PROCEDIMIENTO DE GESTION DE LA CALIDAD PG 22.05

INDICA EL Nº DE PG
IP QUE
PROCEDIMIENTO
DEOGESTION
DE LA
CORRESPONDE A UN ITEM
CALIDAD
PG 22.05
DE LA NORMA
ATENCIÓN DE PACIENTES EN TOMOGRAFÍA COMPUTADA
Rev.: 1
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DESCRIPCION
DE LA
REVISION:
OBJETO
Establecer los lineamientos generales para la atención de los pacientes
en Tomografía Computada.
Primera
Revisión
ALCANCE
La atención de todos los pacientes que concurren al Centro Médico,
desde su derivación desde la Recepción y hasta su retiro del Servicio.
INDICAN
EL Nº DE
REVISIÓN
ELABORÓ :
REVISÓ:
APROBO:
FECHA:
VIGENCIA:
COPIA
CONTR:
REFERENCIAS
Manual de Gestión de la Calidad – MG-01 - Capítulo 3, Requerimiento 22.
Norma ISO 9001:2000.
DEFINICIONES
Entidad: Obra Social, Prepaga, ART, o Institución a la cual pertenece el
Paciente.
Ver norma ISO 9000:2000.
RESPONSABLES
GRADO DE
COMPROMISO
1
2
3
4
X
X
X
 Director Médico Científico
 Jefe de Servicio
 Coordinador de RM y TC
REGISTROS
CODIGO
EJ 1: PG 22.05-3
EJ 2: PG 22.05-3/1
DESCRIPCION
Cuaderno de Tomografía
Computada
Cuaderno de Tomografía
Computada
RESPONS.
ARCHIVO
Jefe de
Servicio
Jefe de
Servicio
LOS REGISTROS PUEDEN FIGURAR EN SU PG COMO EL EJEMPLO 1 O
COMO EL 2.
LA UNICA DIFERENCIA ES QUE EN EL EJEMPLO 2 SE INCLUYE AL FINAL
EL Nº DE REVISIÓN.
LOS CUADERNOS QUE ESTÉN INCLUIDOS DENTRO DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA INSTITUCIÓN SIEMPRE DEBEN LLEVAR
EL Nº DE REGISTRO + EL Nº DE REVISIÓN (*).
(*) SI SU PG FIGURA COMO EL EJ 1 LE DEBERÁ AGREGAR EL Nº DE REVISIÓN QUE
FIGURA EN EL EXTREMO SUPERIOR DERECHO, DETRÁS
DEL
INDICAN
ELNÚMERO DE
ANEXO/REGISTRO, EN ESTE CASO SERÍA PG 22.05Nº 3/1.
DE
ANEXO O
REGISTRO
1
1. MODELO ETIQUETA PARA TODOS LOS CUADERNOS
Cada responsable de área, deberán hacer e imprimir el cartel que se muestra
en Modelo A y siempre controlar que los cuadernos del área tengan el cartel
correspondiente con el número de revisión actualizado.
Cuaderno de Tomografía
Computada
PG 22.05- 3/1
MODELO A
NOTA:
Asimismo SIEMPRE deben avisar al responsable de calidad de cualquier
cambio que se realice en un procedimiento ya sea la incorporación de una
planilla nueva, un proceso que no se realiza más, un Cuaderno que se
comienza a utilizar Ej: Notamos que en muchos servicios se incluyo la
utilización de un Cuaderno de Novedades del servicio lo cuál resulta muy útil
pero debería estar incluido en el PG sino queda fuera del Sistema de Gestión
de la Calidad, y constituye una no conformidad. Otro ejemplo de este tipo que
se puede presentar es la utilización de un diccionario para el área, como
sucedió en tipeo , al que se le fueron agregando palabras en forma
manuscrita. Si en su área tiene alguna documentación de este tipo, a la que
consulta en forma periódica, y tiene agregada información manuscrita ese
documento se deberá transcribir y colocarle el número de revisión (el
responsable de calidad podrá indicarle los pasos a seguir)
2
1.2. CÓMO PROCEDO SI TENGO UN CUADERNO QUE NO ESTÁ
INCLUÍDO EN EL PG?
Para todos aquellos sectores que hayan incorporado algún Cuaderno o
formulario que no esté dentro del PG los pasos a seguir para prepararnos
para la auditoria externa son:
1) Colocación del título de Cuaderno o formulario,
2) Colocación de número de revisión que en todos los casos será 0 por
ser el primer formulario/cuaderno que se realice,
3) Colocación de la fecha de vigencia, es decir la fecha en la cuál se lo
comenzó a implementar.
