SISTEMA DE INVENTARIOS Y COMPRAS

IT CONSULTORES LTDA.
SISTEMA DE INVENTARIOS Y COMPRAS - SINCO
MODULO DE ALMACENES
Bogotá, D.C., Febrero del 2005
62
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
TABLA DE CONTENIDO
5.2
MODULO DE ALMACENES ...................................................................................... 63
5.2.1
SOPORTE ............................................................................................................ 63
5.2.1.1
Control por Empresa ....................................................................................... 64
5.2.1.2
Códigos de Elementos .................................................................................... 65
5.2.1.3
Modificar Elementos ....................................................................................... 69
5.2.1.4
Bodegas / Almacén ......................................................................................... 70
5.2.1.5
Tipos de Documentos ..................................................................................... 72
5.2.1.6
Ficha Técnica ................................................................................................. 74
5.2.1.7
Tipos Mayores ................................................................................................ 75
5.2.1.8
Parametrización Contable ............................................................................... 75
5.2.1.9
Parametrización Presupuestal ........................................................................ 77
5.2.1.10
Clases de elementos X documento ............................................................... 77
5.2.1.11
Ubicaciones ................................................................................................... 78
5.2.1.12
Referencias de uso ....................................................................................... 79
5.2.1.13
Tipos de uso.................................................................................................. 80
5.2.1.14
Procedencias ................................................................................................ 81
5.2.2
OPERATIVO ........................................................................................................ 83
5.2.2.1
Movimientos.................................................................................................... 83
5.2.2.2
Cierre Almacén ............................................................................................... 85
5.2.3
CONSULTAS ....................................................................................................... 87
5.2.3.1
Soporte ........................................................................................................... 87
5.2.3.1.1
Maestro de elementos ............................................................................... 87
5.2.3.1.2
Empresas .................................................................................................. 87
5.2.3.2
Inventario ........................................................................................................ 89
5.2.3.2.1
Generico ................................................................................................... 89
5.2.3.2.2
Total sin Procedencia: ............................................................................... 91
5.2.3.2.3
Por Almacen:............................................................................................. 91
5.2.3.2.4
Histórico .................................................................................................... 91
5.2.3.3
Movimiento ..................................................................................................... 92
5.2.3.3.1
Movimiento ................................................................................................ 92
5.2.3.3.2
Presupuesto .............................................................................................. 93
5.2.3.4
Comprobantes ................................................................................................ 94
5.2.3.5
Solicitud de Elementos.................................................................................... 94
5.2.4
REPORTES .......................................................................................................... 95
5.2.4.1
Soporte ........................................................................................................... 96
5.2.4.1.1
Catálogo de Elementos ............................................................................. 96
5.2.4.2
Operativo ........................................................................................................ 96
5.2.4.2.1
Movimientos de Almacén .......................................................................... 96
5.2.4.2.2
Reporte General de Existencias ................................................................ 97
5.2.4.2.3
Salidas de Almacén x Area ....................................................................... 98
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
63
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
5.2 MODULO DE ALMACENES
Este módulo del sistema SINCO permite realizar la operación, administración y control de los
procesos necesarios para llevar a cabo la grabación de los movimientos de los almacenes y
bodegas pertenecientes a la empresa. Estos procesos hacen referencia al movimiento de
inventarios, ubicaciones físicas de los elementos asociados a una empresa en particular, con
el fin de llevar el control de los Recursos Físicos o inventarios separados para facilitar el
manejo y mantenimiento de los mismos.
La estructura de almacenes es la siguiente:
Empresa, grupo al que pertenece uno o varios almacenes.
Almacén, que puede contener una o varias bodegas.
Bodega, corresponde a un sitio de almacenaje que pertenece al almacén.
El módulo contiene 4 submódulos que son: Soporte, Operativo, Consultas y Reportes.
5.2.1
SOPORTE
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
64
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Contiene las tablas básicas de la parametrización necesaria para la operación del módulo.
Este módulo también es utilizado para parametrizar información requerida por los módulos
de Compras y Activos Fijos, como la codificación de los elementos, tipos de documentos,
parametrización contable y presupuestal.
Contiene las siguientes opciones:
5.2.1.1 Control por Empresa
Esta opción nos permite activar o desactivar los conceptos de empresa, ejecución de
disponibilidad y registro presupuestal en el sistema SINCO.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
65
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos a los cuales hace referencia son:
Empresa:
Código de la unidad y descripción de la empresa. Este campo se digita
o se selecciona de una lista oprimiendo la tecla F9.
