control de documentacion y registros del sistema de gerstion de

CORPORACION NACIONAL DE ELECTRICIDAD
SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD,
SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD
Elaborado:
Fecha:
Revisado:
Fecha:
GESTION ADMINISTRATIVA
REV 2012-09-16
Edición Nº 1
……………………………..
……………………………..
Aprobado:
…………………………………….
Fecha:
PSA-006
CONTROL DE
DOCUMENTACION Y
RESGISTROS DEL SISTEMA
DE SSO
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GESTION ADMINISTRATIVA
SISTEMA INTEGRADO DE SEGURIDAD,
SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD
FECHA
(AA/MM/DD)
1.
MODIFICACIONES
ANTERIOR
RESPECTO
A
REV 2012-09-16
Edición Nº 1
LA
EDICIÓN
RESPONSABLE
MODIFICACIÓN
OBJETO
Establecer el método de implantación y mantenimiento del sistema de control de
documentación y registros en materia de prevención de riesgos laborales en la
Corporación Nacional de Electricidad.
2.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
A todos los documentos y registros que forman parte del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en la Corporación Nacional de Electricidad.
3.
RESPONSABLES
La Unidad de Seguridad y Salud es responsable de proponer la política y la organización
de la Corporación Nacional de Electricidad en los temas de su competencia, elaborando
una declaración de principios y compromisos, para aprobación de las máximas
autoridades de la empresa.
La Unidad de Seguridad y Salud deberá aprobar los procedimientos de gestión de la
prevención de riesgos laborales.
Los diferentes procesos, procedimientos, instructivos, manuales serán elaborados por
los técnicos de la Corporación Nacional de Electricidad, revisados y aprobados por sus
autoridades. Cabe señalar que dichos documentos deberán ser desarrollados en base de
la información real y colaboración de quienes intervienen en sus respectivos puestos de
trabajo.
Todos los restantes documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud serán
elaborados por las diferentes instancias de la Corporación Nacional de Electricidad,
dependiendo de su nivel de complejidad y de acuerdo a la siguiente tabla:
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SALUD, AMBIENTE Y CALIDAD
DOCUMENTOS
Instructivos
Operativos
Procedimientos
específicos
Registros
de
Identificación,
Medición,
Evaluación y Control
de Riesgos
Procesos- Métodos,
Técnicas específicos
Gestión
AdministrativaGestión
Técnica,
Gestión
Talento
Humano,
Procedimientos
Operativos por área
Política
Sistema de Gestión
de
Seguridad
y
Salud
REALIZACIÓN
Coordinadores
SSO
Especialista SSO
Historias
Clínicas
Automatizadas
Médicos
Ocupacionales
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APROBACIÓN
Técnicos
de
Seguridad y Salud Jefe
con formación de Seguridad
cuarto nivel en Salud
seguridad y salud
Coordinadores
SSO
GESTION ADMINISTRATIVA
Jefe
Seguridad
Salud
Jefe
Seguridad
Salud
Jefe
Seguridad
Salud
CONOCIMIENTO
de Máximas
y autoridades,
personal
de
Corporación
Nacional
Electricidad
de Máximas
y autoridades,
personal
de
Corporación
Nacional
Electricidad
de Máximas
y autoridades,
personal
de
Corporación
Nacional
Electricidad
de Máximas
y autoridades,
personal
de
Corporación
Nacional
Electricidad
la
de
la
de
la
de
la
de
Responsable de Administración del Sistema: Personal informático encargado de la
actualización de los subsistemas, del archivo y control automatizado de la información
que contiene el sistema de gestión.
4.
NORMATIVA APLICABLE

Directrices de la OIT. Relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y salud
en el trabajo de 13 de junio de 2001.

Código del Trabajo Título IV de los Riesgos del Trabajo
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
Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo. Decisión 584.

Reglamento del Instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Resolución 957.

Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio
Ambiente de Trabajo. Decreto Ejecutivo 2393.

