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Código: TH-BS-P1
PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Versión: 6
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01/02/2016
1. OBJETIVO
Brindar a evaluadores y a evaluados, información básica e importante acerca de los criterios legales y las
directrices que deben ser tenidas en cuenta en el proceso de evaluación del desempeño laboral.
2. ALCANCE
El proceso de evaluación anual u ordinaria, inicia con la Fase de Fijación de los Compromisos Laborales y
Comportamentales que debe fijar el evaluado junto con el evaluador entre el 1° y 15 de febrero de cada año con
base en las metas de Plan de Acción y el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales
del Ministerio del Interior; continúa con la Fase de Seguimiento y Primera Evaluación Parcial Semestral del logro
alcanzado a 31 de julio, realizada entre el 1° y el 15 de agosto; finaliza con la Segunda Evaluación Parcial
Semestral, el Consolidado de la Calificación Definitiva y la información respecto a la escala de calificación
alcanzada por el evaluado (Destacado, Satisfactorio, No Satisfactorio, Sobresaliente). En el caso del proceso
de evaluación de periodo de prueba, este inicia con la Fase de Fijación de los Compromisos Laborales y
Comportamentales una vez el funcionario se posesiona; continua con la Fase de Seguimiento y Conformación
del portafolio de evidencias y, finaliza transcurridos seis (6) meses desde su posesión, con las Fases de
Verificación del Cumplimiento de los compromisos y los resultados de la evaluación o Calificación Definitiva, con
la información respecto a la escala de calificación alcanzada por el evaluado (destacado, satisfactorio, no
satisfactorio, Sobresaliente).
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Calificación Definitiva. Corresponde al resultado de la sumatoria de las evaluaciones realizadas durante el
periodo anual u ordinario. La calificación definitiva puede estar ubicada en los siguientes niveles: destacado, si
los compromisos laborales fijados, se encuentra entre el 90% y el 100% de cumplimiento; satisfactorio, si el
porcentaje de cumplimiento está entre el 66 % y el 89%; no satisfactorio, si el porcentaje de cumplimiento es
menor o igual al 65%; Calificación en el nivel Sobresaliente sólo sí: a) La calificación definitiva está entre el
95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales y adicionalmente, el evaluado cumple dos (2) de
los factores establecidos por la entidad para acceder al nivel sobresaliente. b) La calificación definitiva está en el
100% de cumplimiento de los compromisos laborales y adicionalmente, el evaluado cumple por lo menos un
factor. Son evaluaciones definitivas las siguientes:

Anual u Ordinaria. Se debe realizar a más tardar el 15 de febrero de cada año, y abarca el período
comprendido entre el primero (1°) de febrero de cada año y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente;
comprende dos evaluaciones parciales semestrales. Las etapas de la evaluación anual u ordinaria son
las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Fijación de Compromisos Laborales
Seguimiento al Desempeño Laboral y Registro de Evidencias para el Primer Semestre
Primera Evaluación Parcial Semestral
Seguimiento al Desempeño Laboral y Registro de Evidencias para el Segundo Semestre
Segunda Evaluación Parcial Semestral
Consolidado de la Calificación Definitiva del Período Evaluado
Información respecto al acceso o no del evaluado a calificación en el nivel sobresaliente (lo
determina el evaluador, conforme a los criterios establecidos para tal fin por la Comisión Nacional
del Servicio Civil y teniendo en cuenta los factores de cumplimiento establecidos por la entidad
para acceder al nivel sobresaliente).
Cuando el empleado no haya servido la totalidad del año, se calificarán los servicios correspondientes al
período laborado siempre y cuando éste sea superior a (30) días. Los periodos inferiores a este lapso
serán calificados conjuntamente con el periodo siguiente
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
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De Periodo Prueba. Inicia al momento de la posesión de los funcionarios que ingresan por concurso de
méritos, y finaliza una vez el funcionario cumpla seis (6) meses de servicio. Esta evaluación debe hacerse
con base en los compromisos laborales y comportamentales fijados al momento de la vinculación
(máximo tres compromisos). Las etapas de la evaluación del periodo de prueba son las siguientes:
1. Fijación de Compromisos
2. Seguimiento y Conformación del Portafolio de Evidencias
3. Verificación del Cumplimiento de Compromisos
4. Resultado de la Evaluación

