo directo). - Las cuentas que conforman las prestaciones o ventas de los servicios Cuentas de Movimiento (Almacén). - Estas cuentas están constituidas por las compras de mercaderías. En ellas se recogen las entradas de las mercaderías que suministran los proveedores a Economato, así como las salidas y sus respectivas distribuciones a los distintos departamentos del hotel. En el apartado de DEBE de estas cuentas han de figurar las compras realizadas a proveedores y la entrada de artículos a precio de coste. Mientras que en él HABER se anotan las salidas de los artículos solicitados por los diversos departamentos. Para dar salida a cualquier artículo, es imprescindible que el departamento solicitante presente un vale mediante el cual se harán los cargos, valorándose todos los artículos a precio de coste. 102 A nivel de administración, los documentos que se utilizan para el control y la coordinación Inter.-departamental son los siguientes: - Los albarantes de los distintos proveedores. - Los dos registros de entradas y salidas. - Los vales de extracción de los distintos departamentos o secciones. - Los partes diarios de consumo detallado las salidas de los distintos departamentos. - El libro de consumos. Se pueden calcular los movimientos realizados por un departamento o sección en un determinado momento mediante los datos que figuran en el Diario de Producción y en las cuentas de consumo del Libro de consumos de Almacén. Así pues, sí Mano Corriente refleja una producción de Cafetería de 1.300 Bs., y su consumo según Libro de Consumos de Almacén es de 500 Bs., el saldo diferencial o Beneficio Bruto será la diferencia entre uno y otro concepto, es decir 800.Bs. A fin de conocer el rendimiento bruto de la Cafetería se establece la siguiente formula: Beneficio Bruto = 75% rendimiento bruto Producción Cuentas de Explotación.- Las Cuentas de Explotación constituyen los movimientos reales producidos por la empresa, reflejándose por un lado las compras, gastos de personal, etc., y por otro lado las ventas. Para llevar estas cuentas se utiliza el Libro de Proveedores, donde se contabilizan tanto las compras al contado como las compras al crédito. Los cargos se hacen mediante la factura o albarán de los distintos proveedores. A diferencia del Diario de producción, en el cual se reflejan los ingresos, abonos y rendimientos brutos, el Libro 103 de Proveedores proporciona el valor de input y el valor output de la gestión empresarial. El DEBE del Libro de Cuenta de Proveedores refleja el importe que se ha de cargar en las Cuentas de Explotación de los distintos departamentos, así como en la Cuenta de Gastos Generales. En él HABER figura el importe de las facturas de los distintos proveedores. Cuentas de Gastos Generales.- Esta cuenta se obtiene mediante datos de la Cuenta de Explotación o de Proveedores, y de la Cuenta de Caja General. En ella también se incluyen los gastos que no se pueden imputar a un determinado departamento, como puede ser la publicidad del establecimiento o el suministro de impresos. Los gastos generales pueden ser: - Directos, es decir, que afectan a un departamento, sección o servicio. - Indirectos. - Constantes, abarcando aquellos gastos vinculados directamente a los clientes, así como los que se producen en concepto de la apertura del establecimiento, independientemente de su nivel de ocupación. Gastos Directos.- Estos incluyen, entre otros, los siguientes: - Alimentos, bebidas y productos de conservación. - Mobiliario, vajilla, lencería, etc. - Salarios y cargas sociales del personal vinculado a determinadas ramas de explotación, así como sus viajes y desplazamientos. - Impuestos sobre el volumen del negocio. 104 - Alumbrado de habitaciones, cocina, restaurante, bar, etc. - Gas y Agua. - Conservación y reparaciones externas. Gastos Indirectos.- Comprenden los siguientes: - Publicidad y suministro de impresos. - Todos los gastos de gestión y financieros. - Combustibles. - Salarios y cargas sociales del personal no vinculado a las ramas de explotación (Administración, Recepción, etc.), así como sus viajes y desplazamientos. - Parte de electricidad. - Gastos de establecimiento y construcciones. - Parte de conservación y reparaciones. A continuación se prepara el siguiente manual de Cuentas: 1. ACTIVO 1. 1 ACTIVO CORRIENTE 1.1.1. DISPONIBLE 1.1.1.1 CAJA 1.1.1.2 BANCOS Concepto.- Su saldo es deudor, y representa la disponibilidad del efectivo en moneda de curso legal (Bs.) en poder del ente. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por entrada de efectivo o en cheque por ingresos o cobros realizados. 105 SE ACREDITA por salida de los mismos ya sean por pagos, depósitos efectuados en las entidades financieras (Bancos) o según sea la naturaleza de la operación que provoque él ingreso o salida. SE AJUSTA por actualización de Caja o Cuentas Bancarias en Moneda Extranjera de acuerdo a disposiciones en vigencia. CONTROL INTERNO: El movimiento de éstas cuentas se concilian por lo menos una vez cada mes con el extracto bancario y libreta bancaria, y el respectivo Arqueo de Caja. 1.1.2 CREDITOS O EXIGIBLE. 1.1.2.1. CUENTAS POR COBRAR 1.1.2.2. CUENTAS HUESPEDES 1.1.2.3. CUENTA CORRIENTE CLIENTES Concepto.- Agrupa los valores a cobrar por parte de la empresa, tales como: Cuentas por Cobrar a Clientes, Cuentas Corrientes Empleados, otras cuentas por Cobrar no Comerciales, representando los servicios prestados provenientes por la atención al cliente por Alojamiento y Alimentación, y otros servicios exclusivos de la empresa hotelera. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por todos los servicios al crédito de productos a clientes con solo compromiso verbal de pago, de acuerdo a las facturas, por las notas de débitos, por ajustes en caso de las ventas con cláusulas mantenimiento de valor o en moneda extranjera, etc. 106 SE ACREDITA por todo pago parcial o total de las deudas, por notas de crédito, por descuentos, bonificaciones concedidas a clientes, etc. SE AJUSTA cuando los importes adeudados se consideran irrecuperables, por lo tanto se dan de baja. Las subcuentas sirven para el control subdiario de los clientes en forma individual, en caso de existir. 1.1.2.4 PREVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES. Concepto.- Es una cuenta complementaria del activo, su saldo por la naturaleza de la misma es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes ya sean respaldados o no con documentos. Su movimiento es el siguiente: SE ACREDITA cuando se calcula el respectivo importe del quebranto de acuerdo a disposiciones en vigencia. SE DEBITA por los valores declarados totalmente perdidos. 1.1.2.5 CREDITO FISCAL. Concepto.- Su saldo es deudor y representa el saldo a favor del contribuyente por concepto del IVA. (Impuesto al Valor Agregado). Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por la alícuota del IVA. que en la actualidad “es del 13% calculados sobre el valor total de las notas fiscales por toda compra de bienes y servicios. 107 SE ACREDITA por la compensación con débito fiscal al momento de efectuar la liquidación mensual del impuesto al valor agregado. 1.1.2.6 CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS 1.1.2.6.1 ANTICIPOS A RENDIR 1.1.2.6.2 PRESTAMOS 1.1.2.6.3 CARGOS PERSONALES Concepto.- Su saldo es deudor y representa el monto total adeudado por el personal por concepto anticipos, fondos pendientes de rendición y otros cargos que pudieran ser realizados por la empresa; se utiliza esta cuenta cuando el descuento se realiza a más de un mes. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por el préstamo otorgado, anticipos, fondos entregados con cargo a rendición y por cargos que realiza la empresa. SE ACREDITA por descuentos efectuados mediante planillas de haberes o por los pagos directos realizados en forma parcial o total por el personal. La subcuenta sirve para el control individual. 1.1.3 BIENES DE CAMBIO 1.1.3.1. INVENTARIO DE MERCADERIA 1.1.3.1.1 ALIMIENTOS 1.1.3.1.2 BEBIDAS 108 Concepto.