Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 1. OBJETIVO Programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de la auditoría interna de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Desarrollo Administrativo y de Control Interno, realizar seguimiento a las acciones de mejora, verificar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, contribuyendo al mejoramiento continúo de los procesos del Ministerio del Interior. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las auditorías internas que se realicen al Sistema de Gestión de la Calidad, al Sistema de Desarrollo Administrativo, al Sistema de Control Interno y a la Administración del Riesgo, realizadas en el Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia. 3. DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto y/o servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o efectividad. Ejemplo: Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en rangos más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es obtener igual resultado con menos recursos. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Administración del Riesgo: Políticas, procedimientos y prácticas de administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad. Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados. Auditor Interno de Calidad: Profesional certificado y con la competencia para efectuar las Auditorías Internas de Calidad. Auditor Líder: Persona con la competencia para liderar un equipo de auditores en una auditoría. Página 1 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de Auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta qué punto los criterios de auditoría se cumplen. Auditoria de Seguimiento: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten verificar que las acciones hayan sido implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos (No conformidades y Observaciones según los plazos acordados). Ciclo de Auditoria: Comprende las etapas de planeación, ejecución e informe de resultados de la auditoría interna de calidad. Cliente de la Auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. Cierre de los hallazgos: Verificación que las acciones de mejora hayan sido implementadas dentro del plazo acordado, determinar su eficacia y registrar su grado de cumplimiento y las observaciones relevantes. Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o procedimiento. Coordinador de Auditorias: Funcionario a quien se le haya asignado la responsabilidad de coordinar las auditorías internas de calidad en el Ministerio del Interior. Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una No Conformidad detectada. Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y dispuesto en forma explícita. Equipo Auditor: Todos los auditores internos que llevan a cabo una auditoría. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Página 2 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Finalización de la Auditoria: La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de Auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya distribuido. Gestión Fiscal: Conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejan o administran recursos públicos tendientes a la adecuada adquisición, planeación conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado de acuerdo con los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Grupo Auditor: Subgrupos creados dentro del equipo auditor para llevar a cabo una auditoría. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Lista de Verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que serán verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del proceso a auditar. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito contemplado en la norma, proceso o procedimiento. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria específica. Plan de Auditoría Interna de Calidad: : Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria especifica, dirigido hacia un propósito específico relacionado con la evaluación de un proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. Plan de Mejoramiento Funcional: Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos institucionales. Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad: Planificación sistemática de auditoría interna de calidad dentro de la vigencia del Plan de Actividades dirigidas hacia un propósito específico relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Página 3 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Prueba: Procedimiento para el acopio de evidencia, interpretación y significación, y para aceptar o rechazar una hipótesis. Por ejemplo pueden ser entre otras, de Auditoria, de control, de cumplimiento, de doble propósito, de detalles de saldos, fiscales, sustantivas. etc. Requisitos del CLON: Son los requisitos de un Proceso o Procedimiento, Producto y/o Servicio y pueden ser del Cliente, Legales, de la Organización o de la Norma de Calidad. Reunión de Apertura: Reunión entre los responsables del proceso auditado y el equipo auditor, presidida por este último, con el propósito de: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas. Reunión de Cierre: Reunión presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el(los) Jefe(s) de la(s) Dependencia(s) involucrada(s) dentro del proceso auditado y el (los) Responsable(s) del Proceso y establecer los términos para la presentación e implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora correspondientes. Sistema de Control Interno: Herramienta gerencial para asegurar la gestión administrativa de las entidades y el logro de la Misión y los Objetivos Institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con las normas y las políticas del estado dentro de un marco sistémico. Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementada. 4. SIGLAS MECI: Modelo Estándar de Control Interno adoptado por medio del Decreto 1599 de 2005 SISTEDA - Sistema de Desarrollo Administrativo: Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, reglamentado por el Decreto 3622 de 2005. Página 4 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 5. NORMATIVIDAD 5.1. LEYES. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional Ley 872 de 2003 5.2. DECRETOS. Decreto 4110 de 2004 Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Decreto 3622 de 2005 Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo. 5.3. OTRAS INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. Numeral 8.2.2. (NTC GP 1000:2009). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. Bogotá: ICONTEC, 2008. Numeral 8.2.2. (NTC ISO 9001:2008). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiental. Bogotá: ICONTEC, 2002. (NTC ISO 19011:2002). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Gestión Del Riesgo. Bogotá: ICONTEC, 2006. (NTC ISO 5254:2006). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Manual Directrices de Gestión del Riesgo Icontec 2007, complementario de la norma NTC 5254:2006. Bogotá: ICONTEC, 2007. (NTC ISO 5254:2006). Página 5 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 6. DESARROLLO 6.1 Condiciones Generales El Ministro, Viceministros, Directores, Secretario General, Jefes de Oficina, Asesores y Coordinadores de Grupo, son responsables de otorgar los recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría, incluyendo el personal bajo su dirección. Son igualmente responsables1 por planificar e implementar las acciones de mejoramiento evidenciadas por la auditoría o por cualquier otro medio (Ver SI-P-04 PROCEDIMIENTO ACCIONES DE MEJORAMIENTO PREVENTIVA, CORRECTIVAS Y DE MEJORA y GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN, EVALUACIÓN, REDUCCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO). Los auditores internos de la entidad auditan procesos diferentes a los cuales pertenecen o donde no tienen responsabilidad directa sobre la actividad auditada. Los Auditores Internos son responsables de llevar a cabo las auditorías al Sistema Integrado de Gestión Institucional, SIGI, por lo que deben diligenciar y aprobar la documentación asociada, es decir: Formatos de Acciones Preventivas, correctivas y de Mejora, y el Formato de Plan de Mejora funcional y por Procesos, que posteriormente la Oficina de Control Interno utiliza para el seguimiento a la implementación de las acciones de mejoramiento hasta su cumplimiento final. 6.2 Competencia y evaluación de los auditores. Funciones Los auditores internos del Ministerio de Interior, deberán realizar entre otras las siguientes actividades: 1. Elaborar el plan de auditoría que les corresponda. 2. Realizar las auditorías internas de manera ética, imparcial, sincera, honesta y con mucha discreción de acuerdo al Plan de Auditorias. 3. Elaborar y utilizan la Lista de Verificación y documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades de auditoría. 4. Recolectar, analizan y registran la información a través de entrevistas, observación y revisión de documentos o registros. 5. Mantener mentalidad abierta y consideran los puntos de vista del auditado. 1 Ley 734 de 2002. Página 6 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 6. Verificar que los procedimientos y otros documentos de trabajo estén a disposición y sean comprendidos por los funcionarios del Ministerio. 7. Confirmar que la evidencia de auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. 8. Identificar las observaciones, No conformidades y diligenciar los reportes. 9. Elaborar los informes sobre los resultados de las auditorías efectuadas. 10. Elaborar las conclusiones de las auditorias de manera clara y oportuna. 11. Aprobar el Plan de Mejoramiento funcional y por proceso presentado por Auditado, previo el análisis de la causa raíz del problema por parte del auditado. (Ver Procedimiento Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora). 12. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información obtenida durante la auditoría interna de calidad. Nota: Cuando un auditor no haya sido programado durante una vigencia, y desea nuevamente incorporarse al grupo de auditores internos, deberá acompañar la realización de una auditoria, para su reentrenamiento. Este no debe realizar comentarios, opiniones o juicios personales sobre lo que está observando o evaluando. 6.3 Conocimientos y habilidades 1. Conoce sobre los principios, procedimientos y técnicas de auditoría. 2. Organiza el trabajo eficazmente. 3. Establece prioridades y se centra en los asuntos de importancia. 