4) Ver Modelo B en el caso de Cuadernos
5) Seguir los pasos descriptos en el último punto de este explicativo
“Algunos puntos para recordar sobre el cuidado de los registros”,
especialmente que las hojas deben estar foliadas.
6) Avisar al responsable de Calidad de dichos cambios para ser
corregidos en el procedimiento.
Cuaderno de
Comunicaciones - Servicio
de Tomografía Computada
Revisión:0
Fecha de Vigencia: XX/XX/XX
MODELO B
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2. MODELO FORMATO QUE DEBEN LLEVAR LOS DEMÁS REGISTROS1:
2.1. REGISTROS ACTUALIZADOS:
Cada responsable de área, deberán ocuparse de tener los registros del área
actualizados, y ROMPER los que hayan sido superados, es decir, las
revisiones viejas.
TODOS DEBEN CONOCER EL FORMATO DE UN REGISTRO CORRECTO
el cuál se cita a continuación:
TÍTULO DEL REGISTRO
PG 21.01- 1/0
PERMANENTE
Tiempo de archivo2
2.2. CÓMO ACCEDO A MIS REGISTROS?:
Todos los registros del Sistema de Gestión de Calidad están incluidos en la
carpeta de calidad que posee cada usuario del sistema en el escritorio de su
PC- con el Nombre XXXXXXX. Sólo se deberán utilizar estos registros para
evitar la utilización de uno superado.
1
Recordar!!!! Un registro es todo aquel formulario, cuaderno, documento dónde se
carga un dato Ejemplos de registros: las pantallas del sistema informático, Cuaderno
de Comunicados, Nota de Pedido, Formulario de Continuaciones, Consentimiento
Informado, Check list
2
Tiempo de Archivo : Los registros serán conservados en archivo, por un período de
tiempo según su categorización:
Permanentes: dos años (mínimo). Ej: Consentimiento Informado
No Permanentes: cuatro meses (mínimo). Ej: Nota de pedido
Transitorios: mientras la información se mantenga sin transferir Ej: Formulario de
Estudios en Continuación
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NOTA:
Asimismo SIEMPRE deben avisar al responsable de calidad de cualquier
cambio que se realice en un registro ya sea la incorporación de una planilla
nueva, inclusión de más datos en la misma o cualquier cambio.
2.3. CÓMO PROCEDO SI EN EL ÁREA A LA CUÁL PERTENEZCO SE
ESTÁ UTILIZANDO UN REGISTRO QUE NO ESTÁ INCLUÍDO EN EL PG?
Temporalmente, y sólo para evitar hacer más cambios en los procedimientos
antes de la Auditoria Externa, se deberán seguir los siguientes pasos:
1) Colocar en el encabezado del documento- margen superior derecho el
Número de revisión, y fecha de vigencia,
2) Incluir al final del documento la firma del responsable de área.
3. ALGUNOS PUNTOS PARA RECORDAR SOBRE CUIDADO DE LOS
REGISTROS:
Todos los registros deberán:
 ser de fácil acceso,
 estar completos; los espacios no utilizados en un registro deben
ser “cruzados” para inhibir su uso posterior y como evidencia de
que no se produjo un olvido;
 ser legibles y manipulables, si resultara necesario corregir un error
no se debería enmascarar ni borrar el dato errado sino tachado y
colocado en su proximidad (dentro del mismo casillero) el dato
correcto; si no se contara con lugar suficiente, se deberá borrar y ser
reemplazado por el correcto.
 Las correcciones deberán ser salvadas con una firma por cada una
de ellas o por el total, indicando la cantidad de correcciones.
 Se evitará la toma y registro de datos de manera informal (borradores
a ser transferidos o “pasados en limpio”), para ello se dispondrá de
las planillas necesarias para efectuar el registro de datos.
 Los lugares y métodos de archivo asegurarán la preservación de los
registros,
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 La información almacenada electrónicamente deberá ser duplicada
(back-up) semanalmente
 La firma de la persona que elaboró el registro estará indicando que
los datos en ellos contenidos han sido verificados, que son correctos
y están completos.
 Las hojas de los cuadernos deben estar foliadas, y en el caso de
agregar alguna hoja se deberá pegar, no podrá haber hojas
sueltas,
 Los cuadernos de comunicados deben contar con la notificación de
lectura de todos el personal del área como control de lectura
(Los puntos citados son una síntesis de los que se detallan en el PG 13.01
Control de los registros)
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