PROCEDIMIENTO

Código: AN-AI-P2
PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y
CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Versión: 06
Vigente desde:
07/12/2015
1. OBJETIVO
Atender las solicitudes de las asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas, para el registro
de:
 Constitución de Asociación
 Cambio de Junta Directiva
 Reforma de Estatutos
 Afiliación a una Asociación
 Desafiliación a una Asociación
De acuerdo con la normatividad vigente. Igualmente se expedirá las Certificaciones de existencia y
representación legal de estas asociaciones de conformidad con lo establecido.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las comunidades y/o
resguardos indígenas que desean asociarse para constituir o realizar una novedad en una Asociación existente
y finaliza con el archivo del acto administrativo o certificación.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas: Son entidades de Derecho Público de
carácter especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, que tienen por objeto,
el desarrollo integral de las comunidades Indígenas. Para el cumplimiento de su objeto podrán desarrollar las
siguientes acciones: a) Adelantar actividades de carácter industrial y comercial, bien sea en forma directa, o
mediante convenios celebrados con personas naturales o jurídicas. b) Fomentar en sus comunidades proyectos
de salud, educación y vivienda en coordinación con las respectivas autoridades nacionales, regionales o locales
y con sujeción a las normas legales pertinentes. (Artículos2 y 3 del Decreto 1088 de 1993)
Autoridad Tradicional: Las autoridades tradicionales son los miembros de una comunidad indígena que
ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de organización, gobierno, gestión o
control social. (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Cabildo indígena. Es una entidad pública especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad
indígena, elegidos y reconocidos por ésta, con una organización sociopolítica tradicional, cuya función es
representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y realizar las actividades que le atribuyen las leyes,
sus usos, costumbres y el reglamento interno de cada comunidad
Censo. Es el listado de los miembros de una comunidad, identificando el número de familias, el grupo familiar
con su parentesco frente al jefe del hogar, los cuales se incorporan en una base de datos censal de la
Dirección.
Comunidad o parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia amerindia, que tienen
conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres de su cultura, así como formas de
gobierno, gestión, control social o sistemas normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan
o no títulos de propiedad, o que no puedan acreditarlos legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos,
divididos o declarados vacantes (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
Resguardo Colonial: Los resguardos coloniales son una institución legal y sociopolítica de carácter especial,
conformada por una o más comunidades indígenas, que poseen títulos de las tierras poseídas por los miembros
de la parcialidad a título individual o colectivo desde la época de la colonia, poseen su territorio y se rigen para
el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema
normativo propio.
Resguardo Indígena. Los resguardos indígenas son propiedad colectiva de las comunidades indígenas a favor
de las cuales se constituyen y conforme a los artículos 63 y 329 de la Constitución Política, tienen el carácter de
inalienables, imprescriptibles e inembargables. Los resguardos indígenas son una institución legal y
sociopolítica de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de
propiedad colectiva que goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el
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CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
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manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema
normativo propio. (Artículo 21, decreto 2164 de 1995)
Territorios indígenas. Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una comunidad, parcialidad
o grupo indígena y aquellas que, aunque no se encuentren poseídas en esa forma, constituyen el ámbito
tradicional de sus actividades sociales, económicas y culturales (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995)
DAI: Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías.
4. RESPONSABILIDAD
La obligación de los cargos responsables, frente a la elaboración, revisión, aprobación y aplicación de los
correspondientes documentos, se describe en la siguiente tabla.
Documento
Registro de constitución, novedades y
certificación de asociaciones de cabildos y/o
autoridades tradicionales indígenas
Revisa
Grupo de
Investigación y
Registro
Aprueba
Director Asuntos Indígenas, Rom y
Minorías
Coordinadora Grupo de Investigación
y Registro
Los líderes de proceso son responsables de la socialización, concientización y aplicación de los documentos
asociados a su proceso.
5. NORMATIVIDAD
5.1. DECRETOS.