4. Es un buen entrevistador, escucha, observa, revisa documentos, registros y datos. 5. Entiende y comprende el uso apropiado del uso de técnicas de muestreo. 6. Verifica la exactitud de la información recopilada. 7. Cuando realiza un hallazgo se basa y confirma que la evidencia es suficiente y apropiada para el mismo. Página 7 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 8. Mantiene la confidencialidad y seguridad de la información. 9. Posee gran habilidad de comunicación. 10. Conoce las herramientas, métodos estadísticos y técnicas de calidad. 11. Conoce los términos de calidad y los comprende. 12. Conoce los principios de gestión de la calidad y su aplicación. 13. Conoce el tamaño de la organización, su estructura y las relaciones de la organización. 14. Conoce los procesos generales de la entidad y la terminología. 15. Conoce las costumbres sociales y culturales de la entidad. 16. Cuando realiza una auditoria conoce y entiende las Leyes, Decretos, Resoluciones, Convenios, Acuerdos, Códigos y Reglamentos que aplican al tema auditado. 6.4 Perfil del auditor por competencias EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA TRABAJO EN EQUIPO COMUNICACIÓN ASERTIVA CONOCIMIENTO EFECTIVOS Técnico o Profesional en cualquier campo. Estructura norma NTC 19011 y en al menos uno de los siguientes tópicos: Estructura de la norma a Auditar. MECI Modelo Estándar de Control Interno. Administración del riesgo. Sistema de Desarrollo Administrativo Ley 489 de 1998 y decretos reglamentarios. Funcionario de planta del Ministerio del interior y/o de otras Entidades, certificado o haber sido auditor en otra entidad privada o pública. Auditor Líder: 30 horas de auditoría certificadas en Auditorias de Calidad Miembro del Equipo Auditor: No es necesaria experiencia. Capacidad de interactuar y adaptarse con otros para el logro de un propósito común. Facilidad para escuchar y comprender ideas, trasmitir información precisa, clara y oportuna mediante un lenguaje apropiado. Interés por la adquisición de los conocimientos requeridos para el desarrollo del trabajo y su aplicación en el logro de los objetivos de su cargo. Página 8 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD COMPROMISO CON LA ENTIDAD CALIDAD HUMANA Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Capacidad para orientar el desempeño personal hacia la consecución de los objetivos del Ministerio del Interior. Habilidad para mantener relaciones interpersonales basadas en el respeto, la tolerancia y la amabilidad. 6.5 GESTION DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS No. 1 2 3 4 5 Actividad Tarea Tomar como insumos el inventario de procesos existente y la lista de elegibles como auditores de calidad actualizados. Punto de Control Responsable Tomar como insumos el inventario de Verificación de procesos existente y que se encuentra en actualización y Jefe Oficina de Control Interno el enlace al manual del Sistema Integrado vigencia. de Gestión Institucional (SIGI) en la página Web www.mininterior.gov.co y la lista de auditores de calidad actualizados. Evaluar la importancia de cada proceso y sus necesidades de control y seguimiento Elaborar programa Auditorías Calidad. proyecto Anual Internas Evaluar la importancia de cada proceso y Criterio del jefe sus necesidades de control y seguimiento, de la oficina de para determinar el orden de realización de Control Interno las auditorías, para este fin evaluar entre otros los siguientes aspectos: Impacto del proceso sobre los resultados de la entidad Frecuencia de la ocurrencia de problemas en el proceso. Administración de los Riesgos del proceso. Auditorias para cubrir y mantener el sistema. La conformidad con los procedimientos. Los resultados de las auditorias previas. de Elaborar proyecto del Programa Anual de de Auditorías Internas en el formato de de “Programa Anual de Auditorías de Calidad” SC-P-01-F-01. Aprobar el Programa de Auditorias Aprobar el “Programa Anual de Auditorias de calidad”. Divulgar Anual Programa de Auditoria Divulgar el Programa Anual de Auditorias Programa firmado por la Jefe de la Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno Coordinador Grupo Gestión Auditorias Calidad del de de de Jefe de la Oficina de Control Interno Evidencia de su Jefe de la divulgación Oficina de Control Interno Página 9 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 6.6 CONFORMACION DEL GRUPO DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD No. 1 2 Actividad Tarea Convocar funcionarios del Ministerio del Interior para conformar el Grupo Auditor Convocar por medio electrónico a los funcionarios que cumplan con el perfil de Auditores Internos de Calidad, definidos en el formato “Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad” SCP-01-F-03. Punto de Control Verificar los requisitos establecidos para ser Jefe de Oficina de auditor. Control Interno Nota: la Convocatoria es de carácter abierto y permanente para todos los funcionarios y podrán inscribirse siempre que cumplan el perfil. Programar capacitaciones Programar las capacitaciones que se a los auditores requieran para los Auditores Internos de seleccionados. Calidad, de acuerdo con el Listado suministrado por la Oficina de Control Interno. Realizar