Disp:
Activa la disponibilidad presupuestal en línea.
Regi:
Activa el registro presupuestal en línea.
Rot:
Activa el consecutivo para rotular la empresa consolidadora.
Mto. Depreciación: Activa el valor para Depreciación total en las salidas de almacén para
establecer la vida útil del elemento.
5.2.1.2 Códigos de Elementos
Esta opción es una de las más importantes del menú Soporte porque el usuario registra uno
a uno cada código de elementos asociándolos a una serie de parámetros que se describen a
continuación. El sistema permite parametrizar el índice universal de inventarios para el
manejo de elementos en cuanto a tipo, grupo y subgrupo asignado al elemento. El
consecutivo será desde ese momento el código del elemento único e irrepetible para la
estructura actual.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
66
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
A continuación se describen los bloques que contienen toda la información necesaria para la
codificación de elementos.
 Tipos
Incluye el código, la descripción y el valor entre otros de los tipos de elementos utilizados en
la empresa.
En esta sección el usuario inicia el proceso de clasificación de los diferentes elementos, de
acuerdo a las características que los agrupan como: consumo, consumo con control, activos
/ devolutivos o elementos de control histórico.
Los campos a los cuales hace referencia este bloque son:
Código:
Descripción:
T/M:
Vr.Máximo:
Costeo:
Dp:
Ajus:
Asoc:
Adjudica el código del tipo de elemento.
Establece la descripción del tipo de elemento.
Establece si es Título o Movimiento el código del tipo.
El monto máximo del elemento para pertenecer a este tipo.
Establece el método de costeo que maneja cada tipo, Promedio – Ueps –
Peps – Ninguno.
Contiene depreciación en salidas de almacén S – N.
El tipo de elemento sufre Ajustes por Inflación S – N.
Asocia el tipo de elemento al maestro.
 Grupo
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
67
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Es una estructura general, agrupa grandes códigos o familias de elementos tales como:
Papelería, Eléctricos, Vehículos, etc. El grupo puede contener varios subgrupos.
Los campos a los cuales hace referencia este bloque son:
Código:
Adjudica el código del grupo que pertenece al tipo.
Descripción: Establece la descripción del grupo.
 Subgrupos
Corresponde a un nivel de pequeñas familias dentro de un grupo. Para la codificación de
estos subgrupos se debe tener en cuenta el tipo y grupo al que pertenecen los elementos.
El subgrupo puede contener cualquier código de elemento que pertenezca a esta naturaleza.
Los campos a los cuales hace referencia este bloque son:
Código:
Adjudica el código del subgrupo que pertenece al grupo.
Descripción: Establece la descripción del subgrupo.
 Elementos
En este bloque se crean los diferentes elementos pertenecientes a determinada agrupación.
El sistema genera automáticamente un código o identificador del elemento.
Los campos a los cuales hace referencia son:
Código:
Descripción:
Est:
CIEI:
N/E:
Ms:
Uni:
Marca:
Valor:
ingresando).
Asociado:
Equivale:
FiTe:
ID:
%Iva:
El código del elemento consecutivo dado por el sistema.
Contiene la descripción del elemento.
Estado del elemento Activo – Inactivo.
Corresponde a la clase que pertenece el elemento.
Especifica si la mercancía es Nacional o Extranjera.
Especifica si el elemento pertenece al almacén S – N.
Contiene la unidad de medida del elemento.
Contiene el código de la marca del elemento.
Especifica el valor promedio del elemento (se digita cuando se esta
Contiene el código del elemento asociado.
Contiene el código equivalente del elemento.
Especifica la ficha técnica a la cual va asociado el elemento.
Especifica si el valor del IVA del elemento es Deducible o hace parte del costo.
Especifica el porcentaje de IVA aplicado al elemento
Código Alterno:
Contiene el código equivalente o el viejo del inventario anterior.
Descripción en otro idioma: Especifica la descripción en otro idioma si lo tiene.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
68
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Esta forma contiene cuatro botones anexos, en donde se podrá definir la siguiente
información:
Clases elementos: Permite parametrizar las diferentes clases de elementos que posee el
almacén.
Unidades de Empaque: Bloque definido para parametrizar las clases o tipos de unidades.
