h. descarte de los recursos informativos

DESARROLLO DE COLECCIONES Y PROCESOS
TÉCNICOS
I.
Desarrollo de Colecciones
Seleccionar, adquirir, ingresar, controlar, evaluar los materiales necesarios para ser
incorporados a la colección de recursos informativos de la biblioteca. Esto e realiza
considerando los objetivos curriculares de los programas académicos y las necesidades de
los profesores, investigadores y estudiantes. Su fin es satisfacer la necesidad de
información de los usuarios de la biblioteca
Procesos técnicos
La responsabilidad de monitorear las recomendaciones, el ingreso y el control de los
recursos informativos. El proceso comienza desde su recomendación hasta que se
colocan en los estantes listos para usarse. Este proceso conlleva varias etapas: cotejo,
evaluación, recomendación, seguimiento, preparación física a su recibo, actualización de
los registros y notificaciones.
SELECCIÓN DE RECURSOS DE INFORMACIÓN:
MONOGRAFÍAS, MATERIALES ESPECIALES Y
PUBLICACIONES PERIÓDICAS IMPRESAS
A.
Describir cómo se lleva a cabo la selección de recursos bibliográficos de monografías,
materiales especiales y publicaciones periódicas impresas para su adquisición por la
Sección de Adquisiciones. La selección es la función fundamental para la formación y
desarrollo de la colección. Esto requiere de unos criterios que ayuden en la toma de
decisiones que están establecidos en la Política de Desarrollo de Colecciones y tomar en
cuenta con las necesidades de información de los usuarios, ya sean actuales como futuras.
Procesos
1. Evaluar las necesidades de información de los usuarios (alumnos, docentes e
investigadores) para detectar las carencias en la colección. Se deben considerar las
necesidades cualitativas y cuantitativas.
2. Conocer cuáles son los planes de desarrollo curriculares y los proyectos de
investigación de la Facultad.
3. Analizar los datos de la evaluación de las necesidades de información de los usuarios
versus la composición de la colección existente.
4. Establecer las prioridades de las necesidades de información.
5. Crear o actualizar un plan de desarrollo de colecciones por áreas temáticas y basadas
en las prioridades de las necesidades de información.
6. Divulgar el plan de desarrollo de colecciones.
7. Buscar e identificar posibles recursos informativos
a. Solicitar a los profesores, investigadores y bibliotecarios realizar recomendaciones
específicas.
8. Recibir las solicitudes de los profesores, investigadores y bibliotecarios o identificar
los posibles recursos informativos que son más adecuados para cubrir las necesidades
establecidas en el plan de desarrollo de colecciones.
9. Completar la forma de recomendaciones con la información necesaria para poder
identificar el recurso informativo al momento de su compra.
10. Evaluar si la recomendación cumple con las necesidades establecidas en el plan de
desarrollo y se cuenta con dinero necesario para adquirirse.
11. Decidir si se adquiere o no
a. Si al evaluarse es afirmativa la decisión se envía la recomendación a la
Sección de Adquisiciones del Sistema de Bibliotecas
b. Si la decisión es negativa se archiva la recomendación y se le comunica a
la persona que hizo la recomendación la decisión de no adquirirse con la
justificación de por qué no se va adquirir.
Persona que realiza la labor
La labor la realiza un docente (Julia Vélez) y un bibliotecario auxiliar (Aurea Cordero).
Tiempo de ejecución
El tiempo de ejecución de la labor es uno constante y de forma cíclica, si se realiza de
forma continua consumiría dieciséis horas de trabajo.
Diagrama de Flujo
Evaluar necesidad de
Información
Conocer Planes de
Desarrollo curricular y
proyectos de
investigación Facultad
Analizar los Resultados
Establecer prioridades
Actualizar Plan
Desarrollo
Colecciones
Crear el Plan de Desarrollo de
Colecciones
Buscar e Identificar posibles
recomendaciones
Buscar e
identificar
posibles
recursos
informativos
Completar la forma de
recomendaciones con la
información necesaria
Evaluar las recomendaciones
para su adquisición y
suscripción
NO
Adquirir o no
Comunicar al usuario
decisión
SI
Enviarlo a Sección
de Adquisiciones
Solicitar profesores,
investigadores y
bibliotecarios
realizar
recomendaciones
específicas
RECOMENDACIONES DE RECURSOS DE
INFORMACIÓN: MONOGRAFÍAS, MATERIALES
ESPECIALES Y PUBLICACIONES PERIÓDICAS IMPRESAS
B.
