procedimiento_an-sc-p-01_evaluac_inf_riesgo_ciat.doc

Código: AN-SC-P-01
PROCEDIMIENTO
EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
1. OBJETIVO
Evaluar oportunamente los Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento elaborados por el
Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo o la información proveniente de
cualquier entidad que haga parte de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas CIAT,
que advierta la existencia de un eventual riesgo, para adoptar las medidas que correspondan
para prevenirlo o mitigarlo.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia desde la recepción de la información y culmina con la emisión de
recomendaciones a las distintas entidades o autoridades concernidas en la mitigación del
riesgo.
3. DEFINICIONES
Informes de Riesgo y/o Notas de Seguimiento: Documentos elaborados por el Sistema de
Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo o la información proveniente de cualquier
entidad que haga parte de la CIAT, donde se advierte la existencia de un riesgo de violación
de los derechos a la vida, libertad, seguridad e integridad personal y de infracciones al
Derecho Internacional Humanitario en contra de la población civil.
Sesiones de Evaluación: Sesiones ordinarias o extraordinarias realizadas por la Comisión
Intersectorial de Alertas Tempranas, en donde se analizan los riesgos a los que la población
civil se encuentra expuesta que ponen en peligro los derechos a la vida, libertad, seguridad e
integridad personal o infracciones al DIH y se recomienda al Ministro del Interior la emisión o
no de Alerta Temprana y las recomendaciones sobre la implementación de medidas dirigidas
a prevenir o mitigar los riesgos.
Sistema de Alertas Tempranas: Procedimiento en virtud del cual la Defensoría del Pueblo
recoge indicios e informaciones que indiquen sobre una posible violación masiva a los
derechos humanos en un lugar determinado y cuyo contenido sirva de fundamento para la
elaboración de los Informes de Riesgo.
4. SIGLAS
CIAT: Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas
SAT: Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo
DIH: Derecho Internacional Humanitario
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EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
5. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.

Constitución de 1991
5.2.
LEYES.

Ley 1106 de 2006 - art. 5º prorrogado en el artículo 1 de la Ley 1421 de 2010 Los
Gobernadores y Alcaldes deberán atender de manera urgente las recomendaciones y
alertas tempranas emanadas del Gobierno Nacional, especialmente del Ministerio del
Interior y de Justicia, tendientes a prevenir, atender y conjurar las situaciones de riesgo
que alteren el orden público, y las posibles violaciones a los derechos humanos o el
Derecho Internacional Humanitario.

Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción.

Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.

Ley 1448 del 10 de junio de 2011, Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y
reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras
disposiciones.
5.3. DECRETOS.

Decreto 250 de 2005, por el cual se expide el Plan Nacional para la Atención Integral a la
Población Desplazada por la violencia.

Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
Decreto 4800-art. 200 parágrafo 2 de 20/12/2011, por el cual se reglamenta la Ley 1448
de 2011 y se menciona que “las recomendaciones realizadas por el Ministro del Interior
con base en los informes realizados por el Sistema de Alertas Tempranas -SAT, en el
marco de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas-CIAT, serán atendidas de
manera oportuna y adecuada por parte de las entidades del nivel nacional y territorial,
responsables en la prevención a las violaciones de los Derechos Humanos e infracciones
al Derecho Internacional Humanitario, y reportaran a la secretaría técnica de la Comisión
Intersectorial de alertas Tempranas-CIAT en los términos establecidos, sobre los avances
en la implementación de las mismas.”
Decreto 2890 de 2013, por el cual se crea y reglamenta la Comisión Intersectorial de
Alertas Tempranas (CIAT) y se dictan otras disposiciones.