Decreto 1088 de 1993 por el cual se regula la creación de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades
Tradicionales Indígenas.

Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del
Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
5.2. OTRAS

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana
NTC- ISO: 9001:2008

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la
Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)
6.
DESARROLLO
6.1. DOCUMENTOS REQUISITO REGISTRO DE CONSTITUCIÓN DE ASOCIACIÓN
Solicitud de registro de constitución de asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado
en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia
ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos:

Copia del acta de la Asamblea General de Constitución de la Asociación, suscrita por los cabildos y/o
autoridades tradicionales indígenas de las Comunidades y/o resguardos Asociados.

Copia de las actas de posesión de los Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas expedida por la
Alcaldía Municipal respectiva.

Un (1) ejemplar de los estatutos con su respectiva aprobación.
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
Actas de Asamblea General donde cada comunidad tomó la decisión de asociarse (Artículo 5 Decreto 1088
de 1993).

Los documentos deben venir en original excepto las actas de posesión de las Autoridades Tradicionales o
Cabildos.

Las actas referidas deben contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema
tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que
avalan.
6.2. DOCUMENTOS REQUISITO PARA REGISTRO DE CAMBIO DE JUNTA DIRECTIVA
 Solicitud de registro de cambio o reestructuración de Órgano Administrativo de la Asociaciones. Para ello
opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se
debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los
siguientes documentos:

Acta de Asamblea o Congreso de la Asociación en la que se relate la decisión objeto de registro, la cual
debe estar suscrita por quienes participaron.

Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los directivos electos.

Copia de las actas de posesión de los Cabildos Indígenas y/o Autoridades Tradicionales expedidas por la
Alcaldía Municipal respectiva.

Las actas referidas deben contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema
tratado, así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que
avalan.
6.3. REGISTRO DE REFORMA DE ESTATUTOS

Solicitud de registro de reforma de estatutos, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en
la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia
ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos:

Acta de Asamblea o Congreso de la Asociación en la que se relate la decisión objeto de registro, la cual
debe estar suscrita por quienes participaron.

Ejemplar de los nuevos estatutos.

Copia de las actas de posesión de los Cabildos Indígenas y/o Autoridades Tradicionales expedidas por la
Alcaldía Municipal respectiva.

El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado,
así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan.
6.4. REGISTRO DE AFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN

Solicitud de registro de afiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo
ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de
correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos:

Acta de Asamblea Interna de la Comunidad en la que se relate la decisión objeto de registro (afiliación), la
cual debe estar suscrita por quienes participaron.
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
Copia del acta de posesión de la Autoridad Tradicional o Cabildo Indígena que se afilia, expedida por la
Alcaldía Municipal respectiva.

El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado,
así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan.

Que la comunidad se encuentre registrada ante la Dirección de Asuntos Indígenas Rom y Minorías del
Ministerio.

Que la comunidad no se encuentra afiliada a otra asociación constituida en el marco del Decreto 1088 de
1.993. En el evento de suceder debe primero tramitar la desafiliación de la asociación a la cual se encuentra
afiliada.

Quienes se afilian son las Autoridades Tradicionales o Cabildos Indígenas en ejercicio y en representación
de sus comunidades.
6.5. REGISTRO DE DESAFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN
Solicitud de registro de desafiliación de una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo
ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia
ubicada en la Calle 12B No 8-38 Piso 1, aportando los siguientes documentos:

Acta de Asamblea Interna de la Comunidad en la que se relate la decisión objeto de registro (desafiliación),
la cual debe estar suscrita por quienes participaron.

Copia del acta de posesión de la Autoridad Tradicional o Cabildo Indígena que se desafilia, expedida por la
Alcaldía Municipal respectiva.