Descripción de cómo se elaboran y tramitan los pedidos de recursos informativos.
Procesos
1. Recibo de las recomendaciones de compra de recursos bibliográficos sometidas por
la facultad y bibliotecarios de Ciencias Naturales.
a) Cotejar en el catálogo en línea si ya se cuenta con el recurso.
b) Cotejar en el fichero de recomendaciones de años anteriores, las
recomendaciones.
c) Si se identifica que el recurso está disponible en la biblioteca se coteja
físicamente su existencia y la edición con que se cuenta.
d) Cumplimentar los datos en la boleta de recomendaciones buscando la
información por medio de fuentes de información ya sean impresas o
Internet.
e) Anotar en las estadísticas de las recomendaciones elaboradas.
2. Enviar las boletas de recomendación a la Sección de Adquisiciones del Sistema de
Bibliotecas para que continúen el proceso de adquisición.
3. Archivar las copias de las boletas de recomendación:
a) En orden alfabético por título, subdivididas por los departamentos de la
Facultad de Ciencias Naturales que recomienda, las recomendaciones del
año fiscal en curso.
b) Al finalizar cada año fiscal se organizan todas las boletas en orden alfabético
por título y se incorporan con las recomendaciones de años anteriores que
aún no se han recibido.
4. Seguimiento a las recomendaciones enviadas a la Sección de Adquisiciones del
Sistema de Bibliotecas de forma periódica.
5. Notificar a los que recomendaron los recursos bibliográficos el status de su
solicitud.
Personal realiza la labor
La labor la realiza un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero) y consulta las dudas con un
bibliotecario docente (Julia Vélez)
Tiempo de ejecución
La tarea es constante y cíclica Si se realiza de forma continua puede tomar un mínimo de
una hora, dependiendo de la cantidad de recursos sugeridos y de la disponibilidad de la
información de los mismos.
Diagrama de flujo
C. RECIBO DE RECURSOS INFORMATIVOS DONADOS
Recibir y procesar los recursos informativos adquiridos por medio de un usuario,
institución y organización.
Procesos
1. Recibir el donativo, preferiblemente una lista de los recursos informativos.
2. Cotejar en el catálogo en línea los títulos de los recursos donados para verificar si
tenemos o no el mismo.
3. Verificar físicamente si hay dudas con relación a recursos que ya están en la
colección.
4. Si no lo tenemos se pasa a evaluación para determinar si se va a incorporar en la
colección.
5. Si el recurso está físicamente, buscar alternativas de uso para los recursos que no
retendremos como son: el Programa de Canje u otras bibliotecas, a las cuales se los
ofrezco.
6. Confeccionar una lista en orden alfabético por título de los donativos seleccionados
para incorporarlos a la colección
7. Confeccionar para cada recurso una tarjeta indicando el título, año de publicación,
edición, cantidad de ejemplares y la fecha de envío a la Sección de Adquisiciones.
8. Archivar dichas tarjetas en orden alfabético por título en la gaveta de Enviado a
Catalogar.
9. Preparar y rotular los paquetes con los recursos para ser enviados a la Sección de
Adquisiciones.
10. Gestionar que el Correo Interior del Sistema de Bibliotecas venga a buscar el
paquete para ser transportado a la Sección de Adquisiciones
11. Enviar los recursos a la Sección de Catalogación para su correspondiente registro y
catalogación.
12. Anotar las estadísticas de recursos enviados a catalogar y de los donados.
Personas que realizan la labor
Labor a cargo de un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero).
Tiempo de ejecución
Dependiendo de la cantidad de recursos informativos a evaluar, la labor puede tomar
como mínimo una hora.