la capacitación en el SIGI 3 Gestión Humana Capacitar a los funcionarios en el “Sistema Listas de Integrado de Gestión Institucional” del Asistencia Ministerio del Interior, Realizar Capacitar / Actualizar a los funcionarios en Certificaciones capacitación/Actualización el “Sistema Integrado de Gestión en la norma Institucional” según las normas vigentes de auditoría de calidad relevantes e.j. NTCGP 1000:2009, ISO 19011 etc. 4 Ingresar Personal al Listado de Auditores Internos capacitados Ingresar al Listado de Auditores Internos de Calidad a quienes cumplan los requisitos. Responsable Listado Actualizado Planeación Grupo de Mejoramiento continúo. Gestión Humana Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad 6.7 ELABORACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA No. Actividad 1 Conformar el Equipo Auditor a partir del Listado de Auditores Tarea Para cada Auditoria del Programa anual de Auditorias conformar un equipo Auditor. Punto de Control Responsable Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Página 10 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD No. 2 3 4 5 6 Actividad Organizar los Equipos Auditores. Tarea Punto de Control Convocar a los Equipos Auditores. Convocar a los equipos Auditores para asignarles la Auditoria (s) a realizar. Elaborar el Plan Auditoría Interna de calidad Elaborar el Plan Auditoría Interna de calidad en el Formato “Plan de Auditoria” SC-P01-F02 y presentarlo a la Oficina de Control Interno para su aprobación. Revisar y aprobar el Plan de Auditoria Revisar y aprobar los planes de Auditoria definidos en el Formato “Plan de Auditoria” SC-P-01-F02. Ajustar formato de Seguimiento al Programa de Auditorías Internas de Calidad Ajustar las fechas en el Formato “Seguimiento al Programa de Auditorías Internas de Calidad” SC-P-01-F09, y divulgarlo Informar al Auditado el Plan de Auditoria Responsable Organizar los equipos Auditores para dar cumplimento al Programa de Auditorias y registrar en el formato “Seguimiento al Programa de Auditorías Internas de Calidad” SC-P-01-F09 Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Equipos Auditores Plan de Auditoria Aprobado Jefe Oficina de Control Interno Formato Actualizado y divulgado. Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Nota: Las auditorias de calidad solo se realizaran dentro del tiempo establecido en el programa de auditorías, por lo que el Jefe de la Oficina de Control Interno, mantendrá el respectivo control para el cumplimiento de los términos cuando el equipo auditor reporte inconvenientes para dar inicio a la auditoria. 7 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Recibir el Plan Aprobado y elaborar memorando o correo electrónico para informar al auditado de las actividades a realizar definidas en Planes de Auditoria. Evidencia remisión plan Auditoria de Equipos Auditores del de Página 11 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 6.8 PREPARACION DE LA AUDITORIA IN-SITU No. 1 2 Actividad Estudiar documentación Proceso a Auditar Elaborar lista verificación Tarea Punto de Control la Estudiar, analizar y evaluar a del documentación del proceso según el alcance de la auditoria, con el objeto de conocer el estado del proceso a ser Auditado ( Caracterización, procedimientos,. Indicador, riesgos, Estructura de Control de la Gestión, Planeación de la Gestión Estatal del Sector del Interior, planes de mejoramiento de auditorías anteriores, mapas de riesgos del proceso etc.) de Elaborar lista de verificación según el Lista de alcance de la auditoria, para contar con una verificación orientación básica de elementos que sean elaborada importantes de evaluar, verificar y evidenciar, en el desarrollo de la entrevista. Diligenciar el formato “Lista de Verificación” SC-P-01-F-04, siguiendo el PHVA del proceso con base en la revisión documental y analizando los Requisitos del CLON (Cliente, Legales, Organización (procedimientos) y de la Norma de Calidad, y las que apliquen del MECI y SISTEDA. ver (*Como elaborar una lista de verificación, al final del procedimiento) Responsable Equipo auditor Equipo auditor 6.9 REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA IN-SITU No. Actividad Tarea Realizar reunión de apertura 1 2 Realizar reunión de apertura en la fecha y hora programada con el responsable y los funcionarios del proceso a auditar, a fin de explicarles que se da inicio a la auditoria, haciendo un breve resumen de cómo se realizara y permitiendo la aclaración de dudas e inquietudes. Tomar lista de asistencia en el formato “Lista de Asistentes” SI-G-01-F-02. Realizar entrevistas a Iniciar las entrevistas utilizando la lista de los auditados y verificación haciendo preguntas abiertas o solicitar evidencias de cerradas a los auditados, para conocer del cumplimiento proceso, los documentos y las evidencias que faciliten la evaluación. Punto de Responsable Control Listado de Equipo Auditor asistencia a Reunión de apertura Evidencias recogidas y papeles de trabajo Equipo Auditor Evaluar el (los) procedimiento respecto a los Página 12 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD No. Actividad Tarea Punto de Control Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Responsable requisitos de la norma fundamental, para evidenciar que lo planificado se ha cumplido y se logra el objetivo propuesto. Registrar en la lista de verificación, las evidencias aportadas por el Auditado y el juicio que se forme por el Auditor sobre la actividad evaluada. Nota: El Auditor podrá exigir fotocopias de las evidencias cuando lo considere necesario, procurando que estas permanezcan en su fuente, y dejar constancia en papel de trabajo del estado de la evidencia recogida/faltante indicando la fecha, hora, nombre legible y firma del auditado. 