Extraordinaria. Se realiza cuando el jefe del organismo lo ordene por escrito, basado en el presunto
desempeño deficiente del servidor.Sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo
menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado,
teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.
Comisión Evaluadora. Grupo que se debe conformado cuando el evaluador es un servidor de carrera
administrativa o con nombramiento provisional; en este caso la evaluación deberá ser realizada por el evaluador
y un funcionario de libre nombramiento y remoción (Comisión Evaluadora), quienes actuarán como un solo
evaluador.
CNSC. Comisión Nacional del Servicio Civil, entidad responsable de la administración y vigilancia de las
carreras de los servidores públicos, excepción de las que tenga carácter especial.
Compromisos Comportamentales Son los acuerdos establecidos entre el evaluador y el evaluado, relacionados
con las conductas o comportamientos caracterizados por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores,
actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el Servidor Público en ejercicio de su labor. Se fundamentan
en las competencias laborales (comunes a los servidores públicos y específicas de cada nivel jerárquico),
definidas en el Decreto 1083 de 2015, artículos 2.2.4.1 A 2.2.4.10. Estos compromisos, se evalúan con fines
ligados a planes de mejoramiento, no se califican.
Compromisos Laborales. Son los acuerdos que a partir de los planes institucionales, operativos o de gestión
de la dependencia o área de trabajo, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad, deben
ser establecidos entre evaluador y evaluado. Los acuerdos establecidos, deben ajustarse a las capacidades,
conocimientos, habilidades y destrezas del evaluado, es decir, deben ser coherentes con la competencia de cada
empleado y ser representativos de su aporte al cumplimiento de las metas del área; por tanto, deben ser
realizables, medibles, cuantificables y verificables.
Evaluación del Desempeño Laboral. Proceso mediante el cual, con base en juicios objetivos, se verifican,
valoran y califican los aportes del evaluado, a partir de las condiciones previas establecidas en la etapa de fijación
de compromisos laborales, su aporte al logro de las metas institucionales y la generación de valor agregado que
deben entregar las instituciones. Los elementos o dimensiones que se evalúan son: El Saber (conocimientos),
El Hacer (destrezas, habilidades, experiencia) y El Ser (valores, comportamientos, actitudes) en el marco de las
funciones y responsabilidades, del evaluado. El propósito de la evaluación del desempeño laboral es:
1. Determinar la permanencia en el servicio (para el caso de los funcionarios de carrera administrativa)
2. Adquirir los derechos de carrera o ascender en esta como resultado del periodo de prueba (solo para el
caso de funcionarios de Carrera administrativa.
3. Otorgar incentivos pecuniarios y no pecuniarios (para el caso de funcionarios de carrera administrativa
y de libre nombramiento y remoción)
Evaluaciones Parciales Eventuales. Son las que se realizar en cualquiera de las siguientes circunstancias:
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



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Por cambio de evaluador.
Por cambio definitivo de empleo del evaluado.
Por separación temporal del ejercicio de las funciones del empleo por más de treinta (30) días calendario.
Por interrupción del periodo de prueba por un término igual o superior a veinte días calendario.
Por el lapso de tiempo comprendido entre la última evaluación, si la hubiere y el final de la evaluación
parcial semestral correspondiente.
Estas evaluaciones, dentro de la evaluación parcial semestral, tendrán un valor ponderado en proporción
a los días laborados y, deben ser realizadas dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se
produzca la situación que la origine, con excepción de las ocasionadas por cambio de jefe o cambio
definitivo de empleo del evaluado la cual deberá realizarse al retiro de éstos.
Evaluaciones Parciales Semestrales. Son las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u
ordinaria:

Primera Evaluación Parcial Semestral. Corresponde al periodo comprendido entre el primero (1°) de
febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, periodo que debe ser evaluado a más tardar el quince
(15) de agosto del mismo año.