Diagrama de flujo
D. RECIBO DE RECURSOS INFORMATIVOS
CATALOGADOS
El recibo de los recursos informativos catalogados comprende la entrega de los recursos
informativos que han sido procesados en la Sección de Catalogación.
Procesos
1. Recibir los paquetes.
2. Revisar si el paquete recibido es para la Biblioteca Néstor M. Rodríguez, de no ser
para la biblioteca se devuelve a la Sección de Catalogación o se continúa con el
proceso.
3. Organizar los recursos de acuerdo al Sistema Decimal Dewey.
4. Evaluar los recursos enviados para establecer prioridades de cuáles se van procesar
primero. Las prioridades se basan según la urgencia con que se realizo la
recomendación, los que más se utilizarían.
5. Localizar la copia de la boleta de recomendación o la tarjeta de enviado a catalogar
de cada recurso recibido.
6. Referir los recursos informativos a la persona encargada de instalar el sistema de
seguridad a cada recurso.
7. Una vez asegurados, verificar la clasificación del recurso en el verso de la página de
título y, que esté anotada correctamente en la tarjeta de préstamo, en el bolsillo y en
la cubierta, así como también que el autor y título coincidan; y que tenga su
correspondiente código de barra.
8. Identificar el recurso informativo marcando con el sello de la biblioteca la página de
título y la primera página del recurso. Si el recurso está acompañado de un formato
especial (CD’s o DVD’) conlleva un proceso adicional de identificar el recurso:
a) poner una nota en el bolsillo del libro indicando dónde está ubicado el
formato especial que lo acompaña
b) al formato especial una etiqueta con la clasificación del recurso
c) el formato especial se guarda en una gaveta del Mostrador de Referencia.
9. Verificar que el sello del Sistema de Bibliotecas esté visible en los bordes de las
páginas.
10. Determinar de forma preliminar cuáles recursos estarán en las secciones de
Referencia, Referencia Rápida, Puerto Rico en las Ciencias o en Circulación, según
se va procesando cada recurso informativo que se ha recibido.
11. Anotar la clasificación de cada recurso en su respectiva boleta de recomendación.
12. Cotejar la tarjeta topográfica de cada recurso y anotar la cantidad de copias y fecha
en que fue recibido en la Sección de Adquisiciones. En caso que no se cuente con la
tarjeta topográfica se elabora a mano.
13. Anotar las estadísticas relativa a cantidad de títulos y piezas recibidas, si son tesis o
continuaciones, piezas adicionales, y el soporte en que se encuentran (libros,
videos, CD, etc.)
14. Organizar los recursos de acuerdo a la determinación preliminar de ubicación –
Referencia, Referencia Rápida, Puerto Rico, etc.
15. Referir al bibliotecario a cargo del desarrollo de la colección para que determine
finalmente la ubicación de los recursos informativos.
16. Organizar las tarjetas topográficas de acuerdo al Sistema Decimal Dewey.
17. Anotar en las tarjetas topográficas la ubicación asignada.
18. Archivar las tarjetas topográficas en el catálogo topográfico correspondiente.
19. Editar los registros de “ítem”en la base de datos Horizon, usando el formato MARC,
para indicar la ubicación física del recurso en el catálogo en línea.
20. Llenar la carta formulario de notificación a los profesores de que los recursos
recomendados ya están disponibles en la BCN, incluyo las respectivas copias de
boletas de recomendación e indico el tiempo que disponen para examinarlos antes
de ponerlos a disposición de la comunidad universitaria.
21. Verificar que los recursos listos para examen estén en el orden del Sistema Decimal
Dewey para que los profesores los localicen fácilmente cuando vienen a buscarlos.
22. Colocar los recursos bibliográficos en el área de evaluación de los profesores que
los recomendaron por un período de dos semanas.
23. Colocar los recursos bibliográficos en el estante de Nuevas “Adquisiciones”
disponibles para toda la comunidad universitaria por un período de un mes, al
terminar el período exclusivo para los profesores que recomendaron los recursos
examinen el recurso recomendado.
