IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE

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IT-I6-26C TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE CALIDAD AL
ARCHIVO CENTRAL Y SU ORGANIZACIÓN
TDAC
1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN:
1.1 Transferir adecuadamente los documentos y registros de calidad de las diferentes áreas
de la Universidad al Archivo Central, de conformidad
con las Pautas para el
Mantenimiento de los Registros de Calidad QSP-4.2.4
1.2 Organizar de manera lógica y estructural los documentos que custodia Archivo Central.
2. NORMAS Y REFERENCIAS
2.1. Normas y PAF específicos.
2.2. Requisitos de la norma ISO 9001:2000: Nuestra IT-I6-26C esta inmersa dentro de la
Norma en el punto 4.2.4 Control de los Registros
2.3. Criterio(s) del Modelo de Excelencia en la Gestión:
 Medición, análisis y gestión del conocimiento: información y gestión del conocimiento
(Disponibilidad de datos e información).
 Gestión de procesos: procesos de soporte y planeamiento operacional (Procesos de
soporte).
3. RESPONSABLES DEL PROCESO: Directivos de unidades académicas y administrativas y
Secretaria General.
4. LÍNEAS GUÍA
4.1. La Secretaría General a través del Archivo Central acopia los documentos y registros que
han cumplido su plazo de vigencia en los archivos de gestión de cada oficina de la
Universidad, de conformidad con las Pautas para el Mantenimiento de los Registros de
Calidad QSP 4.2.4.
4.2. Cada directivo o funcionario responsable del mantenimiento de registros,
conforme a las Pautas para el Mantenimiento de los Registros de Calidad vigente,
deberán registrar la transferencia en el Inventario de Transferencia de Documentos
(26C-1) y remitirlo por duplicado a la Secretaría General.
4.3. El encargado del Archivo Central procederá a colocar la fecha de ingreso temporal al
formulario (26C-1), a fin de que se proceda a la verificación detallada de los
documentos.
4.4. Los documentos deben ser remitidos cumpliendo las siguientes condiciones:
 Clasificados y ordenados en unidades de almacenamiento (archivadores de palanca,
files, sobres de manila, etc)
 Clasificados y ordenados por años y alfabéticamente.
 Remitidos en cajas con un diskette que contenga el formulario (26C-1) debidamente
lleno o vía mail.
 En el caso de los Expedientes de Grados y Títulos se adjuntará adicionalmente la
Hoja de Transferencia - Expediente de Grados y Títulos (26C-3).
4.5. Las líneas guías de los números 4.2 al 4.4 se deberán cumplir en un plazo máximo de 15
días calendarios, computarizados desde el momento que el documento ha cumplido el
tiempo máximo de permanencia en la oficina del responsable.
4.6. El Archivo Central procederá a verificar los documentos y registros revisando, sellando y
foliando, contrastando con la información remitida en el formulario Inventario de
Transferencia de Documentos (26C-1), (máximo de 20 minutos por cada unidad de
almacenamiento).
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4.7. De existir conformidad en la revisión de los documentos, Archivo Central procederá a
ingresar los datos de los documentos al Modulo de Archivo 925.11 dándole un Nº de
Remisión y su ubicación topográfica.
4.8. De no existir conformidad en la revisión efectuada de los documentos, se coordinará
con el responsable del área de origen para las revisiones correspondientes en un plazo
de 24 horas.
4.9. De no existir concordancia con el área, se procederá a devolver todos los documentos
recepcionados con un comunicado y expresando las razones de la devolución.
4.10.
El Archivo Central procederá a imprimir 02 ejemplares del formulario (26C-1), una
para el área de origen y otra para el archivo, produciéndose la transferencia
definitiva de los documentos y de la responsabilidad respecto a éstos.
4.11.
El Archivo Central organiza los documentos y registros clasificándolos por secciones
y series; colocando el código y tipo de documento, la signatura topográfica, la
cantidad de folios, la unidad de conservación y el periodo de retención del
documento, así como la fecha que ingresaron Sistema Informático, todo esto en el
formulario (26C-2) (Inventario Esquemático), que se encuentra en el SIGU 925.11.
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5. FLUJOGRAMA
Transferencia de documentos y registros de calidad al archivo central y su organización (IT-I6-26C)
INICIO
Áreas transfieren
Documentos al Archivo
Central
Archivo central registra
ingreso temporal del
documento (26C-1)
Revisa, sella y
folía los
documentos
Coordina con el
área de las
Irregularidades
NO
¿Conforme?
SI
Devuelve los
documentos al Área de
Origen
NO
¿Concordancia con
lo expuesto?
SI
Ingresa datos al Módulo
de archivo 925.11
Fin
Clasifica los documentos por
secciones y series en el formulario
(26C-2) del SIGU 925.11
Imprimen 2 ejemplares del formulario
(26C-1) para la transferencia definitiva
Fin
6. EVALUACIÓN:
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Nº
NOMBRE Y FÓRMULA DEL INDICADOR
FUENTE
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
RESULTADO
ESPERADO
Archivo
Central
Semestral
≥ 85 %
Cumplimiento en mantenimiento de
registros
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Nº de documentos procesados
__________________________ * 100
Nº de documentos transferidos
7. FORMULARIOS:
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9. ANEXOS
Ninguno
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