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Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
5.4. OTRAS

NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder
Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios. Requisitos.
6. DESARROLLO
No.
Actividad
1
Recibir
información
electrónica
2
Recibir
información
física
3
Transferir
información
física
4
Remitir
información
solicitar
verificación
Tarea
Recibir el Informe de Riesgo, la
Nota
de
Seguimiento
proveniente del Sistema de
Alertas Tempranas SAT o la
información proveniente de
cualquier entidad que haga
parte de la CIAT.
Recibir el Informe de Riesgo, la
Nota de Seguimiento o la
información proveniente de
cualquier entidad que haga
parte de la CIAT, a través de la
correspondencia externa del
Ministerio del Interior aplicando
el procedimiento de Recepción
y
distribución
de
Correspondencia externa.
Transferir al profesional o
contratista
encargado
por
correspondencia SIGOB del
Ministerio del Interior el Informe
de Riesgo, la Nota de
Seguimiento o la información
proveniente
de
cualquier
entidad que haga parte de la
CIAT.
La Secretaria Técnica de la
Comisión
Intersectorial
de
Alertas Tempranas, remite por
y correo electrónico, a todos los
miembros de la Comisión,
incluyendo a las Alcaldías y
Gobernaciones concernidas, el
Informe de Riesgo, la Nota de
Punto de
Control
Responsable
Funcionario designado en
la coordinación de la
Secretaria Técnica de la
CIAT
Área de correspondencia
Los oficios de
de remisión
deben contener
un número de
radicado para
cada Entidad.
Funcionario designado en
la coordinación de la
Secretaria Técnica de la
CIAT, y profesional o
contratista
designado
para atender el caso.
Correos
electrónicos
enviados desde
la cuenta de
secretariaciat@
mininterior.gov.
co o desde el
correo del
Funcionario designado en
la coordinación de la
Secretaria Técnica de la
CIAT, y profesional o
contratista
designado
para atender el caso.
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EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
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No.
Actividad
5
Convocar a la
sesión de
evaluación
6
Sistematizar
las
verificaciones
7
Realizar
Tarea
Punto de
Control
Seguimiento con el fin de que funcionario
se lleve a cabo la verificación designado para
correspondiente y la remitan al atender el caso
correo
electrónico
[email protected].
co.
Cuando el Ministro lo considere
se activará el mecanismo
extraordinario establecido en el
parágrafo del artículo 8 del
Decreto 2890 del 12 de
diciembre de 2013, mediante el
cual podrá emitir alertas
tempranas
y/o
recomendaciones,
sin
necesidad de surtir el trámite
de verificación y evaluación por
parte de la Comisión cuando se
advierta un riesgo inminente de
violaciones a los derechos a la
vida, libertad, integridad y
seguridad
personal
e
infracciones a las normas del
derecho
internacional
humanitario.
Elaborar y enviar convocatoria
por el correo electrónico Correos
[email protected]. electrónicos
co a todos los miembros de la enviados desde
de la Comisión y a las la cuenta de
autoridades concernidas en la secretariaciat@
mitigación de los riesgos mininterior.gov.
advertidos, a la sesión sobre la co
evaluación de la información.
Recibir en el correo de
[email protected].
co, los informes de verificación
de los miembros de la
Comisión allegados antes de la
sesión de evaluación.
Presentar los informes de Formato
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
Responsable
Funcionario designado en
la coordinación de la
Secretaria Técnica de la
CIAT, y profesional o
contratista designado para
atender el caso.
Profesional o contratista
designado para atender el
caso
Profesional o contratista
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PROCEDIMIENTO
EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
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No.
Actividad
sesión de
evaluación
8
Informar las
recomendacio
nes de la
CIAT a la
Dirección de
Gobierno y
Gestión
Territorial
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
Tarea
Punto de
Responsable
Control
verificación por parte de cada Listado
de designado para atender el
integrante de la Comisión Asistencia SI- caso
Intersectorial
de
Alertas G-01-F-02 V3
Tempranas,
e
invitados
permanentes, así como la