24. Instalar y registrar en la base de datos el código de barra a los recursos que no lo
tienen, como es el caso de las tesis, publicaciones seriadas y duplicados.
25. Copiar el record en Horizon para incluir y registrar el nuevo recurso, en el caso de
los duplicados y/o copias extra también.
26. Localizar la tarjeta topográfica existente y anotar el número de copia y la fecha de
llegada a la Sección de Adquisiciones, cuando llegan copias extras.
27. Anotar las estadísticas.
Personas que realizan la labor
La labor la realiza un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero) con la participación de un
bibliotecario auxiliar (José H. García) para colocar el sistema de seguridad y la
colaboración de un bibliotecario docente (Zulma Quiles) para determinar la ubicación
final de los recursos informativos.
Tiempo de ejecución
El proceso se realiza de forma constante y cíclico. Esto depende de la cantidad de
recursos informativos puede tomar dieciséis hora.
Diagrama de Flujo
E. RECIBO DE RECURSO INFORMATIVO PARA LA
COLECCIÓN DE RESERVA
La colección se compone de los recursos informativos que traen los profesores o separan
aparte de las colecciones de la biblioteca para que los estudiantes de sus cursos los
utilicen por un período de tiempo determinado.
Procesos
1. Solicitar añadir a la colección de reserva un recurso informativo por parte del
profesor
a. que trae de su copia personal o
b. separar de la colección el recurso informativo
2. Completar el profesor la forma de consentimiento para dejar un recurso informativo.
3. Identificar el recurso informativo con la hoja de “date due” y tarjeta de préstamo
4. Si el recurso informativo es un examen, repaso, resumen, módulo o asignación,
digitalizar el documento para pasar a la colección de la reserva electrónica.
a. Contabilizar los envíos que se hacen a la impresora del proyecto de la
reserva electrónica.
5. Añadir el recurso informativo al listado de la colección en la case de datos en Excel.
6. Actualizar la lista de copias personales en las computadoras del mostrador de
circulación.
Personas que realizan la labor
La tarea es responsabilidad del personal encargada de la colección de reserva o personal
bibliotecario disponible y la ayuda de estudiantes asistentes.
Tiempo de ejecución
La tarea se realiza según se solicite, el período mayor de solicitud es al comienzo de
semestres de clases que son: agosto, enero y junio. El período de tiempo si se realiza de
forma continua el proceso en un recurso informativo es de quince minutos un recurso
regular y si requiere digitalización varia el tiempo dependiendo de la cantidad de páginas,
un recurso informativo de cinco páginas se toma 15 minutos digitalizarlo.
F. RECIBO DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
CONSIDERADOS CONTINUACIONES
Procesos
1. Localizar la tarjeta correspondiente por título en el archivo de Continuaciones,
2. Registrar el volumen que llegó y anotar la clasificación correspondiente en el verso
de la página de título del recurso.
3. Localizar la tarjeta topográfica correspondiente para anotar el volumen y la fecha de
llegada.
4. Cotejar físicamente cuando hay dudas respecto a números o volúmenes.
5. Preparar físicamente el recurso:
a. marcar la clasificación en el lomo, bolsillo y tarjeta de préstamo;
b. marcar las páginas correspondientes con el sello de la biblioteca.
6. Referir los recursos informativos a la persona encargada de instalar el sistema de
seguridad y darle seguimiento.
7. Ingresar la información correspondiente en el registro en Horizon así como la
ubicación física.
8. Recopilar estadísticas de títulos y volúmenes recibidos.
Personas que realizan la labor
La labor la realiza un bibliotecario auxiliar (Aura Cordero).
Tiempo de ejecución
Dependiendo de la cantidad de recursos informativos a evaluar, la labor puede tomar
como mínimo una hora.
Diagrama Flujo
G. EVALUACIÓN DE COLECCIONES
Procesos
1. Cotejar físicamente, recurso por recurso, para evaluar cuando hay más de un
ejemplar, varias ediciones.
