DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:
* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o boleto de depósito
FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que
por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento
a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada,
al contrato de compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o
negocio, para efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada
la completa información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada
compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente
corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de
uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.
Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperación
económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir
algún error o agregar algún dato que sea necesario.
Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura
ordinaria o bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la
factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo,
también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la
mercancía, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.
Factura recapitulativas
Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia
un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido,
es necesario anular dichas facturas.
Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir
los mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe
mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de
todas las operaciones que está agrupando.
Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de
facturación, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a
un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar
una factura.Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre
impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compraNombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requeridaTérminos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo-
Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
Costo total de laorden- Firma autorizada
REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o
remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante
su firma, reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo
cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a
pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en
formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de
las mercaderías es previa a la facturación.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos
datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda
“DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha
pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si queda
registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El
original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o
empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo
opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción
de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o
realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a
voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de
crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. Además sirve para sacar
cuentas de cuánto dinero se ha gastado.
NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
NOTA DE CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de
informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica
en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de
productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la
nota crédito significa una erogación.
CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de
su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la
cuenta bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el
nombre del legítimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no
incluirla si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legítimo
tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.
CHEQUE CERTIFICADO
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro de que
este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual
solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos
fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de
la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el
documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su
cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos
para el pago del documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin
fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.
Características particulares

El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.

Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.

No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos y sólo
puede canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo o depositarlo en su cuenta.

Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado, debe contener
dos firmas de funcionarios facultados por el banco.

Se cobra comisión por su certificación.

Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su certificación
siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento al banco para
realizar la cancelación.

A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario que quien lo
emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que puede decirse que
únicamente es para clientes de ese banco.

Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que el cheque
entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.
Recomendaciones

Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de cheques y
el cargo en caso de cancelación.

Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar un acta
ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma ante el banco para
que procedan a realizar los trámites de cancelación.
CHEQUE DE CAJA
Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente
sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución.
El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste
será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una cuenta del
beneficiario.
PAGARE
El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar
una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayoría utiliza esta arma comercial
tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.