Control de registros - Universidad del Tolima

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
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Código: TS-GD-P02-000
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LOS
REGISTROS
Versión: 01
REGISTRO DE MODIFICACIONES
VERSIÓN
01
FECHA
ÍTEM MODIFICADO
No aplica para la primera versión
DESCRIPCIÓN
1. DEFINICION
Procedimiento mediante el cual se administran y controlan los registros requeridos en los
procesos del SGC de la Universidad del Tolima, los cuales sirven como evidencia de las
actividades realizadas de acuerdo a los procedimientos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los registros que se generen dentro de los
procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Tolima.
3. ESTRUCTURA
3.1 GENERALIDADES
Todos los registros del SGC deben ser legibles y el procedimiento que lo genera define la
metodología de identificación y consulta.
El medio en el cual se almacenan los registros puede ser magnético, impreso o ambos.
Preferiblemente los registros se deben diligenciar en formatos previamente diseñados por
los equipos de trabajo del SGC. La aprobación y modificación de estos formatos deben
ajustarse a lo establecido en la Norma Fundamental del SGC y al procedimiento de
Control de los Documentos. Los registros que se generan a través de bases de datos se
deben manejar y controlar de acuerdo a lo establecido en el manual del usuario que
ELABORÓ
Beatriz Eugenia Gonzalez M.
Secretaria Ejecutiva G-13
REVISÓ
Omar Fernando Garcia Batte
Director Oficina Desarrollo Institucional
FIRMA
FIRMA
FECHA
Diciembre 15 de 2004
FECHA
Diciembre 15 de 2004
APROBÓ
Omar Fernando Garcia Batte
Representante por la Dirección al SGC
Comité de Coordinación del SGC
FIRMA
FECHA
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REGISTROS
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suministre quien diseña el software. Dicho manual debe contener perfil de usuario para la
consulta, control de modificación y adición de datos. Los formatos utilizados para el
ingreso de la información deben llevar un serial automático o algún mecanismo de
identificación que permita la recuperación de datos y ejercer alguna clase de trazabilidad.
El responsable del proceso que maneje bases de datos debe realizar copias de seguridad
(back up) periódicas y el Jefe de la dependencia ejercer un control para su cumplimiento.
En caso de daño del computador el Jefe de la dependencia debe habilitar mecanismos
para no suspender la prestación del servicio de manera indefinida, dichos mecanismos
pueden ser llevar los registros temporalmente en forma manual, en formatos que sean
similares a los originales e ingresarlos al sistema una vez se restablezca.
Los registros generados por el Sistema de Gestión de la Calidad que sean regulados por
leyes gubernamentales o normas corporativas se deben ajustar a dichos requerimientos y
deben estar permanentemente actualizados en coordinación con el líder del proceso y el
administrador documental.
En cada uno de los procedimientos del SGC se establece los responsables del manejo y
control de los registros generados, quienes deben asegurar el buen estado de los mismos,
evitando el daño o deterioro por condiciones del medio en el sitio de archivo, y de acuerdo
a los criterios que contiene el cuadro modelo de manejo y control de los registros, que se
encuentra en el acápite 5 de cada uno de los procedimientos, así:
N°
IDENTIFICACION
ALMACENAMIENTO
PROTECCION
Código
Lugar
Archivo
Responsable de
Archivarlo
Nombre
Medio de
archivo
TRD
Tiempo de
Retención
Disposición
 No.: Relaciona de manera ascendente el orden del registro, se utilizan números
arábigos de dos dígitos para referirlos (01, 02, 03,).
 IDENTIFICACION: Incluye el Código del formato y el nombre, donde:
 Código: Se refiere a la identificación alfanumérica que corresponde a cada registro
de acuerdo al procedimiento al que pertenece (ver ítem de código en el numeral
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3.4.2.2). En caso de que el registro no se elabore en un formato preestablecido se
indica con las letras “N.A”, que No Aplica.
 Nombre: Denominación del registro.
 ALMACENAMIENTO: Indica la forma de recoger y guardar la información:
 Lugar de archivo: Dependencia donde se archiva el registro.
 Medio de Archivo: Forma en que se maneja el registro. Ejemplo: Magnético,
Impreso, video, entre otros.
 PROTECCIÓN: Indica el responsable de la custodia del registro.
 Responsable de archivarlo: cargo del funcionario que debe archivar y mantener el
registro de conformidad a la planta de cargos de la Universidad del Tolima.
