Código: GD-P1 Versión: 5 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Código: GD-P1
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
EXTERNA
Versión: 5
Vigente Desde:
25/11/2015
1. OBJETIVO
Recibir y distribuir la correspondencia externa que ingresa a la Entidad a través de los diferentes canales de
recepción disponibles, cumpliendo con la normatividad establecida.
2. ALCANCE
Inicia con la verificación documental, continua con el registro, radicación y digitalización de documentos y finaliza
con el seguimiento de la recepción y distribución de la correspondencia Externa.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.
Comunicación reservada o confidencial: Es una comunicación cuyo contenido debe ser conocido únicamente por
el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta comunicación sólo se definirá así,
cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial y será registrado en el
sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.
Comunicación urgente: Es la comunicación que tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su
implicación jurídica debe ser gestionada prioritariamente, por ejemplo; los recursos interpuestos, los documentos
relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de convocatoria a concursos de
méritos y documentos afines, así como las tutelas o derechos de petición.
Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia cuyo contenido interesa únicamente al destinatario.
Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de
“personal”, “privada”, expresiones similar. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a
excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a las autoridades del Ministerio del Interior. Esta correspondencia no
se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para el Ministerio del Interior.
Custodia: Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la protección
material de los documentos y su accesibilidad.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel,
video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es la actividad por medio de la cual, la Entidad asigna un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática: SIGOB
4. RESPONSABILIDAD
La Subdirección Administrativa y Financiera, Coordinación del Grupo Conservación Documental y Gestión de
Correspondencia – Mesa de entrada, es responsable de recibir y distribuir la correspondencia externa que ingresa
a la Entidad a través de los diferentes canales de recepción disponibles, cumpliendo con la normatividad
establecida.
La Subdirección Administrativa y Financiera, Coordinación del Grupo Conservación Documental y Gestión de
Correspondencia es responsable de la modificación o eliminación de este procedimiento.
5. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.
Página 1 de5
Código: GD-P1
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
EXTERNA
Versión: 5
Vigente Desde:
25/11/2015
5.2. LEYES.
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información
pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.Ley 527 de
1999, por la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y de las
firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Ley 1444 de 2011, por medio de la cual se escinden unos ministerios, se otorgan precisas facultades extraordinarias
al Presidente de la República para modificar la estructura de la Administración Pública y la planta de personal de la
Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la ley general de archivos.
5.2. DECRETOS.
Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del
Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.
5.3. RESOLUCIONES.
Resolución 252 de 2013, por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de
recursos ante el Ministerio del Interior.
5.4. OTRAS
Circular Interna CIR13-000000071-SEG-4000 del 06 de agosto de 2013, expedida por la Secretaria General del
Ministerio del Interior, modificada mediante MEM15-000005879-OAJ-1400 del 19 de febrero de 2015 por la cual se
establece la obligatoriedad de uso del sistema SIGOB.
Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
Acuerdo 11 de 1996, expedido por el Archivo General de la Nación, por el cual se establecen criterios de
conservación y organización de documentos.
6. DESARROLLO
6.1 Requisitos y documentos
La información general del emisor de las comunicaciones externas recibidas, se debe registrar en el Módulo de
Correspondencia del SIGOB con mínimo los siguientes datos:
 Apellido, nombre y número de identificación del emisor o NIT.
 Número de teléfono, correo electrónico, dirección personal, dirección laboral, nombre de la entidad.
 Asunto y cargo.
Las comunicaciones externas recibidas se deben clasificar atendiendo lo siguiente:
 Según su grado de confidencialidad en: ordinaria, reservada o confidencial.
 Según el grado de prioridad en: rutinario, urgente.
 Según los medios de recepción en: Correo 472, Courier, Email, Fax, Mensajero, Página web, Por mano.
Las comunicaciones y los documentos anexos se deben digitalizan y se incorporan al SIGOB para agilizar su
búsqueda en casos de consulta.
En caso de recibir cd, diskettes, planos u otros formatos que no sean susceptibles de ser digitalizados, serán
relacionados en el sistema de información de gestión documental. Los documentos que se encuentren empastados
o argollados no serán digitalizados para garantizar la integridad, conservación y custodia del documento
Página 2 de5
Código: GD-P1
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
EXTERNA
Versión: 5
Vigente Desde:
25/11/2015
6.2.