recomendación frente a la
emisión o no de Alerta
Temprana y las sugerencias en
cuanto
a
nuevas
recomendaciones.
Informar por parte de
la
Funcionario designado en
Secretaria Técnica de la
la coordinación de la
Comisión
Intersectorial
de
Secretaria Técnica de la
Alertas
Tempranas
a
la
CIAT
Dirección de Gobierno y
Gestión Territorial, informando
la recomendación de las
Entidades con relación a la
Alerta Temprana, con el fin de
que el señor Ministro defina
sobre la emisión o no de la
misma.
Oficio firmado
por la Directora
Cuando se hace referencia a de Gobierno y
una alerta temprana emitida Gestión
por el Ministro del Interior de Territorial
manera
extraordinaria
se informando la
enviaran directamente a las decisión
del
entidades las recomendaciones Ministro
del
realizadas en el marco de esta Interior
alerta.
Anexo “Reporte de advertencia
de un riesgo inminente de
violaciones a los derechos a la
vida, libertad, integridad y
seguridad
personal
e
infracciones a las normas del
derecho
internacional
humanitario”. AN-SC-P-01-F01.
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PROCEDIMIENTO
EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
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No.
Actividad
9
Elaborar el
Acta de la
sesión de
evaluación
10
Elaborar
oficios de
recomendacio
nes a las
distintas
Entidades
Tarea
Elaborar acta detallada en el
Formato SI-G-01-F-01, sobre el
desarrollo de la sesión de
evaluación, la cual será
presentada en la siguiente
sesión para la aprobación y la
firma del Presidente y
Secretaría Técnica.
En el acta se deberán registrar
al iniciar la sesión, las
informaciones enviadas por la
secretaria técnica a las
entidades que hacen parte de
la CIAT, la gestión realizada, la
decisión adoptada por el
Ministro del Interior y las
recomendaciones emitidas en
cada caso.
Elaborar oficios dirigidos a las
distintas entidades, informando
la decisión tomada por el
Ministro del Interior sobre la
emisión o no de alerta
temprana
y
las
recomendaciones dirigidas a
prevenir o mitigar los riesgos,
usando los formatos de oficios
y memorandos dispuestos en
SIGOB.
11
Revisar y
aprobar
Verificar que los oficios y
memorandos cumplan con las
características del producto.
Firmar oficios
de
recomendacio
nes
Recibir oficios para la firma
revisados
y
aprobados
previamente por la Dirección de
Gobierno y Gestión Territorial
12
Punto de
Control
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
Responsable
Profesional o contratista
designado para atender el
caso
La Secretaría
Técnica deberá
verificar
mensualmente
que las actas
de las sesiones
realizadas en el
mes anterior se
encuentren
debidamente
firmadas.
Profesional o contratista
designado para atender el
Los oficios de
caso
las
recomendacion
es
emitidas
deben contener
un número de
radicado para
cada Entidad.
Verificar que la
información del
oficio sea clara
y apunte a los
riesgos
advertidos.
Los oficios
deben contener
los vistos
buenos de
quien elabora y
revisa la
Funcionario designado en
la coordinación de la
Secretaria Técnica de la
CIAT y/o Director (a) de
Gobierno
y
Gestión
Territorial
Director (a) de Gobierno y
Gestión Territorial.
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EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT
No.
Actividad
Tarea
13
Actualizar
datos de
ejecución
14
Archivar
documentació
n
15
Desarrollar
acciones de
mejoramiento
Registrar los resultados y datos
de evaluación de informes de
riesgo y notas de seguimiento
en el Plan de Acción.
Punto de
Control
comunicación
respectiva
La
actualización se
debe realizar
de acuerdo a la
programación
del Plan de
Acción
La
documentación
debe ser
archivada de
manera
oportuna
Archivar la documentación
correspondiente a la aplicación
de
éste
procedimiento,
conforme al procedimiento de
organización del archivo de
gestión.
Realizar
las
acciones
correctivas, preventivas o de
mejora, si es el caso, aplicando Plan de
el Procedimiento
mejoramiento
acciones,
preventivas
correctivas y de mejora
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
Responsable
Funcionario designado en
la coordinación de la
Secretaria Técnica de la
CIAT, y profesional o
contratista designado para
atender el caso.
Profesional o contratista
designado para atender el
caso
Profesional o contratista
designado para atender el
caso
7. REGISTROS