3 4 Generar Hallazgos y Diligenciar formato de “Registro de no Conformidades, Causa Raíz y Acciones” Reunión de Cierre I Equipo Auditor Generar un hallazgo negativo de Auditoria, cuando el auditor evidencie que frente al requisito auditado no se ha dado cumplimento, registrar en el formato “Registro de no Conformidades, Causa Raíz y Acciones” SI-P-03-F-01. (ver ** Cómo redactar un hallazgo, al final del documento) Nota: Es recomendable hacer un receso para que el equipo auditor pueda discutir y redactar libremente los hallazgos generados. Realizar la reunión de cierre con el equipo Lista de auditado, para indicar que han finalizado las Asistencia entrevistas y la recopilación de información in situ y presentar los hallazgos positivos y negativos y las conclusiones de los auditores. Equipo de Auditoria Tomar la lista de asistencia en el formato “Lista de Asistentes” SI-G-01-F-02. 5 Reunión de Cierre II Aceptación de los Hallazgo Leer el Hallazgo el cual debe cumplir con los lineamientos de este proceso, debe ser claro y preciso, para proceder a aceptarlo o rechazarlo, si es el caso. Se explican los compromisos que adquiere el Auditado, desde ese momento los hallazgos aceptados quedan en firme. Formatos con Auditado los hallazgos u observacione s diligenciado y firmados La aceptación del Hallazgo se realiza en el Página 13 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD No. Actividad Tarea Punto de Control Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Responsable formato. “Registro de no Conformidades, Causa Raíz y Acciones” SI-P-03-F-01. Previamente diligenciado por el Auditor. Inmediatamente se evidencia un hallazgo correspondiente a otro de los procesos institucionales, se procederá a levantar el hallazgo y a comunicarle al responsable del Proceso en cuestión o al Auditor en caso de que se esté auditando dicho proceso. Nota: En caso de evidenciar desacuerdo con el auditado en relación a un hallazgo, se dejará constancia en la lista de asistencia. 6 Evaluar a los Auditores Internos Cuando no se logra acuerdo alguno a pesar de las evidencias, el Jefe de la Oficina de Control Interno evaluará las evidencias y decidirá de común acuerdo con el jefe inmediato del Auditado si se acepta o definitivamente se rechaza. Se dejará constancia de esta situación en el mencionado formato. Evaluar a los Integrantes del Equipo Auditor Evaluaciones en el formato “Evaluación de Desempeño Diligenciadas de Auditor Interno de Calidad” SC-P-01-F08” Auditados Nota: El grupo auditor se retirará del recinto por al menos 10 minutos al cabo de los cuales recogerá el formato de encuesta 6.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN No. 1 Actividad Aplicar el Procedimiento Acciones Preventivas Correctiva y de Mejora Tarea Una vez aceptado el Hallazgo el Auditado deberá analizar la causa raíz e identificar sobre ellas, las acciones de mejoramiento a realizar, con el objetivo de eliminarlas, para lo cual diligencia el Formato “Plan de Mejoramiento Funcional o por Proceso” SI-P-03-F-03., el cual presentará al Equipo Auditor en un término no superior a cinco (5) días hábiles de la realización de la reunión de cierre. Igualmente el Punto de Control Responsable Auditado Página 14 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD No. 2 Actividad Aprobar el Plan de Mejoramiento Tarea auditado deberá mantener actualizado el mapa de riesgos asociado al proceso de su competencia con respecto de las acciones preventivas identificadas y conforme a la “Guía para la identificación, evaluación, reducción y control del riesgo”. Revisar el Plan de Mejoramiento y aprobarlo. Nota: Cuando al analizar la causa raíz del hallazgo se determine que este no sea fácilmente identificable se debe ejecutar la actividad establecida en el numeral 6.1.2 del Procedimiento de Acciones, Preventivas Correctivas y de Mejora “Código SI-P-03”. Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Punto de Control Responsable La Accion de mejora propuesta para corregir el hallazgo es coherente con la causa de la misma? Equipo Auditor NO Devuelve al auditado SI Punto No. 3 3 4 Elaborar Informe de Elaborar Informe de Auditorías Internas de Auditoria Calidad – en el formato SC-P-01-F05. Equipo Auditor Preparar y remitir documentación a la Oficina de Control Interno Equipo Auditor Revisión de Organizar y remitir mediante oficio a la Oficina documentos de control Interno la documentación obtenida Completos. durante el proceso de auditoría, dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre de la auditoria, en carpeta rotulada de acuerdo con la tabla de retención documental de la Oficina de Control Interno, debidamente foliada, con las firmas establecidas en los formatos y organizada en el siguiente orden: 1. Memorando o correo de comunicación de presentación del Plan de Auditoria, al Auditado. 