- Agrupa a los Inventarios que son bienes tangibles que se tienen a la venta en curso ordinario del Hotel, para ser consumidos en la producción de bienes y servicios para su venta. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por todo ingreso físico de los productos terminados a los almacenes. SE ACREDITA por las salidas de los artículos vendidos. SE AJUSTA por la pérdida o descomposición de los artículos. 1.1.4. INVENTARIOS 1.1.4.1. LOZA Y CRISTALERIA 1.1.4.2. ROPA BLANCA 1.1.4.3. ACCESORIOS Concepto.- Agrupa a los Inventarios que son bienes tangibles que se tienen para uso exclusivo de la atención del cliente en las instalaciones del Hotel. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por todo ingreso físico de los artículos. SE ACREDITA por las perdidas, roturas o deterioro de los artículos. 1.1.5. INVERSIONES. 1.1.5.1. ACCIONES 1.1.5.1.1. COTABE 109 Concepto.- Agrupa la cuenta que representan acciones telefónicas con derecho de propiedad, registradas inicialmente al valor de costo para luego ser ajustadas. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por el valor pagado por la participación, acciones, ajustes, etc. SE ACREDITA por venta de los mismos. SE AJUSTA por actualizaciones de acuerdo a disposiciones en vigencia debitando o acreditando según corresponda. 1.2. ACTIVO NO CORRIENTE 1.2.1. BIENES DE USO 1.2.1.1. TERRENOS 1.2.1.2. EDIFICIOS 1.2.1.3. MAQUINARIA E INSTALACIONES 1.2.1.4. MUEBLES Y EQUIPAMIENTO 1.2.1.5. ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS Concepto.- Son aquellos bienes tangibles de propiedad del Hotel que se utilizan en el desarrollo de las actividades del Hotel, que tengan una vida útil estimada superior a un año sujetos a depreciación (Excepto Terrenos) y que no estén destinados a la venta. El movimiento de las cuentas de bienes de uso es como sigue: SE DEBITAN por adquisiciones o ampliaciones, llámese compra u otra forma de adquirir el bien. 110 SE ACREDITAN por enajenación, baja, depreciación, de acuerdo a disposiciones e vigencia debitando a la cuenta principal. SE AJUSTAN por actualizaciones de acuerdo a disposiciones en vigencia debitando a la cuenta principal. 1.2.2 DIFERIDOS 1.2.2.1. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO Concepto.- Su saldo es deudor y representan las inversiones hechas por concepto de servicios pagados por anticipado y artículos o materiales consumibles tales como: Seguros, alquileres pagados por adelantado, material de publicidad, papelería o material de escritorio, etc. Su movimiento es el siguiente: SE DEBITA por el valor pagado del servicio. SE ACREDITA por la aplicación al gasto a medida que va expirando, venciendo el tiempo o por el consumo, etc. 2. PASIVO 2.1. PASIVO CORRIENTE 2.1.1. CUENTAS POR PAGAR 2.1.2. PROVEEDORES 2.1.3. APORTES Y RETENCIONES POR PAGAR 2.1.4. IMPUESTOS POR PAGAR 2.1.5. SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR 111 Concepto.- Es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa ha contraído en la realización de sus operaciones en la prestación de servicios, pudiendo corresponder a empleados y terceras personas, las cuales deberán ser canceladas en plazo menor a un año. Su movimiento es el siguiente: SE ACREDITA por toda compra a crédito, sueldos al personal, obligaciones en cumplimiento a las leyes impositiva, aportes patronales y retenciones realizados y otras obligaciones que contrae la empresa por servicios. SE DEBITA por todo pago parcial o total de la deuda. La subcuenta indica a un proveedor determinado. Su movimiento es el siguiente: 2.1.6 DEBITO FISCAL IVA. Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el saldo a favor del fisco por IVA. Su movimiento es el siguiente: SE ACREDITA por la alícuota del 3% sobre el valor total de las facturas emitidas en el mes o en forma diaria por venta de bienes y servicios. SE DEBITA por la compensación con el crédito fiscal y/o pago. 2.2. PASIVO NO CORRIENTE 2.2.1. OBLIGACIONES POR PAGAR 112 Concepto.- Corresponde a obligaciones con los acreedores pagaderos a más de un año con el respaldo de documentos, obligación que es contraída por las operaciones económicas del Hotel. SE ACREDITA por las obligaciones contraídas, por ajustes SE DEBITA por las cancelaciones parciales o totales. SE AJUSTA por traspaso al pasivo corriente a medida que vaya venciendo las obligaciones. 2.2. PREVISIONES 2.2.1. PREVISION PARA INDEMINIZACIONES Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el importe acumulado por el cálculo estimado de beneficios sociales. Su movimiento es el siguiente: SE CREDITA por el cálculo mensual estimado para la cancelación de indemnizaciones. SE DEBITA por los pagos efectuados al personal por retiro. 2.2.2. DEPRECIACION ACUMULADA Concepto.- Son cuentas complementarias de los activos fijos, siendo su saldo acreedor. Corresponde a la distribución de la alícuota parte del desgaste en el tiempo de los activos por su utilización. Su movimiento es el siguiente: 113 SE ACREDITA por las depreciaciones del periodo y actualizaciones de acuerdo a las disposiciones nacionales, con cargo a cuentas de depreciación de activos fijos, pudiendo ser de costo o de gasto. SE DEBITA por la baja de los activos por motivo de venta u otro concepto. SE AJUSTA por actualización de la depreciación de acuerdo a disposiciones en vigencia. 3. PATRIMONIO O CAPITAL CONTABLE 3.1. CAPITAL SOCIAL Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el capital social estructurado y aportado por el propietario o varios socios de la Empresa Hotelera. Su movimiento es el siguiente: SE ACREDITA por el capital inicial SE DEBITA por reducción del mismo. 3.2 AJUSTE GLOBAL AL PATRIMONIO Concepto.- Representa las actualizaciones del patrimonio en cada periodo en función de la variación de la cotización del dólar con relación a la moneda nacional. SE ACREDITA por los resultados de las gestiones SE DEBITA por capitación o distribución de los mismos. 114 3.3 UTILIDAD O PERDIDAS ACUMULADAS Concepto.- Utilidad no distribuida ni aplicada a otra cuenta, o perdidas no absorbidas por la utilidad, ni aplicadas al capital SE ACREDITA por los resultados de las gestiones anteriores en caso de utilidades, en caso de perdidas la absorción se aplica a capitalización. SE DEBITA por la capitalización o distribución de los mismos. 3.4. UTILIDAD O PERDIDA DE LA GESTION Concepto.- Es el importe resultado del periodo después del pago de impuestos SE DEBITA por la pérdida del periodo y pase a utilidades no distribuidas. SE ACREDITA por la utilidad resultante del periodo. CUENTAS DE RESULTADO 4. EGRESOS 4.1. GASTOS COMERCIALES 4.1.1. GASTOS REGIDURIA PISOS 4.1.2. GASTOS ECONOMATO 4.1.3. GASTOS RESTAURANTE 4.1.4. GASTOS MANTENIMIENTO Concepto.- Son gastos en los que incurre el hotel para desarrollar su labor comercial de venta de servicios. En general todos aquellos que sean necesarios para poner los 115 productos vendidos a disposición del consumidor. Representan los gastos erogados destinados a las a operaciones comerciales utilizadas por el cliente. SE DEBITA por los gastos ocasionados por pérdida o deterioro incurridos en los servicios prestados al cliente durante su alojamiento, teniendo incidencia en la cuenta Inventarios. SE AJUSTA por cierre de gestión. 4.2. GASTOS DE ADMINISTRACION 4.2.1. GASTOS DE PERSONAL 4.2.2. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 4.2.3. SERVICIOS BASICOS 4.2.4. GASTOS DE OFICINA 4.2.5. IMPUESTOS Y GRAVAMENES 4.2.6. OTROS GASTOS Concepto.- Son gastos generados por la gestión del Hotel que se incurren para el funcionamiento de operaciones que debe afrontar como consecuencia de la prestación de servicios que generan la puesta en marcha SE DEBITA por el importe erogado de acuerdo al concepto. SE AJUSTA por cierre de gestión 5. INGRESOS 5.1. INGRESOS DE EXPLOTACION 5.1.1. INGRESOS HABITACIONES PERMANENTES 5.1.2. INGRESOS RESTAURANTE 5.1.3. INGRESOS LAVANDERIA 116 5.1.4. OTROS INGRESOS POR SERVICIOS Concepto.