Marcas: Bloque para parametrizar las diferentes marcas de elementos. Modelos por marca:
Este rótulo lo lleva a un bloque para parametrizar modelos por marca.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
69
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Ref. de uso: Parametrización informativa que permite identificar para que se utiliza un
elemento (Tpus), para que marca, modelo y un detalle para identificar más características
del uso del elemento.
5.2.1.3 Modificar Elementos
Esta es otra presentación de los códigos de elementos a nivel tipo, grupo y subgrupo, con la
principal información del elemento. Esta forma se utiliza básicamente para modificaciones
de elementos después de creado en cuanto a clasificación e información básica.
Suministra en forma detallada un resumen de la información para cada uno de los
elementos. Esta tabla trae la lista de los elementos con F9.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
70
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos a los cuales hace referencia son:
Tipo:
Grupo:
Subgrupo:
Código:
Descripción:
Valor:
Est:
Unid:
ID:
IVA:
Rot:
Ser:
Contiene el código del tipo de elemento.
Especifica el código del grupo del elemento.
Especifica el código del subgrupo del elemento.
Trae el código del elemento que estamos buscando.
Contiene la descripción del elemento.
Contiene el valor del elemento.
Especifica el estado del elemento.
Contiene la unidad de compra. Esta opción la puede listar con F9.
Especifica si el IVA del elemento es deducible o hace parte del valor del
elemento.
Establece el porcentaje del IVA aplicado.
Especifica si el elemento necesita control de rotulo.
Especifica si el elemento lleva serial o no.
5.2.1.4 Bodegas / Almacén
Esta opción se usa para parametrizar por empresa sus almacenes y bodegas pertenecientes
a cada almacén. En almacenes se controla la última fecha de cierre de almacenes y de
activos fijos.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
71
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
En esta pantalla encontramos 3 secciones que son:
 Empresa: Contiene el código y la descripción de la empresa a la cual se asociará el
almacén. Esta información es proveniente del sistema financiero
 Almacenes: Contiene el código, nombre o descripción y la fecha del último cierre del
almacén a crear.
 Bodega: Contiene el código, nombre, dirección, ciudad, teléfonos y el fax de la bodega.
El sistema propone el mismo nombre del almacén, pero el usuario puede cambiarlo si lo
desea.
La forma posee botones anexos en donde se podrá definir la siguiente información:
El botón Cl. Elem X Almacén permite parametrizar las clases de elementos que
pertenecen a cada almacén y el botón NumRótulos me permite consultar el último
consecutivo de rótulo generado según forma de numeración de rótulos ( control de
empresas). Y usuarios por bodega: define los usuarios permitidos para el manejo de cada
Bodega o almacén.
Los campos a los cuales hace referencia son:
- Empresa:
- Almacenes
Código:
Nombre:
Ult Cierre:
Ult Activo:
Establece el nombre de la empresa la cual va a ejecutar. O puede
obtener la lista de empresas con F9.
Especifica el código del almacén.
Contiene la descripción del almacén.
Corresponde a la fecha del último cierre de almacén.
Corresponde a la fecha del último cierre para elementos en servicio.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
72
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
- Bodegas
Código:
Nombre:
Dirección:
Ciudad:
Teléfono:
Fax:
Prop de Bodega:
Establece el código de la bodega.
Establece el nombre de la bodega.
Especifica la dirección donde esta ubicada la bodega.
Corresponde al código de la ciudad donde esta localizada la bodega.
Corresponde al número telefónico de la bodega.
Corresponde al número de fax de la bodega.
Corresponde al nombre del propietario de la bodega.
Este campo lo puede listar con F9.
Respons de Bodega: Corresponde al nombre del responsable de la bodega.
