Puntos de Importancia en una Politica de Crédito y Cobranzas

PUNTOS DE IMPORTANCIA EN UNA POLITICA DE
CREDITO Y COBRANZAS
CLIENTES NUEVOS
La empresa que desee ingresar como cliente, debe llenar el formato de "SOLICITUD DE CREDITO", inclusive
aquellos de contado. La finalidad es dar inicio al expediente del cliente. Debe acompañar a la solicitud de crédito el
Registro Mercantil con sus modificaciones (sí las tiene), referencias comerciales y bancarias, estados financieros de
los tres (3) últimos períodos. Es muy importante en el caso de las referencias comerciales y bancarias que coloquen
en la solicitud de crédito, los códigos asignados con sus proveedores, Nº de cuentas bancarias y teléfonos a fin de
agilizar el proceso de solicitud de referencias, que debe involucrar Aprocre para su gestión efectiva.
CLIENTES REGULARES
En los casos de modificación en la maestra de cliente, deben llenar el formato de "SOLICITUD DE CREDITO",
marcando el tipo de cambio a realizar y colocar con precisión los datos que requieran ser cambiados en la maestra de
los clientes, cuando se refiera a cambios de razón social o denominación comercial debe anexar el registro mercantil.
DESCUENTOS POR PRONTO PAGO (en lo casos que se aplique en las empresas)
Los descuentos por pronto pago los obtendrá el cliente sí y sólo sí, cancela dentro de los períodos establecidos en
las facturas y acordados al momento de realizarse la compra/venta.
Bajo ningún concepto se debe otorgar
descuentos pronto pago a clientes que cancelen después de vencido el período de la condición de venta, especificada
en la factura aquellos comisionistas que acepten cancelaciones fuera de los parámetros en política serán
amonestados y a los clientes se les emitirá nota de débito, la cual deben cancelar de inmediato, so pena de
suspensión de próximos despachos en caso contrario.
COBRANZAS
Al efectuar cobranzas el vendedor debe emitir el recibo de cobro oficial al cliente, describiendo en el código, nombre
del cliente, Nº. de documento que cancela, monto bruto, monto de la nota de crédito, descuento pronto pago, monto
neto a cancelar. Se debe tomar en cuenta que cuando un cliente tenga nota de crédito por devolución de mercancía o
diferencias en precio, el descuento por pronto pago se calcula después de restar del monto bruto de la factura, el
monto de la nota de crédito por devolución de mercancía o diferencia en precio. Todos los cheques deben ser
emitidos a nombre de "LA EMPRESA", según el caso, y no se pueden aceptar cheques a nombre de terceros, los
cheques deben tener el sello "NO ENDOSABLE", igualmente debe revisarse la fecha, cantidad en números y letras,
firma (asegurarse de cuantas firmas necesita o si requiere del sello de la empresa). En el dorso del cheque debe
colocar el código del cliente, Nº de documento que cancela y Nº de recibo de cobro emitido.
SE RECOMIENDA NO ACEPTAR CHEQUES POSTDATADOS
En los casos de cobranzas en efectivo, deben depositar de inmediato en las cuentas corrientes de la empresa. Las
cobranzas deben sin excepción ser reportadas a diario (o de acuerdo a cada empresa) y en el interior se efectuarán
según el cronograma entregado al efecto, no deben retener cobranzas. Se relacionaran en el formato "RELACION DE
COBRANZAS DIARIAS" (o documento control del departamento de cobranzas de cada empresa), y se anexarán
copias del recibo de cobro (o documento utilizado en cada empresa) emitido a cada cliente relacionado, los cheques
emitidos y previamente identificados al dorso, en los casos de efectivo anexar el depósito bancario. Las relaciones de
cobranzas deben estar perfectamente cuadradas en los totales finales y coincidir exactamente con los cheques y
depósitos reportados. Cuando se procesan las cobranzas en sistema, automáticamente se va acumulando en el
programa de comisiones el porcentaje correspondiente a cada cobranza efectuada.
CHEQUES DEVUELTOS
Los cheques devueltos deben ser cobrados de inmediato, sólo en efectivo o cheque de gerencia, bajo ningún
motivo puede aceptarse otro cheque. El departamento de crédito y cobranzas al momento de emitir la nota de débito
se comunicará con el cliente, informándole de la devolución del cheque a fin de que cuando el comisionista lo visite
ya tenga dispuesto el pago en cuestión. Cuando se procesan las notas de débito por cheques devueltos en sistema,
automáticamente disminuye en el programa de comisiones el porcentaje correspondiente a la cobranza efectuada a la
factura, que generó el cheque devuelto. Posteriormente al momento de reportar la recuperación del cheque devuelto
y procesarla en el sistema, automáticamente generará el porcentaje de comisión correspondiente.
RECEPCION DE DOCUMENTOS AL COBRO
Los documentos al cobro una vez recibidos por los comisionistas o vendedores quienes son los custodios, por lo que
deben cuidarlos y protegerlos; ante cualquier eventualidad deben de inmediato informar al departamento de crédito y
cobranzas, quienes solventarán la situación hasta llevarla a feliz término.
Los documentos al cobro se entregaran
de acuerdo a cronograma al efecto, se entregarán y/o enviarán relacionados en formato "RELACION DE
DOCUMENTOS AL COBRO" (original y copia), el comisionista debe entregar y/o enviar a crédito y cobranzas el
original firmado y fechado como constancia de recepción de los documentos en la próximo sobre de encomienda.
COMISIONES
Las comisiones se calcularán de acuerdo al cronograma entregado y se procesarán por el departamento de crédito y
cobranzas, después del cierre contable (último día hábil de cada mes).
BALANCE DE CUENTAS POR COBRAR
Procesado el cierre contable mensual, recibirán el balance de las cuentas por cobrar de su zona, como herramienta
para su efectiva gestión de cobranzas, en él podrá observar los documentos que tiene el cliente pendiente, Nº
documento, fecha de vencimiento del documento, notas de crédito emitidas y los montos en cada caso.
Cualquier duda generada por el balance debe comunicarse con el departamento de crédito y cobranzas, a fin de
aclararla.
APOYO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZAS
El departamento de crédito y cobranzas semanalmente revisará el balance de cuentas por cobrar y se mantendrá en
contante comunicación con el departamento de ventas a los fines de ayudar en la gestión de cobro de los documentos
vencidos y que habiendo el comisionista gestionado no haya logrado la cobranza efectiva. Las Comunicaciones con
los clientes se hará mediante: Llamadas telefónicas, Avisos de cobro, Telegramas y en casos extremos intervendrá el
departamento legal.
COCUYNA DE TALAMONTI
Ex Presidente de Aprocre