- Corresponde al volumen de ingresos obtenidos por el Hotel como resultado de la venta de servicios. SE ACREDITA por la facturación de la prestación de servicios diversos al cliente. SE AJUSTA por cierre de las cuentas de un periodo contable 5.2 INGRESOS EXTRAORDINARIOS 5.2.1. OTROS INGRESOS Concepto.- Son considerados como ingresos excepcional, cuando provengan de hechos que sean fuera de las actividades ordinarias y típicas de la empresa hotelera y que no ocurren con una determina frecuencia. SE ACREDITA por los ingresos extraordinarios no contemplados en otras partidas. SE AJUSTA por el cierre de gestión. 1.7. REGLAMENTO DE PERSONAL ANTECEDENTES Con la finalidad de normar el funcionamiento de la Empresa Hotelera en Bermejo, se presenta el Reglamento Interno del Personal, que se regirá las relaciones de trabajo entre trabajadores Administrativos y de Servicios. 117 La Empresa Hotelera en la actualidad no cuenta con un Reglamento Interno de Personal, ésta situación da lugar a que no se cumplan con los procedimientos administrativos legales. Por lo tanto, es importante contar con un conjunto de normas escritas contenidas en un reglamento, para institucionalizar las relaciones de los hoteles con sus trabajadores. El presente Reglamento Interno de Personal incluye los aspectos sobresalientes de la Ley General de Trabajo, disposiciones para el buen manejo del Personal y las relaciones de trabajo basadas en la Ley General del Trabajo. La propuesta de este reglamento es que existen normas escritas que sirvan para facilitar las relaciones y comunicaciones con el personal y contribuir a un buen manejo administrativo de los hoteles en Bermejo. DE SU APLICACIÓN La finalidad que persigue el presente reglamento es el de establecer los derechos y obligaciones de los trabajadores que presten sus servicios en los hoteles en Bermejo. ESTRUCTURA ORGANICA La estructura jerárquica estará integrada de la siguientes manera: Por Gerencia General, Departamento de Personal, Departamento de Mantenimiento, Departamento de Seguridad, Departamento de Administración, Departamento de Finanzas, Departamento de Alimentación, Departamento de Conserjería, Departamento de Regiduría de Pisos clasificados de la siguiente forma: - Personal Ejecutivo. 118 - Personal Operativo. - Personal de Servicios Generales. DE SU CONSTITUCIÓN Para fines del cumplimiento de los objetivos trazados por la Empresa Hotelera se deberá dar cumplimiento con las normas internas para lo cual se fijará las siguientes determinaciones: - Todo los trabajadores del hotel estarán en la obligación de cumplir el presente reglamento, debiendo considerarse en todo contrato de trabajo que se efectúe, quede como echo conocido de todas las disposiciones contenidas en el presente reglamento, no pudiendo alegar su desconocimiento bajo ningún pretexto. - La Empresa Hotelera deberá asumir como norma en las relaciones obrero- patronal la Ley General de Trabajo y sus decretos reglamentarios, el código de seguridad social y otros afines a estas disposiciones. En los que la Unidad se remitirá en los casos no especificados en el presente reglamento. - El manual de funciones y la descripción de cargos consignará la descripción que detalle, todas las actividades de trabajo y los requisitos para el desempeño de cada cargo, estos documentos deberán ser constantemente revisados y actualizados por el Administrador del hotel. - Para fines de contratación de personal se deberá tomar en cuenta el MANUAL y DESCRIPCIÓN de funciones. DE SU FUNCIONAMIENTO Los Trabajadores de la Empresa Hotelera para considerarse como tales deberán ser asegurados con Memorándum del Hotelel que lo contrate por escrito, debiendo estar 119 respaldado por la Inspección Departamental de Trabajo, en el cual debe indicarse el cargo a desempeñar y la remuneración que se dará al empleado. DE LAS OBLIGACIONES Y DERECHOS Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo deberán tener los siguientes derechos: - Tener una justa remuneración de acuerdo a sus condiciones y formación o puesto que ocupe. - Estabilidad de trabajo en la Empresa Hotelera salvo que exista conclusión por procesos administrativos. - Vacaciones anuales según antigüedad. - Tener derecho a seguro médico. - Tener derecho a aguinaldo y otros beneficios establecidos por ley. - Tener derecho a viáticos en caso de que fueran enviados fuera de su base de trabajo. - Tener derecho al bono de antigüedad. - Derecho a gozar de permisos o licencias por enfermedad, matrimonio, fallecimiento de algún pariente y otros motivos debidamente justificados. - En el caso de las mujeres gozar de estabilidad en su trabajo durante el período de gestación hasta un año después del parto. Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo, sin perjuicio de los deberes que impongan las leyes, decretos y resoluciones específicas están obligados a: - Trabajar con eficiencia, dedicación y responsabilidad. - Ejecutar las resoluciones, disposiciones y órdenes superiores escritas o verbales. - Tener conocimiento del reglamento y disposiciones del Hotel. 120 - Cumplir con el horario de trabajo, horas extras con cargo a compensación, de acuerdo d órdenes de servicio. - Realizar con responsabilidad las órdenes, instrucciones de los superiores. - Representar por escrito cuando existan instrucciones atentatorias a la ley o contravengan los procedimientos del Hotel específico. - Respetar a sus superiores evitando causar perjuicios morales o materiales al Hotel. - Tener absoluta reserva de todas las actividades, evitando perjuicios morales o materiales del Hotel. - Mantener el respeto en relación a las instrucciones escritas de los superiores, compañeros de trabajo y subordinados. - Cumplir las actividades planificadas, de acuerdo a las instrucciones recibidas por los superiores. - Proteger las maquinarias, equipo y herramientas que les sean entregados por el Hotel. DE LA JORNADA DE TRABAJO ARTICULO 46º.- La jornada efectiva de trabajo no excederá de 8 horas por día y de 48 horas por semana. La jornada de trabajo nocturno no excederá de 7 horas, entendiéndose por trabajo nocturno el que sé práctica entre horas 20:00 pm y 6:00 am. de la mañana. Se exceptúa de esta disposición, el trabajo de las empresas periodísticas, que están sometidas a reglamentación especial. La jornada de mujeres no excederá de 40 horas semanales diurnas. Se exceptúa a los empleados u obreros que ocupen puestos de dirección, vigilancia o confianza, o que trabajen discontinuamente, o que realicen labores que por su naturaleza no puedan someterse a jornadas de trabajo. En estos casos tendrán una hora de descanso dentro del día, y no podrán trabajar más de 12 horas diarias. (Decreto Reglamentario, Artículo 35º y 36º. 121 En –Otras Disposiciones Complementarias: DS 11477 de 17.05.74, Sobre Planillas Saláriales. DS 13214 de 24.12.74, Sobre formulario de Resumen Mensual. DS 13592 de 20.05.76, Obligación de Prestación Trimestralmente. R.M. 459 de 21.06.76, Normas para la Prestación de las Planillas. DS 21060 de 29.08.85, Artículos 70 y 71 Prohibición de declarar suspensiones de trabajo fuera de lo establecido por autoridades locales o nacionales. DS 24935 de 30.12.1997, Programa de Vivienda. R.M. 176 de 02.05.2000, Amnistía por no inscripción al Ministerio de Trabajo. R.M. 177 de 02.05.2000, Sanciones por Infracciones Sociales). ARTICULO 47º.