3. pr-gc-02 - procedimiento control de registros

CONTROL DE REGISTROS
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
CÓDIGO: PR-GC-02
PÁGINA: 1
OBJETIVO: Establecer el procedimiento para realizar el control de registros que garantice la evidencia del servicio
prestado y la operación eficaz de los Sistemas Integrados de Gestión del IMETY.
ALCANCE: Aplica para todos los registros de los Sistemas Integrados de Gestión del IMETY.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASOS
1
2
3
4
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
ESTABLECIMIENTO DE LOS REGISTROS: Para
el IMETY, son registros todos los documentos que
presentan resultados obtenidos o proporcionan
evidencia de actividades desempeñadas por los
Funcionarios

funcionarios y contratistas; se encuentran en físico,
medio magnético, óptico, grabaciones, fotografías,
software o red interna.
MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS: Los

registros son revisados cada vez que se requiera Funcionarios responsables de
por los funcionarios responsables de su aplicación,
su aplicación
para asegurar que son los adecuados.
ACCESO Y LEGIBILIDAD DE LOS REGISTROS:
Los formatos están a disposición de todos los
funcionarios. Los registros se pueden encontrar
diligenciados en papel o en archivos que se
Funcionarios responsables de
encuentren en el computador asignado al

su aplicación
funcionario. En cualquiera de los casos, los
responsables deben asegurarse de su legibilidad y
que se encuentren diligenciados en un lenguaje
sencillo.
IDENTIFICACIÓN DE LOS REGISTROS: Los
Responsable del Proceso
registros de los Sistemas Integrados de Gestión se
Sistemas integrados de
identifican con un código, solo para aquellos que se
Gestión
generan a partir de un formato prediseñado (en la
PUNTO DE CONTROL
Auditorías
Solicitud
para
Creación,
Cambio
Eliminación
documentos
Auditorías

Auditorías
la
o
de
CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO: PR-GC-02
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
PÁGINA: 2
parte superior del formato lleva el logotipo de el Funcionarios responsables de
instituto, el nombre al cual hace referencia el
su aplicación.
registro, el Código que indica que es un formato, la
versión, fecha de vigencia y paginación).
Los registros que obren como parte de la evidencia
de las actividades desempeñadas por los
funcionarios del instituto y contratistas de la
misma, que sean documentos de trabajo y que no
estén estandarizados, serán identificados por el
nombre.
5
6
ALMACENAMIENTO,
PROTECCIÓN
Y
RECUPERACIÓN DE LOS REGISTROS: Los
registros que se mantienen diligenciados en papel
se protegen en carpetas, AZ, o el material que
disponga el instituto, almacenados en archivadores
según la disponibilidad del mismo; reposan en el Funcionarios responsables de
proceso
competente
para
ser
fácilmente
su aplicación
recuperados. Los funcionarios podrán mantener los
registros considerados de uso permanente en
carpetas o AZ situados en el puesto de trabajo,
teniendo en cuenta lo dispuesto en las tablas de
retención documental.
TIEMPO DE RETENCIÓN: El tiempo de retención
para los registros ha sido establecido, según la
incidencia que tiene sobre los Sistemas Integrados
de Gestión y el aspecto legal por el cual se rigen
Funcionarios responsables de 
las instituciones públicas (Ley 594 de 2000).
El
su aplicación
tiempo de retención en el proceso respectivo, será
de un año o en su defecto hasta que se cierre la
operación del documento, es decir hasta que esté
activo. El tiempo de retención de documentos

Auditorías
Acta
de
Archivo
Comité
de
CONTROL DE REGISTROS
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
CÓDIGO: PR-GC-02
PÁGINA: 3
7
8
inactivos en el archivo, está designado por las
tablas de retención documental aprobada por la
institución.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS REGISTROS: Los
responsables de cada proceso o quien se designe
para la disposición final de los registros, hará la
solicitud
de
transferencia
documental
al
responsable del archivo, quien de acuerdo a las
normas establecidas por la Ley de archivo dará
debida disposición de estos.
REGISTROS: los formatos que son evidencia
objetiva
de
la
aplicación
del
presente
procedimiento, se conservan en el proceso de
Sistemas Integrados de Gestión
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
Carmen Elisa Gómez Tobón
Comité de Calidad
Fernando Forero Cruz Director IMETY
Responsables de Proceso

Auditorías
Responsable Proceso
Sistemas Integrados de
Gestión

Ver Listado Maestro de
Control de Documentos y
Registros
Junio 15 / 2014
Septiembre 09 / 2014
Diciembre 22 / 2014