El acta referida debe contener un encabezado indicando el tipo de asamblea, fecha, lugar y tema tratado,
así mismo las firmas que acompañan éstas deben llevar un encabezado donde se especifique que avalan.
No.
Actividad
1
Recepción de
la solicitud
2
Transferir la
solicitud
3
4
5
Asignar a
Funcionario o
Coordinador
Asignar a
Funcionario
Encargado
Estudiar la
solicitud y
preparar el acto
administrativo
Tarea
Recepcionar la solicitud, presentada por
el solicitante, quien usa opcionalmente
los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5 según la
novedad, de conformidad con el
Procedimiento para la Gestión de la
Correspondencia Externa.
Trasladar la solicitud a la DAI, de
conformidad con el Procedimiento para
la Gestión de la Correspondencia
Externa.
Asignar la solicitud al funcionario o
Coordinador de grupo encargado del
tema.
Punto de Control
Funcionario
responsable – Área
de Correspondencia
Verificar el número
de radicado con la
planilla de entrega
Funcionario
responsable DARM
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Entregar la solicitud al Funcionario
encargado del tema.
Revisar los documentos recepcionados
respecto a los requisitos de los
numerales 6.1.1. al 6.1.5. de acuerdo a
la solicitud.
Responsable
Verificar
los
requisitos
de
acuerdo al Decreto
1088 de 1993
Profesional
Universitario
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No.
Actividad
Tarea
1. Si cumple requisitos se elabora el
Acto Administrativo respectivo, de
acuerdo a la “Guía lineamientos para la
elaboración
y/o
modificación
de
documentos”, luego se realiza la tarea 6
de este procedimiento.
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Punto de Control
Responsable
Revisión de datos
de oficio.
Funcionario o
Coordinador
Si cumple se da
visto bueno.
Si no cumple se
devuelve
para
corrección.
Director Técnico
2. Si no cumple los requisitos, se
elabora oficio al peticionario, de acuerdo
a la plantilla establecida en el SIGI,
explicando el motivo de no cumplimiento
de requisitos de la solicitud, para que se
realicen los ajustes respectivos.
Revisar y aprobar el oficio dirigido al
peticionario.
6
7
Aprobación del
Acto
Administrativo
Notificación del
Acto
Administrativo
Funcionario o
Coordinador
Revisar y aprobar el Acto Administrativo
Director Técnico
Elaborar oficio de notificación y remisión
del Acto Administrativo, de acuerdo a la
plantilla establecida en el SIGI, a la
Alcaldía respectiva según la jurisdicción
del
solicitante,
aplicando
el
Procedimiento para la Gestión de la
Correspondencia Interna con destino
Externo e Interdependencias.
Lo anterior atendiendo lo dispuesto en
los artículos 69 y 70 de la Ley 1437 de
2011.
Profesional
Universitario
Revisión de datos
de oficio.
Revisar y aprobar el oficio dirigido al
peticionario.
8
Actualización
en el Registro
Actualizar
los
datos
del
acto
administrativo en el Formato AN-AI-P02-F01 “Registro de Asociaciones de
Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas”.
Si cumple se da
visto bueno.
Si no cumple se
devuelve
para
corrección.
Funcionario o
Coordinador
Director Técnico
Técnico
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No.
Actividad
9
Archivar
Tarea
Archivar una copia del Acto
Administrativo en la carpeta de la
respectiva asociación.
Punto de Control
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Responsable
Técnico
6.6. DOCUMENTOS REQUISITO PARA CERTIFICACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades
Tradicionales Indígenas, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del
Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No
8-46 Piso 1, especificando:





El nombre de la Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas
El Nombre y firma del solicitante
Numero de documento de Identidad del solicitante
Dirección de correspondencia del solicitante
Teléfono del solicitante
No.
Actividad
1
Recepción de la
solicitud
2
Transferir la
solicitud
3
Asignar a
Funcionario o
Coordinador
4
Asignar a
Funcionario
Encargado
Tarea
Recepcionar
la
solicitud,
presentada por el solicitante,
quien usa opcionalmente el
Anexo 7 de conformidad con el
Procedimiento para la Gestión de
la Correspondencia Externa.
Trasladar la solicitud a la DAI, de
conformidad con el Procedimiento
para
la
Gestión
de
la
Correspondencia Externa.
Realizar el reparto de la
correspondencia al Funcionario o
Coordinador de grupo encargado
del tema.
Punto de Control
Responsable
Funcionario
responsable – Área
de Correspondencia
Verificar el número
de radicado con la
planilla de entrega
Funcionario
responsable DAI
Director Técnico
Funcionario o
Coordinador
Entregar
la
solicitud
al
Funcionario encargado del tema.
Revisar los requerimientos de la
solicitud y verificar los datos en el
Formato
AN-AI-P-02-F01
“Registro de Asociaciones de
Cabildos
y/o
Autoridades
Tradicionales Indígenas”.
5
Registro y
verificación de
datos
Profesional
Universitario
Si cumple requisitos, efectuar
Tarea 6 de este procedimiento
Si no cumple los requisitos,
elaborar
oficio
dirigido
al
peticionario
devolviendo
la
documentación, de acuerdo a la
plantilla establecida en el SIGI.
Revisar y aprobar el oficio dirigido
Revisión de datos
Coordinador de
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No.
Actividad
Tarea
al peticionario.
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Punto de Control
de oficio.
Responsable
grupo
Si cumple se da
visto bueno.
Director Técnico
Si
no
cumple
devuelve
para
corrección.
6
Elaboración de la
certificación
7
Aprobación de la
certificación
Revisar y aprobar la certificación
Enviar certificación de acuerdo al
Procedimiento para la Gestión de
la Correspondencia Interna con
destino Externo e
Interdependencias.
Archivar una copia de la
certificación en la carpeta
respectiva.
Notificación de la
Certificación
8
9
Profesional
Universitario
Elaborar la certificación según
plantilla establecida para ello.
Archivar
Coordinador de
Grupo
Director Técnico
Profesional
Universitario
Coordinador de
Grupo
Profesional
Universitario
6. REGISTROS
REGISTROS
Formato AN-AI-P-02-F-01
“Registro de Asociaciones
de Cabildos y/o
Autoridades Tradicionales
Indígenas”
7.






RESPONSABLE
FRECUENCIA
N/A
Técnico y/o
Profesional Universitario
UBICACIÓN
Red Interna de la
Dirección
ANEXOS
Anexo No. 1. Solicitud de registro de constitución de la asociación.
Anexo No. 2. Solicitud de registro de cambio de junta directiva.
Anexo No. 3. Solicitud de registro de reforma de estatutos.
Anexo No. 4. Solicitud de registro de afiliación a una asociación.
Anexo No. 5. Solicitud de registro de desafiliación a una asociación.
Anexo No. 6. Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas. AN-AI-P-02-F01.
Anexo No. 7. Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de
Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas.

8.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
10/07/09
CAMBIO
Unificación de antiguos procedimientos: Solicitud de afiliación, desafiliación e
inscripción y registro de asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o cabildos
VERSIÓN
02
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PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Y
CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS
Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS
26/07/10
26/12/2011
06/03/2013
24/11/2015
Versión: 06
Vigente desde:
07/12/2015
indígenas.
Actualización del procedimiento y se incluyen anexos
Actualización del procedimiento de acuerdo a la “Guía lineamientos para la
elaboración y/o modificación de documentos” y al Decreto 2893 de 2011 "Por el cual
se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior
y se integra el Sector Administrativo del Interior“
Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y
cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora, además de
algunos ajustes en los documentos requisito.
Se modifica la versión 05 con el fin de actualizar el logo y lema del Ministerio del
Interior
03
04
05
06
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
Viviana Rebolledo Osorio
Profesional Especializado (E)
Pedro Santiago Posada Arango
Director Asuntos Indígenas, Rom y
Minorías
_____________________________
Nidia Consuelo Pulido Rubio
Profesional Especializado (E)
Archivar en:1103.47.04 Procesos y Procedimientos Misionales- Aplicación y Ejecución de Normas- Asuntos Indígenas, ROM y Minorías
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