-Jornada efectiva de Trabajo es el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrono. La jornada de trabajo podrá elevarse en caso de fuerza mayor y en la medida disponible. (Ver en Otras Disposiciones Complementarias: DS 25340 de 31.03.1999 Jornada de Trabajo en horario continuo. R.M. 063 de 09.07.1999 Sobre Libro de Asistencia. DS 25488 de 13.08.1999 Viáticos por más de 15 días. R.M. 463 de 03.11.1999 Formularios y Valores. DS 25720 de 31.03.00 Inicio del horario continuo). DE LOS ATRASOS Se considerará atraso en el ingreso de trabajo después de la hora dispuesta por los horarios de la mañana y tarde. Los atrasos diarios serán sumados al final de cada mes 122 y estarán sujetos a sanciones mediante multas descontando del total ganado de acuerdo a la siguiente escala: - De 31 a 40 minutos en un mes, medio día de Haber. - De 41 a 60 minutos en un mes, un día de Haber. - De 61 a 90 minutos en un mes, dos días de Haber. - De 91 minutos en adelante, tres días de Haber. DE LAS FALTAS E INASISTENCIA Cuando existe la imposibilidad de asistir a la fuente de trabajo, deberá hacerse conocer a Jefatura, Administración ó a los encargados de las secciones del Hotel, las causas ó motivos de la inasistencia, cuando se considera injustificada su ausencia en el trabajo, estará sujeto a las siguientes sanciones: - Medio día de falta, un día de haber. - Un día de falta, dos días de haber. Cuando exista inasistencia por enfermedad deberá ser justificada en la prestación de la baja médica del seguro que corresponda; cuando se justifique la inasistencia a la fuente de trabajo será considerada como licencia con cargo a vacación anual, siempre que tenga vacaciones pendientes. DEL ABANDONO DE TRABAJO El abandono de trabajo es cuando existe alejamiento del lugar de trabajo ó a sus actividades normales. Al existir estos actos de indisciplina será sancionado de la siguiente forma: - La primera vez, con severa llamada de atención. - La segunda vez, con multa de medio día de haber. 123 - La tercera vez, con multa de un día de haber o poner a disposición del Gerente del Hotel. Corresponde al Gerente y Jefes inmediatos la supervisión y control de los trabajadores que están bajo dependencia, a fin de lograr un adecuado rendimiento para cumplir con los objetivos trazados en el Hotel. DE LAS VACACIONES Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo tendrán derecho a vacación anual de acuerdo a sus años de servicio, conforme a la escala por D.S. 21060, que establece lo siguiente: - De 1 año de trabajo 15 días hábiles. - De 5 años de trabajo 20 días hábiles. - De 10 años delante de trabajo 30 días hábiles. En caso de que la vacación sea rechazada o exista conclusión de contrato de trabajo, deberá ser compensada económicamente según el artículo 33 del reglamentario de la Ley General de Trabajo. En los casos que el trabajador no tenga derecho a vacación, la licencia solicitada se concederá sin goce de haberes. RESCISION DE CONTRATO O RETIRO La Empresa Hotelera deberá aplicar la Ley General de Trabajo y otras disposiciones en caso de retiro del personal. -El retiro voluntario sin goce de beneficios sociales, es cuando el trabajador renuncia al cargo después de haber cumplido los 5 años de servicio continuo. 124 El retiro voluntario con goce de beneficios sociales, es cuando el trabajador voluntariamente se retire al cumplir los 5 años o más desde el momento de su contratación. (D.S. Nº 11478 del 16 de Mayo de 1974), cuando el trabajador haya incurrido en una de las cláusulas que se establece en el artículo Nº 16 de la Ley General de Trabajo y artículo 9 del decreto reglamentario, pudiendo ser las siguientes: a) Perjuicio material causado con intención en los instrumentos de trabajo. b) Revelación de secretos industriales. c) Omisiones o imprudencias que afecten a la seguridad o higiene industrial. d) Inasistencia injustificada de más de seis días continuos. e) El Incumplimiento total o parcial del convenio. f) Retiro voluntario del trabajador. g) Robo o hurto por el trabajador. - El retiro intempestivo o forzoso con goce de beneficios sociales, se dará cuando el trabajador no haya sido retirado por una de las causales mencionadas anteriormente, artículo Nº 16 de la Ley General de Trabajo. - Cuando el trabajador se retira voluntariamente después de haber cumplido los 5 años de servicio prestados al Hotel. - Cuando el retiro es intempestivo o forzoso con goce de beneficios sociales deberá cancelarse lo siguiente: - AGUINALDO - VACACIÓN PENDIENTE DEL SALARIO DEL TRABAJADOR ARTICULO 52º.- Remuneración o salario es el que percibe el empleado u obrero en pago de su trabajo. No podrá convenirse salario inferior al mínimo, cuya fijación, 125 según los ramos de trabajo y las zonas del país, se hará por el Ministerio de Trabajo. El salario es proporcional al trabajo, no pudiendo hacerse diferencias por sexo o nacionalidad. (Ver en Otras Disposiciones Complementarias el DS 21060 de 29.08.85 Artículo 65, Prohibiciones de pago en especie). ARTICULO 53º.- Los períodos de tiempo para pago de salario, no podrán exceder de 15 días, para obreros y de 30 para empleados y domésticos. Los pagos se verificarán precisamente en moneda de curso legal, en día de trabajo y en el lugar de la faena, quedando prohibido hacerlo en lugares de recreo, venta de mercaderías o expendio de bebidas alcohólicas, salvo tratándose de trabajadores del establecimiento en que se haga el pago. DECRETO LEY Nº 11477 De 17 de –Mayo de 1974 (Parcial) REF: DE LA OBLIGACIÓN DE LAS EMPRESAS DE PRESENTAR PLANILLAS MENSUALES ARTÍCUL Nº11.- El incumplimiento en la entrega de planillas en el plazo máximo de 30 días de vencida la mensualidad correspondiente, será sancionada con multas calculadas sobre el monto total de sueldos y salarios de la última planilla presentada de acuerdo a la siguiente escala: De seis meses o más de atraso 40% De cinco meses 30% De cuatro meses 20% De tres meses 15% De dos meses 10% De un mes 5% 126 a) El incumplimiento en la entrega de las planillas a que se refiere el artículo 8º del presente decreto, dentro del plazo de treinta días será sancionado con los mismos porcentajes de multas sobre el monto total de las planillas correspondientes. b) Las fracciones del mes se calcularán proporcionalmente en función de los porcentajes correspondientes a los períodos de incumplimiento. ESCALA DE INDICES POR DIA PARA EL COBRO DE MULTAS POR LA PRESENTACIÓN DE PLANILLAS ATRASADAS AL MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL Según Decreto Ley Nº 11477 1 Día 0.016670 61 días 0.101687 121 días 0.203333 2 Días 0.003334 62 días 0.103754 122 días 0.206666 3 Días 0.005001 63 días 0.105021 123 días 0.209999 4 Días 0.0066684 64 días 0.106688 124 días 0.213332 5 Días 0.008335 65 días 0.108355 125 días 0.216665 6 Días 0.010002 66 días 0.110022 126 días 0.219998 7 Días 0.011669 67 días 0.111689 127 días 0.223331 8 Días 0.013336 68 días 0.113356 128 días 0.226664 9 Días 0.015003 69 días 0.115023 129 días 0.229997 10 Días 0.016670 70 días 0.116690 130 días 0.233330 11 Días 0.018337 71 días 0.118357 131 días 0.236663 12 Días 0.020004 72 días 0.120024 132 días 0.239996 13 Días 0.021671 73 días 0.121691 133 días 0.243329 14 Días 0.023338 74 días 0.123358 134 días 0.246662 15 Días 0.025005 75 días 0.125025 135 días 0.249995 16 Días 0.026672 76 días 0.126692 136 días 0.253328 127 17 Días 0.028339 77 días 0.128353 137 días 0.256661 18 Días 0.030006 78 días 0.130026 138 días 0.259994 19 Días 0.031673 79 días 0.131693 139 días 0.263327 20 Días 0.033340 80 días 0.133360 140 días 0.266660 21 Días 0.035007 81 días 0.135027 141 días 0.269993 22 Días 0.036674 82 días 0.136694 142 días 0.273326 23 Días 0.038341 83 días 0.138361 143 días 0.276659 24 Días 0.040008 84 días 0.140026 144 días 0.279992 25 Días 0.041675 85 días 0.141695 145 días 0.283325 26 Días 0.043342 86 días 0.143362 146 días 0.286658 27 Días 0.045009 87 días 0.145029 147 días 0.289991 28 Días 0.046676 88 días 0.146696 148 días 0.293324 29 Días 0.048343 89 días 0.148363 149 días 0.296657 30 Días 0.050000 90 días 0.150000 150 días 0.300000 31 Días 0.051677 91 días 0.151697 151 días 0.303333 32 Días 0.053344 92 días 0.153364 152 días 0.306666 33 Días 0.055911 93 días 0.155031 153 días 0.309999 34 Días 0.056678 94 días 0.156608 154 días 0.313331 35 Días 0.058345 95 días 0.158365 155 días 0.316665 36 Días 0.060012 96 días 0.160032 156 días 0.319998 37 Días 0.061679 97 días 0.161699 157 días 0.323331 38 Días 0.063346 98 días 0.163366 158 días 0.326664 39 Días 0.065013 99 días 0.165033 159 días 0.329997 40 Días 0.066680 100días 0.166700 160 días 0.333330 41 Días 0.068347 101días 0.168367 161 días 0.336663 42 Días 0.070014 102días 0.170034 162 días 0.339996 43 Días 0.071681 103días 0.171701 163 días 0.343329 44 Días 0.073348 104días 0.173367 164 días 0.346662 45 Días 0.075015 105días 0.175035 165 días 0.349995 46 Días 0.076682 106días 0.176702 166 días 0.353328 128 47 Días 0.078349 107días 0.178369 167 días 0.356661 48 Días 0.080016 108días 0.180036 168 días 0.359994 49 Días 0.081683 109días 0.181703 169 días 0.363327 50 Días 0.083350 110días 0.183370 170 días 0.366660 51 Días 0.085017 111días 0.185037 171 días 0.369993 52 Días 0.086684 112días 0.186704 172 días 0.373326 53 Días 0.088351 113días 0.188371 173 días 0.376659 54 Días 0.090018 114días 0.190038 174 días 0.379992 55 Días 0.091685 115días 0.191705 175 días 0.383325 56 Días 0.093352 116días 0.193372 176 días 0.386658 57 Días 0.095019 117días 0.195039 177 días 0.389991 58 Días 0.096686 118días 0.196706 178 días 0.393324 59 Días 0.098353 119días 0.198373 179 días 0.396657 60 Días 0.100000 120días 0.200000 180 días 0.400000 De acuerdo a lo establecido por Ley se dará bonificación al salario. El bono de antigüedad que será cancelado conjuntamente con el salario que será de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 21060, o una tabla aprobada por el Hotel. DEL SEGURO SOCIAL TITULO VIII DEL SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO CAPITULO UNICO ARTICULO 97º.