2.- Plan de Auditoria debidamente aprobado por la OCI. 3. Listas de verificación. 4. Formatos de Acciones preventivas Correctivas y de mejoramiento, elaborados y firmados. 5. Formatos de listas de asistencia. 6. Informe de Auditoría Interna de Calidad. Página 15 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD No. Actividad Tarea Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Punto de Control Responsable 7. Registros de traslado de hallazgos a otros procesos. 8. Formatos de Evaluación de Desempeño de Auditores Internos de Calidad. 9. Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos. NOTA: Entregar Informe de Auditoría Interna de calidad y Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos en medios digital. El Equipo Auditor que no entregue dentro de los términos establecidos sin una justificación valida, podrá incurrir en falta Disciplinaria, de Acuerdo con Ley 734 de 2002. 6.11 PREPARACIÓN DEL INFORME FINAL No. 1 2 3 Actividad Tarea Revisar documentación Recibir de los Equipos Auditores la de Auditorias documentación para revisar que se encuentre completa y organizada. En caso contrario devolver al Equipo Auditor. Preparar Informe final Preparar el informe final consolidado de Auditorias de Calidad y aprobarlo por parte del jefe de la Oficina de Control Interno para presentarlo al comité de Dirección del Sistema Integrado de Gestión Institucional “Informe Consolidado de Auditorías Internas de Calidad” SC-P-01-F-06. Evaluar los Resultados Diligencia el formato “Evaluación de Resultados del SIGI” SC-P-01-F-07 que consolida el numero de hallazgos por numeral de la norma (Horizontal) y por proceso (Vertical). Punto de Control Responsable Recepción y chequeo de la Documentación establecida en el paso 5.10-4 Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Informe Aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Página 16 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD No. 4 5 6 Actividad Punto de Control Tarea Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Responsable Consolidar Planes de Mejoramiento Elaborar Plan de Mejoramiento Funcional Consolidado. Utilizando el formato “Plan de Mejoramiento Funcional o por Proceso” SI-P-03-F-03. Presentar el informe final, y la evaluación de resultados de la Auditoría Interna de calidad al Representante Legal Presentar el Informe junto con la evaluación . de resultados, conclusiones al Representante Legal. Jefe de la Oficina de Control Interno Publicación de los planes de mejoramiento en la página WEB Se solicitará al Webmaster del Ministerio Plan de del Interior, la publicación del plan de mejoramiento mejoramiento consolidado. publicado en Jefe de la Oficina de Control Interno Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. pagina WEB 6.12 EVALUACION DE DESEMPEÑO DE AUDITORES No. Actividad Tarea formatos “Evaluación de Formatos de Auditor Interno de Diligenciados Calidad” SC-P-01-F-08 de cada auditor, elaborado al cierre de las Auditorías Internas de Calidad y completar la evaluación por parte de la Oficina de Control Interno. 1 Completar la evaluación Tomar los para cada auditor Desempeño 2 Consolidar diligenciados evaluación 3 formatos Consolidar los formatos de evaluación de diligenciados Analizar y tomar Analizar las debilidades y fortalezas de los decisiones de Acuerdo a auditores según evaluación, para tomar las evaluaciones decisiones de permanencia en la lista de auditores del Ministerio del Interior. 4 Punto de Control Responsable Coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y Coordinación Sectorial. Funcionarios designados de la oficina de Control Interno Lista de Auditores depurada Certificar y archivar Certificar Horas de auditoría para cada Auditor Memorandos horas cumplidas de y remitir certificación al auditor archivar de Horas Auditoria para cada certificaciones junto. Certificadas auditor Jefe de la Oficina de Control interno Jefe de la Oficina de Control Interno Página 17 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 * Cómo Elaborar una Lista de Verificación: Recopile y estudie la documentación referente al proceso y a los procedimientos a auditar; identifique las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo PHVA de Shewhart / Deming) de acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, y los requisitos del MECI (incluidos en las tablas 2 a 33 de la norma NTCGP1000:2009) y los requisitos del CLON (Ver Definición). Se sugiere utilizar el siguiente cuadro como guía para verificar numerales de la Norma de Calidad dentro del Ciclo PHVA Verific ar Hacer Planear Ciclo PHVA Numerales Correspondientes de la Norma NTCGP 1000:2009 5.3 Política de Calidad – Política de la Entidad 5.4.2 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Administrativa 7.1 Planeación de la Realización del Producto o Prestación Servicio en coherencia con el numeral 4.1 7.3.1 Planeación del Diseño y Desarrollo del Producto y/o Servicio (cuando aplique) 7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio incluyendo los riesgos de mayor probabilidad e Impacto. 