ITST-GA-PO-003 PROC COMUNICACION

Procedimiento para la Comunicación y Difusión Interna y
Externa
Código: ITST-GA-PO-003
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1. Propósito
Establecer los lineamientos para la implementación de la comunicación interna y externa de los
aspectos ambientales significativos identificados y registrados en el Sistema de Gestión Ambiental del
Instituto Tecnológico Superior de Tacámbaro.
2. Alcance
Aplica a toda comunicación interna entre los diversos niveles y funciones, así como la comunicación de
las partes interesadas externas aplicables al SGA del Instituto Tecnológico Superior de Tacámbaro.
3. Políticas de operación
3.1. El Instituto Tecnológico Superior de Tacámbaro mantendrá la participación e integración en el Sistema
de Gestión Ambiental a través de los medios de Comunicación, para toda la comunidad tecnológica y
partes interesadas externas.
3.2. El Instituto Tecnológico Superior de Tacámbaro difundirá de manera externa los beneficios que se
obtienen al establecer un Sistema de Gestión Ambiental
3.3 En la comunicación y difusión interna y externa aplicable se considerará:
 Política Ambiental
 Alcance
 Objetivos Ambientales
 Aspectos Ambientales significativos
 Logros del Desempeño Ambiental
 Revisiones por la dirección
3.4 Para recibir y responder a las comunicaciones pertinentes de la comunidad interna y externa se hará uso
de las bitácoras correspondientes
3.5 Dar pláticas con material impreso y/o audiovisual a proveedores y contratistas
ELABORÓ
LAE. Ruth Jaramillo Molina
Encargada de Promoción y
Difusión
Firma:
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Ing. José Antonio Guzmán
Cuevas
Representante de la Dirección
Firma:
AUTORIZÓ
Ing. Citlalic Barrera Ponce
Director General del ITST
Firma:
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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4. Diagrama del procedimiento
Área de Promoción y Difusión
Comité Ambiental
Inicio
1
Define los medios de
comunicación
adecuada
2
Elabora el programa
de Comunicación y
Difusión
3
Revisan el Programa
de Comunicación y
Difusión
NO
¿Se aprueba
el programa?
4
Implementa el
Programa de
Comunicación y
Difusión
¿Se cumplió
con el
programa?
SI
SI
Fin
NO
5
Define acciones
correctivas
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5.- Descripción del Procedimiento
SECUENCIA DE ETAPAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Define 1.1 Define los medios adecuados de
comunicación
comunicación Interna (Pagina Web,
Intranet, redes sociales, boletines
informativos, trípticos, entre otros)
Externa (Periódicos Locales, Radio
y/o TV)
2.
Elabora
2.1 Realiza el Programa de
Comunicación y difusión (ITST-GAel programa de Comunicación y
PO-003-01) que contenga aspectos
difusión
ambientales
significativos
de
acuerdo a los recursos económicos
disponibles
en
el
Instituto
Tecnológico
Superior
de
Tacámbaro.
3.
Revisa
Revisa el Programa de Comunicación y
el Programa de Comunicación y
difusión propuesto.
Difusión
Se aprueba el Programa de
Comunicación y Difusión
SI. Continúan en le paso 4
NO. Regresar al paso 2
4. Implementa el Programa de
Desarrolla las actividades de acuerdo al
Comunicación y Difusión
Programa de Comunicación y difusión
autorizado
los medios
adecuados
de
5.
Se
Se cumplió con Programa de
Comunicación y Difusión
SI. Fin del procedimiento
NO. Implementar acciones correctivas
cumplió con el programa
Área de
Difusión
Promoción
y
Área de
Difusión
Promoción
y
Comité Ambiental
Área de
Difusión
Promoción
y
Área de
Difusión
Promoción
y
6.- Documentos de referencia.
DOCUMENTOS
Norma ISO 14000:2004
Matriz de Aspectos Ambientales
7.- Registros
Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
Código de registro
Programa
de
comunicación y
Difusión
Bitácora
de
Comunicación
interna
1 año
Área de Promoción y
Difusión
ITST-GA-PO-003-01
1 año
Área de Promoción y
Difusión
ITST-GA-PO-003-02
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Bitácora
de
Comunicación
Externa
1 año
Área de Promoción y
Difusión
ITST-GA-PO-003-03
8.- Glosario
BUZÓN DE OBSERVACIONES, QUEJAS Y/O SUGERENCIAS: Utilizado en muchas ocasiones
para diversas cuestiones en el SGA. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de
empleados y usuarios, se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente.
CIRCULARES INTERNAS: La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la
alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución.
CORREO ELECTRÓNICO: Es uno de los medios de comunicación interno más utilizados en el
Instituto.
PÁGINA WEB O INTERNET O INTRANET: Al utilizarse para comunicación interna, da la
posibilidad de accesar a contenidos informativos acerca del SGA, resultados, informes generales,
productos o actividades, etc.
PUBLICACIONES INTERNAS: Los boletines, folletos son aprovechados como cauce de
comunicación de la información, derivada de la gestión, que interese transmitir.
REUNIONES EN GRUPO: Sobre cualquier aspecto ambiental del Sistema de Gestión Ambiental
(SGA), sobre conocimiento de procedimientos, revisiones gerenciales, objetivos ambientales bien
sea específicamente convocada para comunicar, también es un foro abierto siempre a la
información, al debate y a la exposición de los asistentes.
TABLERO DE ANUNCIOS: Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la
alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los
que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles, mantas o similares.
VIDEOS: Producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las
posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las
actividades del SGA.
9.- Cambios de esta Versión
Número de
revisión
Fecha de
actualización
Descripción del cambio
1
8 de junio de 2011
Elaboración de Procedimiento
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