- Se instituirá para la protección del trabajador, en los casos de riesgo profesional, el Seguro Social Obligatorio, a cargo del patrono. Abarca también, los casos de incapacidad, incluso aquellos que no deriven del trabajo, en cuyo caso sus cargas sobre el Estado, los patronos y los asegurados. 129 ARTICULO 98º.- La institución aseguradora responderá del pago total de las indemnizaciones, rentas y pensiones quedando, entonces, relevado el patrono de sus obligaciones por el riesgo respectivo. DE LOS SUBSIDIOS DECRETO SUPREMO Nº 21637 De 25 de Junio de 1987 REF.: ASIGNACIONES FAMILIARES ( Transcripción Parcial) ARTICULO 25º.- A partir de la vigencia del presente Decreto, se reconocerán las siguientes prestaciones del Régimen de Asignaciones Familiares que serán pagadas, a su cargo y costo, directamente por los empleadores de los sectores público y privado. a) Subsidio PRENATAL, consistente en la entrega a la madre gestante asegurada o beneficiaria, de un pago mensual, en dinero o especie, equivalente a un salario mínimo nacional durante los últimos cinco meses de embarazo, independientemente del subsidio de incapacidad temporal por maternidad. b) Subsidio de NATALIDAD, por nacimiento de cada hijo un pago único a la madre, equivalente a un salario mínimo nacional. c) Subsidio de LACTANCIA, consistente en la entrega a la madre de productos lácteos u potros equivalente a un salario mínimo nacional, por cada hijo, durante sus primeros 12 meses de vida. d) Subsidio de SEPELIO, por fallecimiento de un hijo calificado como beneficiario menor de 19 años; un pago único a la madre, equivalente a un salario mínimo nacional. 130 Las Cajas de Seguridad serán las encargadas de velar por el fiel cumplimiento de estas prestaciones. DE LOS PASAJES Y VIÁTICOS.- RESOLUCIÓN MINISTERIAL Nº 057 De 12 de Noviembre de 1993 REF.: MODIFICA LA ESCALA DE “VIÁTICOS” PARA FUNCIONARIOS PUBLICOS VISTOS Y CONSIDERANDO: Que, el D.S. 19380 de 10.01.93, establece el nivel jerárquico de categoría escalas de viáticos para los funcionarios del sector público. Que, el Artículo 10 del Decreto Supremo supracitado faculta al Ministerio de Finanzas, hoy Ministerio de Hacienda y Desarrollo Económico, habiendo efectuado un riguroso análisis técnico presupuestario, considera necesario modificar los niveles de viáticos fijados por Resolución Ministerial 373/93 de 28 de Abril de 1993, sin afectar los techos financieros de las entidades públicas aprobadas por Ley Nº 1454 de 15 de Febrero de 1993. POR LO TANTO: El Ministerio de Hacienda y Desarrollo Económico, en uso de sus atribuciones; RESUELVE: 131 ARTICULO 1º.- Dejar sin efecto los niveles de viáticos del sector público fijados por R.M. 373/93 del 28.04.93. ARTICULO 2º.- Autoriza a partir de la fecha, los niveles de viáticos diarios para viajes al exterior o interior de la República y zonas rurales, que deben ser aplicados estrictamente por todas las entidades del sector público de conformidad al siguiente detalle: A: EXTERIOR DE LA REPUBLICA (EN DOLARES AMERICANOS) Primera Categoría $us. 250.00 Segunda Categoría $us. 200.00 Tercera Categoría $us. 160.00 Cuarta Categoría $us. 100.00 B: INTERIOR DE LA REPUBLICA (EN BOLIVIANOS) AREA URBANA AREA RURAL Primera Categoría Bs. 300.00 Bs. -.- Segunda Categoría Bs. 250.00 Bs. 100.00 Tercera Categoría Bs. 200.00 Bs. 80.00 Cuarta Categoría Bs. 160.00 Bs. 65.00 Quinta Categoría Bs. 140.00 Bs. 55.00 ARTICULO 3º.- Los niveles de viáticos fijados por la presente Resolución Ministerial deberán ser cubiertos por cada una de las entidades del sector público con cargo a sus presupuestos aprobados por la Ley 1454 de 15 de Febrero de 1993. 132 ARTICULO 4º .- Al efectuarse el correspondiente desembolso de los viáticos, las unidades respectivas procederán al respectivo descuento del Complementario al IVA, según lo establece el inciso d) del Artículo 19º de la Ley de Reforma Tributaria 843. (Artículo derogado por la R.M. 063.95) RESOLUCIÓN MINISTERIAL Nº 063 De 22 de Mayo de 1995 REF.: PLAZO PARA DESCARGO DE LOS VIÁTICOS DEL SECTOR PUBLICO VISTOS Y CONSIDERANDO: Que, el Artículo 19 inc. d) de la Ley 843 dispone que constituyen ingresos entre otros, los importes percibidos por concepto de viáticos y gastos de representación por parte de los funcionarios que prestan sus servicios en instituciones públicas ingresos adicionales que se encuentran gravados con el Régimen Complementario del Impuesto al Valor Agregado. Que, para el descargo de los importes percibidos por concepto de viáticos y gastos de representación, los funcionarios comisionados, a parte del informe inherente a las labores encomendadas, se encuentran obligados a la presentación de las correspondientes notas fiscales para que el Impuesto al Valor Agregado contenido en dichas facturas, sea deducido del Régimen Complementario del Impuesto al Valor Agregado del monto percibido por este concepto, y los funcionarios que no cumplan con esta presentación de descargo, deberán necesaria e ineludiblemente pagar el correspondiente impuesto. Que, la Resolución Ministerial Nº 57/93 de 12 de Noviembre de 1993 en su artículo 4º establece que al efectuarse el desembolso de los viáticos, las unidades respectivas 133 procederán al correspondiente descuento del Complementario al IVA, disposición que no se adecua al espíritu de la Ley 843, por lo que se hace necesario enmendar la misma. RESUELVE: ARTICULO Nº 1.- Los funcionarios de Instituciones Públicas, que perciben ingresos por concepto de viáticos o gastos de representación por la realización de labores inherentes a sus instituciones, al retorno de su comisión tienen la obligación para efectos tributarios de presentar en el plazo de cinco días improrrogables las notas fiscales, que respalden los gastos efectuados durante la estadía de la comisión, a objeto de que el Impuesto al Valor Agregado contenido en dichas facturas, sea deducido del Régimen Complementario al Impuesto al Valor Agregado. Los funcionarios que no cumplan con esta obligación, en el término de los cinco días señalados deberán cancelar el Régimen Complementario del Impuesto al Valor Agregado en el monto que corresponda de acuerdo con el ingreso percibido, a cuyo efecto de les retendrá por planilla del sueldo del mes siguiente, sin lugar a deducción alguna en facturas por el dependiente en el formulario (Formulario Nº 87). ARTICULO Nº 2.- Se deroga el Artículo Nº 4 de la Resolución Ministerial Nº 57/93 de 12 de Noviembre de 1993. REGIMEN DISCIPLINARIO Los trabajadores de la Empresa Hotelera de Bermejo, cualquiera sea su cargo estará prohibido realizar los siguientes actos: - Abandonar el trabajo en horario de oficina, salvo por una causa justificada y permiso del Jefe inmediato superior. 