8.1 General (medición, análisis y mejora) 4.1 Requisitos Generales y Controles establecidos sobre riesgos 4.2.1 Generalidades (Requisitos de documentación) 4.2.2 Manual de Calidad (o de Operación) 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de los Registros 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Cliente 5.4.1 Objetivos de la Calidad 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.5.2 Representante de la Dirección 5.5.3 Comunicación Interna 6.1 Provisión de Recursos 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo 7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio 7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o servicio 7.2.3 Comunicación con el Cliente 7.3.2 Elementos de Entrada para el diseño y desarrollo (Cuando aplique) 7.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo (Cuando aplique) 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios 7.5.3 Identificación y trazabilidad 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservación del Producto y/o Servicio 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición (Cuando aplique) 8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto o Servicio 8.5.1 Mejora Continua 5.6 Revisión por la Dirección Incluyendo Resultados de Gestión de Riesgos 7.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique) 7.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique) 7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio Página 18 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Actuar Ciclo PHVA Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Numerales Correspondientes de la Norma NTCGP 1000:2009 8.2.1 8.2.2 8.4 7.3.4 7.3.7 8.2.3 8.3 8.5.2 8.5.3 Satisfacción del Cliente Auditoria Interna Análisis de Datos Revisión del Diseño y Desarrollo (cuando Aplique) Control de Cambios del Diseño y Desarrollo (Cuando Aplique) Seguimiento y Medición de los Procesos Control del Producto o Servicio no Conforme Acciones Correctivas incluyendo las tomadas sobre riesgos materializados Acciones Preventivas Incluyendo las tomadas sobre riesgos potenciales Identificados DIRECCION – ADMINISTRACION NUMERALES 4, 5, y 6 Para incluir el MECI en la Auditoria se sugiere tener en cuenta los productos del MECI contenidos en la siguiente tabla para la elaboración de la lista de verificación. Página 19 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Página 20 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Página 21 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 Revise que la documentación evidencie el cumplimiento de los numerales de la norma, si no cumple elabore las preguntas respectivas para los responsables del proceso. Adicional al la verificación del cumplimiento de la Norma de Calidad en la Documentación, se debe evaluar la aplicación de los procedimientos en la práctica, para lo cual se deberán establecer preguntas orientadas a la revisión de los registros establecidos en los procedimientos. Elabore las preguntas adicionales que considere pertinentes dentro del proceso y en relación con otros procesos misionales, estratégicos o de apoyo ya sea como cliente interno o como proveedor interno o externo. ** Cómo Redactar los Hallazgos: Redacte y enumere el(los) hallazgo(s) de forma objetiva, sin ambigüedades y orientado(a) evidenciar el incumplimiento del requisito o la deficiencia presentada. El Hallazgo de una No conformidad debe contener: Descripción de la situación + la evidencia objetiva + el requisito de norma que se incumple. Ejemplo: Al revisar los registros del Tramite de Autorización de Centros de Conciliación, la carpeta que contiene el Expediente 4839 de María Isabel Carreño, no cumple con los requisitos del procedimiento “Organización y Control de Archivo de Gestión” (4.2.3). Se evidencia que en el Proceso de Impugnación no se ha planificado las acciones para dar cumplimiento al Decreto 4530 de 2008 incumpliendo el Numeral 7.1 de la Norma NTCGP1000:2009 “PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO”. Tipo de Acción requerida: Correctiva. 7. REGISTROS - Memorandos de citación a auditores. Programa anual de auditorias Listado de Auditores de calidad Listas de asistencia. Actas de reunión. Acciones de mejora miento Plan de Mejoramiento Funcional y por procesos Listas de verificación Evaluación de Resultados del SIGI Traslados de Hallazgos a otros procesos Página 22 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 8. INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERADA Programa de Auditoria RESPONSABLE Oficina de Control Interno e Información Pública Seguimiento al programa Oficina de Control Interno de Auditoria e Información Pública Informe Consolidado de Auditorías Internas de Oficina de Control Interno Calidad e Información Pública Plan de Mejoramiento Oficina de Control Interno Funcional o por Procesos e Información Pública Consolidado FRECUENCIA UBICACIÓN Anual o cuando se modifique en la vigencia Al Iniciar cada periodo de Auditorias Programado Al terminar cada periodo de Auditorias Programado www.mininterior.gov.co www.mininterior.gov.co www.mininterior.gov.co Al terminar cada periodo de Auditorias Programado www.mininterior.gov.co DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN Plan de Mejoramiento por procesos Jefe Oficina de Control Interno www.Mininterior.gov.co 