Plantilla de Acta de reunión del proceso SIGI
Bases de datos
Estadísticas
Formatos: Listados de asistencia
Informes
Plantillas de memorando y oficios para las recomendaciones
8. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
Información
relacionada con la
Evaluación de los
informes de riesgo
y/o notas de
seguimiento - CIAT
RESPONSABLE
Profesional o
contratista designado
FRECUENCIA
Permanente
UBICACIÓN
Archivo Dirección de
Gobierno y Gestión
Territorial
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PROCEDIMIENTO
EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
SIGOB
DESCRIPCIÓN
Registro y trámite de
correspondencia
institucional
RESPONSABLE
Profesional o
contratista designado
para atender el caso
UBICACIÓN
Gestión de Despachos
10. ANEXOS

Anexo No. 1. Reporte de advertencia de un riesgo inminente de violaciones a los
derechos a la vida, libertad, integridad y seguridad personal e infracciones a las normas
del derecho internacional humanitario. AN-SC-P-01-F-01
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
01/02/2012
28/05/2012
CAMBIO
Creación del procedimiento para el Ministerio
del Interior, específicamente, acorde con las
funciones asignadas a la Subdirección de
Seguridad y Convivencia establecidas en el
Decreto 2893 de 2011 y de conformidad con la
guía de lineamientos para la elaboración y/o
modificación de documentos V 03 19/10/2011.
Actualización del procedimiento de evaluación
de informes de riesgo y notas de seguimiento,
especificando las actividades a desarrollar y
ampliando la participación de un mayor
número de Entidades concernidas en la
prevención de los riesgos de violaciones a los
derechos humanos e infracciones al DIH,
según el caso.
Se actualiza el listado de registros acorde con
el manejo de los mismos.
Se elimina el formato de Metodología de
Evaluación de Riesgos AN-SC-P01-F-01,
debido a que este formato no es de exclusivo
manejo del Ministerio, sino que fue creado por
varias Entidades del nivel nacional, y la
información que se consolida en él, es remitida
de manera autónoma por cada una de estas
entidades de acuerdo a los modelos que
VERSIÓN
01
02
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Código: AN-SC-P-01
PROCEDIMIENTO
EVALUACION INFORMES DE RIESGO Y/O
NOTAS DE SEGUIMIENTO - CIAT
06/03/2013
05/06/2014
consideran pertinentes, por lo tanto no es
viable su estandarización.
Se modifica la versión 2 con el fin de actualizar
la imagen del Ministerio del Interior, se
actualiza en la actividad 12 del procedimiento
sobre
la Firma de los oficios de
recomendaciones ahora que ahora estará bajo
la responsabilidad del (la) Director (a) de
Gobierno y Gestión Territorial.
Se modifica la versión 3 con el fin de actualizar
el procedimiento por derogamiento del Decreto
2780 de 2010, se expidió el Decreto 2890 de
2013, “Por el cual se crea y reglamenta la
Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas
(CIAT) y se dictan otras disposiciones”, se
actualizan las actividades 1, 2, 3, 4 y 8.
Además en el numeral 3 se eliminó la
definición Instancia de Carácter Operativo; en
numeral 5 en normatividad se suprimió la Ley
387 y se adicionó la Ley 1448 de 2011 y el
Decreto 2890 de 2013.
En el numeral 10 ANEXOS, se creó un nuevo
formato sobre “Reporte de advertencia de un
riesgo inminente de violaciones a los derechos
a la vida, libertad, integridad y seguridad
personal e infracciones a las normas del
derecho internacional humanitario”. AN-SC-P01-F-01.
Elaboró
Versión: 04
Fecha Elaboración:
05/06/2014
Vigente Desde:
13/06/2014
03
04
Revisó
Firma
Firma
__________________
ERICA CARDOZO
Técnico Administrativo
___________________
EISLEANE SUAREZ TAVERA
Coordinadora Grupo CIAT
Aprobó
Firma
____________________
HILTON ALEXANDER GUTIERREZ
Subdirector Seguridad y
Convivencia Ciudadana
TRD: 1103.47.04
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