134 - Utilizar materiales, suministros, papelería, maquinaria o equipo de oficina para uso particular, o destinar en otros asuntos. - Prestar servicios o asesorar a personas naturales o jurídicas que hagan gestiones o tengan problemas de orden legal u otros con el Hotel. - Recibir gratificaciones en dinero de terceros por servicios prestados por el Hotel. - Dar mal trato o usar lenguaje inadecuado con los compañeros de trabajo. - Concurrir al trabajo en estado de embriaguez. - Proporcionar información escrita o verbal a terceras personas ajenas al hotel., sin autorización del Ejecutivo. - Cometer dentro de las instalaciones de trabajo actos obscenos o reñidos de la moral y las buenas costumbres. - Contratar personal subalterno en forma verbal o escrita sin tomar en cuenta los procedimientos adecuados, o autorización del Gerente. De incurrir en uno de los actos mencionados en líneas arriba estarán sujetos a las siguientes sanciones: - Amonestación verbal o escrita. - Suspensión de su cargo o multa de uno a tres días. - Suspensión temporal o definitiva de su trabajo de acuerdo a las faltas sin justificación. 1.8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS El presente Manual propuesto tendrá los siguientes objetivos: - Definir los procedimientos para la adquisición de todo tipo de bienes tangibles y la contratación de servicios. 135 - Brindar la información procedimentar necesaria para la adquisición de bienes y contratación de servicios. - Normar los procedimientos que se deben realizar para adquisición de bienes y contratación de servicios, seleccionando al mejor proveedor o proponente y estableciendo las características requeridas para un mejor y ágil proceso. - Asegurar que los tramites administrativos de adquisiciones y contratación de servicios se lleven a cabo en forma eficaz, cumplan los controles necesarios y logren una adecuada coordinación entre las áreas y unidades funcionales involucradas. Modalidad de Compras.Son las compras que se realizan en forma rutinaria, ágil y funcional, de acuerdo a procedimiento o especifico de cada Empresa Hotelera. Unidades Funcionales Participantes: Unidad Solicitante. Departamento de Economato. Compras. Departamento de Administración. Departamento de Contabilidad. Contador. Autoriza el inicio del Proceso de Adquisición y Contratación: Jefe del Departamento Administración o el Gerente General. Verifica y Adjudica: Jefe del Departamento Administrativo. 136 Formulario y Documentos Requeridos: Solicitud de Compra o Contratación de Servicios. FORM C-001 (Original y 2 Copias). Formulario de Cotizaciones: FORM C-002 Cuadro Comparativo de Cotizaciones: FORM C-003. Orden de Compra o Contratación: FORM C-004. Orden de Recepción. Acta o Recepción de Servicios. Vales o Entregas de Mercadería. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Unidad Solicitante.En el formulario Solicitante de Compra o Contratación de Servicios (Original y 2 Copias), detalla cantidad y especificaciones del bien o servicio solicitado, el mismo deber ser autorizado por autoridad superior de la Unidad. Departamento de Economato.La Unidad Solicitante consulta la existencia del bien que requiere en el Departamento de Economato. Si existe entrega el bien y sigue el procedimiento correspondiente. Si no existe, el responsable debe sellar “Sin existencia en Economato”. Unidad Solicitante.Recoge de Almacenes el Formulario Solicitud de Compra o Contratación de Servicios, con el sello “Sin existencia en Economato” y lleva éste a Contabilidad. 137 En caso de Contratación de Servicios, el proceso de contratación se inicia en este paso. Departamento de Contabilidad.Verifica la existencia de la partida presupuestaria, especifica disponibilidad de recursos para la adquisición del bien o servicio solicitado. Registra en el Formulario Solicitud de Compra o Contratación de Servicios, los datos del responsable de esta Unidad (Nombre, Firma y Fecha) significará la existencia de partida y de los recursos para dar curso a la solicitud de compra del bien o la contratación de un servicio. Unidad Solicitante.Recoge de Contabilidad el Formulario de Solicitud de Compra o Contratación de Servicios, certificado de que si hay presupuesto. Cumplido los requisitos anteriores lleva ante el Departamento de Administración. Si no existe presupuesto archiva la solicitud. Contador.Si lo considera conveniente el monto, firmará el formulario autorizando el inicio del proceso de adquisición o contratación. Verificará que la solicitud esté contemplada en el Programa de Contrataciones. Si lo está, instruye el llenado de los formularios de cotizaciones. Adjuntando si es necesario especificaciones técnicas o requisitos que debe cumplir el bien y/o servicio. En lo referente a obras, servicios y consultorías, debe proporcionarse toda la información que posibilite la propuesta. Remite la 2da. Copia de la Solicitud de Compra o Contratación de Servicios autorizada a la Unidad Solicitante. El resto de legajo a adquisiciones. 138 ComprasUna vez llenado el Formulario de Cotizaciones, se hará llegar a por lo menos tres posibles proveedores. Recepcionando o reuniendo al menos, tres propuestas, elaborar el Cuadro Comparativo de Cotizaciones conteniendo una recomendación sobre la propuesta más conveniente. El Cuadro Comparativo de Cotizaciones, las cotizaciones y el formulario Solicitud de Compra o Contratación de Servicios son enviados al Departamento Administrativo. Departamento de Administración.Califica y adjudica a algún proveedor, mediante Nota de Adjudicación (Original y 2 Copias) y autoriza la elaboración del Formulario Orden de Compra o Contratación. Si decide no adjudicar, devolverá a Compras el legajo para su revisión y corrección, o de lo contrario se da por finalizado el proceso. Si decide adjudicar, elabora el Formulario Orden de Compra o Contratación (Original y 3 Copias). Remite legajo completo al Contador. Contador.El responsable de esta Unidad comunica la decisión al proveedor del bien o servicio, remitiendo el original de la Orden de Compra o Contratación, procede a la adquisición. Entrega copia del Formulario Orden de Compra o Contratación a Economato. Departamento Economato.Recibe 3ra. Copia autorizada de la Orden de Compra o Contratación Recepciona el producto y emite Nota de Recepción (Original y 3 Copias), entrega el bien a la Unidad Solicitante. Remite el Formulario de la Nota de Recepción a adquisiciones, archiva las 3ras, copias de la Orden de Compra o Contratación y de la Nota de Recepción. En caso de contratación de servicios a la Unidad beneficiada emitirá una Acta de-Recepción de Servicios. 139 Compras.Entrega legajo a Administración y archiva la 2da. Copia de la Nota de Recepción. Departamento de Administración.-. Recibe legajo completo. 1.- Solicitud de Compra y Contratación de Servicios (Original y 1ra. Copia). 2.- Las 3 cotizaciones y Cuadro Comparativo . 3.- Orden de Compra o Contratación (1ra. y 2da. Copia). 4.-.Nota de Recepción o Acta de Recepción de Servicios (Original y 1ra. Copia). 5.- Nota Fiscal Factura. Archiva: 1 Solicitud de Compra y Contratación de Servicios (1ra. Copia.) 2.- Las 3 cotizaciones y Cuadro Comparativo. 3.- Orden de Compra o Contratación (2da. Copia). 4.- Nota de Recepción o Acta de Recepción de Servicios (1ra. Copia). La demás documentación remite al Departamento Financiero. Departamento Financiero.Recibe legajo 1.- Solicitud de Compra y Contratación de Servicios (Original). 2.- Orden de Compra y Contratación (1ra. Copia). 3.- Nota de Recepción o Acta de Recepción de Servicios (Original). 4.- Nota Fiscal Factura. Procede al pago del proveedor. 140 1.9. CONTROL INTERNO El control interno es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, promover la eficiencia de las operaciones. Todo sistema de control interno debe contener las características: Organización, de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa, Autorización y registro operacional, de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control, Eficiencia, para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres personas para evitar fraude. El Control Interno se clasifica en: Control interno administrativo que son métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia, y el Control Interno Contable son los métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial; las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. Entre las medidas de control están: - Uso de formularios, ya sea de ingreso a caja o desembolso, a objeto de dar fe de la recepción y entrega de fondos. 