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Código: TH-C-RV
Versión: 02
CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESO
RECONOCIMIENTO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
PROCESO
GESTION DEL TALENTO HUMANO
OBJETIVO DEL PROCESO O
SUBPROCESO:
1. Viáticos y Gastos de Viaje: Garantizamos el
oportuno trámite de las solicitudes de comisión
de servicios, adelantando los trámites
correspondientes
SUBPROCESO
RECONOCIMIENTO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
POLITICA DEL
PROCESO O
SUBPROCESO
Viáticos y Gastos de Viaje: Garantizar el oportuno trámite de las solicitudes de comisión de servicios,
adelantando los trámites correspondientes.
LÍDER
SUBDIRECTOR( A) DE GESTION HUMANA
2. Actuaciones Administrativas: Brindar a los
Servidores Públicos del Ministerio del Interior,
en servicio activo, acceder cuando a ello
hubiere lugar a las diferentes situaciones
administrativas como licencias, permisos,
comisiones,
vacaciones,
suspensiones,
encargos, para garantizar la adecuada
prestación del servicio de la entidad
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RECONOCIMIENTO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
PROVEEDOR
Funcionarios
contratistas
Ministerio
Interior(1,7))
y/o
del
del
Funcionarios de
entidades
adscritas
y
vinculadas
al
Ministerio
del
Interior (1-7)
ENTRADAS
ACTIVIDADES
1. Solicitudes
de
comisión
Resolución
de
comisión
2. Reserva
y
confirmación de
pasaje
3. Resolución
de
reconocimiento y
pago de viáticos
4. Documentos
soportes
de
legalización de
comisión
5. Certificado
de
disponibilidad
presupuestal
6. Registro
presupuestal
1. Caja
RESPONSABLE
Líder de Proceso
y/o Subproceso
Menor
de
Viáticos y Gastos de Coordinador
Viaje
Grupo de Gestión
Humana.
2. Comisión de Servicios
al Interior y Exterior Servidores
Viáticos
participantes en
SALIDAS
1.
Resolució
n de comisión
de servicios y
legalización de
las mismas
2.
Base de
datos
actualizada
3.
Presenta
ción de
informes
CLIENTES
Funcionarios
y/o contratistas
del Ministerio
del Interior(1,2)
Control Interno
(3)
cada proceso y/o
subproceso
DOCUMENTOS INTERNOS
TIPO
CODIGO
Procedimiento
TH-RV-P-01
Procedimiento
TH-RV-P-02
TÍTULO
Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje
Comisión de Servicios al Interior y Exterior - Viáticos
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Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
TIPO
Decreto
Decreto anual de salarios
expedido por el Gobierno
Nacional.
Decreto anual de escalas de
viáticos expedido por el
Gobierno Nacional.
Decreto
Decreto
NÚMERO
111
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
1996
TÍTULO
por medio del cual se compilan la Ley 38 de
1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995
que conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto.
N/A
N/A
Decreto anual de salarios expedido por el
Gobierno Nacional.
N/A
N/A
Decreto anual de escalas de viáticos expedido
por el Gobierno Nacional.
2400
1950
1968
1973
Por el cual se modifican las normas que
regulan la administración del personal civil y
se dictan otras disposiciones.
por el cual se reglamentan los decretos leyes
2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre
administración del Personal Civil.
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Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
TIPO
Decreto
Decreto anual, por el cual se
fijan las escalas de viáticos.
Decreto anual, por el cual se
fijan las escalas de asignación
básicas
Decreto
Decreto
Decreto
NÚMERO
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
TÍTULO
Por el cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificación de los empleos
de ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias, establecimientos públicos y
unidades administrativas especiales del orden
nacional, se fijan escalas de remuneración
correspondientes a dichos empleos y se dictan
otras disposiciones.
1042
1978
N/A
N/A
Decreto anual, por el cual se fijan las escalas
de viáticos.
N/A
N/A
Decreto anual, por el cual se fijan las escalas
de asignación básicas
1050
1997
por el cual se dictan disposiciones sobre
comisiones en el exterior
2004
1997
Por el cual se modifica parcialmente el
Decreto 1050 de 1997
1737
1998
Por el cual se dictan normas de austeridad en
el gasto público
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Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
TIPO
Decreto
Ley y Decreto de Liquidación
anual del Presupuesto General
de la Nación.
Ley
NÚMERO
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
2140
16 de junio de 200
N/A
N/A
Ley y Decreto de Liquidación anual del
Presupuesto General de la Nación
734
2002
Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario
Resolución
N/A
N/A
Resolución
N/A
N/A
Resolución
464
Resolución
TÍTULO
Decreto 1737 de 1998, por el cual se expiden
medidas de austeridad y eficiencia y se
someten a condiciones especiales la asunción
de compromisos por parte de las entidades
públicas que manejan recursos del Tesoro
Público.
0057
2003
14 de Enero de 2009
Resolución anual de la Dirección General del
Presupuesto Nacional por la cual se
reglamenta la Constitución y Funcionamiento
de las Cajas Menores.
Resolución anual del Ministerio por la cual se
establece la Apertura de las Cajas Menores.
Resolución 464 de 2003 por la cual se adopta
el sistema de control interno del Ministerio del
Interior y de Justicia.
Resolución No. 0057 del 14 de Enero de 2009
por la cual se determinan los códigos y siglas
para identificar las diferentes dependencias
que integran la estructura orgánica del
Ministerio del Interior y de Justicia.
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Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
TIPO
NÚMERO
DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA
Resolución
5980
Resolución
5980
Resolución
1737
Circular 002 de 2008,
002
2008
N/A
N/A
Circulares y Directivas
Gobierno Nacional.
Diciembre de 2010
diciembre de 2010
11 de Agosto de 2011,
del
TÍTULO
Resolución No. 5980 de Diciembre de 2010,
por la cual se reglamenta el trámite interno de
las Comisiones de servicio, pagos de viáticos
y gastos de desplazamiento en el Ministerio
del Interior y de Justicia, y se realiza una
delegación y se dictan otras disposiciones
Directiva Presidencial No. 02 del 29 de
septiembre de 2008, de la Presidencia de la
República sobre Comisiones al Exterior
Circulares y Directivas del Gobierno Nacional
Directiva Presidencial No. 02 del 29 de
septiembre de 2008, de la Presidencia de la
República sobre Comisiones al Exterior
Circular No. 002 de 2008, de la Presidencia de
la República, sobre austeridad de gasto
público.
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Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
REGISTROS
I.
Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje






Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Registro presupuestal del compromiso.
Obligación y orden de pago.
Libro control de caja menor.(SIFF)
Acto administrativo que concede comisión o se autoriza el
desplazamiento.
Documentos soporte de caja menor del pago de los
correspondientes viáticos a los que se asigna un número
consecutivo interno (SIIF).
Constancia de la transferencia bancaria y soporte de pago exitoso.
Pago de viáticos en cheque al comisionado cuando existe problemas
el portal bancario.
Cumplidos de comisión o Cumplido de Autorización.
Carátula de pasajes aéreos En caso de pérdida del pasabordo o la
carátula del tiquete utilizado, el comisionado o el contratista deberá
tramitar ante la aerolínea la certificación correspondiente.





INDICADORES
Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en
la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.
II. Comisión de Servicios al Interior y Exterior -viáticos



Aprobación que confiere la comisión
Soportes legalización de comisión.
Comunicación Control Interno
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24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
RECURSOS
FÍSICOS
HUMANOS
1. Profesional Universitaria
Especializada (1)
2. Técnico Administrativo (2)
3. Secretaria Ejecutiva (1)
NOMBRE INFORME
Informe de Gestión
Plan de Desarrollo
Administrativo Sectorial
Plan de Acción del
Cuatrenio
1. Instalaciones del Ministerio del
Interior.
2. Cuatro puestos de Trabajo
3. Teléfonos
4. Transporte e información
5. Fotocopiadora
6. Impresora
7. Video Bean
TECNOLÓGICOS
1.
2.
3.
4.
5.
INFORMES DEL PROCESO
RESPONSABLE DE SU
RESPONSABLE DE
ELABORACIÒN
REVISAR Y/O AUTORIZAR
Coordinador Grupo de
Profesional Especializado
Reconocimiento de Viáticos Y
Gastos de Viaje
Coordinador Grupo de
Profesional Especializado
Reconocimiento de Viáticos Y
Gastos de Viaje
Profesional Especializado
Coordinador Grupo de
Reconocimiento de Viáticos Y
Gastos de Viaje
Equipos de Cómputo
Puntos de Red
Internet e Intranet
Fax
SIGOB Modulo
Correspondencia
UBICACIÒN TRD
Informes
Informes
Informes
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RECONOCIMIENTO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
NOMBRE INFORME
Informe enviado a Control
Interno, con los
funcionarios, que no han
legalizado
INFORMES DEL PROCESO
RESPONSABLE DE SU
RESPONSABLE DE
ELABORACIÒN
REVISAR Y/O AUTORIZAR
Técnico Administrativo
Coordinador Grupo de
Reconocimiento de Viáticos Y
Gastos de Viaje
UBICACIÒN TRD
Informes
ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO
Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la
página Web www.mininterior.gov.co
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RECONOCIMIENTO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE
Fecha de Elaboración:
24/05/2013
Vigente Desde:
31/05/2013
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
30/11/2011
Caracterización Nueva
01
24/05/2013
Se modifica la versión 02 de la Caracterización con el fin de actualizar la imagen del
Ministerio del Interior,
Elaboró
Revisó y Aprobó
Olga Janeth Aguilera Bautista
Coordinadora Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje
María Jimena Acosta Illera
Subdirectora de Gestión Humana
02
TRD:4030
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