5.2.1.5 Tipos de Documentos
Esta forma nos permite crear y validar cada uno de los documentos que son necesarios para
las operaciones propias del sistema, al igual que para la interacción con otros sistemas (Ej:
El sistema de información financiera ‘SIF’)
La forma posee cuatro bloques anexos, en donde se podrá definir la siguiente información:
1. Roles: Campo para validar los roles de usuario que podrán accesar el documento, para
cualquier operación que se desee hacer sobre el documento.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
73
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
2. Tipos de Movimiento: Aplica exclusivamente para los documentos relacionados a los
procesos de entradas y salidas de almacén, (procesos ‘E’ ‘I’) en cuyos campos se detalla
los siguientes parámetros: Tipo de movimiento de almacén a relacionar; Clase de
movimiento (Saldo inicial o movimiento), Control (Es decir, que al generar el movimiento
relacionado afectará o no el módulo de activos controlados, como tal, sólo valida para los
tipos de movimiento que generen salidas; Responsable (solicita o no el responsable o
titular del bien devolutivo) Tipo de comprobante contable (en el cual se producirá el
efecto contable respectivo), Factura (por sí se desea relacionar un número de factura o
documento externo), Auxiliar (campo para validar el auxiliar contable, generalmente un
empleado, al cual contablemente quedará asociado el registro contable), Forma de
contabilizar (en línea o mediante procesos alternos), Area (campo para validar el área o
dependencia responsable del bien devolutivo), Parciales (campo para validar la
utilización de entradas o salidas parciales).
3. Estados: Hace referencia a la secuencia lógica de procesos que llevara cada uno de los
documentos, el estado de cada documento depende siempre de las características
propias del documento, lo cual hará que sus estados sean diferentes.
4. Numeración: Bloque para definir mediante parámetros los consecutivos por período y
por empresa, con que se desean iniciar los documentos.
Los campos a los cuales hace referencia son:
Cod:
Descripción:
Prc:
Un:
Ge:
V/r.:
Tpe:
Per:
Pe:
DG:
MG:
Au:
Tdo:
Res:
Tpc:
Fac:
Are:
Alm:
Par:
Establece el código de acuerdo a la descripción del documento.
Describe el nombre del documento.
Código del proceso para el cual aplica, esta opción se puede listar con F9.
Activa el manejo del consecutivo por periodo o anual.
Numera el consecutivo por grupo o por empresa.
Se pide o No valores de Ajuste por Inflación para saldos iniciales o aplicación
del método de costeo.
Establece el tipo de elemento para el cual aplica. Listamos la tabla con F9.
Trae Si o No elementos que no son de almacén.
Activa tipo de documento para validación de plan de compras.
Activa tipo de documento presupuestal a generar.
Activa el tipo de movimiento presupuestal a generar.
Establece Si requiere autorización del documento.
Activa el tipo de documento del cual tomo la parametrización contable.
Pide Responsabilidades.
Establece el tipo de comprobante. Lista los tipos con F9.
Establece Si requiere factura y proveedor.
Pide áreas Si o No.
Establece si pide empresa, almacén y bodega.
Establece Si permite entrada parcial o No.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
74
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
I.T. Consultores Ltda.
5.2.1.6 Ficha Técnica
Esta forma nos permite definir y validar las características genéricas y específicas de cada
uno de los tipos, grupos y subgrupos de elementos.
Los códigos de ficha técnica serán definidos por el usuario de acuerdo a sus propias
necesidades.
Corresponde a las características generales que puede tener un elemento, Ej: Colores,
tamaños, longitudes, pesos, unidades, medidas, entre otras), son definidas
independientemente para luego relacionarlas a grupos específicos.
Tanto las características generales como las específicas, permiten una identificación más
exacta del bien devolutivo, tanto en la entrada como en la salida del almacén.
Los campos a los cuales hace referencia son:
Código:
Descripción:
TpEl:
Grup:
Subg:
Características:
Crea el código de la ficha técnica.
Corresponde a la descripción de la ficha técnica.
Corresponde al código del tipo de elemento al cual se le asocia la ficha.
Especifica el código del grupo de elemento a asociar.
Especifica el código del subgrupo de elemento a asociar.
Corresponde al código y la característica de la ficha técnica.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
75
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
5.2.1.7 Tipos Mayores
Permite parametrizar los tipos de mayor necesarios que puedan afectar un determinado
grupo de rubros presupuestales de acuerdo a la estructura contable.
Los campos a los cuales hace referencia son:
Tipos de estructura: Establece a que plan pertenece los tipos de mayores.
Tipo:
Especifica el código del tipo de cuenta mayor.
Descripción:
Corresponde a la descripción del tipo de cuenta mayor.
T/M:
Establece si la cuenta es título o movimiento
Cla:
Especifica la clase de cuenta mayor.
Asociado:
Especifica el código del tipo de cuenta asociado.
5.2.1.8 Parametrización Contable
Es la forma en la cual se relacionan todas las posibles combinaciones entre Estructuras de
códigos de cuenta contable, procedencias (Compras, Donaciones, Transferencias, otras),
Tipo - Grupo - Subgrupo (de elemento), Documentos, Movimientos y Tipos de mayor, para
obtener una partida y contrapartida contable.
