Guía para el trámite de gastos

Guía rápida para trámites de gastos de investigación
 Facturas de Fungible
- Comprobar que ha llegado el material solicitado con el albarán.
Posteriormente llega la factura. Esta factura tiene que conformarla el IP e
indicar el tipo de gasto. Después remitirla al Servicio de Gestión de
Investigación.
- Si alguno de los conceptos supera los 150 euros y es fungible se debe
realizar un informe indicando que todo el material contenido en la factura es
fungible. Según la normativa de aplicación en la UAL todo lo que sobrepasa
los 150 euros y tiene una vida útil de más de un año, tiene el carácter de
inventariable. Dicho informe se debe adjuntar a la factura.
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Para la facturas de proyectos, hay que remitir un informe indicando: centro
de gasto, tipo de proyecto, responsable del proyecto, número de factura,
proveedor, descripción relacionando el material con la solicitud del proyecto
y tipo de gasto (fungible, inventariable, viajes, otros).Hay que comprobar, a
la hora de remitir la factura, que no han pasado 20 días hábiles desde la fecha
de la factura. En caso de que hayan pasado los 20 días se debe indicar en el
informe por qué razón se remite con retraso (orden de Gerencia).
Este informe se puede descargar en:
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinvestigacion/Pagina/
VINVEST-GESTION_DE_SUBVENCIONES
Servicio de Gestión de la Investigación. Universidad de Almería
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 Facturas de Inventariable
- Comprobar con el albarán que ha llegado el bien. Posteriormente llega la
factura, que una vez conformada y puesto el tipo de gasto, se remite al
Servicio de Gestión de Investigación junto con la ficha de inventario.
- Ficha de inventario: hay que indicar el concepto, marca, modelo, nº serie (si
lo tiene), ubicación (viene en el dentro del marco de la puerta), Unidad
orgánica. El número de inventario es el de la etiqueta de inventario que se le
va a poner al bien.
- El impreso de la ficha de alta de inventario se puede descargar en
http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/contratacion/servicios/
ssLINK/SERVICIO19791
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Para la facturas de proyectos, hay que remitir un informe indicando: centro
de gasto, tipo de proyecto, responsable del proyecto, número de factura,
proveedor, descripción relacionada con la solicitud y tipo de gasto (fungible,
inventariable, viajes, otros). Hay que comprobar, a la hora de remitir la
factura, que no han pasado 20 días hábiles desde la fecha de la factura. En
caso de que hayan pasado los 20 días se debe indicar en el informe por qué
razón se remite con retraso (orden de Gerencia). Este informe se puede
descargar en:
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinvestigacion/Pagina/
VINVEST-GESTION_DE_SUBVENCIONES
Servicio de Gestión de la Investigación. Universidad de Almería
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 Viajes - dietas
- Solicitar la Autorización de Comisión de Servicios previamente al
Vicerrectorado de Investigación, indicando vuestros datos y poniendo el
destino y la justificación dela Comisión.
- Realizar la Comisión de servicio. Se puede descargar en:
http://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@asuntoseconomicos/documents/
documento/aaee_autcomserv2.pdf
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Remitir esta solicitud de Autorización a la firma del Vicerrector de
Investigación.
Una vez terminada la Comisión, realizar la Justificación de Gastos realizados
en Comisión de Servicios
Servicio de Gestión de la Investigación. Universidad de Almería
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La podeis descargar en:
http://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@asuntoseconomicos/documents/
documento/caracteristica24683.pdf
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Es recomendable que la gestión del alojamiento, desplazamiento (billetes de
avión, tren, autobús, …)se realicen a través de agencia de viajes. Así no tiene
que adelantar el dinero el investigador, puesto que la agencia remite la
factura a la Universidad.
Las facturas de alojamiento, desplazamiento… deben ir siempre a nombre de
la Universidad.
Las facturas de alojamiento y desplazamiento se deben remitir al Servicio de
Investigación junto con la fotocopia dela justificación de gastos en comisión
de servicio ala que están asociadas.
Si no se tramita el impreso de justificación de Gastos en Comisión de
Servicios, pero sí hay factura de viaje, se debe adjuntar a la factura el
original de la Autorización de Comisión de Servicio.
Si la persona que viaja no es de la universidad o no necesita cumplimentar el
impreso de Autorización de Comisión de Servicio por ser becario o alumno,
la factura de viaje se debe adjuntar a la Bolsa de Viaje que se le realice o en
defecto de ésta un informe indicando el motivo del viaje y que no se ha
tramitado bolsa de viaje.
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Servicio de Gestión de la Investigación. Universidad de Almería
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El impreso de Bolsa de Viaje para personal que no tiene vinculación a la
UAL se puede descargar en:
http://cms.ual.es/idc/groups/public/@serv/@asuntoseconomicos/documents/
documento/aaeebolsadeviaje2.pdf
Si se trata de Justificación de gastos en Comisión de Servicios o Bolsa de
Viaje que se van a cargar a un centro de gasto de proyectos de investigación,
hay que remitir un informe indicando: centro de gasto, tipo de proyecto,
responsable del proyecto, número de factura, proveedor, descripción
relacionada con la solicitud y tipo de gasto (fungible, inventariable, viajes,
otros). Hay que comprobar, a la hora de remitir la factura, que no han
pasado 20 días hábiles desde la fecha de la factura. En caso de que hayan
pasado los 20 días se debe indicar en el informe por qué razón se remite con
retraso (orden de Gerencia). El informe se puede descargar en:
http://cms.ual.es/UAL/universidad/organosgobierno/vinvestigacion/Pagina/
VINVEST-GESTION_DE_SUBVENCIONES
Servicio de Gestión de la Investigación. Universidad de Almería
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Anticipos
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Los anticipos se deben tramitar considerando la normativa existente al efecto
según las normas de ejecución del presupuesto de la Universidad de Almería, que
puede ser consultada en la página Web del Servicio de Gestión Económica
(http://cms.ual.es/UAL/universidad/serviciosgenerales/asuntoseconomicos/servicios/s
ervicio/SERVICIO24459)
Los correspondientes formularios una vez cumplimentados y firmados deben hacerse
llegar a la Oficina de Gestión de Proyectos para su tramitación.
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Anticipos para Inscripción a Congresos: el investigador principal indicará el
centro de gasto, persona que se inscribe, congreso al que acude, fechas de
realización, fecha límite de pago, cantidad a pagar, datos del destinatario del
pago(nombre, CIF y cuenta bancaria).
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Anticipos de caja para compra de material: el investigador principal deberá
remitir a la Oficina de Gestión de Proyectos además de la nota de pedido, un
presupuesto o factura proforma, e informe motivado de por qué se debe
pagar por anticipado. Este pago deberá ser autorizado por el Servicio de
Gestión Económica.
Libros
- Ya sea que se hayan pedido desde la Oficina de Gestión de Proyectos como
que los haya pedido el Investigador Principal, los libros deben pasar a ser
catalogados en cuanto lleguen a Proceso Técnico de la Biblioteca. Junto a los
libros se debe llevar a la Biblioteca, la factura firmada por el investigador
principal y con el centro de gasto.
- El original de la factura quedará en poder de la Sección de Proceso Técnico
quien la enviará a la Oficina de Gestión de Proyectos.
Servicio de Gestión de la Investigación. Universidad de Almería
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