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Código: SC-P6
PROCEDIMIENTO
INFORMES DE SEGUIMIENTO Y/O
EVALUACIÓN
Versión: 1
Vigente Desde:
15/06/2016
1. OBJETIVO
Emitir los informes de Ley y/o de Gerencia a cargo de la Oficina de Control Interno, mediante la recopilación de
información y verificación de requisitos para determinar la eficacia de los avances de las acciones y compromisos
adquiridos del Ministerio del Interior.
2. ALCANCE
Inicia con el Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno,
continuando con el desarrollo de las actividades para la elaboración de los informes de Ley y/o de Gerencia y
finaliza con la publicación en página Web del informe final y su posterior archivo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable y para prevenir su recurrencia.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad.
Control: Definido como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas
tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y
orientar las decisiones.
Corrección: Conjunto de acciones para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgos la
ejecución de los procesos.
Evaluación: Apreciación sistemática y objetiva sobre un proyecto en curso o acabado, un programa, plan o un
conjunto de líneas de acción, su concepción, su realización y sus resultados. Se trata de determinar la
pertinencia de los objetivos y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto
y la viabilidad.
Evidencia: Información sobre hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que soportan las
afirmaciones por parte de los responsables y que puede ser verificable.
Seguimiento: Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus resultados, tanto
en sus ámbitos de gestión como de resultados, para comprobar el avance de un plan programa o proyecto.
RESPONSABILIDAD
El Jefe de la Oficina de Control Interno es responsable de la revisión, aprobación, socialización, aplicación de
este procedimiento.
Los funcionarios, servidores y contratistas y demás personal que intervenga en la ejecución de este
procedimiento son responsables de su adecuada aplicación.
4. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.

Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 Y 269.
5.2.
LEYES.

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9.
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Versión: 1
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15/06/2016
5.3. DECRETOS.

Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.

Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del
Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del
Estado.

Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las
Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras
disposiciones.

Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
5.4. OTRAS

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

Guía de Auditoría para Entidades Públicas v2 Nov 2015, Departamento Administrativo de la Función
Pública.

Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, del Departamento Administrativo de la Función Pública.

Circular 01 2016 Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.
5. DESARROLLO
6.1. Lineamientos Generales
Las visitas de seguimiento y/o evaluación se realizaran con base en el Programa de Anual de Visitas de
Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno,
La Oficina de Control Interno, puede realizar Seguimiento y/o Evaluaciones, a operaciones y actividades no
contempladas en el Programa de Anual de Visitas de Seguimiento y Asesorías de la Oficina de Control Interno,
cuando lo determine el representante legal, o las condiciones o la normatividad así lo ameriten.
6.2 Desarrollo de actividades
No.
1
Actividad
Incorporar
compromisos de
Seguimiento y/o
Evaluación en el
Programa de Anual
de Visitas de
Seguimiento y
Asesorías de la
Oficina de Control
Interno.
Tarea
-
-
Definir
el
cronograma
de
seguimientos y/o evaluaciones según
los compromisos de la Oficina de
Control Interno y requerimientos de la
Alta Dirección.
Incorporar el cronograma en la
planeación de la Oficina de Control
Interno.
Punto de Control
Responsable
Programa de Anual
de
Visitas
de
Seguimiento
y
Asesorías de la
Oficina de Control
Interno.
Plan de Acción OCI
Jefe y
Coordinadores
de la Oficina
de
Control
Interno
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EVALUACIÓN
No.
Actividad
Tarea
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Punto de Control
Asignar
los
seguimientos
y/o
evaluaciones a los funcionarios y
contratistas, según criterios de la
Oficina de Control Interno.
- Revisar
seguimientos
y/o
evaluaciones anteriores.
- Solicitar la información pertinente
para evidenciar el desarrollo o avance
de los compromisos establecidos.
- Recibir y analizar la información
solicitada.
- Verificar las evidencias que soporten
las acciones realizadas para el
cumplimiento
los
compromisos
adquiridos.
Nota: En caso de ser necesario se
podrán verificar a través de visitas,
registros,
informes,
actas,
correos
electrónicos, fotografías, videos y otros
que se consideren pertinentes.
Responsable
2
Asignar los equipos
de trabajo
3
Recolectar
información
necesaria para el
seguimiento y/o
evaluación
4
Validar la
información
recolectada
5
Consolidar la
información para el
informe final
Elaborar el informe de seguimiento y/o
evaluación de acuerdo al formato
requerido.
6
Revisar y aprobar
Informe
Revisar y aprobar Informe de seguimiento
y/o evaluación por parte del jefe de la
Oficina de Control Interno
Vo.Bo. jefe Oficina
de Control Interno
Jefe Oficina de
Control Interno
7
Remitir Informe a
las Partes
Interesadas.
Determinar los destinatarios y elaborar
memorandos remisorios.
Comunicaciones
remisorias
Jefe Oficina de
Control Interno
Publicación en
página web
Funcionarios
designados de
la Oficina de
Control Interno
8
Publicar en página
web y archivar
-
Realizar la publicación en la Página
Web en caso de ser necesario.
Entregar para archivo del área de
Control Interno los resultados del
Seguimiento realizado.
Jefe Oficina de
Control Interno
Comunicaciones de
solicitud
de
información
Funcionarios
designados de
la Oficina de
Control Interno
Lista de asistentes
SI-G1-F2 o formato
de
papeles
de
trabajo SC-P6-F1
Funcionarios
designados de
la Oficina de
Control Interno
Funcionarios
designados de
la Oficina de
Control Interno
6. REGISTROS
REGISTROS
Informe de Auditoría de
Seguimiento
o
de
Evaluación
Memorando remisorio del
Informe de Seguimiento
o Evaluación
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
OCI
Cada vez que se requiera
TRD 1200.28.02 Informes a
Órganos de Control Internos
OCI
Cada vez que se requiera
TRD 1200.28.02 Informes a
Órganos de Control Internos
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EVALUACIÓN
Versión: 1
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7. ANEXOS


Papeles de Trabajo. SC-P6-F1
Informe de Seguimiento y/o Evaluación. SC-P6-F2
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
Elaboró
Revisó
Aprobó:
_________________________
Jorge Hernando Torres Ribero
Profesional Especializado
Oficina de Control Interno
_________________________
José Francisco García Méndez
Contratista
Oficina de Control Interno
________________________
Humberto Bozzi Ángel
Jefe Oficina de Control Interno
____________________________
Francisco Javier Guzmán Mahecha
Profesional Especializado
Oficina de Control Interno
Archivar en: 1103.47.06 Procesos y Procedimientos de Evaluación / Seguimiento y Control
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