141 - Es necesario efectuar cortes de Caja a objeto de verificar con alguna frecuencia la existencia real del efectivo, como el manejo correcto por el encargado. - Los formularios deben estar numerados. - Es muy importante separar la función del manejo material de los fondos de la función del registro de ingreso y egreso de Caja. - La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operaciones, para esto fue creada la caja chica. - A objeto de lograr un mayor control interno de Caja deben depositarse diariamente en cuenta corriente bancaria respaldados con papeletas de depósitos y estas deben igualar con los ingresos del día en Caja. - Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja. CONTROL INTERNO DE CUENTA POR COBRAR Para la obtención de un control adecuado se debe tener en cuenta diferentes conceptos, como ser: - Autorización de la otorgación de créditos. - Control de los servicios prestados al cliente. - Comprobación de facturas y notas de contabilidad. - Identificación de cuentas atrasadas. - Conciliación periódica de Cuentas a Cobrar. CONTROL DE BIENES DE CAMBIO Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir que son mercancías que posee el Hotel en almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. 142 - Deberá existir un continuo control de entradas, salidas y saldos de cada uno de los rubros de las existencias en mercaderías, tanto en cantidad física como valorado. - De acuerdo a los datos, tabular la información estadística para determinar las cantidades mínimas, máximas y punto de pedido de compra de mercaderías. - Coordinar la acción de control físico o inspección de las mercaderías almacenados, se debe efectuar por lo menos una vez por año. - El control de existencias en unidades físicas se debe llevar en la bodega o almacén por medio de tarjetas o fichas de control. - El departamento de contabilidad manejará el control físico y valorados de las mercaderías en forma independiente del control físico que se mantiene en almacenes y cruzar información. - Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas. CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en el Hotel para sus operaciones sin la intención de venderlos. - Poseer una relación detallada y actualizada. - Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación. - Realizar verificaciones periódicas de los mismos. - Establecer responsabilidad al personal que utiliza los activos fijos. - Proteger los activos con una póliza de seguro. - Realizar entregas de los activos únicamente con requisiciones autorizadas. CONTROL DEL PASIVO CORRIENTE Son obligaciones a cargo de la empresa por bienes o servicios recibidos. 143 - Revisión periódica de su antigüedad. - Revisión y autorización para su registro. - Registro oportuno y exacto de todas las operaciones pendientes de pago. - Autorización previa al pago. CONTROL INTERNO DE PATRIMONIO - Toda operación que signifique modificación del patrimonio debe analizar y autorizar el Gerente General. CONTROL INTERNO DE VENTA DE SERVICIOS El control interno de las ventas de servicios comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa; Representan los ingresos provenientes de las operaciones normales del Hotel. - Cuando se realiza una venta de servicios, debe elaborársele una factura al cliente. - Los formularios que se utilizan para un buen control de las ventas son: facturas, notas de comandas, recibos de ingreso a caja. - Toda venta de servicios deben estar acompañadas del comprobante correspondiente. - Por los servicios de alimentación y otros, la mercadería deberá ser revisada por la persona encargada. - Que los comprobantes sean revisados y contabilizados. - Todo ingreso debe registrarse en el día. - Revisión de las cuentas relativas a servicios prestados y facturación 144 CONTROL INTERNO DE EGRESOS Representan erogaciones realizadas con motivo de las operaciones en la prestación de servicios al Cliente; dentro del control a ejecutarse: - Elaboración de presupuestos a efectos de ejecutar la ejecución presupuestaria. - Autorizados por el personal ejecutivo responsable. - Los comprobantes de egreso deberán contar con una numeración cronológica, acompañado con la documentación sustentatoria suficiente. - La clasificación de cuentas deberá estar debidamente respaldada en el Plan de Cuentas para su registro contable en libros. - Archivo de documentación debidamente ordenada en forma cronológica. 1.10. SISTEMA DE CONTABILIDAD Comprende las actividades de procesamiento, registro, clasificación, resumen, evaluación, informe e interpretación de los resultados de operaciones y transacciones, permitiendo establecer la situación financiera, los resultados de sus operaciones y los constantes cambios en su patrimonio. 1.10.1. OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE - Permite la entrega oportuna de la información financiera necesaria en forma concisa y clara para la adopción de decisiones del órgano superior de la entidad. - Obtiene información útil, adecuada, y confiable para fines de consolidación. - Consigue el control contable de todos los recursos financieros y materiales. - Obtiene la elaboración periódica de un conjunto de E.E.F.F., que representa los resultados de las operaciones, situación financiera, cambios de la misma, así como los cambios en el Patrimonio. 145 - Permite la elaboración de los E.E.F.F. mensuales, para fines de la dirección administrativa. - Facilita la identificación de los centros de costo del presupuesto controlando los costos fijos y variables. - Consolida las operaciones patrimoniales y presupuestarias mediante la clasificación y registros comunes, permitiendo su representación de forma comparativa. - Determina las desviaciones significativas de los planes y programas financieros, las causas y responsabilidades correspondiente. - Permite efectuar la evaluación del presupuesto. - Permite que la información financiera sea consolidada a distintos niveles del sistema de la empresa. 1.10.2. FINES DEL SISTEMA CONTABLE - Cumplir disposiciones legales. - Clasificar la contabilidad para presupuestos y E.E.F.F. - Sistema de contabilidad identifica el objetivo final. - Mantiene adecuada información. - Permite control efectivo de recursos. - Plan de cuentas facilita la formulación de los E.E.F.F. - Información financiera que permite establecer precisión y evaluación de resultados. - Proporciona datos financieros útiles para análisis y estadística. 1.10.3. CARATERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE - Información oportuna, coherente y eficaz. - Para los usuarios la información es verificable. 146 - Presenta información razonable y equitativa. - Expresa en términos cuantitativos y monetarios. - Fondo común, unidad caja – flujo fondos. - Adquisiciones deben ingresar en almacenes. - Fortalecer control interno. - No debe desconocerse el valor del patrimonio. 1.10.4. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA CONTABLE - Documento origen. - Plan de cuentas. - Registros Contables. - Estados Financieros. 1.10.5. PROCESOS CONTABLES Los procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las operaciones y transacciones que debe realizar una determinada empresa en sus libros de contabilidad claramente definidos. 147 ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE: Documentación fuente de las Transacciones Comerciales Incluyendo los Ajustes se elabora: Se registra en: Hoja de Trabajo Para la formulación de Estados Financieros L. Diario y/o Comprobantes de Contabilidad De la Hoja de Trabajo se obtiene: Se postea al: Libro Mayor General y Auxiliar Se prepara él: Estado de Resultados Balance General Reg. Asientos de Cierre preparatorio Reg. Asientos de Cierre Final Balance de Comprobación de Sumas y Saldos L. Diario y/o Comprobantes de Contabilidad Se registra Asientos de Ajuste Se poste al: Libro Mayor General y Auxiliar 148 El Libro Caja.