Lineamientos generales
 La ventanilla oficial habilitada para recibir la correspondencia externa está ubicada en la Calle 12 B No 8-46 con
un horario de atención de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., en jornada continua, en días hábiles laborales.
 El correo electrónico oficial del ministerio para recepción de documentos externos es
[email protected]. Para la correspondiente radicación se debe reenviar a la mesa de
entrada al correo [email protected] con sus respectivos anexos.
 Cuando un funcionario recibe un correo electrónico a su cuenta institucional que requiere respuesta oficial
deberá reenviarlos previamente al correo [email protected] para su correspondiente
radicación en el sistema información de gestión documental del ministerio con sus respectivos anexos.
 Cuando se reciben comunicaciones por el link de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y
Opiniones de la sección atención al ciudadano de la página web de ministerio, se deben remitir al correo
[email protected] para su correspondiente radicación en el sistema información de gestión
documental del ministerio con sus respectivos anexos.
 Las Comunicaciones oficiales recibidas vía fax, se deben entregar a la mesa de entrada en original y fotocopia
para el registro y digitalización correspondiente en el sistema información de gestión documental del ministerio
 Con el fin de prevenir riesgos toda documentación que llegue a las instalaciones del Ministerio del Interior se
revisará teniendo en cuenta: Peso y volumen relativo al asunto y a la competencia del destinatario.
 En caso de detectarse cualquier irregularidad como: sobres, paquetes, empaques, cajas o envíos postales con
alambres, cuerdas, papel metálico que sobresalga, manchas de aceite o decoloraciones o correspondencia sin
datos del remitente, se deberá informar de inmediato al servicio de vigilancia para que actúe de acuerdo a sus
protocolos de seguridad.
 Si un usuario insiste en la radicación de un documento que no es de competencia de la entidad, se radicará y
direccionará al Grupo de Atención al Ciudadano para lo de su competencia.
 Si un usuario insiste en la radicación de un documento incompleto se recibirá con anotación en el recibido y en el
sistema información de gestión documental del ministerio.
 La correspondencia personal o privada no será registrada en el sistema información de gestión documental del
ministerio y por correo institucional se informará al destinatario para que la reclame directamente en la Mesa de
Entrada de Correspondencia
 La correspondencia recibida después de las 4 de la tarde, será registrada y digitalizada al día hábil siguiente.
No Actividad
1
2
Tarea
Punto de Control
Responsable
Verificación
Documental
Verificar que los documentos estén completos, que sean
pertinentes y a la competencia de la entidad, para efectos de
radicación, registro y distribución. En caso de no ser competencia
o se incumpla alguno de los requisitos, se informará al portador de
manera verbal, y se devolverá el documento.
Revisión de las
especificaciones de
la documentación
Revisión del correo
electrónico
mesadeentrada@mi
ninterior.gov.co
Funcionarios o
Contratistas de
la Mesa de
Entrada
Registro,
radicación y
digitalización
de
documentos
Registro de documentos: Los funcionarios designados para
registrar las comunicaciones en la mesa de entrada registrarán la
documentación en el SIGOB, conforme a los lineamientos
generales, identificado la cantidad de folios para ser registrados en
el sistema.
Radicación de la documentación: El SIGOB asigna un número
consecutivo a la comunicación recibida, dejando constancia de
fecha y hora de recibido, con el propósito de oficializar el trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la
comunicación se le entregará de inmediato su copia debidamente
radicada.
Registro y radiación
en el SIGOB
Funcionarios o
Contratista de la
Mesa de
Entrada
Página 3 de5
Código: GD-P1
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
EXTERNA
No Actividad
Tarea
Versión: 5
Vigente Desde:
25/11/2015
Punto de Control
Responsable
Digitalización de la documentación: La comunicación y los
documentos anexos se digitalizan y se incorporan al SIGOB para
agilizar su búsqueda en casos de consulta.
En caso de recibir cd, diskettes, planos u otros formatos que no
sean susceptibles de ser digitalizados, serán relacionados en el
sistema de información de gestión documental. Los documentos
que se encuentren empastados o argollados no serán digitalizados
para garantizar la integridad, conservación y custodia del
documento.
Distribución por medio virtual: El funcionario designado en la
mesa de entrada debe transferir las comunicaciones a las
dependencias de destino o funcionarios responsables, por medio
del SIGOB con sus respectivos anexos.
