15/06/09 P-SGC-07 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE AGUASCALIENTES CONTROL DE

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE AGUASCALIENTES
CONTROL DE DOCONTROL DE
REGISTROS
15/06/09
P-SGC-07
Revisión 1
OBJETIVO(S): PROPORCIONAR EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS ESPECIFICADOS ASI COMO DE LA OPERACIÓN EFICAZ DEL SGC
ALCANCE:
TODOS LOS REGISTROS DEL SGC
RESP. EFICACIA:
Terminología
Definición
Término
REGISTRO
Ref
1
EntRec
E
Ref. *
A
SGC01
Referencia
DOCUMENTO QUE PRESENTA RESULTADOS OBTENIDOS O PROPORCIONA EVIDENCIA DE ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS
ENTRADA – RECURSO
REGISTROS SIN CONTROL
TIPO
Ext-Int
## PO
TIPO
INF
I
TODOS
Humano
Material
Equipo
Información
SALIDA
(Resultado Planificado)
ISO 9000:2005 (3.7.6)
RECURSOS PROPIOS DEL ÁREA
TODO EL PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN RELACIONADO CON EL SGC
PAPELERÍA
COMPUTADORA E IMPRESORA
N/A
## PD
TODOS
REGISTROS DEL SGC CONTROLADOS
a)DISTRIBUCIÓN
RESP. +
INVOLUC.
ELABORADOR
DEL FORMATO
SGC05
ACTIVIDADES RELEVANTES
IDENTIFICACIÓN,
CODIFICACIÓN Y
CONSERVACIÓN
DEFINIR CONTROLES
PARA REGISTROS
Ref
*
REQUISITO DE LA SALIDA O DEL PROCESO: + CRITERIOS Y MÉTODOS PARA ASEGURAR LA
OPERACIÓN Y CONTROL EFICAZ DEL PROCESO Y SU SALIDA
N/
A
ELABORACIÓN DE FORMATO. DISEÑA LOS FORMATOS QUE EMPLEARA PARA REGISTRAR LAS ACTIVIDADES
QUE RESULTEN DE LA APLICACIÓN DE SU PROCESO.
ISO 9001:2008 4.2.4 LOS REGISTROS DEBEN PERMANECER LEGIBLES, FÁCILMENTE IDENTIFICABLES Y
RECUPERABLES SE REALIZA DE ACUERDO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
IDENTIFICACIÓN: POR MEDIO DEL TITULO DEL DOCUMENTO.
CODIFICAR: DE ACUERDO AL P-SGC-01
CONSERVAR: TODOS LOS REGISTROS SE ALMACENAN EN FOLDERS, CARPETAS, CAJONES U OTROS MEDIOS
DE MANERA QUE SE ASEGURE SU CONSERVACIÓN DURANTE EL TIEMPO DE RETENCIÓN ESTIPULADO.
ADEMÁS LAS CONDICIONES AMBIENTALES EN LAS QUE SE ALMACENAN LOS REGISTROS SON CONDICIONES
AMBIENTALES NORMALES, LIBRES DE CALOR Y HUMEDAD EXCESIVOS.
ISO 9001:2008 4.2.4 DEBE ESTABLECERSE UN PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO PARA DEFINIR LOS
CONTROLES NECESARIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN, EL ALMACENAMIENTO, LA PROTECCIÓN, LA
RECUPERACIÓN, LA RETENCIÒN Y LA DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS . LA FORMA DE COMPILAR, ACCESAR,
ARCHIVAR, ALMACENAR, TIEMPO DE RETENCIÓN EN ALMACENAMIENTO Y TIEMPO DE RETENCIÓN EN ARCHIVO
MUERTO SE LLEVA A CABO DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN LOS SIGUIENTES FORMATOS DE CONTROL DE
REGISTROS:
F-SGC-28 CONTROL DE REGISTROS: SGC F-SGC-29 CONTROL DE REGISTROS :AF
F-SGC-30 CONTROL DE REGISTROS: EU
F-SGC-31 CONTROL DE REGISTROS: SA
F-SGC-32 CONTROL DE REGISTROS: SE
F-SGC-33 CONTROL DE REGISTROS: VI
F-SGC-34 CONTROL DE REGISTROS: RC
F-SGC-35 CONTROL DE REGISTROS: PL.
LA DISTRIBUCIÓN DEL FORMATO SE LLEVA A CABO DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL P-SGC-02
A1
EVIDENCIA
RIESGO ASOCIADO
REGISTROS DEL
FALTA DE EVIDENCIA DE
SISTEMA IDENTIFICADOS IMPLEMENTACIÓN DE LAS
Y RECUPERABLES
ACTIVIDADES DECLARADAS
F-SGC-28 AL 35
REGISTROS NO
CONTROLADOS NI
RECUPERABLES
DESCRIPCIÓN DEL ULTIMO CAMBIO: Se actualiza la cita de la norma Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos ISO 9001:2008 y Sistemas de Gestión de
Calidad-Fundamentos y Vocabulario ISO 9000:2005.
CONTROL DOCUMENTO: ARCHIVE EN SU CARPETA DE PROCEDIMIENTOS
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ELABORÓ:
REVISÓ:
ING. ELDA FLORES SÁNCHEZ
Jefe del departamento del SGC
LIC. ANA M. SAN JOSÉ ZELEDÓN
Representante de la Dirección
FECHA 1ª.LIBERACIÓN
15/11/2002
APROBÓ:
MTRA. PETRA LLAMAS GARCÍA
Encargada del Despacho de la Rectoría
F-SGC-01
Revisión No. 0
Fecha de rev. 08/11/02
CONTROL DE REGISTROS
RESPONSA
BLE DEL
REGISTRO
PROCESOS:
ASEGURAR
ADECUADO MANEJO
DE REGISTROS
A
“” P-SGC-07 Rev. 0
ISO 9001:2008 4.2.4 LOS REGISTROS DEBEN PERMANECER LEGIBLES, FÁCILMENTE
IDENTIFICABLES Y RECUPERABLES: UTILIZA EL FORMATO LLENANDO LA INFORMACIÓN
CUIDANDO LOS SIGUIENTES ASPECTOS: QUE LA INFORMACIÓN ESTÉ COMPLETA Y LEGIBLE, QUE
NO SE LLEVEN A CABO TACHONES, PARA HACER CORRECCIONES SE DEBERÁ CRUZAR LA
INFORMACIÓN CON UNA LINEA HORIZONTAL DE TAL MANERA QUE PERMITA LA LECTURA DE LA
INFORMACIÓN ANTERIOR, A UN LADO SE DEBERÁ COLOCAR LA INFORMACIÓN CORRECTA. LOS
REGISTROS DEBERÁN SER ARCHIVADOS DE FORMA TAL QUE PUEDAN SER FÁCILMENTE
LOCALIZADOS Y EN UN LUGAR QUE LOS ASEGURE CONTRA DAÑO O DETERIORO.
CUALQUIER CAMBIO EN LOS FORMATOS SERÁ REALIZADO POR LA MISMA FUNCIÓN QUE
ELABORÓ EL ORIGINAL Y DEBERÁ REALIZAR LA ACTUALIZACIÓN CORRESPONDIENTE EN EL
CONTROL DE REGISTROS.
REGISTROS
CONTROLADOS
NO HAY REGISTROS
CONTROLADOS NI
RECUPERABLES
TODOS
F-SGC-01
Revisión No. 0
Fecha de rev. 08/11/02
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