La forma contiene un bloque adicional ‘Procesos Periódicos’, en donde se relaciona toda la
contabilidad a producir en los procesos de ajustes por inflación, depreciaciones y ajustes por
inflación a la depreciación, de acuerdo a las políticas y normas que rijan la empresa.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
76
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos a los cuales hace referencia son:
Estructura Contable:
Procedencia:
trasferencias.
Subgrupos:
Determina la estructura del Plan contable parametrizar. Esta
opción se lista con F9.
Establece la procedencia, ya sea por compras o por
Establece el tipo, grupo y subgrupo al cual adjudicamos la
parametrización contable.
- Detalle de los movimientos
Auxiliar:
Detalla el auxiliar, para la contabilización de movimientos de
inventarios.
Inventario/activo: Define la cuenta mayor de la cual parte la contabilización de inventario.
Iva como gasto:
Determina la cuenta a la cual llevamos el valor del iva en la
contabilización de los documentos generados por el movimiento de
almacén.
- Partida / Contrapartida
TpDo:
Corresponde al tipo de documento el cual se genera la contabilización.
TpMv:
Especifica el tipo de movimiento de ese documento.
TpMy:
Determina el tipo de mayor para contabilidad.
Cuenta mayor:
Corresponde al código de la cuenta contrapartida.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
77
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
5.2.1.9 Parametrización Presupuestal
Esta forma permite asociar a un tipo, grupo y subgrupo de elementos, la imputación que
afecta presupuestalmente.
La forma posee los siguientes campos:
Estructura: Establece el plan de cuentas de la empresa a la cual vamos a parametrizar.
Tipo Mayor: Especifica en que tipo mayor parametrizamos los rubros presupuestales. Esta
opción la podemos listar con F9.
Tipo:
Corresponde al código del tipo de elemento.
Grupo:
Especifica el código del grupo del elemento.
SubGr :
Especifica el código del subgrupo del elemento.
Descripción: Corresponde a la descripción del subgrupo.
Imputación: Establece el código de la imputación presupuestal que afecta el subgrupo.
Descripción: Corresponde a la descripción de la imputación presupuestal.
5.2.1.10
Clases de elementos X documento
Es la forma que permite obtener una relación específica de cada uno de los documentos
definidos para la operación vs. las clases de elemento que operen en la empresa.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
78
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos establecidos en esta pantalla se refieren a:
- Tipo de Documento
Código:
Establece el código del tipo de documento. Esta opción la puede listar con F9
- Clases de Elementos
Desde:
Corresponde al código de la clase de elemento inicial.
Hasta:
Corresponde al código de la clase de elemento final.
5.2.1.11
Ubicaciones
En esta opción se pueden esquematizar las instalaciones físicas de la empresa de forma tal
que permita una ubicación exacta de cada uno de los bienes o elementos que posea la
empresa.
Se clasifica en tres grandes grupos: Tipos de ubicación (Edificios, oficinas, locales, bodegas,
entre otros) Subtipos de Ubicación (Interiores, dependencias, divisiones, áreas, entre otras)
y Sub – Ubicaciones: Permiten un detalle o descripción de la ubicación.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
79
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos de esta pantalla a los cuales hace referencia son:
Tipo de Ubicación: Establece al nombre del sitio donde vamos a ubicar un elemento, el
código y la dirección.
Sub-Ubicaciones
Corresponde a una parte o sitio ubicada dentro del tipo de ubicación.
5.2.1.12
Referencias de uso
Permite crear las diferentes opciones o aplicaciones que puede tener un bien, para que
pueda ser utilizado como auto parte o repuesto en más de un activo. (Ej: Repuestos de
vehículos, equipos de computación y comunicación, repuestos y accesorios en general)
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
80
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos de esta pantalla a los cuales hace referencia son:
- Referencia
Código:
Contiene el código de la referencia de uso.
Descripción: Establece la descripción de la referencia de uso.
Dom:
Especifica si la referencia de uso tiene dominio S – N.
TpDat:
Especifica el tipo de dato del dominio; carácter o numérico.
Valor: Contiene la descripción del detalle, exactamente a donde aplicamos el uso.