Reglamento para el Funcionamiento de servicios Médicos de Empresas. Acuerdo
Ministerial 1404.
5.
GLOSARIO Y DEFINICIONES:

Documento: cualquier soporte que contiene información en que se establecen
reglas y directrices, o se especifican características, para ciertas actividades o
resultados.
 Instructivo: Documento de carácter técnico en el que se describe, con el nivel de
detalle adecuado (quién, cómo, cuándo, dónde, etc.) el desarrollo de una
determinada actividad crítica.
 Procedimiento: Documento de carácter organizativo en el que se describe, con el
nivel de detalle necesario en cada caso, cómo se desarrolla una determinada
actividad, diciendo qué hay que hacer quién es el responsable de hacerlo, qué
relaciones hay entre los Centros, Departamentos, Servicios y Unidades, qué
registros hay que complementar para evidenciar lo realizado.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias
de actividades desempeñadas.

Formato: Es un modelo o diseño particular de organizar o codificar la información
para ser almacenada.

Codificación: Es el proceso por el cual la información de una fuente es convertida
en símbolos para ser comunicada.
6.
METODOLOGÍA (Actividades / responsabilidades)
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
El presente procedimiento se aplicará, cuando la Corporación Nacional de Electricidad
detecte la necesidad de elaborar nuevos documentos o de modificar los ya existentes
mediante alguna de las técnicas:





Evaluación de riesgos
Investigación de accidentes
Observaciones del trabajo
Comunicación de riesgos y sugerencias
Auditorias
Unidad
de
Seguridad y Salud
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Otras no establecidas formalmente, deberán ser redactadas,
revisadas y aprobadas por los responsables correspondientes.
Cualquier documento o registro será codificado siguiendo el sistema
de codificación establecido en el Procedimiento No.001.
Distribución: Se entregarán copias controladas, con acuse de
recibo, de los siguientes documentos:

Manual de Gestión de Seguridad y Salud: a todo el
personal de la Corporación Nacional de Electricidad.

Procedimientos de actividades de Seguridad y Salud: a
todo el personal que esté implicado en su aplicación.

ATS: A todos los trabajadores que deban aplicarlas, así
como a sus mandos directos. También existirán copias
controladas de las instrucciones en los lugares de trabajo.
Registros: en cada procedimiento en el punto responsables, queda
definido quien debe tener copias de los registros correspondientes.
La Unidad de Seguridad y Salud mantendrá actualizada la Lista de
Distribución de los documentos anteriormente indicados.
Archivo: Los registros y documentos obsoletos deberán ser
conservados si:
• La legislación o normativa obliga a ello, (30 años), se lo
podrá realizar en medio magnético y/o físico
• La información de archivo podrá utilizarse posteriormente
para la elaboración de estadísticas o historiales,
• Por su interés se ha acordado su conservación.
En cualquier caso los documentos obsoletos o no válidos deberán
ser retirados de todos los puntos de distribución o uso.
Sistema de Registro y Control: El Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud se encontrará centralizado en las oficinas de la
Unidad de Seguridad y Salud, tendrán interconexiones con todos
los Subcomités de Seguridad y Salud de la Corporación Nacional de
Electricidad en tiempo real, los niveles de acceso serán multicapas,
con claves de acceso y registro de ingresos.
De acuerdo al nivel jerárquico tendrán acceso a diferentes niveles
de información, mismo que será determinado por la Unidad de
Seguridad y Salud. A las historias clínicas automatizadas tendrán
acceso únicamente los médicos tratantes.
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Edición Nº 1
BIBLIOGRAFÍA
Remitirse al numeral 4.
ANEXO 1
MODELO DE LA LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
TIPO
DE CÓDIGO FECHA
Nº
Nº
RECEPTOR CARGO O FECHA
DOCUMENTO
EMISIÓN REVISIÓN COPIAS
PUESTO
RECEPCIÓN
DE
TRABAJO
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