9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividades de mejora por procesos 10. ANEXOS - Anexo No. 1. Anexo No. 2. Anexo No. 3. - Anexo No. 4. Anexo No. 5. Anexo No. 6. Anexo No. 7. - Anexo No. 8. Anexo No. 9. Programa Anual de Auditorias de Calidad. SC-P-01-F-01 Plan de Auditoria. SC-P-01-F-02 Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad. SC-P-01F-03 Listas de Verificación. SC-P-01-F-04 Informe de Auditoría Interna de Calidad. SC-P-01-F-05 Informe Consolidado de Auditorías Internas de Calidad. SC-P-01-F-06 Evaluación de Resultados del Sistema Integrado de Gestión Institucional. SC-P-01-F-07 Evaluación de Desempeño de Auditor Interno de Calidad. SC-P-01-F-08 Seguimiento al Programa de Auditorías Internas de Calidad. SC-P-01-F09 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN 02/12/2009 Se incluyó un nuevo formato denominado “ Evaluación de Desempeño de Auditor de Calidad “ SC-P-01-F08 01 Página 23 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD FECHA CAMBIO Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 VERSIÓN Se adecuo la versión 1 según la norma ISO 19011 Se ajustó el formatos “ Informe de Auditoría Interna de Calidad” SCP-01-F-05 08/09/2009 Se ajustó el formato “Evaluación de Competencias de Auditores Internos de Calidad” SCP-01-F-03. 02 Se corrigió en Formato SC-P-01-F-08 Evaluación de desempeño de auditor interno de calidad. Se introdujo la evaluación de desempeño de auditores Internos de Calidad Numeral 5.5. 02/12/2009 03 Se corrigió en Formato SC-P-01-F-05 informe de auditoría interna de calidad. Se estableció en el paso 2 del numeral 5.5. Como único responsable el jefe de la oficina de Control interno. Se establecieron en el paso 5 del numeral 5.5. Como responsables el jefe de la oficina de Control interno y el coordinador del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad. Se corrigió el nombre del plan de Auditoria. 16/03/2010 Se eliminaron lo pasos 10 y 11 del numeral 5.5 y se re numero nuevamente todo el procedimiento. Se asignaron responsabilidades a la Coordinadora del Grupo de Gestión de Auditorias de Calidad y se le quitaron responsabilidades al representante de la alta dirección. 04 Se corrigieron los cambios en los formatos referenciados a los Subproceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI Acciones Preventivas y Correctivas y a los procedimientos de Elaboración y control de Documentos. Se elimino Política de Operación de las definiciones, y se agregaron las definiciones de Finalización de la Auditoria y Gestión Fiscal, Requisitos del CLON, reunión de apertura y se corrigieron otras definiciones. 06/10/2010 Se elimino del numeral 5.2 (actual) el texto: 6.1.4 La oficina de control interno coordinará junto con el Representante de la Alta Dirección la designación de los equipos de auditoría y los auditores líderes. Se agrego en el numeral 5.2 (actual) la función de aprobación de los planes de mejoramiento por parte de los auditores y se agrego un ítem sobre los juicios personales del auditor. 05 Se reestructuraron los Flujo gramas, se re numeraron los pasos y se mejoro la secuencia lógica de los pasos, Página 24 de 25 Código: SC-P-01 Versión: 09 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD FECHA CAMBIO Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 04/04/2014 VERSIÓN se mejoro la redacción y se agregaron o eliminaron los pasos necesarios de acuerdo con la norma ISO19011 y la experiencia en auditorias pasadas., se reviso la responsabilidad en cada paso. Los cambios más importantes corresponden a la inclusión del registro de seguimiento a planes de Auditoria en ejecución, la aprobación de los planes de mejora por parte del equipo auditor, los mecanismos sancionatorios en casos de incumplimiento en entrega de documentación según los términos establecidos. Se incluyeron dos guías dentro del procedimiento una para la elaboración de listas de verificación con base en el ciclo PHVA y los numerales de la norma de calidad, y una guía para la redacción de hallazgos. 23/12/2011 07/08/2012 14/08/2013 31/03/2014 Se incluyo el nuevo Formato SC-P-01-F09 Seguimiento al programa de auditorías internas de calidad. Se actualizo el procedimiento para la realización de auditorías de acuerdo con la norma NTCGP1000:2009, MECI y SISTEDA, En el ítem 5.5 numeral 4 se modifico que el Programa de Auditorías Internas de Calidad lo aprueba la Oficina de Control Interno. En el ítem No. 5.10 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Y ELABORACIÓN DE INFORME Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN se adicionó una nota y se estableció punto de control, Se modifica la versión 7 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación por la nueva entidad certificadora. Se modifica la versión 8 con el fin de actualizar la referencia a los formatos del Procedimiento Acciones, Preventivas Correctivas y de Mejora - SI-P-03, actualizado por la administración del sistema. Elaboró Firma Aprobó Firma _________________________ Jorge H. Torres Ribero Profesional Especializado _________________________ Gloria Inés Muñoz Parada Jefe Oficina de Control Interno 06 07 08 09 Revisó Firma _________________________ Robinson A. Vergara Vergara Profesional Especializado TRD: Página 25 de 25