Distribución por medio físico: El funcionario designado en la
mesa de entrada imprime las planillas de registro entrega de
comunicaciones externas que fueron transferidas virtualmente por
medio del sistema de información de gestión documental, como
soporte del reparto físico de las mismas.
3
Distribución
de
Corresponde
ncia
El funcionario designado para realizar los recorridos organiza los
documentos en cada uno de los casilleros determinados para cada
dependencia.
Los documentos con prioridad rutinaria serán distribuidos a las
dependencias destinatarias ubicadas en los edificios Bancol, Planilla de registro Funcionarios de
entrega
de la
Mesa
de
Hurtado, Camargo y en la Casa la Giralda de la siguiente forma:
comunicaciones
Entrada
Entre las 8:30 am y las 9:30 am se distribuirá la documentación
que se recibió durante la tarde del día anterior después de las 2:30
pm.
Entre las 2:30 pm y las 3:30 pm se distribuirá la documentación
que se recibió entre las 8:00 am y las 2:00 pm del mismo día.
Nota. Si por alguna circunstancia la urgencia o importancia de una
comunicación amerita su distribución inmediata, el Coordinador del
Grupo
de
Conservación
Documental
y
Gestión
de
Correspondencia autorizará el recorrido inmediato o en su defecto
informará a la dependencia competente para que un funcionario
reclame la comunicación.
4
Monitorear el módulo de correspondencia para verificar
aleatoriamente el correcto registro de las comunicaciones oficiales.
Seguimiento
Revisar periódicamente el correo electrónico
de
la [email protected] y verificar la distribución
Recepción y oportuna de la correspondencia.
Distribución
Elaborar los informes de seguimiento a la recepción y distribución
de
la de la correspondencia externa con el apoyo del Admirador del
Corresponde sistema de información de gestión documental del Grupo de
ncia Externa
Sistemas
Módulo de SIGOB
“Reporte de Control
de
Gestión
de Coordinador
Grupo
Correspondencia”
Conservación
Módulo de Consulta Documental
y
– Histórico
Gestión
de
Correspondencia
Correspondenci
MIJ
a
Página 4 de5
Código: GD-P1
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
EXTERNA
7.
Versión: 5
Vigente Desde:
25/11/2015
REGISTROS
REGISTROS
Planillas de correo
Planillas de registro de
entrega de comunicaciones
Registro de radicación de
comunicaciones externas
RESPONSABLE
Funcionario o contratista
mesa de entrada
Funcionario o contratista
mesa de entrada
Funcionario o contratista
mesa de entrada
FRECUENCIA
Diario
Diario
UBICACIÓN
4042.29.04 Instrumentos de control de
comunicaciones oficiales
4042.29.04 Instrumentos de control de
comunicaciones oficiales
Diario
4042.48.02 SIGOB
8. ANEXOS
N/A
9.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
Se estableció que el número del reloj quede impreso en espacio en blanco, se hizo
15/07/2010
claridad sobre la distribución de correspondencia y se ajustó el riesgo identificado y
su control.
Se modificó el nombre del procedimiento de “Gestión de la Correspondencia
30/11/2011
Externa” a “Recepción y Distribución de la Correspondencia Externa”. Se cambió el
código de “GD-P-03” a “GD-P-01”. Se ajustó el diseño a la plantilla para
procedimientos por tareas, se identificaron puntos de control, se adicionó la
normatividad relacionada con el procedimiento y se eliminó el anexo “Planilla Control
de Correspondencia Externa”.
Se modificó la versión 03 con el fin actualizar la imagen del Ministerio del Interior,
incorporar definiciones, actualizar la normatividad y ajustar las tareas de la primera
06/03/2014
actividad “Ingreso de correspondencia”. Se incorporó la tarea de trasladar al Grupo
de Atención al Ciudadano las comunicaciones oficiales que no son competencia
funcional del Ministerio del Interior.
Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar el logo y el lema del Ministerio del
Interior se modifican todos los numerales.
VERSIÓN
2
3
4
5
Elaboró
Elaboró
Revisó y Aprobó
_______________________________
Rosalba Silva Vega
Coordinador Grupo Conservación
Documental y Gestión de Correspondencia
_______________________
Hermes Arturo Pérez Gasca
Técnico Administrativo
Archivo Central
____________________________
Cesar Eduardo Camargo Ramírez
Subdirector Administrativo y
Financiero
“Archivar en”: 1103.47.05 Procesos y Procedimientos de Apoyo - Proceso de Gestión Documental
Página 5 de5