Segunda Evaluación Parcial Semestral. Corresponde al periodo comprendido entre el primero (1°) de
agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, periodo que debe ser evaluado a más tardar el
quince (15) de febrero de cada año.
Evaluado: Funcionarios de carrera administrativa de los niveles Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial;
funcionarios de libre nombramiento y remoción de los niveles Profesional, Técnico y Asistencia y funcionarios
en periodo de prueba.
Evaluador: Director, Subdirector o Jefe de Dependencia. Si el evaluador es de carrera administrativa o de
provisionalidad, debe conformar la Comisión Evaluadora con un funcionario de libre nombramiento y remoción, y
los dos actuaran como un solo evaluador.
Evidencias. Son los soportes aportados por el evaluado, el evaluador y/o terceros, que permiten verificar el
avance o cumplimiento de los resultados frente a cada uno de los compromisos fijados en la fase inicial del
proceso de evaluación. Pueden referirse al producto (resultados concretos, calidad y oportunidad), desempeño
(Cómo lo hace y cómo participa en la ejecución del compromiso) y conocimientos (qué sabe y cómo lo pone en
práctica). Las evidencias pueden provenir de fuentes como: documentos elaborados, mesas de trabajo, informes,
observación directa del desempeño del evaluado, actas; y deben ser veraces, suficientes, actualizadas y
pertinentes.
Factores de cumplimiento para acceder al nivel sobresaliente: Son los criterios que la Entidad debe
establecer mediante resolución cada año antes del 31 de marzo, para el acceso al nivel sobresaliente en el
periodo de evaluación de la vigencia que corresponda, conforme a lo señalado por la norma y por la entidad al
respecto.
Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales. Instrumento de la Administración
de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleados que
conforman la planta de personal y los requisitos exigidos para el desempeño de estos.
Plan de Acción. Plan que priorización las iniciativas más importantes para cumplir e incluye actividades,
objetivos, metas, estrategias a seguir, acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo, recursos necesarios
para cometer las mismas, fecha de inicio y finalización de la actividades responsable, entre otros aspectos
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Portafolio de Evidencias. Herramienta que permite acopiar los diferentes soportes que permiten identificar lo
efectuado laboral y comportamentalmente por el evaluado en cumplimiento de los compromisos establecidos.
Dichos soportes podrán ser acopiados por el evaluador, el evaluado o por terceros.
4. RESPONSABLES
De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 137 de 2010, artículo 5° de la Comisión Nacional del Servicio
Civil, los responsables frente al proceso de evaluación son: La Comisión Nacional del Servicio Civil, el nominador
o jefe de la entidad, la oficina de planeación, la unidad de personal, el jefe inmediato del evaluado, el evaluado,
el superior jerárquico del evaluador, la Comisión de personal y la oficina de Control Interno.
5. NORMATIVIDAD
5.1.
LEYES.

5.2.
Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa,
gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
DECRETOS.




5.3.
Decreto 01 de 1984, Código Contencioso Administrativo, Artículos 49-67
Decreto Ley 1567 de 1998, Titulo II, Capítulo IV
Decreto-Ley 760 de 2005, Artículos 33-43.
Decreto 1083 de 2015, Titulo 4°, Artículos 2.2.4.1 a 2.2.4.10; Titulo 8°, Artículos 2.2.8.1.1 a 2.2.8.1.12.
ACUERDOS


Acuerdo No. 137 de 2010, de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC)
Acuerdo 176 de 2012, de la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC)
5.4. RESOLUCIONES.

5.5.