5.2.1.13
Tipos de uso
Está relacionada con la anterior pantalla, definiéndose acá los tipos de uso para los cuales
será utilizado el repuesto o accesorio.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
81
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos a los cuales hace referencia son:
Código:
Establece el código para el uso del elemento.
Descripción: Detalla en resumen el elemento al que se le va a dar el uso.
5.2.1.14
Procedencias
Hace relación a una clasificación de las diferentes procedencias u orígenes de los bienes
que posee la entidad los cuales determinarán los efectos contables en cada uno de los
procesos a los cuales sean sometidos. Dentro de las principales procedencias se pueden
definir: compras, en administración, incautaciones, comodato, transferencias, entre otras.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
82
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Los campos a los cuales hace referencia esta pantalla son:
Código:
Establece el código de la procedencia.
Descripción: Especifica el nombre de la procedencia de donde viene el elemento.
Proc:
Corresponde al proceso que se aplica en el proceso.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
83
I.T. Consultores Ltda.
5.2.2
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
OPERATIVO
Este módulo le permite al usuario realizar los diferentes movimientos de almacén en cuanto a
Ingresos y Egresos se refiere, y a cada uno de los diferentes conceptos que manejan. Los
movimientos de almacén son ejecutados por una serie de procesos anteriores ocurridos en el
módulo de compras alimentando las existencias de almacenes y mantener la información
efectiva de inventarios
Contiene las siguientes opciones: Movimientos, Cierre de Almacén, Stocks y Ubicaciones,
modifica seriales.
5.2.2.1 Movimientos Almacén
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
84
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
I.T. Consultores Ltda.
Esta opción nos permite realizar los movimientos relacionados con el almacén tales como las
entradas y salidas de elementos.
Contiene dos bloques que son:
 Información General:
Empresa:
Almacén:
Tipo de docto:
Fecha:
Tpmy Contab:
Establece el código y nombre de la empresa en la cual se va a trabajar.
Listamos valores con F9.
Especifica el código y nombre del almacén que tiene movimiento.
Establece el tipo de documento sobre el cual se va a trabajar el
movimiento.
Día, mes, año del movimiento.
Establece el código del tipo mayor para contabilidad.
 Movimiento
Bodega:
Elemento:
Prcd:
Tpm:
Contiene el código de la bodega del almacén.
Especifica el código del elemento que va a entrar o salir del almacén y
la descripción.
Contiene el código de la procedencia del elemento.
Contiene el código del tipo de movimiento que afectara el documento.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
85
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
I.T. Consultores Ltda.
Esta:
Cantidad:
Vr. Unitario:
IVA Total:
Vr. Total:
Especifica el estado físico del elemento Bueno – Malo.
Especifica la cantidad de elementos que pueden entrar o salir.
Valor del elemento por unidad.
Valor del Iva del costo del elemento.
Valor total del elemento.
 Solicitud de Pedido
Este bloque permite identificar la solicitud de pedido al almacen en caso que el movimiento
sea un egreso.
Empresa:
Establece el código y nombre de la empresa en la cual se va a trabajar.
Tipo de documento: Contiene el código del documento de la solicitud de pedido.
Periodo:
Periodo en el cual se hizo la solicitud de pedido.
Número:
Especifica el número de la solicitud de pedido.
Solicitante:
Corresponde a la identificación de la persona que hizo el pedido.
 Orden de Compra
Este bloque determina los elementos ingreso para movimientos provenientes del modulo de
compras.
Empresa:
Establece el código y nombre de la empresa en la cual se va a trabajar.
Tipo de Documento: Contiene el código del documento.
Periodo:
Periodo en el cual se elaboro la orden de compra.
Número:
Especifica el número de la orden de compra.
Proveedor:
Corresponde a la identificación del proveedor a quien se le hizo la
orden de compra.
No. Documento:
Corresponde al número de la factura u orden de pedido.
5.2.2.2 Cierre Almacén
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
86
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
El cierre de almacenes y ajustes por inflación a los precios de los elementos del almacén es
un proceso que se debe ejecutar cada fin de mes con el fin de actualizar los precios de los
elementos y así poder iniciar la grabación del siguiente mes. Si no es corrido este proceso, el
sistema no permite la grabación de documentos del siguiente mes. Este proceso genera un
comprobante contable donde se le informar a SFI, que los precios de los elementos de
almacén han sufrido un ajuste por inflación y su respectivo valor.