2. En el caso de varios ejemplares, seleccionar y retener el ejemplar que esté en mejor
condición. Se dan de baja los demás ejemplares
3. Cuando hay varias ediciones, retener la edición más reciente, tomando en
consideración si es actualizada, aumentada o revisada.
4. Libros de texto:
a. Seleccionar los libros de texto que han sido integrados a la colección.
b. Identificar si hay recursos que contengan la información que esos libros de
texto tienen para entonces darlos de baja.
5. Elaborar una lista indicando los recursos que han sido dados de baja con su
respectiva clasificación y código de barra.
6. Informar a la Sección de Catalogación de la acción tomada.
7. Actualizar los cambios realizado en el Catálogo Topográfico de la BCN.
8. Anotar estadísticas de títulos y volúmenes dados de baja
Personas que realizan la labor
Bibliotecario a cargo desarrollo colecciones y equipo de trabajo compuesto por Jefe
biblioteca, bibliotecarios y bibliotecario auxiliar a cargo de servicios técnicos de los
recursos informativos.
Tiempo de ejecución
El proceso se realiza de forma constante y cíclica. Esto depende de la cantidad de
recursos informativos, si son veinte recursos informativos puede tomar cuarenta horas de
trabajo.
Diagrama de Flujo
H. DESCARTE DE LOS RECURSOS INFORMATIVOS
La eliminación de los recursos informativos de la colección como consecuencia de un
proceso de evaluación utilizando criterios predeterminados. Esto aporta al
mantenimiento de la colección en un estado relevante y útil.
Procesos
1. Seleccionar el recurso informativo para ser eliminado basado en los criterios
siguientes:
2.
3.
4.
5.
a. Medida de uso – Tomada de la observación de las fechas y número de veces
que han sido prestados, a partir de las hojas de vencimiento y los informes del
sistema automatizado.
b. Estado físico de los ejemplares – Se retirarán aquellos documentos cuyo
deterioro dificulte su uso pero valorando si se puede prescindir del recurso
informativo, si se debe reemplazar por uno nuevos o pueden repararse.
c. Obsolescencia de los contenidos- Se prescindirá de obras cuyo contenido esté
desfase y carezcan de utilidad para el estudio o la investigación.
d. Disponibilidad de espacio – necesidad de disponer de espacio de crecimiento
en cada anaquel para permitir un cómodo acceso.
e. Redundancia –la cobertura de una misma área temática se considerarán
recursos informativos sobrantes aquellos que dupliquen información existente
en otras fuentes impresas o electrónicas más actualizadas y/o utilizadas.
f. Disponibilidad en otras bibliotecas – Valorar el prescindir de aquellas obras
de uso esporádico y/o escasa demanda siempre que existan en otras
bibliotecas accesibles.
g. Número de ejemplares de cada título – el retirar de cada título con varios
ejemplares, parte de los ejemplares si no se han utilizado en un periodo de
tiempo prolongado o determinado.
h. Pertinencia – Debe existir una adecuación de los títulos respecto a los
programas curriculares, bibliografías recomendadas (core collection), líneas
de investigación de la facultad.
Una vez seleccionado el material que se quiere retirar de la colección si no esta
mutilado se crea una lista de títulos para ser ofrecida a otra institución para ser
donado.
Ofrecer a otras instituciones dándole un período de un mes para contestar
Si son solicitados:
a. Empacarlos para ser enviados
b. Llegar acuerdos para cómo se envían o buscan los recursos solicitados
Si no son solicitados:
a. Marcar los recursos informativos con el sello de descartados
b. Romper el recurso informativo
c. Botar los recursos informativos
Personas que realizan la labor
Bibliotecario a cargo desarrollo colecciones y equipo de trabajo compuesto por Jefe
biblioteca, bibliotecarios y bibliotecario auxiliar a cargo de servicios técnicos de los
recursos informativos.
Tiempo de ejecución
El proceso se realiza de forma constante y cíclica. Esto depende de la cantidad de
recursos informativos, si son veinte recursos informativos puede tomar cuarenta horas de
trabajo.
Diagrama de Flujo