Resolución 2326 del 23 de noviembre 2011, por la cual el Ministerio del Interior, adopta los lineamientos
señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil en el Acuerdo 137 de 2010 sobre evaluación del
desempeño laboral.
OTRAS:
Guía Evaluación del Desempeño Laboral. Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC) (2009.
Boletines informativos emitidos por la CNSC.
Conceptos emitidos por la CNSC.
6. DESARROLLO
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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
No.
1
Actividad
Tarea
Solicitar a los evaluadores, efectuar entre el 1° y el 15 de febrero,
la fase de Fijación de los Compromisos Laborales y
Comportamentales, para el periodo anual de evaluación que inicia
el 1° de febrero de cada año, con los funcionarios objeto de
evaluación de la dependencia bajo su responsabilidad.
Fijación
Compromisos
Periodo Anual
de Evaluación
Suministrar los formatos de evacuación de manera oportuna.
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Punto de
Control
Registro de la
solicitud, radicada en
cada una de las
dependencias.
Solicitud socializada
a través del Correo
Institucional con
evaluadores y
evaluados.
Responsable
Subdirector (a) de
Gestión Humana.
Secretario (a)
General
Profesional
responsable del
proceso.
Formatos
suministrados
2
Jornadas de
Capacitación
Programar en el primer trimestre del año o cuando la situación lo
requiera, capacitación en el tema de evaluación del desempeño
laboral, con el objeto de reforzar y/o actualizar sobre el tema.
Convocatoria
Subdirector (a) de
Gestión Humana.
Listado de asistencia
Profesional
responsable del
proceso.
Evaluadores
Evaluados
Verificar Fase de Fijación de Compromisos
Solicitar a los evaluadores, confirmar a la Subdirección de Gestión
Humana si fue efectuada la fase de fijación de los compromisos
con los funcionarios objeto devaluación de la dependencia bajo su
responsabilidad.
Primera Evaluación Semestral
Solicitar a los evaluadores: a) efectuar entre el 1° y el 15 de
agosto, la Fase de la Primera Evaluación Parcial Semestral, a
partir de las evidencias consignadas en Portafolio de Evidencias
por el evaluado, el evaluador y/o terceros b) radicar en la
Subdirección de Gestión Humana, la “Planilla Reporte de
Evaluación” debidamente diligenciada.
3.
Seguimiento y
Vigilancia al
Proceso Anual
de Evaluación
Asesoría
-Brindar la asesoría requerida por evaluadores y/o evaluados
durante el proceso de evaluación anual, de forma personalizada,
a través del SIGOB o a través del correo institucional.
-Tramitar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), la
información, consultas o asesorías que de acuerdo a la
competencia de esta entidad, sean necesaria y /o requerida.
-
Socializar con evaluadores y evaluados las nuevas directrices
emitidas por la CNSC frente al tema de evaluación.
Registro de la
solicitud, radicada en
cada uno de las
dependencias.
Subdirector (a) de
Gestión Humana
Registro de la
solicitud, radicada en
cada uno de las
dependencias, y
Planillas,
radicada.
Evaluados
Registros de
asesorías
efectuadas
Profesional
responsable del
proceso.
Evaluadores
Comisión Nacional
del Servicio Civil
(CNSC).
Registro de las
consultas tramitadas
ante la (CNSC), y de
las respuestas
emitidas por esta
entidad.
Normas y/o
Conceptos emitidos
por la CNSC.
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No.
4
5
6
Actividad
Segunda
Evaluación
Parcial
Semestral y
Consolidado de
la Calificación
Definitiva
Informe Proceso
Anual de
Evaluación
Archivo de la
Calificación
Anual Definitivas
Tarea
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Punto de
Control
Solicitar a los evaluadores, que entre el 1° y el 15 de febrero, se
efectúe:
a) La fase correspondiente a la Segunda Evaluación
Parcial Semestral.
b) El consolidado de la calificación anual definitiva a través
de la sumatoria de las evaluaciones efectuadas durante
el primero y el segundo semestre.
c) A partir de los resultados, determinar si la calificación
definitiva del evaluado, se ubica en el nivel destacado,
satisfactorio, no satisfactorio o en el nivel sobresaliente,
de acuerdo con los criterios establecidos por la norma y
por la entidad para tal fin.
Calificación definitiva
radicada en la
Subdirección de
Gestión Humana
debidamente
diligenciada.
Elaborar en Excel, el informe de calificación anual definitiva, con
sus respectivos filtros (nombre del evacuado, dependencia, nivel
jerárquico, ubicación de la calificación de acuerdo a la escala de
evaluación, acceso al nivel sobresaliente, y los demás que sean
necesarios).
Base de datos
debidamente
diligenciada
Radicar para archivo en la Historias Laborales, las calificaciones
definitivas de cada uno de los evaluados.
Responsable
Subdirector (a) de
Gestión Humana
Evaluadores
Evaluados
Profesional
responsable del
proceso
Subdirector (a) de
Gestión Humana
Profesional
responsable del
proceso
Calificaciones,
incorporados en la
Historia Laboral del
evaluado.
Subdirector (a) de
Gestión Humana.
Profesional
responsable del
proceso
Funcionario (a)
responsable del
archivo de Historias
Laborales.
7. REGISTROS