Los campos a los cuales hace referencia son:
- Empresa
Desde:
Este es un parámetro el cual le permite al usuario ejecutar este proceso por
empresa si así lo desea.
Hasta: Este es el código de la empresa hasta la cual se puede ejecutar este proceso.
- Almacén
Desde:
Hace referencia al código del almacén en donde al cual se genera el cierre.
Hasta: Es el código del almacén hasta el cual se ejecuta el proceso.
Procesar hasta: Corresponde a la fecha hasta donde se desea hacer el cierre.
Ultimo cierre: Corresponde a la fecha en que anteriormente se hizo el último cierre.
Porcentaje PAAG: Especifica el porcentaje de inflación con el cual se va a ajustar
5.2.2.3 Stock y Ubicaciones
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
87
I.T. Consultores Ltda.
5.2.3
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
CONSULTAS
En este módulo el usuario tiene la oportunidad de consultar los diferentes movimientos de
almacén, se refiere a los ingresos y egresos de cada uno de los elementos y consultar la
parte contable la cual genera por cada uno de ellos.
5.2.3.1 Soporte
5.2.3.1.1
Maestro de elementos
Con esta opción el usuario puede consultar en forma ordenada todos los elementos creados
en almacén, especificando el tipo, grupo, subgrupo, marca, unidad de medida, CIEI (código
del almacén donde se encuentra).
5.2.3.1.2
Empresas
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
88
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Con esta opción el usuario consulta los datos más importantes de la empresa. Los campos a
los que hace referencia son:
Código:
Dirección:
Ident Trib:
Mon extr:
Consolidadora:
Stat:
Abre:
Tipo Ppto:
Establece el código de la empresa a consultar.
Establece la dirección donde se ubica la empresa.
Corresponde a la identificación tributaria (NIT).
Especifica si la empresa maneja moneda nacional o extranjera.
Establece si la empresa maneja sucursales.
Define si la empresa esta Activa o Inactiva.
Corresponde a la razón social de la empresa (abreviada).
Establece si la empresa maneja presupuesto Privado – Nacional –
Extranjero.
Grabación:
[S] código secuencial cuentas – nits [N] normal – [C] código cuenta y
secuencial nit – [T] nit.
Tipo Moneda:
Especifica el tipo de moneda que usa.
Grupo Empresa:
Indica a que grupo pertenece la empresa.
Cierre Semes:
Especifica si la empresa realizo un cierre semestral.
Plan Contable:
Establece cual es la estructura para el plan de cuentas contable.
Plan Equivalente: Corresponde a la estructura del plan contable, si se especifica.
Centros de Costo: Especifica el código de la estructura para los centros de costo.
Flujos de Caja:
Corresponde a la estructura para el flujo de caja.
Nro de Periodos:
Establece cuantos periodos trabaja en el año.
Periodo Arranque: Periodo en el que estamos ubicados.
Ultimo Cierre
Periodo en que se hizo el último cierre.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
89
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
5.2.3.2 Inventario
5.2.3.2.1
Genérico
En esta pantalla el usuario puede consultar una toda la información generada por los
movimientos en cada uno de los elementos, es decir el kardex. Se encuentra dividida en 8
secciones claramente diferenciadas que son:
- Elemento
Empresa: Contiene el código y el nombre de la empresa.
Procedencia: Se refiere al tipo de procedencia a consultar.
Almacén: Contiene el código y la descripción del almacén donde se encuentra el elemento
actualmente.
Bodega: Contiene el código y la descripción de la bodega donde se encuentra el elemento
actualmente.
Elemento: Corresponde al código y nombre del elemento a consultar.
Método: Permite escoger de una lista desplegable el método de costeo.
- Saldos
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
90
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Unidades: Muestra el saldo en unidades del elemento consultado.
Valor: Muestra el valor en pesos de las unidades en inventario.
Valor Ajuste: Muestra el saldo en valor ajustado por inflación.
- Costo Promedio
Valor Corriente: Es el costo promedio o valor unitario de las unidades.
Valor Ajustado: Costo del valor ajustado por inflación unitario.
-Stocks
Mínimo: Contiene el stock mínimo que debe existir en inventario.
Máximo: Contiene el stock máximo que debe existir en inventario.
- Ubicación
Tipo: Contiene el tipo de ubicación de cada uno de los elementos.
Ubicación: Corresponde al sitio donde se ubica el elemento.