- Es un documento muy importante, ya que a partir de él se obtienen la mayoría de los flujos y movimientos de las diversas cuentas de la empresa. Como hemos dicho anteriormente, será el Cajero General quien controle los Ingresos y Egresos (entradas y salidas) de dinero mediante el Libro de Caja, lo que a su vez permite conocer la disponibilidad en metálico de la empresa, así como el fondo de las diversas cajas que se mantienen en la Caja General (Administración) y en las entidades financiera se utilizan para realizar la Contabilidad Financiera son de carácter obligatorio conforme establece el Código de Comercio, exceptuando el Libro Mayor, la doctrina contable hace constar que este libro es imprescindible. Así pues, para poder realizar el Resumen y Fin de Ejercicio, el departamento de Administración y Contabilidad ha de llevar los libros siguientes: - El Diario General. - El Libro Mayor General. - Los Inventarios y Balances. El Diario General.- En él se centralizan todos los totales periódicos de los demás libros auxiliares. Una vez se hayan saldado éstos últimos a fin de mes, se anotará en el Diario General un asiento mensual por cada registro auxiliar, así como los diversos asientos relativos a operaciones ocasionales. Veamos a continuación algunos de los asientos que centraliza el Diario General. - Clientes a diversos departamentos. - Diversos departamentos a Economato. - Economato a Proveedores. - Caja General a clientes. - Gastos Generales a salarios. - Facturación a Restaurante. 149 El Libro Mayor.- Consiste en la ordenación cronológica del Diario y en la clasificación de las cuentas, siendo pues un libro de carácter puramente analítico, no se puede prescindir del Libro Mayor desde el punto de vista contable, pues su clasificación sistemática por cuentas permite conocer la situación de cada cuenta individual, y mediante el resultado de las respectivas cuentas se obtienen los balances. Por ello la contabilidad considera que aún no siendo obligatorio a efectos legales, este libro es necesario, aunque su estructura puede adaptarse libre y convenientemente al sistema de contabilidad que cada empresa adopte. Los Balances de Comprobación y Saldos.- Están constituidos por la relación ordenada de los resultados totales de débitos, créditos y saldos de las diversas cuentas del Libro Mayor. El Balance General.- Una vez obtenido el Balance General tras la regularización de las cuentas de gastos e ingresos, se cerrará el ejercicio, debiendo constar claramente los sistemas de valoración y contabilidad utilizados, así como las alteraciones que se hayan podido efectuar a lo largo del ejercicio. Para realizar el movimiento de distribución entre sus diversos departamentos y secciones, el hotel se sirve de un elemento de pago y cambio que se conoce como el Vale, el cual permitirá una función distributiva perfectamente coordinada y controlada, proporcionando así mismo a Contabilidad la información sobre los diversos cambios ínter departamentales de productos o servicios para que puedan ser traducidos a cargos y abonos en sus respectivas cuentas. En un establecimiento hotelero se utilizan dos tipos de vale: - El Vale de Pedido. - El Vale de Comanda. 150 El Vale de Pedido.- Este vale sirve para que un departamento solicite a otro los artículos que necesita, y que normalmente son proporcionados por Economato. El vale ha de reflejar la fecha de pedido, el artículo y su código, la cantidad, el precio unitario, el total parcial y el total, la firma del Jefe del departamento solicitante, el visto bueno de Administración, e incluso a veces, el visto bueno de Dirección. El Departamento de Administración complementa los precios, y el resto de datos los proporciona el Jefe del departamento solicitante. De este documento se emite un original y al menos dos copias, original y al menos dos copias, enviándose el original y la primera copia a Economato, el cual guardará una copia como justificante de la salida de géneros y posteriormente enviará el original a Administración para que pueda valorar los géneros solicitados y cargarlos al departamento solicitante. Este último se quedará con la segunda copia a fin de poder verificar el correcto suministro de su pedido. El Vale de Comanda.- Los departamentos de servicio anotan las solicitudes de los clientes en vales de comandas, los cuales se utilizan posteriormente para confeccionar las facturas, siendo particularmente obligatorios cuando son dos los departamentos que prestan el servicio, por ejemplo Cocina elabora un plato y el Servicio de Habitaciones sólo a cambio del vale de comanda. El vale comanda también sirve para conocer detalladamente las ventas realizadas por un determinado departamento. Según sea su finalidad, los vales se clasifican en dos grupos: - Aquellos vales confeccionados únicamente en concepto de distribución, por lo que solo atañen a los resultados parciales de un departamento. 151 - Los vales de servicio correspondientes a la facturación, y que en consecuencia afectan directamente a los ingresos Teniendo en cuenta que todo servicio que solicite el cliente ha de complementarse mediante vales, éstos vales de servicio o “comanda” deberán llevar un control doble. Así pues, los departamentos no podrán complementar sus vales sin la previa autorización y sello de control del encargado de Facturación, el cual se quedará con una copia del vale a fin de que pueda ser contabilizada como nota de Adeudo y Justificante de Cargo de la factura del cliente. La Ocupación del Hotel.- Podemos definir la ocupación de un hotel como el número de clientes que en él se alojan. Este dato nos viene dado por el Libro de Recepción y por la planilla de control de habitaciones que confecciona la Gobernanta. No obstante, la relación total de clientes alojados por día, mes y nacionalidad ha de figurar en la Hoja de Estadísticas de Nacionalidades de Clientes. Esta relación permitirá a la empresa establecer ratios de ventas y costes en base a los siguientes datos: - Número total de clientes alojados. - Características de los clientes. - Desayunos vendidos. - Servicios a la carta vendidos. - Pensiones vendidas. - Asistentes a banquetes. - Grupos de clientes. - Clientes con gratuidad de grupos. 152 - Clientes con cupo de agencia. - Clientes invitados, etc. Mediante estos ratios de ventas y costes, se podrá realizar un análisis más amplio y profundo de la producción y de los costes a fin de incrementar la rentabilidad de la empresa. En cuanto a los cálculos posteriores correspondientes a costes y rentabilidad, se establece lo siguiente: - El coste unidad – ocupación es inversamente proporcional a los gastos constantes. - Los gastos directos son afectados de forma relativa. - Los gastos proporcionales son afectados directamente. La estadística es pues la que permite calcular el coste de la unidad – ocupación en relación con la ocupación teórica y real. Las Amortizaciones.- La amortización de un determinado inmovilizado se produce por la disminución de su valor debido a una pérdida de utilidad y a su depreciación por el tiempo. Las amortizaciones que representan pérdidas han de ser cargadas en sus respectivas cuentas, y las depreciaciones se han de cargar a la cuenta de Pérdidas y Ganancias en el Balance de Fin de Ejercicio. Esta última cuenta se liquida igual que una cuenta de explotación. A continuación se han de sumar las amortizaciones actuales a las de años previos en la cuenta de Amortización Acumulada, la cual refleja en el Pasivo una disminución del valor adquisitivo que se refleja en el Activo. 153 Generalmente, las empresas utilizan una fórmula para establecer la amortización anual dentro de los límites máximos y mínimos Esta fórmula es la siguiente: Amortización Anual = Coste Compra – Valor Residual Años de Vida