Resolución (es) emitidas por la entidad, referentes al tema de evaluación del desempeño laboral
Comunicaciones (circulares, memorandos, correos) emitidas por la entidad a través de la Subdirección
de Gestión Humana, en el marco de coordinación, seguimiento y vigilancia al proceso de evaluación.
Registro de listado de asistentes a la (s) jornada de capacitación realizada
Planilla Reporte de Evaluación, con información sobre el porcentaje alcanzado en la Primera Evaluación
Parcial Semestral.
Informe proceso anual de evaluación
Evaluaciones definitivas archivadas en la Historia Laboral del evaluado.
8. ANEXOS
Anexo N°. 1. Formato de Información General TH-BS-01-F-01
Anexo N°. 2. Formato de Fijación de Compromisos Laborales TH-BS-P-01-F-02
Anexo N°. 3. Formato fijación de Compromisos Comportamentales TH-BS-P-01-F-03
Anexo N°. 4. Formato de Calificación TH-BS-P-01-F-04
Anexo N°. 5. Formato Portafolio de Evidencias TH-BS-P-01-F-05
Anexo N°. 6. Formato de Evaluación Parcial Eventual TH-BS-P-01-F-06
Anexo N°. 7 Planilla Reporte de Evaluación TH-BS-P-01-F07
9. CONTROL DE CAMBIOS
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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
No.
1
2
FECHA
CAMBIOS EFECTUADOS
04/06/2009
30/11/2011
Versión: 6
Vigente desde:
01/02/2016
VERSIÓN
Se revisaron y ajustaron aspectos relacionados con a
los ítems de: Objetivo, Alcance, Política de Operación,
Riesgos, Control del Riesgo, Información Secundaria,
Sistema de Información.
V02
Se hicieron ajustes y modificaciones a la forma y
contenido de todo el documento conforme a los nuevos
lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de
Planeación e
igualmente, de acuerdo con los
lineamientos fijados por la Comisión Nacional del
Servicio dentro de la normatividad vigente.
Se
actualizan formatos del procedimiento, formatos y
anexos, se actualiza versión.
V03
Ajustes y modificaciones respecto a:
-
3
4
11/02/2013
15/07/2014
Alcances de la evaluación del desempeño
laboral.
Definición de las escalas de calificación para
acceder al nivel sobresaliente.
Precisión sobre los niveles de cumplimiento de
los compromisos laborales
Precisando sobre los criterios que debe cumplir
el evaluado para acceder al nivel sobresaliente.
Precisión acerca de las evaluaciones parciales
semestrales y parciales eventuales.
Ajustes en el contenido de los numerales 5, 6, 7
y 10 del procedimiento.
Inclusión del ítem referente a responsabilidades
de la Subdirección de Gestión Humana en el
Proceso de Evaluación.
Ajustes y modificaciones en los formatos: THBS-P-01-F-02, TH-BS-P-01-F-03, TH-BS-P-01-F04, TH-BS-P-01-F-06.
Ajustes en las instrucciones de los formatos
TH-BS-P-01-F-04 y TH-BS-P-01-F-05.
Ajustes y modificaciones al formato: TH-BS-P-01-F04.
V04
V5
Ajustes y modificaciones al Procedimiento
Inclusión del anexo N°.7 Planilla Reporte de
Evaluación.
Se modifica la versión cinco (5) del procedimiento en el
siguiente sentido:
5
14/01/2016
1. Actualización del procedimiento de acuerdo con el
nuevo formato.
2. Ajustes y modificaciones en el contenido de cada uno
de los numerales del procedimiento.
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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Versión: 6
Vigente desde:
01/02/2016
Elaboró
Firma
________________________________________
Luz Marina Becerra Barreto
Profesional
Revisó
Firma
Astrid Elena Sandoval Pérez
Coordinadora Grupo Desarrollo de Personal
Aprobó
Firma
María Jimena Acosta Illera
Subdirectora de Gestión Humana
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