- Usuarios
Creó: Usuario que creó el registro.
Modificó: Usuario que modificó el registro.
- Fechas
Fecha creación: Fecha de creación del registro.
Fecha modificación: Fecha de modificación del registro.
- Movimiento
Periodo: Ubica el periodo en que se hizo el movimiento.
TpDo: Trae el tipo de documento que genero el movimiento.
Nro.Doc.: Corresponde al número de documento.
Rengln: Especifica el numero del renglón donde esta ubicado el registro.
Proceso: Indica el tipo de proceso en cada movimiento.
Cantidad: Contiene el nùmero de unidades del movimiento.
Valor Iva: Especifica el valor del iva unitario.
Valor Unitario: Especifica el valor unitario.
Valor Ajuste: Corresponde al valor de ajuste por inflación del total de unidades.
Valor Total: Determina el valor total de las unidades del movimiento.
Esta pantalla trae dos botones de consulta:
Elementos Ctrl.: Especifica el control histórico para el elementos devolutivos, en cuanto a
código de activo, rotulo y serial. Este botón se activa para cada uno de los movimientos.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
91
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Documento: Permite consultar en detalle cada uno de los documentos donde son
generados los movimientos.
5.2.3.2.2
Total sin Procedencia:
Esta pantalla permite consultar en forma general los movimientos de almacen sin especificar
la procedencia.
5.2.3.2.3
Por Almacen:
Permite consultar en forma total la lista de elementos en cuanto a procedencia, bodega,
unidades y valores de la empresa y el almacen determinado.
5.2.3.2.4
Histórico
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
92
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Esta pantalla trae en forma general el saldo histórico de todos los elementos determinando
almacen y bodega, saldos iniciales, entradas, salidas, saldos finales, en cuanto a unidades,
valores y ajustes por inflación.
5.2.3.3 Movimiento
5.2.3.3.1
Movimiento
Esta pantalla le permite al usuario la consulta de los documentos y sus respectivos
movimientos de cada almacen en cuanto a unidades y valores por cada elemento.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
93
I.T. Consultores Ltda.
5.2.3.3.2
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Presupuesto
Esta opción permite la consulta de los documentos de presupuesto generados por el modulo
de compras en cuanto a solicitud de disponibilidad, certificado de disponibilidad y registro
presupuestal.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
94
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
5.2.3.4 Comprobantes
En esta opción de consulta permite ver los comprobantes contables generados por los
movimientos de almacen.
5.2.3.5 Solicitud de Elementos
En esta pantalla consultamos las solicitudes de elementos correspondientes a un periodo
determinado.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
95
I.T. Consultores Ltda.
5.2.4
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
REPORTES
Este menú le permite al usuario verificar la información que ha generado en la ejecución de
operaciones visualizando por pantalla y originando la impresión impresora de acuerdo a la
necesidad de cada uno.
La ejecución de cualquier reporte el cual este ‘colgado’ al menú lleva al usuario a la siguiente
pantalla donde el sistema le propone automáticamente los parámetros que debe digitar con
el fin de observar la información deseada.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
96
I.T. Consultores Ltda.
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
5.2.4.1 Soporte
5.2.4.1.1
Catálogo de Elementos
Este reporte le muestra al usuario la tabla de elementos grabados en el sistema clasificados
por tipo, grupo y subgrupo.
5.2.4.2 Operativo
5.2.4.2.1
Movimientos de Almacén
Esta opción le permite al usuario reportar un movimiento de almacén determinado, el usuario
debe digitarle los parámetros que el sistema le pide como son, Empresa, Tipo de documento,
Tipo de movimiento, Almacén, Número de documento y Fecha de grabación.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
97
I.T. Consultores Ltda.
5.2.4.2.2
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Reporte General de Existencias
Este reporte le permite al usuario reportar las existencias de almacén al día con el fin de
realizar verificaciones, se pueden observar datos como, Empresa, Almacén, Bodega,
Elemento, Saldo Actual en Existencias, Saldo Actual en Valor, etc.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]
98
I.T. Consultores Ltda.
5.2.4.2.3
MANUAL DE USUARIO FINAL SINCO
Salidas de Almacén x Area
Este es un ejemplo de reportes que genera el sistema en cuanto a movimientos de almacen.
Cra 19 Nro. 39A - 19, Of. 304 Santafé de Bogotá Tels/Fax: 3383098,3200502 e-mail: [email protected]