plan de control: pc 750106 - ¡Bienvenidos a IES Maestre de Calatrava!

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTROL
DE LOS
REGISTROS
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1. OBJETO
1.1. Definir el procedimiento para controlar los registros generados por el sistema
de gestión de la calidad aplicado al I.E.S. “MAESTRE DE CALATRAVA”.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
2.1. Todos los registros generados como consecuencia del Sistema de Gestión de la
Calidad.
3. MISIONES Y RESPONSABILIDADES
Los cargos y funciones indicados en el anexo 1 se encargarán de recoger, revisar y conservar los registros asignados, así como de decidir su disposición una vez
superado el plazo de conservación.
4. DESARROLLO
4.1. Codificación de los registros
Los registros se recogerán, en la medida de los posible, en formularios codificados que se diseñarán teniendo en cuenta su función como documento para demostrar que se cumplen los requisitos especificados y que el Sistema de Gestión de
la Calidad es eficaz.
El título del formulario hará referencia al registro en cuestión a fin de que
quede inequívocamente identificado.
Los formularios se codificarán según MD XXYYZZSS, donde:
XX expresa un número que emana de la numeración que otorga la
Norma UNE-EN ISO 9001:2000 al apartado que desarrolla el requisito afectado.
YY indica el número de orden de Primer Nivel
ZZ indica el número de orden de Segundo Nivel
SS indica el número o letras de orden de Tercer Nivel
Tanto el ZZ, como el SS pueden ser omitidos en un documento cuando su
codificación hasta el Primer Nivel sea suficiente para su identificación.
4.2. Edición, revisión y elaboración de los registros
La responsabilidad de editar y revisar los formularios corresponde a la misma persona, equipo o departamento que preparó y revisó el procedimiento del cuál
deriva.
Los registros se elaborarán a medida que vaya produciéndose la información
y deberán ser legibles y con una presentación lo más cuidada posible.
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La responsabilidad de elaborar y supervisar los registros se establecerá en
los procedimientos y en las instrucciones de trabajo. En el anexo 1 se incluye la
lista de los formularios donde se recogen los registros del Sistema de Gestión de la
Calidad, indicando:
-
Procedimiento al que pertenece.
Código del documento.
Ubicación del archivo
Responsable
Tiempo de retención
4.3. Archivo
da.
Los registros se recogerán, revisarán y archivarán en la ubicación estableci-
Los registros se archivarán en carpetas etiquetadas con indicación de los registros que contienen y la época que abarcan, se guardarán y conservarán de forma
que puedan recuperarse fácilmente, con medios y en instalaciones adecuadas para
evitar su deterioro o pérdida y en los casos en los que sean registros digitales, se
incluirán en las copias de seguridad de la documentación del sistema.
Los modelos que se utilizan para medir los indicadores establecidos en el
plan de control de los respectivos procedimientos, se archivarán en una archivador
con el nombre: “Registro indicadores plan de control”.
De las encuestas de satisfacción del cliente Sólo se conservarán las hojas
resumen de dichas encuestas.
El responsable de la calidad realizará copias de seguridad de los registros
generados dentro del sistema de gestión junto con las copias realizadas de la documentación del sistema.
La responsabilidad de mantener el archivo de los registros se establece en el
anexo 1.
Los registros se conservarán durante un periodo mínimo de tres años y cada
responsable determinará el destino final después de transcurrido este periodo.
Con carácter excepcional, los registros del proceso enseñanza-aprendizaje
(las pruebas de evaluación que sean soporte de una calificación), siempre que sea
posible, se conservarán hasta la última auditoría del curso siguiente a excepción de
aquellas enseñanzas en las que el almacenamiento de las pruebas sea inviable (
como ejemplo, las fichas de plástica, exámenes prácticos de los que se recogerá información de evaluación en documentos de control, etc. Se considera éste ampliado
con el periodo de reclamación que dicta la normativa en vigor.
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Los exámenes escritos finales, cuaderno del profesor serán considerados registros del sistema y se custodiarán en el Centro hasta la última auditoría en el siguiente curso escolar.
Los registros oficiales propiedad del cliente, derivados de la escolarización en
el centro serán archivados y custodiados por la secretaria (libros de escolaridad,
expedientes disciplinarios, etc…), y se conservarán con carácter permanente en el
centro, hasta la retirada de determinados registros, por parte de los interesados.
Así mismo también se conservarán con carácter permanente los registros correspondientes a matriculas, convalidaciones de estudios, anulación de convocatorias…
Las comunicaciones oficiales realizadas por el centro, serán archivadas y
custodiadas en el servicio de registro de la secretaría, según lo establecido por la
normativa correspondiente (Ley 19/2002, de 24-10-2002, de Archivos públicos de
Castilla La Mancha), por un periodo de 5 años.
Los informes y documentos derivados del departamento de orientación
a cerca de la orientación académica y evolución psicopedagógica de los alumnos
serán custodiados y archivados por el departamento de orientación, con carácter
permanente
Los documentos relacionados con las operaciones comerciales del centro,
compras, servicios y en general la documentación contable, se archivará según lo
establecido por la norma mercantil (código de comercio) durante un periodo mínimo
de 6 años desde la fecha del último asiento o anotación contable.
Los registros serán accesibles a todo el personal del Centro con la única salvedad de las excepciones que pudiera determinar la Dirección.
4.4. Confidencialidad
Los registros se consideran información interna y confidencial, salvo aquella
diseñada especialmente para la comunicación con clientes y proveedores.
5. ÁRBOL DOCUMENTAL
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6. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
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PR 4202
Elaboración del Manual de la Calidad y de los procedimientos
Control de la documentación
7. REGISTROS
- El anexo 1 de este procedimiento
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