 TRD: De acuerdo a las disposiciones del Archivo General de la Nación, según la ley
594 de 2000, el código de TRD, nos remite a aspectos de organización de los
documentos como la clasificación y ordenación (Series y tipos documentales) que
permiten su posterior recuperación y la de sus registros adjuntos; además de otros
aspectos del manejo de los documentos como tiempos de retención en el archivo de
gestión y en el Archivo Central, su disposición final (conservación total, eliminación,
microfilmación, selección. Sin embargo, en caso de no existir dicho código o de no
hallarse aprobado un registro dentro de un procedimiento de las TRD, se precisa en
forma provisional la información en las casillas subsiguientes que corresponden a:
 Tiempo de Retención: Hace referencia al tiempo (en años), que se debe conservar
el registro dentro del Archivo de Gestión.
 Disposición: Indica el destino que tendrá el registro, concluido el período o tiempo
de retención en el Archivo de Gestión (ejemplo: Archivo Central, eliminación, etc)
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A medida que se incorporen nuevos códigos de las TRD a los registros, o los ya existentes
sean objeto de ajuste, se llevarán a cabo las modificaciones necesarias para actualizar el
cuadro de registros de los procedimientos que así lo requieran.
Todos los registros que se generan en la aplicación de los procedimientos del S.G.C. de la
Universidad del Tolima se manejan y controlan como se indica en el paso a paso del
presente procedimiento.
3.2 DESCRIPCIÓN
3.2.1. Diligenciamiento de Registros
N°
01.
RESPONSABLE DEPENDENCIA
Funcionario
Académico Administrativa
02.
Funcionario
Académico
Administrativa
DESCRIPCIÓN
a) Si el registro requiere un formato y existe:
Selecciona y verifica el formato de acuerdo con la necesidad
Diligencia el formato.
Tramita de acuerdo al procedimiento al cual pertenece.
Va al paso 2
b) Si el registro requiere un formato y no existe:
Realiza el trámite establecido en el procedimiento Control de
los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. (TS-GDP03-000) para emisión y aprobación de documentos.
Vuelve a 1 a)
c) Si el Registro No Requiere Formato
Diligencia registro
Tramita
Continúa con el paso 2
Archiva el registro diligenciado y tramitado así:
a) Si el Registro se Almacena en la dependencia donde se
Elabora.
Lo archiva en el sitio y de acuerdo a las especificaciones del
cuadro de control de registros del procedimiento al que aplica.
b) Si el Registro se Envía a Otra Dependencia
Verifica que corresponda a la dependencia que lo requiere
Lo envía mediante el sistema de correos que posee la UT
c) Si el registro se envía a otra dependencia y requiere de
copias de respaldo:
Envía el original o la copia según corresponda a la
dependencia que así lo requiera, de acuerdo a al flujo
documental reflejado en el procedimiento al que aplica.
Almacena el registro en su dependencia, según al literal a) de
éste paso
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3.2.2. Trámite de Consulta y Préstamo de Registros en los Archivos de Gestión:
N°
01.
RESPONSABLE
Solicitante
02.
Funcionario
Responsable
Archivo
Solicitante
03.
04.
Funcionario
Responsable
Archivo
DEPENDENCIA
Dependencia
AcadémicoAdministrativa o
Entidad Externa
Dependencia
AcadémicoAdministrativa
Dependencia
Académico
Administrativa o
Entidad Externa
Dependencia
Académico
Administrativa
05.
DESCRIPCIÓN
Solicita a la persona de la dependencia responsable del
archivo, el préstamo del registro.
Diligencia formato de Préstamo de Registros (TS-GD-P02F01) , entrega a solicitante y efectúa el control del
procedimiento para su devolución.
Consulta la información requerida y devuelve el registro al
funcionario responsable dentro de los términos establecidos
mediante formato TS-GD-P02-F01 en el paso 2.
Recibe documento, archiva y descarga del formato
Préstamo de Registros (TS-GD-P02-F01)
Fin
4. BASE LEGAL
NTC-ISO 9001:2000 – 4.2.4 Control de los Registros
5. REGISTROS
IDENTIFICACION
N°
1
Código
TS-GD-P02F01
Nombre
Préstamo
de
Registros
ALMACENAMIENTO
Lugar Archivo
Medio de
archivo
Dependencias Impreso
del SGC
PROTECCION
Responsable de
Archivarlo
TRD
Tiempo de
Retención
Funcionario
3 años
Responsable
cada Archivo del
SGC
6. ANEXOS
Anexo 1. Flujo grama Procedimiento Control de los Registros del SGC
Anexo 2. TS-GD-P02-F01 Formato Préstamo de Registros
Disposición
Archivo
Central