09-DPD-P01-I05/Rev.01

NOMBRE: Instructivo de Trabajo de Control de Registros
FECHA DE EMISIÓN: 22/08/13
I. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos y criterios para garantizar el control necesario para la identificación,
el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los
registros para formar evidencia de la conformidad y de la operación eficaz del Sistema de
Gestión de la Calidad.
II. ALCANCE:
Aplica a todos los registros generados por los procedimientos involucrados en el Sistema de
Gestión de Calidad.
III. DEFINICIONES:
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas para el cumplimiento de los requisitos del SGC (puede estar en un
formato electrónico), los registros del SGC una vez generados no se modifican.
Lista maestra de control de documentos: Documento en el cual se concentra la información
de control (Ver procedimiento para el control de documentos.
Archivo de concentración: Forma y lugar de almacenamiento de registros que han dejado de
circular en el SGC y que después de cumplir su tiempo de retención pueden ser tratados según
convenga.
Depurar: Eliminar oficialmente registros del SGC, una vez cubierto el período de retención
establecido.
Tiempo de retención: Tiempo de vida del registro en el cual forma parte de la evidencia
objetiva del funcionamiento del SGC.
Eficacia: Comparación que se realiza entre las actividades planificadas y los resultados de las
mismas.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de un hecho.
SICAD: Sistema de Integración y Control de Documentos Administrativos.
IV. FORMATOS
 SIP-F07 Lista maestra de control de documentos (Formato de la Secretaría de la
Contraloría General)
 SIP-F03 Registro histórico de cambios (Formato de la Secretaría de la Contraloría General)
 SIP-F08 Registro histórico de cambios (Formato de la Secretaría de la Contraloría General)
66-DGP-P01-I05/REV.01
NOMBRE: Instructivo de Trabajo de Control de Registros
FECHA DE EMISIÓN: 22/08/13
V. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
RESPONSABLE
Jefe del DDMPTS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Capacitación para el control de registros
REGISTRO
1.1. Capacita a los Titulares y Responsable de procedimientos para la
aplicación de este instructivo de trabajo.
Minuta de reunión
2. Actualización de Registros
Jefe del DDMPTS
2.1. Recibe las altas cambios o bajas de formatos por parte de los
titulares responsables para la actualización del Manual de
Procedimientos.
3. Registro y verificación de tiempos de retención y disposición de
registros establecidos
Responsables de
procedimientos
3.1. Registran los tiempos de retención y disposición de los registros en
el formato de “Inventarios de Registros” anexo a cada procedimiento.
SIP-F03 Inventario de
Registros
3.2. Entregan al Jefe del DDMPTS para su actualización en el manual de
procedimientos en el SICAD.
SICAD
4. Mantenimiento de la lista maestra de control de documentos
(formatos) del SGC
Jefe del DDMPTS
4.1 Actualiza la lista maestra según los cambios solicitados por los
titulares responsables: nombres, códigos y fechas de revisión y se
registran en el Registro histórico de cambios.
SICAD
5. Conservación, Legibilidad y Fácil Recuperación de los registros
Responsables de
procedimientos
5.1. Utilizan únicamente los formatos registrados y actualizados en el
manual de procedimientos para evidenciar la operación del SGC.
5.2. Conservan y protegen los registros contra pérdida, robo, daño o
deterioro los daños que se evitan son (humedad, fuego, roedores, agua,
sustancias químicas u otro agente externo).
Jefe del DDMPTS
5.3. Asegura la legibilidad de los registros cuidando que cuenten con la
información necesaria, los registros deben estar fechados y
correctamente llenados en los espacios aplicables. Se debe llenar con
N/A los espacios que no apliquen. Cuando se requiere modificar algún
dato, el registro es editado nuevamente o en su caso es justificado el
cambio por medio de la firma del dueño del procedimiento.
Responsables de
los Registros
5.4. Deben Conocer y dominar la información asentada en los registros.
66-DGP-P01-I05/REV.01
NOMBRE: Instructivo de Trabajo de Control de Registros
FECHA DE EMISIÓN: 22/08/13
RESPONSABLE
Responsables de
procedimientos
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.5. Deberán mantener disponibles y recuperables los registros
generados en su procedimiento para cuando sean requeridos por
nuestros clientes, auditores internos o de tercera parte o para cualquier
consulta o análisis especifico.
6. Disposición
procedimientos
de
obsoletos
por
los
Responsables
REGISTRO
de
6.1. La disposición se hace en base al Instructivo de control de
documentos (66-DGP-P01-I04/REV.00).
Fin del Instructivo
Responsable:
C. Ariadnne Consuelo Rubio
Flores
Jefe del Departamento de
Desarrollo y Mejora de
Procesos,
Trámites y Servicios
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